Dnr UFV 2009/1486 Intern styrning och kontroll Fastställd av Rektor 2010-02-09
Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Regelverket om intern styrning och kontroll 3 3 Planerings- och uppföljningsprocessen 4 4 Intern miljö 6 4.1 Mål och regler 6 4.2 Organisation och ansvarsfördelning 7 4.3 Strategisk kompetensförsörjning 10 4.4 Studenter och lärandemiljö 12 4.5 Kommunikation och information 12 4.6 IT-administrativ verksamhet 13 4.7 Biblioteksverksamheten 13 5 Riskanalyser 14 5.1 Riskidentifikation 14 5.2 Riskvärdering 15 5.3 Beslut om hantering 15 6 Uppföljning 15 7 Övrigt om ISK-arbetet 19 7.1 Projektorganisation 19 7.2 Riktlinjer för ISK 19 Bilaga: Riskområden vid UU 2009 20 Bilaga 1. Riskanalys för övergripande risker för universitet 20 Bilaga 2. Riskanalys för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 22 2
1 Inledning Syftet med detta dokument är att ge en övergripande bild av universitetets interna styrning och kontroll och tillämpningen av det externa regelverket och samtidigt utgöra ett underlag för konsistoriets bedömning av den interna styrningen och kontrollen som görs i samband med årsredovisningen. Tyngdpunkten ligger därför på att beskriva de övergripande processerna för verksamhetsplanering och uppföljning snarare är att göra en heltäckande beskrivning av enskilda sakförhållanden. Arbetet under 2009 har varit inriktat på att integrera förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll i universitetets ordinarie verksamhetsplanering, beslutsordning och uppföljning. Genom integrering i den löpande verksamheten skapas förutsättningar för att effektivt bidra till utveckling och förnyelse samt förstärka kvalitetsarbetet vid universitetet. Därför utgår beskrivningen i denna dokumentation från den interna planerings- och uppföljningsprocessen och de olika momenten i processen för intern styrning och kontroll kopplas till denna. Inledningsvis beskrivs i kapitel 2 de externa förutsättningarna i form av det generella regelverk som styr utformningen av den interna styrningen och kontrollen. Därefter beskrivs i kapitel 3 processen för verksamhetsplanering och uppföljning i form av en årscykel med angivande av enskilda aktiviteter och beslut samt var ansvaret ligger. Den interna miljön ger förutsättningarna för arbetet med intern styrning och kontroll och består till en del av det interna regelverket. Samtidigt präglas den av att Uppsala universitet är ett komplett universitet med en komplex struktur och med ett väl utvecklat kvalitetsmedvetande hos de enskilda medarbetarna och studenterna. I kapitel 4 beskrivs den interna miljön i form av mål och regler, organisation och ansvarsfördelning men också i form av strategisk kompetensförsörjning, lärandemiljö, kommunikation och information, IT-verksamhet och bibliotek. Den metod för att göra riskanalyser som utarbetats under året presenteras i kapitel 5 och de huvudsakliga riskområden som identifierats bifogas detta dokument. Uppföljningen av de särskilda åtgärder som beslutades efter riskanalyserna som gjordes under 2008 beskrivs i kapitel 6. 2 Regelverket om intern styrning och kontroll De statliga myndigheter som omfattas av det regelverk om intern styrning och kontroll som trädde ikraft den 1 januari 2008 ska bedriva sin verksamhet enligt de fyra verksamhetskraven i 3 myndighetsförordningen (2007:515) effektivitet författningsenlighet rättvisande återrapportering och god hushållning med resurser Med effektiv verksamhet avses att myndigheten bedriver den verksamhet som riksdag och regering beslutat om samt att regeringens mål för verksamheten uppnås. I universitetets fall är det främst delar av det inledande kapitlet i högskolelagen som ger uttryck för statsmakternas mål. Universitetets egna mål på övergripande nivå framgår av Mål och strategier för Uppsala universitet. Verksamhetskraven har redan tidigare ställts från statsmakternas sida (i högskolelag, högskoleförordning och myndighetsförordning) och innebär därför i sak inget nytt. Det som däremot är nytt från den 1 januari 2008 är att det finns en obligatorisk process för att uppnå de ställda kraven. 3
Processen har beslutats av regeringen och återfinns i förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, FISK. Momenten i denna process är: 3 Riskanalys En riskanalys ska göras i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen inte fullgörs. 4 Kontrollåtgärder Med ledning av riskanalysen ska åtgärder vidtas som är nödvändiga för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen ska fullgöras med rimlig säkerhet. 5 Uppföljning Den interna styrningen och kontrollen ska systematiskt följas upp och bedömas. Vid bedömningen ska iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. 6 Dokumentation Riskanalysen enligt 3, kontrollåtgärderna enligt 4 samt uppföljningen och bedömningen enligt 5 ska dokumenteras. Av högskoleförordningen 2 kap 2 p2 framgår att högskolans styrelse ska säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. I anslutning till underskriften av årsredovisningen ska konsistoriet dessutom göra en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande eller uppvisar brister. Grunden för bedömningen är den dokumentation som upprättats enligt förordningen om intern styrning och kontroll. 3 Planerings- och uppföljningsprocessen För en betryggande intern styrning och kontroll krävs väl fungerande processer dels för att föra ut uppdrag och regelverk i organisationen, dels för att följa upp de beslut som fattats. Syftet med den övergripande planerings- och uppföljningsprocessen är att utgöra ett stöd för organisationen att på bästa sätt uppfylla sina mål och att vara ett ändamålsenligt verktyg för att på ett effektivt sätt utföra uppdragen. Processerna omfattar samtliga organisatoriska nivåer och ansvariga inom universitetet, från rektor till prefekter. Den övergripande planerings- och uppföljningsprocessen vid Uppsala universitet är central i den befintliga ordningen för intern styrning och kontroll, och svarar för att utbildning och forskning bedrivs effektivt och med god resurshushållning. De yttre ramarna för planeringsprocessen ges av de resurser som universitetet får i regleringsbrevet och de externa medel som tilldelas, samt de mål och uppdrag som ges i lagar och förordningar. Utifrån ramarna styrs sedan verksamheten genom årliga verksamhetsplaner. Processen följer universitetets delegationsordning och består mycket översiktligt av följande moment: År 1: Aktivitet Beslutande/Beredningsansvarig Februari Mars Konsistoriet beslutar om årsredovisning för föregående år. Konsistoriet beslutar om budgetunderlag för kommande år Verksamhetsberättelser för föregående år fastställs för flertalet fakulteter och Konsistoriet/ Planeringsavdelningen/Ekonomiavdelningen Konsistoriet/Planeringsavdelningen Fakultetsnämnd och prefekt/områdeskanslier och institutioner 4
