SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20140408 Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm AB Granskare: Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner, genomförandeplaner och socialdokumentation Företagets representanter: Neven El Badawi Sammanfattande bedömning: Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm har 2 kunder i Solna, kontoret, som även fungerar som lokal för personalen, ligger i. Omvårdnasdförvaltningens uppfattning är att Mångkulturell Hemtjänst har en verksamhet med fokus på kontinuitet hos kunderna. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal 722 alla dagar. Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm har ca 160 kunder fördelat mellan olika kommuner i Stockholms län. Det finns rutiner som är anpassade efter verksamhetens spridning och storlek. Personaln utgår från lokalen i. Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 I enkäten uppger Mångkulturell Hemtjänst att 7099 % har adekvat utbildning. Det finns en generelll kompetensutgecklingsplan och omvårdnadspersonalen har individuella kompetensutecklingsplaner. Mångkulturell Hemtjänst deltar ofta i de föreläsningar som Solna erbjuder. Kunderna har genomförandeplaner som beskriver hur och när kunderna vill ha insaterna utförda. Viktigt att det finns datum för planerad uppföljning och när den faktiskt blir uppföljd. Det finns social dokumentation men den behöver utvecklas. Det saknas datum när ärenden startar, när genomförandeplanen är upprättad mm. Den sociala dokunmentationen ska vara tydlig, respektfullt skriven, korrekt, tillräckling och väsentlig. Åtgärd: Mångkullturell Hemtjänst ska i befintlig utvecklingsplan lägga till social dokumentation som ett utvecklingsområde. Den sociala dokumentationen ska föras enligt gällande lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd från socialstyrelsen.
Sida 1/10 Allmän information Svarsdatum 2014/03/17 Enkäten besvarad av Neven El Badawi Antal kunder i Solna 2 Om verksamheten Var har verksamheten sin lokal Norgegatan 1 I kista Namn på enhetschef/verksamhetschef Neven El Badawi Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten. Beskriv kortfattat hur personalen har tillgång till arbetsledning under all arbetstid. Dag, kväll och helg. Vi har bemannade telefoner vardagar mellan 8.00 16:30. Efter kontorstid kan ledningen nås på mobiltelefon dygnet runt och larm telefon Granskarens bedömning av sektionen "Om verksamheten" Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltnignen har uppgift om. Kommentarer från granskaren Inga kommentarer. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast omvårdnadspersonal som arbetar med kunder i Solna. Antal omvårdnadspersonal i Solna (alla anställningsformer) Hur många av omvårdnadspersonalen i Solna är tillsvidareanställd? 4 4 Solna stad Telefon: 08734 20 00
Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunderna? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. 100% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 7099% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 5069% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) Färre än 50% har adekvat utbildning Sida 2/10 Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. Personal som utför insatser till egen anhörig/närstående. Det finns ingen personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Det finns personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Kommentarer från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Omvårdnadspersonal" 7099% har adekvat utbildning. Alla har tillsvidareanställning. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Finns det en skriftlig rutin för introduktion för nyanställd omvårdnadspersonal? Vem ansvarar för introduktionen och hur genomförs den? Introduktion Neven El Badawi./ Meriam Toma /Nora Fathallah. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Finns det en checklista vid introduktionen? Finns det skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställd omvårdnadspersonal? Får alla nyanställda gå "dubbelt"? Följer verksamheten upp introduktionen av nyanställd omvårdnadspersonal? Om ja, beskriv kortfattat hur verksamheten följer upp introduktionen. Sida 3/10 Efter ca 1 vecka kontaktas den nyanställde av personalansvarig eller enhetschef för att veta hur första arbetsveckan har varit. Efter ca. 1 månad kontaktas den nyanställde återigen för synpunkter om hur starten på det nya arbetet har fungerat. Här besvaras ev. frågor eller ev. återgärder planeras samt uppföljningsdatum sätts upp. Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Introduktion" Alla nyanställda får introduktion och introduktionen följs upp av ledningen. Finns det en generell kompetensutvecklingsplan? Har all personal en individuell kompetensutvecklingsplan? Vilka utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som staden anordnat har verksamheten deltagit/deltar i? Fortbildning 1. Miljökurs steg 1 och steg 2 4. Kvalitetsdagar i Solna 2.Reflektionsutbildning 5. Lex Sarah 3. Människor vid livets slut Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Andra utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som verksamheten deltagit/deltar i. 1. Värdighetsgarantier 2.Chefsutvecklingsprogrammet i Stockholms stad. 3.Lex Sarah 4. Basala hygienrutiner 5. Livsmedelshygien 6. Social dokumentation. 7. Demens ABC 8. Undernäring hos äldre 9.Distansutbildning i Socialt arbete 30 hp.10. Våld mot äldre kvinnor. 11.Våld i nära relationer 12. Grundläggande psykiatri 7,5 hp Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 4/10 Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Fortbildning" Mångkulturell Hemtjänst deltar ofta i de föreläsningar och utbildningar som Solna erbjuder utförare. Finns lokal skriftlig rutin för kontaktmannaskap Framgår kontaktmannens ansvarsområde tydligt i rutinen? Har alla kunder en utsedd kontaktman? Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv kortfattat. mannaskap Ja varje kund har vice kontaktman som arbetar i et Hur ofta går personalen till de kunder som de är kontaktman för? Det beror på beställningen. Men det är den som har flest timmar Blir kunder informerade vid förändring av personal och vid förseningar? Beskriv kortfattat på vilket sätt. Ja, vi har rutiner för tidskontinuitet, omsorgskontinuitet och personalkontinuitet. Enhetschefen tar kontakt med kunden via telefon och försöker matcha den hemtjänstpersonal som bäst passar in med kundens önskemål om språk och behov. Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "mannaskap" Mångkulturell hemtjänst har hög personkontinuitet hos kunderna. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Genomförandeplan Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 5/10 Vid nej, beskriv kortfattat varför. När upprättas genomförandeplanen? 14 Dagar efter mottagandet av beställning. Vem/vilka deltar vid upprättande av genomförandeplan? Kunden och kontaktman Hur ofta sker uppföljning av genomförandeplanerna? Var tredje månad Finns det datum för när genomförandeplanen ska följas upp? Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektioenen "Genomförandeplan" Genomförandeplanerna beskriver hur och när kunderna vill ha insterna utförda. Viktigt att det alltid finns datum för planerad uppföljning samt när den faktiskt genomförs. Vem dokumentera i den sociala dokumentationen? Social dokumentation Vårdbiträdet och enhetschefen Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Vem ansvarar för att den sociala dokumentationen genomförs enligt gällande regelverk och lagstiftning? I vilken form dokumenterar man? Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Verksamhetschef och enhetschefen þ I phoniro Care Annat datasystem þ Papper och penna (inte Mobipen) Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 6/10 Om ja, beskriv kortfattat hur egenkontrollen görs. 1. Ledningen gör egen kontroll i verksamheterna minst två gånger per år för att säkerställa tillgänglighet. Allt dokumenteras. 2. Brukar undersökning genomför två gånger per år 3.Klagomål och synpunkter om tillgänglighet, vid personal möten och individuella samtal. Kommentar från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Social dokumentation" Det finns social dokumentation men den kan utvecklas. När ett ärende startar ska alltid det första besöket och startdatum dokumenteras, när man upprättar genomförandeplanen därefter ska avvikelser och händelser av vikt dokumenteras löpande. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv kortfattat verksamhetens egna mål. Verksamhetens mål med SAM är att försäkra sig om att arbetet som utförs följer gällande lagstiftningar och regelverk både för kund och medarbetare, där allas säkerhet och välmående ligger till grund för det systematiska arbetsmiljöarbetet som utförs. Är målen förankrade hos omvårdnadspersonalen? Finns skriftlig lokal rutin för hantering av privata medel? Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka? Finns skriftlig lokal rutin för nyckelhantering? Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 7/10 Enligt SOSFS 2011:9 ska hemtjänst ha ett ledningssystem. Ett ledningssystem är ett verktyg, en struktur, som används för att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. En av de viktigaste delarna i en verksamhets förbättringsarbete är att lära av sina misstag. Avvikelser inträffar i alla verksamheter och blir en del av det systematiska förbättringsarbetet. Utarbeta ett ledningssystem 1. Identifiera de processer som har betydelse för en god kvalitet i din verksamhet (en process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller evsett resultat). Obeservera att antalet processer ska begränsas. 2. Identifiera de aktiviteter som ingår i respektive process. 3. Utarbeta och fastställ rutiner för varje aktivitet. Rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras samt hur ansvaret är fördelat i verksamheten. 4. Ta fram rutiner för hur personal som ska följa dem, få kunskap om dem. 5. Ta fram rutiner för hur synpunkter, klagomål och rapport om missförhållanden/risk för missförhållanden ska samlas in och behandlas. 6. Ta fram rutiner för hur ni ska arbeta med och bedöma om det finns risk för att kvaliteten inte kan säkras (riskanalys) 7. Ta fram rutiner för hur ni ska kontrollera att ovan nämnda rutiner följs (egenkontroll) Följa ledningssystemet = utveckla verksamheten 1. kontrollera med jämna mellanrum att rutinerna följs. 2. Vidta åtgärder vid rapporter, klagomål och synpunkter eller när personal inte arbetar enligt framtagna rutiner. Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliten i verksamheten? (SOSFS 2011:9) Har verksamheten identifierat vilka processer som är viktiga för att kunder ska få en vård och omsorg av god kvalitet? Om ja eller delvis på ovanstående fråga, beskriv kortfattat hur ni gått tillväga. Delvis Genom att tillgodose ett gott bemötande med respekt, bibehållandet av integritet och självbestämmande samt tillförsäkra personalkontinuitet Vilka är de viktigaste processer som ni har identifierat? Ange max 5 processer. 1. Kvalitetssäkring av sociala tjänster. 2. processer och rutiner. 3. Samverkan. 4. Riskanalys. 5. Uppföljning, utvärdering och analys av verksamheten. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Solna stad Telefon: 08734 20 00
Vilka aktiviteter är viktigast inom de ovan angivna processerna? Ange max 2 aktiviteter per process. Hur arbetar verksamheten med avvikelser/ klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden? Beskriv kortfattat. Hur arbetar ni med att identifiera förbättrings/utvecklingsområden i verksamheten? Beskriv kortfattat. Sida 8/10 1. Inom kvalitetssäkring av sociala tjänster är det är det systematiska arbetsmiljöarbetet en grundpelare med tydlig arbetsmiljöpolicy som all personal har kännedom om. 2. All personal och kund samt anhöriga ska känna till verksamhetsrutinerna, i synnerhet vid avvikelse rapportering, detta gäller även skyldigheten till anmälan enligt lex Sarah samt tystnadsplikt.ledningen ska alltid vara noggran i dokumentationen av all rapportering samt uppföljning, snabba åtgärder och återkopplingen av densamma. 3. Det ska finnas en god samverkan med kundens anhöriga, vårdaktörer samt kommunen, detta är stadgat i verksamhetenspolicy och mål. 4. Riskanalyser sker systematisk både inplanerade löpandes under året (brandrisker, arbetsmiljöronder, mm) samt vid behov, exempelvis vid nybeställningar ska personal alltid utföra en arbetsmiljöriskanaly hos kund, detta finns tydligt dokumenterat med en enkel men komplett checklista att följa. 