Protokoll fört vid styrelsemöte Den 16 februari 2009-02-16 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB Närvarande : Lars Herrstedt-Rosén, Ann Norrsell, Alf Christensson, Håkan Sköld, Robert Jensen, Lisbeth Enander, Peter Lindqvist (del av tid). Adjungerad: Inge Jönsson Representant ur RK: Ingela Berg 1. Mötets öppnande Ordföranden Lars Herrstedt-Rosén hälsade deltagarna välkomna och förklarade mötet öppnat 2. Val av mötesordförande Till mötesordförande valdes Lars Herrstedt-Rosén 3. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes Lars Herrstedt-Rosén 4. Val av protokolljusterare Till justerare av protokollet valdes Ann Norrsell, Alf Christensson 5. Godkännande av dagordning Styrelsen godkände dagordningen med följande tillägg Pkt 2,3 (val av ordförande och sekreterare) och 9 och 16 (.Meddelande om Ulla Glimrup begäran om att utgå ur ViM styrelse.) Ny dagordning delades ut.(bilaga 1) 6. Protokoll för ViM Konstituerande möte. Protokollet gicks igenom, godkändes och förvaras tills vidare hos ViM Vice Ordförande. 1 (14)
7. Inkomna brev / skrivelser 1. Avtal angående förbundets hemsida. (Bilaga 2) 2.Ansökan om utträde ur ViM styrelse (Bilaga 3) 8. Information från RK Ingela Berg från Regionkontoret(RK) informerar om Min sida dvs nät information om bl a ViM. 9. Ordföranden informerar i. Ulla Glimrup - begäran om att utgå ur ViM styrelse. Ulla G har begärt utträde ur styrelsen (Bil 3). Styrelsen beslöt att bifalla begäran. ii. Angående Avtal avseende hemsida Ordföranden har diskuterat avtalet med RK enl frågesammanställning (bilaga 4). RK återkom med svar (enl bilaga 5). Styrelsen beslöt att t.v. utnyttja Villaägarnas Riksförbunds hemsida enl befintligt avtal. Ärendet skall följas upp av framtida IT ansvarig iii. Ann Norrsell informerade om formell bildning av ViM Ann N informerade om att protokoll över bildandet av ViM var på väg till justering och att föreningsbildningens formella bottenplatta beräknades vara klar till mars styrelsemöte 2009. 10. Beslut avseende 2009 års sammanträdesdagar. Styrelsen beslöt att fastställa följande dagar:16, februari, 17 mars, 21 april, 12 maj, 9 juni,, 18 augusti, 22 september, 20 oktober, 17 november, 15 december för styrelsemöten under 2009. 11. Förslag till arvodesfördelning och disposition av beviljade medel för styrelsens driftskostnader. Ett förslag till arvodesfördelning har inkommit. (Bil 6). Styrelsen beslöt att bifalla inkommet förslag: 12. Information från Till Villaägarnas Riksförbund anslutna Malmö föreningar Inge Jönsson informerade om följande: 1.Positivt gensvar på bildandet av ViM från tidigare befintliga Malmöföreningar. 2.Framtida Alliansen för Villaägarna i Malmö (AViM) samarbetsforum för alla Villaägare föreningsanslutna till Villaägarnas Riksförbund på G. 2 (14)
13. Deltagande i Kongressen 2009, ev Motioner, förslag till representant ur Region Syd till Förbundsstyrelsen. 1.Ordföranden informerade om Villaägarnas Riksförbunds beslutande organ Kongressen (som hålles vartannat år)och medlemmarnas möjligheter att påverka Villaägarnas Riksförbunds arbete genom motioner. Styrelsen diskuterade processen. Motioner till 2009 års kongress skall vara inlämnade senast 090401. Styrelsen beslöt att Lars Herrstedt-Rosén och Inge Jönsson är sammanhållande för utformningen av ViM ev motioner till Kongressen 2009. Ev förslag till motioner skall sändas på mailremiss för yttrande till föreningens styrelse. 