Tjänsteutlåtande Chef 2014-11-14 Anne-Charlotte Glantz 08-590 973 72 Dnr: anne-charlotte.glantz@upplandsvasby.se MHN/2014:78 10052 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Tillsynsplan för miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhet 2015 Förslag till beslut 1. Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att godkänna miljö- och hälsoskyddskontorets tillsynsplan för nämndens verksamhet enligt miljöbalken, livsmedelslagen, alkohollagen, tobakslagen och lagen om receptfria läkemedel för år 2015. Sammanfattning av ärendet Miljö- och hälsoskyddskontoret ska årligen ta fram en tillsynsplan för hela sitt verksamhetsområde. Tillsynsplanen ska grundas på en flerårig behovsutredning som omfattar nämndens ansvarsområden. Kontorets tillsynsplan är uppdelat utifrån de ämnesgrupper och de arbetsuppgifter som respektive ämnesgrupp ansvarar för - övergripande arbetsuppgifter (samtliga på kontoret), fysisk planering, miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel (inkluderat alkohol, folköl och tobakstillsynen). Miljö- och hälsoskyddskontoret har prioriterat: Tillsyn över verksamheter med fast årlig avgift Handläggning av inkommande ärenden (anmälan, ansökan, klagomål etc.) Övergripande administrativt arbete Medverkan i fysisk planering och bygglovsärenden * De flesta verksamheterna ingår i en flerårig planering där de besöks enligt ett fastställt intervall utifrån den risk som verksamheten innebär för människors hälsa och miljön. Miljö- och hälsoskyddskontoret kommer under 2015 effektivisera viss tillsyn genom förändrat arbetssätt. Inom vissa ämnesgrupper har mötestiden minskat. Kontorets medverkan i fysisk planering och miljöskyddsgruppen har svårigheter att beräkna tillgängliga resurser utifrån personalsituation och händelsestyrd verksamhet. 1
Beslutsunderlag 1. Miljötillsynsförordningen (2011:13) 2. Förordning (EG) nr 882/2004 3. Alkohollagen 4. Tillsynsplan 2014-11-14 för miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhet 2015 Ärendet i sin helhet Miljö- och hälsoskyddsnämnden ska enligt miljötillsynsförordning (2011:13) årligen ta fram en plan för hur miljöbalkens tillsynsarbetet ska bedrivas. Nämnden ska också enligt förordning (EG) nr 882/2004 årligen ha en kontrollplan som visar hur livsmedelskontrollen är uppbyggd och organiserad. Enligt alkohollagen ska en tillsynsplan upprättas som också ska vara ettårig/flerårig och den ska delges länsstyrelsen. Lagen om receptfria läkemedel har inga krav på tillsynsplan eftersom kommunens uppdrag är att utföra kontroll, och Läkemedelsverket har tillsynen. Tillsynsplanen ska grundas på en behovsutredning som omfattar nämndens ansvarsområden. Behovsutredningen ska vara flerårig och uppdateras minst en gång per år. Behovsutredning ingick som underlag till i miljö- och hälsoskyddsnämndens beslut 2014-04-22, 14, om flerårsplan och budget 2015-2018. Miljö- och hälsoskyddskontorets arbete finansieras med anslag från nämnden, med en årlig taxa eller med timavgift för varje nedlagd timme tillsyn/ärendehandläggning. I förslaget till tillsynsplan redovisas det arbete som kommer att prioriteras under 2015. Resurser och tillgänglig tid För att räkna fram den tid kontoret har att tillgå och som kan planeras ut per heltidsanställd har Sveriges kommuner och landstings (SKL) underlag för tillsynsplanering använts som grund samt Upplands Väsbys veckoarbetstid. Den totala årsarbetstiden per heltidsanställd är ca 1750 timmar (helger är borträknade). Från de 1750 timmarna tas det bort genomsnittlig tid för semester, sjukfrånvaro, tillfällig föräldraledighet, utbildning samt trivsel och då kvarstår ca 1400 tim/ 193 arbetsdagar. De 193 