Riktlinjer för upphandling i Eskilstuna kommun antaget av Kommunfullmäktige 27 april 2006 med reviderat avsnitt om direktupphandling enligt Kommunfullmäktiges beslut den 26 maj 2011 (KS/KF /2011:140) Kompletterat med Anvisningar för upphandling antaget av Kommunstyrelsen 12 september 2006
Förord Riktlinjer för upphandling är ett av kommunens styrdokument som reglerar upphandlingsverksamheten i Eskilstuna kommunkoncern (kommunens nämnder och aktiebolag). Målet med riktlinjerna är, med utgångspunkt från en hållbar utveckling, att skapa en effektiv och samordnad upphandlingsprocess som syftar till att minska kommunkoncernens kostnader och maximera verksamhetsnyttan. Kommunens nämnder och bolag ska organisera sin verksamhet så att målet med riktlinjerna nås. All personal som arbetar med beställningar, inköp eller upphandling ska känna till och praktiskt tillämpa riktlinjerna. Värdet av all upphandling i kommunen är betydande och rättsområdet är komplext. Därför har riktlinjerna kompletterats med anvisningar som kommun styrelsen fastställt. Dessa kommer löpande att kompletteras med råd. Riktlinjer, anvisningar och råd samlas i en inköpshandbok som finns tillgänglig på kommunens intranät. Tillsammans utgör dessa stöd och styrning för kommunkoncernens upphandlingsverksamhet. Tommy Malm Ekonomidirektör Björn-Åke Bergström Upphandlingschef
Innehållsförteckning Riktlinjer för upphandling Sammanfattning 5 Effektivitet och kompetens 6 Samverkan 8 Hållbar utveckling 10 Uppföljning och utvärdering 11 Anvisningar för upphandling Inledning 12 Effektivitet och kompetens 13 Samverkan 16 Hållbar utveckling 17 Sociala och etiska hänsynstaganden 21
Riktlinjer för upphandling i Eskilstuna kommun antaget av Kommunfullmäktige 27 april 2006 Diarienummer 2005-10210 med reviderat avsnitt om direktupphandling enligt Kommunfullmäktiges beslut den 26 maj 2011 (KS/KF /2011:140) Sammanfattning All upphandlingsverksamhet ska vara effektiv och genomföras objektivt. Den konkurrens som finns på marknaden ska utnyttjas. Kommunkoncernens möjligheter till sam verkan ska tas tillvara. All personal ska ha kunskap om och följa kommunens riktlinjer för upphandling. Kommunen ska främja en hållbar utveckling genom att in tegrera den ekonomiska, sociala och miljömässiga dimen sionen i sin upphandling. Målet är en effektiv och samordnad upphandlingsprocess som, med utgångspunkt i en hållbar utveckling, syftar till att minska kommunens kostnader och maximera verksamhetsnyttan Dessa riktlinjer ska kompletteras med anvisningar, som kommunstyrelsen fastställer, och med råd, som upphandlingsfunktionen utfärdar. 5
Effektivitet och kompetens All upphandling i kommunen ska genomföras samordnat under kostnadseffektiva former. Den konkurrens som finns på marknaden ska utnyttjas. Kommunens upphandling ska handläggas med kunskap, kompetens, saklighet och objektivitet i linje med dessa riktlinjer för upphandling. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen leder, samordnar och utvecklar kommunens upphandlingsverksamhet samt har kommunfullmäktiges uppdrag att fastställa anvisningar. Upphandlingsfunktionen på kommunstyrelseförvaltningen ska i samråd med kommunledningskontoret styra, planera och utveckla kommunens upphandlings-verksamhet och dess organisation. Det innebär att upphandlings funktionen ska utfärda råd beträffande dessa riktlinjer samt lämna stöd i upphandlingsfrågor, tillhandahålla utbildning för inköpande personal samt genomföra upphandlingar av övergripande ramavtal. Till vägledning för kommunens inköpande personal ska kommunstyrelsens anvisningar och upphandlingsfunktionens råd publiceras i en inköpshandbok. Kommunens nämnder Varje nämnd ansvarar för sin verksamhetsspecifika upphandling och beslutar över dess innehåll och omfattning. Varje nämnd ska utveckla beställarkompetens för denna uppgift och äga kompetens att genomföra verksamhetsspecifika direktupphandlingar. Varje nämnd ska ha en eller ett fåtal inköpssamordnare med uppgift att samordna dess upphandlingsverksamhet. Inköpssamordnarna ska ingå i en organisation för inköpssamverkan med företrädare från samtliga förvaltningar och från bolags koncernen. Denna samverkan leds av upphandlingsfunktionen. Inköpssamordnarna är nyckelpersoner för utvecklingen av styrning och samordning av kommunkoncernens upphandlingsverksamhet. Deras samordnande roll som länk mellan förvaltningar, bolag och upphandlingsfunktion ska utvecklas successivt un der ledning av upphandlingsfunktionen. I normala fall utförs kommunens formaliserade upphandlingar av upphandlings funktionen. I de fall nämnden genomför egna formaliserade upphandlingar ska dessa kvalitetssäk ras av upphandlingsfunktionen. 6