2. Ordföranden, kassören och RK representant informerade om sammansättningen av Villaägarnas Riksförbunds styrelse och valförfarandet till styrelsen. Styrelsen beslöt att styrelsemedlemmarna tar fram förslag till ev representant till förbundsstyrelsen till nästa möte i mars 2009. 14. Presentation av Utkast till Arbetsordning för ViM Ordföranden presenterade en preliminär arbetsplan för bildandet av ViM och reglering av det framtida arbetet: 1.Formell etablering av ViM 2.Framtagande och fastställande av föreningens målbild 3.Framtagande och fastställande av preliminär Verksamhetsplan med preliminär budget för 2009. 4.Framtagande och fastställande av styrelsens Arbetsordning Utsänd målbild för ViM verksamhet (Bil 7) diskuterades. Styrelsen beslöt att anta utsänt förslag till målbild. samt att ordföranden med stöd av styrelsen tar fram en preliminär verksamhetsplan med budget för 2009. Förslaget skall mailremissas till styrelsen. Beslut tas vid mars styrelsemöte 2009. 15. Idé introduktion Verksamhetsplan 2009 Ordföranden informerade om utkast till Preliminär verksamhetsplan 2009 Styrelsen beslöt att ordföranden med stöd av styrelsen tar fram en preliminär verksamhetsplan med budget för 2009. Förslaget skall mailremissas till styrelsen. Beslut tas vid mars styrelsemöte 2009. 3 (14)
16. Övriga frågor 1. Sekreterarfrågan Sekreterarfrågan diskuterades. Styrelsen beslöt tills vidare att 1.Ordföranden som postmottagare registrerar in och utgående handlingar 2.En ambulerande sekreterarefunktion inrättas med följande tjänstgöring. -Lisbeth Enander 17 mars, 17 november -Peter Lindqvist 21 april, 15 december -Ann Norrsell 12 maj -Håkan Sköld 9 juni -Inge Jönsson 18 augusti -Robert Jensen 22 september -Alf Christensson 20 oktober 2. Budget. RK representant Ingela Berg informerade om antalet medlemmar i ViM, samt inkomna medlemsavgifter. Vidare redogjordes för begreppet årsavisering : dvs de medlemmar som var registrerade hos Villaägarnas Riksförbund i december år 1 och som får från Villaägarnas Riksförbund utsända inbetalningskort. (Alla dem som har blivit medlemmar innan 2008-06-09 får ett inbetalningskort med sista numret av medlemstidningen Villaägaren som kom ut november 2008) Det är årsavisering 081219 fanns det 4040 st direktanslutna medlemmar i Malmö 090216 finns i ViM totalt 3950 medlemmar varav 3237 medlemmar som hade betalt 2009 års medlemsavgift. på 350 kr De medlemmar som ännu ej betalt sin medlemsavgift får påminnelse genom tidningen Villaägaren, personlig avisering ca 19 mars och 20 april. Aviserade avgifter som inkommer till Villaägarnas Riksförbund överförs till ViM i enlighet med de rutiner som finns (utbetalning sker ungefär varannan månad) 090216 fanns 2797 årsaviserade medlemmar som betalt varav ViM får en summa ca 11/12 av 50 kr pp efter föreningsbildande datum 3 februari dvs 127.206 kr Styrelsens beslut : Preliminär budget kan baseras på 127.206 kr 4 (14)
Ordförandens sammanfattning av det ekonomiska läget: A. ViM erhåller 350 kr för varje av ViM rekryterad medlem år 1.Om medlemmen rekryteras innan juni år 1 får ViM 50 kr år 2. B. De av ViM rekryterade medlemmar som rekryterats efter juni år 1 har friår år 2 och därför får ViM ej 50-lappen år 2 utan får vänta till år 3. C. De nya medlemmar som ej rekryteras genom ViM försorg får ViM ingen medlemsavgift/föreningsavgift för. Medlemsavgiften betalas ut till ViM när medlemmen blir årsaviserad och medlemsavgiften är betald. men - Om de rekryteras innan juni år 1 får ViM 50 kr år 2. - Om de rekryterats efter juni år 1 har de friår år 2 och därför får ViM ej 50-lappen år 2 utan får vänta till år 3. Allt