Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun

Relevanta dokument
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 111 KS/2017:145. Telefon och e-postpolicy

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Svar på medborgarförslag

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 171 KS/2018:228. Medborgarförslag affärsverksamhet i Gallerian - svar

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 89 Dnr KS/2018:139. Borgensramar för Bostadsbolaget

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 172 KS/2018:174. Medborgarförslag bowlinghall i Gallerian - svar

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Godkännande av överenskommelse om samverkan mellan Region Östergötland och kommunerna.

Riktlinjer användning IT- och telefonistöd

Riktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 138 Dnr KS/2018:202. Riktlinjer för Mjölby kommuns webbplatser och sociala medier

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 13 KS/2016:373. Bredband landsbygd vid Bockarp. Flytt av ÖP utförs av Utsikt Bredband AB.

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 17 KS/2017:20. Viby byalag - ansökan om återinvestering av belysning stolpar


Samverkansavtal mellan Mjölby kommun och Region Östergötland gällande hälsokommunikatörer

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 92 Dnr KS/2018:20

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 17 Dnr KS/2017:262. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Svar på medborgarförslag angående byggande av växthus vid Lundbybadet

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 21 KS/2013:161 Sociala investeringsfonden - delrapport

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 53 Dnr KS/2018:55. Motion om strategi för öppna data - svar

Familje- och friskvårdscentral i Måndalen - svar på medborgarförslag

Riktlinjer för telefon

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) 19 KS/2013:654. Tolkning av arvodesregler - revidering

Policy för telefoni, mobilteknisk utrustning samt e-postanvändning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 162 KS/2016:271. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar. att informationen noteras till protokollet.

Yttrande till kommunstyrelsen rörande motion om integrerad beroendemottagning i västra länsdelen från Moderaterna

Reglemente för internkontroll

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 1 KS/2016:350. Kunskapstrailer

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 134 Dnr KS/2015:410. Personuppgiftslagen - förslag på riktlinje för Mjölby kommun


Medborgarförslag gällande att göra om telefonkiosken i Skänninge till en bokkiosk

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 160 Dnr KS/2017:261. Beslut om åtagande KSF förvaltning 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 100 Dnr KS/2018:137. Program för privata utförare

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 122 TEKN/2015:292. Justering avfallstaxa. Bakgrund

Posthantering inom Örebro kommun.

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 30 KS/2014:537. Redovisning internkontroll 2015, kommungemensam

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 158 Dnr KS/2018:221. Förvärv av fastigheten Näcken 7 i Mjölby kommun (Norrgården)

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 34 Dnr KS/2017:128

E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 8 KS/2013:695. Prissättning av småhustomter inom Östra Olofstorp etapp 2.

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 78 Dnr KS/2018:122. Wifi 4 EU - surfpunkter i Mjölby kommun

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 193 Dnr KS/2017:103. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 166 Dnr KS/2018:311. Beslutsunderlag Riskbedömning samt föreslagna kontrollmoment

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 120 KS/2017:230. Förslag angående lokalisering av nytt äldreboende i Mjölby

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (4) 184 Dnr KS/2017:334. Kommunledningskontoret. Personalavdelningen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 88 KS/2015:261. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslås besluta

Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun. Riktlinjer för sociala medier. 13 Dnr 2017/00021

Riktlinjer för e-post

Riktlinjer för Mjölby kommuns mål- och resultatstyrning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 154 Dnr KS/2018:263. KS integrationsråd 14 em

Ny i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare

Antagen av kommunstyrelsen i Hässleholms kommun , 119 Dnr Viktiga värderingar och principer. Kommunen har flera kontaktvägar:

Delegationsbeslut 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer KS/2016:5 Handläggare Anne-Marie Asp Tfn Stefan Stenberg

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 122 Dnr KS/2017:27

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 132 Dnr KS/2017:204, KS/2017:25. Utvärdering av Magasinet

I '2'~~: ~D" '1Y~':''':

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3

Flytt av turistbyrå i Skänninge

Riktlinje för telefon och e-post

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 125 Dnr KS/2017:316. Svar på medborgarförslag angående samordning av hedersrelaterat våld

Riktlinjer för hantering av e-post

Chef i Mjölby kommun KS/2016:172. Dokumentansvarig: Personalchef

Tilläggsavtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd och avtalsförslag förlängning av genomgång av akter, missiv

Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (1) 14 KS/2017:63

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 174 Dnr KS/2018:82

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (5) 77 Dnr KS/2017:323. Justering av målvärden kommunstyrelsens åtaganden 2018

PROTOKOLLSUTDRAG. 151 Dnr KS/2017:226. Bilpool - svar på medborgarförslag

Dnr 2018/248/003 Id Riktlinjer för e-post i Vimmerby kommun. Antagen av Kommunfullmäktige

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 90 Dnr KS/2014:552. Beslutsunderlag Missiv daterad Tjänsteskrivelse daterad

Riktlinjer för e-post för Markaryds kommun

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 147 Dnr KS/2018:245. Dagvattenpolicy - beslut om remiss

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 83 KS/2016:165. Kungshögahemmet - försäljning

Svar på medborgarförslag om scen med tak i Skänninge.

