Basenhet Kultur 2011-11-22, Carl-Magnus Gagge ORGANISATION FÖR BASENHET KULTUR fr.o.m. 1 januari 2012 Nuvarande organisation Basenhetens nuvarande organisation har sin grund i den organisation för Västmanlands läns museum som trädde ikraft den 1 januari 2007. Organisationen har bestått av ett stort antal verksamhetsområden under personal- och verksamhetsledning av verksamhetsansvariga. Personalansvaret har dock legat på länsmuseichef och bitr. länsmuseichef. Organisationen har under de efterföljande åren justerats vid ett par tillfällen för att anpassas efter nya uppdrag och ändrad bemanning. Förändrade förutsättningar Under 2010 flyttade länsmuseets publika verksamhet till Karlsgatan 2 i Västerås. Verksamheten bedrivs i nära samverkan med Västerås konstmuseum. Lokaler, funktioner och vissa tjänster delas mellan de båda museerna. Det nya läget har inneburit fördubblade besökssiffror och ett ökat intresse för museernas verksamhet i olika delar av samhället. Utökade utställningsytor för länsmuseet är planerade och Karlsgatan 2 skall som kulturscen för konst och kulturarv utvecklas till en stark attraktion såväl lokalt som regionalt och nationellt. Genom en organisationsförändring inom Landstinget Västmanland bildades 1 januari 2011 basenheten Kultur. Basenheten är en del av Centrum för regional utveckling och samlar förutom länsmuseiverksamheten även landstinget kulturkonsulenter och landstingets interna konstverksamhet. Ambitionen är att konsulentverksamheten inom en snar framtid skall flytta ihop med Västmanlands läns museum på Karlsgatan 2. Den nya nationella kulturpolitiken med införandet av samverkansmodellen 2012 och den Regionala Kulturplanen ger nya förutsättningar. Särskilda behov finns inom enhetens ledning att skapa ökat utrymme för strategiskt arbete och att i samhället knyta nya former av samarbeten och samverkan för enhetens olika verksamheter. Förutsättningarna för enhetens verksamhet, såväl verksamhetsmässigt och ekonomiskt som organisatoriskt, har således kraftigt förändrats under 2010 och 2011. Förändringarnas omfattning kräver en ändrad ledningsstruktur. Inför utarbetandet av förslaget till ny organisation har med stöd av extern konsult ett utvecklingsarbete bedrivits med hela personalgruppen och inom enhetens ledningsgrupp. Arbetsprocessen har bidragit med underlag till föreliggande förslag till ändrad organisation. 1
Utgångspunkter för förslag till ny organisation Flexibilitet för minskad sårbarhet och ökad effektivitet Verksamheter har flyttat samman och en ökad samverkan skall ske mellan olika verksamheter inom enheten. Detta kräver anpassning av de administrativa uppgifterna och att tillgängliga resurser utnyttjas flexibelt på det mest effektiva sätt som är möjligt. Organisationen ska vara anpassad till uppdraget Styrande dokument för basenheten är landstingsplanen, regionala kulturplanen, förvaltningsplanen och uppdrag/åtagande mellan regiondirektören och basenhetschefen. De samlade uppdraget skall vara relaterat till de tillgängliga resurserna från landstinget. Uppgifterna skall anpassas utifrån de nya förutsättningarna, vilket innebär ökad samverkan på olika områden som t.ex. med civilsamhället, mellan olika konstnärliga uttrycksformer, för barn och ungas rätt till kultur, mellan olika regionala parter, med omkringliggande län samt mellan kultur och andra samhällsområden. Verksamheten på Wasagatan och WestmannaArvet skall i större utsträckning integreras med verksamheten på Karlsgatan 2. Servicefunktionerna i enheten skall anpassas till uppdraget. Skapa förutsättningar för omprövning och utveckling Organisationen skall göra det möjligt att decentralisera ansvar och befogenheter till de som svarar för det faktiska arbetet. En långtgående decentralisering skapar möjlighet för medarbetarna att ta egna initiativ och ökar deras engagemang och intresse. En ny organisation skall följas av utvecklingsinsatser genom ledningsutveckling, fortsatt