Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 1 (11) ALLMÄNNA INKÖPSVILLKOR Dessa allmänna inköpsvillkor syftar till att reglera de affärsmässiga förhållandena mellan parterna, med målsättning att förtydliga och klargöra förhållanden som bedömts som viktiga samt ge vår gemensamma slutkund rätt kvalitet, service och lägsta kostnad vilket gynnar såväl Proton Engineering som leverantören. 1. Tillverkning 1.1. Tekniska underlag Leverantören skall tillverka och verifiera produkterna för Proton Engineering i enlighet med de tekniska specifikationer och den skriftliga information som tillhandahålls av Proton Engineering. Leverantören skall leverera varor och utföra arbete på ett yrkesmässigt och noggrant sätt i enlighet med beställningar och i enlighet med "god branschsed". 1.2. Tekniska ändringar Proton Engineering förbehåller sig rätten att ändra utförandet av beställda produkter. Eventuell skillnad i pris och/eller leveranstid på grund av sådana ändringar skall ömsesidigt överenskommas och skriftligen bekräftas. 1.3. Verktyg 1.3.1. Med verktyg avses alla verktyg, jiggar, fixturer, formar, modeller och andra anordningar som tillverkats speciellt för produktion eller kontroll av produkter för Proton Engineering eller Proton Engineerings kund. Verktyg som tillhandahållits, betalats eller på annat sätt finansierats av Proton Engineering är Proton Engineerings egendom och får fritt disponeras av Proton Engineering. Verktyg som är Proton Engineerings egendom skall av leverantören märkas enligt särskild instruktion. Saknas sådan instruktion skall verktyget märkas på sådant sätt att det klart framgår att verktyget tillhör Proton Engineering. Leverantören ansvarar för och ska på egen bekostnad utföra löpande underhåll av verktygen. 1.3.2. Proton Engineerings verktyg skall vara registerförda. Leverantören ansvarar för att upprätta verktygsregister 1.3.3. Leverantören skall säkerställa att verktygen är försäkrade till ett belopp motsvarande dess ersättningskostnad. Verktyg får inte ändras eller skrotas utan Proton Engineerings skriftliga medgivande. 1.3.4. Leverantören får inte utan Proton Engineerings skriftliga medgivande nyttja Proton Engineerings verktyg för tillverkning för annans räkning.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 2 (11) 2. Betalning Betalning skall gälla enligt de villkor som har överenskommits mellan parterna. 3. Leverans och övergång av risk 3.1. Leveransvillkor skall gälla enligt de villkor som överenskommits och framgår på beställningar enligt definition i INCOTERMS 2010. 3.2. Leveranser skall ske enligt av Proton Engineering angivna leveranstider. Med leveranstid avses den dag då leverans skall ske med beaktande av överenskommen ledtid. Angiven kvantitet skall, om inte annat överenskommits, innehållas. 3.3. Kvantiteter som levererats utöver de avropade kan komma att returneras till leverantören på dennes bekostnad. Proton Engineering tar inget ansvar för produkter som levererats för tidigt. 3.4. Om leverantören upptäcker att en leverans kommer att bli försenad, måste leverantören utan dröjsmål informera Proton Engineering om orsaken till förseningen, beräknad effekt på leveransdatum samt vilka åtgärder som vidtas för att begränsa och om möjligt återhämta förseningen. 4. Garanti 4.1. Leverantören garanterar att de levererade produkterna är felfria. En produkt skall anses behäftad med fel om den (i) avviker från teknisk specifikation eller annat skriftligt tillverkningsunderlag tillhandahållet av Proton Engineering, (ii) inte har de egenskaper som leverantören hänvisat till genom prov, prototyp, utfallsprov eller liknande. 