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 38 Dnr KS/2018:60. Beslutsunderlag - Missiv PM RUS Underlag RUS-processen

Turistväg förlängning Väderstad-Mantorp - svar på medborgarförslag

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 41 Dnr KS/2018:66. Särskild satsning skolavslutning 2018

PROTOKOLLSUTDRAG. 153 Dnr KS/2018:273. Avgifter för tobaksförsäljning- till KF. Kommunstyrelsen förslag till kommunfullmäktiges beslut

Riktlinje för hantering av personuppgifter i e-post och kalender

Riktlinjer. Telefoni. Antagen av kommundirektören

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 228 KS/2014:589. Svar på medborgarförslag om fiber.nät på landsbygden

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 3 KS/2016:76. Finansiering av godsmagasinet i Mjölby

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 173 KS/2018:274. Redovisning av ej verkställda beslut 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 153 Dnr KS/2018:273. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 93 DnrKS/2017:243

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 183 Dnr KS/2017:181

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Information från Johan Forsgren

Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (1) 15 KS/2017:64

Optionsavtal kvarteret Längdmätaren, Sörby

Antagen av kommunstyrelsen Reviderad

1(14) Riktlinjer för användning av internet, sociala medier, e-post och telefon. Styrdokument

VIKTIG INFORMATION!!!

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 181 KS/2018:238. Policy för resor, transport och fordon


Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 78 KS/2016:134. Förbud mot mobiltelefoner under lektionstid - svar på motion

Regler och rutiner för post och e-post

Riktlinjer för e-post

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 114 Dnr KS/2018:213. Bolagsordning för Gallerian

Transkript:

Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer 2017-04-19 KS/2017:145 Handläggare Tfn 0142-851 56 Kommunstyrelsen Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun Bakgrund Kommunens uppgift är att erbjuda tjänster av god kvalitet till medborgare och företagare, bl a genom att ge en god service via telefon och e-post. Mot bakgrund av detta har riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post tagits fram. Utifrån föreliggande förslag till riktlinjer har även en rutin med mer detaljerade anvisningar till verksamheterna tagits fram. Sammanfattning Riktlinjerna förtydligar vilket ansvar som åvilar olika roller i kommunen avseende telefoni och mobila enheter, vad som gäller för de medarbetare som tillhandahåller mobiltelefon, surfplatta och dator i sin tjänsteutövning till exempel ur säkerhetssynpunkt, hur e-post ska hanteras samt vilka krav som ställs på området utifrån lagar och bestämmelser. Beslutsunderlag Riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post i Mjölby kommun. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Förslag att riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post i Mjölby kommun antas. Beslutet skickas till: Maria Karlsson Kommunstyrelsens förvaltning Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Missiv 2(2) Datum Diarienummer 2017-04-19 KS/2017:145 Biträdande kommunchef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 79 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post i Mjölby kommun Kommunstyrelsens förvaltning 2017-03-27 2017-03-27 Kommunstyrelsens förvaltning gg

Inledning Kommunens uppgift är att erbjuda tjänster av god kvalitet till medborgarna. Värdegrunden vägleder oss i bemötandet av medborgare och kunder. Kommunen ska ge en god service via telefon och e-post för att möta allmänhetens behov och vara tillgängliga. För att följa upp vår service genomförs regelbundna uppföljningar av tillgänglighet och telefonkultur, likaså görs mätningar av hur e-posten hanteras. Medborgarservice har det övergripande ansvaret för telefonväxeln, telefoniprodukter och tjänster. Val av mobiltelefoner utgår från utbudet som bestämts för Mjölby kommun. Det övergripande ansvaret för läsplattor och bärbara datorer har IT-avdelningen. Telefoni och mobila enheter Växelfunktionens ansvar Växelfunktionen ska ge god, snabb och personlig telefonservice till alla som ringer till kommunen. Förvaltningschefens ansvar Varje förvaltningschef är ytterst ansvarig för hur telefoni, mobila enheter och e-post hanteras inom respektive förvaltning. Enhetschefens ansvar Varje enhetschef är ansvarig för telefoni, mobila enheter och e-post inom sitt verksamhetsområde. Medarbetarens ansvar för fast och mobil telefoni Varje enskild medarbetare har ett personligt ansvar att bemöta medborgare och kunder på ett kompetent och respektfullt sätt. Det är varje medarbetares ansvar att använda sin telefon på ett ansvarsfullt sätt både ekonomiskt och för att skydda den information som finns i telefonerna. Telefontiderna ska göras kända för allmänheten. Röstbrevlåda Röstbrevlådan är till för att den som söker kontakt med en medarbetare i kommunen ska kunna lämna ett meddelande och få återkoppling. Mobiltelefon och mobila enheter Kommunen tillhandahåller mobiltelefon, surfplatta och dator till medarbetare som behöver den i sin tjänsteutövning. Det här gäller för din mobiltelefon, surfplatta och bärbar dator 2

