RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska byrån för luftfartssäkerhet för budgetåret 2008 samt byråns svar (2009/C 304/05)

Transkript

1 Europeiska unionens officiella tidning C 304/21 RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska byrån för luftfartssäkerhet för budgetåret 2008 samt byråns svar (2009/C 304/05) INNEHÅLL Punkt Sidan INLEDNING REVISIONSFÖRKLARING KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN ÖVRIGT Tabell Byråns svar

2 C 304/22 Europeiska unionens officiella tidning INLEDNING 1. Europeiska byrån för luftfartssäkerhet (nedan kallad byrån) ligger i Köln och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1592/2002 av den 15 juli 2002 ( 1 ). Byråns uppgift är att upprätthålla en hög säkerhetsnivå inom den civila luftfarten, se till att säkerheten för civil luftfart utvecklas i rätt riktning samt fastställa certifieringsspecifikationer och utfärda certifikat för luftfartsprodukter ( 2 ). 5. Direktören ska i egenskap av utanordnare under eget ansvar och inom ramen för beviljade anslag verkställa budgeterade inkomster och utgifter i enlighet med byråns finansiella bestämmelser ( 7 ). Direktören ska införa ( 8 ) den organisation och de system och rutiner för intern förvaltning och kontroll som krävs för att upprätta slutliga räkenskaper ( 9 ) (som utarbetats av byråns räkenskapsförare) som inte innehåller några väsentliga felaktigheter, på grund av oegentligheter eller fel, och för att säkerställa att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta. Revisionsrättens ansvar 2. Byråns budget för 2008 uppgick till 102 miljoner euro jämfört med 72 miljoner euro året innan. Byrån hade i slutet av året 442 anställda jämfört med 362 året innan. 6. Revisionsrätten ska utifrån sin revision avge en revisionsförklaring om tillförlitligheten i byråns årsredovisning och om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. REVISIONSFÖRKLARING 3. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 248 i fördraget granskat byråns årsredovisning ( 3 ), som består av räkenskaperna ( 4 ) och rapporterna om budgetgenomförandet ( 5 ) för det budgetår som slutade den 31 december 2008, och lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. 7. Revisionsrätten utförde sin revision i enlighet med IFAC:s och Issais ( 10 ) internationella revisionsstandarder och god revisorssed. Enligt dessa standarder ska revisionsrätten uppfylla etiska krav och planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida räkenskaperna innehåller några väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 4. Denna revisionsförklaring riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 ( 6 ). Direktörens ansvar ( 1 ) EGT L 240, , s. 1. ( 2 ) I tabellen sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte. ( 3 ) Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som bland annat innehåller en redovisning av utnyttjandegraden för anslagen och sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter. ( 4 ) I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödestabellen, redogörelsen för ändringar i det egna kapitalet och bilagan till räkenskaperna som innehåller en beskrivning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklaringar. ( 5 ) Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga. ( 6 ) EGT L 248, , s. 1. ( 7 ) Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 23 december 2002 (EGT L 357, , s. 80). ( 8 ) Artikel 38 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/ Vid revisionen vidtar revisionsrätten revisionsåtgärder för att inhämta revisionsbevis om beloppen och upplysningarna i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för dem. Vilka revisionsåtgärder revisionsrätten väljer att vidta beror på den riskbedömning som den gör bland annat av risken för att det, på grund av oegentligheter eller fel, förekommer väsentliga felaktigheter i årsredovisningen eller olagliga eller oriktiga transaktioner. För att kunna utforma revisionsåtgärder som är lämpliga med hänsyn till omständigheterna beaktar revisionsrätten vid denna riskbedömning organets internkontroll avseende utabetandet och framläggandet av räkenskaperna. Revisionsrätten bedömer även om lämpliga redovisningsprinciper har tillämpats och om ledningens uppskattningar i bokföringen är rimliga samt gör en samlad bedömning av framläggandet av räkenskaperna. 9. Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. ( 9 ) Bestämmelserna om gemenskapsorganens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitel 1 i avdelning VII i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 av den 9 juli 2008 (EUT L 181, , s. 23) och har införlivats i byråns budgetförordning. ( 10 ) Internationella revisorsförbundet (IFAC) och Internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai).

