YTTRANDE nr 1/96. finansiella regier för Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ

De Europniske Fallesskaber REVISIONSRETTEN Comunità Europee CORTE DEI CONTI Europäische Gemeinschaften RECHNUNGSHOF Eupconaïtcéç Koi vôrrjteç EAEIKTMO 2TNEAPIO Europese Gemeenschappen REKENKAMER Comunidades Europeias TRIBUNAL DE CONTAS European Communities COURT OF AUDITORS Euroopan Yhteisöjen TIUNTARKASTUSTUOMIOISTUIN Comunidades Europeas TRIBUNAL DE CUENTAS Communautés Européennes COUR DES COMPTES Europeiska Gemenskaperna REVISIONSRÄTTEN YTTRANDE nr 1/96 av de Europeiska gemenskapemas revisionsrätt rörande forslaget tili finansiella regier för Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ

-2-1 INLEDNING 1.1 Revisionsrätten har ombetts avge ett yttrande angâende utkastet till finansiella regier för Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ. 1.2 Det dokument som underställts revisionsrätten har väsentligen utarbetats enligt ett gängse schema som stärkt inspirerats av budgetförordningen gällande Europeiska unionens allmänna budget, liksom liknande förordningar som gäller andra inrättningar av gemenskapskaraktär i Europeiska Unionen. 1.3 Det ökade antalet inrättningar och det faktum att de i vidare mening har gemenskapskaraktär talar förvisso för att man inför ett finansieut system som är jämförbart för alla inrättningarna och som ligger nära gemenskapens förfaranden samtidigt som man tar hänsyn tili de speciella särdragen i de nya enheternas satt att fungera och de fordringar som deras verksamhet ställer. 1.4 Artikel 142 i budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget föreskriver i detta hänseende att de finansiella reglerna för gemenskapsinrättningar som är juridiska personer och som mottar bidrag frân den allmänna budgeten, i största möjliga man, skall överensstämma med bestämmelsema i denna budgetforordning och fâr avvika frân dem endast om detta är nödvändigt pâ grund av de särskilda förhallanden som karaktäriserar de olika organens verksamhet. 1.5 Det är i denna anda och tili följd av de iakttagelser som gjorts med anledning av redan avgivna yttranden angâende utkast tili budgetforordning för andra inrättningar inom gemenskapsomrâdet som revisionsrätten har företagit en granskning av detta utkast i dess helhet och gör följande observationer. 2 ÄNDRING AV GRUNDFÖRORDNINGEN 2.1 Det nya utkastet tili forordning nämner inte den ändring av grundförordningen (EG) 2965/94 av den 28 november 1994, genom vilken Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ upprättades, som äger rum genom râdets forordning (EG) 2610 av den 30 Oktober 1995. Ett omnämnande av denna senare forordning bör införas i texten.

3-3 BUDGETENS STRÄCKNING OVER ETT ÂR - BETALNING AV SKULDER FRÀN FOREGÂENDE BUDGETÂR 3.1 Vad gäller användningen av budgetârets anslag, âterger artikel 5 inte texten i budget förordningen, med de ändringar som gjorts av râdet den 18 September 1995 (EGT L 240, 7.10.95). Artikel 5 skall kompletteras med angivande av att betalning, som belastar budgetârets anslag, av skulder som härrör frân foregâende budgetâr är möjlig bara om det gäller "skulder som uppkommit pâ ett regelrätt satt". 4 UTÖVANDET AV UPPGIFTEN SOM CONTROLLER a) Utkast tili forordning 4.1 Artikel 19 i utkastet föreskriver att kontrollen av âtaganden och betalningen av alla utgifter liksom fastställandet och uppbörden av Översättningscentrums alla inkomster utförs av kommissionens controller. b) Revisionsrättens yttrande 4.2 Vad gäller Europeiska centret för utbyggnad av yrkesutbildning (Cedefop) och Europeiska stifteisen för förbättrade levnads- och arbetsvillkor, har denna bestämmelse visat sig vara svâr att tillämpa, särskilt pâ grund av att kontrollerna utförts indirekt och med fördröjning. 4.3 I själva verket har kostnadsskäl och personaltillgângen hittills inte tillâtit kommissionens controller att utse en représentant, i lämplig tjänstegrad, pâ plats, för att dar utöva uppdraget som Controller i var och en av dessa inrättningar. Funktionerna har alltsâ utövats frân Bryssel eller vid tjänsteresor. Det väsentliga i genomförandet av budgeten har astadkommits genom förskottsförfaranden, i väntan pâ den formella konteringen efter controllems godkännande. Detta förfarande är inte förenligt med principerna i budgetförordningen för EG:s allmänna budget enligt vilken användandet av förskott bara far vara ett undantag tili den normala regeln som kräver controllems godkännande innan betalning görs.

