Skåne European Office 2014 Verksamhetsberättelse
2 Verksamhetsberättelse 2013 Sammanfattande måluppfyllelse i relation till verksamhetsplaneringen för 2013 Verksamhetsplanen för 2013 innehöll långsiktiga målsättningar för kontoret som helhet och för de tre områdena hälsa, forskning och innovation och miljö/transport och kultur. Till detta fanns en handlingsplan med inriktning för arbetet och förslag på aktiviteter för året. Den övergripande målsättningen har varit att öka synligheten av Skåne i Bryssel och att öka förståelsen i Skåne för de politiska processer som pågår i Bryssel och öka förmågan hos skånska aktörer att delta i europeiska samarbetsprojekt. Som en övergripande målsättning sattes också en fördjupad kunskap om de kommande sektorsprogrammen och ett fortsatt aktivt arbete med de mest relevanta europeiska innovationspartnerskapen. Arbetet på kontoret har skett i enlighet med den planering som gjordes. Det kan konstateras att kontoret och därmed Skåne efter årets arbete är betydligt mera känt och synligt i Bryssel, särskilt av de aktörer som arbetar med innovationsfrågor. Den ökade synligheten beror på en flera faktorer, inte minst Annika Annerby Janssons framträdande roll i CPMR 1 och andra skånska aktörers deltagande i internationella forum. Vi anser dock att det är mycket tydligt att kontorets arbete inte bara bidrar till Skånes synlighet, utan mera väsentligt också till dess attraktivitet som strategisk samarbetspartner. Genom hög närvaro och strategiskt och genomtänkt arbete på kontoret, blir Skåne mer attraktiv och lättillgänglig som samarbetspart. Vi ser att antalet förfrågningar om medverkan i strategiskt intressanta processer och evenemang med attraktiva och kunniga parter ökar hela tiden. Viktiga delar av Region Skånes egen organisation, både tjänstemän och politiker, är också betydligt bättre uppdaterade om vad som händer och diskuteras inom EU och i Europa. Den strategiska rapporteringen har ökat från Bryssel till Skåne. De politiker och tjänstemän som har varit i Bryssel har fått betydligt bättre förutsättningar att dra nytta av besöken i sitt arbete. Kontorets verksamhet har också bidragit till att andra parter i Skåne, särskilt lärosätena i Skåne är bättre uppkopplade mot de politiska processerna i Bryssel. Arbetet med den internationella innovationsstrategin i Skåne har vitaliserats och utvecklats genom en tät koppling till den europeiska politiska agendan. Fortfarande är det dock en stor utmaning att hela tiden se till så att de möjligheter som genereras av kontorets arbete verkligen kommer skånska aktörer till del. 1. Forskning och innovation insatser och resultat 1 CPMR: Conference of Peripheral Maritime Regions
3 En tydlig satsning har under 2013 riktats mot att öka kunskapen och analysen av innovations- och forskningsprogrammet Horisont 2020. Resurserna har använts för att delta än mer aktivt i nätverket ERRIN och vid seminarier och konferenser i Bryssel och rapportera hem om dessa. Ett stort arbete har lagts ner på att analysera Horisontprogrammet och att på ett pedagogiskt sätt åskådliggöra programmets struktur och strategiska upplägg. Kontoret har också deltagit eller själva initierat en mängd processer, diskussioner och seminarier i Skåne. En samlad bedömning är att kontoret har en betydligt större förståelse och kunskap om den europeiska forsknings- och innovationspolitiken inklusive Horisont 2020. Detta ger oss helt nya förutsättningar att främja europeiska strategiska samarbetsprojekt i Skåne. ERRIN Satsningen har lett till att kontoret blivit en av de mest aktiva regionala aktörerna inom nätverket ERRIN. Detta har i sin tur inneburit många värdefulla kontakter med aktörer i Bryssel och ett stort antal förfrågningar om deltagande och inbjudningar till mer eller mindre öppna forum för diskussioner och presentationer. Smart specialisering och Vanguardinitiativet Kontoret har fortsatt att följa arbetet med smart specialisering och fortsatt att koppla det europeiska arbetet till det skånska innovationsarbetet. Arbetet ledde till att Skåne kunde delta och informera om TITA-projektet 2 i den stora innovationskonferensen WIRE 3 på Irland, kontoret informerade om det skånska arbetet med smart specialisering på en stor brittisk konferens i Belfast, kontoret deltog aktivt i Region Skånes konferens om smart specialisering i Östersjön och