Fastställande av attestinstruktion

Relevanta dokument
Attestinstruktion för Föreningen Furuboda

Delegationsordning för avtal, attest-, direktupphandlingsoch utanordningsrätter

Attestinstruktion för Stockholms Stadshus AB

Attestinstruktion för Göteborgs stads bostadsaktiebolag

Fastställd enligt Hässleholms Vattens AB styrelse. Gällande attestinstruktion är alltid godkänd av bolagets verkställande direktör.

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

Attestinstruktion. Attestinstruktion för AB Familjebostäder med dotterbolag

1(5) Instruktion för attest och utanordning. Styrdokument

1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX

Firmatecknings- och attestinstruktion för Sveriges Yngre Läkares Förening (SYLF) Organisationsnummer

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Utvecklings AB

Regler för attest i Göteborgs Stad, med utbildningsnämndens kompletterande anvisningar.

Handläggare Datum Diarienummer

Lokala anvisningar för inköp och upphandling

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Instruktion för delegation, attest och utanordning inom Stockholmshem

Regler för attest i Göteborgs Stad

ATTESTORDNING FÖR FRIDHEMS FOLKHÖGSKOLA

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Reglemente för attest

Punkt 12: Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Attestinstruktion - anvisningar för kontroll, attest och utbetalning av pengar

Punkt 15 Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Göteborgs Stads bostads AB bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

ATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF

ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN

Attestreglemente för Härnösands kommun

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN

Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Delegations- och Attestinstruktion fo r Go teborg & Co AB (org.nr )

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Firmatecknings- och attestinstruktion för Leader Gute Organisationsnummer

SAKGRANSKNING OCH ATTESTINSTRUKTION För

Attestreglemente för Eda kommun

Attesträtt och utanordnare för patientnämndens förvaltning år 2015

Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Delegations- och Attestinstruktion fo r Go teborg & Co Tra ffpunkt AB (org.nr )

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

Anvisningar för kontroll, attest och utanordning av pengar

Riktlinjer för delegering av attesträtt

Auktorisationsbestämmelser och Attestregler

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Riktlinje för attestering

Attest- och utbetalningsreglemente

1(6) Attest- och utanordningsinstruktion. Styrdokument

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November Deloitte All rights reserved.

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Attestreglemente för Orsa kommun

SKAPAT AV DOKUMENT SKAPAT DOKUMENTTYP. Helena Ekroth Riktlinje BESLUTAT AV DOKUMENT BESLUTAT VERSION SID

Typ av dokument: INSTRUKTION FÖR ATTEST OCH UTANORDNING MM INOM STOCKHOLMSHEM.

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Ansvar och befogenheter för S:t Erik Markutveckling AB

Instruktion för attest och utanordning mm inom Stockholmshem.

Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun

Attestreglemente för Karlstads kommun

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Attestreglemente för Tierps kommun

Tillämpningsanvisning för ekonomiska transaktioner och medelsförvaltning

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige , 81

Attest och u ta n ord n i n g

Slutattestinstruktion

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Bostäder AB

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Borgholms kommun

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS )

Attestinstruktion för Norra Kopparmora Samfällighetsförening

Attestordning för Region Halland

Delegationsförteckning

Attestordning - Stockholms Hamn AB


Reglemente för attest

Attestordning vid Linköpings universitet

Attestinstruktion för Bostadsrättsföreningen (Brf) Lilla Bantorget

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Tillämpningsanvisningar attestreglemente

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Upprättad av Ordförande. Datum

Beslutsattest omfattar följande moment:

Ansvar och befogenheter för S:t Erik Markutveckling AB

Attestreglementet år 2013

Kommunal Författningssamling

S Attestregler Regler

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun

Instruktion för kontroll och attest samt utbetalning av pengar Norrmalms stadsdelsförvaltning

Katrineholms kommuns författningssamling

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

BRF Visiret Org.nr: Säte: Segeltorp

Transkript:

Ärende 9, beslut 2017-03-10 Fastställande av attestinstruktion Bifogat återfinns förslag till attestinstruktion för Göteborgs Stadsteater AB för år 2017. Föreslagna förändringar är markerade med rött på sidan 6 och gäller attest av styrelsens förrättningsrapporter. Styrelsen föreslås besluta; Att i enlighet med ovanstående bifalla bifogat förslag till Attestinstruktion. Göteborg 2017-02-28 Björn Sandmark