3 Europeiska unionens officiella tidning C 304/23 Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 10. Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning ( 11 ) i allt väsentligt ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2008 och av resultaten av transaktioner och kassaflöden för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning. 14. I sin första ändringsbudget förde byrån över cirka 6,6 miljoner euro (15 %) i personalrelaterade utgifter till driftsutgifter för att finansiera extrakostnader för systemet för resursplanering (4,3 miljoner euro) och den ökade kostnaden för certifieringen som lagts ut på entreprenad. Den höga andelen överföringar av personalanslag till driftsutgifter tyder på en orealistisk planering av rekryteringen och även på brister i budgeteringen och övervakningen av systemet för resursplanering. Uttalande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet 11. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för byråns årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2008 i allt väsentligt är lagliga och korrekta. 12. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN 13. En stor andel anslag som främst motsvarar driftsutgifter (mer än 53 miljoner euro) fördes över till 2009, bland annat av följande skäl: de inkomster som avsatts (avsättning) för utgifter som finansieras genom avgifter (29,5 miljoner euro) ackumulerades, både de nationella luftfartsmyndigheternas fakturering för certifieringar som lagts ut på entreprenad och systemet för resursplanering (Enterprise Resource Planning system) försenades. Detta strider mot principen om ettårighet. ÖVRIGT 15. Den nya förordningen om avgifter ( 12 ) tillämpades fullt ut under Enligt byråns analytiska räkenskaper uppgick det ekonomiska resultatet för 2008 när det gällde certifieringsarbetet till nästan 10 miljoner euro. Detta tyder på att systemet med årliga schablonbelopp genererade betydligt högre intäkter än den faktiska kostnaden. Byrån bör analysera denna utveckling och införa ett övervakningssystem för certifieringsprojekten för att under projektets hela löptid försäkra sig om att de avgifter som tas ut inte avviker alltför mycket från den faktiska kostnaden. 16. I byråns arbetsprogram för 2008 finns för varje huvudverksamhet en förteckning över planerade åtgärder, prioriterade mål och indikatorer. Åtgärderna beskrivs sällan som mätbara och de är inte heller tydligt kopplade till målen. Mål och indikatorer är främst output-orienterade och sällan mätbara. Detta gör det svårt att identifiera brister och övervaka framsteg på alla nivåer av verksamheten. För att ha en helt verksamhetsbaserad förvaltning som gör det möjligt att fortlöpande förbättra fördelningen av resurser och övervakningen av resultat bör byrån fastställa exakta och mätbara mål och relevanta resultatindikatorer samt främja uppnåendet av resultat. Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 oktober För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Ordförande ( 11 ) Den slutliga årsredovisningen upprättades den 18 juni 2009 och togs emot av revisionsrätten den 6 juli Den slutliga årsredovisningen som konsoliderats med kommissionens ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november efter det avslutade budgetåret. Årsredovisningen finns på följande webbplats: eller ( 12 ) Kommissionens förordning (EG) nr 593/2007 av den 31 maj 2007 om de avgifter som tas ut av Europeiska byrån för luftfartssäkerhet.

4 Gemenskapens behörighetsområde enligt fördraget Den gemensamma transportpolitiken: Rådet får med kvalificerad majoritet besluta huruvida, i vilken omfattning och på vilket sätt lämpliga bestämmelser ska kunna meddelas för sjöfart och luftfart. (Artikel 80 i fördraget) Syfte Byråns behörighet enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 216/2008 ( grundförordningen ) Hålla en hög och enhetlig säkerhetsnivå inom den civila luftfarten i Europa och se till att säkerheten för civil luftfart är god och utvecklas. Åtgärder som ska vidtas av byrån Avge yttranden och rekommendationer till kommissionen. Utfärda certifieringsspecifikationer, inbegripet luftvärdighetskoder och godtagbara sätt att uppfylla kraven samt vägledande material för tillämpningen av grundförordningen och genomförandebestämmelserna. Fatta beslut om certifiering med avseende på luftvärdighets- och miljöskyddskrav, pilotcertifiering, driftcertifiering, tredjelandsoperatörer, inspektioner i medlemsstaterna och undersökningar av företag. Utföra standardiseringsinspektioner av medlemsstaternas behöriga myndigheter. Tabell Europeiska byrån för luftfartssäkerhet (Köln) 1. Styrelsen Organisation består av en företrädare från varje medlemsstat och en företrädare från kommissionen. Den inrättar ett rådgivande organ bestående av berörda parter. 2. Den verkställande direktören förvaltar byrån och utses av styrelsen på förslag av kommissionen. 3. Överklagandenämnden ska pröva överklaganden av byråns beslut i vissa avseenden, till exempel certifiering, avgifter och kontroller på plats på företag. 4. Extern revision Revisionsrätten. 5. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Parlamentet på rådets rekommendation. Medel till byråns förfogande 2008 (Uppgifter för 2007) Budget Budget totalt: 100,9 (85,3) miljoner euro, varav: Intäkter från avgifter: 67,2 (55,8) miljoner euro (67 %) Bidrag från gemenskapen: 30 (26,5) miljoner euro (30 %) Bidrag från tredjeland (inbegripet bidrag från Efta och Schweiz): 1,4 (1,4) miljoner euro Personalstyrka den 31 december tjänster för tillfälligt anställda i tjänsteförteckningen varav tillsatta: 403 (333) övrig personal: 39, kontraktsanställda: 37, utstationerade nationella experter: 1, särskild rådgivare: 1 Tillfälligt anställda totalt: 403 bidragsfinansierade: 158 avgiftsfinansierade: 245 Yttranden Produkter och tjänster 6 yttranden om ändringar av förordningarna (EG) nr 216/2008, (EG) nr 1702/2003 och (EG) nr 2042/2003 Beslut om regler 11 ändringar av certifieringsspecifikationer: specifikationer (7) och godtagbara sätt att uppfylla kraven samt vägledande material (4) Internationellt samarbete 18 samarbetsavtal med CAAC-Kina (15), GACA/Saudiarabien (1), CAAS/Singapore (1) och CASA/Australien (1). 1 ändring av arbetsformerna mellan JCAB/Japan och EASA. 2 genomförandeförfaranden för arbetsformerna mellan IAC-AR och EASA. 1 genomförandeförfarande för arbetsformerna mellan GCAA/UAE och EASA. 1 samförståndsavtal med CAA Pakistan. Certifieringsbeslut per den 31 december 2008 Typcertifikat: 8 Kompletterande typcertifikat: 764 Luftvärdighetsdirektiv: 216 C 304/24 SV Europeiska unionens officiella tidning

