Norrlands yrkeshögskola Kvalificerad inköpare Fördjupning logistik Slutrapport grupp 3 Vad krävs av en upphandlare inom offentlig sektor?
Innehållsförteckning Sida 1.1. Projektets mål och hur vi försökt nå det 3 1.2. Bakgrund till projektet 3 1.3. Syfte 3 1.4. Avgränsningar 3 2.1. Projektorganisation 4 2.2. Beställare/styrgrupp 4 2.3. Projekttid 4 2.4. Projektledare 4 2.5. Projektmedarbetare 4 2.6 Arbetsfördelning 4 3.1. Sammanställning 5 3.2. Vad svarar landstingen 5 3.3. Vad svarar kommunerna 5-6 3.4 Analys av slutresultatet 7 4.1. Förteckning av eventuella LIA platser 8 4.2. Landsting 8 4.3. Jämtlands län 8 4.4. Västra Götalands län 8 4.5. Västernorrlands län 8 4.6. Västerbottens län 8 4.7. Stockholms län 9 2
1.1 Projektets mål och hur vi försökt nå det Ta reda på vilka kvalifikationer som krävs för att arbeta som offentlig upphandlare. För att uppnå detta mål har vi varit i kontakt med sammanlagt 56 personer inom offentlig sektor som arbetar som bland annat upphandlingschefer, ekonomichefer eller överhuvudtaget har del i ansvaret att rekrytera upphandlare inom de olika organisationerna. Vi har mest koncentrerat oss på kommuner och landsting. 1.2 Bakgrund till projektet Tanken bakom projektet har varit att vi som nya elever ska ta ett första steg på vägen mot inköparyrket genom att börja knyta kontakter till LIA-platser samt få en mer insatt syn i yrket som inköpare/upphandlare. 1.3 Syfte Vi har velat ta reda på vilka kvalifikationskrav som krävs för att arbeta som upphandlare inom den offentliga sektorn samt träna oss i konsten att arbeta i grupp och i projektform, något som kommer att vara viktigt i vårt framtida yrkesliv. 1.4 Avgränsningar Vi har koncentrerat oss på att kontakta personer inom offentlig sektor som arbetar med rekrytering av upphandlare. 3
2.1 Projektorganisation 2.2 Beställare/Styrgrupp Per Bengtsson, Norrlands Yrkeshögskola 2.3 Projekttid Starttid: 26/9 2012 Sluttid: 4/10 2012 2.4 Projektledare Jonas Vestman 2.5 Projektmedarbetare Annika Arnqvist Ida Hallebjer Helena Åström Matilda Sjölin Therese Moström Jonas Djuse Jonas Vestman 2.6 Arbetsfördelning. Till att börja med arbetade vi i grupp om att ta fram kontaktlistor samt frågeställning. Sedan delade vi upp samtalen mellan oss och började ringa. När vi slutligen lyckats ringa alla samtal så jobbade vi återigen i grupper för att sammanställa, analysera och utvärdera slutresultatet. 4
3.1 Sammanställning. Till en början bestämde vi oss för att, i första hand, kontakta kommuner inom Västernorrlands, Jämtland och Västerbottens län. Detta p.g.a. den geografiska närheten till Örnsköldsvik. Vi valde också att kontakta kommuner inom Stockholms län för att eventuellt se om det finns några skillnader i vad kommunerna eftersöker beroende på vart i landet man befinner sig. När vi började kontakta de olika kommunerna så upptäckte vi relativt snabbt att det var svårt att nå rätt personer och därför tog vi beslutet att utöka vår kontaktlista. Vi valde då att även rikta oss mot Västra götalands län samt Sveriges samtliga 21 landsting. De frågor som vi ställde var följande: -Vilka kvalifikationskrav (utbildning, meriter) ställs på en upphandlare? -Vid en anställning letar ni efter några särskilda personlighetsdrag/egenskaper? Nämn 3 -Skulle ni vara intresserad av att ta emot en elev som gör sin LIA period hos er? Om inte: -Vet du någon person som vi kan ta vidare kontakt med gällande LIA? Sammanlagt har vi försökt kontakta 105 kommuner och 21 landsting. Av dessa har vi fått svar ifrån 51 kommuner och 5 landsting. 