30 OKTOBER 2006 Minnesanteckningar från Möte Processtödjare för förtroendevalda Tid och plats 16 oktober kl 10.00 16.00, Förbundets hus, Hornsgatan 20, Stockholm, lokal: Runda rummet. Gävleborg, Anna Sandström Kronoberg, Ingrid Holmér Norrbotten, Inga Gustafsson Skåne, Birgitta Viklund Skåne, Gunilla Olivius Stockholm, Maria Andersson Stockholm, Ewa Printz Stockholm, Maria Brodin Sörmland, Margareta Viking Deltagare Uppsala, Erik Skoog Uppsala, Åsa Dahlén V ästra Götaland, Lena Malm Västerbotten, Eva Grahn Västmanland, Bengt Jansson Östergötland, Monica Jönsson Östergötland, Christina Källgren Pettersson Sveriges Kommuner och Landsting, Lena Langlet Nätverket, Anne Bylund Inledning Dagen inleddes med en presentationsrunda om vilka vi var, vad vi jobbar med och alla bidrog även med att berätta om ett fritidsintresse! Anne Bylund berättade om Nätverken och deras fokusområden: Medborgardialog och behov, Uppdraget samt Uppföljning. Syftet med dagen var att tillsammans diskutera den nya rollen som växt fram d v s processtödjaren och hur den rollen kan utvecklas för att stödja de förtroendevalda på bästa sätt i deras roll som befolkningsföreträdare. Den duktiga tjänstemannan Som tjänstemän är man många gånger så mån om ett gott resultat så att man tar över ansvaret från de förtroendevalda och därmed också engagemang och ägandeskapet för uppdraget. För att symbolisera detta så gav följande korta inspel, om när det varit duktig tjänsteman. Birgitta Viklund, Ystad Österlens sjukvårdsdistrikt inledde med att berätta att hos dom är det de förtroendevalda som själva är ute och möter befolkningen. De grundar sina dialoger på 9 grundstenar som arbetats fram, och det dokumentet har också blivit tjänstemännens viktigaste dokument. De har provat många former för dialog: öppet hus, öppet bord i väntrum, inbjudan till föreningar, prya i verksamheten, diskussionsgrupper. En lärdom Birgitta gav oss är att det blev för mång olika aktiviteter, det spretade för mycket, tog för mycket tid och gav för lite. 1 Postadress Nätverken Landstinget i Östergötland 581 91 Linköping Besöksadress Telefon 013-22 76 50 Fax 013-22 73 81 E-post: monica.qvarford@lio.se
En aktivitet som varit positiv är öppet bord, som genomförs 1 gång per månad, oftast mellan 09.00 12.00. Två förtroendevalda, en för majoriteten och en från oppositionen, finns på en vårdcentral eller ett sjukhus (offentliga och privata) för att föra en dialog med medborgarna. Framgångsfaktorer för medborgardialog är att det finns ett tydligt syfte och att det finns i ett sammanhang. Det måste kopplas till de uppdrag som finns och den uppföljning som sker. Det bygger på enkelhet och måste formas utifrån lokala förutsättningar. Det måste också finnas en långsiktighet i arbetet. Monica Jönsson, Landstinget Östergötland gav oss ett exempel på hur viktigt att politiken styr processen, och inte bara legitimerar den. I en dialog så valde man att använda ett koncept som ett annat landsting använt. De skickade ut 4 000 enkäter till östgötar och ville bl a ta reda på om vilka som ville veta mer om prioteringar. När dialogerna skulle genomföras så var det en välregisserad föreställning, där t ex val av konferencier hade gjorts av tjänstemännen. Eftersom Östergötlands politiker är ganska vana vid dialog med medborgarna så kändes det tydligt att delaktigheten saknades denna gång. Så Monicas erfarenhet gav vid handen att det inte går att kopiera koncept från andra och genomföra, det måste in i ett sammanhang och utgå från målgruppens tidigare erfarenheter, men inte minst att förankringen saknades då de förtroendevalda inte varit med i förberedelser och planering. Maria Andersson Stockholms läns landsting berättade om de förtroendevalda hade dialogmöten med ca 1500 stockholmare om närsjukvården. Genomförandet gick bra och de förtroendevalda var mycket engagerade. Detta dokumenterades på bästa sätt och ett digert material togs fram. När detta underlag sedan skulle dras för landstingsstyrelsen så var det två tjänstemän som fick i uppdrag att göra detta, till sitt förfogande fick de 15 minuter. Efter detta så lämnades rapporten åt sidan, och ingick inte i beslutsprocessen. Dessutom var det ingen som efterfrågade beredningarna om deras erfarenheter. Det Maria lyfter fram som lärdomar är vikten av att de förtroendevalda analyserar vad som är viktigast från deras erfarenheter, att det är viktigt att vara tydlig med vem som äger materialet och vem som är mottagaren. Lena Langlet Sveriges Kommuner och Landsting relaterade till hur politiker, befolkning och tjänstemän behöver