1 Region Skåne Datum: 161219 ÅRLIG UPPFÖLJNING AV SYSTEMATISKT RISK- OCH SÅRBARHETSARBETE I REGION SKÅNE (SRSA). Bilaga SRSA Årlig redovisning Förvaltning/verksamhet: SUS Skånes Universitetssjukvård Datum: 161219 Förvaltningschef: Anders Dybjer Frågorna besvarade av: Patrik Tolvsgård/Oskar Brändmark Mall för avrapportering av förvaltningens årliga uppföljning av SRSA Nedanstående sammanställning ska rapporteras i samband med årlig obligatorisk uppföljning av förvaltningens systematiska risk- och sårbarhetsarbete SRSA, och redovisas till den regionala funktionen för risk- och sårbarhetsarbete för att ingå i Region Skånes årsredovisning. Kontakt: eva.leth@skane.se Bakgrund Region Skånes arbetsprocess för SRSA regleras i regionstyrelsens Direktiv för risk- och sårbarhetsarbete inför extraordinära händelser (2007-08-29 150) samt Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018, (regionfullmäktige 2015-11-24 87). Krishanteringsplanen reglerar ansvar, roller och uppgifter i krisberedskapen. I planen klargörs även att enheter, utifrån beställarens krav på robusthet, ska framställa kontinuitetskrav på leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet till samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet. I förvaltningschefernas ansvar ingår att genomföra ett systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA, innefattande riskhantering, kontinuitetshantering samt planering inför händelser och erfarenhetsåterföring efter inträffade händelser för den egna verksamheten. Årlig uppföljning ska ske genom intern kontroll enligt ordinarie rutiner (bilaga systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA).
2 Uppföljning av målområden 2016 I uppföljningen 2016 följs förvaltningarnas och verksamheternas förebyggande och förberedande arbete med SRSA upp enligt följande målområden och för året aktuella aktiviteter: SRSA-Frågeformulär JA NEJ 1. Har förvaltningen/verksamheten utsett ersättare i enlighet med Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018? T.ex. Ersättare för förvaltningschef/direktör samt verksamhetens nyckelpersoner. 2. Genomför förvaltningen/verksamheten ett systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA, utifrån den verksamhet som bedrivs, som innefattar: o riskhantering, o kontinuitetshantering, o planarbete och o erfarenhetsåterföring. 3. Har förvaltningen/verksamheten tagit fram en krishanteringsplan inklusive kriskommunikationsplan som överensstämmer med Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018? Detta ansvar gäller förvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund, Skånevård Kryh, Hälsostaden, Skånetrafiken samt Koncernkontoret. 4. Har förvaltningen/verksamheten genomfört analyser (t.ex. risk-, händelse- eller risk- och sårbarhetsanalyser) under året? Om ja, ange namn samt ge en kort sammanfattning av varje analys inkl. eventuellt kvarstående åtgärdsbehov: 5. Samverkar förvaltningen/verksamheten med andra förvaltningar i krisberedskapsfrågor? Om ja, ange hur och med vilka: 6. Planerar, genomför och medverkar förvaltningen/verksamheten i utbildningar och krishanteringsövningar? Om ja, dokumenterar och utvärderar förvaltningen/verksamheten systematiskt utbildningarna och krishanteringsövningarna?
3 7. Följer förvaltningen/verksamheten Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap samt de instruktioner och den vägledning Upphandlande enheter ger? n/a Om ja, ange vid vilka upphandlingar detta har gjorts: 8. Har förvaltningen/verksamheten planerat för samordnad hantering av kriser i de fall där flera verksamheter är geografiskt samlokaliserade och berörs av krisen? Störst aktör 1 på platsen är samordningsansvarig. Ansvaret innefattar att säkerställa att viktig information når alla på platsen, dvs. även aktörer som inte tillhör Region Skåne. 9. Har förvaltningen/verksamheten säkerställt att verksamhetens krisledningsstaber har tillgång till nödvändiga och aktuella uppgifter och telefonnummer till relevanta funktioner/personer dygnet runt? 10. Informerar förvaltningen/verksamheten RSTiB när allvarlig händelse som berör eller hotar Region Skånes verksamhet kan förväntas inträffa eller har inträffat? 11. Har förvaltningen/verksamheten utsett funktionsansvariga att vid behov ingå i Region Skånes krisledningsstab, RSKS? Beskriv förvaltningens åtgärder för att förbättra de målområden som besvarats med nej ovan. HANDLINGSPLAN Åtgärd Ansvarig Klart den Inväntar tydliga instruktioner från AKSM. Rolf Ohlander? 1 Med störst aktör avses den största verksamhetsidkaren (flest antal anställda).
4 Plan för implementering och uppföljning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap 2 Riktlinjerna beslutades av regionstyrelsen 2014-06-05 att gälla fr.o.m. 2014-07-01. Regiondirektören beslutade därefter om rutiner för tillämpning av riktlinjerna inkl. plan för implementering och uppföljning av riktlinjerna (Dnr 1400190). I Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018, fastställd av regionfullmäktige i november 2015, klargörs att enheter, utifrån beställarens krav på robusthet, ska framställa kontinuitetskrav på leverantören för att åstadkomma leveranssäkerhet. Årlig uppföljning ska ske enligt ordinarie rutiner genom intern kontroll (bilaga systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA). Övergripande mål: Kontinuitet i samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet DETALJERAT MÅL HUR MÅLET SKA NÅS ANSVAR INDIKATORER ATT BESVARA 2016 Leveranssäkerhet leverans med kontinuitet ska uppnås i avtal och ackreditering av samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet. Samtliga upphandlande enheter ska: Följa riktlinjer och rutiner för verksamhet/beställ are respektive upphandlare samt Utföra dokumenterad bedömning av leveranssäkerhet i upphandling och avtal. Följer verksamheten riktlinjerna och tillämpningsanvisninga rna? Implementering av riktlinjer och tillämpningsanvisningar. Kompetensutveckling för berörda medarbetare. Ange andel berörda medarbetare som har kompetensutvecklats: 25 % 50 % 75 % 100 % 2 BILAGA 3. Rutin för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap. RD-beslut Dnr 1400190.
5 DETALJERAT MÅL HUR MÅLET SKA NÅS ANSVAR INDIKATORER ATT BESVARA 2016 Verksamheten/beställaren 3 ska inför upphandlingsuppdrag eller ackreditering klargöra behovet av samt definiera kraven på robusthet. Upphandlaren ska ange behovet av leveranssäkerhet grundat på verksamhetens bedömda behov av robusthet i leverans. Följ och dokumentera enligt: Rutin 1 för beställare, Rutin 2 för upphandlare, De anvisningar upphandlande enheter ger. Har avtal och ackreditering utformats enligt riktlinjerna? Vid ja, ange andel avtal: 25 % 50 % 75 % 100 % Leverantören ska planera för hur en reell förmåga till kontinuitet avseende avtalad leverans säkerställs. Leverantören ska redovisa hur en reell förmåga till kontinuitet avseende avtalad leverans säkerställs. Kvantitativt: Har leverantören redovisat sin kontinuitetsplan? Kvalitativt: Har den avtalade leveransen skett med kontinuitet? 3 Med beställare avses även den som har att medverka vid ackreditering, vid behovsskrivning av kollektivtrafik samt vid fördelning av medel för kultur.