Välkommen till Sociala resursförvaltningen! malmo.se
Hej! Under sommaren har antalet ensamkommande flyktingbarn som kommer till Malmö ökat dramatiskt. Malmö stad, Sociala resursförvaltningen har därför öppnat ett antal nya boenden för barnen med kort varsel. Vi är mycket tacksamma för din medverkan och har tagit fram en skriftlig introduktion för att underlätta ditt arbete. Utöver denna introduktion kan det finnas rutiner som är mer specifika för de olika boendena. Det är naturligtvis mycket som inte kan rymmas på några sidors skriftlig introduktion och har du frågor kontakta sektionschefen på boendet. Kommer du på något som bör vara med i den skriftliga introduktionen är vi tacksamma om du berättar det för oss: Kristina Bloomfield Wijk Utvecklingssekreterare kristina.bloomfield-wijk@malmo.se Sandra Lundberg Integrationssekreterare sandra.lundberg@malmo.se
Processbeskrivning Nedan följer en förkortad processbeskrivning för de barn som är i transit dvs antingen ska vidare till en annan kommun eller efter asylansökan är anvisade till Malmö. De dokument som hänvisas till finns tillgängliga som mallar ute på boendena. Processbeskrivningen i sin helhet hittas på Malmö Stads intranät KomIn. Ungdomen kommer Ungdomen hälsas välkommen och blir erbjuden mat. Gör rumsplacering efter risk- och måendebedömning. Dela ut startkit med kläder och hygienartiklar enligt checklista och efter behov. Visa ungdomen boendet och sängplats. Varje ungdom som kommer ska ha ett placeringsbeslut. Under kontorstid är det Myndighetssektionen som ansvarar för att skriva dessa och utanför kontorstid är det Sociala jour. Placeringsbeslutet ska läggas i personakten. Välkomstsamtal Telefontolk bokas enligt tolkrutin. Välkomstsamtal och regler kommuniceras enligt välkomstsamtalsinfo. Frågor till ungdomen ställs enligt välkomstsamtalsmallen. Fyll i välkomstsamtalsmallen och lägg i personakten. (Välkomstsamtal bör hållas så snart som möjligt efter ungdoms ankomst) Dokumentation Upprätta en fysisk akt, sätt in placeringsbeslut, välkomstsamtal och kopia på asylkvitto (om ungdomen har sökt asyl). Även anvisningsbeslut och andra myndighetsdokument gällande ungdomen ska in i denna akt. Skriv in ungdomen i Isox. (I dagsläget finns inte möjlighet att använda Isox på alla boenden och därmed förs journalanteckningar på separata blad och läggs i ungdomens akt. Skriv ut ett inskrivningsbeslut (så snart dossiernummer finns) och lägg i sektionschefs fack. Uppdatera klient/brandlistan. Asylansökan Ungdomen ska så snart som möjligt tas till Migrationsverket för att söka asyl, om den inte gjort detta innan placeringen (Avvakta Migrationsverkets besked om när detta ska ske). Migrationsverket Ringer och meddelar vilken tid ungdomen ska söka asyl. Efter risk- och måendebedömning körs ungdomen till Migrationsverket. Ring till jourtelefonen på Migrationsverket och meddela att ni är där. Personal och ungdom väntar i väntrummet tills ungdomen blir inkallad till samtal.
Migrationsverket Meddelar att ungdomen är klar att hämtas. Hämta ungdomen från Migrationsverket. Kopiera asylkvittot och sätt i akten. Anvisning inkommer Placeringssekreterare/anvisningssekreterare Faxar anvisning till boendet. Faxar information om biljetter och resesätt. Om det finns behov av hjälp/assistans gällande resan ska detta meddelas omedelbart till placeringssekreterare. Skriv in anvisningsdatum och tid i kalendern. Skriv informationen om anvisningen i Isox/akten och sätt in dokument i akten. Anvisningssamtal Boka telefontolk enligt tolkrutin. Håll anvisningssamtal med ungdomen. Visa om möjligt bilder/karta och berätta om anvisningskommunen. Om ungdomen har frågor om boendet som inte kan vänta kan personal ringa till anvisningskommunen och fråga. Se till att viktig information som framkommit om ungdomen förmedlas till anvisningskommunen. Utflytt Förbered ungdomen dagen innan för flytt. Packa eventuell matsäck. Skriv ut en lapp för resehjälp. Kör ungdomen till flygplats, buss eller tågstation. Eventuellt blir ungdomen hämtad på boendet. Se till att ungdomen kommer med flyget, tåg eller bussen. Det nya boendet kommer att kontakta oss för att meddela att ungdomen har kommit fram ordentligt eller ej. I de fall då ungdomen inte har kommit fram måste placeringssekreterarna meddelas. Skriv ut ett utskrivningsbeslut och lägg till sektionschef för underskrift. Faxa underskrivet utskrivningsbeslut till placeringssekreterare. Sätt underskrivet utskrivningsbeslut i akten. Skriv sista anteckningen i journalen (Isox eller i akten) om att ungdomen flyttat och skriv ut samtliga journalanteckningar från Isox eller samla den akt som finns på ungdomen. Lämna akten direkt till socialsekreteraren för arkivering.