-4-4.4 När det gäller Översättnfogscentrum finns visserugen inte, till skiunad frân vad som är fauet med de andra inrättningarna, problemet med avstândet frân controuern tül den inrättning han skau kontrouera, eftersom Översättnmgscentrum har sitt säte i Luxemburg, men revisionsrätten anser ända att den finansieua kontrouen skau utfbras av en anstäud med lämphg grad som arbetar fiiu tid pâ Oversättningscentrum. 4.5 Det skulle autsâ vara lämphgt att kommissionens controuer delegerar sina uppgifter till en anstäud vid Oversättningscentrum. Om ett sâdant uppdrag inte innebär heltid, kan det anfortros en anstäud som har andra uppgifter som gâr att förena med uppdraget som controuer. Det är viktigt att det bland de uppgifter som den person som antas till detta uppdrag har, inte ingâr nâgon syssla som utanordnare euer räkenskapsförare. 5 FÖRSKOTT 5.1 Artikel 43 i det utkast som hancuar om förskott âterger texten i budgetförordningen sa som den löd innan de senaste ändringarna gjordes av râdet genom forordning nr 2334/95, av den 18 September 1995 (EGT L240, 7.10.95). 5.2 Det är lämphgt att denna artikel kompletteras med en andra punkt motsvarande den som âterges i artikel 54 i den nuvarande budgetförordningen (utgifter för förskott hänförs tül det gângna budgetâret fram till den 1 5 februari nästkommande budgetâr). 6 DEN RÂDGIVANDE KOMMITTÉN FÖR UPPHANDLING OCH AVTAL 6. 1 Artikel 48 i den föreslagna texten förelägger för förhandsgodkännande av Översättningscentrums styrelse de avtal som enhgt artikel 107 i genomförandebestämmelserna i budgetförordningen för Europeiska gemenskapemas aumänna budget skau vara en uppgift för den râdgivande kommittéen för upphandling och avtal (ACPC), (42 000 ecu). Utkastet till forordning föreskriver autsâ inte inrättandet av en sâdan kommitté vid Oversättningscentrum.

-5 6.2 Enligt revisionsrättens uppfattning ger denna artikel styrelsen bade râdgivande och beslutande funktioner, vilket gâr stick i stäv mot principen om att funktionema skall skiljas ât. Den bör alltsâ omformuleras enligt bestämmelsema i allmänna budgetförordningen vad gäller den râdgivande kommittén för upphandling och avtal (ACPC) ( artiklarna 63 och 64 i sagda forordning). 7 ANSVARSFRIHET VAD GÄLLER BUDGETENS GENOMFÖRANDE 7.1 Enligt artikel 73 i utkastet till forordning, skall styrelsen bevilja direktoren ansvarsfrihet vad gäller budgetens genomförande före den 30 april nästkommande âr. Artikel 72 hänvisar till revisionsrättens ârsrapport, som skall skickas tili de myndigheter som skall bevilja ansvarsfrihet den 30 november âret (n + 1) som följer pâ referensbudgetâret (n) (artikel 88 i budgetförordningen för den allmänna budgeten). Följaktligen skall, vid slutet av förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet, "följande âr" tolkas som "âret n + 2". 7.2 För att undvika aua tolkningsproblem, bör man klart utsäga i artikel 73 att styrelsen skall bevilja direktoren ansvarsfrihet efter att ha granskat revisionsrättens ârsrapport för budgetâret i frâga. 8 REDOVISNINGSSYSTEM 8.1 Revisionsrätten noterar att erdigt artikel 19 i utkastet tili forordning, skall Oversättningscentrum konsultera kommissionens controller innan man inför redovisningssystem. Revisionsrätten uttrycker sitt gillande av syftet med denna bestämmelse, som är att i hög grad säkerställa enhetligheten i redovisningssystemen för de olika satellitorgan som redan finns eller hâller pä att upprättas.

