Hemuppgift 5 Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Karlstads kommun
Motivering för den valda processen Hela flödet för ärendehanteringsproccessen på kommunledningskontoret har kartlagts. Ärendehanteringsprocessen fungerar bra men det är viktigt att se och bli medveten om delar som kan effektiviseras. De problem som vi såg var: vi saknade verktyg för hur man kan mäta och följa upp ärendehanteringsprocessen nyanställda handläggare lärs ofta upp av kollegor som själva inte har bra kunskap om processen det fanns brister i kommunikationen mellan handläggare och chef det fanns brister i kommunikationen mellan handläggare/chef och registrator/sekreterare
Syfte med att se över ärendehanteringsprocessen definiera nuläget ha ett systematiskt och gemensamt arbetssätt optimera resursanvändningen
Definition av ärendehanteringsprocessen Hanteringen av de ärenden som behandlas av nämnd, kommunfullmäktige eller en enskild tjänsteman benämns ärendehanteringsprocessen. Det handlar om en kedja där varje länk måste vara lika hållbar, allt från en inkommande handling till slutförvaring i arkivet. Vägen däremellan går över registrering, handläggning, sammanträden, protokoll och verkställighet.
Krav på ärendehanteringsprocessen Interna krav: Gemensamma koncernmallar/ hantering i W3D3 Handläggningstid om sex månader för medborgarförslag och motioner Stoppdag för föranmälan och inlämning av handlingar Interna reglementen Kundkrav: Rimlig beredningstid Komplett beslutsunderlag Tillgängliga handlingar i tid Externa krav: Kommunallagen Medborgarna krav på att handlingarna är tillgängliga
Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Arkiv Arkiv / / gallring gallring Stadssekr. Stadssekr. Chef Chef Handläggare Registrator Registrator Medborgare, förtroendevald Behov uppstår: Nytt ärende Behov uppstår: Nytt ärende Ett ärende inkommer via webb, mejl eller brev Ärendet anmäls till registratorn Brev till medborgaren (ej förtroendevalda) om hur ärendet kommer att hanteras Registratorn öppnar och Registratorn utser en registrerar ärendet i handläggare som W3D3 underrättas via mejl Om ärendet är en Handläggaren sätter en synpunkt från en medb. tidsplan för när ärendet utreds och beslutas det ska beslutas i utskott/ av handläggaren nämnd Handläggaren påbörjar handläggning Chef finns tillgänglig under handläggningstiden och beslutar om ärendet ska utredas yutterligare Lista över öppna och anmälda ärenden skapas Föranmälan till möte (senast dagen innan grovsortering) Nej Grovsortering (3-4 veckor innan utskott) Handläggaren överlämnar färdigställt beslutsunderlag till chef för påskrift Beslutsunderlag godkänns Ja Registratorn mottar handlingen fram till stoppdag Handläggaren överlämnar handlingen digitalt och utskriven med chefs påskrift till registratorn Påskrivet original åter till handläggaren Anpassa digital föredragningslista i W3D3 Meddela handläggare Prel. föredragningslista Beredning med om ärendet utgår eller upprättas ordförande i utskott flyttas fram Handlingarna sammanställs och skickas på tryck Föredragningslista upprättas Tjänsteskrivelser korrigeras Möteshandlingar distribueras Handlingarna sammanställs och skickas på tryck Kallelser och handlingar blir offentliga Beslutsunderlag diarieförs Extraärenden Sammanträde med utskott/nämnd Protokoll Beslutet expedieras till förslagsställaren Beslutsexpediering Beslutsregistrering och publicering på webb Handläggaren tar del av beslutet och ansvara för ev. uppföljning Justering Handlingarna arkiveras eller gallras enligt dokumentplanen
Uppenbara förbättringar När nyanställda börjar på kontoret ska stadssekreteraren: lägga in de nyanställda i bokningar i Lotus Notes (föranmälan samt inlämning) gå igenom hur skriver fram ärende i W3D3 (personlig genomgång) gå igenom vad det innebär att vara handläggare i Karlstads kommun?
Mått för ärendehanteringsprocessen november 2011 april 2012 (6 mån) Mått Mätmetod Mätfrekvens Ansvarig Uppföljning 1 Antal dagar i genomsnitt innan en handläggare utses på ett ärende 2 Andel och antal ärenden som senast på stoppdagen är föranmälda 3 Andel och antal handlingar som senast på stoppdagen är inlämnade 4 Antal och andel tjänsteskrivelser som stadssekreteraren korrigerar Räkna antal dagar från det att ett ärende som ska till kommunstyrelsen har inkommit till att en handläggare är utsedd. Räkna antal ärenden vid utskicksdagen som inte föranmäldes senast på stoppdagen. Räkna antal handlingar som senast på stoppdagen inte är inlämnade. Räkna antal tjänsteskrivelser som korrigeras. Den sista arbetsdagen i varje månad En gång i månaden vid utskicksdag. En gång i månaden vid sammanträdesdag. Mätperiod från dagen efter stoppdag till sammanträdesdagen En gång i månaden dagarna innan utskick. Registrator Nämndreg. (motioner, mb) Nämndreg. Nämndreg. Stadssekr. Adm. chef Ledningsgr. Adm. chef Ledningsgr. Adm. chef Ledningsgr. Adm. chef Ledningsgr. 5 Tid som stadssekreteraren lägger på att korrigera tjänsteskrivelser Räkna minuter som läggs på varje tjänsteskrivelse. En gång i månaden dagarna innan utskick. Stadsekr. Adm. Chef Ledningsgr. 6 Andel och antal ärenden på kommunstyrelsens föredragningslista som inte är kompletta 7 Antal arbetsdagar från det att handlingarna kommer tillbaka från tryck till dess att de publiceras på webben 8 Antal och andel extraärenden per kommunstyrelsesammanträde 9 Antal arbetsdagar innan beslutet skickas till berörda efter justering Räkna antal och andel ärenden på kommunstyrelsens föredragningslista som inte är kompletta. En gång i månaden vid utskick av handlingar. Stadssekr. Räkna antal dagar. En gång i månaden. Nämndreg. (KS) Registr. (KF) Adm. chef Ledningsgr. Adm. chef Räkna antal extraärenden. En gång i månaden. Mätperioden är från det att utskicket gått till dess att sammanträdet äger rum. Stadssekr. Ledningsgr. Räkna antal dagar. En gång i månaden. Registrator Adm. chef 10 Antal arbetsdagar innan protokollet publiceras på webben efter justering Räkna antal dagar. En gång i månaden. Nämndreg. (KS) Registrator (KF) Adm. chef
Mål för processen Ärendehanteringsprocessens mål under 2012 är att öka andelen ärenden som följer de rutiner som stadssekretariatet satt upp. Syftet är att, tillsammans med ärendeberedningsprocessen, säkra välgrundade beslut. Registrator, sekreterare, handläggare och chefer ansvarar för sina delar av ärendehanteringsprocessen, som beskrivs i ett styrdokument. Genom kontinuerliga mätningar ska processen följas upp. På så vis kommer eventuella brister att upptäckas och åtgärdas. Åtgärder ska vidtas så snabbt som möjligt men vara genomförda senast inom sex månader.