4.2. Såvida annat inte överenskommits, avser leverantörens garanti endast fel, som visar sig inom två år räknat från leveransdagen. Leverantörens ansvar omfattar inte fel, som beror på av Proton Engineering tillhandahållet material eller på av Proton Engineering förskriven konstruktion. Finner leverantören att det kan vara förenat med betydande olägenhet eller uppenbart olämpligt att tillverka produkt enligt tillhandahållet underlag, skall leverantören informera Proton Engineering härom. Har fel på levererad produkt konstaterats inom garantitiden, ansvarar leverantören även för fel av samma slag efter garantitidens utgång 5. Ansvar för fel eller brist 5.1. Om en produkt är felaktig enligt p 4 ovan eller om en leverans inte innehåller avtalad kvantitet, har Proton Engineering rätt att (i) kräva omedelbart avhjälpande, eller (ii) kräva omedelbar omleverans. 5.2. Om en felaktig produkt inte utan dröjsmål justeras eller ersätts med felfri produkt eller om risk föreligger för produktionsstörningar hos Proton Engineering eller
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 3 (11) leveransstörningar från Proton Engineering, har Proton Engineering rätt att, utan leverantörens föregående godkännande, utföra nödvändigt justeringsarbete eller helt eller delvis häva köp av produkt och av andra produkter som Proton Engineering inte anser sig ha nytta av på grund av felet eller bristen samt vidta täckningsköp hos annan leverantör. 5.3. Leverantören skall, utöver vad som framgår av p 5.1 och 5.2 ovan, ersätta Proton Engineerings direkta skada, med anledning av den felaktiga eller bristande leveransen, såsom exempelvis tillkommande transportkostnader. 5.4. Om Proton Engineering tvingas att genomföra en allkontroll till följd av upptäckt av en felaktig produkt, skall leverantören ersätta Proton Engineering kostnaden för sådan kontroll. 5.5. Proton Engineering skall reklamera fel skriftligen utan dröjsmål efter det att felet visat sig. 6. Försening Om en produkt inte levereras inom avtalad tid har Proton Engineering rätt att (i) helt eller delvis häva köp av produkten och av andra produkter som Proton Engineering inte anser sig ha nytta av på grund av förseningen, samt (ii) vidta täckningsköp från annan leverantör. Leverantören ska ersätta Proton Engineerings direkta skador, med anledning av den försenade leveransen. 7. Ansvar för skadebringande egenskaper samt försäkring 7.1. Leverantören skall ersätta Proton Engineering för all direkt och indirekt skada i anledning av att produkt orsakat person- eller egendomsskada på grund av att produkten varit behäftad med fel. 7.2. Proton Engineering skall när anspråk i anledning av sådan skada framställs, genast underrätta leverantören därom och parterna skall göra de utredningar som är påkallade för att på bästa sätt försvara sådant anspråk. Leverantören skall dessutom på Proton Engineerings begäran bistå Proton Engineering vid eventuell tvist. 7.3. Om risk föreligger för att Produkt kan orsaka skada på person eller egendom på grund av att Produkt är behäftad med fel, och Proton Engineering i anledning därav beslutar om återkallande av Produkt, skall leverantören ersätta Proton Engineerings kostnader i anledning av sådant återkallande. 7.4. Leverantören åtar sig att på egen bekostnad teckna produktansvarsförsäkring och ett försäkringsskydd vid en eventuell recall med ett sådant försäkringsbelopp, att ett adekvat skydd finns för det ansvar och kostnader som rimligen kan uppkomma.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 4 (11) 8. Kvalitet 8.1. Sedan produktionsmässigt utfallsprov godkänts av Proton Engineering får funktion, utseende och egenskaper inte ändras utan skriftligt godkännande från Proton Engineering. Proton Engineerings godkända utfallsprov påverkar inte leverantörens garantiansvar enligt p 4 ovan. Innan leverans sker skall leverantören sörja för att erforderlig kvalitetskontroll skett. Leverantören är skyldig att till Proton Engineering omgående rapportera konstaterade eller befarade defekter på levererade produkter. 