Styrsystemet i koncernen Västerås stad

Styrsystemet i koncernen Västerås stad Antagen av kommunfullmäktige den 7 februari 2013 program policy handlingsplan riktlinje

Styrsystemet i koncernen program uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

Styrsystemet i koncernen Västerås stad Med styrning avses samtliga åtgärder som vidtas för att påverka agerandet i en viss önskvärd riktning. Detta styrdokument utgör en värdegrund och reglerar ekonomioch verksamhetsstyrningen i koncernen Västerås stad. Styrningen i Västerås stad utgår från stadens långsiktiga inriktning i målbild/vision samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Med hjälp av de kommunövergripande målen i den strategiska planen och de ekonomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs Västerås stad. Stadens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige. För de kommunala utförarna ska det finnas särskilda direktiv utfärdade av kommunfullmäktige. Värdegrund Utöver den formella styrningen finns en tydlig ambition i stadens ledning att utveckla stadens förmåga och ambitioner i en riktning som präglas av gränsöverskridande samarbete, nyfikenhet, kreativitet, nytänkande och vilja till innovativa lösningar. Styrningen i staden ska vila på en gemensam värdegrund vilken präglas av Medborgaren i fokus God dialog, samverkan, öppenhet och kvalitet Samverkan inom staden och med det omgivande samhället God framförhållning och anpassningsförmåga Långsiktig och hållbar utveckling Fokus på väsentligheter och risker Koncernperspektiv God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska kommuner ha en god ekonomisk hushållning i sina verksamheter, oavsett om de bedrivs i egen regi eller av annan juridisk person. I god ekonomisk hushållning ingår att verksamheten ska utövas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt (verksamhetsmässiga mål). De finansiella målen i god ekonomisk hushållning innebär: att kommunen inte bör förbruka sin förmögenhet för löpande behov, att löpande driftskostnader inte bör finansieras med lån och att de löpande intäkterna bör täcka kostnaderna. Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (balanskravet). Undantag får endast göras om det finns synnerliga skäl. Uppföljning mot budget sker i delårsbokslut och årsbokslut. Delårsbokslut per sista augusti samt årsbokslut behandlas av fullmäktige. Uppföljningen omfattar fastställda finansiella och verksamhetsmässiga mål och nyckeltal som ska säkerställa en god ekonomisk hushållning.

Organisationsstrukturer I Västerås stad finns flera organisationsstrukturer: Traditionell förvaltningsmodell, nämnd/styrelse som både är beställare och utförare av den kommunala verksamheten. Beställar-/utförarmodell, vilar på benen kommunfullmäktige, beställare och utförare. Kommunfullmäktige beslutar om ekonomiska resurser. Beställaren fastställer de politiska verksamhetsmålen inom sitt funktionsområde och träffar driftsavtal med interna och/eller externa utförare. Utförarna genomför beställarnas mål. Kommundelsmodell, nämnd som både är beställare och utförare av den kommunala verksamheten inom ett geografiskt avgränsat område. Hel- och delägda bolag, kommunal verksamhet som bedrivs i företagsform. Kommunalförbund, kommunal verksamhet som bedrivs i samverkan med andra kommuner och landsting. Verksamheter inom det kommunala uppdraget bedrivs också av annan utförare än staden själv, det vill säga entreprenader. Våra styrdokument Styrningen i staden utgår från stadens målbild/vision. Målbilden/visionen kompletteras av policys och program, vilka anger värdegrunder för vissa områden. Dessa dokument kan vara tidsoberoende eller ha en längre tidshorisont. En strategisk plan fastställs för mandatperioden. Den strategiska planens roll i förhållande till andra styrdokument är att ange den önskade utvecklingen inom några prioriterade målområden som den politiska majoriteten/ledningen vill lyfta fram och förbättra och/eller ha en riktningsförändring på under mandatperioden. I den strategiska planen fastställs ett begränsat antal strategiska mål och indikatorer som systematiskt återges och behandlas i samband med årsbudgeten. De mål som anges i ovanstående styrdokument är övergripande och gäller för hela koncernen Västerås stad om inget annat anges. Den strategiska planen, aktuella program och handlingsplaner utgör grunden för den årliga budgeten. Budgeten för drift och investeringar innehåller en statusbeskrivning av måluppfyllelsen, analys av förutsättningar och aktuella direktiv för måluppfyllelse för perioden. Utifrån de kommunövergripande målen och ekonomiska ramarna i budgeten sker en dialog med nämnden/styrelsen som därefter fullgör sina åtaganden och ansvar för att uppnå de kommunövergripande målen. Det finns också ett antal handlingsplaner som anger vad som ska göras för att uppnå mål inom olika prioriterade områden. Handlingsplanerna bör ange tidplaner och vem som ansvarar för genomförandet. För att säkerställa ett riktigt agerande fastställs riktlinjer som kan gälla för ett eller flera år.

