Folkhälsans HANDBÖCKER Del I 09/2012
Handbok Del I Vad Folkhälsan står för... 1 Folkhälsan i korthet...1 Folkhälsans verksamhetsidé...2 Folkhälsans värden...2 Folkhälsans vision...2 Hälsofrämjande verksamhetsprinciper inom Folkhälsan... 3 Folkhälsans arbetssätt...4 EFQM-modellen...5 Karta & kompass... 6 Hall of Fame 2010 är vår allas gemensamma förtjänst...8 Arbetet fortsätter...9 Vi följer upp vår verksamhet...9 Folkhälsans policyer... 10 Folkhälsans HANDBÖCKER
Del I i alla handböcker Folkhälsan har en omfattande och mångsidig verksamhet som når en stor del av den svenskspråkiga befolkningen och även tvåspråkiga och finskspråkiga kunder. Ett av våra centrala mål är att erbjuda högklassiga social- och hälsovårdstjänster. Vi har därför gått in för att systematiskt utveckla vår verksamhet och kvaliteten på verksamheten. Handböcker för olika verksamhetsformer är ett hjälpmedel i detta utvecklingsarbete. Folkhälsans handböcker fungerar som referensram för det långsiktiga strategiska och praktiska arbetet på enheterna. Handböckerna är i första hand avsedda för personalen, för kunderna och deras familjer, för de kommuner och andra instanser som köper tjänster av Folkhälsan samt andra samarbetspartner. Handböckerna utarbetas av arbetsgrupper som representerar verksamheter och enheter inom Folkhälsan. Självutvärderingen görs utgående från de frågeställningar som tas upp i handböckerna. Handböckerna är uppställda enligt en europeisk modell som Folkhälsan använder inom verksamhetsutvecklingen, den s.k. EFQM-modellen (European Foundation for Quality Management). Vad Folkhälsan står för Folkhälsan i korthet Folkhälsan har arbetat för bättre hälsa och livskvalitet i närmare ett sekel. På 1920-talet hade Folkhälsan egna hälsosystrar, 1933 invigdes Barnavårdsinstitutet i Helsingfors och på 1960-talet öppnades Folkhälsans första tonårspoliklinik. I takt med samhällsutvecklingen har vissa verksamheter övertagits av kommunerna, medan andra kommit till. I dag täcker Folkhälsans verksamhet ett brett fält inom hälsofrämjande, serviceproduktion och forskning. Folkhälsan har ända från början haft verksamhet i olika regioner i Svenskfinland, via lokaloch landskapsföreningar. I dag är Folkhälsan landets största svenskspråkiga social- och hälsovårdsorganisation med många olika uppgifter. Folkhälsan producerar social- och hälsovård, bedriver hälsofrämjande medborgarverksamhet i lokalföreningar och har ett forskningsinstitut som bedriver bl.a. genetisk forskning på internationell toppnivå. Folkhälsans förbund och Folkhälsanföreningar Folkhälsans serviceproduktion Folkhälsans forskningscentrum Samfundet Folkhälsan Folkhälsans HANDBÖCKER 1
Folkhälsan står för långsiktighet, kvalitet och kunnande, som bygger på kompetens, engagemang och omsorg. Genom att kombinera forskning, frivilligverksamhet och serviceproduktion vill vi uppnå en ställning som ledande inom folkhälsoarbetet i Svenskfinland och i Finland. Det förutsätter att Folkhälsan som organisation, förutom att känna sin omvärld, känner sig själv; vad är vi bra på och vad behöver vi bli bättre på? Folkhälsan består i dag av: Samfundet Folkhälsan, som ansvarar för helhetsutvecklingen samt förmögenhetsförvaltningen inom Folkhälsan. Forskningsverksamheten bedrivs inom Samfundet. Folkhälsans förbund leder och utvecklar den hälsofrämjande medborgarverksamheten. De allmännyttiga aktiebolagen ansvarar för och utvecklar serviceproduktionen. Folkhälsans verksamhetsidé Samfundet Folkhälsan grundades 1921 med målsättningen att främja den finlandssvenska befolkningens hälsa och vår verksamhetsidé är densamma ännu i dag. Folkhälsans verksamhet finns formulerad i den s.k. ändamålsparagrafen från år 1921 ( 1 i Samfundet Folkhälsans stadgar): Samfundet Folkhälsan i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder ägnade att gynnsamt inverka på denna. Folkhälsans värden Folkhälsans mångsidiga verksamhet förenas av följande gemensamma värden: KOMPETENS Vår kompetens inger förtroende. Vi visar vår kompetens genom att arbeta målmedvetet och kostnadseffektivt. Vi är nyskapande och empatiska i vår