Fastställd 2017-05-16 LERUMS KOMMUN REVISORERNA Revisionsplan 2017 E 1
Revisionsplan för Lerums kommun 2017 Förslag till revisionsplan baseras på årets risk- och väsentlighetsanalys, genomförda granskningar, de förtroendevaldas protokollsgranskningar, kommunanalys samt kompletterande information i databaser, verksamhetsplaner och andra dokument relevanta för uppdraget. Revisionens arbete med risk och väsentlighet Som grund för revisorernas revisionsplan utgör risk- och väsentlighetsanalysen en viktig del. Revisionen inhämtar information och kunskap om myndighetsnämnder, styrelse, bolag och beredningars arbete. Dialogen med myndighetsnämnder, kommunstyrelse och beredningar som en del i den årliga granskningen av verksamheten är en viktig del i detta arbete. Revisorerna träffar även kommunfullmäktiges presidium vid några tillfällen under året för att utbyta information av betydelse för uppdraget. Analysen av risk och väsentlighet utgår från revisionens syfte. I risk- och väsentlighetsanalysen tas följande områden upp: Lagstiftning och andra regelverk som styr verksamheten. Omvärldsanalys och jämförande nyckeltal per verksamhet. Fullmäktiges mål, riktlinjer och uppdrag till styrelse, myndighetsnämnder och beredningar. Hur stora resurser som verksamhetsområdet/sektorn tar i anspråk. Föreskrifter för verksamheten. Tidigare års granskningar. Revisorernas kunskap om verksamheten och dess omvärld. Styrelsens/myndighetsnämndernas/beredningarnas egen analys, värdering och hantering av risker samt intern kontroll Revisorerna dokumenterar risk- och väsentlighetsanalysen i ett samlat dokument. De identifierade riskerna utifrån analysen bedöms baserat på sannolikhet och konsekvens. Risk- och väsentlighetsanalysens fokus är revisionsrisken, det vill säga risken för felaktiga uttalanden i revisionsberättelsen. En av revisionens uppgifter är att bedöma om revisionsobjekten har tillräcklig intern kontroll. En väl fungerande intern styrning och kontroll bidrar till att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt och att resurserna används effektivt. 2
Verksamhetsrevision Grundläggande granskning av verksamheten 2017 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen 9 kap. 9 ska revisorerna årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser enligt god revisionssed den verksamhet som bedrivs inom styrelsens, nämndernas samt fullmäktigeberedningarnas respektive ansvarsområden. Den årliga granskningen består av två delar, den grundläggande granskningen och fördjupad granskning. Innehållet i den grundläggande granskningen har under 2016 utvecklats av Sveriges kommuner och Landsting (SKL) i skriften Grundläggande granskning - kärnan i revisionsprocessen. I skriften framgår bland annat att: 1. Revisorerna och de sakkunniga följer verksamheten under året genom att bland annat ta del av grundläggande dokument och flödet av ärenden. 2. Dialogen med revisionsobjektet är en del i revisionsprocessen. 3. Revisionens iakttagelser ska sammanläggas och bedömas. Revisorernas granskning ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt. Med samtliga revisionsobjekt avses i Lerums kommun kommunstyrelsen, myndighetsnämnderna och kommunfullmäktiges beredningar. Syftet med den grundläggande granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed 1. Granskningen genomförs genom löpande insamling av fakta och iakttagelser. Insamling sker genom att revisorerna: Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomioch verksamhetsrapporter, delårsrapporter bokslut och protokoll. Löpande för en dialog med styrelse, myndighetsnämnder, beredningar och representanter från förvaltningen. Fördjupade granskningar samt övriga fokusområden och granskningsinsatser Fördjupade projekt avser granskningar inom specifika områden som berör kommunen centralt alternativt en eller flera myndighetsnämnder. Valet av fördjupningar bestäms utifrån den riskoch väsentlighetsanalys som genomförts enligt ovan. Utifrån genomförd analys har områdena nedan prioriterats. Dessa kommer att konkretiseras vidare. Utöver dessa granskningar kommer det löpande att ske prioriteringar och eventuella beslut om ytterligare granskningsinsatser. 1 Kommunrevisionen kommer under 2017 genomföra flera revisionsinsatser inom redovisnings- och verksamhetsrevision som även ligger till grund för ansvarsprövningen. 3
