Landstingsstyrelsens förvaltning Arkiv och biobankscentrum Inger Mattsson 1 (10) 1. SAMMANFATTNING 1.1 Sammanfattning av det gångna verksamhetsåret Ny arkivportal för ABC 1 har lanserats Balanserad verksamhetsstyrning fortsätter på ABC Processkartläggning på ABC klar Reviderade processer: Leveransfunktionen och samtyckeshanteringen Konsekvenser av privatiseringar ökat tryck på hela ABC Landstingsarkiv i samverkan: rikstäckande forum etablerat 250 miljoner poster i e-arkivet, 100 % ökning på ett år 15 000 återsökningar i mellanarkivet per vecka: 30 % ökning under året Stort intresse för ABC:s e-arkivlösningar Samverkan e-arkiv med Region Skåne och R7 fortsätter Samverkan med Riksarkivet gällande statens e-arkiv Ny modell för informationsredovisning för SLL förbereds Nationell samverkan genom Nationella Biobanksrådet Fortsatt redaktionellt ansvar och drift för den nationella hemsidan www.biobanksverige.se 50 % fler samtyckeärenden 20 % ökning av multicenterstudier SLSO-arkivprojekt avslutat 7500 ärenden 98 inleveranser av pappersarkiv 10 års leveransregel implementeras Goda resultat i medarbetarenkäten: index 78! Ekonomi i balans ABC:s vision: Vår information nyckeln till din framtid SLL ABC är en central resurs för landstingets åtaganden gentemot de behov och krav som allmänhet, SLL:s verksamheter, forskning och lagstiftning ställer. ABC:s uppgift är att uppfylla sitt uppdrag enligt vad som står i Arkivreglementet och Biobankslagstiftningen. 1Avdelningen Arkiv och biobankscentrum består av två delar: Landstingsarkivet och Regionalt biobankscentrum (RBC). Det finns fyra enheter: Depå, E-arkiv, Tillsyn och RBC.
2 (10) ABC:s långsiktiga mål: att långtidslagra information och göra den tillgänglig för vård, forskare och allmänhet samt ge råd och anvisningar i arkivfrågor. Privatiseringar, bolagiseringar och andra verksamhetsövergångar påverkar hela ABC. Leveransmönstret har ändrats, antalet leveranser ökar, materialet är mer aktuellt, ungt, vilket gör att behovet av återsökning och framtagning ökar, liksom behovet att arkivariestöd, avtal om utlåning skrivs, behov finns från de nybildade verksamheterna att ha tillgång information från den äldre verksamheten, osv. Omorganisationer inom SLL och systembyten påverkar också ABC:s verksamhet, där vi utarbetar och utvecklar nya strategier för att möta nya och ökade krav. Det har skett en utveckling av e-tjänster som riktar sig framför allt till SLL-kunder men även externt, i syfte att öka tillgänglighet och skapa adekvat efterfrågan på ABC:s tjänster. Vi har tagit utarbetat olika leveransspecifikationer med arkivkrav för informationsstrukturering inför e-levaranser till arkivet. Ett stort arbete är att utveckla slutarkivering av administrativ information; diarier, webbsidor, personalhandlingar, ekonomihandlingar, osv och där har vi kommit en bra bit på väg. En generell leveransregel implementeras med 10- årsgräns för digital information. Det betyder att informationen som levereras till det digitala slutarkivet skall vara minst 10 år gammal. De ändrade reglerna innebär att vi kan ställa högre krav på genomförd gallring och vi kan motverka att verksamheterna sänder in alltför ungt och efterfrågad information till arkivet samt underlättar Landstingsarkivets planering och beredskap för att ta emot leveranser. Arbetet med balanserade styrkort för verksamheten som påbörjades under 2010 har fortsatt. Två inspirationsdagar har hållits med fokus på arbetet med balanserade styrkort, där samtlig personal på ABC deltagit, liksom workshops på enhets- och avdelningsnivå. Processkartläggning och processöversynen inom ABC har resulterat i två reviderade huvudprocesser, leveransprocessen och samtyckeshantering. I arbetet ingår främjandet av en större transparens i organisationen med fler verksamhetsgemensamma projekt och gränsöverskridande funktioner. Under våren lanserades ABC:s nya arkivportal med e-tjänster som riktar sig till kunder inom SLL men även externa kunder i syfte att öka tillgängligheten och skapa adekvat efterfrågan av våra tjänster. ABC har tillsammans med Regionarkivet i Skåne tagit initiativ till ökad samverkan mellan landstingsarkiven i landet. Den första nätverkträffen hölls under två dagar i april i Stockholm med deltagare från nästan samtliga