kompetensutveckling av enhetens personal samt ett utvecklat ledar- och medarbetarskap. Tydliga ansvar och roller Besökare, kunder, samarbetspartners, personal och ledning ska lätt förstå hur organisationen fungerar och var man ska vända sig i olika frågor. Med betoning på uppdraget skall översiktliga befattningsbeskrivningar formuleras inom varje avdelning. Stötta den framtida utvecklingen av verksamheten Organisationen ska utformas så att den kan stötta den framtida utvecklingen av verksamheten. Anpassning till förändringar i omvärlden och samhällsstrukturen är en förutsättning för en levande verksamhet. Den förmedlande rollen får en allt större betydelse. Etablerade kontakter ska upprätthållas och utvecklas samtidigt som samarbete och samverkan med nya grupper ger nya möjligheter. Verksamhetens utveckling är starkt beroende av stöd i en utvecklad kompetens inom information och kommunikation samt IT/Webb. Projektet som arbetsform Många av enhetens arbetsuppgifter och uppdrag är lämpliga att genomföra med projektet som arbetsform. Målsättningen bör vara att tillämpa denna arbetsform så ofta det är lämpligt. Projekt är en verksamhet som har en början och ett slut. Genom projektarbete involveras olika delar av organisationen, vilket innebär att befintlig kompetens utnyttjas och att flexibilitet skapas i verksamheten. I alla projekt utses projektledare, som har ansvar för projektets genomförande och ekonomi. Projektplan skall alltid upprättas och godkännas av basenhetschef. Förändrad organisation föreslås Tidigare indelningar i verksamhetsområden försvinner liksom begreppet verksamhetsansvarig och verksamhetsområde. Begreppen avdelning och avdelningschef införs. Personalansvar fullt ut har endast avdelningschef och basenhetschef. 2
ORGANISATIONSPLAN BASENHET KULTUR Landstinget Västmanland (Landstingsstyrelsen) CENTRUM REGIONUTVECKLING BASENHET KULTUR Basenhetschef/Länsmuseichef Lednings- & medarb.stöd Service Ekonomi Administration IT-samordning Fastighetsskötsel Säkerhet Teknik Ledningsgrupp - marknadsföring - IT-samordning Avdelning Kulturmiljö & Samlingar Kulturlandskap Byggnadsvård ped Arkiv utveck Bibliotek & Faktarum Föremålssamlingar undervi Kulturarvs-IT Projekt rådgi Avdelning Publik & Kommunikation Utställningar Pedagogik Program Konst Ext. & int. kommunikation Besöksservice Projekt Avdelning Konsulentverksamhet Länsbibliotek Film Teater Ung kultur Projekt 3
Basenhet Kulturs organisation och bemanning från 2012 Antalet årsverken som anges avser tillsvidareanställd personal. Projektanställd och timanställd personal tillkommer. Verksamheter Tjänster Årsverken Ledning Basenhetschef/Länsmuseichef 1 Service Ekonom, arbetsled. administration 1 Adm. sekr. 1 Rustmästare, arbetsled. fastigh & teknik 1 Museitekniker 1 Vaktmästare 1* Kulturmiljö & Samlingar 1:e Antikvarie, avdelningschef 1 Bebyggelseantikvarie 2 Arkivarie, arkiv och faktarum 1 Antikvarie, arkiv och faktarum 0,6* Arkivassistenter, arkiv och faktarum 2* Antikvarie, arbetsledare kulturarvs-it 1 Arkivassistent, kulturarvs-it 4,25* Antikvarie, föremålssamlingar 0,4* Antikvarie, föremålssamlingar och etnologisk dokumentation (vakant) 1 Publik & Kommunikation Kommunikationschef, avdelningschef 1 Antikvarier (utställn., pedagogik, progr.) 3,75 Konstkonsulent 1 Verksamhetsutvecklare, intern konst 0,5 Arbetsledare, besöksservice 1 Museivärd, besöksservice 2,25 Konsulentverksamhet Filmkonsulent, avdelningschef 1 Filmkonsulent 1 Ungkulturkonsulent 1,25 Teaterkonsulent 1 Bibliotekskonsulenter 3(4) Biblioteksassistent 1 Förändringen jämfört med tidigare organisation är att ovanstående bemanning minskat med en tjänst som administrativ assistent. Nerdragningen genomförs genom arbetstagares egen uppsägning av tjänst (adm. assistent). Enligt tidigare beslut kommer antalet bibliotekskonsulenter att under året 2012 minska från fyra till tre konsulenter. * Tjänst finansierad med stöd av lönebidrag Tjänst finansierad med statsbidrag via RAÄ 4