3.2 Vad svarar landstingen? Av Sveriges 21 landsting har 5 st. svarat på vår frågeställning. Dessa är Norrbotten, Västmanland, Jönköping, Skåne samt Örebro. Samtliga anser att en akademisk utbildning inriktad mot juridik eller ekonomi ses som något positivt och önskvärt men att det inte är något absolut krav. Motsvarande utbildningar på annan nivå i kombination med erfarenhet av yrket kan också vara meriterande om de anser att de funnit rätt person. De mest efterfrågade egenskaperna är följande: Noggrannhet Social kompetens, förmåga att sammarbeta i grupp. 2 av 4 svarar att man bör vara pedagogisk och analytisk. När det gäller vår fråga om någon av dem är öppna för att ta emot LIA-elever så får vi positiva svar från samtliga. Intresset finns definitivt och två av dem berättar för oss att de upplever det svårt att rekrytera rätt personer när de har lediga tjänster, ofta är det för få sökande. 3.3 Vad svarar kommunerna? Enligt ovanstående information, har vi fått svar från 51 av de 105 kommuner som vi kontaktat under arbetets gång. Dessa är geografiskt spridda över landet och spänner över Västerbotten, Västernorrland, Jämtland, Stockholm samt Västra götalands län. Kommunerna varierar i storlek och invånarantal, alltifrån lilla Norsjö kommun i Västerbottens inland till betydligt större Borås kommun i sydväst. Flera mindre kommuner har inga upphandlingstjänster. T.ex. i Stockholms län så samarbetar Haninge, Nykvarns, Salems samt Södertäljes kommuner med ett företag som heter Telge inköp AB. Detta företag sköter all upphandling och inköp åt dessa kommuner. Andra kommuner har gått samman med andra i samma region och samarbetar om upphandlingen på det viset. 5
Vad det gäller vår frågeställning så efterfrågar majoriteten, personer med akademisk utbildning, helst med inriktning mot ekonomi och/eller juridik. En kombination av de båda är extra önskvärt. YH-utbildning eller motsvarande kan också vara intressant svarar en mindre del, men då i kombination med erfarenhet och rätt personliga egenskaper. Andra viktiga meriter som efterfrågas är att man har en god kunskap om LOU (Lagen om offentlig upphandling) och då gärna utbildning inom området. Bl.a. Östersunds kommun hävdar dock att man ser mycket till personligheten och hur man passar in i gruppen. Just de erbjuder mycket internutbildning inom området. När vi frågar om önskvärda personlighetsdrag eller egenskaper så är de tre vanligaste svaren vi fått dessa: Noggrannhet. Självständig. God social kompetens. Andra egenskaper som nämns är följande: Flexibel. Ledaregenskaper, trivas i rollen som gruppledare. Sunt förnuft. Kommunikativ Stresstålig God sammarbetsförmåga Att man kan uttrycka sig väl i både tal och skrift. Simultanförmåga. Analytisk. Många kommuner ser positivt på att ta emot elever från vår utbildning till sina arbetsplatser. Majoriteten av de mindre kommunerna hänvisar dock till större kommuner eller företag då de själva anser att de inte har resurser att ta emot elever för LIA samt att de säger att möjligheten för oss att lära oss så mycket som möjligt om yrket ökar i en större kommun. Finns även de kommuner som sammarbetar med andra som tar emot elever så att dessa får jobba på fler än bara en kommun under sin LIA-tid. 6