Göteborgs Stadsteater AB Org nr 556016-7875 ATTESTINSTRUKTION 2017 Antagen på styrelsemöte 2017-03-10 1. Allmänt Syftet med attestinstruktionen är att beskriva hur Göteborgs Stadsteaters VD har delegerat ansvar avseende den löpande förvaltningen. Följande handlingar skall attesteras enligt denna instruktion: allt räkenskapsmaterial, dvs. alla direkta underlag för bokföring underlag för löneberäkningar fakturerings/krediteringsunderlag 2. Grundläggande principer 2.1. Attestförfarande Att attestera en utgift/transaktion innebär att ansvara för: att den är förenlig med Göteborgs Stadsteaters verksamhet och att samtliga villkor nedan är uppfyllda att den är förankrad i budget eller att behörigt beslut finns om budgettillägg att den är granskad och kontrollerad enligt avsnitt 3 Huvudregeln är att berörd enhetschef eller producent skall attestera kostnader, som påförs det egna kostnadsstället/projektet. Dock äger ingen rätt att attestera egna kostnader såsom reseräkning, representation, inköp etc. Ekonomiavdelningen ansvarar för att endast attesterade transaktioner blir föremål för registrering i ekonomisystemet. Ekonomiavdelningen ansvarar även för att underlag till utbetalningar alltid är attesterade. 2.2. Firmateckning Firmatecknare är de som med Göteborgs Stadsteaters bindande verkan mot extern part kan ingå avtal, ådraga Stadsteatern skulder, förpliktelser och överföra tillgångar. Med firmateckning kan fullmakter utfärdas som ger andra än firmatecknare rätt att t.ex. teckna Stadsteaterns bank- och postgirokonton. 1

Bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen, av styrelsens ordförande, vice ordförande och VD, två i förening. Dessutom har VD enligt 8 kap 36 aktiebolagslagen rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. Bank- och postmedel för bolagets räkning skall utkvitteras av VD och ekonomichef två i förening eller av VD och ekonomichef, en av dem i förening med en styrelseledamot eller en person från ekonomiavdelningen. Försändelser till bolaget skall utkvitteras var för sig av VD, dennes assistent, ekonomichef eller vaktmästare. 3. Kontrollåtgärder I det följande beskrivs de kontrollåtgärder som alltid skall ske. 3.1. Inköp av varor och tjänster 3.1.1. Inköpare Den som skall göra en beställning skall före beställningen: 1. Beakta regler gällande LOU, ramavtal och direktupphandling, i enlighet med teaterns upphandlingspolicy. 2. Kontrollera att leverantören är godkänd enligt teaterns upphandlingspolicy, se 12.6. 3.1.2. Attestant Godkänner genom sin attest beställningen samt att inköparens ovanstående punkter är genomförda, kontroll av att avtalstrohet föreligger samt kontroll av att reglerna om direktupphandling följts. 3.2. Leverantörsfakturakontroll 3.2.1. Inköpare Den som gjort en beställning skall även utföra leverantörsfakturakontroll, dvs godkänna fakturan, som innebär: Detta skall göras innan inköp! 1. Fakturan skall överensstämma med gjord beställning, avseende pris, volym, kvantitet etc. 2. Utgiften skall vara korrekt konterad 3. Att det framgår av fakturan om leverantören har F-skatt 4. Att betalningsvillkor inte understiger 30 dagar om inte annat avtalats. 5. Att fakturan är ställd till rätt mottagare. 6. Fylla i kontonummer, kostnadsställe, projekt. 7. Inköpares godkännande av faktura innebär även inleveranskontroll. Dvs, följesedel kontrolleras mot beställning och mottagna varor samt signeras. Följesedel skickas därefter till leverantörsfakturaansvarig, som sparas följesedlarna i pärm i bokstavsordning. 2

3.2.2. Attestant Enhetschef godkänner med sin attest, på fakturan i ekonomisystemet, eller på kontantredovisning att kostnaden belastar dennes budget, att inköparens ovanstående punkter är genomförda, kontroll av att avtalstrohet föreligger samt kontroll av att reglerna om direktupphandling följts. 3.2.3. Slutkontroll och Utbetalningskontroll Vid definitivbokföring görs en slutlig kontroll av de fakturor som tidigare handlagts i enlighet med punkt 3.1.1. och 3.1.2. Detta görs av leverantörsfakturaansvarig. Slutkontroll innebär att följande har utförts; Attesterade underlag finns, som styrker det aktuella beloppet. 1. Betalning är till rätt mottagare. 2. Transaktionen är rätt konterad. 3. Då slutkontroll och definitivbokföring är gjord är dessa fakturor färdigbehandlade för utbetalning. Vid utbetalningstillfället skapas en utbetalningsjournal i ekonomisystemet som utanordnas av ekonomichefen eller VD. Samma person får inte samtidigt utföra attest och utanordning. 3.3. Kundfaktureringskontroll Kundfakturering får endast ske utifrån attesterat faktureringsunderlag, avtal eller annat motsvarande underlag innehållande nödvändiga faktureringsuppgifter. Ekonomiavdelningen ansvarar för att fakturorna överensstämmer med faktureringsunderlaget. 3.4. Kreditnotor Kreditfakturor skall alltid dokumenteras med skäl till krediteringen (krediteringsunderlag). Utöver detta gäller samma krav som för leverantörsfakturor - se 3.2. Kreditnotor skall alltid attesteras av ekonomichefen eller VD, efter kontroll av inköpare/attestant. 3.5. Representation, konferenser och diverse evenemang Representation skall vara dokumenterad med underlag (notor, kvitton, etc.) och notering om syftet, vilka som deltagit samt företagets namn. Interna konferenser eller konferenser anordnade av Göteborgs Stadsteater med externa deltagare skall alltid dokumenteras med program och deltagarförteckning. Bristande dokumentation innebär ökade kostnader för Stadsteatern och i vissa fall även för den anställde. I dessa sammanhang finns det alltid anledning att tänka på de skattemässiga reglerna för vad som är avdragsgillt och gränsdragningen mot vad som skall betraktas som lön. 3

