Protokoll 1 (8) Teknikutskottet 2013-10-09 LK/130062 Plats Landstingshuset, grupprum B 1 Beslutande Ersättare Eva Hallström (MP) Mats Sandström (S) Karin Andersson (M) Aina Wåhlund (S) Thomas Olsson (C) Erik Jansson (SIV) ordförande vice ordförande ers för Birgitta Kringlund (FP) I tjänsten Särskilt inbjudna Justering Agnetha Jonsson, chef landstingsservice Mikael Borén, chef landstings-it Lars Nilsson, chef landstingsfastigheter Susanne Jangentorp, sekreterare Anna-Carin Edström, biträdande divisionschef 69 Charlotta Nelsson, överläkare 70 Bengt- Åke Karlsson, teknikförvaltare 71 Ingrid Magnusson, ekonomichef 72 Eva Eriksson, utvecklingsledare 74 Utsågs Mats Sandström att jämte ordföranden justera dagens protokoll 68 Dagordning och övriga frågor Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Dagordningen godkändes och fastställdes. Informationsärenden 69 Införande av beställningsportalen Biträdande divisionschef för opererande specialiteter, Anna-Carin Edström informerade om införandet av beställningsportalen. Leverantör är det svenska företaget ebuilder. Företaget har flera stora kunder bland annat Västra Götalandsregionen, posten och SJ. Västra Götalandsregionen har redan en stor del av de leverantörer anslutna som vårt landsting har avtal med vilket underlättar för oss. Landstinget kommer att betala en fast kostnad per år vilket är en fördel då antalet leverantörer som ansluts inte innebär någon extra kostnad per leve-
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 2 (8) rantör. Även små leverantörer som saknar resurser inom IT-området kan enkelt anslutas via webb-portal. Projektperioden sträcker sig från september 2013 till maj 2014. Folktandvården är först, fas 2 är breddinförande för läkemedel och sist planeras breddinförande för materielförsörjning. Genom projektet förväntas inköpen bli billigare, enklare och bättre. Fortsatt utveckling i förvaltning kommer att ske genom pm3-modellen inom familjen stöd. Teknikutskottet får en återrapportering under våren när folktandvården genomfört pilotprojektet. 70 Nationella expertgruppen för upphandlingskriterier Överläkare Charlotta Nelsson presenterade sitt arbete inom den nationella expertgruppen för upphandlingskriterier. Charlotta jobbar inom klinisk fysiologi vilket innebär mycket arbete med teknisk utrustning. Hon är också miljöengagerad och är med i organisation läkare för miljön som har 300 medlemmar. 2011 fick miljöstyrningsrådet ett eu- uppdrag att ta fram miljökriterier för medicinteknisk utrustning. En inbjudan kom till läkare för miljön och. Charlotta anmälde sitt intresse att vara med. Inledningsvis skedde arbetet på fritiden. I expertgruppen ingår upphandlare, representant för medicinsk teknik, leverantörer av utrustning med flera. Charlotta har varit med som enda läkare i expertgruppen med fokus på patientsäkerhet. Miljöstyrningsrådet har varit ledande i arbetet. Arbetet pågick under 1,5 år och skickades sen ut på remiss i Europa. Svaren kom in under våren och frågan togs upp vid ett möte i Bryssel. Charlotta Nelsson fick sen en inbjudan från departementet att delta på en kongress i Storbritannien. Det var cirka 300 deltagare på kongressen. Charlotta höll en föreläsning om grön upphandling för medicinteknisk utrustning som fokuserades på utrustning som inte finns i så många exemplar men som drar mycket energi och även utrustning som inte drar så mycket energi men som finns väldigt många av. Lars Nilsson, chef för landstingsfastigheter och Bengt-Åke Karlsson, teknikförvaltare blev intresserade och har varit med i arbetet. Kriterierna är snart klara att läggas ut för att kunna användas vid upphandlingar. Upphandling av diskdesinfektorer i landstinget har genomförts enligt de nya kriterierna. 71 Uppföljning av energieffektiviseringsprogram Teknikförvaltare Bengt-Åke Karlsson informerade om arbetet med energieffektiviseringsprogrammet. Ett nytt program för energiuppföljning har an-