gå i takt och exemplet kommer från skolvärlden. Inför ett eventuellt nytt betygsintagningssystem så höll de förtroendevalda hearings med föräldrar, elever, lärare. Det var en bred inbjudan från de förtroendevalda. Hearingen inleddes med att tjänstemän gav faktaunderlag i frågan, den ansvarige förtroendevalde berättade om själva tanken med hearingen. Sedan vidtog samtal med de inbjudna. Efter mötet gav den förtroendevalde förvaltningen i uppdrag att utreda och komma med förslag utifrån olika frågeställningar från mötet men möttes av ett nekande, med motiveringen att det inte var något bra förslag. Lenas reflektioner är att det, trots en bra dialog med befolkning, saknades en dialog mellan politik och tjänstemän, vilket var avgörande för frågans fortsatta hantering. 2
Inga Gustafsson Norrbottens läns landsting berättade om hur utredarna till beredningarna i Norrbotten arbetat med ett särskilt mål: att få respektive ordförande att äga uppdraget och ta ansvar för att driva arbetet i beredningen och också för resultatet som lämnas till fullmäktige. Det har varit en lång process som startade i att utredarna var passiva och lät beredningarna själva planera och genomföra sitt uppdrag. Detta visade sig inte fungera på ett bra sätt, och mer och mer tog utredarna på sig ansvaret för att vara den som drev beredningens arbete. Pendeln hade svängt från ena ytterligheten till den andra. När utredarna upptäckte att de låg sömnlösa och grubblade på beredningarnas uppdrag som bestämde man sig för att arbeta strukturerat för att föra över ansvaret där det hörde hemma. Idag är de stödjande i arbetet, ger struktur och stadga bl a genom ordförandeberedningarna där utredaren planerar tillsammans med ordföranden (allt ifrån hur nästa möte ska läggas upp, till hur fakta ska tas fram och pakteras till beredningen). Inga avslutade med orden, vi vet att vi har rätt roll när beredningens ledamöter tittar på ordföranden under mötet och inte på oss! Ingas OH-bild bifogas anteckningarna. Sammanfattning bikupa Efter de inspel som varit på förmiddagen hade vi diskussioner i små grupper om tankar och egna erfarenheter. Här kommer en kort sammanställning: Vi tjänstemän vill ofta kunna sammanställa kvantitativt eller kvalitativt på ett systematiskt sätt - men politik är inte vetenskap, det handlar inte om den absoluta sanningen, utan mer en fingertoppskänsla för de förtroendevalda för att kunna väga samman olika perspektiv i besluten. Processtödjaren ansvarar för att ställa de rätta frågorna till de förtroendevalda i akt och mening att få dom att veta vad de vill med t ex dialogerna. Vidare är processtödjaren ett metodstöd. Systematisk förplanering måste utkrävas. Val av metod varför just den? Syfte med dialogen? Rapporter: formen och språket kan bidra till att de känner igen sig bättre, punktform är en bra metod, så blir inte underlagen så stora och omfattande. De förtroendevalda har en roll med flera ben: - öka fingertoppskänslan för medborgarnas behov (ostrukturerat), - Kunskap om vad befolkningen tycker om vården, t ex via vårdbarometern (strukturerat), förankring hos medborgare och tjänstemän/profession (processinriktat). Detta innebär att PS stöd behöver möta och stödja de tre rollerna. Dialogen är ett verktyg (av flera) i beslutsprocessen. Det är viktigt med en stödjande roll (inte drivande och inte heller passiv). Politikerna ska inte vara på läktaren under en dialog, de behöver stöd för att vara rätt insatta inför dialogen, där kommer processtödjaren in. Han/hon kan se till att rätt underlag finns framtagen och ev frågeställningar blir besvarade innan dialogen. Detta för att bidra till att de förtroendevalda har rätt perspektiv och kan förklara syftet med dialogen. 3
En förtroendevalds syn på processtödjaren Paul Håkansson, landstingsråd i Östergötland och ordförande i Sveriges Kommuner och Landstings Hälso- och sjukvårdsberedning hade blivit intervjuad av Monica Jönsson angående hans syn på den nya rollen som processstödjare. Intervjun hade spelats in i förväg. Paul tryckte på sin befolkningsföreträdarroll och visade på ändringar genom åren. Tidigare var ärenden mer konkreta och fysiska för att under 90-talet bli mer av programatiskt karaktär. De fem - tio senaste åren handlar det mer om ett processinriktat befolkningsföreträdarskap där man bl a arbetar med behovsanalyser. Vi har idag en komplex organisation och därför behövs ett komplext stöd. Paul identifierade tre tjänstemannaroller: ledningsnivån, sakkunniga och processtödjare. När det gäller processtödjarrollen så tycker Paul att den ska utvecklas