under förutsättning att de står kvar som medlemmar. D. Intäkter från de medlemmar som rekryteras av ViM samarbetspartners fördelas eso. Styrelsen beslöt att efter fastställandet av tillgängliga medel och preliminär verksamhetsplan ge uppgiften till Vice Ordförande och Kassör att föreslå en preliminär budget senast vid styrelsemötet i mars 2009. Styrelsens beslut : Preliminär budget kan baseras på 127.206 kr Styrelsen beslöt att efter fastställandet av tillgängliga medel och preliminär verksamhetsplan ge uppgiften till Vice Ordförande och Kassör att föreslå en preliminär budget senast vid styrelsemötet i mars 2009. 17. Mötet avslutas Ordföranden tackade mötesdeltagarna för deltagandet i dagens möte och Håkan Sköld för dagens gästfrihet. Lars Herrstedt-Rosén Ordförande ViM Ann Norrsell Justerare Alf Christensson Justerare 5 (14)
Bilaga 1 Ny Dagordning Bilaga 1 Den 16 februari 2009-02-16 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av protokollsjusterare 5. Godkännande av dagordning 6. Protokoll för ViM Konstituerande möte. 7. Inkomna brev / skrivelser 8. Ingela Berg från Regionkontoret(RK) informerar om Min sida dvs nät information om bl a ViM. 9. Ordföranden informerar - angående avgående sekreterare - Angående Avtal avseende hemsida -Ann Norrsell föreningsbildning 10. Beslut avseende 2009 års sammanträdesdagar. 11. Förslag till arvodesfördelning och disposition av beviljade medel för styrelsens driftskostnader. 12. Information från till Villaägarna anslutna Malmö föreningar 13. Deltagande i Kongressen 2009, ev Motioner, förslag till representant ur Region Syd till Förbundsstyrelsen. 14. Presentation av Utkast till Arbetsordning för ViM 15. Idé introduktion Verksamhetsplan 2009 16. Övriga frågor - sekreterarfrågan - 17. Mötet avslutas 6 (14)
Bilaga 2 AVTAL AVSEENDE hemsida PARTER: 1. VILLAÄGARNAS RIKSFÖRBUND, 802003-7118 BOX 7118 192 07 SOLLENTUNA 2. VILLAÄGARNA I MALMÖ LARS HERRSTEDT-ROSÉN SÄMJEG 20 214 58 MALMÖ Villaägarnas Riksförbund ger härmed Villaägarna i Malmö, nedan kallat föreningen, möjlighet att publicera en egen hemsida på förbundets gemensamma plattform för föreningshemsidor under huvuddomänen villaagarforening.se. Villaägarnas Riksförbund beslutar i egenskap av innehavare av huvuddomänen om de regler som gäller för lokala hemsidor under huvuddomänen. Tillståndet att upprätthålla lokal hemsida är förenat med följande villkor: 1. Informationen på webbsidorna skall stå i överensstämmelse med gällande lagstiftning och uppfylla Förbundsstyrelsens krav på saklighet, hederlighet och stil. 2. Föreningen förbinder sig att hålla sådan uppsikt över den lokala hemsidans öppna forum så att olämpligt eller olagligt material kan avlägsnas skyndsamt. För det fall olämpligt eller olagligt material finns på hemsidan skall Villaägarnas regionkontor underrättas omgående så att materialet kan tas bort från forumet. 3. Förbundet tillhandahåller kostnadsfritt tillgång till gemensamt publiceringssystem DocStar 3.0 och lagringsutrymme upp till 75 Mbyte. Villaägarna i Malmö står själva för kostnader för att uppdatera innehåll. 4. Villaägarna i Malmö står själva för kostnader för att vidareutveckla hemsidan utöver den grundversion som förbundet tillhandahåller. Föreningen har då möjlighet att åberopa villkoren i det ramavtal som förbundet tecknat mellan förbundet och leverantören. 5. Föreningen skall i första hand vända sig till regionkontoret i SYD för support med hemsidan. Eventuellt utnyttjande av support från leverantören betalas av föreningen och förutsätter ett separat avtal mellan föreningen och leverantören baserat på befintligt ramavtal mellan förbundet och leverantören. 6. Villaägarna i Malmö förbinder sig att på sin hemsida följa Villaägarnas Riksförbunds profilmanual och övriga profilregler. 7. Villaägarna i Malmö förbinder sig att på sin subdomän bibehålla hemsidans ursprungliga grafiska profil. 7 (14)
