Internkontrollplan 2017 Beslutad av kommunstyrelsen 2017-03-06 58 Ärendenummer.2016.0979
Internkontrollplan 2017 Finspångs kommun 612 80 Finspång Telefon 0122-85 000 Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se Webbplats: www.finspang.se
Innehåll Internkontroll 2 Kontrollmiljö 3 Riskanalys 3 Genomförandet av en väsentlighets- och riskbedömning 4 Kontrollaktiviteter 4 Sektor ledningsstab 6 Sektor barn och utbildning 9 Sektor kultur och bildning 10 Sektor samhällsbyggnad 12 Sektor vård och omsorg 13 Sektor social omsorg 16 Bilaga 1 Rapporteringskalender för övrig rapportering 19 I
I N T E R N K O N T R O L L P L A N Internkontroll Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser. Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Finspångs kommuns internkontrollplan 2017 sammanfattas i en övergripande plan som gäller hela kommunen. Utöver den finns även sektorsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De sektorsspecifika internkontrollplanerna skall ses som ett komplement där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje sektor har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt med bland annat kommunens strategiska planer och balanserade styrkort. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. Finspångs kommuns arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. 2
I N T E R N K O N T R O L L P L A N Kontrollmiljö Hur samverkar vi? Har vi rätt kompetens? Hur ser de sociala relationerna ut? Hur fungerar dialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll. Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns. Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Externa risker: På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv? Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt? Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige? Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen? Interna risker: Kan vi lita på den information vi har tillgång till? Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stöldbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier) Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.? På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen? Verksamhetsrisker: Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål? På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet? Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till rätt kostnad? Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.) 3
I N T E R N K O N T R O L L P L A N Genomförandet av en väsentlighets- och riskbedömning 1. Ta fram rutiner/processer som anses angelägna att bedöma. 2. Gradera rutinen/processen enligt följande matris: Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Sannolikhet 1 Osannolik 2 Mindre 3 Möjlig 4 Sannolik sannolik Konsekvens 4: Är så stor att det helt enkelt inte får hända 3: Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (int. & ext.) 2: Uppfattas som liten av alla berörda personer (int. & ext.) 1: Uppfattas som obetydlig av alla berörda personer (int. & ext.) Sannolikhet 4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå 3: Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 2: Risken är mycket liten för att fel ska uppstå 1: Risken är praktiskt tagen obefintlig att fel ska uppstå Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Finspångs kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning tydliga och mätbara mål och regelverk dokumenterade rutinbeskrivningar en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar. 4
I N T E R N K O N T R O L L P L A N För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Få med politikerna på tåget. Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod! 5
