INNEHÅLL INLEDNING REVISIONSFÖRKLARING KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN

Transkript

1 C 338/40 Europeiska unionens officiella tidning RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska byrån för förvaltningen av det operativa samarbetet vid de yttre gränserna för budgetåret 2009 samt byråns svar (2010/C 338/08) INNEHÅLL Punkt Sida INLEDNING REVISIONSFÖRKLARING KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN ÖVRIGT Tabell Byråns svar

2 Europeiska unionens officiella tidning C 338/41 INLEDNING 1. Europeiska byrån för förvaltningen av det operativa samarbetet vid de yttre gränserna (nedan kallad byrån) ligger i Warszawa och inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2007/2004 av den 26 oktober 2004 ( 1 ). Byråns huvuduppgift är att samordna medlemsstaternas åtgärder när det gäller förvaltningen av de yttre gränserna (stöd till operativt samarbete, tekniskt och operativt bistånd samt riskanalys) ( 2 ). 2. Byråns budget för 2009 uppgick till 89 miljoner euro jämfört med 71,2 miljoner euro året innan. Byrån hade i slutet av året 226 anställda jämfört med 185 året innan. kontroll som krävs för att upprätta slutliga räkenskaper ( 9 ) som inte innehåller några väsentliga felaktigheter, på grund av oegentligheter eller fel, och se till att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta. Revisionsrättens ansvar 6. Revisionsrätten ska utifrån sin revision avge en revisionsförklaring om tillförlitligheten i byråns årsredovisning och om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. REVISIONSFÖRKLARING 3. Revisionsrätten har i enlighet med andra stycket i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat byråns årsredovisning ( 3 ), som består av räkenskaperna ( 4 ) och rapporterna om budgetgenomförandet ( 5 ) för det budgetår som slutade den 31 december 2009, och lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. 4. Denna revisionsförklaring riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 ( 6 ). Direktörens ansvar 5. Direktören ska i egenskap av utanordnare verkställa budgeterade inkomster och utgifter i enlighet med byråns finansiella bestämmelser under eget ansvar och inom ramen för beviljade anslag ( 7 ). Direktören ska införa ( 8 ) den organisation och de system och rutiner för intern förvaltning och 7. Revisionsrätten utförde sin revision i enlighet med IFAC:s och Issais ( 10 ) internationella revisionsstandarder och god revisorssed. Enligt dessa standarder ska revisionsrätten uppfylla etiska krav och planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida räkenskaperna innehåller några väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 8. Vid revisionen vidtar revisionsrätten revisionsåtgärder för att inhämta revisionsbevis om beloppen och upplysningarna i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för dem. Vilka revisionsåtgärder revisionsrätten väljer att vidta beror på den riskbedömning som den gör bland annat av risken för att det, på grund av oegentligheter eller fel, förekommer väsentliga felaktigheter i årsredovisningen eller olagliga eller oriktiga transaktioner. För att kunna utforma revisionsåtgärder som är lämpliga med hänsyn till omständigheterna beaktar revisionsrätten vid denna riskbedömning organets internkontroll avseende utarbetandet och framläggandet av räkenskaperna. Revisionsrätten bedömer även om lämpliga redovisningsprinciper har tillämpats och om ledningens uppskattningar i bokföringen är rimliga samt gör en samlad bedömning av framläggandet av räkenskaperna. ( 1 ) EUT L 349, , s. 1. ( 2 ) I tabellen sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte. ( 3 ) Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som bland annat innehåller en redovisning av utnyttjandegraden för anslagen och sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter. ( 4 ) I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödestabellen, redogörelsen för ändringar i det egna kapitalet och bilagan till räkenskaperna som innehåller en beskrivning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklaringar. ( 5 ) Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga. ( 6 ) EGT L 248, , s. 1. ( 7 ) Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 (EGT L 357, , s. 72). ( 8 ) Artikel 38 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/ Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. ( 9 ) Bestämmelserna om organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitel 1 i avdelning VII i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 av den 9 juli 2008 (EUT L 181, , s. 23) och har införlivats i byråns budgetförordning. ( 10 ) Internationella revisorsförbundet (IFAC) och Internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai).