3 (10) landstingsarkiv i landet samt från SKL. På agendan var att utreda samverkansformer, behov av samarbete, diskutera gemensamma frågeställningar samt att utreda behovet av ett forum som detta. Gensvaret var mycket positivt. Norsk Helsearkivs projektgrupp har besökt ABC under två dagar i december månad, framför allt för att se på ABC:s e-arkivlösningar och ta del av erfarenheter från stora flytt- och skanningsprojekt. Landstingsarkivarien från Region Skåne deltog också under dessa dagar, som även innefattade ett uppskattat studiebesök på Visuell Kommunikation. Norsk Helsearkiv är ett storskaligt projekt för att skapa en samlad arkivinstitution med ansvar för samtliga journalhandlingar i landet. Under året har ett flertal studiebesök med besökare från kommunala vuxenutbildningar (medicinska sekreterare, sjukvårdsadministration), släktforskarföreningar och från landstinget verksamheter (barnhälsovård, sekreterare inom BUP). Tillsynsenheten har hållit ett flertal utbildningar inom SLL, två basutbildningar i arkiv i ABC:s utbildningslokaler, en basutbildning hos Norra Stockholms psykiatri, ett seminarium i menbedömning, två arkivutbildningar på TMR, arkivutbildning på Södertälje sjukhus, utbildning i offentlighet och sekretess på Danderyds sjukhus, två SLL-gemensamma registratorsnätverksträffar samt deltagit i LSF:s chefsutvecklingsprogram och arbetet med LSF:s chefsflik. Internutbildningar, dvs. utbildningsinsatser där personal på ABC hållit kurser för varandra har hållits under året, t.ex, att söka i det digitala slutarkivet, menbedömning och workshop kring den nya arkivportalen. Mer yrkesspecifika utbildningsinsatser har t.ex. varit en specialbeställd utbildning för verksamhetens arkivarier i verksamhetsbaserad (processbaserad) informationsredovisning med case studies. Kopplat till projektet Ny informationsredovisningsmodell för SLL är arbetet med upprättandet av en ny verksamhetsbaserad arkivredovisning för ABC. Andra pilotverksamheter inom SLL har identifierats i samma förberedelseprojekt. Utbildning i personlig effektivitet har hållits under året för tillsyns- och depåenheterna. Ett hälsoprofilprojekt för all personal på ABC inleddes 2009 i samarbete med LSF/HR och har under 2010 och fortsatt med hälsoprofilbedömningar, personalföreläsningar med hälsotema som stress, vikt, sömn och ergonomi samt möjligheter att prova på spinning och pilates. Viktkurser har hållits på ABC, öppen för personalen, en vidarekoppling efter resultat av hälsoprofilresultatet på gruppnivå.
4 (10) Arbetet med att ta fram och förbättra styrdokument och information ut till SLL:s verksamheter är enligt arkivreglementet en av Landstingsarkivets skyldigheter. har en komplett omarbetning av Arkivhandboken skett. Den riktas mot hela SLL. Två råd har reviderats; Råd nr 3 Systembeskrivningar och Råd nr 4 Ordlistan. Tillämpningsanvisningar till Dokument- och Arkivreglemente för Stockholms Läns Landsting har också utarbetats under året. Under var antalet inleveranser av arkiv 98 stycken. Den övervägande delen av inleveranser har bestått av patientjournaler och barnhälsovårdsjournaler. Under året har vi även mottagit 5 leveranser från privata vårdgivare efter Socialstyrelsens beslut om omhändertagande. 3 av dem är information i journalsystem som inte har förberetts för slutförvaring enligt gällande leveranskrav. (se kommentar under 1.2) Utveckling och förvaltning av e-arkivtjänster hanteras delvis med egen personal. Övrigt förvaltnings- och utvecklingsarbete inom e-arkiv sker genom avtal med interna och externa leverantörer med spetskompetens kring tekniska tjänstedelar. Under året har t.ex. avtal tecknats med Tieto angående förvaltning av e-arkivtjänster och med Danderyds sjukhus gällande anslutning till och nyttjande av mellanarkivstjänsten. Ett projekt Anslutning till PSLL som beställdes av KITS (Koncern Övergripande IT- Samordning) hanterades. Framtagning av leveransspecifikationer för administrativ information och krav för informationsstrukturering före levereras till Landstingsarkivet påbörjades. En migrering av Arkivportalen till en ny teknisk plattform genomfördes. En ny kundkoordinator anställdes under året. Samverkan har skett under året i olika projekt gällande e-arkiv, t.ex. Region Skåne, R7 och Riksarkivet/ Statens Arkiv. SLL verksamheter har kontinuerligt levererat digital journalinformation till mellanarkivtjänsten som vid årsskiftet innehöll mer än 250 miljoner poster. Det stora arkivprojekt som ABC driver på uppdrag av SLSO avslutas i och med årsskiftet och de tio visstidsanställda som arbetat inom projektet avslutar därmed sin anställning på ABC. En administratörstjänst på Depå är vakant sedan anställningsstoppet. Tjänsten kommer att tillsättas under nästa år för att möta upp behovet på framtagning och behov för den nya leveransfunktionen.