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R L E D N I N G S S T A B Sektor ledningsstab Rutin/process Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Budget/Strategisk plan Att ekonomiska mål inte nås 4 3 12 Sker i tertialrapporter samt i årsredovisning, KF Maj, oktober, april Politiska beslut Arbetstillfredsställelse Personalförsörjning Att verksamhetsmål inte nås Att politiskt fattade beslut inte verkställs 4 3 12 Ineffektiv organisation 2 3 6 HR-chef Sker i tertial 2 och i årsredovisning Genomgång av politiska uppdrag Medarbetarenkät vartannat år, KF Risk för övertid 4 2 8 HR-chef Beskrivs i årsredovisning, KF april Risk för allt för stor arbetsbörda HR-chef Beskrivs i årsredovisning, KF april Risk för allt för stor personalomsättning 2 3 6 HR-chef Beskrivs i årsredovisning, KF april Att organisationen inte har rätt kompetens HR-chef Beskrivs i årsredovisning, KF april Svårt/omöjligt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken HR-chef Sjukfrånvaro Att sjukfrånvaron ökar 4 3 12 HR-chef Årlig identifiering och kartläggning av bristyrken. Beskrivs i årsredovisningen Uppföljning av personalstatistik två gånger per år. Beskrivs i tertial 2 och årsredovisning, KF Resp. sektorchef, KF oktober, april april, oktober Snarast efter genomförd enkät april mars, september, april 6
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R L E D N I N G S S T A B Rutin/process Inköp/utbetalningar Upphandling Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Att vi bryter mot leverantörsavtal 4 2 8 Ekonomichef Årligt stickprov oktober Att momsen redovisas fel 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov oktober Att otillåten Årig genomgång av Ekonomichef direktupphandling sker föregående års reskontra mars För få personer inblandade relationsrisker 2 4 8 Genomgång av upphandlingsprotokoll 2 ggr/år mars Hantering av leasingbilar Inköpssamordnare Fakturering/bidragsansökningar Hantering av handresp. dagskassor Tillgång på likvida medel Migrationsrelaterade intäkter och kostnader Att skador på bilar inte anmäls till försäkringsbolaget Att leasingbilar körs för mycket/för lite Att fakturering/ ansökningar drar ut på tiden Att kundfakturor inte betalas vid dödsfall Att kundfakturor inte betalas i tid Att handkassor redovisas/används fel Att dagskassor redovisas/hanteras fel Att beslutsattestant beslutsattesterar egna kostnader Att det inte finns medel till kommande utbetalningar Att inte statsbidragen inte täcker kostnaderna för den verksamhet som bedrivs Inköpssamordnare Inköpssamordnare Löpande vid återlämning, för poolbilarna dagligen Årligt stickprov samt efter 30 månader februari februari 3 2 6 Ekonomichef Årligt stickprov oktober 4 2 8 Ekonomichef Årlig sammanställning februari 4 2 8 Ekonomichef Andel krav och inkasso, 2 ggr/år Februari, november Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år november Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år november Ekonomichef Årligt stickprov oktober 2 4 8 Ekonomichef Uppföljning av likviditetsplan varje månad varje månad 3 4 12 Ekonomichef Årlig sammanställning april 7
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R L E D N I N G S S T A B Rutin/process Personuppgifter Sekretess Delegation Avtal Styrdokument Klagomål och synpunkter Allmänna handlingar Risk Att rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen brister. Brister i rutiner samt att rutiner inte efterlevs Att avtalsarkivet inte är uppdaterat/brister i bevakning Att styrdokument inte hålls uppdaterat/inte efterlevs Brister i kvalitetssäkring/verksamh etsutveckling Handlingar lämnas inte ut skyndsamt 2 3 6 2 3 6 Allmänna handlingar Handlingar hittas inte 2 3 6 Nämndadministration IT Intern revision HSA Intern revision SITHS Driftentreprenad Arena Grosvad Föreningsbidrag Bristande underlag/kvalitet för beslut i beredning och tjänsteskrivelser Felaktig systembehörighet i förhållande till tjänst Utfärdande av felaktig ID-handling Uppföljning av gällande avtal Uppföljning av utbetalningar 4 3 12 IT-chef 2 4 8 3 4 12 Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Kommunikations chef Produktionsbortfall på grund av avbrott i ITtjänster Säkerhetsansvarig SITHS Säkerhetsansvarig SITHS Utvecklingschef Årligt stickprov maj Årlig genomgång av rutiner/stickprov Årlig genomgång av rutiner/stickprov februari juni Årlig genomgång februari Statistik över inkomna klagomål/synpunkter årlig uppföljning Tid för att lämna ut handlingar, årlig uppföljning Antal handlingar, årlig uppföljning februari december december Dialog med december Incidentrapporter vid avbrott Revisionsfrågor Revisionsfrågor/revisions kontroll Uppföljningsträffar med Medley Social omsorg Social omsorg Utvecklingschef Stickprov maj december december januari maj 8