8.2.Inspektioner och kvalitetssäkring 8.2.1. Leverantören skall vidta sådana försiktighetsåtgärder och använda sig av sådana processer som krävs för att tillförsäkra att kvalitetsstandarden minst uppfyller kraven enligt ISO9001. Produkter skall tillverkas med en kvalitetsnivå som medför att Proton Engineerings inspektion av produkterna vid ankomsten blir överflödig. 8.2.2. Proton Engineering kan i syfte att förbättra gemensam försörjningskedja genomföra audit av leverantörens verksamhet samt inspektera leverantörens produktions- och testanläggningar som används vid uppfyllandet av detta avtal. Proton Engineering skall meddela leverantören inom rimlig tid när sådan inspektion kommer att äga rum. Alla inspektioner och tester skall utföras på ett sådant sätt att leverantörens verksamhet berörs i så liten mån som möjligt. 8.2.3. Proton Engineering och/eller deras kund skall ges tillträde till leverantörens tillverkning för att inspektera leverantörens arkiverade mätprotokoll och följa processer och dess verifiering, samt för att inspektera och testa material och utförande i relation till produkter som förvärvas i enlighet med detta avtal. Leverantören skall förbehålla Proton Engineering och/eller deras kund motsvarande möjlighet då tillverkningen helt eller delvis förlagts till annat företag. 8.3.Utfallsprover/ PPAP (Production Part Approval Process) 8.3.1. Leverantören skall vid anmodan leverera utfallsprov och/eller PPAP (Production Part Approval Process) för nya eller ändrade produkter. Leverantören skall stå för alla kostnader för utfallsprover/ppap. 8.3.2. Vid leverans av utfallsprov skall alltid mätprotokoll och materialintyg/certifikat medlevereras. Utfallsproverna skall vara numrerade och separerade från ev. övriga detaljer. Mätprotokollet skall omfatta minst fem stycken komplett uppmätta artiklar. Materialintyget skall påvisa materialkvaliteten för levererat artikelnummer/ritningsnummer samt utgåva och överensstämma med underlagets
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 5 (11) materialspecifikation. Förpackningen skall utöver ordinarie märkning vara märkt med UTFALLSPROVER. 8.3.3. Vid anmodan skall leverantören genomföra PPAP enligt QS 9000 handbok för PPAP. 8.3.4. Sedan produktionsmässigt utfallsprov godkänts av Proton Engineering får funktion, utseende, process och egenskaper inte ändras utan skriftligt godkännande från Proton Engineering. 8.4.Hantering av reklamation 8.4.1. Vid uppkommen reklamation skickar Proton Engineering en avvikelserapport (problemlösning i 8 steg 8-D rapport) med problembeskrivning. Leverantören skall inom 24 timmar skriftligen rapportera vilka åtgärder som omedelbart vidtagits för att förhindra vidare skada (exempelvis stoppa leveranser, gå igenom lager). 8.4.2. Därefter skall leverantören inom 5 arbetsdagar genomföra rotorsaksanalys för att komma fram till huvudorsaken till att felet uppstod. Leverantören skall införa kort- och långsiktiga lösningar samt verifiera dessa. Både orsaken till varför det har hänt och varför man inte har upptäckt avvikelsen skall framgå. 8.4.3. Parterna skall vara överens om att vidtagna åtgärder löser det uppkomna problemet och Proton Engineering skall meddela leverantören att reklamationen avslutats. 8.4.4. Då felaktiga produkter efter överenskommelse returnerats eller kasserats av Proton Engineering betraktas de som ej levererade. Dessa leveranser inklusive fraktkostnaden faktureras leverantören, om inte annan överenskommelse gjorts. 8.4.5. Vid retur skall leverantören alltid bära kostnaden för returfrakten. Leverantören är skyldig att på Proton Engineerings anmodan utan dröjsmål ersätta returnerade/ kasserade produkter. Ersättning skall ske mot ny inköpsorder. 8.4.6. I samband med reklamation skall leverantören betala administrationskostnad på för närvarande 750 kr. 8.5.Certifikat kvalitet och miljö 8.5.1. Leverantören skall vara kvalitets- och miljöcertifierad enligt ISO9001 samt ISO14001 Om leverantören inte är certifierad skall en detaljerad plan finnas för att nå en certifiering. Planen skall skriftligen delges Proton Engineering. 