April Maj Juni Augusti September Oktober November November - institutioner Verksamhetsberättelser för föregående år fastställs för förvaltningsenheter Institutionsbudgetar för innevarande år inlämnas Rektor beslutar om anvisningar till områdesnämnder, utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden och vissa andra enheter om underlag för verksamhetsplan kommande år, årsredovisning innevarande år, uppgiftslämnande och återrapportering i enlighet med interna styrdokument och rektorsbeslut processen för intern styrning och kontroll inklusive uppföljning av tidigare åtgärder samt andra krav på rapportering. Områdesnämnderna och utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden lämnar underlag för beräkning av preliminärt beslut om fördelning av utbildningsplatser för kommande år Konsistoriet beslutar om preliminär fördelning av utbildningsplatser för kommande år Konsistoriet beslutar om delårsbokslut för innevarande år Underlag inlämnas från områdesnämnder, utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden, universitetsbiblioteket, universitetsförvaltningens enheter m.fl. till universitetets verksamhetsplan för kommande år Uppföljning föregående års verksamhetsplan samt första halvåret innevarande år Regeringen lämnar budgetproposition för kommande år (valår - oktober) Underlag lämnas för planerade professorsprogram i universitetets verksamhetsplan kommande år Konsistoriet tar beslut om universitetets verksamhetsplan kommande år Inlämnande av underlag för årsredovisning innevarande år samt uppgiftslämnande i enlighet med interna Avdelningschef/respektive enhet Institutionsstyrelse/Prefekt Rektor/Planeringsavdelningen Områdes- och fakultetsnämnder/ områdeskanslier Konsistoriet/Planeringsavdelningen Konsistoriet/ Planeringsavdelningen/Ekonomiavdelningen Områdes- och fakultetsnämnder/ områdeskanslier/biblioteksstyrelsen Planeringsavdelningen Områdes- och fakultetsnämnder/ områdeskanslier Konsistoriet/Planeringsavdelningen Områdes- och fakultetsnämnder, sakenheter/ områdeskanslier 5
December styrdokument och beslut från områdesnämnder, utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden m.fl. enheter Områdesnämnder och fakultetsnämnder fastställer verksamhetsplaner med budget för kommande år för sina respektive områden Regeringen beslutar om regleringsbrev för kommande år Regeringen beslutar om riktlinjer för budgetunderlag Områdes- och fakultetsnämnder/ områdeskanslier 4 Intern miljö Universitetets interna miljö omfattar dels den besluts- och organisationsstruktur som ger de yttre förutsättningarna för att bedriva intern styrning och kontroll, dels den kultur som formas av människor. Miljön utvecklas kontinuerligt genom både nya ledningspersoner, medarbetare och studenter samt genom omvärldsförändringar. Enligt myndighetsförordningen ska myndigheten se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, skapa goda arbetsförhållanden och utveckla de anställdas kompetens. En väl fungerande intern miljö innebär goda förutsättningar för den interna styrningen och kontrollen. De huvudsakliga komponenterna i den interna miljön beskrivs nedan. 4.1 Mål och regler Verksamheten styrs av de lagar och förordningar som statsmakterna har beslutat om och i enlighet med de verksamhetskrav som gäller. I Mål och strategier för Uppsala universitet har konsistoriet fastställt de grundläggande värderingar, mål och strategier som ska gälla för universitetet. Med utgångspunkt i detta har konsistoriet beslutat om program och rektor har beslutat om åtföljande handlingsplaner för att se till att målen och uppdragen uppfylls. En sammanställning över de mål- och regeldokument som beslutats av konsistorium eller rektor finns i universitetets regelsamling Mål och regler för Uppsala universitet (http://regler.uu.se). I syfte att förenkla tillgängligheten till universitetets övergripande styrdokument har universitetsdirektören fastställt riktlinjer för framtagning av styrdokument, där följande dokumenttyper har beslutats: Måldokument Måldokumenten utgår ifrån Mål och strategier för Uppsala universitet. I dessa dokument anges mer utvecklade mål och strategier av varierande konkretionsgrad för att uppnå målen. Måldokumenten består av: Program Handlingsplaner Program är universitetsövergripande måldokument med koppling till de målområden som anges i högskolelagen eller tar sin direkta utgångspunkt i universitetets Mål och strategier. I handlingsplaner formuleras mål och strategier med hög konkretionsgrad för att nå uppsatta mål. Handlingsplanerna innehåller även riktade uppdrag med återrapporteringskrav för uppföljning. 6
Regeldokument Regeldokumenten utgår i normalfallet från externa föreskrifter av olika slag (lagar, förordningar, myndighetsföreskrifter, regeringsbeslut m.m.) som beslutas av riksdag, regering och andra myndigheter. Regeldokumenten består av: Föreskrifter Delegationsordningar Riktlinjer Föreskrifter är regler som är beslutade av universitetet efter bemyndigande av regeringen i en förordning Delegationsordningar är dokument som fördelar de beslutsbefogenheter som tilldelats myndigheten i lag eller annan författning Riktlinjer är alla de regeldokument som inte är föreskrifter eller delegationsordningar, och ger regler och rekommendationer som styr detaljer i verksamheten, arbetets utförande etc. Den interna ordningen för hur bestämmelser i lagar och förordningar samt mål och uppdrag förs ut och beslut följs upp har kartlagts i den inledande fasen av ISK-arbetet bl.a. genom intervjuer med olika verksamhetsföreträdare och finns redovisad i rapporten vid Uppsala universitet (UFV 2008/579). Bevakning av nya och ändrade bestämmelser i lagar och förordningar görs inom universitetsförvaltningens avdelningar. Nya eller ändrade bestämmelser leder i normalfallet till en åtgärd från den ansvariga avdelningen, i form av information med tolkningar, beslut om anvisningar från rektor eller en ny eller ändrad rutin i ett administrativt system. Inom vetenskapsområdena och fakulteterna sker information och diskussioner om nya bestämmelser och måldokument vid prefektmöten. Det är prefekternas ansvar, enligt prefektuppdraget och enligt rektors delegation, att se till att lagar och förordningar efterlevs. Det är också prefektens ansvar, i enlighet med delegationsordningen, att informera vicerektor om bestämmelser inte följs trots åtgärder, och för vicerektor att rapportera vidare till rektor om åtgärder inte ger resultat. Att systematiskt och heltäckande följa upp regelefterlevnad bedöms emellertid praktiskt omöjligt, men genom riskanalyser identifieras de allvarligaste riskerna för att bestämmelser inte följs. 