Dnr UFV 2017/95 Översyn av Uppsala universitets arbetsordning Delrapport 4 april Fastställd av rektor 2017-04-11
Innehållsförteckning Inledning 3 Sammanfattning 3 Större principiella frågor som ska hanteras i utredningen 4 Arbetsordningens karaktär, struktur och inledning 4 Uppgifter, roller och uppdelningar i olika församlingar 4 Former för val av rektor och prorektor 4 Ansvar, uppgifter och rollfördelning mellan akademiska ledare och styrelser/nämnder 5 Utseende av och mandatperioder för akademiska ledare 5 Särskilda enheter och motsvarande i Arbetsordningen 5 Rektorsråd och rektors råd 6 Centrumbildningar och intendenturområden 6 Nämnder och motsvarande som idag inte finns med 6 Akademiska senaten 6 Övrigt 7 Vidare arbete i utredningen 7 2
Inledning I enlighet med rektors uppdrag den 31 januari lämnas här en delrapport med förslag på vilka större frågor och områden som bör prioriteras i översynen av arbetsordningen. Utredningsgruppen har haft två sammanträden och även samrått brevledes angående delrapportens innehåll. Sekretariatet har haft flera avstämningar med universitetsledningen och intervjuat vicerektorerna, deras ställföreträdare och deras kanslier enskilt. Sekretariatet har också medverkat vid möte i Akademiska senaten, vid dekanmöte och vid rektors ledningsråd. Ordföranden har deltagit i en diskussion med prefekterna på Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap och Måns Östring har träffat universitetsförvaltningens chefsgrupp och representanter för personalorganisationerna. Studenterna i utredningsgruppen har åtagit sig att själva informera och föra fram synpunkter från studentorganisationerna. Efter den 4 april avser vi att ha förnyade kontakter med redan nämnda grupper och dessutom kontakter bland annat med fler prefekter och med konsistorieledamöter. Vi har uppfattat uppdraget så, att vi ska göra en grundlig genomgång av arbetsordningen och bedöma behov av revideringar som kan beröra både form och innehåll. Här ingår att bedöma om vissa bestämmelser bör flyttas till andra dokument eller helt utgå liksom om ytterligare bestämmelser bör tillkomma. I delrapporten redovisas inga förslag eller ställningstaganden i sak. I stället redogör vi i viss utsträckning för de alternativ som hittills aktualiserats. I slutrapporten kommer vi att redogöra för de ställningstaganden vi kommer fram till och även lägga fram ett motiverat förslag till ny lydelse av arbetsordningen. I arbetet hittills har förutom ovan nämnda intervjuer och mötesdiskussioner ingått en första genomgång av andra lärosätens arbetsordningar, av rekommendationerna i Ledningsutredningen, SOU 2015:92, och av valda delar av universitetets egna styrdokument. Sammanfattning Vår genomgång visar att följande områden bör behandlas i det fortsatta arbetet: Arbetsordningens karaktär, struktur och inledning, Uppgifter, roller och uppdelningar i olika församlingar, Former för val/utseende av rektor och prorektor, Ansvar, uppgifter och rollfördelning mellan akademiska ledare och styrelser/nämnder, Utseende av och mandatperioder för akademiska ledare, Särskilda enheter och motsvarande i Arbetsordningen, Nämnder och motsvarande som idag inte finns med. Utöver dessa områden innebär en översyn av arbetsordningen också övervägande av hur materialet presenteras i dokumentet, hur arbetsordningen ska utformas och relatera till andra styrdokument samt en hantering av ett antal detaljfrågor och redaktionella justeringar. 3
Större principiella frågor som ska hanteras i utredningen Arbetsordningens karaktär, struktur och inledning Det behöver övervägas om arbetsordningen idag är strukturerad på bästa sätt, är det tillräckligt tydligt vad som är lag och förordningsstyrt och vad vi själva vid lärosätet kan reglera? Vi avser att se över hur strukturen och innehållet på ett pedagogiskt sätt bör förhålla sig till lagar och förordningar som har direkt inverkan på universitetets arbete och organisering. Utredningen kommer även ta ställning till om vissa delar bör lyftas ut till separata arbetsordningar. Vid ett flertal andra lärosäten är det vanligt att t.ex. styrelsen har en egen arbetsordning där delar av det som idag återfinns i kap 4, ssk 9-22 återfinns. I en arbetsordning för styrelsen skulle t.ex. även regler om internrevision och årsredovisning framgå. I många av de diskussioner vi haft har framkommit att det finns starka önskemål om att universitetets arbetsordning ska inledas med en portalparagraf eller liknande som uttrycker vad universitetet är och vill vara och vilka värderingar som ska bära upp all verksamhet inom universitetet. Denna inledning skulle beröra och slå fast universitets definition och värdering av bland annat kollegialitet, akademisk frihet, studentinflytande och vad myndighetsformen innebär för styrningen av universitetet. Vår