Studentfikets Verksamhetsdokument 2016-2017
1 Inledning... 1 2 Studentfikets styrelse... 1 2.1 Organisation... 1 2.2 Ansvarsområden... 1 2.2.1 Ordförande... 1 2.2.2 Vice ordförande... 2 2.2.3 Kassör... 2 2.2.4 Eventansvarig... 3 2.2.5 Föreningsansvarig... 3 2.2.6 Inköpsansvarig... 3 2.2.7 Vice Inköpsansvarig... 3 2.2.8 Projektledare... 4 2.2.9 PR- ansvarig... 4 2.2.10 Sekreterare... 4 2.2.11 Webbansvarig... 4 2.2.12 Dagsansvarig... 5 2.3 Styrelsens förhållningsätt... 5 3 Studentfikets verksamhet... 5 3.1 Syfte och mål med verksamheten... 5 3.2 Verksamhetsområden... 5 3.2.1 Sponsring av föreningar... 5 3.2.2 Personalaktiviteter... 6 3.2.2.1 Personalfest... 6 3.2.2.2 Aktivitetsdag... 6 3.2.3 Låga priser... 6 3.2.4 Ombyggnation... 6 3.2.5 Förvaringsutrymmen... 6 4 Förmåner... 6 4.1 Medlemspass... 6 4.2 Sponsringspass... 7 4.3 Ackumulerade förmåner... 7 4.3.1 Personalfest... 7 4.3.2 Vitt Kaffekort... 7 4.3.3 Aktivitetsdag... 7 5 Sponsring... 7 5.1 Ansökan... 7 5.2 Beslut om utdelning... 8 5.2.1 Standardavtal... 8 5.2.2 Fakturering enligt standardavtal... 8 5.2.3 Begränsning av standardavtal... 8 5.2.4 Städsponsring... 8 5.2.5 Andra sponsringsavtal... 8 5.2.6 Undantagsfall... 9 6 Valberedning... 9 6.1 Nominering inför medlemsmöte... 9 6.2 Val av styrelse... 9
7 Externa relationer... 10 8 Revision av verksamhetsdokumentet... 10
1 Inledning Verksamhetsdokumentet är ett vägledande dokument för styrelsen. Dokumentets huvudsakliga syfte är att reglera och vägleda den dagliga verksamheten för Studentfiket Campus Norrköpings styrelse, samt få en kontinuitet över åren i styrelsearbetet. Verksamhetsdokumentet reglerar praktiska frågor som ansvarsområden, verksamhetsområden samt syfte och mål för styrelsens arbete. Dokumentet ska därför ses över inför varje vårmöte och uppdateras vid behov. 2 Studentfikets styrelse I nedanstående avsnitt regleras styrelsens sammansättning och ansvar. 2.1 Organisation Utöver de fasta posterna ordförande och kassör, som anges i stadgarna, skall även följande ansvarsområden vara tillsatta: Eventsansvarig Föreningsansvarig Inköpsansvarig Vice Inköpsansvarig Projektledare PR- ansvarig Sekreterare Webbansvarig Vice Ordförande kan väljas internt i styrelsen och är därför inte en egen post. Dagsansvaret delas i styrelsen. 2.2 Ansvarsområden För att förtydliga vad som åligger varje post följer nedan en beskrivning. 2.2.1 Ordförande Ordförande åligger att: Sammankalla till möten. Leda föreningens sammanträden. Leda och fördela arbetet i föreningen. Representera föreningen och föra dess talan. Ansvara för en uppsättning av kassaskåpsnycklar. 1
Teckna föreningens firma. Handha kontakten med föreningar tillsammans med Föreningsansvarig. Se till att det finns överskådliga, utförliga och uppdaterade rutiner i fiket, samt att dessa följs. 2.2.2 Vice ordförande Vice ordförande åligger att: Upprätthålla verksamheten och föra ordförandes talan då ordförande inte är tillgänglig. Avlasta och stödja ordförande i dennes dagliga arbete. 2.2.3 Kassör Kassören åligger att: Handha Studentfikets ekonomi och föra bok över Studentfikets inkomster och utgifter. Upprätta bokslut. Upprätta styrelsens förslag till budget för kommande verksamhetsår. Ha det ekonomiska ansvaret för Studentfikets försäljning och inköp. I samband med höst- och vårmöte redovisa en kortare rapport över Studentfikets nuvarande ekonomi innehållande bland annat utfall och budget. Dessutom tillhandahålla medlemmarna ytterligare ekonomisk information. Ansvara för arkivering av ekonomiska dokument. Ansvara för en uppsättning av kassaskåpsnycklar. Ansvara för att posten blir hämtad. Ansvara för att insättning av pengar samt växling av mynt ska ske kontinuerligt. Teckna föreningens firma. Handha kontakten med föreningar tillsammans med Föreningsansvarig. Ansvara för upprättande av bankkort till kassör och inköpsansvarig. 2