Budget och uppföljning Budgetprocessen Det årliga budgetarbetet inleds med en belysning av de särskilda förutsättningarna i budgetperioden. Analysen omfattar till exempel lag- och regelförändringar och andra omvärldsförändringar men fokuserar också på till exempel demografiska förutsättningar i Västerås. Innehållet i belysningen bedöms inför varje budgetarbete. Budgetinriktningen är kommunstyrelsens anvisningar för nämndens/styrelsens budgetarbete. Där tydliggörs grunden för årsbudgetens prioriteringar mot strategiska planens mål. Utöver den strategiska planen ska andra relevanta program, handlingsplaner och prioriterade utvecklingsprojekt ingå i nämndernas och styrelsernas bedömningar. Grunden för resursfördelning är demografiska förändringar, pris- och löneförändringar, behovsförändringar, politiska viljeinriktningar och satsningar. Nämnder och styrelser analyserar sin verksamhet utifrån kommunstyrelsens budgetdirektiv och redovisar vilken verksamhet som kan rymmas inom de angivna ekonomiska ramarna. För att bedöma vilka åtaganden som är möjliga genomförs budgetdialog med nämnden/styrelsen om hur resurser bäst ska fördelas, för att nå målen. Budgetdialogen genomförs både utifrån nämndens/styrelsens ansvarsområde och uppdrag samt strategiska planens kommunövergripande målområden. Nämnden/styrelsen ska uppge preliminära åtaganden och måluppfyllelser. I kommunfullmäktiges budgetbeslut tydliggörs hur resurserna ska prioriteras för att nå de uppsatta målen i den strategiska planen och övriga kommunövergripande mål samt tillförsäkra ett i övrigt effektivt resursutnyttjande. Ekonomiska ramar fastställs av och nämndens/styrelsens åtagande redovisas till kommunfullmäktige. Genom årsbudgeten bekräftar nämnden/styrelsen sitt åtagande gentemot kommunfullmäktige. Det sker genom att nämnden/styrelsen inom den angivna ekonomiska ramen åtar sig att uppfylla de kommunövergripande mål som berör verksamheten samtidigt som man på ett övergripande sätt beskriver hur man kommer att arbeta för att uppnå dessa mål. Även nämndspecifika mål av övergripande karaktär bekräftas. Utgångspunkten i årsbudgeten är av kommunfullmäktige fastställda reglementen, planer, policys, program, ekonomiska ramar och gällande lagstiftning och nationella mål för den kommunala verksamheten. Innan nämnden/styrelsen fastställer årsbudgeten ska en analys göras av externa och interna möjligheter och risker som har betydelse för verksamhetens förmåga att klara olika mål och åtaganden inom den avsatta ekonomiska ramen. Den årsbudgeten stäms av i en budgetavstämning för det kommande budgetåret. I den budgetöversynen analyseras eventuella nya förutsättningar som tillkommit efter kommunfullmäktiges budgetbeslut. I samband med det årliga budgetarbetet fastställer nämnden/styrelsen en internkontrollplan för verksamheten. Internkontrollplanen ska bygga på en genomförd och dokumenterad riskanalys som ska omfatta samtliga processer som nämnden/styrelsen ansvarar för. Internkontrollplanen ska fastställas av nämnden/styrelsen och redovisas till kommunstyrelsen i samband med budgetavstämningen. Internkontrollplan för gemensamma processer fastställs av kommunstyrelsen.