3 C 338/42 Europeiska unionens officiella tidning Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 10. Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning ( 11 ) i allt väsentligt ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2009 och av resultaten av transaktioner och kassaflöden för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning. Uttalande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet 11. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för byråns årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2009 i allt väsentligt är lagliga och korrekta. 12. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN 13. År 2009 ökade budgeten med 17,2 miljoner euro, nästan 28 % jämfört med året innan. Byrån blev dock tvungen att föra över anslag för 27 miljoner euro och låta anslag för 13,9 miljoner euro ( 12 ) förfalla. På samma sätt hade den varit tvungen att låta anslag för 13 miljoner euro förfalla Detta visar att byrån måste förbättra utnyttjandegraden för anslag ytterligare. 14. Av de 25,5 miljoner euro i åtaganden för avdelning III Driftsutgifter som fördes över gällde 3,4 miljoner euro avslutade verksamheter och borde ha frigjorts. 15. Förfarandena för att upprätta budgeten var inte tillräckligt strikta och ledde till 28 budgetöverföringar. Vid utgången av året hade 6 av 39 budgetposter under avdelning II Administrativa utgifter inte använts och 35 % av de motsvarande anslagen förföll. 16. Byråns räkenskaper visar att ett belopp på 7,5 miljoner euro betalades i förhandsfinansiering till gränsmyndigheter för driftsverksamheter. Revisionen av ett urval av åtta verksamheter visade att kostnadsberäkningarna redovisades 27 % för högt. När det gäller de verksamheter som avslutades 2009 måste 40 återbetalningskrav utfärdas för att förskott som betalats ut med för höga belopp skulle återvinnas. ÖVRIGT 17. Liksom 2008 ( 13 ) betalades mer än 28 miljoner ut under 2009 på grundval av unilaterala bidragsbeslut som hade undertecknats enbart av byrån. Denna typ av instrument nämns inte i byråns gällande bestämmelser. I artikel 75.2 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 av den 9 juli 2008 ( 14 ) föreskrivs det att bidragen ska regleras genom skriftliga överenskommelser mellan byrån och mottagaren. Efter revisionsrättens iakttagelse undertecknade medlemsstaternas gränsmyndigheter ett ramavtal om partnerskap och cirka 0,3 miljoner euro betalades ut enligt detta nya instrument. Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Igors LUDBORŽS som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 14 och 16 september För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Ordförande ( 11 ) Den slutliga årsredovisningen upprättades den 22 juni 2010 och togs emot av revisionsrätten den 12 juli Den slutliga årsredovisningen som konsoliderats med kommissionens ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november efter det avslutade budgetåret. Årsredovisningen finns på följande webbplats: eller budget and finance ( 12 ) 6,7 miljoner av anslagen 2009 och 7,2 miljoner av anslagen som hade förts över från ( 13 ) Punkt 15 i den särskilda årsrapporten för 2008 (EUT C 304, , s. 38). ( 14 ) EUT L 181, , s. 23.