4.2 Organisation och ansvarsfördelning Konsistoriets beslut om universitetets organisation och beslutande organ ger ramarna för den interna styrningen och kontrollen. Delegationsordningen inom universitetet består i en delegationskedja som via vicerektorer och/eller dekaner går från rektor till prefekter och föreståndare. För att säkerställa ansvaret för verksamhetsstyrningen enligt denna kedja har rektor beslutat om ett antal delegationer. Konsistorium Konsistoriet är universitetets styrelse och ansvarar för verksamhetens inriktning och organisation, samt för att säkerställa att det vid universitetet finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Konsistoriet beslutar om uppdrag till områdesnämnderna och den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden vad avser bl.a. utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning. Beslut fattas även om universitetets årsredovisning. Konsistoriets arbetsordning (UFV 2007/1313, UFV 2009/874) beskriver ansvaret i sin helhet med utgångspunkt i HF 2 kap. 7
Universitetsledningen Rektor är myndighetschef och avgör i andra frågor än de som skall avgöras av konsistoriet, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller konsistoriet har beslutat något annat, i enlighet med HF 3 kap. Prorektor är rektors ställföreträdare. Universitetsledningen består i övrigt av universitetsdirektören, vicerektorerna och dekanus för utbildningsvetenskapliga fakulteten. Universitetsdirektören är även förvaltningschef. Genom rektors delegation till universitetsdirektören och beskrivning av uppdraget (UFV 2008/1017) säkerställs att rektors ansvar för universitetets uppgifter som förvaltningsmyndighet fullgörs. I konsistoriets årliga verksamhetsplan ges ett övergripande uppdrag till universitetsdirektören. Uppdraget att utveckla den interna styrningen och kontrollen gavs för 2009 i Utvecklingsprojekt avseende intern styrning och kontroll (UFV 2008/579) samt, plan för 2009 års arbete (UFV 2009/47). Vicerektorerna är tillika ordförande i områdesnämnder och dekanus för utbildningsvetenskapliga fakulteten är ordförande i utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden. Rektor har beslutat om uppdragsbeskrivning till vicerektorer och ordföranden i utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden inklusive delegation (UFV 2007/1392), där bl.a. anges ansvaret att verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten. Rektor har även till vicerektorerna och till ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden delegerat beslut att utse prefekter och ställföreträdande prefekter inom respektive områden (UFV 2004/964). Områdesnämnder/utbildningsvetenskaplig fakultetsnämnd Inom Uppsala universitet finns tre vetenskapsområden med varsin områdesnämnd samt en utbildningsvetenskaplig fakultetsnämnd. Dessa har det övergripande ansvaret för verksamheten inom respektive vetenskapsområde inom ramen för konsistoriets och rektors anvisningar och oavsett finansieringsform. Inom vetenskapsområdena medicin och farmaci samt teknik och naturvetenskap är fakultetsnämnden tillika områdesnämnd. Inom vetenskapsområdet humaniora och samhällsvetenskap har de fakulteter som ingår särskilda fakultetsnämnder. Vicerektor för vetenskapsområdet humaniora och samhällsvetenskap är chef över ordförandena i fakultetsnämnderna Vicerektor och ordförande för den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden är ordförande i respektive nämnd. Inom varje områdesnämnd har vicerektor gett delegation till dekanerna. Ordförandens ställföreträdare är vice ordförande i respektive nämnd. Fakultetsnämnder Fakultetens beslutande organ är fakultetsnämnden. Den ansvarar för de vetenskapliga prioriteringarna och den innehållsliga kvaliteten i utbildning och forskning inom respektive fakultet. Fakultetsnämnderna ger riktlinjer och verksamhetsuppdrag till institutionerna, fördelar statsanslag och har det samlade ansvaret för all verksamhet vid institutioner och andra enheter oavsett finansieringsform. Ordförande i fakultetsnämnden är chef över prefekterna inom respektive fakultet. Institutioner och centrumbildningar Varje institution har vanligtvis en institutionsstyrelse. Styrelsen är sammansatt av företrädare för de anställda och studenterna vid institutionen. Ordförande är normalt institutionens prefekt. Prefekter 8
och föreståndare är en del av universitetets operativa ledning och ska genomföra ledningens beslut på institutions- eller enhetsnivå. Institutionerna disponerar de medel som ställs till förfogande från interna och externa uppdragsgivare och är ansvariga för det ekonomiska utfallet. Verksamheten styrs bl.a. i enlighet med följande beslut: Gemensamma bestämmelser för institutionsstyrelser och prefekt (UFV 2000/1310), fastställt av konsistoriet Regler och principer för centrumbildningar och andra enheter (UFV 2004/1826), fastställt av rektor Uppgifter för styrelser och föreståndare samt delegationsordning för centrumbildningar och andra enheter vid Uppsala universitet (UFV 2007/804), beslutat av rektor. Beskrivning av prefektens uppdrag (UFV 2004/964), fastställt av rektor, där bl.a. anges ansvaret att verka för god intern styrning och kontroll. Med uppdraget att utse prefekter och föreståndare följer också ledningsansvar gentemot dessa. Intendenturområden Intendenturorganisationen är en samarbetsorganisation mellan institutionerna och andra ingående enheter. Intendenturorganisationen har till uppgift att för institutioner (motsvarande) inom geografiskt avgränsade områden ansvara för kostnadseffektiv samordning av institutionernas stödfunktioner för kärnverksamheten inom utbildning och forskning. Detta gäller