9 SLUTSATS 9.1 Revisionsrätten anser att för att de synpunkter som här framlagts skall beaktas bör utkastet till fmansieua regier för Oversättningscentmm för europeiska unionens organ revideras enligt de forslag som finns i nedanstâende tablâer. Föreliggande yttrande har godkänts av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 18 april 1996. För revisionsrätten Bernhard Friedmann Ordförande

REVISIONSRÄTTENS YTTRANDE AVSEENDE FORSLAGET TILL FINANSIELLA REGLER FÖR OVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN Utkast som överlämnats tili revisionsrätten Ändringar föreslagna av revisionsrätten 1. STYRELSEN 1. STYRELSEN Med beaktande av (EG) 2965/94 av den 28 november 1994 genom vilken ett Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ upprättades och särskilt artikel 15. Med beaktande av (EG) 2965/94 av den 28 november 1994 genom vilken ett Oversättningscentrum för Europeiska unionens organ upprättades, ändrad genom forordning (EG) 2610 av den 30.10.95, och särskilt artikel 15. Artikel 5. Budgetäret sammanfaller med kalenderâret. Ett budgetârs inkomster skall tas upp i räkenskaperna under det budgetâr dâ de har uppburits. De anvisade anslagen skall endast användas tili att täcka utgifter som uppkommit pâ ett regelrätt satt och som betalas under det budgetâr för vilket anslagen har beviljats, utom i undantagsfall enligt artikel 6, samt för att täcka skulder som hänför sig tili tidigare budgetar och för vilka inget anslag överförts. Utgifterna för ett budgetar tas upp i räkenskaperna för det budgetäret om godkännandet nâtt Controllern senast den 31 december och om de har betalats senast den 15 januari nästkommande âr Artikel 5 Budgetäret sammanfaller med kalenderâret. Ett budgetârs inkomster skall tas upp i räkenskaperna under det budgetar dâ de har uppburits. De anvisade anslagen skall endast användas tili att täcka utgifter som uppkommit pâ ett regelrätt satt och som betalas under det budgetar för vilket anslagen har beviljats, utom i undantagsfall enligt artikel 6, samt för att täcka skulder som uppkommit pâ ett regelrätt satt och som hänför sig tili tidigare budgetar och för vilka inget anslag har överförts. Utgifterna för ett budgetar tas upp i räkenskaperna för det budgetäret om godkännandet nâtt Controllern senast den 31 december och de har betalats senast den 15 januari nästkommande âr. -7-

REVISIONSRÄTTENS YTTRANDE AVSEENDE FORSLAGET TILL FINANSIELLA REGLER FÖR OVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN Utkast som överlämnats tili revisionsrätten Ändringar föreslagna av revisionsrätten Artikel 19 Artikel 19 Kontrollen av alia utgiftsataganden och kontrollen av betalning av alla utgifter liksom kontrollen av fastställandet av inkomster och uppbörden av inkomster för Oversättningscentrum utövas av kommissionens controller som utövar sina funktioner i enlighet med principerna i artikel 2. Kontrollen skall baseras pâ de handlingar som tar upp utgifter och inkomster och kan vid behov utföras pâ plats. Controllern kan assisteras i sin uppgift av en eller fiera biträdande controllers. Det är obligatoriskt att konsultera Controllern vid införandet av Översättningscentrums redovisningssystem. Han har tillgâng till uppgifterna i dessa system. Artikel 43 För betalning av vissa kategorier av utgifter, fâr förskottskonton upprättas i enlighet med genomförandebestämmelserna i artikel 75. Endast räkenskapsföraren fâr överföra medel tili förskottskontona, utom i de undantagsfall som anges i genomförandebestämmelserna tili denna forordning. Kommissionens controller är ansvarig inför styrelsen. för kontroll pâ platsen av handlingar avseende utgiftsataganden och betalning av alla utgifter liksom för fastställandet av inkomster och uppbörden av inkomster för Oversättningscentrum i enlighet med principerna i artikel 2. Controllern kan delegera sina befogenheter tili en eller fiera av Översättningscentrums anställda. I det fallet skall dessa senare utöva sin funktion oberoende av Översättningscentrums direktör. Det är obligatoriskt att konsultera Controllern vid införandet av redovisningssystem för Oversättningscentrum. Han har tillgâng till uppgifterna i dessa system. Controllern kan assisteras i sin uppgift av en eller fiera biträdande controllers. Artikel 43 1. För betalning av vissa kategorier av utgifter fâr förskottskonton upprättas i enlighet med genomförandebestämmelserna i artikel 75. Endast räkenskapsföraren fâr överföra medel tili förskottskontona, utom i de undantagsfall som anges i genomförandebestämmelserna tili denna forordning. -8-