8.5.2. Vid förnyelse av certifikat skall leverantören meddela Proton Engineering att förnyelse skett.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 6 (11) 8.5.3. Leverantör av produkter till fordonsindustrin skall arbeta i riktlinjer med kraven i ISO TS 16949 9. Logistik 9.1.Förfarande vid beställningar 9.1.1. Proton Engineering skall utfärda skriftliga eller elektroniska beställningar vid beställning av produkter från leverantören. Beställningar kan ske via manuella inköpsorder eller via leveransplaner. När artikel avropas via leveransplan skall denna alltid föregås av en grundbeställning där fasta order och ansvarstagande för material framgår. 9.1.2. Ett bindande avtal för försäljning och köp av produkterna skall anses ha ingåtts två arbetsdagar efter att leverantören mottagit beställningen eller då leverantören skickat orderbekräftelse, vilket som först inträffar. Beställningen skall ange kvantiteter, gällande priser samt angiven speditör och begärda leveransdatum. Orderbekräftelser skall endast skickas för bekräftelse av manuella inköpsorder inte för leveransplaner. Dessa blir automatiskt bekräftade efter 2 arbetsdagar om inte leverantören kontaktat Proton Engineering. 9.1.3. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning (manuella inköpsorder) genom att inom två arbetsdagar skicka en orderbekräftelse till Proton Engineering. 9.1.4. Leverantören avsäger sig rätten till ersättning från Proton Engineering på grund av ekonomisk skada på grund av eventuella skillnader mellan årlig ickebindande prognos och det faktiska antal beställningar som Proton Engineering gjort. 9.1.5. Leveranser skall ske enligt av Proton Engineering angivna leveranstider. Orderbekräftad leveransdag ska vara lika med eller mindre än önskad leveransdag. Med leveranstid avses den dag som framgår på beställningsunderlag vilket ska vara enligt överenskomna ledtider och leveransvillkor. 9.1.6. För godkänd leverans skall godset anlända Proton Engineering enligt ordererkännande, måndag-torsdag mellan kl. 07.00-15.30 och fredag 07.00-13:00 normal arbetsdag (leverans som sker högst två arbetsdagar för tidigt kommer att räknas som rätt). 9.1.7. Angiven kvantitet skall om inte annat överenskommits levereras. Delleverans skall alltså vara överenskommen med Proton Engineering. 9.2.Ansvar för material i leveransplaner
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 7 (11) 9.2.1. Materialansvar gäller för det antal arbetsdagar som definierats i grundbeställning. 9.2.2. Materialansvar framgår på grundbeställningsdokument och i leveransplaner. Materialansvar gäller för avrop kodade 1 och 3. 1= Fast order 3= Materialansvar 4= Prognos 9.2.3. Proton Engineering är ansvarig för material i följande situationer: 9.2.4. artiklarna blir inkuranta på grund av ändringsmeddelande 9.2.5. artiklarna blir inkuranta på grund av att artikeln utgår 9.2.6. Om en ändring planerats gäller ersättning för antal enligt särskild överenskommelse vid planeringstillfället. Sådan överenskommelse skall vara skriftlig. Strävan är att kostnaden för överblivet material skall bli så låg som möjligt. Proton Engineering är inte skyldig att ersätta ett större antal än det som leverantören meddelat då överenskommelsen ingicks. 9.2.7. Proton Engineerings materialansvar förutsätter att leverantören saknar möjlighet att använda materialet för tillverkning av annan produkt. 9.3.Av beställaren tillhandahållet material Material tillhandahållet av Proton Engineering är Proton Engineerings egendom och skall förvaras avskilt från övrigt material. 9.4.Standard för utbyte av data/ information 9.4.1. Informationsutbyte sker via EDI, telefon, fax, e-mail eller portal på Internet. 