Kristinehamns Innebandyförening Ledstjärna 2: Föreningens organisation Dokumentet innehåller följande huvudpunkter: Organisationsschema Roller och uppdrag o Styrelse Kansliet Arbetsgrupper och andra aktiviteter o Sponsorgruppen o Arrangemangsgruppen o Utvecklingsgrupp o Sportgrupp o Valberedning o Ungdomsråd o Ledarträffar o Medlemsmöten o Föräldramöten för hela föreningen samt för olika lag Styrelsen Kansli Sportgrupp Sponsorgrupp Senior Barn / Ungdom KIBF Ledstjärna 2 ver. 130208 sida 1(5)
Roller och uppdrag Styrelse Styrelsen har årsmötets uppdrag att leda föreningens verksamhet och ha det ekonomiska ansvaret och utifrån det finns följande uppdelning av funktioner: Funktion Uppdrag Ordförande Ordförande Beslut i vissa ärenden Firmatecknare (även kassören) Samordna funktionerna i styrelsen Kontakter med SISU,SIBF;SEI och VIBF Företräda föreningen Samverkar med rekryteringsgruppen Ledar- och spelarkontrakt Arrangemangsansvar Ansvaret är uppdelat enligt följande: Kansliet : Samordna arrangemang under A-lagsmatcherna Kioskansvarig: entré, försäljning Laget: sekretariat Kansli: information från matchen, matchprogram, annonsering, affischer Domaransvarig: domarkontakter Kassör Ansvarig för bokföring, alla ekonomiska transaktioner samt budgetuppföljning Ansvar för att medlemsförteckning hålls aktuell Se till att föreningen söker bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer etc. Svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper omfattande vertfikatsarkivering, huvudbok, balansräkning och resultaträkning Upprätta balans- och resultaträkning till styrelsens möten Utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning Upprätthålla kunskap om alla regler hos Skatteverket som gäller föreningen Se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid I förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet Ansvarar för att föreningens medlemmar och inventarier är försäkrade på ett betryggande sätt. Firmatecknare (även ordförande) Sekreterare För protokoll på styrelsemöten och distribuerar dessa till samtliga ledamöter. Ansvara för arkivhållning av föreningens protokoll och annan dokumentation, även historiskt material. KIBF Ledstjärna 2 ver. 130208 sida 2(5)
Funktion Uppdrag Sportchef Ingå som styrelseledamot och rapporterar till styrelsen från sportgruppen. Ansvarar för den sportsliga utvecklingen av A-lagens verksamheter Samverkar med farmarlag och ungdomssektionen samt lag som föreningen har samarbetsavtal med. Ansvarar och samordnar föreningens framtidssatsning i samråd med styrelsen Rekrytering av spelare och ledare till A-laget, seniorsektionen och till junior och farmarlag Tillsammans med styrelsen förhandla avtal med spelare och ledare Chef för sportgruppen vars syfte är att samordna senior, junior och ungdomsverksamhet Tillsammans med övriga ledare inom föreningen utveckla vår spelidé Kontaktperson för seniorsektionen Ansvara för kompetensinventering, kompetensutveckling och utbildning av ledare och styrelse Kontakt med SISU Ledarrekrytering Företräda ungdomssektionen i styrelsen Kontaktperson till styrelsen för barn- och ungdomssektionen Ansvarig Hemsida Arbetar på uppdrag av styrelsen Skall tillse att KIBF s hemsida följer alla juridiska krav och lagar Skall kontinuerligt delge föreningens ordförande samtliga lösenord, webadresser och andra uppgifter som är nödvändiga för hemsidans administrering Sponsorsamordnare Rekrytering av sponsorer samt avtal med sponsorer Samordna föreningens sponsorverksamhet vilket bl.a. innebär samordning och kontakt med seniorsektionen och Ungdomssektionens sponsorarbete Förse t.ex. arrangemangsansvarig med uppgifter om sponsorer som ska ha utymme i matchprogram etc. Strategier och nytänkande Förse kassören med fakturaunderlag. Föreningsutvecklare Ansvarar för utveckling av föreningsorganisationen och aktiviteter som har samband med det. Förelägger förslag till styrelsen för beslut. Verkställighet av ledstjärnorna via styrelsen och utvecklingsgruppen. Kioskansvarig Ansvarar för kioskverksamheten, att varor finns hemtagna, att de förvaras på rätt sätt och att alla varor redovisas och inventeras efter vårsäsong och inför bokslut. Ansvarar för att kassören får pengar och ekonomisk redovisning regelbundet. Intervall bestäms av styrelsen. Föra lagerförteckning Ansvarar för att sponsoravtal följs där så är tillämpligt. Ansvarar för att samtliga som arbetar i kiosken är fullständigt informerade om reglerna. Ansvar för anskaffning av kioskpersonal Livsmedelsansvarig Ansvarar för att föreningen har serveringstillstånd/livsmedelstillstånd. Ansvarar för att gällande information kommer ut till samtliga berörda. Ansvarar för att temperaturkontroller sker och att de bokförs i journal på kansliet. Material och utrustning Materialansvarig för seniorsektionen och barn och ungdom Upphandling och avtal i samråd med styrelsen Föra lagerförtecking KIBF Ledstjärna 2 ver. 130208 sida 3(5)