kontoret har under hela året haft en ledande roll i ERRIN:s arbetsgrupp för smart specialisering. Kontoret har också blivit tillfrågade och deltagit vid ett stort antal större och mindre seminarier och möten i Bryssel för att berätta om det skånska innovationsarbetet. Ett tydligt resultat är att Skåne deltog som en av tio ursprungliga deltagare i det s.k. Vanguardinitiativet som leds av Flandern. Det resulterade också i att Skåne fick möjlighet att tillsammans med flera delar av kommissionen och Skottland och Flandern arbeta fram ett seminarium om hälsoinnovationer i Regionkommittén i Bryssel. Förutom att presentera innovationsområdet personlig hälsa i Skåne gavs också Medicon Valley Alliance en möjlighet att presentera sitt arbete. I nära anslutning till detta arbete har kontoret följt den diskussion som pågått i Bryssel runt möjligheten till synergier mellan olika fonder och program. Kontoret har bidragit med insikter till de två strukturfondsprogram som tagits fram i Skåne. Horisont 2020-gruppen och djupare förståelse för Horisontprogrammet 2 TITA: Skånskt utvecklingsprojekt 2010-2012 för att analysera hur regionens aktörer kan maximera samhällsnyttan av etableringen av forskningsanläggningarna MAX IV och ESS utanför Lund 3 WIRE: The Week of Innovative Regions in Europe, en årlig europeisk konferens
4 På uppdrag av Forsknings- och innovationsrådet i Skåne (FIRS), har kontoret lett en grupp för kunskapsutbyte om det nya forskningsprogrammet. Gruppen, som träffats i Skåne ca. 8 gånger och haft ett heldagsmöte i Bryssel, består av deltagare från lärosätena, Region Skåne och aktörer som är knutna till arbetet med den skånska innovationsstrategin. Kontoret leder arbetet och har lagt ner ett betydande arbete på att skapa analyser av Horisontprogrammet utifrån skånska prioriteringar. Ett omfattande gemensamt informationsmaterial har också tagits fram. Gruppens arbete har vid två tillfällen avrapporterats till FIRS. Arbetet har resulterat i fördjupad kunskap om det europeiska forskningsprogrammet i lärosätena och i Region Skåne. Det har också skapat nya samarbeten mellan Region Skåne och lärosätena. Sociala innovationer Kontoret anordnade en större konferens för att diskutera överenskommelsen med den ideella sektorn i Skåne och sätta den i relation till andra liknande initiativ i Europa. Flera personer från kommissionen och från europeiska organisationer på området, liksom personer från olika intresserade regioner i Europa deltog vid konferensen. Innovationspartnerskapen Under hela året har arbetet med de framväxande innovationspartnerskapen för vatten och smarta och hållbara städer varit en viktig arbetsuppgift för kontoret. Kontoret har varit drivande i bildandet av arbetsgrupper i ERRIN för att följa partnerskapen, vi har deltagit i ett stort antal möten och konferenser, inbjudit till en rad nätverksmöten i våra lokaler, tagit enskilda kontakter med kommissionens ansvariga tjänstemän och i olika forum fört hem kunskap om partnerskapen till Region Skåne men också till andra aktörer i Skåne. Ett parallellt arbete har också skett tillsammans med kontoren som ingår i STRING-nätverket 4. Kontoret tog tillsammans med Själlands Brysselkontor fram ett underlag till STRING om möjligheterna med innovationspartnerskapet om smarta och hållbara städer. Syftet med arbetet har varit att uppmärksamma skånska aktörer på de möjligheter partnerskapen ger till uppkoppling mot andra europeiska aktörer och den politiska diskussion som pågår i Europa. Kontoret har stött Skånes Hav och Vatten i arbetet för att bilda ett europeiskt partnerskap för innovativt arbete mot läkemedelsrester i vatten. Kontoret är uppkopplat mot den skånska påverkansplattformen Hydrosolidaritet liksom till arbetet med det strategiska innovationsområdet Framtida urbana försörjningssystem. På motsvarande sätt har innovationsområdet för smarta och hållbara städer haft en tydlig uppkoppling till det framväxande innovationspartnerskapet genom kontorets verksamhet. Detta resulterade i att en av koordinatörerna för det skånska arbetet ansvarar för en del av sekretariatsarbetet i den s.k. stakeholders platform inom partnerskapet. Besök och möten i Bryssel och i Skåne 4 STRING: Samarbete mellan Skåne, Huvudstadsregionen i Danmark, Själland och Schleswig-Holstein, Hamburg för regional tillväxt och bättre transportinfrastruktur.