5 (10) Under året har RBC handlagt sammanlagt 1270 samtyckesbegränsningar enligt biobankslagen (s.k. Nej-talonger) vilket är en ökning med 50 % jämte föregående år, men ändå i nivå med andra verksamhetsår sedan lagen infördes. Liksom föregående år kräver >15 % av alla samtyckesblanketter komplettering genom kontakt med provgivaren för att kunna expedieras. Mer än 40 % av alla samtyckesbegränsningar avser en enda biobank - PKUbiobanken. Det stora flertalet samtyckesbegränsningar avser kassera prov och mindre än 10% säger nej till annat ändamål än egen vård. Registerutdrag begärs endast i begränsad omfattning. Under året har rutinerna för samtycke samordnats med andra flödesverksamheter på ABC och därmed kunnat rationaliseras med en besparingseffekt motsvarande en 50 % tjänst. Nationell samverkan har som tidigare skett genom deltagande i det av SKL inrättade Nationella biobanksrådet, där RBC som särskilt uppdrag har redaktionellt ansvar och drift för den nationella hemsidan, www.biobanksverige.se. Bland övriga projekt som stått i fokus är fortsatt arbete med att landstingets laboratorier ska registrera biobanksuppgifter om enskilda prov i SLLs databas i Svenska Biobanksregistret, som under togs i drift under Ineras förvaltningsansvar. Registrets samordnade nationella förvaltning stöds genom att de disponerar personal ur RBC på deltid för systemförvaltning. Den intäktsfinansierade verksamheten med att underlätta administrativ hantering av biobanksprov i multicenterstudier för forskning och klinisk prövning har fortsatt öka med drygt 20 % sedan föregående år. Omfattningen är 71 studier är i nivå med den ursprungligt beräknade årsvolymen. Biobanken vid RBC har under året tecknat avtal om fortsatt deponi för patologprover med Karolinska Universitetslaboratoriet. Under hösten ersattes Roine Johansson av Inger Mattsson som avdelningschef för ABC. Hon har även tillsynschefsansvar. Arbetsuppgifter och ansvarsområden på Tillsynsenheten har omfördelats genom att två tillsynsarkivarier har fått utökade arbetsuppgifter med samordningsansvar. Johanna Lagerström är samordnare (teamleader) för tillsynsarkivarierna och Cecilia Söderman har motsvarande uppdrag för reception och registratur. 1.2 Förväntad utveckling 2012 Leveransmönstret har ändrats under de senaste åren. Från att tidigare mest handlat om leveranser pga. platsbrist sker många leveranser idag med anledning av privatiseringar eller andra verksamhetsövergångar, där material från SLL-tiden skall levereras in till ABC. Privatiseringarna inom vården i Stockholms läns landsting kan i sin tur även medföra fler
6 (10) konkurser. Vid konkurser begär Socialstyrelsen att ABC omhändertar journalarkiv från sådana privata vårdgivare. En sådan begäran från Socialstyrelsen är tvingande för ABC, men inga budgetmedel tillförs från Socialstyrelsen. Eftersom lagstiftningen inte reglerar i vilket skick dessa arkiv (digitala liksom analoga) skall levereras till ABC kommer detta att medföra kostnadsökningar för ABC. Fortsatt ändrat inleveransmönster med ökat tryck på inleveranser av digital information förväntas under 2012, liksom ökade krav på snabb tillgänglighet. En fortsatt vidareutveckling av tjänsterna för e-arkivering och andra stödsystem är nödvändig under de kommande åren. Nödvändiga resurser måste tillföras vår organisation för att kunna klara de ökade arkiveringskraven. Inleveranser av yngre information i samband med tidigare överlämnande efter överenskommelse, privatiseringar och andra verksamhetsövergångar leder till ett ökat tryck på framtagning och utlämnande. För att komma tillrätta med det ökade trycket utan ökade resurser arbetar ABC med översyn av utlämnandeprocessen och ändrade leveranskrav. På sikt måste vi hitta och nya lösningar för kontakt och utlämnande via arkivportalen, vilken är en av många sätt på vilket vi vill bemöta nya krav på tillgänglighet. Under 2012 skall den digitala resursbanken i arkivportalen utökas med fler e-tjänster och multimediadatabas genom vårt Projekt ABC Arkivportal 2015 (se även 2.). Målsättningen är att ge en ökad och förenklad tillgänglighet i linje