vardag. ENGAGEMANG Vårt engagemang påverkar samhället. Vi bidrar alla till att Folkhälsan är en föregångare. Vi tar ansvar för människor och tror på framtiden. OMSORG Omsorg innebär att vi respekterar människovärdet. Vi ser människan som en helhet och bemöter alla individuellt. Vi samarbetar och uppmuntrar till aktiv växelverkan. Folkhälsans vision Folkhälsan två steg före Visionen ger riktningen framåt och framhåller vikten av att Folkhälsan är en föregångare. Visionen kan ses som stjärnan som leder organisationen på vägen, men också som ett mått på ambitionsnivån för Folkhälsans verksamhet. Visionen för vår serviceproduktion är att fungera innovativt och skapa nytt. Folkhälsan prioriterar nischade kunskapskrävande produkter och nya vårdkoncept, vilka tillsammans ger ett försprång i relation till andra producenter av vård och omsorg. Visionen ger också ett stöd för fortsatta satsningar på hälsofrämjande verksamhet. Ett steg före syftar på förebyggande insatser (prevention), två steg före lyfter fram vikten av mångsidig hälsofrämjande verksamhet (promotion). Inom forskningen ställer visionen krav på internationell framgång. Ett steg före kunde betyda framgångsrik forskning i Finland, medan två steg före innebär förväntningar på att Folkhälsans forskning är konkurrenskraftig med toppforskningen i världen. 2 Folkhälsans HANDBÖCKER
Hälsofrämjande verksamhetsprinciper inom Folkhälsan Folkhälsans verksamhet syftar till att främja hälsa och livskvalitet. Folkhälsan utgår från en helhetssyn på hälsa, som består av såväl fysiska, sociala, psykiska som andliga faktorer. Hälsa är mycket mera än frånvaro av sjukdom. Det handlar också om välbefinnande, självkänsla och funktionsförmåga. Hälsa är inte ett mål i sig, utan en förutsättning för god livskvalitet. Ofta talar vi om känsla av sammanhang, som betyder att livet upplevs som meningsfullt, begripligt och hanterbart. Det är viktigt att människor själva känner att de har kontroll över sitt liv och har framtidstro. Hälsofrämjande definieras av Världshälsoorganisationen WHO som en process som ger människan större kontroll över sin egen hälsa och större möjligheter att förbättra den. Det handlar om att stöda individen att välja en hälsosam livsstil att skapa fysiska och sociala miljöer som stöder hälsa att verka för ett samhälle som inom alla sektorer långsiktigt verkar för god hälsa och livskvalitet 1. Hälsofrämjande som verksamhetsprincip Hälsofrämjande som verksamhetsprincip gäller all verksamhet inom Folkhälsan. Inom vård och omsorg innebär detta att verksamheten utgår från varje individs behov och livssituation och att arbetssättet är hälsofrämjande. Målet är att ta vara på vars och ens resurser och att respektera personens egna värderingar och målsättningar. Hälsokonsekvenser beaktas i utformningen av den fysiska miljön. Möjligheterna till social gemenskap och meningsfull sysselsättning stöds. I utformningen av verksamheten ägnas individer och grupper som är sårbara och som lever med riskfaktorer för sjukdom eller med bristande psykosociala resurser särskild uppmärksamhet. Varje verksamhetsenhet konkretiserar för sin del vad en hälsofrämjande verksamhetsprincip innebär i praktiken. 2. Hälsofrämjande som praktiska åtgärder De praktiska hälsofrämjande åtgärderna förverkligas främst inom Folkhälsans medborgarverksamhet. Folkhälsan uppmuntrar människor att verka för hälsa och livskvalitet där de lever, bor och arbetar. Tillsammans skapas plattformar där folk engagerar sig, möts samt formar närmiljön och samhället. Verksamheten utgår från olika målgruppers behov och intressen, från aktuella folkhälsofrågor, WHO:s riktlinjer, det finländska Hälsa 2015-programmet samt aktuell forskning. Folkhälsans lokala föreningar och frivilliga medarbetare med god kännedom om sin egen närmiljö utgör grunden för medborgarverksamheten. Kännetecknande är ett starkt engagemang och socialt ansvar. Medlemmarna verkar både för sin egen, sin familjs och andras hälsa och livskvalitet. 3. Främja positiv hälsoutveckling hos den egna personalen Folkhälsan som hälsofrämjande arbetsplats ska ge medarbetarna trygghet, trivsel och arbetsglädje. Det innebär att arbetet ska vara säkert och hanterbart. Var och en ska känna sig som en del av en arbetsgemenskap där man kan må bra, utvecklas och genom sitt arbete bidra till något meningsfullt. Folkhälsan strävar efter att som arbetsgivare vara en föregångare då det gäller att främja personalens hälsa. Personalens välmående är centralt för hela verksamhetens kvalitet och resultat. Folkhälsans HANDBÖCKER 3