Ledningsgruppen I ledningsgruppen ingår basenhetschefen, administrativt ansvarig, teknik- och fastighetsansvarig och de tre avdelningscheferna. Vid behov kan andra tillfälligt adjungeras till gruppen. Ledningsgruppen träffas varannan vecka. Ledningsgruppens roll i den nya organisationen: Tillsammans med basenhetschefen svara för den samlade ledningen av basenheten. Driva utvecklingen av basenheten utifrån det uppdrag som träffats med regiondirektören, givna direktiv och krav som landstinget ställer på verksamheten. Planera verksamheten och samordna arbetet så att basenhetens samlade kompetens och tillgängliga resurser utnyttjas så effektivt som möjligt för verksamhetens genomförande. Behandla strategiska och aktuella verksamhetsövergripande frågor. Kontinuerligt följa upp verksamheten utifrån gällande styrkort/verksamhetsplan och ekonomiskt utfall. Basenhetschefens ansvar Basenhetschefen/Länsmuseichefen har för basenheten det övergripande och samlade ansvaret för följande områden: Mål, strategi och verksamhetsutveckling Verksamhetsplanering, -samordning, -redovisning och uppföljning Ekonomi och finansiering Lokaler, säkerhet, miljö, tillgänglighet Kontrakt och avtal Personal och rekrytering Lönesättning Arbetsmiljö, rehabilitering Kompetensutveckling Medarbetar- och lönesamtal Samverkan och samråd med andra parter Ansvarig utgivare och konstnärlig ledare Avdelningschefs ansvar Planera verksamheten, samordna och leda arbetet inom avdelningen Arbetsledning av medarbetare, arbetsledare och projektledare inom avdelningen Avdelningens ekonomi- och verksamhetsuppföljning Utanordna alt. mottagningsattestera fakturor inom avdelningens ansvar Att projekt och arbetsuppgifter inom avdelningen uppfyller målen och utförs på ett professionellt och effektivt sätt utifrån givna personella och ekonomiska ramar Personalansvar för all personal inom avdelningen som att bevaka arbetsmiljöfrågor, samt genomföra medarbetar- och lönesamtal Underlag till basenhetschefen avseende verksamhetsutveckling, kompetensutveckling, lönesättning, verksamhetsplanering och budget Representera avdelningens olika verksamheter och aktivt delta i basenhetens ledningsgrupp Avdelningschefer 5
Avdelningschefer i den nya organisationen: Anna Ahlberg, Avd. Kulturmiljö & Samlingar Lina Gatte Redin, Avd. Publik & Kommunikation Ann-Charlotte Wedérus, Avd. Konsulentverksamhet Decentraliserat ansvar Den nya organisationen bygger på decentraliserat ansvar och tydliga befogenheter. Samtliga medarbetare har ansvar att fullgöra sina respektive uppgifter på bästa sätt och att vara delaktiga i framtagandet av förslag till problemlösningar och i beslutsfattande. Arbetssätt Enhetens organisation bygger på ett gränsöverskridande arbetssätt där medarbetarna ofta arbetar över avdelningsgränserna och ingår i olika projekt. Basenhetens arbetssätt kan sammanfattas med följande ledord: Gemensam målbild Samarbete Delaktighet Våga Medarbetarnas kompetens Kommunikation Alla medarbetares ansvar Arbeta utifrån verksamhetens politiska uppdrag och vara ansvarstagande i sina uppgifter. Se sin del av helheten och förstå värdet av samverkan. Utföra planerade arbetsuppgifter på avsett sätt och inom givna resurs- och tidsramar. Bidra till verksamhetens utveckling, aktivt delta i arbetet med ständiga förbättringar och därvid tillvarata kunskaper och erfarenheter. Bidra till kvalitet, problemlösning samt att uppsatta mål och delmål uppnås. Bidra till verksamhetsplanering, -samordning, -redovisning och -uppföljning. Bejaka olika synsätt, infallsvinklar och erfarenheter. Ta ansvar för en säker arbetsmiljö, bidra till att skapa en attraktiv arbetsplats och ett gott arbetsklimat. Arbeta för ett professionellt bemötande såväl externt som internt. Samarbeta och kommunicera på ett öppet och positivt sätt såväl inom verksamheten som mot externa parter. Representera enheten på ett positivt sätt genom att informera och förmedla enhetens verksamhet. 6