2.2.4 Eventansvarig Eventansvarig åligger att: Ansvara för och planera Studentfikets personalfester, en under varje termin och bjuda in de medlemmar som är behöriga för aktiviteten. Ansvara för och planera Studentfikets aktivitetsdag, samt bjuda in de medlemmar som är behöriga för aktiviteten. Ansvara för och planera andra event och aktiviteter efter styrelsens beslut. 2.2.5 Föreningsansvarig Föreningsansvarig åligger att: Handha kontakten med föreningar, tillsammans med Studentfikets firmatecknare och lägga fram förslag till sponsoravtal till Studentfikets styrelse. Ansvara för att medlemmar och föreningar är introducerade till arbetet i Studentfiket. 2.2.6 Inköpsansvarig Inköpsansvarig åligger att: Ansvara för att hålla ordning på inventarier och varulager samt hålla ordning och reda i förråden. Ansvara för att det finns ett standardsortiment av varor till försäljning samt städredskap m.m. Ansvara för att gods som anländer till godsmottagningen hämtas. Ansvara för att inga varor säljs med utgångna datum. Ansvara för att Inköpsansvariges arbete delas upp jämt med Vice Inköpsansvarig. 2.2.7 Vice Inköpsansvarig Vice Inköpsansvarige åligger att: Överta inköpsansvariges ansvarsområde då denne inte är tillgänglig. Avlasta och stödja inköpsansvarig i dennes dagliga arbete. 3
2.2.8 Projektledare Projektledaren åligger att: Ansvara för och planera projekt beslutat av Studentfikets medlemsmöte och/eller styrelse. Ansvara för att ta fram förslag till projekt med syfte att utveckla Studentfiket. 2.2.9 PR- ansvarig PR- ansvarig åligger att: Handha den grafiska profilen. Ansvara för Studentfikets marknadsföring. Ta fram grafiskt material efter styrelsens behov. Ansvara för uppdatering av Studentfikets informationskanaler. Ta fram representativa utstyrsel för styrelsen. 2.2.10 Sekreterare Sekreteraren åligger att: Föra protokoll vid styrelsemöte. Ansvara för arkiveringen av föreningens papper, som inte är ekonomiska dokument. Ansvara för ordning och uppdatera det fysiska samt det digitala arkivet. Hålla sig uppdaterad på stadgan och beslut. Skriva ut Kaffekort, Krysskort, Sponskort samt Vita Kaffekort när detta behövs. Ansvara för utdelning av Vita Kaffekort till berättigade personer. Ansvara för att sammankalla medlemsmöten. 2.2.11 Webbansvarig Webbansvarige åligger att: Ansvara för funktion, underhåll och utveckling av Studentfikets hemsida. Ansvara för infrastrukturen i Studentfikets digitala kommunikation. 4
2.2.12 Dagsansvarig Dagsansvarig åligger att: Ansvara för öppning och stängning av Studentfiket. Ansvara för att Studentfiket är rent och snyggt och att varor fylls på. Finnas tillgänglig för frågor vid behov. Ansvara för att det finns mjölk i kylen och köps in mer vid behov. Ansvara för att de dagliga rutinerna följs. 2.3 Styrelsens förhållningsätt Då en styrelsemedlem representerar Studentfiket ska den agera i Studentfikets intresse. Det innebär i praktiken att den individuella styrelsemedlemmen ställer sig bakom och respekterar gemensamt fattade beslut vid representation av Studentfiket. Styrelsen ska agera uppmuntrande och visa på uppskattning för Studentfikets medlemmar och studenter. Vidare ska styrelsen respektfullt vara medlemmarna behjälplig när de har frågor, funderingar eller förslag. 3 Studentfikets verksamhet För att stödja andra föreningar och sälja varor till låga priser arbetar föreningen med en rad olika verksamhetsområden utifrån uppsatta mål. 3.1 Syfte och mål med verksamheten Styrelsens huvudsakliga syfte ska vara det som anges i stadgan. Under verksamhetsåret 16/17 ska särskilt fokus riktas på ombyggnation av Studentfiket och utökning av förvaringsutrymmen. Fokus ska även riktas på att ytterligare utveckla Studentfikets externa relationer. Dessutom sträva efter att alltid hålla Studentfiket öppet och i möjligaste mån och tillgodose kundernas önskemål. 3.2 Verksamhetsområden För att bland annat uppfylla tidigare nämnda mål kommer styrelsen framförallt bedriva sin verksamhet genom evenemang och verksamhetsområden enligt nedanstående punkter. 3.2.1 Sponsring av föreningar Ett av Studentfikets verksamhetsområden är att bedriva sponsringsverksamhet för övriga studentföreningar vid Campus Norrköping. Eventuellt överskott av verksamheten, efter övriga omkostnader, ska därefter i bästa möjliga mån fördelas på de föreningar som söker sponsring av Studentfiket. Sponsringen bör ske i utbyte mot någon form av motprestation och fördelningen mellan föreningarna ska ske på ett så objektivt och rättvist sätt som möjligt. 5