REVISIONSRÄTTENS YTTRANDE AVSEENDE FORSLAGET TILL FINANSIELLA REGLER FÖR OVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN Utkast som överlämnats tili revisionsrätten Ändringar föreslagna av revisionsrätten I genomförandereglema skall särskilt fastställas: förfarandet vid utnämning av förvaltare av förskottskonton, slag av utgift och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas, det maximala belopp som kan beviljas som förskott, den tid inom vilken verifikationer mäste lämnas, ansvaret hos förvaltarna av förskottskonton. I genomförandereglema skall särskilt fastställas: förfarandet vid utnämnandet av förvaltare av förskottskonton, slag av utgift och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas, det maximala belopp som kan beviljas som förskott, den tid inom vilken verifikationer mäste lämnas, ansvaret hos förvaltarna av förskottskonton. 2. De utgifter som motsvarar utbetalningar tili och med den 31 december och som är förskottsbetalningar kan tas upp i redovisningen för det gângna budgetäret ända tili den 15 februari nästkommande budgetâr. Artikel 48 Avtal avseende belopp som overstiger det värde som ligger inom ansvarsomrâdet for râdgivande kommittén för upphandling och avtal enligt artikel 107 i genomförandereglema i budgetförordningen for Europeiska gemenskapemas allmänna budget överlämnas till styrelsen för godkännande. Sâlunda försäkrar sig styrelsen om det tillämpade förfarandets formella riktighet, om valet av leverantör och i allmänhet om de villkor som fastställts för avtalet. Artikel 48 Avtal avseende belopp som overstiger det värde som fastställts i artikel 107 i genomförandereglema i budgetförordningen for Europeiska gemenskapemas allmänna budget överlämnas, innan utanordnaren fattar sitt beslut. till en râdgivande kommitté for upphandling och avtal för yttrande. Sammansättningen av denna kommitté ska vara den som föreskrivs i artikel 64 i budgetförordningen för Europeiska gemenskapemas allmänna budget. Kommittén avger ett yttrande angâende förfaringssättets formella riktighet, angâende valet av föreslagen anbudsgivare och i allmänhet omde villkor som fastställts för avtalen. Villkoren för denna kommittés verksamhet bestäms av genomförandereglema i artikel 75. -9-

REVISIONSRÄTTENS YTTRANDE AVSEENDE FORSLAGET TILL FINANSIELLA REGLER FÖR OVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN Utkast som överlämnats tili revisionsrätten Ändringar föreslagna av revisionsrätten Artikel 56 Bokföringen upprättas per kalenderâr i ecu och enligt principen om dubbel bokföring. Den âterger budgetârets totala inkomster och utgifter; den skall underbyggas med verifikationer. Översättningscentrums bokföring kan dessutom ocksâ upprättas i valutan i det land dar det har sitt säte. Inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning upprättas i ecu. Artikel 73 1. Före den 30 april nästkommande âr beviljar styrelsen direktoren ansvarsfrihet avseende genomförandet av budgeten. Om detta datum inte kan respekteras informerar styrelsen direktoren om skälen tili att man varit tvungen att skjuta pâ beslutet. I det fall dâ styrelsen skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet, skall direktoren sa snart som möjligt vidtaga atgärder för att underlätta sä att de hinder som föreligger för beslutet upphävs. Styrelsen informerar Europaparlamente^ râdet, kommissionen och revisionsrätten om de beslut som den fattar med anledning av denna punkt. 2. Beslutet om ansvarsfrihet gäller redovisningen av Översättningscentrums alla inkomster och utgifter liksom det saldo som uppstâr och av Översättningscentrums tillgângar och skulder som redovisas i balansräkningen; det skall omfatta en bedömning av direktorens ansvar för budgetens genomförande under det gângna budgetäret. Artikel 56 Bokföringen upprättas per kalenderâr i ecu och enligt principen om dubbel bokföring. Den âterger budgetârets totala inkomster och utgifter; den skall underbyggas med verifikationer Inkomsts- och utgiftsredovisning och balansräkning upprättas i ecu. Artikel 73 1. Före den 30 april âret efter publiceringen av revisionsrättens ârsrapport för budgetäret i frâga och efter det att styrelsen granskat den, beviljar styrelsen direktoren ansvarsfrihet avseende genomförandet av budgeten. Om detta datum inte kan respekteras informerar styrelsen direktoren om skälen tili att man varit tvungen att skjuta pâ beslutet. I det fall dâ styrelsen skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet, skall direktoren sa snart som möjligt vidtaga atgärder för att underlätta sä att de hinder som föreligger för beslutet upphävs. Styrelsen informerar Europaparlamente, rädet, kommissionen och revisionsrätten om de beslut som den fattar med anledning av denna punkt. 2. Beslutet om ansvarsfrihet gäller redovisningen av för Översättningscentrums alla inkomster och utgifter liksom det saldo som uppstâr och för Översättningscentrums tillgângar och skulder som redovisas i balansräkningen; det skall omfatta en bedömning av direktorens ansvar för budgetens genomförande under det gângna budgetäret. 10-

