Handlingsplan - ehälsa i Västernorrland Version 1.0 2011-11-07
1. Inledning Styrelsen för Kommunförbundet Västernorrland har 2011-10-27 beslutat om Regional strategi för ehälsa i Västernorrland, för åren 2012-2014. Denna handlingsplan ska underlätta implementeringen av strategin och fortsatt länsgemensam samordning av ehälsa och samverkan mellan länets kommuner, landstinget, privata vårdgivare och nationella aktörer och myndigheter. Kommunförbundet Västernorrland har antagit rollen att samordna implementeringen av strategins olika delar och stötta kommunerna i det arbete som måste göras vid införande av nationella ehälsa-tjänster och säkerhetslösningar. Handlingsplanen utgör ett styrdokument för strategins delprocesser och förvaltas av Kommunförnbundet Västernorrland. Den uppdateras kontinuerligt av den styrgrupp som är knuten till projektet. 2. Bakgrund Nationell ehälsa strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg beslutades av regeringen och SKL:s styrelse i juni 2010. Arbetet inom Nationell ehälsa inriktas på att skapa synliga och konkreta förbättringar för tre huvudsakliga målgrupper: Individen i sin roll som invånare, patient, brukare och anhörig ska ha tillgång till lättillgänglig och kvalitetssäkrad information om hälsa, vård och omsorg samt åtkomst till dokumentation från sina tidigare insatser och behandlingar. Hon eller han ska erbjudas individuellt anpassad service och interaktiva e-tjänster för att kunna utöva delaktighet och självbestämmande utifrån sina egna förutsättningar. Vård- och omsorgspersonal ska ha tillgång till välfungerande och samverkande elektroniska beslutsstöd som säkerställer en hög kvalitet och säkerhet samtidigt som det underlättar deras dagliga arbete. Nödvändig och strukturerad information ska finnas tillgänglig som underlag för beslut om insatser och behandlingar. Beslutsfattare inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten ska ha ändamålsenliga verktyg för att fortlöpande följa upp verksamheternas kvalitet och säkerhet samt få ett aktuellt och heltäckande beslutsunderlag för verksamhetsstyrning, planering och resursfördelning. Offentlig och privat forskning ska ha enkel tillgång till data av hög kvalitet, med full respekt för individens integritet. Källa: Socialdepartementet 2010, Nationell ehälsa, sid 7 För att underlätta genomförandet av den nationella strategin i landets kommuner har SKL antagit en handlingsplan för Kommunal IT-samverkan i vård och omsorg. Samtliga län/regioner deltar i detta projekt och Västernorrland finns även med i dess styrgrupp, genom Peder Carlstedt, kommunchef i Kramfors.
3. Nationella aktörer och aktiviteter De nationella e-hälsatjänsterna förvaltas och utvecklas av Inera AB (f.d. Sjukvårdsrådgivningen och Carelink) på beställning av Centrum för ehälsa i samverkan (CeHIS). Inera AB ägs av landstingen och regionerna utan kommersiella intressen. CeHIS är en del av SKL men med inflytande också från privata vårdgivare. SKL har också en nationell samordnare, Chatarina Mann, som bistår kommunförbund, regionförbund och landsting vid införandet av ehälsatjänsterna i kommunerna. 