t.ex. frågor som rör lokalförsörjning och andra fysiska resurser, säkerhet, IT, teknisk-fysisk arbetsmiljö och miljö. Intendenturorganisationen kan, förutom från institutioner, även ta emot uppdrag från rektor och områdes-/fakultetsnämnder. Konsistoriet har beslutat om indelning av universitetet i intendenturområden samt uppdrag och styrning för dessa (UFV 2007/748). Rektor har beslutat om intendenturstyrelsernas sammansättning och regler för intendenturorganisationens verksamhet (UFV 2007/748). Vicerektor är chef över intendenturen. Universitetsförvaltningen Universitetsförvaltningen svarar för det stöd som institutioner, universitetsledning, områdes- och fakultetsnämnder behöver för att ta initiativ, bereda, besluta, genomföra, följa upp och utvärdera. Det gäller allt från mål och strategier till konkreta planer och åtgärder. Inom förvaltningen finns bl.a. universitetsgemensamma funktioner som ekonomi- och personaladministration, juridik, information, internationella frågor, studerandeadministration, lokalförsörjning m.m. Alla enheter inom universitetsförvaltningen är underställda förvaltningschefen. I Gemensamt uppdrag från universitetsdirektören till förvaltningens enheter 2009 anges att uppdragen bygger på konsistoriets uppdrag och innebär i tillämpliga delar en vidaredelegering av dessa uppdrag. Universitetsbiblioteket Universitetsbiblioteket ansvarar för den vetenskapliga informationsförsörjningen vid universitetet och stöder universitetets forskning och utbildning genom bland annat informationssökning och användarutbildning. Överbibliotekarien är chef för universitetsbiblioteket. Verksamheten styrs i enlighet med Rektors delegation till överbibliotekarien och beskrivning av uppdraget (UFV 2007/171) Rektors beslut om instruktion för Uppsala universitetsbibliotek (UFV 2001/1554) 9
Konsistoriets övergripande uppdrag till universitetsbiblioteket/överbibliotekarien i konsistoriets årliga verksamhetsplan Konsistoriets uppdrag till universitetsbiblioteket/överbibliotekarien att utarbeta för uppdrag och tilldela ekonomiska resurser till bruksbiblioteken. Internrevisionen Internrevisionen granskar och ger förslag till förbättringar av myndighetens process för intern styrning och kontroll samt deltar i utrednings- och utvecklingsarbete. Internrevisionen rapporterar direkt till konsistoriet och är administrativt underställd rektor. Verksamheten bedrivs i enlighet med internrevisionsförordningen 2006:1228, ESV:s föreskrifter och allmänna råd, samt riktlinjer utgivna av Internrevisorernas förening. Övriga enheter direkt underställda rektor UU Innovation UU Innovation är Uppsala universitets enhet för samverkan med näringslivet vad avser såväl forskning som direkt kommersialisering av resultat och idéer. UU Innovation ska på uppdrag av rektor delta i planering och genomförande av olika forsknings- och utbildningsaktiviteter inriktade på näringslivssamverkan. Kollegiet för samhällsforskning, SCAS Kollegiet är i enlighet med regeringens förordning (1995:1079) om Kollegiet för samhällsforskning det nationella institutet för avancerade studier inom främst samhällsvetenskap och humaniora. Det har ställning som en inrättning för särskilda uppgifter vid Uppsala universitet, utan fakultetsanknytning. Styrelsen består av företrädare för sex svenska universitet. SCAS ansvarar för ett internationellt gästforskarprogram, stöder forskare efter doktorsexamen och gör satsningar på strategiska nyckelområden inom grundforskning. Nationellt centrum för kvinnofrid, NCK NCK är det nationella svenska kunskapscentrumet inom områdena mäns våld mot kvinnor, våld i samkönade relationer samt hedersrelaterat våld och förtryck i enlighet med förordningen (2006:1072). NCK har ställning som en inrättning för särskilda uppgifter vid Uppsala universitet, utan fakultetsanknytning. Styrelsen utses till delar av regeringen och består därutöver av företrädare för Uppsala universitet och Landstinget i Uppsala län. Kultur och kulturarv Kulturarvsverksamheten omfattar ett antal enheter inom musei- och musikområdet som styrs på olika sätt. Museirådet, med rektorsrådet för kultur och traditioner som ordförande, har till uppgift att vara universitetsledningens rådgivande organ i frågor om museiverksamheten. Området står inför en organisatorisk översyn (UFV 2009/359) för att genom samordning uppnå en förbättrad ledningsorganisation och administration. 4.3 Strategisk kompetensförsörjning För ett universitet är kompetensutveckling en del av kärnuppgiften. Kvalitets- och förnyelsearbetet som sker inom universitetet lägger stor vikt vid kompetensfrågorna och får effekter på arbetet med detta. Forskning och utbildning innebär i sig att kompetensen utvecklas ibland på ett sätt som inte kan förutses eller styras av något centralt organ, då den akademiska friheten är en ledande princip. 10
Annan kompetensutveckling av enklare slag kan direkt kopplas till verksamhetens mål och de vidtagna åtgärderna kan enklare analyseras och bedömas. En stor del av kompetensförsörjningsarbetet, när det gäller lärare och forskare, sker kontinuerligt vid fakulteter och institutioner. Mål som både direkt och indirekt bidrar till arbetet med att utveckla kompetens finns inom olika handlingsplaner och program som beslutas av rektor, bl.a. jämställdhetsplan, mångfaldsplan, personalpolitik m.m. Strategisk kompetensförsörjning definieras som en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. I Mål och strategier slås fast att kvalitet och förnyelse främjas genom strategisk rekrytering samt ledarskapsutveckling, jämställdhetsarbete och kompetensutveckling för universitetets medarbetare, samt att universitetets kollegiala besluts- och ledningsorganisation ska ha hög professionalitet och starkt inflytande och engagemang från studenter och medarbetare. En strategi för att nå målet är att vidareutveckla ledarskapsutbildningar och kompetensutveckling så att medarbetarnas skicklighet och kreativitet tas tillvara. Strategisk kompetensförsörjning omfattar ett antal områden som utgör centrala komponenter i den interna miljön. Det är: Anställnings- och arbetsvillkor, t.ex. lönebildning och anställningsvillkor i övrigt Systematiskt arbetsmiljöarbete, en god arbetsmiljö kan bidra till att attrahera, behålla och motivera anställda genom att bidra till trivsel, förebygga olyckor samt sjukdom och arbetsskador Kompetensanalys och kompetensplanering, att