8. Villaägarna i Malmö förbinder sig att på sin hemsida inte lägga ut sådan information, som ligger bakom inloggning på Villaägarnas Riksförbunds hemsida villariks.se eller bakom inloggning på någon av Villaägarnas Riksförbunds regionala hemsidor. 9. Om Villaägarnas Riksförbund (Region SYD) anser att föreningen publicerat material i strid med detta avtal, kan Region SYD begära att föreningen tar bort eller ändrar aktuell/aktuella sidor. Om föreningen inte vidtar rättelse kan Region SYD på egen hand ta bort sidan/sidorna. 10. Om föreningen har handlat i strid med detta avtal och inte vidtar rättelse inom en vecka efter underrättelse eller i mindre allvarliga fall en månad efter underrättelse, äger Villaägarnas Riksförbund utan kostnad att stänga hemsidan eller ta över den. 11. Om föreningen går ur Villaägarnas Riksförbund, upphör avtalet omedelbart att gälla. Följderna av avtalsbrott i punkt 10, kan i sådant fall tillämpas med omedelbar verkan. 12. Avtalet gäller tills vidare. Villaägarnas Riksförbund äger rätt att säga upp avtalet senast tre månader före kalenderårs utgång. Om avtalet inte sägs upp, förlängs avtalet till att gälla även nästkommande kalenderår. Föreningen äger rätt att säga upp detta avtal med en månads uppsägningstid. Om inte förutsättningarna för avtalsbrott i punkt 10 eller utträde ur Villaägarnas Riksförbund enligt punkt 11 är uppfyllda. 13. Villaägarnas Riksförbund skall vara befriat från skadestånd och andra påföljder om fullgörandet av detta avtal skulle förhindras eller väsentligen försvåras av omständighet som Villaägarnas Riksförbund inte rimligen kunnat råda över eller förutse, såsom arbetskonflikt, åsknedslag, eldsvåda, atmosfäriska störningar, lagbud, myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, lockout, problem hänförliga till Villaägarnas Riksförbunds webbhotell, bojkott eller liknande omständighet, allmän knapphet på transporter, varor eller energi eller fel och försening i till Internet anslutna nät som ligger utanför Villaägarnas Riksförbunds eller av Villaägarnas Riksförbund anlitad leverantörs driftsansvar. Villaägarnas Riksförbund skall även vara befriat från skadestånd och andra påföljder vid byte av webbhotell eller leverantör för andra webbrelaterade tjänster. Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Malmö den / 2009 Malmö den / 2009 Villaägarnas Riksförbund Villaägarna i Malmö Stefan Stjernedal regionchef Lars Herrstedt-Rosén ordförande 8 (14)
Från: Ulla Glimrup [mailto:glimrup@gmail.com] Skickat: den 16 februari 2009 09:48 Till: Ingela Berg Ämne: Bilaga 3 Hej Ingela och alla ni andra, Vill gärna entlediga mig från uppdrag som styrelsemedlem och sekreterare inom Villaägarna, det var nog inte tänkt att behöva ha ett kontor hemma med diarieföring av in-och utkommande post. Lycka till med allt! Ulla Glimrup 9 (14)