Viktiga rutiner och arbetsuppgifter Omvårdnad av barn placerade på boendet. Körningar till bland annat Migrationsverket. Praktiskt arbete, såsom fixa iordning rum, förbereda måltider, skapa trevlig miljö. Inhämtning av information och samordning av anvisningar. Välkomstsamtal (instruktion och mall finns). Inskrivning och utskrivning. Varje dag, innan klockan 9, ska antalet barn placerade på boendet rapporteras till placeringssekreterare på myndigheten. Lägesrapport - vad har hänt och vad ska göras. Denna måste göras så att rätt information överförs från de olika passen. En förteckning över vilka barn som finns på boendet ska finnas för att kunna stämma av vid brand, namn och dossiernummer. Varje barn har en akt där all information och dokument från Migrationsverket samlas och där journalanteckningar skrivs in. Myndigheten placeringsansvar dagtid Sociala jour och Duvan nattetid. Inget barn får placeras utan placeringsbeslut.
ATT TÄNKA PÅ SOM PERSONAL Du är en av de första vuxna som barnen möter i Sverige och ska därmed som personal föregå med gott exempel och agera som förebild. Professionellt förhållningssätt tänk på närhet och distans. Lämna aldrig ut privata telefonnummer eller gör aktiviteter med barnen på din fritid. Du arbetar under sekretess och tystnadsplikt. Arbeta så att alla känner sig värdefulla och respekterade. Särbehandla/favorisera ej. Bemöt barnen med värme och respekt, samtala för att bygga en relation och skapa trygghet. Ta hänsyn till ungdomarnas bakgrund, integritet, resurser och kunskaper i det dagliga arbetet. Behandla inte barnen som offer utan stärk självkänslan och ge redskap för att ta eget ansvar och klara sig själva. Tänk på din klädsel och klä dig inte i något som kan anses opassande. T.ex. olika symboler på klädsel eller smycken som anses väcka negativ uppmärksamhet så som rasistiska symboler eller symboler för droger eller våldsamma bilder. Tänk på att du som personal inte bara representerar dig själv utan även Malmö Stad. Tänk på vilka ord du använder använd inte svordomar eller kränkande ord på boendet både i samtal med barnen och annan personal. Även viktigt att tänka på sitt kroppsspråk och röstläge och hur detta kan uppfattas. Samtal med tolk man pratar med barnet, inte till tolken. Tolken ska bara översätta, inte komma med egna frågor eller svar.
Sekretess och tystnadsplikt Som anställd i Sociala resursförvaltningen får du ofta en nära kontakt med människor som kan lämna uppgifter om sina personliga förhållanden. Som skydd för obehörig insyn i den enskildes privata angelägenheter omfattas flertalet av Malmö stads medarbetare av olika sekretessbestämmelser. Sekretessen regleras beroende på inom vilket verksamhetsområde du arbetar. Arbetar du exempelvis inom individ och familj eller äldreomsorgen är det socialtjänstens sekretess (7 kap 25 och 26 offentlighets- och sekretesslagen) som gäller. Det är viktigt att du som anställd sätter dig in i vilka sekretessbestämmelser som gäller för just ditt verksamhetsområde. Är du det minsta osäker, kontakta din arbetsledare. Fyra tumregler 1. Tala bara om enskilda klienter, vårdtagare eller motsvarande med de medarbetare inom din förvaltning som du måste diskutera ärendet med. 2. Tänk på att sekretess om enskilda gäller för dig även efter det att du slutat din anställning. Du har i princip tystnadsplikt livet ut. 3. Behöver du tala med någon som inte tillhör din förvaltning om enskild persons förhållanden, fråga klienten/vårdtagaren om han/hon ger sitt samtycke. 4. Får du en begäran om utlämnande av en uppgift, muntlig eller skriftlig, från någon utanför din förvaltning och du är det minsta osäker, kontakta din arbetsledare.