Folkhälsans företagshälsovård betonar hälsofrämjande, förebyggande åtgärder och rehabilitering. UUA-verksamhet och friskvård för personalen utvecklas kontinuerligt. Folkhälsan är en tobaksfri arbetsplats. Folkhälsans arbetssätt Vi ska arbeta systematiskt med hälsa och livskvalitet i fokus känsla av sammanhang, begriplighet och meningsfullhet i arbetet, för bättre ledarskap, tydliga strukturer, mätbara mål, klar arbetsfördelning samt målmedveten uppföljning, utvärdering och ständiga förbättringar, det som redan är bra gör vi bättre. Konkurrenskraften i vår verksamhetsutveckling ska vara att vi utgår från människans resurser, livsstil och behov. Folkhälsans arbetssätt kan beskrivas i form av en trappa. Grunden är verksamhetsidén och de gemensamma värdena. Genom olika trappsteg i form av olika verktyg, mätinstrument och hjälpmedel och redskap arbetar vi för att uppnå det övergripande målet, att uppfylla Folkhälsans vision om att vara två steg före. EFQM-modellen är den bas enligt vilken arbetet och processerna struktureras och verksamheten beskrivs, exempelvis i Folkhälsans handböcker. Handböcker, självutvärdering samt revidering av befintliga handböcker sker enligt verksamhetsutvecklingens långsiktiga målsättningar med koppling till hela Folkhälsans strategiska målsättningar. Folkhälsans handböcker ska hållas som levande dokument i vardagen, och det arbetssätt handböckerna förutsätter kräver arbete med olika processer och ständiga förbättringar för att garantera den kvalitet som Folkhälsan vill stå för. RAI (Resident Assessment Instrument) är ett konkret system för utvärdering av verksamhetens resultat inom vårdsektorn, främst äldreomsorgen. För flera av de centrala verksamhetssektorerna finns gemensamma handböcker som ger konkreta riktlinjer för arbetet. Responsen mäter hur vi lyckats uppfylla våra målsättningar och våra kunders förväntningar. Karta och kompass är ett hjälpmedel för att styra verksamheten mot de uppställda målen och för att följa upp hur målen uppfylls. Kunskapsspridning är ett sammanfattande begrepp för spridning av information och kunskap genom olika metoder och medier, både internt och externt. Visionen är det gemensamma målet som uppfylls och konkretiseras genom de olika stegen i trappan. Nedan följer en närmare beskrivning av några av de centrala trappstegen. HANDBÖCKER RAI Resident Assessment Instrument äldreomsorgen EFQM processledning, självutvärdering, auditering VERKSAMHETSIDÉ och VÄRDEN Folkhälsans ledningssystem RESPONS- och AVVIKELSEHANTERING POLICYER VISION GOD PRAKTIK och kunskapsspridning KVALITETS- och PERSONALBOKSLUT KARTA och KOMPASS målstyrning-riskhantering 4 Folkhälsans HANDBÖCKER
EFQM-modellen EFQM-modellen, den europeiska modellen för verksamhetsutveckling, är den modell hela Folkhälsan använder för verksamhetsutveckling, ledarskap och handböcker. Den tryggar att vi gör på samma sätt på alla håll i organisationen. Modellen fungerar också som grund för ett processorienterat arbetssätt och för självutvärdering och möjliggör bolagens beredskap inför en extern auditering. EFQM-modellen bygger på tanken att man sätter in vissa resurser i en verksamhet en process genom vilken man uppnår vissa resultat. Detta tänkesätt för kanske tankarna till en industri eller ett vanligt företag, där man sätter in råvaror och personalinsatser i en produktionsprocess och som resultat får ut färdiga produkter/varor. De resultat man där vill uppnå är så goda produkter som möjligt som kan marknadsföras och säljas till ett så bra pris som möjligt. Men EFQM-modellen kan också tillämpas på organisationer som producerar tjänster och på organisationer