3.6. Kreditkortsutlägg/kontanta utlägg Generellt gäller samma regler för kontroll och attest vid utlägg som för leverantörsfakturor. Ersättning till anställda som betalt med egna eller Stadsteaterns kreditkort kan endast ske mot fullgoda underlag, d v s originalinköpskvitton, där det tydligt framgår vad som är inköpt (endast slip räcker inte). Om kvittot avser resa skall färdsträcka samt anledning till resan anges. 3.7. Övrigt Kontrakt, avtal och liknande handlingar skall anses vara attesterade i och med att de undertecknats av VD eller av den som VD utsett i sitt ställe. Egna kostnader, utlägg, lön eller representation skall alltid attesteras av högre chef. VDs kostnader attesteras av styrelseordförande. Styrelseordförandes kostnader attesteras av 1:a och 2:a vice ordförande, i förening. 4. Översikt attesträtter I tabell 4.1 nedan följer en översikt av teaterns attesträtt samt beloppsgränser vid inköp. Inom Göteborgs Stadsteater AB skiljer vi på två olika typer av inköp; a) Inköp utanför produktion (kallas allmänna kostnader) b) Inköp till produktion (kallas även projektkostnader eller pjäskostnader) För inköp till produktion, inom budget, kan respektive producent attestera leverantörsfakturor. 4

Tabell 4.1 ÖVERSIKT ATTESTRÄTT INOM RESPEKTIVE BUDGET TOTAL- BUDGET Budget (Ansvarig) Göteborgs Stadsteater AB (VD) Budget (Ansvarig funktion) DELBUDGET Attesträtt: kostnadsställe Beloppsgräns Budget BUDGET DETALJBUDGET Ansvarig funktion Attesträtt: kostnadsställe/ projekt/objekt Beloppsgräns GEMENSAMMA 1100..1399, 5 000 000 kr Restaurang Restaurangchef 1900..1999 1 basbelopp FUNKTIONER 1500..1999 Föreställningsteknik Föreställningschef 1600..1699 1 basbelopp (VD) Produktionsteknik Produktionschef 1500..1599 1 basbelopp Marknad Marknadschef 1300..1399 1 basbelopp Personal Personalchef 1290,obj 761 alla kst 1 basbelopp Ekonomi Ekonomichef 1100..1210 500 000 kr Central VD 1100..1210 5 000 000 kr GÖTAPLATSEN 1400..1499 1 basbelopp (Konstnärlig ledare) Scener Götaplatsen Stora scenen Pjäsbudget Producent 1 Producent 2 Studion Pjäsbudget Producent 1 Producent 2 Produktioner/projekt inom 1400..1699 Produktioner/projekt inom 1400..1699 1 basbelopp 1 basbelopp Foajén Pjäsbudget Producent 1 Produktioner/projekt 1 basbelopp Producent 2 inom 1400..1699 Övrigt Pjäsbudget -"- -"- 1 basbelopp Foajén Lunchteater Ansvarig Projekt 3411 inom 1 basbelopp lunchteater kst 1400..1499 Konstnärlig ledare 1400..1499 1 basbelopp Allmänt Götaplatsen BACKA 2100..2999 1 basbelopp Scener Backa Backa Pjäsbudget Producent 3 2100..2999 1 basbelopp (Konstnärlig ledare) 1 basbelopp (prisbasbelopp) är för 2017: 44 800 kronor. Teknik Teknisk chef 2500..2699 1 basbelopp Allmänt Backa Konstnärlig ledare 2100..2999 1 basbelopp 5

Tabell 4.2: Attesträttsordning Ärende VD B e f a t t n i n g Konstnärlig Ekonomi- Ledare chef Enhets chefer Producenter Generell beloppsgräns < 5000 000 kr < 1 basbelopp < 500 000 kr < 1 basbelopp < 1 basbelopp 1 Underteckna bankkontot 1 X X X 2 Underteckna postgirokonto 1 X X X 3 Underteckna avtal 2 X X 4 Underteckna anställningskontrakt 3 X X 5 Godkänna inköpsorder/fakturor X X X X X 6 Godkänna reseräkningar 2 X X X X X 7 Sätta kreditgräns X X 8 Godkänna kreditnotor X X 9 Godkänna reklamationer X X X X 10 Godkänna kundförluster X X 11 Godkänna lagerjusteringar X X 12 Godkänna rabatter X 13 14 Godkänna tidrapporter 4 Godkänna styrelsens förrättningsrapporter 5 X X X X X 1) Fullmakt att förfoga över post- och bankkonton regleras av fullmakter med post resp bank. 2) Avtal tecknas av VD och ekonomichef, två i förening. 3) Anställningskontrakt tecknas av personalchef eller enhetschef samt VD, två i förening. 4) För underställd personal 5) Styrelsens ordförande attesterar styrelsens förrättningsrapporter. 1:a och 2:a vice ordförande, i förening, attesterar styrelsens ordförandes rapporter. 6