Brandsäkerhet Försäkra dig om vilka rutiner det finns vid brand eller misstanke om brand. Alla boenden ska ha utarbetade rutiner. Ta reda på var nödutgångar, brandsläckare och brandfiltar finns. Det ska finnas både pulversläckare (kök, teknik, el) och skumsläckare (övriga ytor såsom möbler, korridorer). Ta reda på var uppsamlingsplatsen är för boendet. Alla nödutgångar som finns på boendet måste vara fria och tydligt märkta med skyltar. Brandlarm: Vid varje pass utses ansvariga för utrymning av lokalen (inne) och ansvariga för uppsamlingen utanför boendet vid uppsamlingsplatsen (ute). Den personal som är ansvarig för uppsamling utanför boendet har till uppgift att ringa 112. Nedan följer instruktioner som finns för ansvar i de olika rollerna brandansvar inne/ute: Brandansvarig inne (samlare) ansvarar för: Söka igenom samtliga utrymmen på boendet (uppdelning av östra samt västra sidan) Ta ut samtliga ungdomar. Varna övriga som hotas av branden. Släcka branden om det är möjligt. Stäng dörrar och om möjligt fönster. Vara den sista personen som lämnar boendet. Brandansvarig ute (tömmare) ansvarar för: Larma 112 Ta med brandlistan ut Använd trapporna EJ HISSEN! Gå ner med ungdomarna Samla/räkna alla ungdomarna vid uppsamlingsplatsen Möt om möjligt räddningstjänsten Utöver detta finns dagliga rutiner för att förhindra brand: Rökning är förbjuden inomhus. Du ska veta var utrymningskartan finns på boendet). Se till att brandsläckare/brandfiltar är på plats Se till att alla apparater och maskiner släcks efter användning (även slå av huvudströmbrytare för tvättmaskin och torktumlare). Håll koll på elsladdar, tv och datorer. Skyltar som hänvisar till nödutgångar är viktiga att lägga på minnet. Kaffebryggaren/spisplattor i personalrummet få ej stå på hur länge som helst. Om levande ljus tänds så får personal inte lämna rummet när ljusen är tända. Se till att alla apparater och maskiner släcks efter användning.
Hot och våld Överfallslarm: Alla ska bära personlarm pga. säkerhet. Det är din skyldighet att alltid ha larmet på dig under ditt arbetspass. Finns där inte larmdosor till samtlig personal i tjänst ska personal röra sig tillsammans där alltid minst en person har larmdosa tillgängligt. Tryck på larmet om du känner dig hotad eller om du upplever att det uppstår en allvarlig hotfull situation som du/ni inte har kontroll över. De är alltid bättre att larma en gång för mycket än en gång för lite. Riskbedömning och handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder avseende Hot, våld och hot om våld Tillbudsrapport skall skrivas vid varje händelse, se bilaga om tillbudsrapport och arbetsskadeanmälan. Riskbedömning En riskbedömning skall alltid göras i alla situationer. Riskområden Riskområden är alla områden på boendet, i huset samt utanför boendet. Exempelvis i källare, tvättstuga, gym och bilen. Risksituationer Vid tolksamtal. Direkt hot eller trakasserier, via telefon, brev, sms eller e-post. Meddelanden av negativa beslut. Kontakt med drogpåverkade klienter. Kontakt med klienter som mår psykiskt dåligt. När det ställs krav på klienter. Om klienter börjar slåss med varandra så löper även personal stor risk för att utsättas för våld. Vid nödsituationer och när en boende behöver annan vård eller placering. När klienten körs till sjukvårdsinrättningar, Migrationsverket, offentligt biträde osv. När klienten mår dåligt på grund av erhållna beslut, behov av sjukvård osv. Detta kan te sig olika uttryck, svårt att förutse. I köket, ex knivhantering, varma vätskor och tunga redskap. Riskpersoner kan även vara obehöriga i byggnaden, bekanta till klienter, utflyttade och omplacerade ungdomar. Förebyggande åtgärder Ha alltid larmet på dig och lättillgängligt. Sätt Dig alltid närmast dörren så att flyktvägen är lättillgänglig vid samtal. Se till att det inte finns saker i rummet som skulle kunna användas som vapen. Informera dina kollegor om Du misstänker svårigheter. Bedöm om det måste vara två personal närvarande under samtalet. Informera övrig personal om var Du befinner Dig. Hur länge blir du borta? Berätta frö placeringssekreterare var du är om det bara är ni på avdelningen Vid upplevelse om hot uppträd på ett sätt som manar till lugn. Var uppmärksam på Ditt eget kroppsspråk, tonläge och språkbruk. Ge klienten gott om fysiskt utrymme. Var noga med att klienten förstår Dig. Ta en paus i tolksamtalet och för diskussion med kollegorna och/eller sektionschef. Var uppmärksam på klientgruppen. Konflikter mellan klienter ska uppmärksammas omgående. Vid orolig stämning ska alltid medarbetare vara närvarande i klientgruppen. Ytterdörrar ska alltid vara stängda och låsta.