avsikt är att lämna förslag på en sådan inledning. Överväganden om arbetsordningens beständighet kommer att göras då många under arbetets gång önskat att vissa paragrafer som är av särskild vikt och har bäring på universitetets kärnvärden på något sätt ska skyddas mot snabba förändringar. Det finns olika alternativ till hur en sådan beständighet kan åstadkommas t.ex. genom att ställa krav på en viss typ av beredning, att ändringar ska ske genom upprepade beslut och/eller med en kvalificerad majoritet. Vad som bör skyddas och hur det i sådana fall ska göras är frågor som utredningen kommer att arbeta vidare med. Uppgifter, roller och uppdelningar i olika församlingar Idag finns det ett flertal olika församlingar vid universitetet som har specifika uppdrag, t.ex. finns elektorsförsamlingarna, valförsamlingen, hörandeförsamlingen och akademiska senaten. Det har uppstått frågor om denna mångfald av församlingar, liksom deras nuvarande sammansättningar och uppdrag, utgör en optimal form för verksamheten vid Uppsala universitet. En tanke som förts fram är att akademiska senaten skulle kunna bli ett centralt organ med kollegial majoritet, vilken utgör hörandeförsamling och valförsamling tillsammans. Utredningen kommer att se över och ta ställning till de olika församlingarna som finns idag, dess roller och dess sammansättningar. Former för val av rektor och prorektor Vid våra möten och i våra diskussioner har det efterfrågats att formerna för och processen kring att utse rektor och prorektor ska regleras i arbetsordningen. Vid en sådan reglering skulle det gå att undvika att det behövs fattas ett nytt beslut med risk för en ny process varje gång ämnet aktualiseras. Utredningen har sett att det vid andra lärosäten finns olika sätt att hantera denna fråga och det finns exempel på reglering i arbetsordningar av de grundläggande delarna och stegen i processen. Utredningen avser att se vidare på denna fråga och komma med förslag om hur dessa processer kan regleras i arbetsordningen. 4
Ansvar, uppgifter och rollfördelning mellan akademiska ledare och styrelser/nämnder Ett område som är i behov av översyn och som Ledningsutredningen behandlar är vilket ansvar och vilka uppgifter som ges till akademiska ledare (rektor, vicerektor, dekan och prefekt) respektive de beslutande organen (konsistoriet, områdes- och fakultetsnämnder samt institutionsstyrelser). I detta ligger ett relativt stort frågekomplex som rör både ansvar, arbetsuppgifter, ärendeberedning, beslutsfattande och sammansättning av nämnder/styrelser. Här ingår även rektors ledningsråd och dess roll i förhållande till universitetsledningen som en delfråga. Hur rollfördelningen ser ut och beskrivs har kopplingar till delegationsordningen. I detta frågeområde ingår därför också att se över hur arbetsordningen förhåller sig till delegationsordningen och om vissa delar däri bör synliggöras i arbetsordningen. En annan del som ingår i detta är frågan om att akademiska ledare ska ha de resurser som krävs för att kunna fullgöra uppdraget. I Ledningsutredningen föreslås t.ex. att prefekter ska ha särskilt avsatta medel. Utredningen kommer att överväga om arbetsordningen ska innehålla formuleringar kring detta. Utseende av och mandatperioder för akademiska ledare På liknande sätt som det höjts önskemål om att reglera processen för val av rektor och prorektor har det framkommit önskemål om att se över vad som eventuellt bör regleras i arbetsordningen gällande hur övriga akademiska ledare utses. Det kan t.ex. röra sig om hur valberedningar utses på respektive nivå och vilka som ingår i olika valkorporationer. En delfråga som kommer att behandlas av utredningen är frågan om akademiska ledares mandatperioder. Idag råder asymmetri kring hur långa mandatperioderna är. För dekaner och vicerektorer gäller tre år med möjlighet till förlängning. Mandatet får dock förlängas högst en gång om tre år. 1 För prefekter saknas reglering helt och för rektor gäller högst sex år men anställningen får förnyas, dock högst två gånger om vardera högst tre år. 2 Till utredningen har framförts förslag som pekar åt delvis olika håll. Ett specifikt önskemål är att förändringar av mandatperioder och/eller antal perioder man kan sitta på uppdrag bör gå i riktning mot ökad likhet och symmetri mellan olika befattningshavare. Det har rests önskemål om att i arbetsordningen utveckla ett regelverk för den process som kan uppstå när en vald befattningshavare inte längre har verksamhetens förtroende i sitt uppdrag. Frågan gäller framförallt hur regler för återkallande av uppdrag skulle kunna se ut. Utredningsgruppen anser att det redan finns tillräcklig reglering i detta avseende men att det kan finnas anledning att se över formuleringar i arbetsordningen avseende relationen mellan cheferna. Särskilda enheter och motsvarande i Arbetsordningen Arbetsordningen för universitetet ska innehålla viktigare föreskrifter om universitetets övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning. Arbetsordningen är därmed universitetets grundläggande interna styrdokument. Vi kommer att överväga om arbetsordningen i 1 Se t.ex. 6 kap 8 Arbetsordning för Uppsala universitet (UFV 2015/1342) 2 2 kap. 8 högskoleförordningen (1993:100) 5