Sjukfrånvaron inom förvaltningen Av kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys framkommer att den totala sjukfrånvaron bland anställda i förvaltningen 2015 uppgick till 8,6 procent av den tillgängliga ordinarie arbetstiden. Därtill visar risk- och väsentlighetsanalysen att sjukfrånvaron i förvaltningen sedan 2011 varit över genomsnittet i Sverige. Av budget 2017 framkommer ett mål om att minska sjukfrånvaron bland förvaltningens anställda till maximalt 6 procent. Mot bakgrund av ovanstående har kommunrevisionen beslutat att under 2017 genomföra en granskning av sjukfrånvaron i förvaltningen. Arbetet med att upprätthålla kommunal verksamhet vid större påfrestningar Kommunstyrelsen fastställde kommunens nuvarande risk- och sårbarhetsanalys i mars 2016. Risk- och sårbarhetsanalysen är ett underlag för kommunens gemensamma arbete med att utveckla individens och samhällets förmåga att förebygga och hantera samhällsstörningar. I risk- och sårbarhetsanalysen framkommer riskområden kopplat till bland annat naturolyckor, tekniska störningar i infrastruktur, intrång och IT-säkerhet samt försörjningssystem och sjukdomar. För att kunna upprätthålla den kommunala verksamheten vid större påfrestningar är det av vikt att kommunen bland annat planerar och övar inför olika tänkbara scenarion. Mot bakgrund av ovanstående har kommunrevisionen beslutat att under 2017 genomföra en granskning av kommunens beredskap vid större påfrestningar med fokus på IT-säkerhet. Granskning av åtgärder och insatser för elever inom grundskolan som riskerar att inte nå upp till kunskapskraven Skolverket fastslog i 2015 års lägesbedömning att den svenska skolan står inför ett flertal stora utmaningar. Vid sidan av bristen på behöriga lärare, en försämrad arbetsmiljö och ett ökat antal nyanlända elever framgår att en av de största utmaningarna är den negativa resultatutvecklingen. Detta leder till att fler elever avslutar sin grundskoleutbildning utan behörighet till någon av gymnasieskolans nationella program. Nationell statistik 2 påvisar att framtida demografiska förändringar kommer att innebära volymökningar inom grundskolan. Ökningen beror på stora årskullar som blir än större i och med mottagandet av nyanlända barn och unga. Detta förväntas ställa högre krav på kommunernas uppgifter inom utbildningsområdet. Utan tillräckliga åtgärder och insatser för elever som riskerar att inte nå upp till kunskapskraven kommer den negativa trend som resultatutvecklingen påvisar att fortgå. Nationell lagstiftning, så som skollagen, utgör ramar för skolans verksamhet att förhålla sig till. I skollagens 2 kap. 2 framgår att kommuner är huvudmän för bland annat förskola, förskoleklass och grundskola. Vidare framgår att det i varje kommun ska finnas en eller flera nämnder som ska fullgöra kommunens uppgifter enligt lagen. Elevhälsan spelar en central roll i det förebyggande och hälsofrämjande arbetet med elevernas utveckling. Enligt skollagens 2 kap 25 ska elevhälsan bidra till att elevernas utveckling mot utbildningens mål stödjs. Enligt lagstiftningen ska stöd i form av extra anpassningar ges de 2 Från kommun-och landstingsdatabasen (KOLADA) 4
elever som huvudmannen befarar inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås. Behov av särskilt stöd, åtgärdsprogram eller anpassad studiegång ska baseras på en utredning. I Lerums kommun ansvarar kommunstyrelsen för all verksamhet i kommunen. Till sitt stöd har kommunstyrelsen en förvaltning samt ett lärandeutskott som arbetar med frågor som rör skolan samt kommunens fritids- och kulturverksamhet. I kommunfullmäktiges budget för 2017 framkommer ett flertal mål som berör resultatutvecklingen i grundskolan. Kunskapsresultaten ska höjas i både årskurs tre och sex. Tillika ska det genomsnittliga meritvärdet i årskurs nio ska öka. Av kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys framkommer att Lerum 2015 tillhör de 25 procent sämsta kommunerna i landet, beaktat socioekonomiska faktorer, vad gäller andelen elever i årskurs nio som uppnått kunskapskraven i alla ämnen. Vidare framkommer att Lerum tillhör de 25 procent sämsta kommunerna i landet vad gäller genomsnittligt meritvärde i årskurs nio när hänsyn tas till socioekonomiska faktorer 3. I Skolinspektionens skolenkät för pedagogisk personal i grundskolan inom kommunen 2015 framkom att endast 27 % av pedagogerna ansåg att påståendet om det framkommer att en elev på skolan har behov av särskilt stöd utreds det snabbt stämde helt och hållet. Mot bakgrund av ovanstående har kommunrevisionen beslutat att under 2017 genomföra en granskning av åtgärder och insatser riktat till elever inom grundskolan som riskerar att inte uppnå kunskapskraven. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter samt bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt ett ändamålsenligt 4 arbete med åtgärder och insatser för de elever som riskerar att inte uppnå kunskapskraven inom grundskolan. Granskningens revisionsfrågor och metod beskrivs närmare i beslutad projektplan. Förstudie avseende kommunens arbete med mottagande av nyanlända Kommunrevisionen har under 2016 följt kommunens arbete med mottagande och integration av nyanlända genom bland annat dialoger med förvaltningen. Den 1 maj 2016 trädde lagen om mottagande av nyanlända i kraft. Genom lagen införs en skyldighet för en kommun att efter anvisning ta emot nyanlända för bosättning i kommunen. Av kommunrevisionens riskoch väsentlighetsanalys framkommer att en effektiv samverkan inom kommunen är central för att etablera ett välfungerande mottagande och integration av nyanlända. Mot bakgrund av ovanstående har kommunrevisionen beslutat att under 2017 genomföra en förstudie av kommunens arbete med mottagande och integration. 3 Uppgifterna är hämtade från Kolada och avser modellberäknade värden där hänsyn tas till socioekonomiska faktorer såsom behov av ekonomiskt bistånd, nyinvandrade elever, föräldrars utbildningsnivå och kön. 4 D.v.s. i enlighet med lagar, förordningar och interna styrdokument. 5
Fördjupad uppföljning av tidigare års granskningar År 2015 genomförde revisorerna i Lerums kommun två fördjupade granskningar som resulterade i ett antal rekommendationer. Under 2016 avser revisorerna att följa upp vilka åtgärder som vidtagits med anledning av rekommendationerna i nedanstående granskning: Granskning av gymnasiesärskolan Redovisningsrevision För granskning av räkenskaperna av myndighetsnämnder och styrelse kommer granskningen att utgå ifrån en separat risk- och väsentlighetsanalys. Därefter väljs en optimal granskningsansats med inriktning på finansiella flöden och/eller substansgranskning av enskilda poster. År 2014 reviderade Rådet för kommunal redovisning rekommendationen om materiella anläggningstillgångar, vilket innebar ett tydligare krav på komponentavskrivningar. Vi har för avsikt att under året följa hur detta arbete fortskrider. Granskning av delårsbokslut Delårsbokslutet ska granskas och rapport skall lämnas inför behandlingen i fullmäktige. Granskningen skall svara på frågan om resultaten i rapporten är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten. Syftet med vår granskning är även att identifiera och kommunicera eventuella risker, budgetavvikelser och andra problemområden på ett tidigt stadium. Utgångspunkten för vår granskning är kommunallagen och de rekommendationer som tagits fram av SKYREV (Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer) och SKL (Sveriges kommuner och landsting). Dessutom kommer vi att följa de särskilda riktlinjer för delårsrapporter som fastställts i överenskommelse med kommunen. Vi kommer att lämna en redogörelse i de fall vi identifierar risker och problemområden i god tid så att eventuella åtgärder kan vidtas före bokslutsarbetet. Löpande redovisningsrevision I huvudsak kommer vår inriktning att omfatta följande moment: En genomgång av väsentliga rutiner: Löneprocessen inkluderande pensionsredovisning Bokslutsprocessen Anläggningstillgångar - årets investeringar och avskrivningsprinciper m.m. Inköp/utbetalningar Exploateringsredovisning Övriga granskningspunkter kommer bland annat att omfatta: Kontoanalyser av känsliga konton Kostnadsföring/aktivering 6
Representation/gåvor/utbildning etc. Läsning av leverantörsfakturor Korrekt attestering Moms etc. Rörelsegiltighet Bokslutsgranskning Bokslutet kommer att granskas med utgångspunkt ifrån de risker vi bedömer kvarstår i verksamheten med beaktande av våra iakttagelser från granskning av intern kontroll. Vi kommer att granska kommunkoncernens årsredovisning med däri ingående verksamhetsredovisning, balans- och resultaträkningar, finansieringsanalys samt noter. Lekmannarevision av kommunens bolag Lekmannarevisionen av kommunens bolag omfattar en årlig granskning av de kommunala bolagen Lerum Energi AB, Lerum Fjärrvärme AB och Lerum Elhandel AB. Utgångspunkt för granskningen är det kommunala ändamålet, bolagsordning, ägardirektiv och andra styrdokument. En viktig utgångspunkt är också Lerums kommuns riktlinjer för ägarstyrning. Lekmannarevisorerna ska förhålla sig till och bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorernas granskning består av en grundläggande granskning av hur bolagens verksamhet förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt deras system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Den grundläggande granskningen omfattar bl.a. följande moment: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning Lekmannarevisorerna beslutar också vid behov utifrån sitt risk- och väsentlighetsarbete om genomförande av fördjupade granskningar avseende bolagen. Resultatet av granskningarna sammanställs i en granskningsredogörelse som ligger till grund för lekmannarevisorernas uttalande i granskningsrapporten. Övriga revisionsuppdrag KB Hedehem Aspenäs Villastad AB Stiftelsen Sociala samfonden Stiftelsen Skolstyrelsens samfond 7
Stiftelsen Kulturfonden Stiftelsen Bröderna Anderssons donationsfond Stiftelsen J T Bergs minne Lerums tennisklubb 8