tillsammans med politiken. Några råd han skickade med till processtödjarna var: Låt de förtroendevalda träna sig utan att gripa in och entusiasmera, pusha på. Politiker arbetar med en blanding av fakta och värderingar, båda är lika viktiga och ska vägas in och konkretiseras i det politiska beslutsfattandet. Det är bra att vara tydlig i processen: detta är fakta som vi tjänstemän överlämnar, nu börjar värderingsfasen för er förtroendevalda. Det är lätt för tjänstemän att ge förslag till hur saker och ting politiskt ska värderas, men i stället handlar det om att ha tålamod och också vara modig och kanske säga: vi kan lämna fakta, underlag m m, men att formulera målen är ni förtorendevalda som gör. Ytterligare en viktig uppgift för processtödjaren är att han/hon är en kunskapsnavigatör, d v s vet var underlag finns och kan inhämta dessa, vet var kompetens kring olika frågor finns som kan kopplas mot politiken. En framtida bild av processtödjaren Om 10 år ur ett befolknings- och behovsperspektiv: Fullmäktige och styrelsen ser beredningarna/motsvarande som en helt naturlig och viktig del i koncernledningen, inte minst kopplat tll planerings- och beslutsprocessen. Beredningarna/motsvarande känner ett stort ansvar för sina uppdrag som befolkningsföreträdare. En ökad kunskapsstyrning har också påverkat arbetssätten och det finns stor efterfrågan efter erfarna eller nyutbildade processtödjare, för att stödja politiken i sina processer. Rollerna (inom politiken, men också mellan förtroendevalda/tjänstemän/profession) är tydliga och är resultatet efter en ömsesidig dialog. Uppdragen till de olika aktörerna/funktionerna/nivåerna, utgår från ett befolknings- och behovsperspektiv, de är tydliga och realistiska. Processtödjaren är aktiv i att ta fram rätt underlag som är paketerat utifrån målgruppens behov. Processtödjaren hittar rätt stöd (sakkunnig bl a) vid rätt tillfälle för de förtroendevalda. Däremot är processtödjare aktsam för att inte ta över det politiska initiativet och värderingsarbetet. Ytterligare en viktig roll för processtödjaren är att kunna tolka och översätta underlag, information m m mellan t ex förtroendevalda och profession. 4
Ovanstående blev resultatet efter en kort bikupa kring vad vi ser framför oss om 10 år. Utifrån detta fortsatta diskussionerna i grupper kring hinder och möjligheter för att nå denna utveckling. Här en kort sammanfattning: Otydliga roller leder till brist på engagemang, ett kontrakt kan göra rollerna tydliga. Tydliggör att rollerna har förändrats. Reglementet är ett viktigt verktyg för att tydliggöra detta. Dialogen är ett (av flera) verktyg i styrningen. Politiken och tjänstemännen gemensamt tar ansvar för verktygslådan. Visa respekt för varandras roller och ansvar. Tjänstemän kan vara mindre aktiva i att föreslå beslut, visa i stället på olika perspektiv och underlätta för politiken att ta bslut. Hjälp i all välmening kan bli en dadda. Hur går vi vidare Det är viktigt att fortsätta dialogen kring rollerna. Det behövs återkommande arenor mellan politik, tjänstemän och profession. Det är viktigt att dela samma bild samtidigt (att vi är på samma planet). Bra modeller för uppföljning av fullmäktigebeslut, stötta politiken i det arbetet. Stöd att ta fram: vilka frågor är möjliga/viktiga för politiken att påverka. Kunskapsunderlag kring svaga grupper och ojämlik hälsa eller hälso- och sjukvård. Avslutning Avslutningsvis konstaterades att det finns inga enkla lösningar. Metoder och koncept kan inte kopieras rätt av och drivas i det egna landstinget. Andras fallgropar och misstag är viktiga för att lära sig mer. Ägandet av uppdraget är centralt för att bli lyckosam som befolkningsföreträdare. Ett tips som kom fram är att om någon läser en bra bok som rör dessa frågor, skriver en kort sammanfattning och mailar till Anne som kan ta med det i Nätverkens nyhetsbrev. Inga delade ut metodbeskrivningar från Norrbotten och Gunilla delade ut Resultat av nämndens dialogaktiviteter. Dessa bifogas minnesanteckningarna. Det vore också bra om denna grupp hade en gemensam träff med det politiksa nätverket under våren för att diskutera rollerna gemensamt. Anne tar med detta till Nätverket Hälsa och Demokratis planering. Anne återkommer med tid för ny träff för erfarenhetsutbyte. Vi kom också överens att var och en kortfattat skriver ner hur den politiska organisatonen ser ut, efter november månads fullmäktigemöten och skickar det till Anne senast 30 november som sammanställer och skickar ut till hela gruppen efter det. För anteckningarna svarade Anne Bylund, Koordinator 5