Bilaga 4 och 5 Lars Herrstedt-Rosén 09-02-04 Villaägarna i Malmö Minnesanteckningar efter möte med RK/Ingela B 090204. Som jag har uppfattat det. (Svar/ åtgärder inlagda med rött) Ingelas kommentarer inlagda med blått Ställda frågor. Angående avtal avseende hemsida. Jag har följande funderingar/frågor avseende villkoren 1.OK 2.Vad innebär hemsidans öppna forum? Och hur är det tänkt fungera? Öppet forum finns i grundversionen av hemsidepaketet. Man skall där kunna skriva in frågor efter visst bläddrande i hemsidans länkar. Man kan inte utesluta tjänsten. De som vill kan gå in och skriva vad de vill (Även icke medlemmar). Möjlighet till missbruk med oönskade textinslag föreligger. Jag beslöt tillsammans med Ingela B att vi skulle skriva in på denna plats att vi ville ha ev meddelande till vår e-mail adress (som för närvarande ar min privata dvs lars.herrstedt@swipnet.se. Eftersom vi kanske inte dagligen kollar hemsidan. På detta sätt hoppas vi i nuläget kunna kanalisera ev frågor till denna adress. Ingela B uppgav att det var synnerligen sällsynt att deyt kom några frågor på detta föreningarnas forum. Frågan är då vad skall man ha det till, men det ingår som sagt i paketet. 3. Vad kostar det att utöka lagringsutrymmet? Vilka kostnader talar vi om för att uppdatera innehållet. Utrymmet 75 MB i publiceringssystemet DocStar har hittills varit tillräckligt för föreningarna. Eftersom någon utökning ej hade skett visste Ingela B inget om ev kostnad, men lovade undersöka med Förbundet. Eventuell kostnad för utökad lagring blir en affär mellan föreningen och företaget Getupdated. 4.Vad innebär begreppet grundversion och vad innehåller den? Hur ser ramavtalet ut? Ingela B hade ingen förteckning på vad som ingår i grundpaketet, men visade praktiskt på datorn var som finns att tillgå samt att systemet inom en 2-årsperiod skulle revideras/förnyas. ViM önskemål i stort är en hemsida med en för allmänheten öppen del, med allmän rekryterande information en för alla föreningsmedlemmar öppen med med inloggningsförfarande. En för styrelsens del öppen med med särskilt inloggningsförfarande Denna möjlighet föreligger ej för närvarande. Ingela B lovade att ta fram ramavtalet som ej var tillgängligt på RK eftersom dessa ärenden skötes centralt på förbundet. Ramavtalet finns i Sollentuna. 5. Vad innebär RK Syd support? Vilken support lämnas av leverantören? RK S support innebär att Ingela B hjälper till med enklare teknisk support samt upplägg / uppdatering /skötsel / utbildning/ kontroll i hemsidefunktionen. Support av leverantören går 10 (14)
centralt via förbundet pga ägarbilden på supporten växlat. Typ av support samt Kostnadsuppgift förelåg ej eftersom behov från föreningarna ej uppstått. 6.OK 7.OK 8.Vad innebär punkten? Information som hämtats med behörighetskod av styrelsemedlemmar får ej läggas ut. Öppen information från Förbundsstyrelsen och RK+RS lägges ut på resp hemsida. 9.Region Syd - RS eller RK? RK (Regionkontoret) 10.OK 11.OK 12. Föreningens uppsägningstid /Kalenderår? 1 månad efter att ViM beslutar om uppsägning. Förbundets uppsägningstid enl avtalet. 13. Skadestånd mm? Jag uppfattar att endast 3:part kan ställa ev anspråk på ersättning om av ViM utlovad reklamprestation ej infrias. Ingela B undersöker vad som kan gälla. Om man tar betalt från en samarbetspartner för att finnas med på hemsidan kan anspråk om ersättning uppstå. Detta avtal görs mellan samarbetspartnern och föreningen ( som är egen juridisk person) Det var allt Lars Herrstedt-Rosén ViM 11 (14)
Inge Jönsson Gullviks Egnahemsförening och adjungerad medlem i ViM styrelse Bilaga 6 Förslag till arvodesfördelning för ViMs styrelse gällande verksamheten 2009. Ordförande 3.000:- Sekreterare 2.000:- Kassör 1.000:- 5 ledamöter 720:-/person 3. 600:- 2 Revisorer 200:-/person 400:- ---------------------- Totalt10 000:- 12 (14)