som inte har ett vinstsyfte utan är allmännyttiga, dvs. på en organisation som Folkhälsan. Folkhälsans verksamhetsutveckling går ut på att vi anpassar olika modeller till vår organisation och till våra behov. Det vi utvecklar ska stöda det dagliga arbetet och vara en naturlig del i vardagen och hjälpa oss att uppnå så goda resultat som möjligt inom alla våra verksamhetsområden. EFQM-modellen består i korthet av: Grunden för verksamheten Resurser eller angreppssätt Processer Resultat angreppssätt, hur gör man resultat, vad uppnår man FOLKHÄLSAN Verksamhetsidé Värden Vision Hälsofrämjande verksamhetsprinciper Ledarskapspolicy Personalpolicy Språkpolicy Infopolicy Miljöpolicy Riskhanteringspolicy Responspolicy Ledarskap Medarbetare HR personal Verksamhetsplanering Karta o kompass Enhetlig v.planering Samarbetspartner och resurser Ekon. fastighet, tekn. info. Definiera, leda o förbättra Processer Handböcker Eftis Äldre Dagvård Barnskydd Forskning Funktionshinder Kosthåll och konferens Kompassen, rapportering o uppföljning Resultat medarbetare Bästa arbetsplats Resultat klienter/ intressenter RAI Respons Resultat samhälle Image Centrala resultat i verksamheten Mätare Bokslut Självutvärdering Ledningens genomgång Auditering Certifiering God praktik Kunskapsspridning förnyelse och ständig förbättring i det dagliga arbetet (The European Foundation for Quality Management EFQM, medlemsbaserad icke vinstdrivande organisation, bildats 1988, http://www.efqm.org.) Den modell Folkhälsan använder som ramverk för hela verksamhetsutvecklingen, ledarskap och handböcker. Modellen fungerar även som grund för självutvärdering och auditering. Folkhälsans HANDBÖCKER 5
Karta & kompass Karta och kompass är ett viktigt hjälpmedel i Folkhälsans strategiarbete. Den är baserad på en internationell modell som kallas balanserat styrkort (BSC). Folkhälsans personal utvecklar sitt arbete och sin organisation utgående från gemensamma mål och perspektiv. samfundet Folkhälsan i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder, ägnade att gynnsamt inverka på denna. Vision Folkhälsan två steg före INTRESSENT Vad skall Folkhälsan erbjuda för att kunna bidra till bättre livskvalitet och hälsa i vardagen? KUND Vilka prioriterade kundvärden och kvalitetskriterier behöver vi för att överträffa kundernas förväntningar? Vilka ekonomiska mål måste vi uppnå? Vilka är de nyckelfaktorer som driver ett kostnadseffektivt arbete? EKONOMI PROCESS Vilka interna processer måste vi prioritera utgående från en aktiv omvärldsanalys? Vad måste vi vara bra på för att skapa värde för kunder, medlemmar, donatorer och professionella världen? PERSONAL För att vara en attraktiv hälsofrämjande arbetsplats och kunna utföra det vi prioriterat måste vi ha: kunnig och kompetent personal, kultur som stöder ständig utveckling, tydligt och motiverande ledarskap, en arbetsmiljö och teknik som stöder arbetet. KoMpEtEns EngAgEMAng omsorg Folkhälsans karta som baserar sig på balanserat styrkort av Robert S. Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School. Kartan och kompassen ska hjälpa oss att jobba tillsammans långsiktigt och målmedvetet inom hela organisationen. Syftet är att i enlighet med EFQM-modellen förbättra genomförandet av våra långsiktiga målsättningar. Det är kärnan i det som vi kallar Folkhälsans Karta och kompass. Folkhälsans verksamhetsidé, våra gemensamma värden, vår vision och strategi styr hela vår verksamhet och målet är att hela organisationen, på alla nivåer och inom alla enheter, ska känna till detta och systematiskt arbeta för att leva upp till verksamhetsidén och våra värden för att uppnå visionen. I praktiken betyder det att vi ställer upp vissa övergripande långsiktiga mål för hela Folkhälsan. De fungerar som utgångspunkt och konkretiseras i bolag, enheter och verksamheter i olika delmål. Långsiktig verksamhetsplanering med hjälp av Karta och kompass beaktar olika perspektiv i vår verksamhet. Intressenter Hur ser samhället på oss? Hur vill vi att samhället ser på oss? Kunder Hur vill vi att våra kunder ska se på oss? Vad vill vi ge dem, i form av service och vård? Det värde som vi skapar för kunderna är avgörande för vår verksamhet. 6 Folkhälsans HANDBÖCKER