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 3 (8) skaffats och en handlingsplan har tagits fram. Det finns en strategi för fastighetsunderhåll som sträcker sig över en 10-årsperiod. Landstingsfastigheter har varit behjälpliga med kriterierna i arbetet med Charlotta Nelsson. Stora investeringar har gjorts på Centralsjukhuset med värmepumpar. För att få bättre nyttjandegrad på värmepumparna behöver alla hus gås igenom. Säffle och Kristinehamn ligger långt fram inom energieffektivisering. Under 2014 installeras värmepumpar i Torsby. Projektet avslutas 2014. En sammanställning av alla projekt som ingår i energieffektiviseringsprogrammet redovisas i teknikutskottet längre fram. 72 Investeringar 2014, prioriteringsprocessen med mera Ekonomichef Ingrid Magnusson informerade om investeringsprocessen 2014 och ny process för lokal och utrustningsförsörjning. Den första lokal- och utrustningsförsörjningsplanen, ur ett 10 årigt perspektiv, är klar vid årsskiftet och ska sen arbetas in i flerårsplanen. Återinvesteringsutrymmet per division eller motsvarande beslutas i samband med landstingsplanen och respektive divisionschef eller motsvarande beslutar respektive investeringsobjekt. Ny- och strategiska investeringar beslutas i samband med flerårsplanen och landstingsplanen. Den nya lokal- och utrustningsförsörjningsprocessen fångar behovet från 2015 bland annat strategival runt strålningsverksamheten och fortsatt arbete med Centralsjukhuset 2016 till 2020. Investeringsramen för 2014, som beslutats av landstingsfullmäktige i juni, är totalt 740 miljoner kronor. Uppföljning av strategiska investeringar finns med i delårsrapporten. Äskade nyinvesteringar för 2014 genomgicks. Förslag på prioriterade investeringar kommer med i budget. Redovisning av driftkostnader för vården i de investeringar som görs efterfrågas. Ekonomichefen lyfter frågan till styrgruppen för större byggprojekt. 73 Delårsuppföljning 2 inklusive miljöpolitiskt program Landstingsservice Landstingsservice chef Agnetha Jonsson redovisade landstingsservice resultat och aktiviteter. En ny rutin har utarbetats för att bevilja sjukresa vilket innebär att kvittohanteringen har tagits bort. Den nya rutinen togs i bruk i april och förenklar både för patienten och för vården.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 4 (8) Under oktober driftsätts en ny teknisk lösning för självbetjäningsstationer på Centralsjukhuset och införs samtidigt på flera sjukhus och vårdcentraler. ABBA-projektet har nominerats till Götapriset och gått till final. Kundnöjdheten har ökat inom processen lokalvård. Sjudagarsstädning enligt SIV (städning i vården) har införts i de självstyrande grupperna inom städverksamheten i landstinget. Det pågår ett nationellt samarbete för att ta fram nationella riktlinjer till 2014. I Arvika är patienterna nöjda med maten som levereras från Centralsjukhuset. e-brevsprojektet är snart i mål. Kallelser skickas ut via Cosmic. Under oktober driftsätta Sectra/RIS. Tidplanen följs. Pilotprojekt stocken pågår. Klädskåp ska installeras i hus 2 nu. Ny rutin, för att rullstolar ska vara tillgängliga på Centralsjukhuset, har införts. Miljöperspektivet Mat och måltider Andelen ekologiska livsmedel i landstinget är 25 procent. Målet för 2016 är 30 procent. Andelen etiska livsmedel är 5 procent och målet för 2016 är 10 procent. Sjukresor För sjukresor har vårt landsting redan nått målet för 2016 som är att minska klimatavtrycket med 25 procent. Tjänsteresor Klimatavtrycket har minskat med 25 procent genom resfria möten. Körsträckorna med tjänstebil och egen bil har minskat med 15 000 mil. Avfall och återvinning Andelen avfall som återanvänds, återvinns eller går till energiutvinning ska öka. Hittills har andelen avfall till återvinning ökat genom förbättringsarbete med källsortering och genom projektet LIVREM. Medarbetarperspektivet LOM har genomförts med alla nya grupperingar efter omorganisationen. Sjukfrånvaron i landstingsservice är 7,46 procent. Det ekonomiska resultatet är ett överskott på drygt 2,8 miljoner kronor för perioden och prognosen för helåret är ett överskott på drygt 3,4 miljoner kronor. Landstings-IT Landstings-ITs chef Mikael Borén presenterade landstings-its resultat och aktiviteter.