Varje nämnd ska ansvara för att all inköpande personal har rele vant kunskap och kompetens. Nämnderna ska kunna vända sig till upphandlingsfunktionen för att få hjälp med utbildningsinsatser. Varje nämnd ska regelbundet se över sin interna organisation av inköpande perso nal så att denna är effektiv utifrån dess egna verksamhetsmål och utifrån kommun koncernens utveckling. Behörighet att besluta om inköp och att anta anbud ska vara fastställd genom en delegerad beslutanderätt fastställd av varje nämnd. Kommunens aktiebolag Dessa riktlinjer för upphandling ska gälla för kommunens aktiebolag på det sätt som kommunfullmäktige beslutar i dessa bolags ägardirektiv. 7
Samverkan All upphandling ska ske i samverkan för att utnyttja de stordriftsförde lar som kommunkoncernen har och för att maximera kommunkoncer nens samlade verksamhetsnytta. Huvudinriktningen för all upphandling är att i första hand teckna ramavtal. Upphandlingar Europaparlamentet och rådet har antagit två upphandlingsdirektiv som medlems staterna är skyldiga att införliva i natio nell lagstiftning. Ytterst är det EG-dom sto lens praxis som tolkar gällande rätt. Upphandling över de s.k. tröskelvärdena regle ras i direktiven. I svensk lag regleras även upphandlingar som understiger trös kel värdet. Följande former finns för denna upphandling. Förenklad upphandling - Anbud begärs genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Alla leverantörer har rätt att lämna anbud och köparen får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Urvalsupphandling - Ansökningsinbjudan publiceras genom annons i en all mänt tillgänglig databas. Därefter inbjuds några leverantörer att lämna anbud. Direktupphandling Upphandling utan krav på formellt anbudsförfarande. Di rektupphandling får endast användas om det finns synnerliga skäl, som inte beror på den upphandlande enheten, eller om upphandlingens värde är lågt dvs ligger inom ramen för de riktlinjer som anges i nästa stycke. Direktupphandling Vid beräkningen av värdet för en upphandling måste alla upphandlingar av samma kategori av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsentreprenader i kommunen räknas samman. Direktupphandlingar får uppgå till högst 15% av tröskelvärdet för upphandling av varor och tjänster i Eskilstuna kommun. En direktupphandling ska alltid genomföras objektivt. Den konkurrens som finns på marknaden måste alltid utnyttjas. 8
Ramavtal samt direktoch objektupphandlingar Det är angeläget att direkt- och objektupphandlingarna minskar i antal och i omfatt ning för varje år till förmån för ramavtal. En väl utvecklad samverkan över sektors gränser i hela kommunkoncernen är nödvändig för att få till stånd kostnadseffektiva ramavtal samt direkt- och objektupphandlingar. Kommunstyrelsen ska teckna kommunens ramavtal för alla varor och tjänster. Varor och tjänster, som har ett mindre värde men som köps frekvent, ska upphand las genom ramavtalsupphandling. Det innebär att ett ramavtal tecknas med leve rantörer avseende ett sortiment ur vilket beställarna inom kommunen kan avropa efterhand som behov uppstår. Med objektupphandling menas en upphandling som avser varor eller tjänster till ett större värde som ska levereras vid ett eller ett fåtal tillfällen. Ramavtals- och ob jektupphandlingar är inga upphandlingsformer som nämns i lagen utan benäm ningar på alternativa typer/omfattningar av upphandlingar. All inköpande personal i kommunen är skyldig att känna till Riktlinjer för upphand ling i Eskilstuna kommun och alltid utnyttja kommunens upprättade ramavtal. 9
