SAMMAN1RÄDESPROTOKOLL 1 (30) Plats och tid: Beslutande Ledamöter Sammanträdesrum l, Stadshuset, 2017-01-1 8, kl. 08:30-09: 10 Lena Wallentheim (S) Mats Sturesson (C) Pär Palmgren (M) Hans-Göran Hansson (MP) Ulf Er landsson (SD) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Utses att justera Ersättare ens plats, tid: Justerade paragrafer Underskrifter: Tf. chef Karina Hansson Bitr. forvaltningschef Charlotte Nygren Bonnier Kanslichef Elisabeth A idemark Kommunikationschef Hanna Gardell IT-chef John Palmqvist Upphandlingschef Rikard Muth TillväxtchefMikael Kipowski Arkivarie Sofie Niemi Miljöchef Sven-Inge Svensson Tf. ekonomichef Anders Ekström Ekonom Gunilla Edvinsson Kommunsekreterare Louise Davidsson Mats Sturesson Hans-Göran Hansson Komrnunledningskontoret/20 17-01-23 l - 13 sekreterare Ordförande Louise Davidss~ i\r \~db~"---- Justerare @X~ N\ Ma s Sturesson
SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 2 (30) Anslag l bevis Protokollet är justerat en har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Datum när anslaget sätts upp Datum då anslaget tidigast får tas ner Förvaringsplats för protokoll Underskrift Datum då anslaget togs ner Kommunstyrelsens arbetsutskon 2016-01-23 2016-02-17 Kommunledningskontoret L--:_. > ~........ :.. ~.......... 2017- Signatur
SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 3 (30) Innehållsförteckning Granskning av delårsrapport för IT-nämnd Skåne Nordost 1 Förlängning av avtal - Material för bredbandsutbyggnad 2 Samråd - Detaljplan för Orgelbyggaren 3, Hässleholm 3 Utreda möjligheterna om personer som vistas på daglig verksamhet 4 kan erhålla resekort Ung företagssamhet Skåne verksamhetsstöd 5 Sponsoravtal avseende Hovdala International Horse Trials 2017 6 Interna lokalvårdskostnader 2017, finansiering och ramförändring 7 Uppföljning av internkontrollplan 2016 för ledningskontoret 8 Intern kontrollplan 2017 för ledningskontoret 9 Miljömålsprogram för Hässleholm 2012-2017 1 O Internhyror 2017, finansiering och ramförändring 11 Digitaliserad dokumenthantering 12 Samarbetsavtal T ors j ö Live 2017 13
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (30) 1 Granskning av delårsrapport för IT-nämnd Skåne Nordost Dnr: KLK 2016/489 Beslut beslutar att föreslå styrelsen att föreslå fullmäktige fö ljande beslut: 1. Kommunfullmäktige godkänner upprättat delårsbokslut för IT-nämnd Skåne nordost. 2. Kommunfulhnäktige lägger revisorernas yttrande av delårsbokslut ITnämnd Skåne Nordost till handlingarna. Beskrivning av ärendet Håssieholms har upprättat delårsrapport för IT-nämnd Skåne Nordost. Delårsrapport samt ärende tillit-nämnden är färdigställt 2016-10-19 och skickat till ledamöter och ersättare i IT-nämnd SKNO via e-post för beslut per capsulam. Revisorerna i Håssieholm har 2016-10-17 lämnat revisionsrapport gällande granskning av delårsrapport IT-nämnd Skåne Nordost (SKNO). Revisorerna skriver i sin rapport att de inte tagit del av något godkännande av delårsrapport från TTnämnden genom protokoll per capsulam. Vid revisorernas möte 2016-10- 13 var delårsrapporten under framtagande på ledningskomoret/it-avdelningen i Håssieholm och således inte godkänd avit-nämnden vid granskningen. Framtagen delårsrapport har därefter behandlats av IT-nämnd Skåne Nordost i per capsulam sammanträde och justerat protokoll är utskickat 2016-12-16. Sänt till: IT-chef
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL s (30) 2 Förlängning av avtal - Material för bredbandsutbyggnad Dnr: 2016/448 Beslut beslutar att förlänga avtal med Elektroskandia AB avseende material för bredbandsutbyggnad till och med 2018-02-25. Beskrivning av ärendet Nuvarande avtal med Elektroskandia AB gäller för perioden 2015-02-26 till och med 2017-02-25 med möjlighet till förlängning med l + l år. Avtalet med Elektroskandia AB har fungerat bra vilket medför att en förlängning med l år förordas till oförändrade villkor. Vid behov kan avtalet förlängas med ytterligare l år. Sänt till: Upphandlingsenheten
SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 6 (30) 2017-01-1 8 3 Samråd - Detaljplan för Orgelbyggaren 3, Hässleholm Dnr: KLK 2016/216 Beslut beslutar att inte erinra mot detaljplan för Orgelbyggaren 3, Håssleholm, Håssieholms. Beskrivning av ärendet Planförslaget innebär att markanvändningen för fastigheten Orgelbyggaren 3 ändras från bostad till centrum och bostad, för att kunna möjliggöra centrumverksamhet i fastigheten. Centrumverksamhet kan innefatta restaurang, cafe eller kontor samt övernattningsmöjligheter. För den befintliga byggnaden tillkommer bestämmelser som innebär att den skyddas från rivning och som möjliggör och säkerställer ett återskapande till ursprunglig utformning, inklusive en takvåning på husets västra del som togs bort under 40-talet. Befintlig bestämmelse för högsta byggnadshöjd är 7 meter och ändras till högsta nockhöjd på lo meter, vilket är byggnadens nockhöjd idag. I fastighetens trädgård möjliggörs bebyggelse för tumsuthyrning och rniljöhus. Bebyggelsen begränsas för att bevara delar av trädgården, framhäva befintlig byggnad samt för att skydda befintliga blodbokar. Sänt till: stadsbyggnadskontoret Tillväxtavdelningen
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 7 (30) 4 Utreda möjligheterna om personer som vistas på daglig verksamhet kan erhålla resekort Dnr: 2016/628 Beslut beslutar att föreslå kornmunstyrelsen att fatta följande beslut: Kornmunstyrelsen beslutar att avslå omsorgsnämndens förslag om utfärdande av resekort till brukare inom daglig verksamhet. Reservationer Pär Palmgren (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Ledamöter som avstår från att delta i beslutet Pär Palmgren (Ivf) avstår från att delta i beslutet i den del det inte avser återremiss. Yrkande Pär Palmgren (Ivf) yrkar att ärendet ska återremitteras för att beakta brukarperspektivet. Om inte återremissyrkandet vinner gehör avstår han från att delta i beslutet. Omröstning Ordförande ställer först under proposition om ärendet ska avgöras idag eller om det ska återremitteras och finner att det ska avgöras idag. Hon ställer därefter huvudförslaget under proposition och finner det bifallet. Beskrivning av ärendet 95 personer har rätt till gratis färdtjänst till daglig verksamhet i kornmunens regi (februari 2016). Efter beslut i omsorgsnämnden 2016-08-30 upphör kornmunens transport till daglig verksamhet per den 01-01-2017. Resenärer hänvisas därefter till skånetrafiken för att själva ombesö~a sina resor till och från daglig verksamhet. Vid omsorgsnämndens möte uppkom frågan om att uppdra åt kornmunstyrelsen att utreda möjligheten att utfärda resekort i den allmänna kollektivtrafiken åt resenärer inom daglig verksamhet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (30) Hur många av dessa 95 resenärer som i realiteten skulle kunna nyttja skånetrafikens så kallade jojo-kort i reguljär trafik är oklart. I beslutsunderlaget framgår inga uppgifter kring var dessa bor, i förhållande till närhet till allmän kollektivtrafik, eller hur många som av olika anledningar inte klarar att åka i allmän kollektivtrafik Införande av jojo kort kommer inte att lösa problemet för hela gruppen, och kommer medföra att speciallösningar måste utarbetas. Så som uppdraget utformats har inte heller möjlighet givits att titta på alternativa lösningar. Sänt till: Omsorgsnämnden Tillväxtavdelningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (30) 2017-01-1 8 5 Ung företagsamhet Skåne verksamhetsstöd Dnr: KLK 2016/585 Beslut beslutar följande: 1. Ung företagsamhet Skåne beviljas ett årligt stöd på 1,50 kronor per invånare (51 048 invånare ger för 2016-2017 läsår 76 572 kronor). 2. Finansiering 2017 sker genom 30 000 kronor från tillväxtavdelningens budget för verksamhetsstöd och 46 572 kronor från styrelsens konto för oförutsedda kostnader. 3. Utökningen av verksamhetsstöd beaktas i budgeten för år 2018. Yrkande Mats Sturesson (Q yrkar bifall tillliggande förslag till beslut. Beskrivning av ärendet Ung företagsamhet (UF) Skåne möjliggör del av skolans entreprenöriella lärande genom att gymnasieelever under ett läsår får driva UF företag. Eleverna lär sig på detta sätt företagandets olika delar med fokus på både ekonomi, försäljning samt produktutveckling och får en mycket god inblick i näringslivets villkor. UPföretagande leder även till att ungdornar bättre rustas för framtiden när de utvecklar förmågor som att ta ansvar, utveckla företagsamhet och lösa problem. De lär sig samarbete när de under året tillsammans i sina företag fördelar ansvar och roller. Det är i studier påvisat att de som drivit ett UF företag i gymnasieskolan i högre utsträckning når en chefsposition i ett företag. I I-fåssleholm drivs en lokal UF grupp med engagemang från både näringslivet och skolan. I-får förstärks UF Skånes aktiviteter med lokala aktiviteter. Resultatet är mycket gott, I-fåssleholms Tekniska Skola utsågs 2016 till Årets UF Skola. UF Skåne tillhandahåller både läromedel för att driva UF företag och utbildning till våra UF lärare. Utöver att i gymnasieskolan driva UF så tillhandahåller UF Skåne även entreprenöriellt läromedel till yngre elever i grundskolan.