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 5 (8) Det är god tillgänglighet på IT-systemen. Införandet av Cosmic och Windows 7 pågår och hälften är klart. Infrastrukturen ses över med anledning av incidenterna förra hösten. Det pågår ett kvalitetsarbete för att säkra hela infrastrukturen. Den nationella patientöversikten är i fas 2. En ny fjärråtkomst, Juniper, har införts med gott resultat. ITIL, IT:s motsvarighet till LEAN, införs efterhand och kopplas till förvaltningsmodell PM 3. Outsourcing ska prövas och påbörjas under hösten för att undersöka om det är ett alternativ till egen drift i vissa delar. Tjänstekatalogen är klar. Där kan man se vad respektive tjänst kostar som IT levererar. En medarbetarundersökning har genomförts med bra resultat. Sjukfrånvaron har sjunkit och är nu 2,8 procent. Medarbetarna jobbar också med ITIL, ergonomi och brandskydd. Verksamhet Flödeskvoten är positiv för de ärenden som kommer in via IT helpdesk. Det har varit 3 avvikelser under perioden. Tillgänglighet för Cosmic är enligt målsättningen. För att få ordning på projekthanteringen har flera projektledare rekryterats. IT kommer att införa agil projektmetodik med syfte att öka leveranstakten. Inom IT arkitektur pågår ett arbete med att införa läsplattor och resfria möten både ur ett internt och externt perspektiv. Miljö IT har avtal med ATEA för återvinning av datorer med mera. Multifunktionsskrivare införs för att minska antalet skrivare. Arbete pågår också med following me print vilket innebär att antalet utskrifter minskar då man kan skriva ut på vilken skrivare som helst och att utskriften försvinner efter en viss tid om den inte aktiverats. Ekonomi Prognosen visar ett överskott för helåret på cirka 2,5 miljoner kronor beroende på rekryteringer som inte genomförts och licenser som inte anskaffats ännu. Överskottet för perioden är cirka 6,9 miljoner kronor beroende på uteblivna rekryteringar, få vikarier har tagits in vid sjukdom och vård av barn, försenade projektstarter och licenser. Förhandling pågår med Microsoft angående Microsoftlicenser. Landstingsfastigheter Landstingsfastigheters chef Lars Nilsson redovisade resultat och aktiviteter för perioden.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 6 (8) Det finns inga hinder relaterade till fastighetsdriften för planerad vårdverksamhet på 470 000 kvm. En lokal- och utrustningsförsörjningsplan med 10-års perspektiv är under framtagande. Vid årsskiftet 2013/14 finns den första planen för perioden 2014-2023. Omständigheterna kring de tre delprocesserna underhåll, återinvestering och nyinvestering i lokalförsörjningsprocessen är beslutade. Metod för beräkning och hantering av kostnadsutveckling i långvariga investeringsprojekt är etablerad. Det är stort fokus på de stora investeringsprojekten CSK 2013, rättspsykiatrin med mera i Kristinehamn och ersättningslokaler för OP Öst. Överenskommelse har fattats med Cale Ab om utbyte av innehåll i och teknisk lösning för parkeringsbetalning vid Centralsjukhuset utan kostnad för landstinget. Den nya installationen ska vara i drift vecka 44. Det råder stor uppmärksamhet kring miljöarbetet som berör energi, materialval och lustgasdestruktion. Reduktionen av koldioxidekvivalenter är 84 procent. Styrkortet genomgicks. Sjukfrånvaron har minskat och är nu drygt 3 procent. Det