5. Egenkontroller genomförs systematiskt inom verksamheten, analys av data vid avvikelser görs 2 ggr per år och vid behov för att se vilka punktområden som har förbättringsmöjligheter, Ledningen ser till att ge kompetenshöjande insatser för sina arbetstagare utefter de individuella behov och önskemål. Brukare, anhörig eller annan person som får kännedom om klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden kan anmäla detta på blanketten som finns i kundpärmen och på kontoret. Anmälan kan också göras muntligt till kontorspersonalen eller verksamhetschefen. Verksamhetschefen upprättar en skriftlig anmälan. Verksamhetschef åtgärdar omedelbart (samma dag) om det innebär fara eller hot mot kundens liv och hälsa, de berörda får information om vilka åtgärder som vidtagits omedelbart samma dag Verksamhetens inställning är att ha ett gott bemötande, snabb handläggning, åtgärdesplan samt återkoppling i hanteringen av klagomål och avvikelser, dessa är att föredra och all personal uppmanas till att rapportera det som är av vikt. Sedan analyseras all typ av avvikelse detta gäller både tillbud, olyckor, klagomål, mm samt all arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet som innefattar bl a. det förebyggande arbetet med arbetsmiljöronder både på kontor och hos kunden. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Granskarens bedömning av sektionen "Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kommentar från granskaren. Det finns ett ledningssytem för systemaiskt kvalitetsarbete. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 9/10 Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Har verksamheten en skrftlig rutin för samverkan med primärvården? (Kan vara rutiner för olika områden) Om ja, vilken/vilka rutiner finns. Har verksamheten rutiner för samverkan med andra aktörer runt kunderna? Beskriv kortfattat. Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? (ex tillgänglighet via telefon) Beskriv kortfattat. Vad får kunden för information när ärendet startar. Beskriv kortfattat. Får kunderna löpande information från verksamheten? Beskriv kortfattat. Hur informerar verksamheten kunder om Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst? Beskriv kortfattat. Hur har kvalitetsdeklarationerna påverkat arbetet för omvårdnadspersonalen? Beskriv kortfattat. Samverkan, tillgänglighet och information Samverkan som verksamheten har med primärvården innefattar att kontakta primärvården när kunden behöver det och vill det, följa upp kundens hälsa och arbeta förebyggandes för att undvika skador, allt dokumenteras så kund får rätt insatser utefter sina behov. Kartläggningsprocessen som sker vid varje nybeställning ger en identifiering av behovet av samverkan för varje enskild kund Verksamhetschefen är representant för samverkan gentemot socialstyrelsen, socialtjänst samt övriga myndigheter, Grundförutsättningen för samverkan med olika aktörer är kundens behov av densamma, kund ska skriftligt ge sitt samtycke i vår mall för överföring av information till andra myndigheter eller dylikt. Kund och anhöriga kan alltid kontakta enhetschef samt verksamhetschef på kontorstid mellan 816:30 telefonnummer ges alltid vid nybeställning, det finns även möjlighet att nå verksamhetschef på mobil vid akuta ärenden samt på larmtelefon vid behov, larmtelefon är bemannad 247 Information ska alltid lämnas till kunden vid första hembesök med vårdbiträde som blir dennes kontaktperson. Vid hembesöket överlämnas en kundpärm med kontaktinformation till et., Städrutiner om de ingår i insatsen samt går igenom övriga insatser tillsammans då vi kommer överens om en bra lösning för brukaren. Där lämnar vi även över det schema som är upplagt men om önskemål om eventuella förändringar angående tider gör ett nutt schema Informationsutbytet sker strukturerat med enkät till kund som genomförs 2 ggr/år, även uppföljningssamtal sker strukturerat var tredje månad utefter beställningar och handlingsplan. Vid större omorganisationer sker kontakt via brev och en uppföljning via telefonkontakt, vid förändringar med scheman osv sker kontakt direkt med kund via telefon, samarbetet ska alltid möta upp till kundens behov och önskan, det är alltid kunden som har sista ordet och det finns tydliga rutiner för hur personal förseningar osv hanteras. Vi har kvalitetsdeklarationen som första sida i kundpärmen. Vi informerar kunden om detta vid första besöket. Det är tydliga riktlinjer för gemensamma målsättningar i arbetet, det ger ramar för hur arbetet ska utföras och en påminnare om att kundens behov alltid är i centrum. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 10/10 Gransakrens bedömning av sektionen "Samverkan, tillgänglighet och information" Kommentar från granskaren. Mångkulturell Hemtjänst har bra samverkan med andra aktörer. Tillgänligheten är god. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Solna stad Telefon: 08734 20 00