SA1v1MANTRÄDESPROTOKOLL 10 (30) Kommunstyrelsens arbetsu/sko/l Vån mål i Hässleholm har varit att fler gymnasieprogram ska kunna erbjuda elever att driva UFföretag vilket också skett. Under pågående läsår 2016-2017 är det 133 gymnasieelever som driver UF företag. UF Skåne äskar om finansiering med 1,50 per invånare i alla skånska er. Med det goda resultat vi nu ser UF möjliggöra entreprenörskap i våra skolor anses det motiverat att utöka stödet till Ung företagsamhet Skåne. Sänt till: Ung företagsamhet Skåne, Katarina Olsson Tf. Regionchef Ung företagsamhets lokala grupp Hässleholm, Rolf Rantzow Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomiavdelningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (30) 6 Sponsoravtal avseende Hovdala International Horse Trials 2017 Dnr: KLK 2016/595 Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: l. Gå in i ett sponsor- och samarbetsavtal avseende genomförandet av Hovdala International Horse Trials 2017 med 400 000 kronor i sponsoroch marknadsföringsbidrag. 2. Tillföra tillväxtavdelningen 400 000 kronor i sponsor- och marknadsförings bidrag. 3. Tillföra tillväxtavdelningen 25 000 kronor för extra omkostnader avseende det marknadsföringsmaterial som tas fram i samband med tävlingen. 4. Tillföra Kulturförvaltningen 175 000 kronor för extra omkostnader avseende förstärkning av bemanning som behövs innan och i samband med tävlingen. 5. Finansiering av ovan sker från styrelsens konto för oförutsedda kostnader. 6. Uppdra åt tillväxtchefen att, i samråd med ens förvaltningar, upprätta ett sponsoravtal med föreningen Skyrup Country Oub 802459-8826 avseende Hovdala International Horse Trials 2017 motsvarande huvudsponsornivå. Yrkande Mats Sturesson (Q yrkar bifall tillliggande förslag till beslut
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 12 (30) Beskrivning av ärendet Hovdala International Horse Trials (I-ITHI) startades på initiativ av Skyrup Country Oub RF. Intresset för ridsport som marknadsplats växer. Skyrup Country Oub RF har under flera år arrangerat elittävlingar i hoppning men önskar utvecklas vidare inom publikfavoritgrenen fälttävlan och på sikt bli ett av norra Europas ledande hästsportevents. HIHT ska bli ett årligt återkommande, populärt och pulserande evem, med såväl internationella toppklasser inom fälttävlan som andra kringaktiviteter. HIHT passar in på de kriterier som Håssieholms har för sponsor- och marknadsföringsstöd. I motprestation till sponsor- och marknadsföringsbidraget föreslås ett sponsoravtal som tydligt reglerar att Håssieholms är huvudsponsor och att arrangemanget tydligt kopplas till Håssieholms varumärke. Sänt till: Tillväxtavdelningen Ekonomiavdelningen Tekniska förvaltningen Kulturförvaltningen Skyrup Country Oub AB Diariet - avtal
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 13 (30) 2017-01 -1 8 ~-~ 7 Interna lokalvårdskostnader 2017, finansiering och ramförändring Dnr: KLK 2016/577 Beslut beslutar att föreslå styrelsen att föreslå fullmäktige följande beslut: 1. Godkänna att 117 573 kronoromdisponeras mellan nämnderna och finansförvaltningen enligt uppställningen i tabell 3. 2. 1 500 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom den neddragning som redan ligger i tekniska nämndens budgetram avseende sammanslagningseffekter HTAB och tekniska förvaltningen måste kompenseras för att undvika dubbelrälming. 3. 150 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom kostnaden för HTAB:s styrelse har upphört samtidigt som tekniska nämnden har utökats. 4. Finansieringen sker genom att omdisponera totalt 1 532 427 kronor från finansförvaltningen, varav 949 257 kronor från anslaget Kostnadsökningar och 583 170 kronor från anslaget Anslagstyp 1. Beskrivning av ärendet Den 7 augusti 2013, 160, fattade styrelsen beslut om att godkänna tekniska förvaltningens och ekonomiavdelningens regelverk och metodik för fördelning av lokalvårdskostnaderna till nämnderna som bygger på REP AB:s modell. REP AB har sedan länge tagit fram enhetskostnader för städning som bygger på riktvärden för den verksamhet som bedrivs i lokalerna samt städytornas storlek Årskostnaden som bygger på kronor per kvadratmeter städyta, fördelas på respektive nämnd/ förvaltning. På så vis säkerställs en rättvisande kostnadsfördelning för respektive nämnds verksamhet. Utgångspunkten är att kalkylen ska följa självkostnadsprincipen och att tekniska förvaltningens lokalvårdsverksamhet i princip ska visa ett nollresultat. Tekniska förvaltningen gör en intern fördelning där intäkten tillförs tekniska förvaltningen och kostnaden påförs respektive verksamhet.