5 I början av året anordnade de svenska regionkontoren en gemensam konferens för kollegor hemifrån. SKL:s Brysselkontor samordnade insatserna, och Skånes Brysselkontor deltog mycket aktivt i arbetet. Kontoret deltog också aktivt i programläggningen för Östersjönätverket ibsg:s årliga sommarkonferens i Bryssel. Vid flera tillfällen har kvalificerade arbetsprogram ordnats för nedresande skånska aktörer. I samband med europeisk resa för de skånska klustrens VD:ar anordnade kontoret ett heldagsprogram med möten om kontorets verksamhet, och möten med tjänstemän i kommissionen och i parlamentet. Under hösten möttes Horisontgruppen på ett heldagsmöte på kontoret. Programmet innehöll bl.a. diskussioner med Vinnova, det danska Brysselkontoret CreoDK och tjänstemän i kommissionen. Senare under hösten ordnades tillsammans med Lunds universitet och Malmö högskola en uppskattad utbildningsdag för humanistiska och samhällsvetenskapliga fakulteterna på kontoret med en rad olika tjänstemän från kommissionen. Ett antal arbetsmöten med andra regionala representanter har också anordnats för besökande tjänstemän eller andra aktörer från Skåne. Kontoret har också deltagit eller arrangerat ett antal möten i Skåne, bland annat en halvdagsutbildning för ett trettiotal tjänstemän i Region Skåne om Horisont 2020. 2. Hälso- och sjukvårdsfrågor insatser och resultat Arbetet har skett med en långsiktig målsättning att Region Skåne ska vara känt som en modern och intresserad sjukvårdsproducent och att kontoret ska betraktas som en intressant samarbetspart i Bryssel för dessa frågor. Avsikten är att det ska ge ökade möjligheter för utvecklingen av den skånska hälso- och sjukvården. Årets arbete har ökat kontorets synlighet och resulterat i en rad förfrågningar om deltagande i olika sammanhang i Bryssel. Kontoret har tillfrågats om att hjälpa till att leda hälsogruppen inom nätverket ERRIN, att bidra med kunskap och erfarenhet om hälsofrågor till andra regionala aktörer och till seminarier och möten av olika slag. Året har också inneburit närmare samarbete med en bredare krets av innovationsaktörer med inriktning mot hälso- och sjukvårdsfrågor i Skåne. I planeringen för 2013 konstaterades att möjligheterna att arbeta aktivt med hälso- och sjukvårdsorganisationen till del var avhängigt en tydlig kontaktpunkt i organisationen med tydligt internationellt uppdrag. Med anledning av neddragningar och omorganisationer drogs den tjänsten ned under en stor del av året vilket har gjort det svårare att hitta samarbetsparter i den egna organisationen. EUREGHA Efter att under ett par år ha arbetat aktivt för att stödja nätverket EUREGHA kan vi konstatera att nätverket fungerar bra och bidrar aktivt med kontakter, analyser och omvärldsbevakning. Genom utåtriktat arbete i Bryssel och täta koppling till EUREGHA har kontorets kontakter med strategiska tjänstemän i de europeiska institutionerna och organisationer på området ökat.