med ABC: s uppdrag. ABC: s arkivportal skall användas som en stödtjänst för arkivprocesserna samt för tillgängliggörande av Landstingsarkivets stora bestånd av t.ex. videofilmer och fotografier. Även projektering för arkivering av administrativ information ingår. De beslut som Socialstyrelsen tar om omhändertagande av privata vårdgivares journaler förväntas öka. Kostnaderna för att ta emot, förvara, vårda och lämna ut dessa journaler ligger på ABC. Kostnaderna ökar och är svåra att förutsäga då det i högre grad rör sig om journalsystem som ska tas om hand och vi inte i förväg vet hur många sådana system det kan bli på ett år. Vi har under året inlett en diskussion med Socialstyrelsens tillsynsenhet för att underlätta vårt arbetssätt i dessa ärenden och vi har även en kontakt där vi får insyn i deras arbete med ny föreskrift för omhändertagna arkiv. Revision av ny biobankslag pågår under detta år på Socialdepartementet med sikte på att lagen ska träda i kraft 1 januari 2013. RBC kommer planera för en samlad utbildning om nyheterna i lagen inom landstinget som även behöver omfatta privata vårdgivare med landstingsavtal. Samtyckesärenden
7 (10) beräknas öka i viss omfattning på grund av de nya lagkraven. Registerhantering i Svenska Biobanksregistret kommer bli obligatorisk för samtliga vårdgivare och samordnas genom RBC som kommer få utökade uppgifter med registersökningar inom regionen. Utlämning av prov i multicenterstudier genom RBC kommer kvarstå som avtalsprovtagning med särskilda avtal som bl a reglerar spårbarhet hos mottagaren. Skärpta krav på lagefterlevnad kopplat till skadeståndsrätt hos provgivarna kommer fordra en utbyggd egenkontroll hos vårdgivarna genom RBC. RBC kommer under året fortsätta stödja och bevaka att landstingets beslut om leverans av data till Svenska Biobanksregistret genomförs och där främst laboratorieleverantörerna står i fokus. Här kommer tekniskt projektstöd behöva ges genom vår försorg. Arbete har påbörjats med att åstadkomma en gemensam biobank för KI- SLL där prover kan bevaras för långsiktiga vård- och forskningsbehov utanför landstingets laboratorieavtal för analyser i vården vilka saknar tidsmässigt reglerade krav på bevarande av prov. 2. MÅL OCH MÅLUPPFYLLELSE Arkivmyndighetens mål är att uppfylla sitt uppdrag enligt arkivreglementet: a) Att förvara, vårda och tillhandahålla till Landstingsarkivet avlämnade arkivhandlingar, b) Att utöva tillsyn över övriga myndigheters arkivhantering inom hela SLL inklusive aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där SLL utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, c) Att ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården inom SLL, d) Att levandegöra materialet som förvaras på arkivmyndigheten för allmänhet och forskning. e) Ansvar för tillsynen av offentlighet och sekretess inom SLL Måluppfyllelsen på samtliga punkter är god men kommer att kunna förbättras på några områden: Måluppfyllelsen för uppdraget att vårda, tillhandahålla och tillgängliggöra arkivhandlingar/information kan förbättras med hjälp av kvalitetssäkring av beståndsregistret, tid för fortlöpande inventering och vård och digitalisering och registrering av fotografier, film och ljudband. Arbetet med att kvalitetssäkra informationen i vårt beståndsregister Visual Arkiv har fortsatt under året via granskning av uppgifterna i registret samt utarbetande av arbetsdokument och arbetsgång för en inventering av våra arkiv. Den utveckling av en ny arkivportal och multimediadatabas som