utifrån verksamhetens behov säkerställa att verksamheten har rätt kompetens för uppdragen t.ex. genom kompetensutveckling Försörjning av stöd och kärnkompetenser, handlar om rekrytering och komplettering av kompetenser t.ex. genom att anlita externa leverantörer Chefsförsörjning, vilket bl.a. innebär att förse organisationen med de chefer den behöver på alla nivåer samt att säkerställa att cheferna är kompetenta att leda och styra verksamheten Lika villkor (samtliga sju diskrimineringsgrunder), dvs. att främja lika rättigheter och möjligheter och motverka diskriminering Kunskapshantering, dvs. hur kunskap skapas, sprids, används, utvecklas och omvandlas i organisationen IT i lärande och grundutbildning som innebär dels kompetensutveckling av lärare dels utveckling och förvaltning av IT-system inom lärandeområdet. Chefer och arbetsledande personal har ett ansvar för att den strategiska kompetensförsörjningen bedrivs i enlighet med de krav som gäller för de olika områdena. Ansvaret följer universitetets delegationsordning som beskrivits ovan. Flera avdelningar inom universitetsförvaltningen har som uppgift att utgöra stödfunktion inom området. Förutom de externa lagar och föreskrifter som styr detta område finns ett stort antal interna styrdokument som stöd i arbetet, dessa återfinns på universitetets webbplats under http://regler.uu.se. 11
4.4 Studenter och lärandemiljö Enligt universitetets delegationsordning ligger ansvaret för studenterna och deras lärandemiljö hos prefekterna, medan fakultetsnämnden enligt 2 kap 5 Högskolelagen ansvarar för utbildningens innehåll inom ramen för konsistoriets övergripande ansvar. Inom universitetsförvaltningen arbetar ett flertal avdelningar med stöd till studenter, både direkt till enskilda, och indirekt genom stöd till fakulteter och institutioner och det finns flera centrala styrdokument inom området. Pedagogiskt program för Uppsala universitet (UFV 2007/670) omfattar övergripande mål för det pedagogiska arbetet vilka tillsammans ger innehållsmässiga och strukturella förutsättningar. Målen utgår från den grundläggande uppgiften att ge goda förutsättningar för studentens lärande I december 2009 fastställde konsistoriet reviderade riktlinjer avseende studenternas arbetsvillkor vid Uppsala universitet (UFV 2009/902). Dessa omfattar bl.a. anvisningar för fysisk och psykosocial arbetsmiljö, kursplanering och scheman, undervisning och utbildningsmaterial, examination, antagning och urval samt studentinflytande I Studie- och yrkesvägledning vid Uppsala universitet: Mål och riktlinjer (UFV 2000/1330) anges bl.a. ansvarsförhållanden och etiska riktlinjer för studievägledning I Uppsala universitets föräldrapolicy (UFV 2005/119) ges riktlinjer för att skapa gynnsamma förutsättningar så att studenter och forskarstuderande kan förena studier och föräldraskap Ett antal styrdokument och handlingsplaner som rör arbetsmiljö och lika villkor avser också studenter och ger stöd för en god student- och lärandemiljö Andra universitetsövergripande styrdokument som har bäring på studenterna och deras lärandemiljö är Program för kvalitetsarbetet vid Uppsala universitet (UFV 2008/556), Program för internationalisering (UFV 2008/2064), Program för samverkan (UFV 2008/1615) och Program för användning och utveckling av IT (UFV 2009/892) Studenthälsan arbetar med att anordna förebyggande hälsovård för studenter. Studentkårer och studentnationer har stor betydelse för studenterna och deras lärandemiljö, och universitetet ger ekonomiskt stöd till dessa men utövar ingen styrning över verksamheterna. En utförlig beskrivning av kvalitetsarbetet rörande studenter och deras miljö på olika nivåer finns i Kvalitetsarbetet vid Uppsala universitet, Självvärdering (UFV 2008/843). 4.5 Kommunikation och information Ett väl utvecklat och levande system för kommunikation och information är en förutsättning för att bedriva en effektiv verksamhet. Inom universitetet finns ett stort antal vägar och platser för kommunikation och information, och dessa utvecklas kontinuerligt. Några av de centrala kanalerna och verksamheterna kan nämnas: Webbplatsen för uu.se genomgår för närvarande en reformering, och ett nytt universitetsgemensamt verktyg för webbpublicering har anskaffats för att möjliggöra strukturerad och enhetlig information samt rationell webbpublicering. Generella funktionsadresser till t.ex. prefekter, studierektorer m.fl. och central samordning av e-postlistor används för att underlätta spridning av information, då kännedom om enskilda personers e-postadresser inte kan förutsättas vid kontakt med centrala funktioner inom universitetet. 12
Möten och sammanträden i syfte att vara rådgivande organ till rektor hålls regelbundet i olika grupper. Några exempel: Universitetsledningen har rådgivande sammanträden en gång per vecka. Den akademiska senaten har enligt sin instruktion till uppgift att föra en diskussion om och framföra synpunkter på mål- och strategiarbete för universitetets verksamhet samt samverkan med det omgivande samhället, regeringens propositioner rörande högskolans organisation samt forsknings- och utbildningspolitiska frågor av vikt för Uppsala universitet. Krisledningsgruppen leds av rektor och säkerhetschefen är sammankallande. Verksamhetsföreträdare som är berörda av aktuell kris adjungeras. Dagliga samtal och kontakter som förs mellan vicerektorer/ordförande i fakultetsnämnder och prefekter/ föreståndare utgör en av de mest frekventa kanalerna för information och kommunikation i verksamheten. Även områdeskanslierna och andra sakenheter inom universitetsförvaltningen har en viktig funktion i dagliga kontakter med prefekter, studierektorer och institutionernas administrativa personal vad avser information och tolkning av beslut, regler och riktlinjer samt uppföljning av studentrekrytering, program- och kursutveckling, budget- och andra ekonomifrågor inklusive åtgärder vid ekonomiska underskott, lärarrekryteringsbehov, information och rådgivning vad avser externa forskningsprojekt och uppdragsutbildningar, lokalfrågor etc. Nyhetsbreven EA-nytt, och PA-nytt är exempel på nyhetsbrev som regelbundet kommuniceras till prefekter och chefsadministratörer inom universitetet. Ledningsnytt informerar om beslut i rektors beslutssammanträde och konsistoriet samt återger sammandrag från diskussioner i akademiska senaten. Övriga informationskanaler är t.ex. Universen, en interntidskrift för anställda, som finns både i pappersformat och på webben. Internt för anställda (http://www.uu.se/node286) är en länksamling med aktuell och relevant information för anställda vid universitetet. 