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 14 (30) Som slutförbrukare måste nämnderna tillföras ett anslag för att finansiera lokalvårdskostnaderna. Tekniska förvaltningen har gjort lokalvårdskostnadsberäkningarna och ansvarar därmed för sifferunderlaget. Ekonomiavdelningen ansvarar för finansieringsförslaget. I nedanstående tabell redovisas tekniska förvaltningens enhetskostnad för respektive verksamhetslokal r ~~~~tr~~~~ii~i l ~~~;;;;~~:j;;~~:~ e;; ~;;;;t~dfl~ :i: l Administration - 207 Förskola...?.?.~... \ Tabell l, Enhetskostnad 2017 (kr/kvm) för ens verksamhetslokaler Lokalvårdskostnadskalkylens bruttokostnad för 2017 uppgår till48 635 300 kronor (48 630,0), vilket är en ökning på 5 200 kronor järnfört med kalkylen 2016. Från de 5 200 kronorna ska avdrag göras på 122 800 kronor avseende Mekanikerskolan/Havremagasinet eftersom kompensation för lokalvård kornmer att ges via systemet för!t-tjänster. Belopp - Lokalvårdskost;;;dskalkyl 2016 48 629 998 Lönerevision 2016 på 2017 helår 949 257 Tillkomm~de/ avgå:ej.de objekt inför 2017 705 974 1 Besparing s~ans lagningseffekter -1 500 000 Omdisponering, styrelse HT AB -150 000 Lokalvård! k~nadskalkyl 2017 48 635 229 f Summa föriindringa>" mollom 2016 och 2017 5 231 j ~omp~~ati9~för Havre/Mekanikersk g~ via systemet för IT-tjäns~:na - -122 804 Belopp an omdisponera mellan nämnder och finansförvaltning -117 573 1500 000 f --- Återföra tilltn fö;-;_n inte bli dubbelräknat (sammanslagningseffekter) -- - - - Åt; rföra tilltn för an inte bli dubbelräknat (omdisponering, ~tyrelse Hr AB) - 150 000 att finansiera _från finansförvaltningen 1532 427 - - - - - - --- - - Finansiering från finansförv_altninge_.!! 1532 427 1 varav från Kostnadsansökning 2016 949 257 f - - - varar från Anslagstyp l 583 170 Tabell2, Föriindring av lokalvårdskostnaden mellm åren 2016 och 2017 samt finansieringsförslag från finansförvaltningen. l
SAMMANI'RÄDESPROTOKOLL 15 (30) Tabell2 åskådliggör vilka förändringar och förutsättningar som ligger till grund för lokalvårdskostnadskalkylen 2017. De största förändringarna mellan 2016 och 2017 är löneökningar 2016 (949 300 kronor) samt tillkommande/avgående lokalvårdsobjekt (706 000 kronor) se även bilaga l. De nybyggda förskoloma i Bjämum och Tyringe, förskalemoduler i Bjämum och V Torup samt administrationslokaler inom barn- och utbildningsförvaltningen i Försäkringskassans gamla lokaler står för den största ökningen. Lokaler på Norra Station har sagts upp vilket reducerar lokalvårdskostnadema. I tekniska nämndens ram finns en budgeterad minskning avseende sammanslagningseffekter ffi AB och tekniska förvaltningen på 3 000 000 kronor och bedömningen är att hälften, det vill säga l 500 000 kronor, ger effekt inom lokalvården 2017. De l 500 000 kronorna föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram 2017 för att avräknas mot de 3 000 000 kronorna för att inte bli dubbelräknade. I tekniska förvaltningens ram kommer en omdisponering att göras till teknisk nämnd på 150 000 kronor eftersom tidigare år belastade ffiab:s styrelse lokalvården. Nu har kostnaden för styrelsen upphört samtidigt som tekniska nämnden utökats. Därför föreslås att beloppet på 150 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 I tabell 3 framgår de omdisponeringar som måste göras mellan respektive nämnd/ förvaltning och i bilaga l redovisas tillkommande och avgående lokalvårdsobjekt inför 2017 och som ger helårseffekt 2017.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (30)......... ~.~ ~.?.I?.J?... Kommunstyrelsen -262 385 Kommunledningskontor 15 101 Arbetsmarknad och kompetensutveckling -285 302 Räddningstjänst 7 816 Teknisknämnd 2 205 Kommunrevision 159 Byggnadsnämnd 5 594 Fritidsnämnd -27 934 Kulturnämnd 25 444 Barn- och utbildningsnämnd -346 472 Socialnämnd 128 351 Omsorgsnämnd 355 481... Mil"önämnd ~... 1 984... Summa -177 573 - Aterföra till teknisk nämnd (undvika dubbelräkning- budgetneddragning l 500 00 sammanslagningseffekter) - Aterföra till teknisk nämnd (undvika dubbelräkning-omdisp styrelse mab 150 ooo Totalsumma 1532 427 Tahell 3, Budgethelopp som sb ornelisponeras för respektive nämnd/förvaltning. Ekonomiavdelningen ansvarar för att budgetkompensation verkställs och att ramar korrigeras. Tekniska förvaltningen ansvarar för att verkställa debiteringsunderlaget samt för att korrigera sin internbudget med hänsyn till de bruttoförändringar som de förändrade lokalvårdskostnaderna föranleder. Med hänvisning till ovanstående föreslår ekonomiavdelningen att finansieringen sker genom att omdisponera totalt l 532 427 kronor från finansförvaltningen, varav 949 257 kronor från anslaget Kostnadsökningar 2016 och 583 170 kronor från anslaget Anslagstyp l. Sänt till: Ekonomiavdelningen Tekniska nämnden
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 17 (30) 8 Uppföljning av internkontrollplan 2016 för ledningskontoret Dnr: KLK 2017/5 Beslut beslutar att förslå styrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna granskningsrapporten_ Beskrivning av ärendet Internkontrollplanen avrapporteras i separat material. Sänt till: Ekonomiavdelningen
SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 18 (30) 9 Intern kontrollplan 2017 för ledningskontoret Dnr: KLK 201 7/6 Beslut förslår styrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna intern kontrollplan för ledningskontoret för 2017. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har 24 november 2010 antagit "Regler för intern kontroll i Håssieholms ". Syfte och mål med den interna kontrollen är: Verksamhetens prestationer och kvalitet ska uppfylla de mål som fastställts Verksamhelen ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt Politiker och personal ska skyddas från oberättigade misstankar Fattade beslut ska verkställas och fö ljas upp Kommunens räkenskaper ska vara rättvisande Kommunens tillgångar ska tryggas och förluster minimeras Lagar, förordningar, föreskrifter och avtal ska efterlevas Va~e avdelning ansvarar för sin interna kontroll och har utifrån väsendighet och risk föreslagit kontrollmoment för sin verksamhet. Kontrollens utförs i vissa fall av den avdelning/ enhet som har expenis på området. Sänt till: Ekonomiavdelningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (30) 10 Miljömålsprogram för Hässleholm 2012-2017 Dnr: KLK 2016/400 Beslut föreslår styrelsen att besluta följande: 1. Avsluta uppdraget att utveckla ett miljömålsprogram för Håssieholms 2012-2017. 2. Integrera långsiktiga miljö- och klimataspekter för en hållbar utveckling och resursoptimering i ens utvecklingsstrategi. 3. Ge chefen i uppdrag att senast 2017-03-31 presentera en handlingsplan för koncernens arbete för att nå de nationella miljömålen. Handlingsplanen ska gälla för perioden 2017-2018. I genomförandet av uppdraget ska chefen samråda med ens miljöchef. 4. Samarbetsgruppen ska utgöra politisk referensgrupp i arbetet med handlings planen. Beskrivning av ärendet Det finns ett ston behov av att skapa en enhetlig och effektiv process för att införliva de nationella och regionala miljömålen i ens hållbarhetsarbete. Genom att integrera de långsiktiga klimat- och miljöaspekterna i utvecklingsstrategin skapas ett gemensamt ramverk för miljöarbetet. Det långsiktiga perspektivet bör kompletteras med en handlingsplan som innehåller nämndemas och bolagens samlade åtgärder inom miljöområdet under de närmaste två åren. En tydlig prioritering och samordning är kritiska framgångsfaktorer för att en ska lyckas skapa en hållbar utveckling både på kon och lång sikt. Sänt till: Kommunchef, miljöchef, miljönämnden, ekonomiavdelningen, diariet - uppdrag
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (30) 11 Internhyror 2017, finansiering och ramförändring Dnr: KLK 2016/579 Beslut Korrununstyrelsens arbetsutskott föreslår korrununstyrelsen föreslå korrununfullrnäktige att besluta följande: l. Godkänna att 13 685 222 kronor omdisponeras från nämnderna till finansförvaltningen enligt uppställningen i tabell l. 2. 526 216 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom den neddragning som redan ligger i tekniska nämndens budgetram avseende minskade driftkostnader för fastigheter i samband med rivning/ försäljning och avseende effektiv fastighetsförvaltning måste kompenseras för att undvika dubbelräkning. 3. 1 325 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom den neddragning som redan ligger i tekniska nämndens budgetram avseende inköpsanalys måste kompenseras för att undvika dubbelräkning. 4. 900 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom den neddragning som redan ligger i tekniska nämndens budgetram avseende sarrunanslagningseffekter HTAB och tekniska förvaltningen måste kompenseras för att undvika dubbelräkning. 5. 90 000 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom kostnaden för HT AB:s styrelse har upphön samtidigt som tekniska nämnden har utökats. 6. 365 064 kronor återförs till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom lokaler avseende vaktmästeri och fastighetsadministration inom teknisk förvaltning ingår i inteinhyresberäkningen och måste exkluderas för att inte bli dubbelräknade. 7. 2 059 693 kronor återförs från tekniska nämndens budgetram för 2017 med anledning av att anslaget till fastighetsförvaltningen (verksamhet 0572) har minskat.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (30) Kommunstyrelsens arbetsutskon 8. 433 961 kronor åtetförs till ledningskontorets budgetram 2017 eftersom kompensation för Havremagasinet/Mekanikerskolan ges via systemet för!t-tjänster. 9. 4 003 055 kronor återförs från socialnämndens budgetram 2017 med anledning av att budgetkompensation för HVB-boenden inte ges via internhyressystemet eftersom förvaltningen återsöker bidrag från Migrationsverket 10. 17 000 000 kronor åtetföras till finansförvaltningen 2017 eftersom det finns en budgeterad minskning på 17 000 000 kronor avseende fastighetsunderhåll till följd av komponentavskrivning och för att undvika dubbelräkning. 11. 169 000 kronor åtetförs från barn- och utbildningsnämndens budgetram för 2017 avseende Gula Salongen på Kulturhuset eftersom lokalen från och med 2017 ingår i internhyresberäkningen och måste exkluderas för att nämnden inte ska bli dubbelkompenserad. 12. 169 000 kronor återförs till kulturnämndens budgetram för 2017 avseende Gula Salongen på Kulturhuset eftersom lokalen från och med 2017 ingår i internhyres beräkningen. Kultutförvaltningen har ett intäktskrav i sin budget på motsvarande belopp som de måste bli kompenserade för. 13. 8 948 945 kronor åtetförs till finansförvaltningens anslag för internräntor (intäktskonto) 2017 för att finansiera räntesänkningen från 2,4 till1,75 procent. 14. Från finansförvaltningen ska totalt 9 841 156 kronor omdisponeras, varav 9 101 972 kronor från anslaget Anslagstyp l och 793 184 kronor från anslaget Kostnadsökningar 2016. Yrkande Pär Palmgren (M) yrkar bifall tillliggande förslag till beslut. Beskrivning av ärendet Tekniska förvaltningen har upprättat en budgetkalkyl för internhyressystemet 2017. Internhyresberäkningarna i kalkylen grundades på kända förhållanden till och med årsskiftet 2016/2017. Utgångspunkten är att driften av ens verksamhetsfastigheter i första hand ska finansieras av hyresintäkter samt att kalkylen ska följa självkostnadsprincipen, se bilaga l.
SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL 22 (30) Tekniska förvaltningen gör en intern fördelning där intäkten tillförs tekniska förvaltningen och kostnaden påförs respektive verksamhet. Tekniska förvaltningen har gjort hyresberäkningarna och ansvarar därmed för sifferunderlaget. Når beslut om finansiering av internhyror 2017 är fattat kommer tekniska förvaltningen att administrera debiteringsunderlagen. Ekonomiavdelningen ansvarar för finansieringsförslaget. Internhyrorna 2017 beräknas till309,1 miljoner kronor (322,8), vilket är en minskning med cirka 13,7 miljoner kronor för 2017. I tabell1 nedan framgår de omdisponeringar som måste göras för respektive nämnd/ förvaltning och i bilaga 2 finns även en mer detaljerad uppställning. Internhyresberäkningarna i kalkylen grundades på kända förhållanden till och med årsskiftet 2016/2017. Förändringar därefter såsom ombyggnader, tillbyggnader och nya/ avyttrade fastigheter har förändrat kapitalkostnader och övriga driftkostnader. Även införandet av komponentavskrivning, årets avtalsrörelse, effektiviseringskrav samt sammanslagningseffekter mellan HfAB och tekniska förvaltningen påverkar hyreskostnaden. Tekniska förvaltningen har sammanställt de objekt som genererat de största förändringarna och ekonomiavdelningen har föreslagit hur förändringarna ska budgetjusteras. Minskningen av kostnadsnivån kan främst härledas till effekten av komponentavskrivning (-17,O miljoner kronor) samt att internräntan har sänkts från 2,4 procent till1,75 procent (-8,9 miljoner kronor). Poster som ökar kostnadsnivån är främst ökade kapitalkostnader till följd av nybyggnation av förskolor i Tyringe och Bjärnum samt ombyggnation av Linneskolan, Tekniska skolan och Furutorpskolan på totalt 5,8 miljoner kronor. Även löneökningar (0,7 miljoner kronor) och minskade externa hyresintäkter för bland annat Restaurang Cats, Miloverkstaden och Fornbacken 4 bidrar till en ökad kostnadsnivå.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (30) Nämnd/ förvaltning Kommunstyrelsen -Kommunledningskontor -Arbetsmarknad och kompetensutveckling -Räddningstjänst Teknisk nämnd Kommunrevision Byggnadsnämnd Fritidsnämnd Kultwnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialn.1mnd Omsorgsnämnd Miljönämnd Belopp att omdisponera från finansförvaltningen till nämnderna -Belopp att omdisponera till KLK:s ram eftersom förändrad hyra för Havre/Mekanikerskolan hanteras via systemet för!t-tjänster. -Belopp att omdisponera från SN:s ram eftersom de erhåller kompensation för HVBboende från Migrationsverket. -Belopp att omdisponera till1n:s ram eftersom lokaler avs. vaktmästeri och fastighetsadministration inom 1F ingår i internhyresberäkningen och måste exkluderas för an inte bli dubbelriiknade. Summa -Belopp att omdisponera från 1Ns ram pga minskat ramanslag på vht 0572 -Belopp att omdisponera till1n:s ram för att undvika dubbelräkning pga sammanslagningseffekter -Belopp att omdisponera till1n:s ram för att undvika dubbelräkning pga effektiv fastighetsförvaltning -Belopp att omdisponera till1n:s ram för att tmdvika dubbelräkning avseende utökade styrelsekostnader sedan HT ABs avveckling -Belopp att omdisponera till 1N:s ram för att undvika dubbelräkning pga inköpsanalys -Belopp att omdisponera från BUN:s ram avs. G ula Salongen. BUN har tidigare debierats för GS direkt från KN. From 2017 ingår GS i internhyrekalkylen och eftersom BUN redan har budgetmedel för detta justeras deras ram med 169 tkr -Belopp att omdisponera till KN:s ram avs. G u1'l Salongen. Se kommentar här ovan. KN har ett intäktskrav på 169 t.kr avs. GS och from 2017 när GS ingår i internhyreskalkylen så måste KN kompenseras för detta. -Belopp att omdisponera till Finansförvaltning för att undvika dubbelräkning vid Belopp -2 675 09 1-794 257-1 475 654-405 180-434 195-4 295-184 529-3931386 -1447913-8 411 279 4 838 208-1 381114-53 688-13 685 282 433 961-4 003 055 365 064-16 889 312-2 059 693 900 000 526 216 90 000 1325 000-169 000 169 000 komponentavskrivning 17 000 000 Totalsumma 892 211 Nämnd/förvaltning Belopp Kommunstyrelsen -2 675 091 -Kommunledningskontor -794 257 -Arbetsmarknad och kompetensutveckling -l 475 654 -Räddningstjänst -405 180 Teknisk nämnd -434 195 Kommunrevision -4 295 Byggnadsnämnd -184 529 Tabell l, Budgetbelopp som föreslås omdisponeras för respektive nämnd/förvaltning samt finansförvaltning.