9.4.2. Både Proton Engineering och leverantör är införstådda med att det är slutkunden som ytterst styr behovet av hur ofta information (leveransplaner) behöver uppdateras. Proton Engineering har rätt att efter avisering ändra dagar och omfattning på utskicken. 9.5.Godsmärkning 9.5.1. Standard Odette godsflagga skall användas. Godsmärke skrivs ut av leverantören. Annat likvärdigt godsmärke med streckkoder kan användas efter överenskommelse. 9.5.2. Allt gods skall vara entydigt märkt och fullt läsbart. Pallflaggan skall, på en EUR-pall, placeras på kortsidans nedersta pallkrage till vänster.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 8 (11) 9.6.Förpackningar 9.6.1. Proton Engineering ansvarar för att förse leverantören med aktuella och uppdaterade förpackningsinstruktioner. Saknas förpackningsinstruktion skall emballering ske på fackmannamässigt sätt så att transportskador undviks och transportkostnader minimeras (undvik om möjligt emballering som medför att fraktdragande vikt baseras på pallplats). 9.6.2. Vid anvisning och där det är lämpligt skall leverantören använda sig av kundspecifikt emballage tex Volvoemballage. 9.7.Hantering av emballage 9.7.1. Med emballage nedan avses standardemballage, neutralt, omärkt, typ EURpall, krage och lock. 9.7.2. Leverantören skall snarast vid varje månadsskifte skicka en rapport där det framgår vilka emballage (eur-pall, krage och lock) och i vilken mängd samt till vilken kostnad dessa levererats till Proton Engineering. Därefter har Proton Engineering rätt att efter avisering återsända motsvarande emballage och kvantiteter. 9.7.3. Endast helt, rent och fullgott EUR-emballage skall användas av leverantören. 9.7.4. Proton Engineering skall sortera och stuva emballage enligt gängse praxis. Endast helt, rent och fullgott emballage skall återsändas. Proton Engineering skall bära kostnaden för returfrakten till leverantören. Leverantören skall efter mottagande och godkännande av emballage utfärda kreditfaktura med referens till emballageföljesedeln. Eventuell anmärkning skall vara gjord inom 5 arbetsdagar. 9.7.5. Pris för emballage regleras enligt bilaga 1. Kreditering av returnerat emballage skall ske med 100%. 9.8.Kapacitet 9.8.1. Leverantören är ansvarig för att kapacitet finns för de artiklar som offertförfrågan avsett och som Proton Engineering har beställt. Leverantören skall ha system för att övervaka beläggningen i sina maskiner. 9.8.2. Proton Engineering och leverantören är medvetna om att det faktiska behovet av artiklar kontinuerligt avgörs av Proton Engineerings kunder och att båda parter måste rätta sig därefter. Uppmärksamhet, snabbt informationsutbyte och flexibilitet är grundläggande förutsättningar för parternas samarbete under inköpsavtalet.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 9 (11) 9.8.3. Vid alla former av kapacitetsändringar/driftstörningar som kan leda till att överenskommen ledtid inte hålls och därmed uteblivna leveranser, skall omedelbart kommuniceras till ansvarig inköpare på Proton Engineering (se inköpsorder/ leveransplan). 9.9.Ständiga förbättringar MMOG/ LE (Material Management Operation Guidelines/ Logistic Evaluation) är bilindustrins Globala logistikutvärderingsmodell. Leverantören ska vid begäran göra en egen logistikutvärdering enligt denna modell och systematiskt arbeta med förbättringar inom alla områden för att långsiktigt bli en konkurrenskraftig samarbetspartner till Proton Engineering. 9.10. Leveransdokument Vid samtliga leveranser skall följande dokument följa leveransen: 9.10.1. Fraktsedel Om ett antal inköpsorder levereras vid samma tillfälle skall dessa samlevereras på samma sändning (fraktsedel) 9.10.2. Följesedel med uppgifter om: o Datum o Följesedelnummer o Inköpsordernummer o Proton Engineerings artikelnummer enligt inköpsorder o Antal 9.10.3. Då Proton Engineering begär särskild godsmärkning (t ex projektnummer, mottagare, utfallsprov) skall detta respekteras och anges på följesedel. Vid avisering via EDI eller portal på Internet skall aviseringen skickas när godset lämnar leverantören. 9.11. Faktura För att fakturor ska kunna hanteras och matchas på ett effektivt sätt ska dessa innehålla uppgift om: o Inköpsordernummer o Proton Engineerings artikelnummer enligt inköpsorder o Antal o Pris Varje artikelrad ska kunna härledas till rätt inköpsordernummer. En faktura som avser flera beställningar får inte ange alla nummer i fakturahuvudet. 9.12. Transporter och transportbokning