3.4 Analys av slutresultat Av det totala antalet kommuner, hur många sköter upphandlingen själv? Totalt 37 av 51 kommuner sköter upphandlingen själva och majoriteten av dessa är större kommuner. I större kommuner kan vi tänka oss att man har mer resurser och större budget, vilket gör det enklare att kunna ha en upphandlingsenhet med flertalet anställda. För mindre kommuner är kostnaden mest troligt för hög. Hur många kommuner köper upphandlingstjänster av ett företag eller tar hjälp från en större kommun samt varför löser man det så? Sammanlagt 14 av de kommuner vi har talat med har ingen egen upphandlingsenhet utan hänvisar till större orter eller organisationer. Vi tror att det löses på detta sätt för att spara pengar och resurser. Vilken utbildning krävs för att arbeta som offentlig upphandlare? Många svarar att man ska ha en akademisk utbildning eller en högre utbildning i kombination med erfarenhet. Kombinationen juridik och ekonomi tilltalar de allra flesta. Majoriteten av de vi talat med poängterar kunskaper om Lagen om offentlig upphandling samt att du är van vid/bekväm med att hantera ekonomiska frågor vilket kan förklara önskan om väl utbildad personal. Vilka är de viktigaste egenskaperna och varför? Noggrann, självständig samt att man har god social kompetens. Varför organisationerna söker just dessa egenskaper tror vi är för att du som upphandlare/inköpare väldigt ofta jobbar i grupp. Det är ett socialt arbete och det kräver att du trivs med andra människor, och VILL vara en del av personalgruppen, oavsett var personerna kommer ifrån eller vilken avdelning de tillhör. Att så många vill att du är självständig tror vi är för att du ständigt kommer behöver ta snabba beslut och lösa problem för att spara pengar samt tid. Även viktigt är att du är trygg i dig själv och har god tilltro till din egen förmåga och kompetens. Noggrannhet efterfrågas med grundtanken att du som inköpare ofta sitter på stora summor pengar och i det läget är förmågan att bl a hålla ordning på papper otroligt viktig. Hur många är positiva till att ta emot elever för LIA och varför tror vi att vissa nekar? Av de organisationer som vi talat med ställer sig 31 st positiva till att ta emot elever för LIA. Majoriteten säger dock att de endast vill göra detta i mån av tid. De som nekat helt har oftast varit mindre kommuner eller kommuner som redan har liknande utbildningar i mer direkt geografisk närhet. Finns det några skillnader i vad arbetsplatserna söker beroende på var i landet de befinner sig rent geografiskt? Storstad vs småstad? Vi har fått likartade svar från nästan alla kommuner samt även landstingen, oavsett storlek eller geografiskt läge. Vi är överens om att det tyder på att grunden i arbetet är likartad oavsett om man har hand om större eller mindre upphandlingar. Ju större kommun du arbetar i desto större ansvar har varje medarbetare mest troligt. 7
4.1 Förteckning över eventuella LIA-platser. Dessa är de kommuner och landsting som berättat att de är villiga att ta emot elever från vår utbildning. Majoriteten berättar dock att detta endast är möjligt i mån av tid och om vi är intresserade ska vi höra av oss till respektive kommun/landsting i ett senare skede. 4.2 Landsting. Norrbottens läns landsting Västmanlands läns landsting. Örebro läns landsting. Jönköpings läns landsting. Skåne läns landsting 4.3 Jämtlands län. Östersunds kommun. Strömsunds kommun. (Mycket intresserade, men hänvisar till Östersund för vidare kontakt) Ragunda kommun. (Se Strömsund.) 4.4 Västra Götalands län. Ale kommun Allingssås kommun Bengtsfors kommun. Borås kommun. Färgelanda kommun. Melleruds kommun. Munkedals kommun. Mölndals kommun. Orust kommun. Partille kommun. Skara kommun. Skövde kommun. Stenungssunds kommun. Tanum kommun. 4.5 Västernorrlands län. Örnsköldsviks kommun Sollefteå kommun. Lite osäkert, men personen vi talat med har fått sitt jobb efter en LIA-placering. 4.6 Västerbottens län. Storumans kommun Vännäs kommun 8
4.7 Stockholms län. Tyresö Sundbyberg Upplands bro Österåker Haninge Nykvarns Solna 9