Bilaga 7 Lars Herrstedt- Rosén 090204 Villaägarna i Malmö Förslag till målbild för ViM. 1.Förbundet Villaägarnas övergripande mål Stärka småhusägarnas och omvärldens kännedom om Villaägarnas Riksförbund genom en tydlig varumärkesstrategi och en aktiv kommunikation både externt och internt. Skapa förutsättningar för framtida medlemstillväxt Eftersträva måluppfyllelse i enlighet med det bostadspolitiska programmet. 2.Region Syds övergripande mål. Aktivt bidraga till att förbundet Villaägarnas övergripande mål uppnås Förbättra de specifika förutsättningarna för att kunna bo i eget hus 3..Villaägarna i Malmö övergripande mål Etablera föreningen Villaägarna i Malmö (Prio 1 på kort sikt) Öka medlemsnyttan genom - nya rabattavtal med nya företag inom Villaägarnas intresse område - att följa upp tidigare rabattavtal - att följa upp samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik mm Försöka behålla befintlig medlemskader och rekrytera nya medlemmar Etablera kontakt med Malmö stad Representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför RS, RK och Förbundet Representera medlemmarna vid Kongressen 2009. Representera förbundet Villaägarna inför medlemmarna Informera om och deltaga i av förbundet Villaägarna och Region Syd planerade aktiviteter Riktlinjer : Målbilderna skall vara realistiska, mätbara och i linje med förbundets mål. 13 (14)
4.Detaljmål för Villaägarna i Malmö Arbeta fram föreningens målbild i detalj sjösätta föreningen Villaägarna i Malmö ur formellt. Skapa förutsättningar, enl styrelsemedlemmarna förslag, för ett positivt arbete i föreningens styrelse till medlemmarnas nytta. Arbeta fram föreningens Verksamhetsplan för 2009 som fastställes vid aprils styrelsemöte. Arbeta fram föreningens Arbetsordning. som fastställes vid aprils styrelsemöte. Arbetsordningen är dock ett flytande dokument som kan uppdateras vid varje styrelsemöte. I samverkan med regionstyrelse/regionkontor (RS/RK) ta fram och ge ut en tabloid Villaägarnytt innan semestern börjar (juni 09). Föreningen presenteras i tidningen Villaägaren under våren 09 med uppföljning i årets sista nummer. Upprätta en bra och aktuell hemsida för ViM i samverkan med RK. Ta fram 1 nytt företag typ allsidig byggmarknad som kan ge rabatter till medlemmarna. (Riktlinje minst 10%) 3 övriga företag inom Byggsektorn med liknande rabatt. följa upp 2 samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik mm i Malmö. aktivt, genom hemsida, tabloidtidning, artiklar i tidningen Villaägaren och ev höstutskick(om budget tillåter), informera och kommunicera med våra medlemmar och på så sätt försöka behålla befintliga medlemmar och rekrytera nya. Försöka hålla en personlig kontakt med medlemmar som kontaktar oss. Genomföra 1 informations/socialt medlemsarrangemang eso under hösten 2009. Etablera kontakt med och presentera ViM för ledningen i Malmö kommun senast under hösten 09. Representera medlemmarna med minst 2 styrelsemedlemmar vid kongressen 2009.(Vi får troligen ca 20 röster och var och en får bara representera 15 röster). Representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför RS, RK och Förbundet Skriva motioner till kongressen eso.(antal beroende på inkomna medlemsförslag och styrelsens förslag. Förslag om motioner från medlemmarna måste dock snarast in på hemsidan.) Representera Förbundet och Region Syd genom att informera våra medlemmarna i våra tillgängliga informationsmedia. Deltaga i och informera om förbundet Villaägarna och Region Syd planerade aktiviteter.. 14 (14)