enlighet med detta bör innehålla nya regleringar, som framstår som centrala. Samtidigt menar vi att arbetsordningen i viss utsträckning bör överlämna åt universitetets rektor att kunna anpassa verksamheten efter uppkommande behov och inte låsa fast i detalj hur rektor t.ex. väljer att utforma rådgivande funktioner för universitetsgemensamma frågor. Denna inställning påverkar hur vi i utredningen ser på vilka organ som bör regleras i arbetsordningen. Rektorsråd och rektors råd Utredningsgruppen har förstått att det finns önskemål om att förtydliga rektorsrådens roller och uppgifter genom att föra in dem i arbetsordningen. Utredningen ställer sig dock tveksam till att göra så. Det måste finnas en frihet för varje rektor att själv kunna strukturera det ledningsstöd som anses nödvändigt för tillfället. Det finns dock anledning att skilja på rektorsråd vars huvuduppgift är att ge stöd till rektor respektive att samordna verksamhet som ligger inom de tre vetenskapsområdenas ansvarsområde. Det finns i dag även kommittéer och råd bildade av rektor, men inte angivna arbetsordningen. Frågor om samordning och samarbetsformer inom universitetet och dess eventuella reglering aktualiseras ovan under stycket Ansvar, uppgifter och rollfördelning mellan akademiska ledare och styrelser/nämnder. Att i arbetsordningen reglera formerna för eller existensen av så kallade rektorsråd är inte något vi avser lämna förslag på. Men en fråga som är kopplad till denna och som vi väljer att bryta ut från de andra rektorsråden är rektorsrådet för Campus Gotland. Vi har i våra diskussioner uppfattat att just detta rektorsråd skiljer sig från de övriga i både uppdrag och uppgift. Vi avser därför att se över om det finns anledning att förändra något i beskrivningen av denna roll och dess uppgifter och möjligtvis också dess benämning. Centrumbildningar och intendenturområden Utredningen avser att se närmare på regleringen om centrumbildningar och beslutsnivå om inrättande och upplösande. Även skrivelserna om intendenturområden och hur föreståndarskapet utses är en fråga vi avser lämna förslag på. Nämnder och motsvarande som idag inte finns med Vi har hittills identifierat ett par enheter och nämnder som idag inte finns omnämnda i arbetsordningen. En av dessa är Nämnden för utredning av oredlighet i forskning, en relativt ny nämnd som det går att argumentera för att den bör finnas med. En annan sådan är Biblioteksnämnden, vars huvudsakliga arbetsuppgifter skulle kunna anges. Saknas gör också Styrelsens revisionsutskott. Akademiska senaten Vi har ovan redan nämnt akademiska senaten, vars roll vi avser att överväga närmare. Idag saknas reglering av akademiska senaten i arbetsordningen. Om senaten skulle ha kvar samma roll och samma uppgift som idag är vi av den åsikten att senaten nog inte behöver regleras i arbetsordningen. Skulle man däremot förändra dess uppgifter och sammansättning blir bedömningen en annan. 6
Övrigt I det fortsatta utredningsarbetet kommer vi att se över dokumentets struktur och specifika formuleringar, vilket innebär att vi kommer att överväga förändringar som gäller bland annat beskrivningar och hänvisningar. Andra frågor som vi kommer att se över är Begreppet universitetskansler: ska vi skapa en funktion och ta tillbaka titeln universitetskansler till universitetet nu när UKÄ inte längre använder den? Suppleanter i konsistoriet: vi är inte ålagda att ha suppleanter, är det något vi vid Uppsala universitet vill fortsätta ha? Frågan har rests specifikt gällande suppleanterna i konsistoriet men har även bäring på övriga nämnder och organ. Förtydligande gällande begreppet vetenskaplig kompetens och vilka som har rösträtt och är valbara till olika positioner. Vidare arbete i utredningen Framöver kommer utredningssekretariatet fortsätta att träffa representanter för olika delar av universitetet. Sekretariatet kommer bland annat att träffa prefekter och konsistoriemedlemmar och ha fortsatta avstämningar med universitetsledningen. Utredningsgruppen kommer också ytterligare bearbeta idéer från andra lärosätens arbetsordningar och Ledningsutredningen och studera vissa interna styrdokument. Vi avser att lägga fram en slutrapport för rektor den 15 september, och då även lämna förslag på en omarbetad arbetsordning. För utredningen Uppsala 2017-04-04 Lena Marcusson Måns Östring Malin Lindström 7