Ekonomi En balanserad ekonomi, kostnadseffektivitet och professionell förvaltning av donerade medel är några av de centrala målen för ekonomin. Samtidigt ser vi ekonomin och de ekonomiska resurserna i ett helhetsperspektiv där verksamhetens målsättningar och resultat mäts också i andra än ekonomiska termer. Processer Processerna handlar om det praktiska arbetet, sättet att arbeta. Folkhälsan ska definiera, tydliggöra och förstärka sina kunskapsområden och bli en ledande aktör inom dessa. Att tydliggöra och förbättra processerna inom olika delar av verksamheten är ett centralt mål för hela verksamhetsutvecklingen. Det är också ett mycket omfattande arbete på många nivåer och inom många olika sektorer. Hur tar vi hand om våra äldre, barn och ungdomar? Hur utformar vi konkret de olika processerna i det dagliga arbetet med äldre och anhöriga inom äldreomsorgen eller med barn och föräldrar inom dagvården? Hur kan vi systematiskt planera stora byggprojekt med beaktande av alla ekonomiska och tekniska faktorer? Hur utvecklar vi boendet och verksamhetens innehåll i våra Folkhälsanhus? Hur beaktar vi användarnas synpunkter? Hur informerar vi om projektet? Hur planerar vi finansieringen? Hur ser vår riskhantering ut? Folkhälsans ledningsgrupp ska initialt stimulera och skapa förutsättningar för ett konstruktivt samarbete mellan våra tre verksamhetsområden; forskning, hälsofrämjande och serviceproduktion. Hur kan vi utveckla samarbetet mellan Folkhälsans olika verksamhetsformer för att skapa ett mervärde? Samverkan skapas i syfte att utveckla innovativa koncept och att erkännas som ledande aktör inom hälsofrämjande. Personal och utveckling Folkhälsan vill vara en attraktiv hälsofrämjande arbetsplats. Hur kan vi uppnå det och hur kan vi involvera personalen? Hur rekryterar vi motiverad och kompetent personal? Hur kan vi alla i vårt dagliga arbete leda oss själva och konsekvent arbeta för att uppnå Folkhälsans mål och vision? Målen konkretiseras och följs upp inom hela organisationen De frågor vi ställer om olika verksamheter är samtidigt ett viktigt underlag för planeringen och hjälper oss att konkretisera våra mål. Det hjälper oss också att göra en strategi, att konkret beskriva hur vi ska göra i den dagliga verksamheten för att komma närmare de mål och den vision vi ställt upp. Efter att vi konkretiserat målen inom olika sektorer och på olika nivåer är följande steg att vi skapar mått för hur målen uppnås och följer upp dem. Det sker på många olika sätt, genom självutvärdering, intern auditering, extern auditering, genom insamling av spontan respons från kunder, personal och intressenter, genom insamling av riktad respons i form av bl.a. kundoch personalenkäter samt genom att följa upp avvikelser inom de olika verksamhetsområdena. Konkreta handlingsplaner för att ständigt förbättra verksamheten görs upp i samband med den årliga verksamhetsplaneringen som följer strukturen för Karta och kompass. Det mest centrala är att alla Folkhälsananställda känner till målen och medvetet arbetar för att uppnå dem i sin dagliga verksamhet. PERSONLIGA MÅL Vad kan jag göra? KOMPASS Vad kan vi göra? STRATEGIKARTA Hur ser vår strategi ut? STRATEGI Vilken är vår plan? VISION Vart är vi på väg? VÄRDEN Vad är viktigt för oss? VERKSAMHETSIDÉ Varför finns vi till? Från verksamhetsidé till resultat i vardagen. Folkhälsans HANDBÖCKER 7