4. Nationell ehälsa tjänster och infrastruktur De nationella tjänsterna delas in i infrastruktur, vårdtjänster och invånartjänster. Fullständig beskrivning finns på www.inera.se Infrastrukturtjänster Dessa är en förutsättning för användning av flera av de övriga tjänsterna och tillgodoser de krav på kommunikation, informationssäkerhet, identifiering och loggning som lagstiftningen ställer. Några av de viktigaste är Hälso- och sjukvårdens adressregister (HSA), Identifieringstjänst SITHS, Hälso- och sjukvårdens kommunikationsnät Sjunet samt videokonferensplattform. Vårdtjänster Till dessa hör nationella patientöversikten NPÖ, ett flertal nationella kvalitetsregister, Vårdinformation i folkbokföringen (VIF), Vårdhandboken och bibliotekstjänsten EIRA. En av de viktigaste på kort sikt för kommunerna är att den tjänst för dos-dispenserade läkemedel e-dos, som hittills tillhandahållits av Apoteket AB avvecklas och ersätts av Pascal som är en apoteksoberoende tjänst för att ordinera och hantera dos-dispenserade läkemedel. Invånartjänster Till dessa hör sjukvårdsrådgivningen 1177, både via telefon och internet, ungdomsmottagningen på nätet (UMO) och Mina vårdkontakter som kan användas av alla invånare med inloggning genom BankID. Ett flertal tjänster är också under utveckling. De nationella e-hälsatjänsterna har utvecklats och bekostats av landstingen och nationella myndigheter, vilket innebär att de inte är förknippade med licensavgifter som kommersiella programvaror. De organisationer (kommuner) som ansluter sig till de nationella tjänsterna betalar dock avgifter för att solidariskt täcka drift och förvaltning. Se avsnittet kostnader. Se även: http://www.inera.se/infrastrukturtjanster/ny-avtalsstruktur-och-prismodell/priser-och-avgifter/
5. Regionala aktörer och system Landstinget Västernorrland har infört ett antal av de nationella tjänsterna och är sedan 10 år anslutet till Sjunet. Mina vårdkontakter finns tillgänglig för alla medborgare, även om det är med begränsat innehåll. Anslutning till nationell patientöversikt (NPÖ) blev klar i oktober 2011. Privata vårdgivare blir genom LOV allt fler. Privata vårdgivare använder i huvudsak landstingets journalsystem, men detta kan ändras och de kommer att behöva NPÖ för att kunna läsa delar av patients journal från specialistbesök. Kommunerna använder med två undantag Procapita som omvårdnadssystem. Kramfors och Härnösand använder systemet Treserva. Förändringar i dessa system för att kunna kommunicera med NPÖ kan bli aktuella i framtiden. Till att börja med använder kommuner NPÖ via ett Web-gränssnitt. Både landstinget och kommunerna använder systemet edos för läkemedelshantering för patienter med dosdispenserade läkemedel. I landstinget är det 900 användare (500 läkare och 400 ssk). I kommunerna är det c:a 400 användare, i huvudsak sjuksköterskor. En kartläggning gjordes 2010 av hur många användare i respektive kommun som är berörda av anslutning till de nationella ehälsa-tjänsterna. Det handlar nästan uteslutande om legitimerad personal vid kommunernas äldreboenden. På sikt kan även skolsköterskor bli aktuella för ehälsa-tjänster t.ex NPÖ. När vårdplaneringssystemet Prator kommer att införa säker inloggning blir det aktuellt med fler användare inom socialtjänsten. Antal användare per kommun Sjuksköterskor inkl Sjukgymnast/ Skolsköterskor vikarier arbetsterapeut Timrå 30 3 4 Sollefteå 32 4 5 Härnösand 43 7 10 Ånge 25 n/a 3 Sundsvall c:a 100 n/a n/a Örnsköldsvik 123 14 14 Kramfors 25 (+35)* 5 n/a *ambulanssjuksköterskor som också arbetar i äldrevården
