2013-04-05 13/21 OBS! Var vänlig distribuera inbjudan till berörd målgrupp inom förvaltningen Samtliga nämnder/styrelser i kommuner och landsting Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning Vilka rättsregler gäller i teori och praktik för hantering av information/handlingar i elektronisk form? OBS! Inklusive reglerna i utredningsförslaget Ny förvaltningslag! BAKGRUND/ SYFTE Läsplattor, e-diarium, sociala medier är exempel på tillämpningar av modern e-förvaltning. Men vilka rättsregler gäller för e-förvaltningen och hur bör dessa regler tillämpas i teori och praktik? TID Måndag 3 juni 2013 PLATS MÅLGRUPP PROGRAM MEDVERKANDE Umeå Folkets Hus Informatörer, webbredaktörer, nämndadministratörer, jurister och andra med ansvar för lagligheten och hanteringen av information/handlingar i elektronisk form. Bifogas Axel Danielsson, konsult med inriktning på ledning och styrning av den kommunala verksamheten samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet.
Axel är också författare till handboken Kommunal Nämndadministration och erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda i kommuner och landsting. AVGIFTER Kursavgift 1.950 kronor (exkl. moms) inkl kaffe och lunch. Debiteras i efterhand. ANMÄLAN OBS! Anmälan om deltagande sker på bifogad blankett, som sänds till Region Gävleborg, 827 80 LJUSDAL, på vår hemsida www.regiongavleborg.se eller via denna länk senast 3 maj 2013. Anmälan är bindande efter sista anmälningsdatum, med hela kursavgiften. Givetvis går det bra att överlåta platsen till en kollega, om du får förhinder. INFORMATION Närmare upplysningar om kursen lämnas av Andreas Hagman, tel 0651-183 94. Praktiska upplysningar Lena Hansson, tel 0651 182 48. REGION VÄSTERBOTTEN Utbildningsavdelningen Anna Pettersson Regiondirektör Andreas Hagman Utbildningschef Om inget särskilt meddelande erhålles är anmäld deltagare antagen till konferensen. Bilagor Program Anmälningsblankett
2013-04-05 13/21 TID Måndag 3 juni 2013 Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning Vilka rättsregler gäller i teori och praktik för hantering av information/handlingar i elektronisk form? OBS! Inklusive reglerna i utredningsförslaget Ny förvaltningslag! PLATS Umeå Folkets Hus 09.00 Samling, kaffe 09.30 Inledning Några exempel på vanliga frågeställningar inom ämnesområdet och som vi kommer att diskutera och reda ut under dagen: Är det sant att det är förbjudet för kommunens handläggare att i elektronisk form ha tillgång till alla kommunens allmänna och offentliga handlingar? När måste handlingar som normalt är offentliga sekretessbeläggas eftersom mottagaren kommer att använda uppgifterna i elektronisk form? Är den myndighetsinterna information som myndigheterna enbart gör tillgänglig för varandra i elektronisk form allmän Måste sammanträdeshandlingar, som är tillgängliga för förtroendevalda genom läsplattor registreras eller hållas ordnade, bevaras eller gallras, lämnas ut på begäran eller skyddas från insyn? Vem är personuppgiftsansvarig för kommungemensamma ekonomi- och personalsystem? Vem är personuppgiftsansvarig för s.k. molntjänster? Vem ansvarar för att läsplattorna hanteras på sätt som stämmer med lagstiftningen? När kan man avslå en begäran om sammanställning av offentliga uppgifter, t.ex. en begäran om sammanställning av vilka elever som går i olika årskurser i grundskolan eller beviljade bygglov av visst slag m.fl. Vilka krav är man skyldig att ställa på dokumenterade rutiner och riktlinjer för personuppgiftsbehandling vid webbpublicering?