Kansliet Befattningsbeskrivning för kanslist - Arbetar på styrelsens uppdrag - Samordna arrangemang under A-lagsmatcherna - Ansvarar för telefonbevakning - Posthantering - Sortering av post - Delansvarig för matcharrangemang och andra arrangemang - Administrera ansökning om bidrag i samråd med styrelsen - Kontakt med lag angående administrativa uppgifter - Uppdrag från styrelsen o ledamöter i styrelsen - Ta uppdrag som godkänts av styrelsen från sportgruppen och sponsorgruppen Kompetenskrav: - Datorkunskap - Telefonvana - Erfarenhet från föreningsarbete är en fördel - Ordningssinne och noggrannhet Arbetsgrupper och andra aktiviteter Sponsorgruppen Rekrytering av sponsorer samt i samråd med styrelsen upprätta avtal med dessa. Samordna föreningens sponsorverksamhet. Förse arrangemangsansvarig med uppgifter om sponsorer som ska ha utrymme i matchprogram etc. Sportgrupp Samordning av junior, farmarlag, samarbetslag samt A-lagsverksamhet med syfte att ta fram spelare och ledare till föreningen Styrelsen utser sportchef (leder gruppen) och ledamöter i gruppen Samarbete med Brogårdsskolan när det gäller deras idrottsprofil Valberedning Valberedningsarbete inför årsmöte Rekrytering av funktioner i organisationen i övrigt i samråd med styrelsen KIBF Ledstjärna 2 ver. 130208 sida 4(5)
Ledarträffar Syftet är att stärka sammanhållningen i föreningen och skapa en lärande organisation genom att vi lär av varandra. Ledarträffar organiseras regelbundet och ansvarig är respektive sportchef. Ledare kan ingå i olika nätverk inom föreningen beroende på syfte. Konkreta aktiviteter för ledare: Ledarträffar med ett innehåll som innehåller följande: Kompetensutveckling, samordning, stöd och vägledning. Innehållet i ledarträffarna bestäms i början på varje verksamhetsår och då ska datum också bestämmas. Ansvariga för ledarträffarna är Ungdomssektionen. Introduktion för nya ledare. Nya ledare träffar företrädare från styrelsen och från aktuell sektion och får då information om föreningens verksamhet och de förväntningar som föreningen har på ledarskapet. Ansvariga är aktuell sektion samt utsedd i styrelsen. Utbildningsplan för ledare. En årlig inventering ska göras för att ta reda på utbildningsbehov bland ledare. Utbildningen ska svara upp mot det uppdrag man har och bygga på en utbildningsstege.(se nedan) Ledarregister som innehåller uppgifter om adress m.m. men också om vilket uppdrag man har och har haft i föreningen, andra idrottsledarerfarenheter, utbildningar som man genomför etc. Det är också viktigt att ha uppgifter om vad man gör civilt d v s om man ex v har ett jobb som kan vara till nytta för föreningen. Ledarpärm som innehåller information för att man ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Bl.a. policy, vilka utbildningar som erbjuds, administration kring bingolotter o bidrag, träningstips m.m. Den ska också innehålla en checklista för de uppgifter man har som ledare, hur man organiserar arbetet kring laget, bl.a. med lagföräldrar. Böcker och annat material - Ska finnas för utlåning till ledare. Ledarmöten hålls alltid innan säsong och då är huvudsyftet planering och samordning inför säsongen. Efter säsong hålls alltid möte och då är huvudsyftet utvärdering och uppföljning. Dessutom ledarmöten varannan månad under säsong och då ska det finnas ett huvudtema för träffen. Medlemsmöten Öppna medlemsmöten ska regelbundet arrangeras för att diskutera övergripande frågor. Det bör vara ett höstmöte och ett vinter/vårmöte varav vinter/vårmötet kan samordnas med årsmötet. Föräldramöten Syftet är att öka föräldrarnas delaktighet i verksamheten. Mötesfrekvens och utformning av möten sker enligt sportgruppens beslut. Kick-off och avslutning Arrangeras innan säsongen börjar och som avslutning. Tillfälle att hylla lag och ledare. Representationslagspolicy De lag och spelare som representerar föreningen i spel och liknande som sponsras av VIBF och SIBF och som föreningen har anmält till spel, ska också ha ekonomiskt stöd från föreningen för att kunna genomföra det man är anmäld eller uttagen till. Omfattningen av stödet bestäms av styrelsen i anslutning till beslut om anmälan Ekonomi och ansvarsfördelning Det åligger sektioner/delverksamheter att verka inom de ekonomiska ramar som styrelsen beslutat. Om något resultat befaras gå utanför beslutade ramar åligger det den ansvarige att omgående kontakta styrelsen. KIBF Ledstjärna 2 ver. 130208 sida 5(5)