3.2.2 Personalaktiviteter Det åligger styrelsen att anordna två (2) personalfester samt en (1) aktivitetsdag per läsår. 3.2.2.1 Personalfest En personalfest ska anordnas per termin. Rätt att gå på festen har de medlemmar som har arbetat minst tre (3) pass under terminen samt styrelseledamöter. En person som under terminen på annat sätt bidragit till styrelsens arbete eller Studentfiket som förening kan bli inbjuden av styrelsen i samråd med revisorn. På personalfesten bör det erbjudas mat och dryck. Personalfesten ska vara en aktivitet som i största möjliga mån passar alla närvarande. 3.2.2.2 Aktivitetsdag En aktivitetsdag per läsår skall anordnas. Rätt att gå på aktivitetsdagen har de medlemmar som har arbetat minst fjorton (14) pass under läsåret samt styrelseledamöter. En person som under terminen har bidragit väsentligt till styrelsens arbete eller Studentfiket som förening kan bli inbjuden av styrelsen i samråd med revisorn. Aktivitetsdagen ska vara en dag som i största möjliga mån passa alla närvarande. 3.2.3 Låga priser Studentfiket ska alltid sikta på att hålla så låga priser på varorna som möjligt, utan att sälja med förlust. Styrelsen kan med god motivering i undantagsfall besluta att sälja utvalda varor med förlust. 3.2.4 Ombyggnation Verksamhetsåret 16/17 bör planera och vidareutveckla ombyggnationen av Studentfiket som beslutades av medlemsmötet HT15. 3.2.5 Förvaringsutrymmen Verksamhetsåret 16/17 bör planera för utökning Studentfikets förvaringsutrymmen. 4 Förmåner För att alla som arbetar i Studentfiket ska känna motivation erhålls förmåner, som preciseras i nedanstående punkter. 4.1 Medlemspass Ersättningen för ett enskilt medlemspass är ett (1) stycken värdekort, valfri kombination av Kaffekort och Krysskort, per person, max två (2) per medlemspass. Ett Kaffekort motsvarar elva (11) stycken varmdryck och ett Krysskort motsvarar fyra (4) kryss á 5 kr. 6
4.2 Sponsringspass Ersättningen för ett enskilt sponsringspass enligt sponsoravtal är två (2) stycken Sponsringsvärdekort, Sponsringskaffekort motsvarar sex (6) varmdryck och Sponsringskrysskort motsvarar två (2) kryss á 5 kr. Valfri kombination av Sponsringskaffekort och Sponsringskrysskort. 4.3 Ackumulerade förmåner Utöver krysskorten som erhålls som ersättning för enskilda pass utgår följande förmåner grundade på antalet arbetade pass: 4.3.1 Personalfest En person som jobbat minst tre (3) medlemspass under en termin, får kostnadsfritt bevista terminens personalfest. 4.3.2 Vitt Kaffekort En person som jobbat minst sex (6) medlemspass under en termin, blir tilldelade ett Vitt Kaffekort. Kortet ger mot uppvisande i Studentfiket gratis varm dryck under hela nästkommande termin. 4.3.3 Aktivitetsdag En person som jobbat minst fjorton (14) medlemspass under ett läsår (hösttermin och påföljande vårtermin) får kostnadsfritt delta på aktivitetsdagen. 5 Sponsring Enligt Studentfikets syfte kan sponsring delas ut till studentföreningar vid Campus Norrköping, vilket nedan benämns föreningar. Rutiner kring ansökningsförfarande, beslutsfattande och det maximala beloppet regleras i nedanstående avsnitt. 5.1 Ansökan Det är upp till föreningarna att själva ta initiativet att inleda ett samarbete kring sponsring med Studentfiket. Detta sker i första hand via mailkontakt med Studentfikets Föreningsansvarig. Alla åtgärder ämnat att sprida kunskapen om möjligheten att söka sponsring från Studentfiket uppmuntras. 7
5.2 Beslut om utdelning Styrelsens rutiner angående beslut av utdelning av sponsring regleras i nedanstående avsnitt. 5.2.1 Standardavtal Standardavtalen sluts med studentföreningar där antalet arbetade pass per termin avtalas på förhand. En förening som åtar sig att jobba erhåller ersättning enligt avtal. Studentfiket har som villkor att minst två (2) medlemmar ur föreningen ska arbeta samtidigt under ett pass. Alla ansökningar om sponsring tas upp på nästkommande styrelsemöte där styrelsen fattar beslut om ansökan. Om ansökan godtas tar Studentfikets Föreningsansvarig kontakt med benämnd förening för att starta samarbetet. Kontraktet ska undertecknas av berörd förening samt en av Studentfikets firmatecknare. 