Hall of Fame 2010 är vår allas gemensamma förtjänst Vi har lyckats med att förankra utvecklingsarbetet i vardagen. Folkhälsan har som första finländska allmännyttiga organisation tilldelats det internationella certifieringspriset Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy, ett certifikat i strategigenomförande. Certifieringen gäller Folkhälsans systematiska strategiarbete där organisationen på ett helhetsmässigt sätt förankrat utvecklingskedjan inom hela organisationen, från ledning till varje medarbetare. Priset är unikt också ur ett europeiskt perspektiv. Endast en annan allmännyttig organisation i Europa har tidigare beviljats utmärkelsen. Bakom Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy finns de världsberömda professorerna Robert S. Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School som också utvecklat konceptet Balanced Scorecard. För Folkhälsan innebär certifieringen att en opartisk utomstående part har bedömt hur: Folkhälsan har tagit i bruk och utvecklat Balanced Scorecard i de fem principerna för en strategifokuserad organisation enligt Kaplan/Norton och utvecklat sin egen Karta och Kompass som ett helhetsbaserat ledningssystem för strategiarbete och långsiktig verksamhetsplanering. Folkhälsan har utvecklats till en strategifokuserad organisation. Folkhälsan har förankrat de strategiska målsättningarna från ledningen till alla medarbetare. Folkhälsan har utvecklat arbetsprocesser som fungerar. Folkhälsan har uppnått resultat som belönats. Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy By Industry 2000-2011 Företag och organisationer som tilldelats certifieringspriset under åren 2000 2011. 2012 Palladium Folkhälsan Group, Inc. tilldelades Hall of Fame 2010. 1 8 Folkhälsans HANDBÖCKER
Folkhälsan Kvalitets- och personalbokslut 2009 1 competence commitment care Folkhälsan Annual Report on Quality and Personnel 1 Arbetet fortsätter Utmärkelsen gör att många följer med oss i fortsättningen och att vi är på världskartan som organisation, inte bara i Finland. Den internationella certifieringen gör att det finns större förväntningar på oss än tidigare. Certifieringen visar att vi är på rätt väg, men arbetet fortsätter och vi ser framåt. Vi ser framåt och tar ansvar tillsammans. Verksamhetsutvecklingen har nära anknytning till begreppet känsla av sammanhang, alltså att uppleva meningsfullhet, hanterbarhet och begriplighet och till att lyfta fram resurserna i det goda livet och vardagen. Begreppet fångar en av de stora utmaningarna för utvecklingsarbetet: att ta vara på styrkor och resurser med målet att höja välbefinnandet och livskvaliteten för alla våra intressenter och medarbetare. Vi följer upp vår verksamhet Folkhälsans kvalitets- och personalbokslut Bokslutet sammanställs årligen på organisationsnivå som ett resultat av arbetet med Karta och kompass. Uppnår vi det vill? I Kvalitets- och personalbokslutet redovisar vi på vilket sätt vi konkretiserar och förverkligar våra målsättningar i vardagen utgående från fem perspektiv: Bilden utåt (intressentperspektivet) Det värde vi vill skapa för våra målgrupper (kundperspektivet) Fungerande processer (processperspektivet) Ekonomi i balans (ekonomiperspektivet) Kunnig och motiverad personal (personal- och utvecklingsperspektivet) Utgående från resultaten gör vi upp handlingsplaner, fördjupar och förbättrar vår verksamhet. Personal- och kvalitetsbokslut för Folkhälsan Botnia 2007 Kvalitets- och personalbokslut för Folkhälsan 2008 Kvalitets- och personalbokslut för Folkhälsan 2009 Folkhälsan Kvalitets- och personalbokslut 2008 1 Annual Report on Quality and Personnel Folkhälsan 2010 Folkhälsan Botnia Personal- och kvalitetsbokslut 2007 1 Folkhälsans Kvalitets-och personalbokslut som ges ut årligen. Folkhälsans HANDBÖCKER 9
Folkhälsans policyer Folkhälsan har uppställt hälsofrämjande verksamhetsprinciper och utarbetat enhetliga riktlinjer (policyer) för utvecklandet av olika delar av verksamheten. Följande Folkhälsan-policyer har godkänts i styrelsen: Folkhälsans ledarskaps policy Folkhälsans ledare utvecklar Folkhälsans verksamhetsidé, värden och vision och representerar en organisationskultur som är mål- och resultatinriktad och tar aktivt del av all intern och extern information som gäller Folkhälsan och den egna verksamheten. Folkhälsans ledare använder och utvecklar sitt professionella kunnande och involverar sig personligen för att säkerställa att organisationens ledningssystem utvecklas, tillämpas och kontinuerligt förbättras ser till att de anställda inser värdet av och möjligheterna att utveckla och upprätthålla kunskap och kompetens erbjuder aktivt kompetensplanering i enlighet med Folkhälsans aktuella behov. Folkhälsans ledare anger riktning, beskriver verktyg och är tydlig i sitt beslutsfattande. Folkhälsans riskhanteringspolicy En risk är vilken händelse, avvikelse eller ogjord åtgärd som helst, intern eller extern, som hindrar Folkhälsan från att uppnå uppsatta mål. Genom en välfungerande riskhantering kan konsekvenserna av oönskade risker undvikas eller minimeras. Eftersom många risker inom vården drabbar tredje part, dvs. klienterna, är det inom vården extra viktigt att kunna undvika eller minimera risker. Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten om vilka risker som finns i Folkhälsans verksamhet, bättre på att bedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskerna skall hanteras och att lära av varandra inom hela organisationen. Folkhälsans personalpolicy Alla anställda har en viktig betydelse för organisationens utveckling. För att kunna utveckla Folkhälsans verksamheter och bidra till ett samhälle som främjar hälsa och livskvalitet behöver organisationen kompetenta, motiverade, engagerade och utvecklingsinriktade medarbetare. Folkhälsans chefer har ett personligt, aktivt mål- och resultatinriktat ledarskap som uppmuntrar till delaktighet och aktiv medverkan. Möjligheterna till utveckling och karriär uppmärksammas. Vi ger nyanställda tillräcklig introduktion och behövlig utbildning. Vi förutsätter att var och en upprätthåller och utvecklar sin kunskap och kompetens. 10
Folkhälsans informationspolicy Folkhälsan ska upplevas som en trovärdig och långsiktig samhällsaktör inom social- och hälsovården, medborgar verksamheten och forskningen. Informationen ska ge en riktig bild av verksamheten, bidra till en god sammanhållning inom organisationen och fungera som ett styrinstrument för Folkhälsans ledning. De egna medarbetarna ska först informeras om förändringar och större frågor. Folkhälsan har en enhetlig visuell image som genomsyrar allt informationsmaterial. Imagen signalerar utåt att Folkhälsan är Folkhälsan oavsett vilken del av organisationen det handlar om. I samband med eventuella kriser och negativ publicitet är det respektive ledning som tillsammans med infochefen sköter om informationen. Folkhälsans miljöpolicy Folkhälsans miljöpolicy uttrycker vårt förhållningssätt till miljöfrågor inom Folkhälsans alla verksamheter. Varje Folkhälsananställd tillämpar dessa principer i sitt dagliga arbete. Tyngdpunktsområdena för vårt miljöarbete är: Fastighetsunderhåll omfattande återvinning och sortering av avfall, hushållandet med energi och vatten samt övriga naturresurser. Resandets miljöbelastning minimeras genom att bl.a. utnyttja olika tekniska lösningar för kommunikation på distans samt genom att beakta olika fortskaffningsmedels miljöpåverkan. Inom kosthållen använder vi oss, i mån av möjlighet, av närproducerade och säsongbundna råvaror, minimerar svinnet och främjar användningen av livsmedel som kan produceras resurssnålt. Vid beställning av varor ger vi stor vikt åt logistiken och optimerar varuleveransernas storlek och frekvens. Folkhälsans responspolicy Målsättningen med att samla in respons är att få en uppfattning om hur vi lyckas med vår verksamhet. Folkhälsan samlar in, åtgärdar, besvarar och rapporterar riktad och spontan respons i syfte att förbättra verksamheten och upprätthålla goda relationer till kunder och samarbetspartner. Responsen hanteras på ett positivt och konstruktivt sätt så att en positiv bild av Folkhälsan upprätthålls. Folkhälsans språkpolicy Folkhälsans officiella och interna språk är svenska. Folkhälsan betonar vars och ens rätt att få service på sitt eget modersmål och inom en del av tjänsteproduktionen bedrivs verksamheten även på andra språk än svenska. Personalen bör ha goda kunskaper i svenska. Organisationens officiella information ges på svenska. Svenska språket är en del av en större helhet den finlandssvenska kulturen. Folkhälsanhusen utgör viktiga samlingsplatser för personer som vill verka och vistas i en svenskspråkig miljö. Folkhälsan arbetar aktivt för att den svenska servicen tryggas i Finland. 11
12 Folkhälsans HANDBÖCKER egna anteckningar