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 (30) Ekonomiavdelningen föres lår följande omdisponeringar, ramförändringar och finansiering: 13 685 282 kronor omdisponeras från nämnderna/ förvaltningarna enligt uppställningen i tabell l. Budgetramförändringar teknisk nämnd: Följande budgetposter föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram 2017 för att undvika dubbelräkning. I tekniska nämndens budgetram 2015 gjordes en neddragning på l O 000 000 kronor avseende minskade driftkostnader för fastigheter i samband med rivning/ försäljning och i bud-getramen för 2016 har neddragning på 3,5 miljoner kronor gjorts med anledning av en effektivare fastighetsförvaltning. De fastigheter som avyttrades 2016 har totalt sett lett till minskade driftkostnader för 2017 på 526 200 kronor. Beloppet föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram 2017 för att avräknas mot de 13 500 000 kronor för att inte bli dubbel-räknade. Sedan 2015 har det totalt sett avräknats 5 381 000 kronor. Tekniska nämndens budgetram 2017 har justerats med l 325 000 kronor eftersom inköpsanalysverktyget SAS beräknas ge minskade kostnader för internhyran. l 325 000 kronor föreslås därmed återföras till tekniska nämndens budgetram för 2017 för att neddragningen inte ska bli dubbelräknad. I tekniska nämndens ram finns en budgeterad minskning avseende sammanslagningseffekter illab och tekniska förvaltningen på 3 000 000 kronor och bedömningen är att 900 000 kronor ger effekt inom fastighetsskötsel och verksamhetsservice. De 900 000 kronorna föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram 2017 för att avräknas mot de 3 000 000 kronorna för att inte bli dubbelräknade. 90 000 kronor föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom kostnaden för illab:s styrelse har upphön samtidigt som tekniska nämnden har utökats. 365 064 kronor föreslås återföras till tekniska nämndens budgetram för 2017 eftersom lokaler avseende vaktmästeri och fastighetsadministration inom teknisk förvaltning ingår i internhyresberäkningen och måste exkluderas för att inte bli dubbelräknade.
SAMMANfRÄDESPROTOKOLL 25 (30) Följande budgetpost föreslås återföras från tekniska nämndens budgetram 2017 för att undvika dubbelräkning. Anslaget till fastighetsförvaltningen (verksamhet 0572) uppgår till8 610 800 kronor (10 670 500 kronor). Nivån på anslagsfinansieringen har därmed minskat med 2 059 700 kronor och beloppet föreslås återföras från tekniska nämnden. Anslaget är, liksom tidigare, avsett för att täcka tekniska nämndens kostnader för fastigheter som inte är avsedda för uthyrning eller som inte ger intäkter som täcker kostnaderna. Exempel på sådana fastigheter är Resecentrum, gården, Jaktskyttebanan och Bokebergs flygplats. Budgetramförändringar övriga nämnder: 4 003 055 kronor föreslås återföras från socialnämndens budgetram 2017 med anledning av att budgetkompensation för HVB-boenden inte ges via internhyressystemet eftersom förvaltningen återsöker bidrag från Migrationsverket. 169 000 kronor föreslås återföras från barn- och utbildningsnämndens budgetram för 2017 avseende Gula Salongen på Kulturhuset eftersom lokalen från och med 2017 ingår i internhyresberäkningen och måste exkluderas för att nämnden inte ska bli dubbelkompenserad. 169 000 kronor föreslås återförs till kulturnämndens budgetram för 2017 avseende Gula Salongen på Kulturhuset eftersom lokalen från och med 2017 ingår i internhyres beräkningen. Kulturförvaltningen har ett intäktskrav i sin budget på motsvarande belopp som de måste bli kompenserade för. 433 961 kronor föreslås återföras till ledningskontorets budgetram 2017 eftersom kompensation för Havremagasinet/Mekanikerskolan ges via systemet för!t-tjänster. Budgetramförändringar finansförvaltning: 17 000 000 kronor föreslås återföras till finansförvaltningen 2017 eftersom det finns en budgeterad minskning på 17 000 000 kronor avseende fastighetsunderhåll till följd av komponentavskrivning och för att undvika dubbelräkning. Finansiering Med hänvisning till ovanstående föreslår ekonomiavdelningen att totalt 9 841 156 kronor omdisponeras från finansförvaltningen, varav 9 101 972 kronor från anslaget Anslagstyp 1 och 793 184 kronor från anslaget Kostnadsökningar 2016.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26 (30) 8 948 945 kronor föreslås återföras till finansförvaltningens anslag för internräntor (intäktskonto) 2017 för att finansiera räntesänkningen från 2,4 till1,75 procent. Sänt till: Ekonomiavdelningen Tekniska nämnden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 (30) 12 Digitaliserad dokumenthantering Dnr: KLK 2016/166 Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: l. Samtliga handlingar som upprättas eller inkommer digitalt ska bevaras digitalt. Handlingama ska inte skrivas ut i pappersformat om dessa inte måste skrivas under av juridiska skäl. 2. Handlingar inkomna på papper skannas och får gallras när handlingens läsbarhet och kvalitet kontrollerats i verksamhetssystemet Public 360. Undantaget är underskrivna pappershandlingar som på juridiska grunder fortfarande måste bevaras för en viss tid eller för all framtid på papper. Beskrivning av ärendet I dagens samhälle lagras allt mer information i ernas!t-system. Det nya dokument- och ärendehanteringssystemet, Public 360, uppfyller kraven för ett mellanarkiv och har en funktion för export av information och tillhörande metadata för digital långtidsarkivering till slutarkiv. Systemet uppfyller Riksarkivets föreskrifter och råd om