Kommunikationspolicy KOMMUNIKATIONSPOLICY 1
AVFALL SVERIGES KOMMUNIKATION SYFTAR TILL ATT öka kännedomen om svensk avfallshantering bland Avfall Sveriges målgrupper visa att branschen är framåtriktad och aktivt driver miljöfrågor ge medlemmarna kunskap och stärka vi-andan inom svensk avfallshantering. ANSVAR Ordförande och VD i Avfall Sverige är talesmän och ytterst ansvariga för kommunikationen. MÅLGRUPPER Intern målgrupp Avfall Sveriges medlemmar och Avfall Sveriges kansli Genom att tydligt arbeta med gemensamma värderingar, utifrån ett gemensamt varumärke, kan vi stärka relationerna internt och externt och bli synligare. Våra gemensamma kärnvärden miljöriktig hantering, samhällsansvar och hållbar utveckling ligger som grund i all övergripande kommunikation. Externa målgrupper, lokalt och regionalt, nationellt och internationellt Samhällsintressenter Media Kommunmedborgare är en viktig målgrupp för Avfall Sveriges medlemmar, dock inte för kansliet. AVFALL SVERIGES KOMMUNIKATION SKA VARA saklig och trovärdig snabb proaktiv tillgänglig långsiktig INNEHÅLL All kommunikation ska ge ett entydigt budskap i alla kanaler, anpassat efter mottagare och kanal. Kommunikationen ska förmedla aktuell fakta och kunskap inom svensk avfallshantering liksom Avfall Sveriges policy och ståndpunkter i aktuella frågor. Denna kommunikationspolicy antogs av Avfall Sveriges styrelse i augusti 2005 och uppdaterades i april 2008. 2 KOMMUNIKATIONSPOLICY
KOMMUNIKATIONENS MÅL OCH SYFTEN Avfall Sveriges kommunikationsverksamhet ska vara en integrerad del av hela Avfall Sveriges arbete. Den ska vara ett stöd och verktyg i arbetet med att uppnå de mål som satts upp för verksamheten. Vid varje större beslut ska kommunikationsaspekterna beaktas. Avfall Sverige strävar efter att finnas i de sammanhang där viktiga frågor om avfallshantering hanteras och beslutas. journalister om svensk avfallshantering är viktigt för att nå våra övergripande kommunikationsmål. Genom att arbeta utifrån gemensamma värderingar och en gemensam plattform kan vi stärka relationerna internt och externt och bli synligare. Genom att tydliggöra Avfall Sveriges position skapas förutsättningar för en effektiv och långsiktig kommunikation med våra intressenter, där de förstår vad Avfall Sverige står för och innebär. För att stärka svensk avfallshantering och det kommunala avfallsansvaret har några övergripande mål för Avfall Sveriges kommunikation identifierats Att öka kännedomen om svensk avfallshantering bland Avfall Sveriges målgrupper Att visa att branschen är framåtriktad och aktivt driver miljöfrågor Att ge medlemmarna kunskap och stärka vi-andan inom svensk avfallshantering Avfall Sverige har identifierat en position utifrån tre kärnvärden, vars innebörd vi kan bygga vår kommunikation kring. Det är värden som stöttar verksamheten och som återkommer i Avfall Sveriges policy och stadgar; miljöriktig, hållbar avfallshantering utifrån ett samhällsansvar. Vikten av att synas och att påverka blir allt större. Massmedia har en viktig roll som opinionsbildare och kunskapskälla. God kännedom bland ÖVERGRIPANDE RIKTLINJER Avfall Sveriges kommunikation ska vara saklig och trovärdig, snabb, proaktiv, tillgänglig och långsiktig. Avfall Sveriges budskap stärks om Avfall Sverige medlemmarna och kansliet samordnar kommunikationen med och till olika externa målgrupper, genom att till exempel kommunicera en fråga samtidigt med både lokal- och riksmedia, med både kommunal- och riksdagspolitiker. ANSVAR Ordförande och VD är talesmän i övergripande policyfrågor, utifrån styrelsens och årsmötets fattade policybeslut. VD är, utöver detta, talesman i sakfrågor. VD kan delegera ansvar för information även i policyövergripande frågor. VD har det yttersta informationsansvaret och ansvar för att föreningens övergripande aktiviteter, ståndpunkter och policies kommuniceras till medlemmarna och andra målgrupper. KOMMUNIKATIONSPOLICY 3