4 Unionens behörighetsområde enligt fördraget Rådet ska besluta om åtgärder för att säkerställa ett administrativt samarbete mellan de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna på (de områden som beskrivs nedan), och även mellan dessa myndigheter och kommissionen. ( ) Unionen ska utforma en politik med syftet att ( ) b) säkerställa kontroll av personer och en effektiv övervakning i fråga om passage av de yttre gränserna, c) stegvis införa ett integrerat system för förvaltning av de yttre gränserna. (Artiklarna 74 och 77 i EUFfördraget) Mål Tabell Europeiska byrån för förvaltningen av det operativa samarbetet vid de yttre gränserna (Warszawa) Byråns behörighet enligt rådets förordning (EG) nr 2007/2004 Frontex inrättades för att förbättra den integrerade förvaltningen av medlemsstaters yttre gränser. Frontex ska a) underlätta och effektivisera tillämpningen av befintliga och framtida unionsåtgärder rörande förvaltningen av de yttre gränserna, b) säkerställa samordningen av medlemsstaternas insatser för att genomföra dessa åtgärder, och därigenom bidra till att personkontrollen vid och övervakningen av medlemsstaternas yttre gränser håller en effektiv, hög och enhetlig nivå, c) bistå kommissionen och medlemsstaterna med det tekniska stöd och den sakkunskap som behövs för förvaltningen av de yttre gränserna samt främja solidariteten mellan medlemsstaterna. Huvuduppgifter 1) Samordna det operativa samarbetet mellan medlemsstaterna när det gäller förvaltningen av de yttre gränserna. 2) Bistå medlemsstaterna med utbildning av nationell gränsbevakningspersonal och fastställa gemensamma utbildningsnormer. 3) Genomföra riskanalyser. 4) Följa upp utvecklingen inom forskning om kontroll och övervakning. 5) Bistå medlemsstaterna i situationer som kräver ökat tekniskt och operativt bistånd. 6) Erbjuda medlemsstaterna nödvändigt tekniskt stöd till genomförandet av gemensamma insatser för återsändande. Organisation 1. Styrelse Sammansättning en företrädare för varje medlemsstat, två företrädare för kommissionen, en företrädare per land som deltar i Schengensamarbetet (Norge, Island) med begränsad rösträtt. 2. Verkställande direktör utses av styrelsen på förslag av kommissionen. 3. Extern revision Revisionsrätten. 4. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Parlamentet på rådets rekommendation. Medel till byråns förfogande 2009 (Uppgifter för 2008) Budget 88,8 miljoner euro (71 miljoner euro) Bidrag från unionen: 85,0 miljoner euro (68 miljoner euro) Personalstyrka den 31 december 2009 Tjänsteförteckningen: 117 (94) Tillsatta: ) Övriga tjänster: Antal planerade kontraktsanställda: 68 (50) Antal tillsatta kontraktsanställda: 60 (44) Antal planerade nationella experter: 70 (70) Antal tillsatta nationella experter: 66 (66) Personalstyrka totalt: 255 (214) varav tillsatta: 226 (185) varav anställda inom verksamheten: 157 (126) med administrativa uppgifter: 69 (59) Produkter och tjänster 2009 Riskanalys: 14 långsiktiga strategiska bedömningar, 4 kvartalsrapporter, 294 analytiska produkter till stöd för gemensamma insatser (inbegripet veckovisa genomgångar), 64 rapporter av annat slag, bland annat genomgångar för Frontex ledning och bidrag till andra organisationer eller institutioner. Fyra ordinarie möten i Frontex nätverk för riskanalys och två regionala expertmöten anordnades. 6 utbildningstillfällen avseende FronBAC anordnades där totalt 108 analytiker från medlemsstater och forsknings- och analysenheter deltog. Operativt samarbete: 16 gemensamma insatser, 2 pilotprojekt och 32 insatser för återsändande anordnades. Antalet operativa dagar uppgick till totalt Dessutom anordnades 4 konferenser. Utbildning: Har fortsatt med 192 utbildningsutvecklingsverksamheter som bygger på Frontex verktyg; cirka BG-tjänstemän i medlemsstater/sac/tredjeländer gick utbildningskurser som anordnades centralt av Frontex eller nationellt eller bedrev självstudier som bygger på Frontex kursplaner/utbildningsverktyg. Mekanismen för uppställande av enheter för snabba ingripanden vid gränserna har vidareutvecklats genom att introduktionskurser, (5) workshoppar och (två) fullskaliga övningar för snabbreserven har genomförts. Frontex kriscentrum som är den enda kontaktpunkten för informationsutbyte med externa aktörer, införde Frontex enda kontaktpunkt (Frontex-One-Stop-Shop), en webbaserad portal för informationsutbyte som används av 28 länder och 250 användare. Frontex kriscentrum började tillhandahålla kris och situationsövervakning 9 timmar per vecka och lämnade tidiga varningar, rapporter om kriser och uppdrag till interna och externa kunder. Dagliga nyhetsbrev skickades till 300 konton som många externa portaler vidarebefordrar till många fler externa kunder SV Europeiska unionens officiella tidning C 338/43