Uppföljningsprocessen I uppföljningarna analyseras nämndens/styrelsens åtaganden och resursutnyttjanden utifrån den strategiska planens kommunövergripande mål, ekonomiskt utfall jämfört med årsbudget, verksamhets- och effektivitetsutveckling i övrigt och hur nämnder och styrelser har bidragit till stadens utveckling. Detta görs i samband med två delårsrapporter och ett bokslut. Delårsrapporterna kompletteras med månadsrapportering till kommunstyrelsen. I samband med årsbokslutet utvärderas nämndens/styrelsens interna kontroll genom att en sammanfattning av genomförda åtgärder och kontroller enligt internkontrollplanen redovisas till den egna nämnden/styrelsen samt till kommunstyrelsen. Utvärdering av nämnden/styrelsen och enheterna görs av respektive nämnd/styrelse. För nämnder och styrelser med en egen utförarverksamhet finns en resultathanteringsmodell för att hantera deras ekonomiska underskott och överskott. Genom modellen skapas ekonomiska incitament för ett bra resultatutnyttjande och en god följsamhet mot fattade beslut. I samband med tilläggsbudget ska nämnder och styrelser kunna ta i anspråk uppkomna resultat. Utrymmet för detta skapas i årsbudgetarbetet i den kommungemensamma reserven. Nämnden/styrelsen kan, om så bedöms önskvärt, utveckla ett eget system för hantering av resultat under förutsättning att utgångspunkterna i stadens gemensamma modell är styrande. Roller och ansvar Västerås stad har en decentraliserad organisation där nämnder och styrelser har ansvar för verksamhet, personal och ekonomi inom ramen för beslutade mål, ekonomiska resurser och resultatkrav. Respektive nämnd/styrelse ansvarar för att den interna styrningen och kontrollen säkras. Kommunfullmäktige fastställer reglementen för nämnder och styrelser. Kommunfullmäktige fastställer också kommunövergripande mål och ekonomiska ramar för nämndernas/styrelsernas verksamhet utifrån stadens målbild/vision. Detta sker genom stadens strategiska plan och årsbudget. Kommunfullmäktige utvärderar nämndens/styrelsens åtaganden utifrån stadens övergripande mål i samband med två delårsrapporter (per 30 april och 31 augusti) och bokslut. Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av stadens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders, styrelsers och bolags verksamhet, vilket framgår i kommunallagen (6 kap 1, 3 kap 17 och 18 ). Det innebär att kommunstyrelsen uppmärksamt följer de frågor som kan inverka på stadens utveckling och ekonomiska ställning. Nämnder och styrelser omsätter kommunfullmäktiges kommunövergripande mål och ekonomiska ramar och de ansvarar för att hålla rätt kvalitet och vara effektiva inom de ekonomiska ramar och politiska mål som fastställts av kommunfullmäktige. Nämnder och styrelser har även egna specifika mål. Utifrån nämndernas och styrelsernas preciserade mål och ekonomiska ramar anpassar förvaltningsledningen samtliga mål i dialog med enheterna som därefter

beskriver sina åtaganden. Enheterna har egna specifika enhetsmål. Utvärdering av enheterna görs av respektive nämnd och styrelse. För de kommunala utförarna ska det finnas särskilda direktiv utifrån kommunfullmäktiges åtagande. Detta för att kunna följa upp dess verksamhet avseende hur effektiviteten mäts och säkras, omfattning på uppdrag, men också för att se omfattningen av det kommunala utförandet. Kommunrevision ska granska nämndernas verksamhet och genom lekmannarevisorer de kommunala bolagen. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Revisorernas uppdrag är att pröva ansvarstagande och uttala sig om detta inför fullmäktige inför beslut i ansvarsfrågan. Västerås stads bolag Västerås stads helägda bolag bedriver självständigt sin verksamhet. De demokratiska och rättsliga spelregler som gäller för staden ska gälla för bolagen så långt det är möjligt. Om stadens övergripande program och policys ska gälla för bolagen ska detta framgå av direktiven. Bolagsverksamheten ska samordnas med stadens övriga verksamheter när så är möjligt. Stadens riktlinjer för intern kontroll gäller i tillämpliga delar även för bolagen. Genom den av kommunfullmäktige fastslagna bolagspolicyn och de gemensamma ägardirektiven framgår det hur styrningen sker. För stadens delägda bolag ska bolagspolicyn tillämpas i tillämpliga delar. Vad som är tillämpliga delar ska avgöras utifrån ägarförhållanden, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. I delägda bolag ska staden avtala med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur ägandet ska utövas i bolaget. Förutsättningarna för hur kommunalförbunden styrs framgår av respektive förbundsordning.