Rådgivarna på Avfall Sveriges kansli är talesmän inom sina respektive fackområden i kontakterna med media och andra samhällsintressenter. De förmedlar information och nyheter från sina respektive områden till medlemmarna, direkt eller via informationsavdelningen. Informationschefen ansvarar för den strategiska och operativa informationsverksamheten inom Avfall Sveriges kansli och är talesman i övergripande frågor. Denne ansvarar för samordning och koordinering av kansliets information och medlemmarnas återkoppling av lokala/ regionala frågor. Samtliga kansliets kontakter med massmedia ska rapporteras till informationschefen. Varje medarbetare (hos medlemmarna såväl som kansliet) ansvarar för att själv söka aktuell information i Avfall Sveriges kanaler. Medlemmarna ansvarar för att återkoppla information i övergripande frågor eller policies eller som i övrigt är av allmänt intresse till Avfall Sveriges kansli, som ansvarar för vidare spridning av denna. Alla uttalanden som görs i Avfall Sveriges namn ska överensstämma med föreningens policy i den aktuella frågan. Avfall Sveriges kansli stödjer medlemmarnas kommunikation men uttalar sig med försiktighet om företeelser hos medlemmarna. Kansliet kan kommentera men inte recensera andras uttalanden. Kansliet kommunicerar i övergripande frågor samt uttalar sig generellt, medlemmarna kommunicerar i frågor som rör den egna verksamheten. MÅLGRUPPER Internt Avfall Sveriges medlemmar; kommuner, kommunala förbund, kommunala bolag, regionbolag samt associerade medlemmar och andra verksamma inom avfallshantering och återvinning Avfall Sveriges kansli Externt nationellt och internationellt Politiker och tjänstemän (kommun-, riksdags- och EU-nivå) Statliga verk och myndigheter Opinionsbildare Miljörörelser Bransch- och samarbetsorganisationer Media - dagspress, riks- och lokaltidningar, fack- och ekonomipress, - övriga tidskrifter - etermedia - frilansjournalister - internationella media - webbmedia Kommuninvånare är en viktig målgrupp för Avfall Sveriges medlemmar, dock inte för kansliet. 4 KOMMUNIKATIONSPOLICY
INNEHÅLL All kommunikation ska ge ett entydigt budskap i alla kanaler, anpassat efter mottagare och kanal. Kommunikationen ska förmedla den senaste utvecklingen inom avfallshantering, i Sverige och internationellt avfallspolitiska beslut och trender, i Sverige och inom EU fakta och kunskaper inom svensk avfallshantering Avfall Sveriges policy och ståndpunkter i aktuella frågor KANALER Information från Avfall Sveriges verksamhet distribueras via kansliets informationsavdelning. Detta gäller även information från arbetsgrupper, utvecklingsprojekt och internationellt samarbete. De kanaler kansliet använder är personliga kontakter möten, seminarier, kurser och konferenser, arbetsgrupper Avfall Sveriges tidning och nyhetsbrev övrig tryckt information hemsidan www.avfallsverige.se rapporter och övriga publikationer e-post debattartiklar och pressmeddelanden. INTERN KOMMUNIKATION Kommunikationen med medlemmarna och kansliet rör i första hand information om den aktuella utvecklingen i Sverige, EU och resten av världen information om aktiviteter och utvecklingen inom Avfall Sverige, dess arbetsgrupper och utvecklingsprojekt. OPERATIVA MÅL Medlemmarna och kansliet ska känna till Avfall Sveriges informationskanaler och vilken typ av information de förmedlar samt löpande känna till vilka frågor Avfall Sverige driver. Uppnås detta ökar förutsättningarna för medlemmarna att kunna driva frågorna på sina respektive hemmamarknader, mot sina respektive målgrupper. Medlemmarna ska känna sig som viktiga delar av sin branschorganisation Avfall Sverige. Avfall Sverige ska sträva efter att underlätta och utveckla samverkan med och mellan medlemmar och kansli i informationsfrågor. Alla medarbetare ska ansvara för att återkoppla information om övergripande, aktuella frågor och aktiviteter inom sina respektive områden. Kansliet sammanfattar detta och förmedlar vidare, som ett led i det erfarenhetsutbyte och den dialog Avfall Sverige eftersträvar mellan medlemmarna och mellan medlemmarna och kansliet. När så är möjligt, föregår den interna kommunikationen den externa. KOMMUNIKATIONSPOLICY 5