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R B A R N O C H U T B I L D N I N G Sektor barn och utbildning Rutin/Process Behörighet till gymnasiet Risk Elever är ej behöriga till gymnasiet Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapportering till När 4 3 12 Sammanställning av betygskatalog Meritvärde år 9 Bristande måluppfyllelse 4 3 12 Betyg i alla ämnen Bristande måluppfyllelse 4 2 8 Grundsärskolans resultat Bristande måluppfyllelse 3 2 6 Myndighetsbeslut grundskola Kränkande behandling Bristande eller felaktiga myndighetsbeslut Barn och elever blir kränkta Sammanställning av betygskatalog Sammanställning av betygskatalog Sammanställning av resultat 2 4 8 Sammanställning av beslut april 3 4 12 Skolfrånvaro Omfattande frånvaro 1 4 4 Nationella prov åk 3, 6 och 9 Bristande kunskaper 4 3 12 Kösituation förskola Förskoleplatser saknas Beläggning förskola Förskoleplatser saknas Sammanställning av incidentrapportering till huvudman Sammanställning av skolfrånvaro terminsvis Sammanställning av resultat Sammanställning av kösituationen Beräkning och prognos av beläggning Varje kvartal apr, nov apr, nov 9
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R K U L T U R O C H B I L D N I N G Sektor kultur och bildning Rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Ekonomiskt bistånd Att bistånd betalas till fel person, förskingring 3 2 6 Enhetschef Stickprov 2 ggr per år mars Återkrav ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd Behörighet i verksamhetssystem IFO Aktanteckningar i Procapita IFO Uppföljning av klagomål, Lex Sarah Att biståndstagare inte får den ersättning man har rätt till - drabbar enskild Antalet bidragstagare och antal hushåll Förekomsten av handlingsplaner Att man inte arbetar med rutinen Obehöriga kommer in i systemen Bristande kvalitet på dokumentation och utebliven dokumentation Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir 2 2 4 Assistent & ekonom Stickprov 2 ggr per år 3 1 3 ansv strateg Uppföljning av statistik 2 1 2 Enhetschef Uppföljning i verksamhetssyste m Systemförvaltar e Arbetsmarknadsutvecklingschef Utv.strateg, arbetsmarknads utv.chef Sammanställning av stickprovskontroll Journalgransknin g Stickprov kontinuerligt Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkopplin g skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet, Kommunstyrelsen mars kvartalsvis mars mars, april,, oktober 10
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R K U L T U R O C H B I L D N I N G Rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Jävsituation Arbetsmetoder gymnasiet Måluppfyllelse gymnasiet/ kommun som huvudman Måluppfyllelse vuxenutbildning/sfi Uppföljningsansvaret Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser Förekomsten av åtgärdsprogram Att man inte arbetar med rutinen Elevers rätt Behörighet till universitet/högskola Meritvärden, slutbetyg etc. Att enskild inte får en bra utbildning Uppföljning av betyg, genomströmning etc. Ungdomar i ålder 16-20 skolgång/sysselsätt ning i inte är känt 2 4 8 Enhetschef Stickprov 2 ggr/år Januari, 1 3 3 Enhetschef Stickprov 1 gång per år 4 2 8 Avläsning i betygsregister, sammanställning 4 2 8 Avläsning i betygsregister, sammanställning 2 3 6 Sammanställning mars mars 11
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R S A M H Ä L L S B Y G G N AD Sektor samhällsbyggnad Rutin Risk Sannolikhet Handlingsprogram LSO Uppföljning tomtkön Incidenter/skador Driftentreprenad Uppföljning detaljplanearbete Fastställda mål enligt handlingsprogram uppnås ej Kompetenskrav på befattningar inom räddningstjänsten följs ej Antal hushåll i tomtkön överensstämmer inte med tillgång på tomter och planering Avgift till tomtkön erläggs inte Antal försäkringsärenden/skador som inte rapporteras ökar Träffade avtal/överenskommelser följs inte Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Enhetschef 2 4 8 Enhetschef 2 2 4 Handläggare 2 2 4 Handläggare 2 2 4 Enhetschef Brist på planlagd mark 3 4 12 Enhetschef samhällsplaneringsenheten / Trafikstrateg Funktionsansvarig planarkitekt Halvårsvis uppföljning handlingsprogram Halvårsvis avstämning mot personalregister Halvårsvis kontroll av tomtkön Årsvis avstämning mot Ekonomisystemet Halvårsvis avstämning av statistik februari september september september mars Stickprov månadsvis september Halvårsvis uppföljning av detaljplaner Maj, november 12