dagarna ska per heltidsanställd räcka till övergripande administrativt arbete och tillsynsrelaterat arbetet. Övergripande administrativt arbete Detta är olika typer av arbetsuppgifter som inte hör till någon specifik ämnesgrupp men som involverar samtliga handläggare. Tidplaneringsverktyget har medverkat till att kontoret fått en överblick av hur omfattande och tidskrävande detta arbetsområde är. Ett bra mål- och resultatstyrningssystem och utveckling av kvalitetsarbete kräver sina arbetsinsatser. Det ställer också större krav på ett effektivt ärendehanteringssystem för att få ut uppgifter som eftersträvas. Kontoret är en del i kommunen och förväntas medverka i olika 2
kommungemensamma satsningar som tex e-arkiv, nytt kartsystem etc. Uppgifter tillkommer under året och finansiering sker via skattemedel. Exempel på sådana arbetsuppgifter är: verksamhetsplanering och uppföljning t.ex. framtagande av förutsättningar till flerårsplan/verksamhetsplan, tillsynsplan, behovsutredning, ta fram underlag till hel- och delårsbokslut mm. kvalitetsarbete (proceser, mallar, miljöledningssystemet, information) interna möten på kontoret, register och arkivvård it, ärendehanteringssystem, hemsidan rekryteringsarbete, handledning, kommungemensamma uppdrag som e-arkiv, flytt, nytt kart- och Gissystem, framtagande av olika styrdokument nämndutbildning Tillsynsrelaterat arbetet Omfattar all ärendehandläggning (t.ex. ansökningar, anmälningar, klagomål) och tillsynsverksamhet som ämnesgrupperna bedriver inom respektive uppdrag. Tiden inom det tillsynsrelaterade arbetet kan vara planerad och händelsestyrd. Planerad tid består till största delen av tillsyn på verksamheter med fast årlig avgift, inspektioner, granskning av handlingar. Initiativ till tillsynen tas av miljöoch hälsoskyddskontoret. Merparten av tiden är finansierad via avgifter. Händelsestyrt arbete består av, handläggning av ansökningar, anmälningar inom tex enskilda avlopp, miljöfarlig verksamhet, skolor, förskolor, hygienlokaler, livsmedelslokaler, värmepumpar, renhållningsdispenser, köldmedia mm. En stor del av arbetet består av hantering av bostadsklagomål eller andra klagomål som kan vara både omfattande och tidskrävande. Arbetet är styrt utifrån och är inte förutsägbart i förväg. Tiden är både finansierad via avgifter och via anslag. Fördelning av planerbar tid efter ämnesområden Enligt budget har miljö- och hälsoskyddskontoret totalt ca 2250 dagar att planera ut. De planerbara dagarna fördelar sig enligt tabell 1. Under 2014 har miljö- och hälsoskyddskontoret använt sig av kommunens tidplaneringsverktyg (I-tid) för att stämma av om den tid vi lagt i behovsutredningen för 2015 stämmer överens med verkligheten. För att få mer säkerhet i bedömning av tidsåtgången krävs en längre period av tidsredovisning. Tabell 1 Fördelningen av den planerbara tiden Övergripande Fysisk Planering Miljöskydd Hälso- Skydd Livsmedel Alkohol, folköl och tobak Summa 700 300 630 400 265 140 2435 3
Prioriteringar av miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhet 2015 Miljö- och hälsoskyddskontoret har prioriterat: Tillsyn över verksamheter med fast årlig avgift* Handläggning av inkommande ärenden (anmälan, ansökan, klagomål etc.) Övergripande administrativt arbete Medverkan i fysisk planering och bygglovsärenden *De flesta verksamheterna ingår i en flerårig planering där de besöks enligt ett fastställt intervall utifrån den risk som verksamheten innebär för människors hälsa och miljön. Verksamheter som vi bedriver tillsyn på och som vi tar betalt för per nedlagd tid kommer vi under 2015 inte prioritera. Miljö- och hälsoskyddsnämndens fastställda mål enligt Verksamhetsplan