ekonomiska resultatet är enligt budget dock förekommer en del avvikelser i investeringsprojekt. Ärenden till landstingsstyrelsen den 19 november 74 LK/130102 Vårdgivardirektiv om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården Utvecklingsledare Eva Eriksson redovisade vårdgivardirektiv för informationshantering och journalföring Utskottets synpunkter till handläggaren: Utskottet lämnade förslaget utan synpunkter Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 75 LK/130096 Vårdgivardirektiv för medicintekniska produkter Utvecklingsledare Eva Eriksson redovisade vårdgivardirektiv för medicintekniska produkter. Utskottets synpunkter till handläggaren:
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 7 (8) Dialog bör genomföras med miljöchef Curt Monfelt, överläkare Charlotta Nelsson och teknikförvaltare Bengt-Åke Karlsson för att få med deras synpunkter i ärendet. Med anledning av ovanstående föreslås arbetsutskottet ändra beslutsprocessen enligt följande: Ny beredning i teknikutskottet den 5 november och beslut i landstingstyrelsen den 17 december. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 76 LK/131772 Lokaler för ambulansverksamhet inom kvarteret Stenhuset, Säffle kommun Landstingsservice chef Lars Nilsson informerade om rubricerade ärende. Landstinget disponerar ersättningsfritt lokaler för ambulansverksamhet i en av landstinget tidigare ägd byggnad (hus 5) i anslutning till Vårdcentralen i Säffle, kvarteret Stenhuset 16 till och med 2014-09-30. Lokalerna uppfyller inte de funktionskrav som gäller för en ambulansverksamhet. Bland annat är höjden i vagnhallen så låg att de fordon som idag säljs på marknaden inte ryms. I kvarteret Stenhuset 16 har såväl Säfflebostäder genom Forskningen i Säffle AB och landstingsfastigheter upprättat alternativa förslag till lokallösningar för ambulansverksamheten inom division medicin. Ärendet tas upp för beredning på teknikutskottet den 5 november och beslutas i landstingsstyrelsen den 19 november. 77 LK/131752 Förändringar av hyresavtal avseende fastigheterna Gripen 12 och Treklövern 1, Karlstads kommun Landstingsservice chef Lars Nilsson informerade om rubricerade ärende. Landstinget i Värmland hyr sedan lång tid lokalerna på fastigheten Gripen 12 för i huvudsak hälsocentralsverksamhet och på fastigheten Treklövern 1 för central administration (Landstingshuset). Lokalerna är strategiska för landstingets verksamhet. Förslag på nya avtal kommer att tas fram. Ärendet tas upp för beredning på teknikutskottet den 5 november och beslutas i landstingsstyrelsen den 19 november. 78 LK/131642 Avveckling av lägenhetsupplåtelser, fastigheten Orrby, Grums Landstingsservice chef Lars Nilsson informerade om rubricerade ärende. I en del av fastigheten Orrby 1:4 + 1:5 upplåter landstinget 18 lägenheter till Grums kommun enligt blockhyresavtal. Grums kommun har sagt upp avtalet för avflyttning till 2014-12-31. Lägenhetsbeståndet har inte förutsätt-
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2013-10-09 LK/130062 8 (8) ningar för att genom upprustning förändras till attraktiva boenden. Landstinget kommer inte att ta över hyresgästerna och huset ska säljas. 79 Övriga frågor Datum för teknikutskottets möten 2014 Förslag på datum för teknikutskottets möten godkändes med tillägg att tisdagen den 4 februari och tisdagen den 2 september utökas till heldagar. Extra möte den 3 december Förslag till extra möte med teknikutskottet den 3 december på förmiddagen godkändes. Inbjudningar Det fanns för närvarande inga inbjudningar. Information från seminarier Ordföranden informerade om POSOM-seminarium om krishantering som genomfördes på CCC den 8 oktober. Det var många intressanta redovisningar. Presentationer finns på Sensus hemsida. Vid protokollet Susanne Jangentorp Justerat den / 2013 Eva Hallström Mats Sandström