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 10 (11) 9.12.1. I de fall Proton Engineering är fraktbetalare skall transportbokning ske hos anvisad transportör enligt inköpsorder och enligt särskilda transportinstruktioner. Vid leverans av fler order samtidigt skall dessa levereras på samma sändning (fraktsedel). Bokning skall ske med hjälp av ett TA-system med EDIkommunikation med våra transportleverantörer eller direkt via transportörernas Internetportaler. 9.12.2. Rätt kundnummer skall användas. De företag som Proton Engineering har avtal med gällande frakt av gods är följande: Schenker Transport kundnummer inrikes: 10370880 Om inte annat avtalats skall leverantören boka frakt med Schenker. Leveransadress: Proton Engineering AB, Verkstadsgatan 21, 568 31 Skillingaryd OBSERVERA : Leverantören skall välja lämpligaste tjänst (paket, stycke eller direkt) samt eventuell tilläggstjänst med hänsyn till kostnad och leveranstid. Detta betyder att sändningar i första hand (där transportörens regler tillåter) skall bokas som paket (Parcel), och att om det är flera kolli skall de bandas ihop till ett 10. Leverans av farligt gods Risk och innehållsdeklaration skall skickas från leverantören till Proton Engineering innan leverans får ske. Godset skall märkas på svenska enl. kungörelse om Hälso- och miljöfarliga varor 18. 11. Sekretess 11.1. Konstruktioner, prover, ritningar, planer, program och all annan information som tillhandahållits av Proton Engineering är konfidentiell och får inte användas för annat ändamål än för fullgörandet av Proton Engineerings beställningar. De får inte förevisas för eller användas av andra än leverantörens personal som är direkt engagerade i fullgörandet av beställningar. Leverantören får inte utan Proton Engineerings skriftliga medgivande göra reklam för eller på annat sätt offentliggöra att leverantören levererar eller har träffat avtal om att leverera till Proton Engineering. 11.2. Den mottagande parten får inte avslöja konfidentiell information som någon av parterna tillhandahållit enligt detta avtal under en period av 10 år efter avtalets upphörande. 12. Miljöhänsyn Leverantören skall vid val av material och tillverkningsmetoder eftersträva för miljön skonsamma lösningar. Leverantören skall följa gällande miljölagstiftning.
Namn: Allmänna inköpsvillkor 20130411 Sida 11 (11) 13. Patent, Licens, Mönsterskydd I de fall leverantören svarar för konstruktions- och tillverkningsunderlag, skall Proton Engineering hållas skadeslös för eventuella intrång i annans rätt. 14. Force Majeure Ingen av parterna skall ansvara för förseningar eller underlåtelser att uppfylla sina skyldigheter i enlighet med detta avtal eller relevanta beställningar, om förseningen eller underlåtelsen beror på oförutsedda händelser, bortom någon av parternas rimliga kontroll. Följande orsaker skall anses vara giltiga: Utbrott av krig, upplopp, civila oroligheter, terrordåd. Beslut av regering eller myndighet som förhindrar möjligheten att fullgöra avtalet. Brand, explosion, jordbävning, orkan eller översvämning. Arbetskonflikt, även sådan som part själv är del i. 15. Tvist I första hand skall tvist lösas genom förhandling och i samförstånd. I andra hand skall tvist med anledning av detta avtal avgöras av Jönköpings tingsrätt i första instans.