5 Unionens behörighetsområde enligt fördraget Källa: Uppgifter från byrån. Byråns behörighet enligt rådets förordning (EG) nr 2007/2004 Organisation Medel till byråns förfogande 2009 (Uppgifter för 2008) Produkter och tjänster 2009 Enheten för forskning och utveckling anordnade och höll i 6 större workshoppar/konferenser och började förbereda 3 uppföljningsevenemang som ska äga rum Den deltog i mer än 180 interna och externa workshoppar, konferenser och arbetsmöten. Enheten utarbetade 10 rapporter, 4 undersökningar och 1 häfte/handbok. Enheten startade 5 nya projekt och fortsatte arbeta med ett storskaligt projekt från Den intensifierade förberedelserna för ett stort pilotprojekt avseende det europeiska gränsövervakningssystemet Eurosur. Enheten anordnade och gjorde besök i Lettland, Litauen, Estland och Grekland. Samarbete med länder utanför EU omfattade arbetsarrangemang med de kompetenta myndigheterna i Albanien, Serbien, Bosnien och Hercegovina, Montenegro, Förenta staterna, Vitryssland och f.d. jugoslaviska republiken Makedonien. En samarbetsplan med Moldavien undertecknades. Samarbetet med EU-organ och internationella organisationer har fortsatt och stärkts. I slutet av 2009 undertecknades ett arbetsarrangemang med Europol, Interpol, rådets generalsekretariats kriscentrum, Europeiska polisakademin, Internationella organisationen för migration (IOM), Internationella centret för migrationsutveckling (ICMPD), FN:s flyktingkommissariat (UNHCR), Europeiska sjösäkerhetsbyrån och Gemenskapens kontrollorgan för fiske. Ett samförståndsavtal undertecknades med generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet om utveckling av Iconet (informations- och samordningsnätverk för de myndigheter och liknande som hanterar migrationsfrågor i medlemsstaterna) och man kom överens om ett rådsdokument om en samordningsmekanism med arbetsgruppen för tullsamarbete. Vi har undertecknat en samarbetsplan med Europol och IOM och två tjänstenivåavtal med gemensamma forskningscentrumet. C 338/44 SV Europeiska unionens officiella tidning

6 Europeiska unionens officiella tidning C 338/45 BYRÅNS SVAR 13. Byrån har fortsatt ansträngningarna med att planera och genomföra budgeten bättre. Under första hälften av 2010 har stora framsteg gjorts med hjälp av en mer effektiv kontroll över aktiviteterna med medlemsstaterna. 14. Byrån har betydligt förbättrat sina interna förfaranden när det gäller betalningar i allmänhet och därmed överföringar av anslag. Situationer som dessa ska inte uppstå under Överföringar i avdelning 2 genomfördes för att få den nuvarande storleken och strukturen på de administrativa utgifterna att överensstämma med byråns behov. 16. Byrån budgeterar sina aktiviteter i enlighet med de operativa planer som gjorts upp tillsammans med medlemsstaterna. Ibland leder ett lägre deltagande till att det är nödvändigt att återkräva förskott som utbetalats. Ansträngningar görs hela tiden för att driftsbudgeten ska bli exaktare. 17. Byrån har infört en ny juridisk form för överenskommelser med de medlemsstater som åstadkommer de avsedda målen.