5 Gemenskapens behörighetsområde enligt fördraget Byråns behörighet enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 216/2008 ( grundförordningen ) Organisation Medel till byråns förfogande 2008 (Uppgifter för 2007) Produkter och tjänster Alternativ metod för att uppfylla kraven (AMOC): 84 ETSO-tillstånd (European Technical Standard Order, ETSOA): 281 Större förändringar: 932 Mindre förändringar: Större reparationer: 82 Certifieringsbeslut per den 31 december 2008 (fortsättning) Mindre reparationer: 148 Flyghandboken (AFM): 468 Godkännande av flygvillkor (PTF): 296 Godkännande av konstruktionsorganisation: 509 Godkännande av underhållsorganisationer (bilaterala) ( 1 ): Godkännande av underhållsorganisationer (utländska) ( 1 ): 233 Godkännande av organisationer för utbildning i underhåll ( 1 ): 28 Godkännande av tillverkning ( 1 ): 20 Standardiseringsinspektioner (antal länder per typ) per den 31 december 2008 Underhållsorganisationer: (MAST): 27 Tillverkningsorganisationer (POAST): 12 Källa: Uppgifter från byrån. ( 1 ) Verksamheten för godkännande av organisationer är indelad i en huvudverksamhet för redan godkända organisationer (vilket förnyas varannat/vart tredje år) och en verksamhet för nya godkännanden. De uppgifter som lämnats gäller det totala antalet godkännanden den 31 december SV Europeiska unionens officiella tidning C 304/25

6 C 304/26 Europeiska unionens officiella tidning BYRÅNS SVAR Punkt 13 Större delen av de överförda åtagandena och anslagen, som är kopplade till byråns affärscykel, motsvarar som revisionsrätten konstaterat förskottsbetalningar från sökande och sen fakturering från de nationella luftfartsmyndigheternas sida. De överförda åtagandena i samband med införandet av systemet för resursplanering (Enterprise Resource Planning system, ERP) berodde på att undertecknandet av avtalet för tjänsten försenades. Punkt 14 Överföringen gjordes eftersom det var svårare än väntat att rekrytera personal med särskild sakkunskap, vilket har försenat internaliseringen av certifieringsarbetet. Dessutom sade en rad medarbetare upp sig och ett stort antal interna sökande (ca 25) hade framgång i de externa rekryteringsprocesser som inleddes Å andra sidan behövdes extra medel för införandet av systemet för resursplanering. Punkt 15 Detta var det första hela året som certifieringsarbetet genomfördes inom ramen för den nya förordningen om avgifter. Byrån fortsätter sin ingående analys av de objektiva skäl som kan förklara ett sådant överskott, till exempel en stor mängd övertid för certifieringsarbete som inte betraktades som en kostnad i redovisningssystemet. Analysen kommer att utgöra grunden för den eventuella översynen av avgiftssystemet tillsammans med kommissionen och branschen. Punkt 16 Byrån håller på att certifiera sig enligt ISO 9001:2008, vilket även omfattar framtagning av mål och centrala resultatindikatorer. Kvaliteten på dessa har förbättrats i arbetsprogrammet för Utvärderingen av målen och användningen av de centrala resultatindikatorerna stöds av ett mer stabilt informationssystem, dvs. systemet för resursplanering.