Hållbar utveckling Kommunens riktlinjer för upphandling ska främja hållbar utveck ling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Dessa riktlinjer ska integrera de tre dimensionerna av hållbar utveckling den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga dimensionen. Miljömässiga hänsynstaganden Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Sociala och etiska hänsynstaganden Kommunen ska göra sociala och etiska hänsynstaganden bland annat genom att endast handla med leverantörer som erlägger socialförsäkringsavgifter och skatt i hemlandet samt försäkra sig om att kunna kontrollera att detta erläggs, avtala om att utförare av traditionellt kommunal verksamhet på entreprenad skall följa samma grunder för yttrandefrihet och meddelarfrihet gentemot sin personal som gäller för offentliganställda i motsvarande verksamhet enligt grundlag och andra författningar, avtala om att utförare av traditionellt kommunal verksamhet på entreprenad skall följa samma grunder för offentlighet och sekretess för handlingar gentemot allmänheten som gäller i motsvarande offentlig verksamhet enligt grundlag och andra författningar, använda avtalsklausuler som motverkar diskriminering av människor på grund av kön, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, språklig eller religiös tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller annan omständighet som gäller den enskilde som person, utnyttja andra möjligheter att främja sociala och etiska mål. Genom utbildning och information ska upphandlingsfunktionen klargöra för inköpande personal hur inköp i linje med en hållbar utveckling ska omsättas i praktisk tillämpning. Detta ska ske utifrån rådande rättsläge och vid behov med stöd av riktlinjer. 10
Uppföljning och utvärdering Kommunstyrelsen ska ansvara för att genomförda upphandlingar följs upp och att upphandlingsverksamhetens resultat och processer utvärderas. Upphandlingsfunktionen ska årligen redovisa uppföljning och utvärdering av kommunens upphandlingsverksamhet. Kommunens samtliga styrdokument utvecklas successivt. Det innebär att dessa riktlinjer för upphandling ska vara föremål för översyn senast under 2010. Kommunstyrelsen ansvarar för utvärdering och översyn av dokumentet. 11
Anvisningar för upphandling antaget av Kommunstyrelsen 12 september 2006 Diarienummer 2006-10222 Inledning Kommunfullmäktige fastställde riktlinjer för upphandling den 27 april 2006 och gav då kommunstyrelsen i uppdrag att fastställa anvisningar för detta verksamhetsområde. I följande redogörelse återges först tillämpliga delar av dessa riktlinjer. Därefter följer kommunstyrelsens anvisningar som konkretiserar fullmäktiges riktlinjer. All personal ska ha kunskap om och följa kommunens riktlinjer för upphandling. 12
Effektivitet och kompetens Fullmäktiges riktlinjer Övergripande mål All upphandling i kommunen ska genomföras samordnat under kostnadseffektiva former. Den konkurrens som finns på marknaden ska utnyttjas. Kommunens upphandling ska handläggas med kunskap, kompetens, saklighet och objektivitet i linje med dessa riktlinjer för upphandling. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen leder, samordnar och utvecklar kommunens upphandlingsverksamhet samt har kommunfullmäktiges uppdrag att fastställa anvisningar. Upphandlingsfunktionen på kommunstyrelseförvaltningen ska i samråd med kommunledningskontoret styra, planera och utveckla kommunens upphandlingsverksamhet och dess organisation. Det innebär att upphandlingsfunktionen ska utfärda råd beträffande dessa riktlinjer samt lämna stöd i upphandlingsfrågor, tillhandahålla utbildning för inköpande personal samt genomföra upphandlingar av övergripande ramavtal Kommunstyrelsens anvisningar All upphandlingsverksamhet ska behandlas i riktlinjer och anvisningar om upphandling Alla övergripande kommunala beslut av principiell karaktär som rör upphandling ska beredas av den centrala upphandlingsfunktionen. Beroende på beslutens innehåll ska de fastställas av kommunfullmäktige i det politikdokument som handlar om riktlinjer för upphandling eller av kommunstyrelsen i det dokument som handlar om