för idét och sektionens inventarier 2.0 Styrelsen 30 november 2010
1 Tillåtna låntagare idét får lånas ut till Teknologkåren vid LTH (TLTH), fria föreningar under TLTH, sektioner inom TLTH, medlemmar i Datatekniksektionen samt fria föreningar under Datatekniksektionen inom TLTH. Utöver detta får idét även lånas ut till institutioner (och motsvarande) i E-huset, samt till andra arrangemang anordnade av och för teknologer studerande Datateknik eller InfoCom på LTH. Ett arrangemang bör ha en övervägande del LTH-studenter. Enstaka personer som inte är LTHstudenter får förekomma men ska då helst vara studenter vid annan del av Lunds Universitet. Datatekniksektionens källarmästare har i samtliga fall rätt att neka en låntagare lån, om skäl för detta föreligger. Detta beslutas från fall till fall, men skäl för nekande kan även inräkna avsaknad av Hottentottar (sektionens ansvariga på plats under evenemanget, se avsnitt 8 nedan). 1.1 Kontaktperson Ansvarig låntagare ska uppge namn, personnummer och telefonnummer i samband med upprättande av avtal. Låntagaren ska vara tillgänglig på detta telefonnumer tills kontraktet avslutats. 2 Interna regler inom sektionen För evenemang anordnade av Datatekniksektionen utgår ingen avgift eller deposition och inga Hottentottar behövs. Bokning sker enligt nedan (avsnitt 3), med undantaget att inget skriftligt avtal ska upprättas. Notera att stora delar av resten av detta dokument gäller även interna evenemang, speciellt avsnitt 7. Evenemang anordnade av Datatekniksektionen har företräde framför andra evenemang. Evenemang som inte är anordnade av Datatekniksektionen kan ställas in eller ändras om sektionsevenemang kommer i vägen. Datatekniksektionen får dock inte ändra eller ställa in ickesektionsevenemang senare än en vecka i förväg, om källarmästaren inte uttryckligen har angivit annat när avtalet upprättades. 3 Bokning och avtal Bokning av lokalen sker enklast på källarmästeriets bokningssida, http://www.dsek.lth.se/boka (i undantagsfall kan man skicka mail direkt till kallarm@dsek.lth.se). Ett skriftligt avtal skall upprättas senast en vecka innan lokalen ska användas. I samband med att avtalet upprättas, ska deposition och övriga avgifter erläggas samt en tid för överlämnande av accesskort (om låntagarens eget inte kan användas). Avtalet ska upprättas mellan källarmästaren och en ansvarig person för evenemanget. Om skriftligt avtal inte upprättas i tid anses bokningen vara struken. 2 (7)
4 Lokaler Låntagaren disponerar, om inte annat angivits, alla lokaler inom idéts väggar, utom styrelserummet samt de två förråden. Alla lokaler lånas ut i befintligt skick och Datatekniksektionen ansvarar inte för att lösa inventarier finns eller inte finns. Notera att lokalen har en maxgräns på 150 personer. Låntagaren har tillträde till lokalen tidigast klockan 17:30, om inte annat har angivits skriftligen. Lokalen ska vara tom, städad, släckt och stängd senast 02:30. 5 Deposition Deposition tas ut vid lån av lokal. Depositionen gäller lokal och eventuellt accesskort. Depositionens storlek beror på arrangemanget och bestäms av källarmästaren från fall till fall. Normalt är depositionen 500 kronor. Deposition tas ej ut om betalningen sker med faktura, då istället eventuella extraavgifter läggs till på fakturan. Se även avsnitt 13 om köket ska lånas. 6 Accesskort och nycklar Om låntagaren inte har ett accesskort som kan kopplas till lokalerna, kan ett lånekort uthämtas hos Datatekniksektionens källarmästare vid avtalad tid. Om lånat accesskort inte återlämnas vid kontraktets avslutande, uttas en avgift om 200 kronor för att ersätta detta. Nycklar till andra låsta utrymmen (främst läskkylarna) står Hottentottarna för. Önskemål om att låna sådana låsta utrymmen måste meddelas källarmästaren i god tid i förväg, så att kylarna kan tömmas och Hottentottarna kan få nycklar. 