tekniska krav för digitala handlingar (RA-FS 2009:2). Att bevara de handlingar som registreras i Public 360 även på papper är i många fall överflödigt. Arkivlagen (1990:782) är teknikneutral och säger att de handlingar som inkommer eller upprättas digitalt ska sparas digitalt. Att skriva ut dessa handlingar för att bevara dem innebär inte att man följer arkivlagen, utan att man i brist på andra möjligheter framställer en kopia för bevarande. Detta har man gjort eftersom lösningen med en digital bevarandeplattform har legat långt fram i tiden och eftersom det i endast funnits rutiner för bevarande av pappers handlingar. har för år 2018 budgeterat för att införa e-arkiv och tar under våren 2017 ställning i frågan och därmed finns en god plan för den framtida bevaringen av ens digitala handlingar.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 28 (30) Genom att dessutom skanna in de handlingar som fortfarande kommer in i papperform kan vi sträva mot en samlad ärendehantering och behöver inte hantera dubbla akter, annat än i ett fåtal fall. Har vi möjlighet att gallra pappersoriginalen i de fall där dessa inte av juridiska skäl måste vara underskrivna för hand bevaras inte dokumenten på dubbla ställen och vi kan också spara plats i när- och arkiv. Handlingar som skannas in måste hålla god kvalitet och kopian måste vara likalydande. Upplösningen skall vara minst 300 dpi för text och färgbilder måste skannas i färg. De handlingar som fortfarande kommer att bevaras på papper är avtal och kontrakt (under giltighetstiden), justerade protokoll och andra handlingar som av juridiska skäl måste bevaras med underskrifter i original. Förslaget gäller endast handlingar som förvaras i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360. Förslaget kräver goda rutiner för skanning. Det har också till följd att verksamheten inte behöver hantera dubbla akter i någon större utsträckning och leder till att administrationen kring pappershandlingar blir betydligt mindre. Sänt till: Barn- och utbildningsnämnden Byggnadsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Miljönämnden Omsorgsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Håssieholms miljö AB Håssieholms vatten AB Håssieholms industribyggnads AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 29 (30) 13 Samarbetsavtal Torsjö Live 2017 Dnr: KLK 2016/574 Beslut beslutar följande: l. Samarbetsavtal med Lilla Torsjö AB ingås för musikfestivalen Torsjö Live 2017 omfattande maximalt 175 000 kronor i sponsor- och marknadsförings bidrag. 2. Tillväxtavdelningen tillförs 175 000 kronor i sponsor- och marknadsföringsbidrag under 2017. 3. Tillväxtavdelningen tillförs 25 000 kronor, för extra omkostnader avseende det marknadsföringsmaterial som uppstår genom samarbetsavtalet under 2017. 4. Finansiering av sponsor- och marknadsföringsbidraget och de extra omkostnaderna sker från styrelsens konto för oförutsedda kostnader 2017. 5. Tillväxtchefen ges i uppdrag att upprätta ett samarbetsavtal med Lilla Torsjö AB. Beskrivning av ärendet Torsjö Live är en växande musikfestival i. Torsjö Live äger rum 30 juni- l juli 2017. Festivalen uppfyller de kriterier har för sponsor- och marknadsförings bidrag. Torsjö Live förväntas under 2017 att locka mer än 5000 besökare till två dagars musikfestival. Det kommer att erbjudas boendepaket som möjliggör fler övernattande besökare till. Tillväxtavdelningen bedömer att arrangemanget kan höja attraktionskraften för och möjliggöra ökade intäkter genom övernattning och dagsbesök Arrangören Lilla Torsjö AB önskar ingå ett samarbetsavtal med för år 2017. Avtalet syftar till att lyfta fram som en attraktiv att bo och leva i. I motprestation till sponsor- och marknadsföringsbidraget föres lås ett samarbetsavtal som tydligt reglerar att är huvudsponsor och att arrangemanget tydligt kopplas till varumärke.
SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL 30 (30) 2017-01 -18 Tillväxtavdelningen på ledningskontoret hanterar sponsor- och marknadsförings bidrag. Samarbetsavtalet innebär exponering som motsvarande huvudsponsor samt en motprestation från omfattande en kontant insats upp till175 000 SEK. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Förslaget innebär att ett samarbetsavtal skrivs mellan och Lilla Torsjö AB. Samarbetsavtalet kommer att reglera den exponering som Hässleholm får i och med huvudsponsorskapet. Tillväxtchefen får i uppdrag att skriva ett samarbetsavtal. Ekonomiska konsekvenser Tillväxtavdelningen föreslås tillföras 175 000 kronor i sponsor- och marknadsföringsbidrag samt 25 000 kronor för extra omkostnader avseende det marknadsföringsmaterial som tas fram i samband med tävlingen. I den tilldelade budgeten för Tillväxtavdelningen saknas medel för att bevilja den här typen av storlek på samarbetsavtal. Medel föres lås därför tas ur styrelsens konto för oförutsedda kostnader för 2017. Sänt till: Tillväxtavdelningen Ekonomiavdelningen Lilla Torsjö AB