4.6 IT-administrativ verksamhet Liksom för kommunikation och information är ett väl utvecklat IT-stöd i olika former en förutsättning för en god intern styrning och kontroll. Utveckling och stöd inom det IT-administrativa området är uppdelat på i huvudsak två avdelningar inom universitetsförvaltningen och styrs med delegation från universitetsdirektören: IT-strategiska avdelningen, som arbetar med IT-strategi, samordning av systemförvaltning, generella IT-system samt infrastruktur för data och telefoni Avdelningen för IT och inköp, vars IT-verksamhet omfattar projektledning, systemutveckling, systemförvaltning, support, helpdesk, system- och applikationsdrift och informationssäkerhet. Därutöver ingår upphandling, inköp, telefoni och administration av säkerhetssystem. Därutöver bedrivs en stor del av IT-verksamheten både i form av utveckling och stöd lokalt vid intendenturer, institutioner och enheter. System för ekonomi-, personal- och studieadministration finns vid respektive avdelning vid universitetsförvaltning. Enligt beslut 2009-12-17 (UFV 2009/1956) ska en analys av organisation och verksamhet inom ITområdet genomföras av en extern part under första halvåret 2010. 4.7 Biblioteksverksamheten Bibliotekens verksamhet är en central komponent i den interna miljön som är av stor betydelse för både forsknings- och studiemiljöer. Biblioteket leds enligt uppdrag från konsistoriet och på 13
delegation av rektor av överbibliotekarien. Biblioteksenheterna är samordnade i fem biblioteksgrupper. Varje biblioteksgrupp leds i sin tur av en gruppchef. Biblioteksstyrelsen utses av rektor. Den består av prorektor som ordförande, de tre viceordförandena i vetenskapsområdesnämnderna samt ytterligare en lärarrepresentant, överbibliotekarien (tillika huvudföredragande) och tre av studentkårerna utsedda ledamöter. Ledamöter i biblioteksnämnderna utses av områdesnämnderna och studenterna. Antalet ledamöter bestäms av vetenskapsområdesnämnderna. 5 Riskanalyser Risker har tidigare identifierats vid olika tillfällen och i olika sammanhang och ingår som ett naturligt inslag i den ständigt pågående verksamhetsstyrningen och verksamhetsutvecklingen, liksom i det ständiga kvalitetsarbetet. Som ett led i arbetet med att utveckla och integrera processen för intern styrning och kontroll i universitetets löpande verksamhet har det under 2009 genomförts två riskanalyser. Den ena innebär den fördjupning inom utbildningsområdet som beslutades av rektor i handlingsplanen för 2009 och den andra rör universitetets huvudsakliga riskområden på en övergripande nivå. Metoden för att utföra riskanalyserna har följt förordningen om intern styrning och kontroll och innefattar de tre stegen riskidentifikation, riskvärdering och beslut om hantering. 5.1 Riskidentifikation Det första steget i riskanalysen består i att identifiera riskerna, vilket enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll innebär att fastställa händelser som utgör hot mot att målen uppnås. Riskbegreppet Begreppet risk i förordningens betydelse av hot mot verksamhetens måluppfyllelse, skulle kunna tolkas som en händelse som ännu inte inträffat men som under vissa omständigheter skulle kunna göra det. Denna tillämpning av riskbegreppet har visat sig svårhanterlig i en pågående verksamhet och därför har tolkningen hitintills vidgats till att omfatta existerande svårigheter, problem, hinder etc. för att utföra verksamheten på ett effektivt sätt, med god hushållning, god återrapportering och i enlighet med gällande rätt. I rapporten används fortsättningsvis begreppet risk men det ska här tolkas i denna, vidare, betydelse. Mål för universitetet I 1 kap högskolelagen (1992:1434) och i regleringsbrevet finns bestämmelser för universitetets verksamhet uttryckta som mål. Dessa har i Mål och strategier för Uppsala universitet utvecklats och delats upp i fyra fokusområden: Ett universitet för framstående forskning; Ett universitet för förstklassig utbildning; Ett universitet i samhället; och En universitetsmiljö i utveckling. Vid riskidentifieringen i samband med den fördjupade riskanalysen inom utbildningsområdet har det övergripande målet att Uppsala universitet ska vara ett universitet för förstklassig utbildning använts. Utgångspunkt för diskussionerna har varit den självvärdering som gjordes inom ramen för Högskoleverkets utvärdering samt de riskseminarier som genomfördes områdesvis under 2008. Identifieringen av övergripande risker för universitetet, har gjorts mot bakgrund av en samlad syn på universitetets mål som de uttrycks i Mål och strategier för Uppsala universitet. 14
Myndighetsförordningens (2007:515) krav på att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och att myndigheten hushållar väl med statens medel har också varit en utgångspunkt för diskussionerna och utgjort en bakgrund för riskformuleringarna. 5.2 Riskvärdering Det andra steget i riskanalysen innebär enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, att bedöma sannolikheten för att en händelse inträffar samt konsekvenserna om så sker. Värderingen av riskerna inom utbildningsområdet gjordes i form av ett riskseminarium per utbildningsområde. Vid riskvärderingen användes en tregradig skala. Värderingen av de universitetsövergripande riskerna gjordes vid det s.k. dekanmötet. Förutom dekaner från samtliga fakulteter medverkade även universitetsledning, förvaltningsledning, studentrepresentanter samt ett antal avdelningschefer vid förvaltningen. Vid riskvärderingen av de övergripande riskerna tillämpades en femgradig skala för att möjliggöra en större nyansering i bedömningarna. Dessutom användes s.k. clickers vilket gjorde att själva arbetet gick snabbt och uppvisade ett omedelbart resultat. 