Enligt gällande lagstiftning så får bilförare endast använda mobiltelefon och annan kommunikationsutrustning "om det inte inverkar menligt på körningen". I Mjölby kommun får endast samtal i mobiltelefon ske med handsfree. Att alltid använda dig av kalendern i outlook och att den synkroniseras med telefonen. Du får inte låna ut den mobila enheten till exempelvis familj och vänner. Den mobila enheten är Mjölby kommuns egendom och ska hanteras och förvaras på ett betryggande sätt och inte lämnas obevakad på exempelvis allmän plats, hotellrum eller synlig i bil. Du får inte använda den mobila enheten för privat näringsverksamhet. Molntjänster för mobila tjänster rekommenderas inte. De supportas varken av växeln eller IT-avdelningen. Du får hämta applikationer från Appstore alternativt Google play. När du surfar på internet representerar du kommunen. Gör det med ett gott omdöme. Agera i enlighet med vår värdegrund så att det du förmedlar på nätet inte skadar kommunen. Det är inte tillåtet att för privata syften besöka webbplatser med extrempolitiskt, pornografiskt eller liknande innehåll. Inga program får utan särskilt tillstånd laddas ner från internet (t.ex. spel, skärmsläckare, gratisprogram eller andra program). Du bör tänka på att du lämnar spår, cookies, när du surfar på internet. Denna fil är en offentlig handling och visar vilka webbplatser du har besökt. Använd inte ditt vanliga lösenord när du registrerar dig på konferenser eller publika hemsidor. Sociala medier, till exempel facebook, används när verksamheten så behöver. E-post Frånvaromeddelande, ett måste Vid all frånvaro ska ett frånvaromeddelande skapas. Om du är frånvarande längre tid än ett par dagar ska en arbetskamrat eller din chef ta hand om din e-post. Förvaltningsbrevlådor och personliga brevlådor Varje förvaltning ska ha minst en förvaltningsbrevlåda. Exempel: miljo@mjolby.se Varje medarbetare som använder en dator i tjänsten ska ha en personlig brevlåda. Lagar och bestämmelser Hur vi ska hantera e-posten styrs främst genom tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, arkivlagen, personuppgiftslagen samt genom kommunens dokumenthanteringsplaner. Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering, diarieföring och arkivering. Enligt förvaltningslagen ska myndigheten se till att det är möjligt för enskilda att kontakta myndigheten med hjälp av elektronisk post, att svar kan lämnas på samma sätt och att frågor från 3

enskilda besvaras så snart som möjligt. Allmänhetens rätt till insyn enligt offentlighetsprincipen får inte försämras när e-post används. Enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den är inkommen till eller upprättad hos kommunen. Inkorgens register över inkomna e-postmeddelanden räknas också som allmän handling. Extern och intern e-post som kräver svar ska besvaras snarast. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras eller skickas till registrator för diarieföring och arkivering. E-post får inte användas för att skicka sekretessbelagd information. Undvik att skicka personuppgifter t ex personnummer via e-post. E-post får inte användas för att skicka kedjebrev eller för annat ovidkommande material. Tänk på upphovsrätten när filer bifogas så att du inte gör dig skyldig till upphovsrättsintrång. Informationsinnehåll får inte kränka en eventuell upphovsmans eller annans lagliga rättigheter. Du bör endast öppna bifogade filer från avsändare du känner till eller filer som är relevanta för ditt arbete. Kontrollera avsändaren om du är osäker på innehållet. Töm brevlådan regelbundet, minst en gång per år. Var selektiv med att använda stora gruppadresser (massutskick) och med att skicka eller vidarebefordra meddelanden som innehåller stora filer. Anmäl till IT-avdelningen om du får skräppost, spam, eller om du misstänker att det kommit virus via e-posten. 4

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2017-04-24 1 (1) Sida 89 Dnr KS/2017:145 Riktlinjer telefon och e-post Bakgrund Kommunens uppgift är att erbjuda tjänster av god kvalitet till medborgare och företagare, bl a genom att ge en god service via telefon och e-post. Mot bakgrund av detta har riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post tagits fram. Utifrån föreliggande förslag till riktlinjer har även en rutin med mer detaljerade anvisningar till verksamheterna tagits fram. Sammanfattning Riktlinjerna förtydligar vilket ansvar som åvilar olika roller i kommunen avseende telefoni och mobila enheter, vad som gäller för de medarbetare som tillhandahåller mobiltelefon, surfplatta och dator i sin tjänsteutövning till exempel ur säkerhetssynpunkt, hur e-post ska hanteras samt vilka krav som ställs på området utifrån lagar och bestämmelser. Beslutsunderlag Riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post i Mjölby kommun. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Förslag att riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post i Mjölby kommun antas. Beslutet skickas till: Maria Karlsson Justerandes sign Utdragsbestyrkande