7 Regler Låntagaren är skyldig att följa E-husets regler för lån av festlokaler. För alla tillställningar, både interna och externa, måste den ansvarige senast två veckor i förväg ha anmält sig som ansvarig för evenemanget hos Datatekniksektionens källarmästare. Antingen i egen hög person eller via mail med ett aktuellt foto på personen bifogat. Det är helt förbjudet att röka i lokalen. Skulle rökning ske i lokalen, anses depositionen vara förverkad och saneringskostnader kommer att läggas på avgiften. Arrangören har ansvar för de brandsläckare som finns i huset. Om någon av dessa används utan faktisk anledning kan arrangören bli betalningsansvarig för påfyllning och besiktning. Pågår arrangemang samtidigt hos E-sektionen och användandet inte kan knytas till någon specifik sektion delas kostnaden. 3 (7)
Husets regler säger att det alltid måste finnas minst en nykter brandansvarig på plats. Detta sköts av sektionen som alltid kommer att ha minst en Hottentott närvarande under hela tillställningen. 7.1 Alkohol Då Datatekniksektionen har permanent alkoholtillstånd skall dessa regler följas till fullo. Om alkohol skall nyttjas i idét måste Datatekniksektionens sexmästeri stå för serveringen, kostnader för detta tillkommer. Om eventet med alkohol inte omfattas av det fasta tillståndet skall bokningen göras minst tre till fyra veckor innan önskat datum för eventet. Tillfälliga tillstånd måste göras i god tid. Bokningar som innefattar alkohol måste godkännas av styrelsen. 8 Hottentottar Sektionen ska ha minst en ansvarig sektionsrepresentant, kallad Hottentott, på plats under tillställningen. Detta gäller endast evenemang som inte är arrangerade av Datatekniksektionen, och eventuella undantag för övriga fall kan beslutas av källarmästaren om särskilda skäl föreligger. Inga undantag görs om tillställningen inkluderar alkohol, på grund av alkohollagen och E-husets regler. En bokning av lokalen ska ej godkännas innan minst en Hottentott finns tillgänglig för det aktuella tillfället. Sektionen kan även bryta kontraktet om avtalade Hottentottar fått förhinder, dock inte senare än en vecka i förväg, om källarmästaren inte uttryckligen har angivit annat när avtalet upprättades. Vid utlåning av ljud- och ljusanläggningen är det upp till Hottentottarna att hantera denna utrustning. Låntagaren själv äger inte tillträde till utrymmet där utrustningen är placerad, mer än för att styra vilken musik som spelas. 9 Skador, fel, brister Låntagaren är skyldig att meddela eventuella fel och brister på lokalerna och dess utrustning. Låntagaren är ersättningsskyldig för material som går sönder eller saknas i E-huset, samt vid skadegörelse. Om uppkomna fel, brister eller skador på utrustning inte meddelas källarmästaren, är depositionen förverkad. Det åligger låntagaren att kontrollera att lokalerna och dess utrustning är i fullgott skick före arrangemanget. 10 Städning Städningen ska ske under närvarande Hottentottarnas överseende. Städningen ska vara färdig och godkänd senast 02:25, 02:30 ska lokalen vara tom. Skulle lokalen inte vara tom och städad vid den tiden anses depositionen förverkad och en extra avgift om 200 kronor per påbörjad timme tas ut, men denna extratid får enbart användas för städning. 4 (7)
I speciella fall kan städning göras dagen efter, om detta meddelats källarmästaren i förväg. Städningen ska då senast vara klar och kontrollerad 12:00 på en helg och 07:30 på en vardag. Extra avgift kommer att utgå för kontrollen. Observera att lokalen ändå måste vara utrymd, släckt och stängd klockan 02:30. 11 Porslin Om låntagaren önskar hyra porslin eller köksutrustning av Datatekniksektionen ska detta meddelas i god tid i förväg till källarmästaren. Ett kuvert består av tallrik (stor och liten), glas (vatten- och öl- eller vinglas), bestick (kniv, gaffel, sked och kaffesked). Övrigt porslin såsom karaffer, saltkar och glasskålar finns att hyra men kostar extra. Vill man använda varmluftsugnen och inte har bleck kan sektionens sådana lånas. Det får endast användas plastvertyg i blecken. Eventuella skador eller sönderslaget porslin ska anmälas och kostnaden läggs till avgiften alternativt dras från återbetalad deposition. 