I bilen I bilen ska det alltid vara två personal vid riskkörningar, ex Migrationsverket, BUP, vid hämtning av ny ungdom på Migrationsverket. Tänk på er placering i bilen, ex: förare fram och en medarbetare bak med klienten. Klienten ska ej sitta bakom föraren. Barnsäkra dörrarna i bilen. Kvällar/helger/nätter Ensamarbete ska undvikas så långt som möjligt. Vid nödsituationer ex. om en klient behöver köras till sjukhus under natten skall ett nära samarbete mellan boendena föreligga. NÄR HOTET/VÅLDET HAR UPPSTÅTT I det akuta skedet Försök att lugna ner situationen utan att ta personliga risker. Medarbetare ska inte försöka sära på klienter om det finns risk för den egna säkerheten. Vänd inte ryggen till om du inte måste, se till att ha en reträttväg. Var uppmärksam på ditt kroppsspråk, hastiga rörelser kan verka hotfulla. Eftersträva ett lugn, bestämt men samtidigt avslappnat kroppsspråk. Försök att få kontakt med klienten. Gå inte för nära en person som är hotfull. Tänk på reviravstånd, respektive slagavstånd Om situationen bedöms som allvarlig av medarbetaren skall överfallslarmet aktiveras. Det är alltid bra att ta kontakt med 112 för att antingen prioritera upp eller ner ett larm. Ring 112 vid mycket allvarliga livshotande situationer eller om ambulans behöver tillkallas. Personal har rätt att be polisen om hjälp med avhysning från boendet, dvs att polisen har rätt att med tvång flytta ut klient från boendet. Personal har inte rätt att begära handräckning. Handräckning kan endast användas vid LVU eller LPT som beslutas av socialsekreterare eller sjukvården. Beredskapen ska vara inblandad i beslut om avhysning. Minst en kollega från varje boende beger sig omedelbart till platsen där den som larmat befinner sig. Tydlig kommunicering måste ske mellan medarbetare, utse snabbt ansvariga till olika arbetsuppgifter ex vem möter upp polisen, vem som stänger dörrar, vem ansvarar för klienterna. Försök hålla övriga klienter utanför. Stäng mellan boendena, viktigt att informera övriga avdelningar om situationen och samarbeta kring olika åtgärder Boendena får inte lämnas obemannade. Ta hand om den/de drabbade. Lämna inte den drabbade ensam mer än den stund som behövs för att tillkalla hjälp. Ta hjälp av kollegor till akut debriefing. Kontakta chef/beredskap. Åtgärder i anslutning till incidenten Journal samt individrapport gällande incidenten ska skrivas och faxas till ansvarig socialsekreterare. God man ska omgående kontaktas. Om möjligt ska samtal med klienten/klienterna hållas i anslutning till incidenten. Åtgärder som anses nödvändiga i förhållande till situationen ska genomföras i anslutning till händelsen. Vid incident gällande hot och våld kan klient placeras tillfälligt på annat boende eller hotell i samråd med sektionschef. Samtal ska hållas med klient innan omplacering för information av beslutet. Det är viktigt att motivera tydligt för klienten varför beslut om omplacering är taget. Håll samtalet kort och tydligt och undvik att gå in i diskussioner kring händelsen. Se separat handlingsplan för omplacering. Vidare åtgärder Vid incident där personal är inblandad ska tillbudsrapport skrivas och lämnas till skyddsombud. Arbetsskadeanmälan skrivs vid skada. Den drabbade skall ges möjlighet till stöd och/eller krisbearbetning. Sektionschefen avsätter tid för stödsamtal med den drabbade. Skyddsombud ska informeras snarast. Om en medarbetare blivit utsatt ansvarar sektionschefen för att hot och våldssituationer polisanmäls. Detta ska ske i samråd med den utsatte medarbetaren.