5.3 Beslut om hantering Det tredje steget i riskanalysarbetet är att, mot bakgrund av de identifierade och värderade riskerna, besluta om hur riskerna ska hanteras. Teoretiskt sett finns fyra alternativa hanteringsbeslut: att eliminera en risk genom att upphöra med verksamheten som ger upphov till denna risk, att acceptera en risk genom att välja bort direkta åtgärder, att dela en risk med annan part t.ex. genom att försäkra sig eller, och framför allt, att med olika former av kontrollåtgärder minimera riskens skadeverkningar. Enligt den teoretiska modellen ska beslut om hantering fattas mot bakgrund av den önskade risknivån och bedömas i ett kostnads- och nyttoperspektiv. För universitetets del fattas beslut om hantering i stor utsträckning utifrån en kvalitativ värdering, där flera faktorer vägs in. Beslut om hantering av såväl riskerna inom utbildningsområdet som de övergripande riskerna, gjordes av rektor i samband med fastställande av riskanalyserna och efter en bedömning i universitetsledningen. Inför denna bedömning hade en inventering och beskrivning av befintliga aktiviteter med koppling till varje risk gjorts. Dessutom hade förslag till nya kontrollåtgärder tagits fram. Med beaktande av de befintliga aktiviteterna och förslagen till ytterligare åtgärder, beslutades att samtliga risker därigenom var väl omhändertagna och låg inom universitetets önskade risknivå. 6 Uppföljning Åtgärder för att hantera de risker som identifierats har kategoriserats i två grupper. De åtgärder som kategoriseras som befintliga aktiviteter består till stor del av löpande rutiner och processer som inte direkt är uppföljningsbara. Den andra gruppen utgörs av de nya kontrollåtgärder som beslutats och kommer att följas upp på olika sätt beroende på åtgärdens karaktär. Uppföljningen integreras i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen och ansvaret för att följa upp att åtgärderna utförs och får avsedd effekt följer universitetets delegationsordning. Under kommande år kommer särskilt fokus att riktas mot utvecklingen av uppföljningsprocessen. En del av de befintliga åtgärderna har redovisats i form av de enhetsvisa rapporter som presenterats under året från Planeringsavdelningen, Universitetsbiblioteket, IT-strategiska avdelningen, Avdelningen för IT och inköp samt Uppsala Learning Lab. 15
De uppdrag som beslutades som en följd av den inledande riskinventeringen som genomfördes under 2008 och som fördelats i Uppdrag 2009 Universitetsförvaltningen, UFV 2008/535, återrapporteras nedan. Strukturen för universitetets styrdokument I den inledande riskinventeringen framhölls de universitetsgemensamma styrdokumenten som ett särskilt riskområde. En genomgång av de centrala styrdokument som låg under dåvarande Regler och riktlinjer gjordes och de brister som identifierades redovisades i en rapport till konsistoriet 2008-04-21 samt i en rapport till styrgruppen 2008-04-22 (UFV 2008/579). Utifrån resultatet gjorde styrgruppen bedömningen att en samlad översyn bör göras av de olika styrdokumenten och uppföljningsrutinerna så att dessa samordnas på ett bättre sätt och så att inte den totala mängden åtgärder och rapporteringskrav i planer och program blir så omfattande att de blir orealistiska att genomföra. Verksamhetsansvariga och administratörer har även påtalat svårigheter att hitta korrekt information om gällande regelverk och interna riktlinjer vid olika typer av ärendehantering, pga. otydlig struktur och att informationen finns spridd på många olika ställen. Hösten 2008 påbörjades projektet En ny struktur och ordning för styrdokument vid Uppsala universitet för att hantera de risker som påtalats. I projektet har styrdokumenten omfattat både s.k. måldokument (program, planer) och regeldokument (regler, riktlinjer, interna föreskrifter etc.). Följande kontrollåtgärder beslutades: strukturera och rensa bland befintliga dokument införa en enhetlig struktur för universitetets styrdokument med avseende på nomenklatur och tillhörande definitioner av olika dokumenttyper ta fram mallar för vad nya och uppdatering av befintliga styrdokument bör innehålla och hur det bör presenteras föreslå hur dokument, samt uppdrag och åtgärder i dessa begränsas, samordnas och förs ut presentera en mål- och regelsamling på universitetets webb i nytt utförande, med utvecklad funktionalitet för förbättrad användning. Under året har samtliga åtgärder genomförts, och en ny Mål och regelsamling togs i drift 2009-10- 01. Där återfinns nu en sammanställning över den information som finns i universitetsgemensamma måldokument, riktlinjer, föreskrifter etc. som fastställs av konsistorium eller rektor. Originaldokumentet i sin helhet återfinns i universitetets diarium. Beslut om riktlinjer för framtagning av styrdokument i Mål och regler har fattats av universitetsdirektören och dessa ska utgöra utgångspunkt för det fortsatta arbetet med styrdokument. En redaktionsgrupp har tillsatts för att bl.a. ansvara för publicering i Mål och regler, ge stöd i arbete med styrdokument i enlighet med riktlinjerna och initiera utvecklingsarbete som rör den löpande hanteringen av mål- och regeldokument vid Uppsala universitet. De genomförda åtgärderna är ett första steg i att göra informationen i universitetets mål- och regeldokument mer lättillgänglig. Ett fortsatt arbete för att strukturera och samla även de regler, avtal och beslutsdokument som beslutas på andra nivåer än rektor och konsistorium (fakultetsnämnder, förvaltningsenheter) är planerat. 16
Chefsutbildning för prefekter, studierektorer, forsknings- och arbetsledare Under 2009 fattades beslut om obligatorisk chefsutbildning för prefekter och stf prefekter. Under året har ett obligatoriskt chefsprogram på sammanlagt 18 kursdagar startat. Utformandet av programmet har skett i dialog med universitetsledning och chefer vid universitetsförvaltningen. Den obligatoriska utbildningen fördelas på ett 12 dagar långt basprogram samt tre fristående fördjupningskurser i ekonomi, arbetsrätt och juridik. Det första basprogrammet med 24 deltagare inleddes i november 2009 och avslutas i maj 2010. Chefsprogrammet syftar till att deltagarna ska få ökade kunskaper om det ansvar och de befogenheter som chefsuppdraget innebär, samt om de lagar och regelverk som är aktuella vid universitetet. Teman som berörs är arbetsmiljö, ekonomi, organisation, verksamhetsplanering, personalansvar, juridik och jämställdhet. Programmet ska också ge förutsättningar för utveckling av det egna ledarskapet och erbjuda stöd i ledarrollen utifrån individuella behov. Förtydliga delegationsordningen genom att samla alla delegationer i ett dokument Arbete pågår med att sammanställa en schematisk besluts- och delegationsordning för Uppsala universitet. I en sådan kan nuvarande delegationer ges en mer allmängiltig utformning och