anvisningar för upphandling. Detta är viktigt för att kunna ge politiker och tjänstemän överblick och förebygga regelkonflikter på området. Om det finns anledning att behandla frågor rörande upphandlingsverksamhet inom andra politikdokument ska detta ske i samråd med den centrala upphandlingsfunktionen. Inköpshandbok Det är viktigt att arbetet med inköpshandboken inleds så snart som möjligt och publiceras successivt i den takt som utvecklingsarbetet fortskrider. Den centrala upphandlingsfunktionen ska ansvara för att utarbeta och hålla en inköpshandbok aktuell eftersom fastställda riktlinjer och anvisningar måste följas av handfasta råd till den personal som arbetar med upphandlingar och inköp. I redaktionskommittén för handboken ingår företrädare för den centrala upphandlingsfunktionen samt inköpssamordnarna. Innehållet i handboken benämns Råd. 13
Riktlinjer, anvisningar och råd ska publiceras på kommunens hemsida It-stöd för upphandlings- och inköps processen På sikt bör processerna kring upphandling och inköp hanteras med it-stöd. Denna fråga är omfattande och kommer att beredas som ett särskilt ärende till kommunstyrelsen. Fullmäktiges riktlinjer Kommunens nämnder Varje nämnd ansvarar för sin verksamhetsspecifika upphandling och beslutar över dess innehåll och omfattning. Varje nämnd ska utveckla beställarkompetens för denna uppgift och äga kompetens att genomföra verksamhetsspecifika direktupphandlingar. Varje nämnd ska ha en eller ett fåtal inköpssamordnare med uppgift att samordna dess upphandlingsverksamhet. Inköpssamordnarna ska ingå i en organisation för inköpssamverkan med företrädare från samtliga förvaltningar och från bolags koncernen. Denna samverkan leds av upphandlingsfunktionen. Inköpssamordnarna är nyckelpersoner för utvecklingen av styrning och samordning av kommunkoncernens upphandlingsverksamhet. Deras samordnande roll som länk mellan förvaltningar, bolag och upphandlingsfunktion ska utvecklas successivt un der ledning av upphandlingsfunktionen. I normala fall utförs kommunens formaliserade upphandlingar av upphandlings funktionen. I de fall nämnden genomför egna formaliserade upphandlingar ska dessa kvalitetssäk ras av upphandlingsfunktionen. Varje nämnd ska ansvara för att all inköpande personal har rele vant kunskap och kompetens. Nämnderna ska kunna vända sig till upphandlingsfunktionen för att få hjälp med utbildningsinsatser. Varje nämnd ska regelbundet se över sin interna organisation av inköpande perso nal så att denna är effektiv utifrån dess egna verksamhetsmål och utifrån kommun koncernens utveckling. Behörighet att besluta om inköp och att anta anbud ska vara fastställd genom en delegerad beslutanderätt fastställd av varje nämnd. Kommunala bolag Dessa riktlinjer för upphandling ska gälla för kommunens aktiebolag på det sätt som kommunfullmäktige beslutar i dessa bolags ägardirektiv. 14
Kommunstyrelsens anvisningar Inköpssamordnare Under hösten 2006 ska samtliga förvaltningar ha utsett inköpssamordnare. Den centrala inköpsfunktionen ska genomföra en grundläggande utbildning i inköps- och upphandlingsprocessen för dessa inköpssamordnare under hösten 2006. Delegerad beslutanderätt, utbildning Under hösten 2006 ska samtliga förvaltningar ha fastställt förteckningar över vilka befattningshavare som äger delegerad beslutanderätt beträffande inköp, beställningar och antagande av anbud. Med stöd av dessa förteckningar ska den centrala upphandlingsfunktionen senast juni 2007 ge berörda befattningshavare en grundläggande utbildning som certifierade inköpare. Dessutom ska den centrala upphandlingsfunktionen informera i den årliga aktualitetsutbildningen för chefer om hur kommunens upphandlingar och inköp ska bedrivas. Bolagens verksamhet Kommunstyrelsen framhåller att såväl riktlinjer som anvisningar för upphandling ska tillämpas av de kommunala bolag där kommunen har ägarmajoritet så snart dessa styrdokument har vunnit laga kraft. Detta grundar sig på kommunfullmäktiges beslut 6 den 18 maj 2006 om Eskilstuna kommuns bolagspolicy för kon cernen Eskilstuna kommunföretag AB som säger att styr dokument antagna av kommunfullmäktige ska reglera bolagens verksamhet och förhållanden till kommunen. 15