Om det är en klient som blivit utsatt ska polisanmälan ske i samråd med god man. Om klient blivit omplacerad ska uppföljningssamtal ske samma dag som klienten kommer tillbaka till boendet. Vid behov ska individuell handlingsplan upprättas av personal i tjänst/kontaktpersoner. Ansvariga Medarbetare har ansvar för att informera kollegor om risksituationer. Medarbetare i tjänst ansvarar för att meddela övriga boenden. Sektionschefen ansvarar för uppföljning och att den drabbade erbjuds stöd. Sektionschefen ansvarar för eventuell polisanmälan när det gäller medarbetare som är utsatta. Sektionschefen ansvarar för att Arbetsmiljöverket underrättas omgående vid dödsfall eller allvarlig personskada samt om händelsen drabbat många medarbetare eller tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa. Uppföljning Viktigt att uppföljning av incident sker. I SITUATIONEN Akut skede Larma - Överfallslarm eller vid allvarliga hot och våld ring 112. ring 112 för att antingen prioritera upp eller ner ett larm. 1 personal går ut för att möta polisen/väktare 1-2 personal stannar kvar på sin egen avdelning för att hålla klienterna lugna. Viktigt att personal möter upp utanför då polisen måste informeras om situationen så de vet vad de går in i och om det hinns, ge en kort debriefing. Viktigt att inte all personal lämnar en avdelning. Lugna - Om möjligt lugna ner situationen och om det anses nödvändigt ta de inblandade till var sitt rum, tänk på säkerheten. Separera - Försök hålla övriga klienter utanför situationen som uppstått, om möjligt ta dem till ett annat rum, stäng avdelningarna. Omvårdnad - Se till att skadade får vård samt att de inblandade får hjälp och stöd. UTRED SITUATIONEN Klienternas version - Klienter på boendet som varit inblandade i incidenten får ge sin version av händelsen separat, detta dokumenteras, eventuellt gör polisen detta eller sitter med under samtalet. Rådgör vid behov med jourhavande chef. Omplacering överväg om situationen är under kontroll eller inte. Om händelsen anses som utredd ska det utredas om man ska omplacera tillfälligt eller inte. Se handlingsplan för omplacering om detta blir aktuellt. Informera kontakta god man, socialsekreterare (fax eller telefonsamtal) samt jourhavande chef. Dokumentera i lägesrapport, ISOX. Personal har rätt att be polisen om hjälp med avhysning från boendet, dvs att polisen har rätt att med tvång flytta ut klient från boendet. Personal har inte rätt att begära handräckning. Handräckning kan endast användas vid LVU eller LPT som beslutas av socialsekreterare eller sjukvården. Beredskapen ska vara inblandad i beslut om avhysning. Vid allvarligt hot eller våld Det är personal i tjänst som har till uppgift att se till att jourhavandechef informeras omgående.
Smittskydd Var noga med hygien, tvätta händerna, använd handsprit och egen handduk. Används pappershanddukar om möjligt. Det finns möjlighet för personalen att bli vaccinerad mot Hepatit A och B. Kontakta din chef. Var uppmärksam på eventuella smittsamma sjukdomar t.ex. skabb, MRSA (resistenta bakterier) och ta del av de rutiner som finns. De flesta smittsamma sjukdomar är mycket svårspridda. Har du frågor, kontakta din närmsta chef. Barn som far illa Var vaksamma på tecken på övergrepp. Vid misstanke om barn som far illa ska orosanmälan göras till myndighetssektionen för ensamkommande barn. En misstanke räcker för anmälan. Det behöver inte finnas bevis för att barnet faktiskt far illa för att du ska vara skyldig att anmäla. En oro eller misstanke räcker alltså för en anmälan (orosanmälan). Det är myndighetens uppgift att utreda barnets situation. Lex Sarah Från och med 1 juli 2011 omfattar lex Sarah hela socialtjänsten. Enligt lagen ska var och en som fullgör uppgifter inom dessa verksamheter medverka till att verksamheten och insatserna är av god kvalitet. Lagstiftningen blir en viktig del i det systematiska kvalitetsarbetet, eftersom den kan förebygga uppkomsten av missförhållanden och bidra till att upptäcka brister i verksamheten. Rapporteringsskyldigheten gäller missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden i den egna verksamheten som drabbar en eller flera enskilda som får insatser eller kan komma ifråga för insatser Med missförhållanden avses såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Lex Sarah rapporteras i Flexite Individ- och familj, som du hittar på Komin/Arbetsfält/verksamheter/Individ & familj/ Arbetssätt och metoder/flexite. För frågor eller om boendet inte har tillgång till Komin, kontakta utvecklingssekreterare Kristina Bloomfield Wijk på tel. 34 04 31.