BILAGA 1 Begreppsförklaring Nedan beskrivs centrala begrepp i stadens styrsystem, vilka är fastställda av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Styrdokument Målbild/vision Målbild/vision är den gemenskaps- och identitetsskapande framtidsbild som ligger till grund för och som ger inspiration i arbetet i koncernen Västerås stad. Beslutas av kommunfullmäktige. Strategisk plan En strategisk plan fastställs för mandatperioden av kommunfullmäktige och den ska vara till hjälp för att styra mot visionen och de politiska målen för perioden. Den strategiska planens roll är att ange den önskade utvecklingen inom några prioriterade målområden och ange riktningen för andra styrande dokument i staden. Dessa ska ses som ett sätt att konkretisera den strategiska planen. Program Uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utveckling av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad. För att ett styrdokument ska definieras som ett av Västerås stad antaget program krävs beslut i kommunfullmäktige. Policy Uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad. För att policyn ska gälla mer än en nämnd/styrelse krävs beslut i kommunfullmäktige. Nämnder och styrelser kan för sin egen del och på eget initiativ besluta att anta policy som endast berör den egna nämndens/styrelsens verksamhetsområde. Handlingsplan Anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen. För att handlingsplanen ska gälla mer än en nämnd/styrelse krävs beslut i kommunstyrelsen. Nämnder och styrelser kan för sin egen del och på eget initiativ besluta att anta handlingsplaner som endast berör det egna verksamhetsområdet. Riktlinje Säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggningen och utförande i koncernen Västerås stad. Nämnder och styrelser kan för sin egen del och på eget initiativ besluta att anta riktlinjer som endast berör det egna verksamhetsområdet. Reglemente Reglera nämnders och styrelsers förhållande till kommunfullmäktige och hur strukturen för delegationsordningar ska vara utformade. Särskilda direktiv Anger hur de kommunala utförarna styrs. Ägardirektiv Anger hur stadens hel- och delägda bolag styrs. Målstruktur i Strategisk plan

Övergripande målområden Ett antal målområden kopplade till stadens vision. Anges i den strategiska planen och är beslutade i fullmäktige. Strategiskt mål Fokusområde som visar vägvalen för att nå det övergripande målområdet. Speglar stadens ambitioner i frågor där man vill se en förändring eller lägga fokus på. Anges i den strategiska planen och är beslutade i fullmäktige. Indikator En indikator ska visa att vi är på väg mot det uppställda strategiska målet. Den kännetecknas av att den är relevant, mätbar (kvalitativ och kvantitativ), håller över tiden och att arbetet med att ta fram indikatorn står i relation till den nytta den ger. Anges i den strategiska planen och är beslutade i fullmäktige. En indikator kan bestå av flera mätbara mått. Åtagande Genom åtagande förpliktigar sig nämnd/styrelse/resultatenhet/bolag att utifrån angivna förutsättningar uppnå satta mål. Övrigt Mål Mål ska vara smarta det vill säga specifika, mätbara, realistiska, accepterade, tidssatta, utvecklande samt ange vem som är ansvarig. Nämndmål/styrelsemål Mål beslutade av nämnd/styrelse vilka är specifika och gäller för det egna ansvars- /verksamhetsområdet. Målen är alltid i samklang med den strategiska planen. Enhetsmål Mål upprättade på enhetsnivå vilka är specifika och gäller den egna enheten/verksamheten. Målen är alltid i samklang med den strategiska planen samt de nämnd/styrelsemål verksamheten lyder under. Utvärdering Innebär att fastställda mål analyseras samt värderas utifrån graden av måluppfyllelse. Värderingen ligger till grund för förbättringsåtgärder.

BILAGA 2 Den goda processen Den goda processen beskriver Västerås stads budget- och uppföljningsprocess i kronologisk ordning, när i tiden budget- och uppföljningsarbetet sker.

BILAGA 3 Organisationsschema koncernen Västerås stad 2013-01-01 STADENS FÖRETAG (andel av aktiekapital är 30% eller mer) Bostads AB Mimer (100%) Mälarenergi AB (100%) Västerås Stads Strategiska Fastigheter AB (100%) Västerås Flygplats AB (100%) Mälarhamnar AB (55%) Etablering Västerås AB (51%) Västerås Central AB (49%) VafabMiljö AB (43,6%) KOMMUNALFÖRBUND Västmanlandsmusiken Teater Västmanland Mälardalens Brand- och Räddningsförbund Västmanlands Samtrafikförbund Samordningsförbundet Västerås STIFTELSER (i vilka Västerås stad ingår i styrelsen) Bostadsstiftelsen Aroseken Stiftelsen Hyresbostäder i Tillberga Stiftelse för naturskydd och friluftsliv i Västmanlands län Aktuellt organisationsschema finns på stadens hemsida www.vasteras.se/politikdemokrati

Stadsledningskontoret 721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se