EXTERN KOMMUNIKATION Kommunikationen med externa målgrupper rör i första hand information om svensk avfallshantering och den aktuella utvecklingen i Sverige, EU och resten av världen information och fakta om Avfall Sverige och Avfall Sveriges ståndpunkter i olika frågor information om aktiviteter och utvecklingen inom Avfall Sverige och av Avfall Sveriges frågor. Kommunikationen sker företrädesvis på två plan, både lokalt och nationellt, samtidigt. OPERATIVA MÅL Avfall Sveriges synsätt och kunskap ska nå de instanser och nyckelpersoner som fattar beslut som berör utformningen av svensk avfallshantering. Ökad kunskap hos omvärlden stärker svensk avfallshantering och leder till bättre underbyggda beslut bland målgrupperna. Avfall Sverige ska vara en naturlig resurs att nyttja för kunskap och fakta. Avfall Sverige ska arbeta proaktivt med massmedia, för att aktivt föra ut våra frågor. Avfall Sverige ska ha en kontinuerlig kontakt med media för att bli en naturlig part att kontakta i frågor om rör svensk avfallshantering. Långsiktighet är ledstjärnan i detta arbete. Vi ska upprätthålla befintliga och etablera nya kontakter med journalister med miljö, avfallshantering och återvinning som specialitet och regelbundet förse dem med aktuell information. Kontakter ska behandlas utan onödigt dröjsmål. KRISKOMMUNIKATION Händelser, lokala eller nationella, som har sådan dignitet och livskraft så det kan påverka hela Avfall Sveriges verksamhet och påverka andra medlemmar, ska identifieras och en plan tas fram för hur vi hanterar dessa. En plan ska också finnas för Avfall Sveriges kansli, för att ha beredskap för olika krissituationer, som man löpande identifierar som risker. Poängteras bör, att detta inte är samma sak som negativ publicitet, som oftast handlar mer om en isolerad händelse och under kortare tidsperspektiv. SPONSRING Sponsring, dvs ekonomiskt stöd till verksamheter och aktiviteter utanför Avfall Sverige, förekommer inte från Avfall Sverige centralt. Beslut om avsteg från detta fattas av Avfall Sveriges styrelse. 6 KOMMUNIKATIONSPOLICY
AVFALL SVERIGES UPPDRAG Avfall Sverige är den svenska branschorganisationen för avfallshantering och återvinning Vi har 400 medlemmar, främst kommuner och kommunbolag, men också privata företag Vi verkar för en miljöriktig, hållbar avfallshantering utifrån ett samhällsansvar Vi skapar nätverk, förmedlar kunskap och påverkar beslutsfattare Våra medlemmar ansvarar för hushållsavfall och arbetar även med annat avfall Våra medlemmar står för en viktig del av samhällets infrastruktur Våra medlemmar sysselsätter 12 000 personer och omsätter 12 miljarder årligen Vi utför tillsammans med hushåll och företag ett av Sveriges viktigaste jobb genom Sveriges största miljörörelse Avfall Sverige ska tillvarata medlemmarnas intressen inom avfallshantering genom att organisera samarbete och kunskapsspridning internt och externt samt genom att främja utvecklingen av en miljöriktig och hållbar avfallshantering med ett tydligt samhällsansvar. (ur Avfall Sveriges stadgar). Avfall Sveriges kommunikation ska stötta detta uppdrag. KOMMUNIKATIONSPOLICY 7
Det är Avfall Sveriges medlemmar som ser till att svensk avfallshantering fungerar - allt från insamling till återvinning. Vi gör det på samhällets uppdrag: miljösäkert, hållbart och långsiktigt. Vi är Sveriges största miljörörelse du och jag och nio miljoner andra gör tillsammans med tusentals proffs ett av Sveriges viktigaste jobb! Avfall Sverige AB Adress Telefon Fax E-post Hemsida Prostgatan 2, 211 25 Malmö 040-35 66 00 040-35 66 26 info@avfallsverige.se www.avfallsverige.se 8 KOMMUNIKATIONSPOLICY