6 I samarbete med EUREGHA har kontoret anordnat en rad mindre och större nätverksmöten om hälso- och sjukvårdsfrågor med deltagare från olika regioner i Europa och från de europeiska institutionerna. Ett rundabordsmöte mellan kommissionen och regionala experter om genomförandet av patientrörlighetsdirektivet genomfördes också i kontorets lokaler. Vid detta, liksom vid EUREGHA:s högnivåkonferens som genomfördes i parlamentet deltog tjänstemannakollegor från Region Skåne och bidrog med sina erfarenheter. Seminarium på kontoret Kontoret anordnade under Open Days-veckan ett seminarium om Öresundsregionens överenskommelse med Massachusetts om utvecklingsarbete och forskning inom hälso- och sjukvård. Flera aktörer från Skåne deltog, bl.a. från Helsingborgs sjukhus, liksom Harvard Medical School på länk från USA. Från Bryssel deltog bl.a. Europeiska kommissionen som beskrev hur europeiska partnerskap med tredje länder ska uppmuntras framöver. Innovationspartnerskapet för aktivt och hälsosamt åldrande Ett relativt omfattande arbete har skett från Brysselkontoret för att utveckla det skånska deltagandet i innovationspartnerskapet för aktivt och hälsosamt åldrande. Kontoret har tillsammans med kollegorna i hemmaorganisationen skapat en riktig plattform för skånskt samarbete inom området aktivt och hälsosamt åldrande. Plattformen har haft tre möten i Skåne där kontoret bl.a. informerat om möjligheterna i det nya forskningsprogrammet Horisont 2020. En diskussion inleddes också med kommissionen och ett par andra deltagande regioner om hur arbetet för s.k. referensområden kan utvecklas ytterligare. Kontoret har också deltagit å Region Skånes vägnar i ett antal arbetsgruppsmöten i partnerskapet. Handikappfrågor på europeisk nivå Under hösten genomförde kontoret en analys av europeisk politik och nätverk inom områden som relaterar till funktionshindardes villkor. Detta utnyttjades när kontoret deltog i en workshop med regionens Handikappberedning i Skåne. Besök och möten i Bryssel Ett tredagarsbesök ordnades i Bryssel för Habiliterings- och hjälpmedelsnämndens presidium och de tjänstemän som arbetar mot nämnden. Kontoret la upp ett fullt program för de tre dagarna, med arbetsmöten på kontoret och möten med flera europeiska organisationer och relevanta tjänstemän i kommissionen. 3. Miljö-, transport och kulturfrågor Arbetet har skett utifrån ambitionen att se till så att regionens miljö-, transportoch kulturarbete sker med god insikt i de europeiska diskussionerna. Kontoret har därför följt de politiska processerna i parlamentet och rådet och genom att delta i en rad konferenser och möten och rapportera hem från dessa. Kontoret har också följt slutförhandlingarna om sektorsprogrammen på området. Kontoret har deltagit i en rad olika möten i Skåne med fokus på miljö- och transportfrågor. En samlad bedömning är att arbetet har tillfört en europeisk dimension till regionens arbete med dessa frågor.
7 Miljöfrågor Som framgått ovan har särskilt fokus lagts på vattenfrågor både i relation till politiska processer och innovationsfrågor. Kontoret har samarbetat nära med regionens tjänstemän, Skånes Hav och Vatten och innovationsaktörer från lärosätena i Skåne bl.a. för att bidra till att samarbetet hemma sker med god kunskap om diskussionen i Bryssel och i Europa. Kontoret har bl.a. genom ERRIN:s vattengrupp fått ett nätverk av aktörer med intresse för vattenfrågor. Arbete har också utvecklats i relation till regionens arbete med biogas där flera lagstiftningsärenden varit av direkt relevans. Kontoret har också tillsammans med kollegor hemifrån fört upp diskussionen om bioekonomi på dagordningen i Region Skåne. Transportfrågor Kontoret har rapporterat hem om lagstiftningsarbetet på transportsidan. Det fjärde järnvägspaketet och de sista diskussionerna om det nya transeuropeiska transportnätet har varit i fokus. Ett par särskilda möten har organiserats av kontoret för infrastrukturenheten tillsammans med miljöstrategiska. Kulturfrågor Under hösten anordnade kontoret tillsammans med Kulturförvaltningen i Skåne ett seminarium om regionernas deltagande i den europeiska kulturpolitiken. Ett femtiotal personer däribland Kulturnämndens ordförande och Kulturförvatningens chef, deltog i en intensiv diskussion där också det svenska, belgiska och holländska kulturråden deltog. Seminariet ledde till ökad synlighet för Region Skånes kulturpolitiska arbete i Bryssel och kontoret deltog senare i en kulturpolitisk diskussion på Parisregionens Brysselkontor. Praktiska frågor på kontoret Ombyggnad av lokalerna Under våren och sommaren 2013 genomförde hyresvärden en ombyggnad av entrén till kontorshuset vilken påverkade kontorets verksamhet påtagligt. Ombyggnaden innebar att ett kontorsrum förlorades permanent. Arbetet innebar relativt stora störningar i form av buller och skräp och oväntade tekniska störningar under ca 6 månader. Bolaget ska kompenseras för detta i enlighet med en på förhand uppgjord plan. Kommunförbundets representant samlokaliseras med Skånekontoret I mars installerades Brysselrepresentanten för Kommunförbundet i Skåne i bolagets lokaler. Ett avtal mellan Region Skåne och Kommunförbundet i Skåne reglerar samlokaliseringen. Under hela 2013 inhystes också sekretariatet för nätverket EUREGHA i kontorslokalerna. Sekretariatet har vid årsskiftet flyttat över till en annan medlems lokaler. Personalfrågor Under 2013 sköttes arbetet av fem personer på fyra heltidstjänster. En högskolepraktikant arbetade på kontoret under våren och två under hösten.