Örnsköldsviks kommun har åtagit sig att vara pilotkommun för anslutning till NPÖ, och införande av SITHS och HSA. Förberedelser har pågått i Örnsköldsvik under 2010/2011 och i oktober 2011 kommer samtlig berörd personal att vara ansluten till Sjunet, och kunna logga in på den nationella patientöversikten med åtkomst till viss medicinsk information för sina brukare. När edos avvecklas och ersätts av Pascal i april 2012 är Örnsköldsviks kommun också helt förberedd för detta. 6. Handlingsplan för kommunal ehälsa i Västernorrland Målen för en gemensam regional process kring ehälsa, för samtliga kommuner, som beslutats i den regionala strategin är: anslutning till den nationella infrastrukturen för e-hälsa anslutning till de ehälsa-tjänster som tillhandahålls för kommunerna samarbete kring förvaltning av de tjänster som används förbättrad verksamhets- och kvalitetsutveckling inom socialtjänsten öka deltagandet i regional och nationell utveckling av ehälsa 6.1 Genomförande Kommunförbundet Västernorrland kommer att ha en stödjande roll för kommunerna och samordna de olika delprocesser som behöver genomföras, på kort och medellång sikt. I denna roll ingår också att samverka med landstinget, privata vårdgivare och nationella aktörer. Varje kommun ansvarar för sin anslutning och användning av ehälsa och för de aktiviteter som måste genomföras lokalt, men detta underlättas av samverkan med andra kommuner och landstinget och stöd via kommunförbundet. Vissa delprocesser eller delar av dessa kan organiseras som avgränsade projekt, om det finns skäl för det och lämplig finansiering. Man bör också både gemensamt och i enskilda kommuner bevaka möjligheterna att söka extern finansiering, t.ex från EU, Vinnova, Vårdalstiftelsen eller liknande, framförallt för aktiviteter som är nyskapande eller forskningsinriktade.
Delprocess 1 HSA och Pascal Övergången till Pascal är tidskritisk och i praktiken har kommunerna inget val: 1. Pascal förutsätter att varje kommun att all berörd personal är införda i HSAkatalogen. 2. Pascal införs 2012-04-23 och efter detta datum kan edos inte användas. Om någon kommun inte genomfört anslutning till HSA får man rekvirera medicinlistor via fax för patienterna från landstinget. 3. Pascal förutsätter säker inloggning, i första hand med SITHS-kort. Under en övergångsperiod kommer engångslösenord via mobiltelefon att kunna användas men detta kräver att berörd personal har individuella mobiltelefoner. Aktivitetsplan - HSA Kommunerna gör var för sig en intresseanmälan till Inera AB, för anslutning till HSA och de tjänster som är aktuella. För anslutning till HSA måste varje kommun fylla i en s.k. HPT (HSA Policy tillämpning). När denna godkänts kan man påbörja anslutningen. Minst två HSA-administratörer måste utses i varje kommun. Det bör vara samma personer som administrerar anställning av ny personal eller lönekontor. (Det är INTE en IT-fråga). HSA-administratörerna måste ha SITHS-kort för att använda en web-tjänst HSA Admin för inmatning av personaluppgifter i HSA. En HSA-ansvarig, på chefsnivå, ska utses i varje kommun. Inera AB kan tillhandahålla instruktioner, checklistor och e-kurser för HSA-administratörer. Gemensam HSA-grupp (HSA-administratörer) och gemensam utbildning tom tillhandahålls från Inera, december 2011 eller januari 2012. Aktivitetsplan - Pascal Landstinget Västernorrland har åtagit sig att samordna övergången till Pascal (inte HSA) för samtliga användare inklusive kommunerna. Implementeringsansvarig är Carina Eliasson. En implementeringsplan tas fram som omfattar vad som behöver göras inklusive utbildningsplan. Landstinget utbildar ansvariga i kommunerna som i sin tur utbildar samtliga användare. En gemensam Pascal-grupp etableras mellan landstinget och kommunerna, som leds av landstingets implementeringsansvariga Carina Eliasson. Varje kommun utser en ansvarig för Pascal (lämpligen samma som idag är ansvarig för edos).