8 (10) planerades till år har delvis genomförts. Grunderna till multimediadatabasen är lagd och den nya arkivportalen har lanserats. ABC har haft möjlighet att starta ett projektkonto, med intäktsmedel Projekt ABC Arkivportal 2015 och här skall vi förstärka och bygga ut den digitala resursbanken. Målsättning för projektet är ökad tillgänglighet för SLL verksamheter. RBC har uppfyllt de mål som föreskrifterna ställer på skyndsamhet och korrekthet i myndighetshanteringen vad avser biobankshanteringen vad gäller ärenden från allmänhet och dem som vill få tillgång till prov. Skärpt uppmärksamhet har skett vad gäller verkställandet av tidigare beslut om dataleverans till Svenska biobanksregistret, men har nått föga framgång detta år. I ABC:s styrkort finns som övergripande mål Kund i fokus, Stärka ABC och Ekonomi i balans. Genom tydligare verksamhetsplanering och verksamhetsutveckling kan målstyrning av verksamheten ske mer effektivt. Under 2012 kommer vi att följa upp målen och styrkorten på ett tydligare sätt genom kvartalsuppföljningar och internrevision. 3. KVALITET Processkartläggningen av ABC:s processer har gett grunden för arbetet med att kvalitetssäkra och effektivisera arbetet på ABC. Processöversynen har resulterat i två reviderade huvudprocesser under. Arbetet är ett av fokusen i ABC:s styrkort för 2012. Ärendehanteringen inom ABC är en verksamhetskritisk process som kvalitetsgranskas kontinuerligt. Då många av de allmänna handlingar som hanteras i processen omfattas av sekretess, främst enligt 25 kap OSL, är det en förutsättning att dessa hanteras korrekt. Kvalitetsgranskningar sker dels genom stickprov dels genom att registrator och tillsynsarkivarie med samordningsansvar för registraturen granskar samtliga handlingar i ärendet i samband med avslut. Ett förarbete inför övergången till ärendehanteringssystemet Edit har inletts under året. En omfattande kvalitetssäkring av informationen i beståndsregistret (det register som innehåller uppgifter om alla arkiv och arkivhandlingar vi förvarar) påbörjades under 2010 och har fortsatt under året. Målet är att säkra att vi har korrekt information i registret, planera vårdinsatser för arkiven och publicera registret för direktsökning i arkiven för våra kunder. Arbetet kommer att ta tid och en tydligare handlingsplan med aktivitetslista kommer att tas fram under början av 2012.
9 (10) ABC arbetar med avvikelsesystemet Händelsevis sedan 2010. 4. VERKSAMHETENS OMFATTNING OCH INNEHÅLL ABC: s huvuduppdrag är att långtidslagra information och att göra denna lättillgänglig för vård, forskning, allmänhet och näringsliv. Att ge råd och anvisningar samt bedriva tillsyn i dokument- och arkivfrågor, biobanksfrågor och frågor som rör offentlighet och sekretess Stora frågor vi har arbetat med under : i) Fortsatt processöversyn och balanserad verksamhetsstyrning på hela ABC. ii) iii) iv) Lansering av ny leveransprocess och ny process för samtyckeshantering. En 50% tjänst för samtyckeshantering har försvunnit vid RBC under i samband med processöversyn och reviderade processer. Lansering av arkivportalen med information om vår verksamhet och våra tjänster, regelverket och de arkiv vi förvarar. Arbetet med att kunna ta emot och lagra information från administrativa system och webbsidor v) Förberedelse av övergången till ett nytt sätt att redovisa arkiv, verksamhetsbaserad informationsredovisning. vi) vii) Intäktsfinansierat projektkonto Identifiera samverkansprojekt och möjligheter till intäktsfinansiering. 5. INVESTERINGAR Investeringsbudgeten för var 2 miljoner kronor för fortsatt utbyggnad av tjänster för digitalt arkiv samt inköp av frysar till biobankscentrum vid eventuell evakuering av NKS.
10 (10) Arkiv och biobankscentrum har under prioriterat utveckling av Arkivportalen och leveransstöd till SLL:s verksamheter i samband med systemkonsolideringar. Med anledning av detta har ABC inte utfört de planerade investeringarna av infrastrukturen. Planer för att investera i ny lagring för slutarkivering finns för 2012. Evakuering av NKS blev ej aktuellt under. 6 VERKSAMHETENS EKONOMI Arkiv och biobankscentrums bokslut visar ett nettoöverskott på 0,4 mkr jämfört med budget. Driftskostnaderna och personalkostnaderna visar ett underskott medan intäkterna och avskrivningarna redovisar ett överskott på drygt samma resultat. Detta beror till största delen på kostnader som e-arkiv betalat och vidarefakturerat till de övriga verksamheter inom SLL som nyttjat e-arkiv samt poolarkivarier som är intäktsfinansierade men belastat personalkostnaderna. Huddinge i januari 2012 Inger Mattsson avdelningschef Arkiv och biobankscentrum Landstingsstyrelsens förvaltning Stockholms läns landsting