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R V Å R D O C H O M S O RG Sektor vård och omsorg Rutin/process Granskning av påloggningsfil ÄO i Procapita Utredningar ÄO Hälsoplaner i hemsjukvård Fall, undernäring, trycksår och palliativa planer Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning ÄO Genomförandeplaner ÄO Brukares medel Uppföljning av klagomål, utredning och anmälan Risk Ej behöriga loggar in i enskilda ärenden Sann olikh et Konsek vens Riskvärde Utredningar avslutas inte i rimlig tid 4 2 8 Hälsoplaner finns ej 4 3 12 Bristande kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation Genomförandeplaner upprättas inte Hanteringen sköts inte på ett korrekt sätt Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir Ansvarig Metod Rapport till När Systemförvaltare Myndighetschef MAS och enhetschef HSL Enhetschef Enhetschef Ekonom Assistent MAS, Utv.- strateg Enhetschefer Granskning av att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet Stickprov kvartalsvis Granskning av akter Kontinuerligt Januari, april,, oktober Stickprov 1 gång per år december Journalgranskning Stickprov kontinuerligt Granskning av att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt Följa upp och kontrollera hanteringen Stickprov 2ggr/år Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling Januari, Januari, Januari, mars, april, & oktober 13
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R V Å R D O C H O M S O RG Rutin/process Lex Sarah & Lex Maria Nattfasta SÄBO Hygienrond och följsamhetsobservationer Rehabiliteringsnivåbestämning inom kommunens boendeformer Prov på vattentemperaturen i sektorns boenden Biståndsbeslut Ärenden avseende våld i nära relation Risk Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång Sann olikh et Konsek vens Riskvärde 4 3 12 Enhetschefer Smittspridning 3 4 12 Enhetschef Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver Enhetschef Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för straffavgift Skyddsbehovet kan inte tillgodoses Ansvarig Metod Rapport till När Enhetschef 2 4 8 Myndighetschef skett utifrån kvalitetsoch ledningssystemet. Kostombuden mäter 10 stickprov/mån & boende 10 följsamhetsobs./mån. & avd. Granskning av att hygienronder sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 2 ggr/år Granskning av journal 5 stickprov/chefsområde & kvartal Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssy n att kontrollen genomförts Stickprov Kvartalsvis uppföljning via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs Uppföljning av aktuella ärenden kontinuerligt, KF april,, oktober, december Januari, Januari, januari mars, april & oktober april,, oktober. Jävsituation Risk för jävsituation vid 2 4 8 Enhetschef Stickprovskontroll december 14
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R V Å R D O C H O M S O RG Rutin/process Färdtjänsttillstånd Färdtjänsttillstånd Bostadsanpassningsbidrag Risk handläggning och genomförande av insatser Tillstånd på fel nivå och på fel grunder Regler för tillstånd överensstämmer inte med aktuell trafikorganisation Handläggningstid överstiger lagstadgad tid Sann olikh et Konsek vens Riskvärde 3 2 6 2 2 4 Ansvarig Metod Rapport till När Chef myndighetskontor Chef myndighetskontor Handläggare myndighetsutövning och i verkställighet Stickprovskontroll september Uppföljning av regler och riktlinjer för färdtjänst och riksfärdtjänst Halvårsvis kontroll mot ärenderegister september november 15