Delprocess 2 SITHS-kort SITHS-kort är huvudalternativ för säker inloggning till de nationella vårdtjänsterna såsom Pascal och NPÖ. Det kommer att användas för alla tillkommande tjänster som kräver en viss grad av säkerhet och behörighetskontroll. Vid inloggning kontrolleras att användaren finns med i HSA och har rätt behörighet till den tjänst som ska användas. Regelbunden kontroll sker mot socialstyrelsens legitimationsregister och ett särskilt register för vårdgivare, som gör att man endast får åtkomst till de patienter man har en vårdrelation med. Landstinget Västernorrland har avtal med kortutgivare och korttillverkare och har etablerat en rutin vid varje sjukhus för ansökan om kort. Genom avtal kan varje kommun tills vidare skaffa korten genom landstingets försorg. Om någon kommun väljer att för anslutning till Pascal använda engångslösenord via SMS kan man avvakta anskaffning av SITHS, men kan kommer då heller inte att kunna ansluta till några andra nationella ehälsa-tjänster. Aktivitetsplan SITHS Varje kommun kan teckna ett likalydande avtal med landstinget om utfärdande av SITHS-kort. Se avsnittet kostnader. Varje kommun bör under hösten 2011 träffa avtal med landstinget om kortutgivning. Ett färdigt likalydande avtal finns utformat. SITHS-ombud i landstinget är Eva Lorentzen. För att kunna skaffa kort måste man vara införd i HSA. Därefter får berörda användare i kommunerna besöka närmaste sjukhus där man fotograferas, får identifiera sig och lämna en del ytterligare uppgifter Varje kommun bör planera för inköp och installation av kortläsare. Dessa finns i olika utförande och kostar oftast omkring 250 kr per styck. Inom denna delprocess bör man utreda hur SITHS-korten långsiktigt lämpligast hanteras. Via avtal med landstinget eller i en gemensam förvaltning mellan landstinget och kommunerna, eller som en upphandlad tjänst.
Delprocess 3 Nationell patientöversikt och Sjunet Anslutning till NPÖ som konsument kräver att man som organisation är ansluten till Sjunet och att man kan logga in med SITHS-kort. Örnsköldsvik kommer att vara ansluten till NPÖ via Sjunet från hösten 2011. Övriga kommuner kan göra detta efter att man etablerat sin anslutning till HSA och försett all berörd personal med SITHS-kort. Säkerhetslösningen för NPÖ att man både måste ha SITHS-kort och Sjunet-anslutning är en dubbel säkerhet. Det finns en viss möjlighet att det i framtiden kommer att räcka med SITHS-kort eftersom detta ska ge tillräcklig säkerhet. Därför bör man inte ha alltför bråttom med anslutning till Sjunet, utan göra detta först när och om det behövs. Aktivitetsplan Nationell patientöversikt Övriga kommuner i länet kan under 2012 dra nytta av erfarenheterna från användningen av NPÖ i Örnsköldsvik. Detta styr också vilka aktiviteter som behöver genomföras i denna process. En nyttovärdering kommer att göras av införandet av NPÖ i Örnsköldsvik, på initiativ av landstinget. Denna kommer att vara värdefull som underlag för övriga kommuners införande under 2012. Behovet av avtal mellan landstinget och varje kommun för hantering av patientdata behöver beaktas i denna delprocess. Samtyckeshantering för patienter som inte kan ge samtycke enligt patientdatalagen utgör ett särskilt problem i denna process. I avvaktan på eventuellt förändrad lagstiftning skulle detta eventuellt kunna hanteras genom ett enhetligt förhållningssätt och likartat tillvägagångssätt för berörda patienter i samråd med anhöriga. Aktivitetsplan Sjunet I första hand bör man bevaka vilket mervärde anslutning till Sjunet ger och vilka tjänster som faktiskt kräver anslutning till Sjunet. Varje kommun kan därefter ansluta till Sjunet när och om det behövs. Anslutning till Sjunet kräver särskilt avtal med Inera AB. För anslutning tillhandahåller Inera teknisk instruktion och support för konfigurering av brandväggar mm.