samlas i ett dokument. Arbete med delegationer från universitetsdirektören till avdelningschefer inom universitetsförvaltningen kommer att slutföras under våren 2010. Under 2010 kommer även en universitetsövergripande uppgiftsfördelning för det systematiska arbetsmiljöarbetet att utarbetas. Att utforma delegationer till intendenter liksom att färdigställa delegationer till föreståndare återstår. Utreda och föreslå vilka åtgärder som bör vidtas för att öka kvalitén på det personaladministrativa stödet till institutionerna Ett projekt för att ta fram ett webbaserat stöd i personalfrågor pågår vid personalavdelningen,. Målgruppen är personer/funktioner som på delegation handlägger personalfrågor. Målet är att åstadkomma rätt handläggning och effektivisering av personalavdelningens råd och stöd genom att göra det lättare att hitta aktuell information. När projektet är genomfört under 2010 ska det vara lätt att hitta, uppdatera och publicera information i form av sökbara webbartiklar, vilka ska ersätta nuvarande PA-handbok och PA-nytt. Information om nyheter och förändringar kommer även i fortsättningen att ske via e-post. Ett successivt införande av elektronisk ärendehantering i delar av personalrekryteringsprocessen görs i projektet EDGAR. Syftet är att effektivisera handläggningen av rekryteringsbeslut, information och förhandling med personalorganisationerna om befattningar, löner och anställningsvillkor, liksom handläggning av besked/varsel och övertaligheter. Projektet har pågått under 2009 och kommer att slutföras under våren 2010. Arbete med utökad egenrapportering pågår och beräknas vara klart under januari 2010. Detta kommer att underlätta och minska de administrativa uppgifterna på institutioner/motsv. Utredning rörande rutinerna kring anställningsavtalen pågår i syfte att öka kvalitén och underlätta institutionsadministratörernas arbete. Förslag beräknas vara klart i februari 2010. 17
Inleda arbetet med en rekryteringshandbok Uppdraget är gemensamt med det tidigare nämnda arbetet med en webbaserad överskådlig PAhandbok, i vilken alla handläggningsordningar och rutiner för rekryteringsarbetet kommer att finnas samlade. Översyn av anställningsordningen och riktlinjer för anställning av lärare pågår i samverkan med områdeskanslierna och juridiska avdelningen och kommer att slutföras under våren 2010. Utveckla och revidera riktlinjer inom arbetsmiljöområdet Arbete pågår och beräknas bli slutfört under 2010. Informera om universitetets organisation och var olika beslut fattas I samtliga ledarskapsutbildningar informeras kontinuerligt om universitets organisation i olika sammanhang. Information om detta finns också på universitets webbplats. Påbörja arbete med en prefekthandbok Under deltagandet i Basprogrammet för chefer introduceras deltagarna till universitetets lärplattform. Där laddas den kursdokumentation och det utbildningsmaterial upp som medverkande föreläsare i programmet bedömer vara av vikt för att framgångsrikt kunna hantera chefsuppdraget. Där finns också länkar till Uppsala universitets mål och regler inom områden som arbetsmiljö, ekonomi, personal, juridik och jämställdhet. Ekonomiutbildning för ledningsgrupper, prefekter/studierektorer och forskningsledare Ekonomispelet" är en tvådagarskurs där verksamhetsnära händelser simuleras på en spelplan, översätts i ekonomiska termer och tolkas i ekonomiska rapporter. Kursen ges vid två tillfällen per år och omarbetas nu för att bl.a. överensstämma med den nya redovisningsmodellen och belysa verksamheten ur ett bredare perspektiv. Den riktar sig till prefekter, chefer, studierektorer och andra personer i arbetsledande ställning och är nu också en del av den obligatoriska chefslutbildningen för prefekter och stf prefekter. Utveckling av ekonomispelet Utöver den ordinarie tvådagarskursen har under 2009 också utvecklats en ny variant av ekonomispelet som ges under en dag. Den riktar sig till olika målgrupper vid universitetet, t.ex. institutionsstyrelser, ledningsgrupper, forskargrupper och administratörer. Spelet syftar till att deltagarna ska lära sig grundläggande universitetsanpassade begrepp för att kunna tolka rapporter och ge underlag för beslutsfattande. Stor vikt har lagts vid att på ett enkelt, översiktligt och pedagogiskt sätt beskriva verksamheten ur ett ekonomiskt perspektiv. Utveckling av en portal för anställda Från och med årsskiftet 2009/2010 pågår ett webbprojekt bland annat för att utveckla en portal för anställda. 18
Ansvar för en översyn av universitetsförvaltningens redovisningsmodell Arbetet har inletts redan inför verksamhetsåret 2009 då vissa delar av redovisningen anpassades till universitetets nya redovisningsmodell. Under 2009 har ett antal utvecklingsbehov noterats i dialog med universitetsdirektör och planeringsdirektör. Under de närmaste månaderna ska förvaltningens mål och uppdrag konkretiseras. Detta arbete kommer att ligga till grund för översynen av redovisningsmodellen. Målsättningen är att budget för 2011 ska upprättas före halvårsskiftet och att redovisning i den nya modellen ska göras från kommande årsskifte. Fortsatt arbete med att införa ett universitetsgemensamt inköpsverktyg Projektplan är under utarbetande och kommer att fastställas under februari 2010. 7 Övrigt om ISK-arbetet 7.1 Projektorganisation Arbetet med intern styrning och kontroll har under året varit organiserat i form av en projektgrupp vid planeringsavdelningen inom universitetsförvaltningen. För att få en strategisk projektstyrning av såväl den administrativa verksamheten som själva kärnverksamheten, har till projektet knutits en styrgrupp bestående av universitetsdirektören, biträdande universitetsdirektören planeringsdirektören, ekonomidirektören, chefen för kansliet för humaniora och samhällsvetenskap, prefekten för institutionen för cell- och molekylärbiologi samt en internrevisor. I denna grupp diskuteras de strategiska frågorna kring projektarbetet. 7.2 Riktlinjer för ISK På konsistoriets uppdrag har rektor beslutat om riktlinjer som ska gälla för universitetets fortsatta arbete inom området. Här anges hur universitetet avser att integrera det externa regelverket i de interna processerna och hur ansvarsfördelningen ser ut. Där anges också att rektor kommer att besluta om årliga uppdrag till organisationen vilka samordnas med verksamhetsplaneringen. Riktlinjerna bifogas detta dokument. 19