12 Ljud- och ljusanläggning Sektionen förfogar över en bra ljud- och ljusanläggning. Ljuset består av en ljusrigg med ett flertal lampor. Dessa kan köras med ett par olika fördefinierade program. Sektionen har också UV-ljus och en diskokula för den där rätta dischokänslan. Sektionens ljudanläggning är fullt tillräcklig för det mesta. Om man vill ta med sig eget ljud görs detta helst på en egen dator eller en bärbar spelare med ett vanligt 3,5mm stereouttag. Även 2xRCA-kontakt kan användas om så önskas, men då behöver låntagaren ta med en egen kabel för detta. I vissa fall kan även CD-skivor, usb-minne eller externa hårddiskar användas. Man kan dock inte ladda ner musik från någon källa på Internet. Tjänsten Spotify finns att tillgå. 13 Köket Köket tillhandahålls som det är. Köket innehåller en varmluftssugn, en industrispis med fyra plattor och en industridiskmaskin. Det finns två vaskar och mycket beredningsyta. Möjlighet finns också att hyra sektionens värmeskåp. Vid utlåning av köket tas ytterligare en deposition om 500 kronor ut. Denna extra deposition betalas endast tillbaka då städning av köket och diskning av eventuella inventarier är godkänd. Lån av enbart köket kan göras gratis av andra sektioner inom TLTH förutsatt att det städas ordentligt. Detta gäller normalt endast dagtid (8-17), men enstaka undantag kan göras förutsatt att det finns Hottentottar som kan kontrollera städningen. Bokning för detta sker som vanligt (se avsnitt 3). Inget avtal behöver skrivas för gratislån, men Datatekniksektionen förbehåller sig rätten att ta ut ordinarie avgifter (se avsnitt 16) om städningen av köket anses vara otillräcklig. Gratis lån av köket är ett privilegium som källarmästaren kan upphäva för enskilda sektioner som skött sådana lån dåligt tidigare. 5 (7)
I köket skall enhetlig arbetsklädsel användas. Obehöriga äga ej tillträde under matlagning. För mer information, kontakta Källarmästaren. 14 Hemmabiorum, aka Shäraton Sektionens hemmabioutrustning finns att tillgå för utlåning. Utrustningen får endast utnyttjas på plats i rummet. 15 Övriga inventarier Sektionen hyr även ut övriga inventarier som till exempel barelement, grillar och soffor till evenemang utanför lokalerna. Generellt gäller samma regler för dessa som för lokalerna med avvikelsen att hottentottar inte är nödvändiga. Alla sektionens inventarier hyrs inte ut utanför lokalerna. Om något saknas från listan, se avsnitt 16 nedan, hör med Datatekniksektionens källarmästare om vilka möjligheter som finns. 16 Priser Hyra utgår ej för lån av idét. Datatekniksektionen tar dock ut expeditionsavgifter för tjänster och ersättning av material (slitage, städmateriel, hantering av bokningar, inspektion, övrig förbrukningsmateriel). Dessa avgifter tas också ut för att Datatekniksektionen ska kunna ha Hottentottar på plats. De priser som är skrivna i fetstil ingår alltid. Övriga priser betalas endast om låntagaren vill låna de beskrivna delarna (ska meddelas källarmästaren i god tid i förväg). Expeditionsavgift Deposition Deposition för köket Tillfälligt alkoholtillstånd Läskkylar i baren Ljud- och ljusanläggning Porslin, glas etc. Värmeskåp Hemmabiorum 1000 kronor Normalt 500 kronor 500 kronor 1500 kronor 100 kronor 500 kronor 5 kronor per kuvert 200 kronor 300 kronor 16.1 Priser för övriga inventarier, utanför lokalerna, per tillfälle Vid tillfälle menas evenemang, bokning och är oftast en dag. 6 (7)
Deposition Barelement Bord och tio stolar Grillar Soffor Övrigt Normalt 500 kronor 250 kronor per element 200 kronor 100 kronor 200 kronor per soffa Kontakta källarmästaren för pris 17 Undantag och tolkning Eventuella undantag från dessa regler kan vid enstaka tillfällen förhandlas fram med Datatekniksektionens källarmästare. Vid tvetydigheter kring dessa regler äger Datatekniksektionens källarmästaren tolkningsföreträde. 7 (7)