med budget 2014 2017 speglar den tillsyn som bedrivs på verksamheter med fast årlig tillsynsavgift eller timavgift. Kontoret har även framtagna livsmedelsmål. Samtliga ämnesgrupper ska inför året planera in två till tre projekt inom den ordinarie tillsynen. Dessa projekt ska innehålla en projektbeskrivning och en projektrapport som redovisas till nämnden. Kontorets ämnesgrupper har olika inriktningar på vad de prioriterar. Miljöskyddsgruppen uppföljning av fordonstvättprojektet som genomfördes 2014 tillsyn på dagvattenanläggningar fortsatt inventering av enskilda avlopp för att kunna uppfylla miljökvalitetsnormerna (nämndmål) Utredning av Oxundasjöns förorening situation kommer att behöva hanteras Hälsoskyddsgruppen nationellt skolprojekt på kommunens samtliga skolor solarier medverkan i kravspecifikation för lokaler skolor/förskolor inom kommunens skolprojekt. Livsmedelsgruppen inkl. alkohol, folköl och tobak speciell kost (allergimaten) på skolorna märkning och redlighet hos caféer, bagerier och konditorier prövning av ägaren av restaurang (gällande alkoholservering) enligt s.k. PBI (person med betydande inflytande) Fysisk planering Kommunen arbetar sedan flera år framgångsrikt med att medverka i kommunens strategiska planarbete. Arbetet innebär en medverkan i samtliga planuppdrag och granskning av de utredningar som tas fram som underlag i planarbetet utifrån miljö- och hälsoskyddskontorets roll. Här bedriver kontoret ett viktigt förebyggande arbete där vår roll är att bevaka möjlig påverkan enligt miljöbalken. Kontorets sakkunskaper efterfrågas främst inom områdena buller, hälsoskydd och 4
dagvatten. Kontoret kommer under 2015 ha viss dubblering av resurser inom området på grund av pensionsavgång. Vad har kontoret inte prioriterat i förhållande till behovsutredning 2015. Övergripande administrativa arbetsuppgifter Justering av tidsåtgång utifrån tidplaneringsverktyget har gjorts gentemot gällande behovsutredning. Fysisk planering Området är svårt att tidsätta eftersom det är händelsestyrt och beroende av antal planer som tas fram samt omfattningen på den kunskap som Kontoret för samhällsbyggnad efterfrågar. I förhållande till behovsutredning och tillgängliga resurser har kontoret planerat in för mycket tid enligt planen. Under 2015 kommer miljö- och hälsoskyddskontoret behöva utvärdera och ha en dialog med Kontoret för samhällsbyggnad om framtida effektivisering av arbetssätt och utreda vilken kunskap som efterfrågas av oss. För vissa planuppdrag har kontoret full kostnadstäckning och under nästa år kommer kontoret säkerställa att den tid som läggs ned kan debiteras. Miljöskydd Framförallt inom miljöskydds ämnesgrupp har kontoret en komplex resurssituation med stor osäkerhet i tillgängliga resurser. Miljöskydd kommer inte genomföra tillsyn på mindre u-verksamheter (förutom uppföljning av genomförd tillsyn på fordonstvättar) tillsyn på rivning- och byggavfall enligt avfallsplanen medverkan i åtgärdsprogrammet i kommunens trafikplan Hälsoskydd Tillsynsplaneringen följer i stort behovsutredningen. Det kan under 2015 behöva göras viss prioritering på grund av att pågående rekrytering innebär att gruppen inte är fullt bemannad direkt vid årsskiftet. Livsmedel Ämnesgruppen har justerat och effektiviserat restiden till verksamheterna. Medverkan i arbetsgrupper har justerats på grund av att mötena har minskat. Alkohol. Folköl och tobak samt receptfria läkemedel Handläggaren har konstaterat att mindre tid går åt för deltagande i arbetsgrupper externt och inom kommunen samt på tillsynsutredningar och beslutsskrivande. Miljö- och hälsoskyddskontoret Anne-Charlotte Glantz Miljö- och hälsoskyddschef 5