8 Resor till Skåne Kontorets medarbetare reste till Skåne ett fyrtiotal gånger och arbetade mer än 60 dagar i regionen. Kontorets chef har regelbundet deltagit i Regionstyrelsens arbetsutskotts möten, i Forsknings- och innovationsrådet i Skåne och i Horisontgruppens möten. Olika medarbetare har rest hem för att delta vid ett antal enhetsmöten och ledningsgrupper i regionen, vid seminarier och workshops i regionen (både interna i Region Skåne och anordnade av externa aktörer) liksom för enskilda möten med kollegor och politiker. Hemsida, evenemangslista och bidrag till Region Skåne och världen Under året har kontoret ungefär en gång i veckan uppdaterat en evenemangslista med aktuella seminarier och möten i Bryssel. Denna har funnits tillgänglig både som elektronisk kalender på hemsidan och i form av ett utskick till personer som anmält intresse för detta. Skåne European Office hemsida på Region Skånes externa websidor har uppdaterats och ungefär en gång i månaden har någon eller ett par korta rapporter publicerats från kontoret. Rapporterna har ofta utnyttjats för publicering också i Region Skåne och världen. På hemsidan har kontoret också aviserat de resor och besök som planerats för den kommande månaden.
9 BILAGA 2 Ekonomisk redovisning 2013 års verksamhet Alla summor är uttryckta i Euro Intäkter (euro) Kostnader (euro) Verksamhetsbidrag 577 877 Lokaler 136 567 (Region Skåne) Uthyrning av mötesrum 2 970 Personalkostnader 325 668 Ränteintäkt 969 Resor 30 663 Representation/evenemang 7 106 Övr. verksamhetskostnader 54 331 Totalt intäkter 581 816 Totalt kostnader 554 335 Nedbrytning av kostnaderna: Lokalkostnader totalt 136 567 Hyra och andra fasta kostnader el/värme, underhåll, 117 429 städning, försäkring, skatt m.m. Nedskrivning möbler etc. 19 138 Personalkostnader totalt 325 668 Löner 251 086 Sociala kostnader, semesterersättning, försäkring 74 582 Resekostnader totalt 30 663 Flygresor och transport till/från flygplats 26 291 Hotell/traktamente 4 372 Representation totalt 7 106 Representation 1 002 Egna möten och evenemang 6 104 Övriga verksamhetskostnader totalt 54 331 Leasing och service datorer, telefoner och kopiator/printer 24 834 Advokat och redovisningsarvoden (inkl. arvode till 14 352 belgiska skattemyndigheter) Tidningar, kontorsmateriel etc. 5 782 Nätverksmedlemsavgifter m.m. 9 037 Övrigt 326 Skåne European Office är icke vinstdrivande och finansieras i princip helt med verksamhetsbidrag från Region Skåne. Verksamheten har under 2013 nått ungefär den omfattning som var avsett från början. Ett överskott byggdes upp under de första år då verksamheten var under utveckling. Avsikten är att detta överskott ska minskas genom lägre verksamhetsbidrag under 2014. Så länge de kommersiella intäkterna är mycket låga kan bolaget behålla en skatterättslig status som innebär att verksamheten i princip jämställs med en myndighet eller ideell förening. Behovet av extern hjälp från konsulter minskade under 2013. Ett antal kontrakt har också omförhandlats vilket lett till lägre kostnad för bokföring och revision. På samma sätt har kostnaderna minskat för IT-stöd genom avskrivning av leasade datorer och omförhandling av stödfunktionen.
10 Skåne European Office Rue du Luxembourg 3 B-1000 Bruxelles, Belgium info@skane.eu Kontoret arbetar för att synliggöra Skåne i Bryssel och öka medvetenheten i regionen om europeiska processer och politik. Kontoret bevakar och främjar Skånes intressen på plats i Bryssel. Målet är ökad internationalisering. www.skane.se/bryssel