REVISIONSRÄTTENS YTTRANDE AVSEENDE FORSLAGET TILL FINANSIELLA REGLER FÖR OVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN Utkast som överlämnats tili revisionsrätten Ändringar föreslagna av revisionsrätten 3. Controllern tar hänsyn tili de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljande av ansvarsfrihet. 4. Direktoren skall vidtaga alla lämpliga atgärder med anledning av de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljande av ansvarsfrihet. 5. Senast den 15 december det âr dâ beslutet om beviljande av ansvarsfrihet har fattats, rapporterar direktoren om de atgärder som vidtagits med anledning av iakttagelserna och särskilt om vilka instruktioner han har gett dem som är delaktiga i genomförandet av budgeten. Dessa rapporter vidarebefordras tili styrelsen och tili revisionsrätten, och för kännedom tili Europaparlamentet, tili râdet och kommissionen. Direktoren skall, likaledes i en bilaga tili inkomsts- och utgiftsredovisningen för det budgetar som följer pâ det för vilket ansvarsfrihet har beviljats, redogöra för de atgärder som vidtagits med anledning av de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljandet av ansvarsfrihet. 6. De verifikationer som hänför sig tili bokföringen och tili sammanställningen av inkomsts- och utgiftsredovisningen och balansräkningen sparas under en period av fem âr frân och med datum för beslutet om beviljande av ansvarsfrihet avseende budgetens genomförande. Verifikationer som hänför sig tili transaktioner som inte definitivt avslutats skall emellertid sparas även efter denna tid och tili slutet pâ det âr som följer pâ det âr dâ sagda transaktioner avslutats. 3. Controllern tar hänsyn tili de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljande av ansvarsfrihet. 4. Direktoren skall vidtaga alla lämpliga atgärder med anledning av de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljande av ansvarsfrihet. 5. Senast den 15 december det âr dâ beslutet om beviljande av ansvarsfrihet har fattats, rapporterar direktoren om de atgärder som vidtagits med anledning av iakttagelserna och särskilt om vilka instruktioner han har gett dem som är delaktiga i genomförandet av budgeten. Dessa rapporter vidarebefordras tili styrelsen och tili revisionsrätten, och för kännedom tili Europaparlamentet, tili râdet och kommissionen. Direktoren skall, likaledes i en bilaga tili inkomsts- och utgiftsredovisningen för det budgetar som följer pâ det för vilket ansvarsfrihet har beviljats, redogöra för de atgärder som vidtagits med anledning av de iakttagelser som förekommer i besluten om beviljandet av ansvarsfrihet. 6. De verifikationer som hänför sig tili bokföringen och tili sammanställningen av inkomsts- och utgiftsredovisningen och balansräkningen sparas under en period av fem âr frân och med datum for beslutet om beviljande av ansvarsfrihet avseende budgetens genomförande. Verifikationer som hänför sig tili transaktioner som inte definitivt avslutats skall emellertid sparas även efter denna tid och tili slutet pâ det âr som följer pâ det âr dâ sagda transaktioner avslutats. 11