Samverkan Fullmäktiges riktlinjer All upphandling ska ske i samverkan för att utnyttja de stordriftsförde lar som kommunkoncernen har och för att maximera kommunkoncer nens samlade verksamhetsnytta. Huvudinriktningen för all upphandling är att i första hand teckna ramavtal. Kommunstyrelsens anvisningar Samverkan ifråga om ramavtal I fullmäktiges riktlinjer understryks att en väl utvecklad samverkan över sektors gränser i hela kommunkoncernen är nödvändig för att få till stånd kostnadseffektiva ramavtal samt direkt- och objektupphandlingar. Produktgruppsteam Vid utarbetande av sådana ramavtal för olika produkter finns referensgrupper med företrädare från berörda förvaltningar och från den centrala upphandlingsfunktionen. Dessa referensgrupper ska ersättas med en ny organisation med produktgruppsteam som leds och drivs av den centrala upphandlingsfunktionen. Företrädare från berörda förvaltningar och bolag ingår i produktgruppsteamen. Produktgruppsteamen har följande uppgifter. 1. Kommunens upphandling ska indelas i ett antal produktgruppsområden, som utgörs av ett antal produkter med likartad eller närbesläktad användning. Ett produktgruppsteam får ansvar för varje sådant område. 2. Varje team ska svara för en god produktförsörjning som kännetecknas av hög kostnadseffektivitet och maximal verksamhetsnytta. Produktkraven ska tillgodose berörda verksamheters behov. 3. Varje team ansvarar för att tillämpa de anvisningar som fastställts under rubriken Hållbar utveckling i dessa anvisningar. Det innebär att för varje produktgrupp ska en strategi med specifika miljökrav utvecklas. Det är bland annat viktigt att miljöklassade inköp kommer till ökad användning i produktgrupper med stor negativ miljöpåverkan än i produktgrupper med liten miljöpåverkan. 4. Varje team ska verka för standardisering. Det innebär att antalet produkt- och tjänstevarianter begränsas och man ska avgöra vilka olika typer av standard- och produktbegränsningar som kan vara lämplig inom olika områden. Produktgruppsteamens arbete samordnas på övergripande nivå av den centrala upphandlingsfunktionen och av inköpssamordnarna. 16
Hållbar utveckling Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande övergripande mål om hållbar utveckling. Kommunens riktlinjer för upphandling ska främja hållbar utveck ling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Dessa riktlinjer ska integrera de tre dimensionerna av hållbar utveckling den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga dimensionen. Kommunstyrelsens anvisningar Miljömässiga hänsynstaganden Anvisningar om miljömässiga hänsynstaganden beskrivs med utgångspunkt från fullmäktiges riktlinjer under följande rubriker. Leverantörer med aktivt miljöarbete Kommunala miljökrav och miljöanpassning Hälsoaspekter Kommunens krav på leverantörer Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande formulering i denna fråga. Kommunen ska handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete och på så sätt stimulera en pro duktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Kommunstyrelsens anvisningar Eskilstuna kommun ska ställa relevanta miljökrav på en leverantör med hänsyn till upphandlingens art och omfattning. I anbudsutvärderingen ska leverantörens aktiva miljöarbete bedömas med stöd av företagets dokumentation. Exempel på sådan dokumentation är miljöpolicy, miljöledningssystem, kvalitetssystem m m. Kommunen kan också begära att ett företag tillhandahåller produktinformation om handhavande, hanteringsrisker, förvaring, återvinningsbara förpackningar, returemballage m m. 17