Under vilka förutsättningar har allmänheten rätt att använda kommunens datorer för att ta del av elektronisk information? Vad skall en beskrivning av allmänna elektroniska handlingar innehålla enligt offentlighets- och sekretesslagen? Är det sant att man kan vägra att lämna ut personuppgifter med hänvisning till att dessa inte är nödvändiga för att mottagaren ska kunna bedriva en för denne ändamålsenlig verksamhet? Har journalister bättre rätt än andra att ta del av personuppgifter i elektronisk form? Är interna minnesanteckningar från förvaltningens chefsmöte allmänna handlingar, så snart de görs tillgängliga på förvaltningens intranät? Måste nämnden ha en offentlighetsansvarig och vad är dennes ansvar? Exakt när är en elektronisk handling inkommen eller upprättad och därmed allmän? Hur ser kommunens ansvar ut för de personuppgifter som kommunen gör tillgängliga för en entreprenör i samband med att en kommunal verksamhet upphandlas? Hur fungerar lagreglerna om elektronisk anslagstavla? Vilka uppgifter ska ett personuppgftsbiträdesavtal omfatta? När blir ett tjänstemannaförslag i elektronisk form en allmän När blir en minnesanteckning i elektronisk form en allmän handling När är ett utkast eller koncept i elektronisk form en allmän När blir arbetsmaterial i elektronisk form en allmän Blir aldrig säkerhetskopior allmän Räknas elektronisk information som förvaltningen enbart lagrar för annans räkning som allmän När är ett register över ansökningar om försörjningsstöd allmän Är loggar över privat mail allmän Hur ska man veta vilken e-post man får förstöra? Måste man logga anställdas tillgång till elektronisk information? Vad menas med brottet dataintrång? I vilken utsträckning är uppgifter som görs tillgängliga av kommunala tjänstemän på sociala medier allmänna handlingar? Kan kommunen ansöka om frivilligt grundlagsskydd och därmed, som andra massmediaföretag, mer fritt kunna publicera uppgifter på webben? Är allmänhetens kommentarer till kommunens meddelanden på social medier allmän Gäller olika regler beroende på vilka sociala medier det är fråga om? Hur bör kommunen reglera sin närvaro på sociala medier?
HÅLLTIDER Hur skall e-post hanteras vid frånvaro? Räcker det med automatiska svarsmeddelanden? Vilka diarieförda uppgifter är alltid allmänna och offentliga? Vad gör man med SPAM? Är all information som myndigheten kan nå via Internet allmän Är e-post och SMS till anställda eller förtroendevalda som sänds till den personliga e-postadressen respektive den privata mobilen allmän Hur skall förvaltningslagens regler som avser kommunens skyldighet att ta emot information respektive expediera elektroniskt tolkas? Innebär förvaltningslagens bestämmelser att kommuner inte har rätt att spärra sina e-postadresser för inkommande post från vissa avsändare? Får samma handling innehålla både sekretessbelagda och offentliga uppgifter och finns därvid särregler som gäller elektroniska handlingar? Vem skall avgöra vilka handlingar som får lämnas ut i ett för flera förvaltningar gemensamt handläggarsystem? Får man ta betalt för kopiering av elektroniska handlingar och i så fall hur mycket? Gäller särskilda regler för myndighetens elektroniska brevlåda? Vad menas med en god offentlighetsstruktur? Vilka kommunala verksamheter och vilka kommunala företag omfattas av offentlighetsprincipen? Hur fungerar reglerna om handlingsoffentlighet i olika samverkansorgan som t.ex. gemensamma nämnder, kommunalförbund, regionförbund etc. 09.00 Samling, kaffe 09.30 Program 12.00 Avbrott för LUNCH 14.30 Kaffe 15.30 ca Avslutning MEDVERKANDE Axel Danielsson, konsult med inriktning på ledning och styrning av den kommunala verksamheten samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet. Axel är också författare till handboken Kommunal Nämndadministration och erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda i kommuner och landsting.
Anmälningsblankett Kursnummer: 13/21 anmäler nedanstående... deltagare till: Läsplattor, e-diarium, sociala medier och annan e-förvaltning 2013-06-03 Umeå Folkets Hus Anmälan skickas till Utbildningsavdelningen Region Gävleborg 827 80 Ljusdal fax 0651-126 59 tel 0651-180 00 e-post utbildning@regiongavleborg.se Senast 2013-05-03 Var god texta Förnamn Förnamn Efternamn Efternamn Befattning Befattning Postadress Adress Postnr/ort Postnr/ort Tel Tel E-post E-post Specialkost Specialkost OBS! Viktigt att fakturaadressen överensstämmer med de krav din kommun ställer inkl koder och referenser... Faktura adress... Adress......... Datum Underskrift Telefon