5.2.2 Fakturering enligt standardavtal Studentfiket betalar ut den fasta summan enligt kontraktet med föreningen, då en korrekt faktura inkommit till Studentfikets kassör. Fakturan ska innehålla all information enligt överenskommelse vid kontraktsskrivningen. Skulle kvarvarande pass finnas då kontraktet förfaller krävs motsvarande summa tillbaka från föreningen, om inte särskilda skäl föreligger. 5.2.3 Begränsning av standardavtal Det maximala belopp som kan utbetalas för ett sponsoravtal begränsas av Studentfikets budget och upprätthållandet av en objektiv och rättvis nivå mellan de olika sponsoravtalen. Det maximala antalet avtalade arbetspass får inte överstiga antal kvarvarande och lediga arbetspass för aktuell termin. 5.2.4 Städsponsring Avtal om städsponsring sluts i första hand med studentföreningar som inte har ett avtal om jobbsponsring enligt standardavtal. Föreningar som åtar sig städsponsring erhåller 700 kr för att städa Studentfiket under observation av minst en styrelsemedlem. Städsponsring ansöks och beslutas enligt samma modell som standardavtalen. 5.2.5 Andra sponsringsavtal Om mycket goda skäl föreligger kan styrelsen sponsra enligt avtal som skiljer sig från ovan nämnda standardavtal. Detta får dock endast ske efter noggrann avvägning med hänsyn till de ersättningsnivåer som används i standardavtalet. 8
5.2.6 Undantagsfall Om mycket goda skäl föreligger kan styrelsen besluta att sponsra en sammanslutning liknande ovan nämnda förening. 6 Valberedning Valberedningens syfte och mål är att nominera minst en kandidat till respektive post i styrelsen. Valberedningen skall eftersträva följande: Nominera de bäst lämpade kandidaterna. Nomineringarna ska ha en bred spridning av årskurser, program och fakulteter. Alla ansökningar och dokument rörande valberedningens arbete är konfidentiella och är endast tillgängliga för styrelsen och valberedningen. 6.1 Nominering inför medlemsmöte Valberedningen offentliggör en nominering först då kandidaten i fråga har tillfrågats och accepterat nomineringen. Nomineringarna skickas ut tillsammans med handlingarna till medlemsmötet med namn, klass, post samt valberedningens motivering. 6.2 Val av styrelse Nominerade kandidater ska närvara på medlemsmötet för att kunna bli invalda i styrelsen, om inte synnerliga skäl föreligger. När styrelsen väljs in skall följande procedur följas: 1. Kandidaten presenteras med en motivering från valberedningen. 2. Eventuella motkandidater anmäls och betraktas som likvärdiga kandidater. 3. Alla kandidater lämnar möteslokalen. 4. Kandidaterna kommer in en och en och får presentera sig själva med en egen motivering. a. Medlemsmötet får ställa frågor till kandidaten. b. Kandidaten går ut och medlemmarna får chansen att överlägga. 5. Medlemsmötet röstar om samtliga poster. 6. Kandidaterna kommer in igen och får besked om mötets beslut. Om det finns färre än fem (5) röstberättigade i möteslokalen vid omröstningen exklusive nominerade utförs nedanstående procedur post för post. 1. Kandidaten presenteras med en motivering från valberedningen. 2. Eventuella motkandidater anmäls. 3. Kandidaterna får presentera sig själva med en egen motivering. 9
4. Frågor kan ställas till kandidaterna. 5. Kandidaterna går ut och medlemmarna får chansen att överlägga. 6. Medlemsmötet röstar om posten. 7. Kandidaterna kommer in igen och får besked om mötets beslut. 7 Externa relationer Styrelsen bör verka för att vårda och utveckla samarbetet med de föreningar, institutioner och leverantörer som Studentfiket samarbetar med. Styrelsen 16/17 uppmuntras att inleda ytterligare samarbeten med övriga studentföreningar vid Campus Norrköping och andra leverantörer. 8 Revision av verksamhetsdokumentet Då Styrelsen 12/13 har skrivit verksamhetsdokument från grunden och efterföljande styrelser har reviderat verksamhetsdokument kan viktiga punkter ha missats, därför förväntas Styrelsen 16/17 ha överseende med det. Styrelsen 16/17 råds att använda sunt förnuft och utgå från syftet i stadgan i dessa frågor. Punkter som saknas, samt brister i nuvarande formuleringar ska styrelsen 16/17 revidera till Vårmötet 2017. 10