Kommunens krav på produkter Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande formulering i denna fråga. Kommunen ska ställa miljökrav och prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Kommunstyrelsens anvisningar Miljöanpassade upphandlingar och inköp Målsättningar Eskilstuna kommuns mål för miljöanpassade upphandlingar och inköp är att dessa ska nå upp till 30 procent av alla inköp på total nivå för hela kommunkoncernen år 2010. Målsättningar enligt Eskilstuna kommuns politik för hållbar utveckling Enligt Eskilstuna kommuns politik för hållbar utveckling (KF beslut den 24 oktober 2002) ska följande mål vara uppfyllda år 2010. Kommunen köper in minst 30 % KRAV-märkta livsmedel eller livsmedel som uppfyller likvärdiga krav. Kommunen köper in minst 20 % miljöanpassade produkter eller likvärdiga produkter som uppfyller samma krav. Fjärr- och kraftvärmeproduktionen baseras till cirka 95 % på förnybara energikällor. Minst 50 % av de kommunala verksamheternas fordon drivs med förnybar energi. Definitioner Oberoende miljömärken används för att definiera miljöinköp. Kommunen ska även kunna godkänna andra produkter med godtagbar miljöpåverkan. Godkända oberoende miljömärken och godkända särskilda produkter ska publiceras av den centrala upphandlingsfunktionen i en särskild förteckning. Redovisning och uppföljning Vid inköp av miljöanpassade produkter ska dessa konteras enligt anvisningar i ekonomihandboken. Denna uppgift åligger all personal med konteringsansvar. Omfattningen av den miljöanpassade inköpen ska regel bundet följas upp och redovisas av den centrala upphandlingsfunktionen. 18
Information och utbildning Den centrala upphandlingsfunktionen ska genom information och utbild ning informera inköpare och användare om fördelar med gröna upphandlingar och inköp. Genomförande För att genomföra miljöanpassade upphandlingar och inköp i Eskilstuna kommun ska följande principer tillämpas genom att vissa produkter successivt byts ut mot miljöanpassade alternativ genom centrala ramavtal. 1. Krav på livscykelanalys leverantören ska kunna visa en produkts miljöpåverkan i ett livscykelperspektiv, dvs vilken miljöbelastning en produkt har i olika skeden. Det kan göras med exempelvis ett flödesschema. 2. Främja små och medelstora företag upphandlingar ska utformas så att även små och medelstora företag kan lämna anbud. 3. El och värme producerat med förnybara energikällor Kommunen ska successivt öka sina inköp av el och värme producerat med förnybara energikällor. 4. God transportlogistik en god transportlogistik ska efter strävas vid upphandlingar så att miljöpåverkan minimeras. Detta kan ske genom att transporterna upphandlas för sig och styrs på ett miljöriktigt sätt. 5. Miljövänliga transporter Se följande stycke om upphandling av fordon som antagits av kommunstyrelsens den 8 februari 2005, 3. 6. Förbrukningsartiklar med godtagbar miljöpåverkan förbrukningsartiklar såsom pappersprodukter, målarfärg, rengöringsprodukter, virke mm ska bedömas utifrån den totala belastning produkten utgör på miljön. 7. Andra principer ska efterhand formuleras i kommunen för att genomföra miljöanpassade upphandlingar och inköp. 8. Efterfråga miljöprodukter inom områden där sådana inte finns för närvarande. Upphandling av fordon i Eskilstuna kommun 1. Vid upphandling av motorfordon genom köp eller leasing skall alltid i första hand övervägas möjligheterna att välja fordon med biogasdrift/biofuel och i andra hand miljöfordon som till exempel s.k. etanolbilar och hybridbilar etc. 2. Fordon med biogasdrift har särskild prioritet där den huvudsakliga användningen avser varu- och persontransporter inom Eskilstuna kommuns tätort. 19
3. Kostnad, nytta och praktisk tillämpning av riktlinjerna i kommunens olika verksamheter skall alltid vägas in utifrån en rimlighetsaspekt. 4. Ansvar för inköpsbeslut och överväganden enligt ovan åvilar arbetsmarknads- och familjenämnden avseende kommunens fordon med undantag för stadsbyggnadsnämndens park och markanläggningsfordon samt andra specialfordon. 5. För fordon som anskaffas av de kommunala bolagen skall punkterna 1-3 enligt ovan gälla. 6. Avseende förmånsbilar inom kommunkoncernen avgör den enskilde förmånstagaren val av fordonstyp om inte berörd nämnd eller styrelse beslutat annat. Anmärkning I den utsträckning det finns ytterligare mål för miljöanpassade upphandlingar och inköp som kommunstyrelsen eller fullmäktige beslutat om så ska dessa tillföras detta avsnitt. Kommunstyrelsens anvisningar Hälsoaspekter Eskilstuna kommun ska beakta hälsoaspekter vid upphandling och inköp av produkter. 20