Delprocess 4 - Vidare utveckling och nytta av ehälsa Nästa steg är att öka nyttan av befintliga system och ansluta till nya system som utvecklas nationellt eller regionalt. Hit hör vidareutveckling av kvalitetsregister, och medborgartjänster såsom ungdomsmottagning på nätet (UMO). Till denna delprocess hör också att lära av varandra inom länet och på andra håll hur man kan utveckla verksamheten med stöd av ehälsa, till nytta både för personal och brukare, både vad gäller vårdkvalitet, tillgänglighet och effektivitet. Aktivitetsplan - Utveckling Ökad samverkan med landstinget Ökat deltagande i nationella aktiviteter kring utveckling av e-tjänster som berör de kommunala verksamheterna. Samverkan kring anslutning till de nya tjänster som är under utveckling nationellt. Under våren 2012 genomföra ett seminarium i länet i samverkan med landstinget och privata vårdgivare, om ehälsatjänsterna. Målgruppen är chefer, verksamhetsutvecklare och personal inom berörda verksamheter, inklusive privata vårdgivare. Delprocess 5: Samordnad förvaltning Redan idag används en del vårdrelaterade system gemensamt av kommunerna och landstinget. Exempel är Prator som används för gemensam vårdplanering och utskrivningsmeddelanden, samt hjälpmedelssystem. För att uppnå ett rationellt och kostnadseffektivt arbetssätt med de olika ehälsatjänsterna och gemensamma system bör man utreda och eventuellt etablera en gemensam förvaltning för dessa. Man bör också utreda på vilket sätt man kan samordna förvaltning och utveckling av e-tjänster och inom andra kommunala ansvarsområden. Aktivitetsplan Systemförvaltning En kartläggning av vilka system och tjänster som är aktuella för samordnad förvaltning i ett första skede. En översyn kan göras av system och objekt, t.ex enligt den systemförvaltningsmodell, pm³, som används för vårdsystem i landstinget, eller någon annan modell som används i kommuner. En översyn av vilka personer i kommunerna och landstinnget som är belastade med förvaltningsaktiviteter för likartade system och hur man skulle kunna effektivisera deras arbete genom en ny samordnad modell.
6.2 Tidplan Tidplan för varje moment och milstolpar ska specificeras 6.3 Kostnader Kostnadsberäkning 1. För gemensam samordnare, stödfunktion hos kommunförbundet och kostnader för gemensamma aktiviteter, och resor för deltagande i nationella och regionala möten. (beror på takt och ambitionsnivå) 2. För kommunernas kostnader: i. Anslutningsavgifter/årsavgifter för nationella tjänsterna HSA 25 kr per år/användare SITHS 43 kr per/användare ii. Kostnader för SITHS-avtalet med landstinget Grundkostnad 8000 kr Per första kort 500 kr Årsavgift/kort 200 kr/år iii. Teknik Kortläsare c:a 250 kr/st iv. Tillkommer resurser i form av personaltid för införande, utbildning och deltagande i gemensamma aktiviteter. v. Tillkommer eventuellt konsultstöd för vissa aktiviteter hos kommunförbundet eller i enskilda kommuner. 7. Organisation Den styrgrupp som funnits under framtagande av strategi och handlingsplan ombildas till styrgrupp för processen Regional ehälsa i Västernorrland Varje delprocess behöver deltagande från olika kompetenser från kommunerna och landstinget och ibland från privata vårdgivare. Bemanning av arbetsgrupper avgörs vid uppstart av varje delprocess och kan förändras över tid. Målet bör vara att inte arrangera möten bara före mötets skull utan att varje delprocess inriktas på så mycket ömsesidigt stöd och lärande som möjligt. Kommunförbundet bemannar en samordnarroll.
8. Checklistor och instruktioner Handlingsplanen kompletteras med checklistor vid behov för olika delprocesser. Exempel är: Instruktion för HSA-administratörer Instruktion för anskaffning av SITHS-kort från landstinget Instruktion för reservkortshantering Handledning för intern revision av kommunens del av HSA-registret och rutiner kring detta Rekommendation för samtyckeshantering i kommunala boenden Tekniska rekommendationer för kortläsare och andra teknikval som kan bli aktuella.