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R S O C I A L O M S O R G Sektor social omsorg Rutin/process Risk Sannoli Konsek Riskvärde Ansvarig Metod Rapport till När khet vens Myndighetsbeslut Bristande eller felaktiga 2 4 8 Sammanställning av beslut april myndighetsbeslut SoL & LSS Antal placerade barn och ungdomar Hög andel placerade barn 4 4 16 Sammanställning av placeringar april,, Antal placerade vuxna Hög andel placerade 4 3 12 Myndighetschef Sammanställning av placeringar 1 ggr/mån, till SMN kvartalsvis Utredningar barn och unga Utredningar vuxna Utredningar LSS Behörighet i verksamhetssystem IFO, VoO (LSS) Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning IFO&LSS Genomförandeplaner LSS & IFO Brukares medel Lagstadgadutredningstid hålls ej Utredningstider hålls ej (max 3 månader) Utredningstider hålls ej (max 3 månader) Obehöriga kommer in i systemen Dålig kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation Genomförandeplaner upprättas inte Hanteringen sköts inte på ett korrekt sätt 4 4 16 Sammanställning av utredningstider 3 2 6 Myndighetschef Sammanställning av utredningstider 3 2 6 Myndighetschef Sammanställning av utredningstider Systemförvaltare Sammanställning av stickprovskontroll Enhetschef Journalgranskning Stickprov kontinuerligt Enhetschef Granskning av att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt Ekonom Assistent Följa upp och kontrollera hanteringen Stickprov 2ggr/år november varje månad/ kvartalsvis april,, november april, oktober april, oktober 16
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R S O C I A L O M S O R G Rutin/process Risk Sannoli khet Konsek vens Riskvärde Uppföljning av Åtgärder vidtas inte och MAS, Utv.- klagomål, utredning och återkoppling uteblir strateg anmälan Lex Sarah & Enhetschefer Lex Maria Ansvarig Metod Rapport till När Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet, mars, april, & oktober Nattfasta LSS Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång 4 3 12 Enhetschefer Kostombuden gör 10 stickprov april, oktober Hygienrond och följsamhetsobservationer Rutiner kring rehabilitering/habilitering saknas Prov på vattentemperaturen i sektorns boenden Anmälan om offentligt driven verksamhet LP-stiftelse beslut 2011-12-19 Ks 702 Smittspridning 3 4 12 Enhetschef Stickprov av följsamhetsobservationer görs. Granskning av att hygienronder sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 1 ggr/år Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver Enhetschef Granskning av journal och genomförandeplaner Stickprov görs/chefsområde & kvartal Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov Verksamheter som bedrivs enligt SoL eller LSS anmäls inte till IVO Få besökare i verksamheten och uppsökande verksamhet utförs inte 3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda verksamheter 2 2 4 Enhetschef Uppföljning av verksamheten inom LP-kontakt med definierad målgrupp Stickprov januari januari december december 17
I N T E R N K O N T R O L L P L A N S E K T O R S O C I A L O M S O R G Ärenden avseende våld i nära relation Ansvarig Metod Rapport till När Rutin/process Risk Sannoli khet Konsek vens Riskvärde Biståndsbeslut Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för straffavgift Utvecklingsstrateg Skyddsbehovet kan inte tillgodoses 2 4 8 Myndighetschef Kvartalsvis uppföljning via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs Uppföljning av aktuella ärenden kontinuerligt, KF mars, april, & oktober april,, oktober Jävsituation Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser 2 4 8 Enhetschef Stickprovskontroll myndighetsutövning och i verkställighet december 18
I N T E R N K O N T R O L L P L A N Bilaga 1 Rapporteringskalender för övrig rapportering Årlig internkontrollrapport Systematisk kvalitetsredovisning förskola, grundskola och grundsärskola Qualis Systematisk kvalitetsredovisning förskola, grundskola och grundsärskola Qualis Systematisk kvalitetsredovisning förskola, grundskola och grundsärskola Qualis Systematisk kvalitetsredovisning fritidshem Systematisk kvalitetsredovisning gymnasie, gymnasiesärskola och vuxenutbildning Beskrivs i årsredovisning april Analys av enkäter och bedömningar från föregående verksamhetsår Verksamhetsplanering med prioriterade utvecklingsområden Halvårsuppföljning av arbetet med prioriterade utvecklingsområden Redovisning och uppföljning av kvalitetsarbetet under föregående verksamhetsår Redovisning och uppföljning av kvalitetsarbetet under föregående verksamhetsår per skolform september september januari september september 19