Sociala och etiska hänsynstaganden Anvisningar om sociala och etiska hänsynstaganden beskrivs i detta avsnitt med utgångspunkt från fullmäktiges riktlinjer under följande rubriker. Yttrandefrihet och meddelarfrihet Offentlighet och sekretess Andra möjligheter att främja sociala och etiska mål Yttrandefrihet och meddelarfrihet Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande formulering i denna fråga. Kommunen ska göra sociala och etiska hänsynstaganden genom att utförare av traditionellt kommu nal verksamhet på entreprenad skall följa samma grunder för yttrandefrihet och meddelarfrihet gentemot sin personal som gäller för offentliganställda i motsvarande verksamhet enligt grundlag och andra författningar. Kommunstyrelsens anvisningar För att tillförsäkra personal i verksamhet som läggs ut på entreprenad samma friheter som offentliganställda måste kommunen avtala med entreprenörer om att de anställda tillförsäkras dessa friheter enligt entreprenadavtalet med kommunen. Detta skall tas med som skallkrav i anbudsunderlaget och dessutom som avtalsvillkor i entreprenadavtalet. Om entreprenören bryter mot ett sådant avtalsvillkor skall kommunen kunna säga upp avtalet. Avtalsvillkoret kan skrivas på samma sätt som skallkravet. Regeln gäller verksamhet som traditionellt är kommunal men som läggs ut på entreprenad. Exempel på sådan verksamhet är äldrebo enden och parkskötsel. Det gäller inte upphandling av varor, inte heller upphandling av sådana tjänster som kommuner normalt ej ägnar sig åt. Offentlighet och sekretess Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande formulering i denna fråga. Kommunen ska göra sociala och etiska hänsynstaganden genom att utförare av traditionellt kommu nal verksamhet på entreprenad skall följa samma grunder för offentlighet och sekretess för handlingar gentemot allmänheten som gäller i motsvarande offentlig verksamhet enligt grundlag och andra författningar. 21
Kommunstyrelsens anvisningar För att tillförsäkra allmänheten samma rättigheter att få del av handlingar hos en entreprenör som de har hos myndigheter måste kommunen avtala med entreprenörer om detta. Kommunen måste också avtala med entreprenören om att samma sekretessregler skall gälla i den verksamhet som läggs ut på entreprenad som hos en myndighet. Det skall tas med som skallkrav i anbudsunderlaget och som avtalsvillkor i entreprenadavtalet. Om entreprenören bryter mot ett sådant avtalsvillkor skall kommunen kunna säga upp avtalet. Avtalsvillkoret kan skrivas på samma sätt som skallkravet. Även denna regel är begränsad till verksamhet som traditionellt är kommunal men läggs ut på entreprenad. Andra möjligheter att främja sociala och etiska mål Fullmäktiges riktlinjer Riktlinjerna innehåller följande formulering i denna fråga. Kommunen ska göra sociala och etiska hänsynstaganden genom att utnyttja andra möjligheter att främja sociala och etiska mål. Kommunstyrelsens anvisningar Så långt som möjligt ska det i upphandlade kontrakt finnas bestämmelser som motsvarar de krav som en svensk arbetsgivare i branschen normalt skulle följa vad avser sociala bestämmelser. För att särskilt främja deltagande från sektorn för rättvis handel kan de upphandlande enheterna, utöver det gängse offentligförfarandet, rikta sina anbudsförfrågningar till detaljister som stöder rättvis handel och uppmuntra dem att delta i upphandlingen. Kommunen ska avstå upphandling av sådana produkter där det kan misstänkas att sociala och etiska hänsynstaganden inte är tillgodosedda i producentledet och ska ersätta dessa med andra produkter där sådana tveksamheter inte finns. Denna bedömning ska ske utifrån att ILOs (Internationella arbetsorganisationen) konventioner inte tillämpas av ett företag. Dessa konventioner handlar om grundläggande mänskliga rättigheter i arbetslivet såsom fri förenings- och förhandlingsrätt, avskaffande av barnarbete och slav- och tvångsarbete samt av diskriminering i arbetslivet. Vidare behandlas frågor om minimilöner, relationerna mellan arbetsgivare och anställda, sysselsättningspolitik, arbetsvillkor, social trygghet och arbetarskydd. 22