Mått 1 Antal arbetsdagar i genomsnitt innan en handläggare utses på ett ärende 5 4 Dagar 3 2 1 0 Månad
Mått 2 Andel ärenden som senast på stoppdagen är föranmälda Antal ärenden som senast på stoppdagen är föranmälda 100% Antal ärenden 30 25 20 15 10 5 0 20 15 11 12 Månad Antal Totalt Andel 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 80% 55% Månad
Mått 3 Antal ärenden som är är inlämnade i tid Andel ärenden som är inlämnade i tid 30 100% Antal 25 20 15 10 5 0 20 17 13 4 Månad Antal Totalt Andel 80% 60% 40% 20% 0% 65% 24% Månad
Mått 4 Antal tjskr som korrigerats Andel tjskr som korrigerats 25 100% 20 15 10 12 20 8 17 Antal Totalt 80% 60% 40% 60% 47% 5 20% 0 0%
Mått 5 Korrigeringstid för tjskr Minuter 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 50,5 49 Månad
Mått 6 Antal ärenden som ej är kompletta på föredragningslistan 100% Andel ärenden som ej är kompletta på föredragningslistan Antal 25 20 15 10 5 0 20 17 5 2 Ej komplett Totalt Andel 80% 60% 40% 20% 0% 29% 10% Månad Månad
Mått 7 Antal arbetsdgr innan handlingar publiceras på webb efter de kommer tillbaka från tryck Dagar 7 6 5 4 3 2 1 0 1 0 0 Månad KS KF
Mått 8 Antal extraärenden till kommunstyrelsen 25 22 Antal 20 15 10 Extra Totalt 5 0 2 Månad
Mått 9 Antal arbetsdagar innan beslut skickas till berörda efter justering 10 8 6 4 KS KF 2 0 Månad
Mått 10 Antal arbetsdagar innan protokollet publiceras på webben efter justering 10 8 Antal 6 4 2 0 0 0 KF KS Månad
Analys Mått 1: På 90 % av ärendena utses en handläggare samma dag. De få ärenden där det dröjer beror på att berörd chef behöver tid av fundera. Mått 2: Svårt att göra en analys efter så kort tid. Det är ett lågt värde i november och ett högt i december. Det låga värdet i november berodde på att ärenden initierades från förtroendevalda samt sen expediering/ bristfällig kommunikation från nämnd och bolag. Mått 3: Alltför många ärenden lämnas in för sent. En återkommande orsak är sen expediering och bristfällig kommunikation från nämnderna. En annan orsak är dåliga rutiner på en av enheterna. Mått 4-5: Ca hälften av tjänsteskrivelserna korrigeras. Den faktiska arbetstiden är lägre än vad sekreteraren upplever eftersom många ärenden hänger i luften under flera dagar. Det läggs ner mest korrigeringstid på Beslutsunderlag och Rubrik. Mått 6: En återkommande orsak till att fördragningslistan inte är komplett är sen expediering från nämnderna som gör att hela processen försenas. Mått 7: Handlingar publiceras som regel samma dag som de kommer tillbaka från tryck. Mått 8: Ärendena initierades av politiken. Mått 9: Sex arbetsdagar för både för KS och KF innan beslut skickas till berörda beror på hög arbetsbelastning enligt registrator. Mått 10: Protokoll publiceras som regel samma dag som de justeras. Rödmarkering: Mått som antagligen kommer att plockas bort
Processförbättringar Kommunikation mellan förvaltning/bolag till kommunledningskontoret. Rutiner hos enskild enhet. Kommunikation mellan stadssekreterare och handläggare.
Genomförande av förbättringsaktiviteter Utbildning i mötesprocessen Återkoppling till enskilda handläggare Nätverksträffar för nämndsekreterare och registratorer där expedieringsrutinerna diskuteras
Vad har vi lärt oss Vi har tagit fram mått på processen som vi inte såg innan utbildningen. Att det är viktigt att ta sig tid att reflektera över verksamhetsförbättringar.
Hur går vi vidare! Mätning pågår till och med april 2012. Resultatet presenteras för administrativ chef, arbetsgrupp och ledningsgrupp innan sommaren.