Ansvarig Jonas Rydberg, kommunchef Dokumentnamn Modell styrning Upprättad av Bertil Ängquist, utredare Berörda verksamheter Alla Fastställd datum 2012-01-26 KF 1 Diarienummer 2011/16.003 2011-12-05 Sid 1/22 STYR OCH LEDNINGSSYSTEM FÖR ÖSTRA GÖINGE KOMMUN... 3 INLEDNING... 3 MODELLEN I KORTHET... 3 KRAV PÅ MODELLEN... 4 ARBETSGRUPPEN... 4 ÖVERGRIPANDE MODELL FÖR STYRNING OCH LEDNING... 5 NÅGRA VIKTIGA UTGÅNGSPUNKTER... 5 BESKRIVNING AV INNEHÅLL OCH BEGREPP... 8 VISION (15 20 ÅR) - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 PLATTFORM - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 INRIKTNINGAR (8-10 ÅR) - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 ÖVERGRIPANDE PLANER - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 POLICYS - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 MÅL- OCH RESULTATPLAN (ÅRS- OCH FLERÅRSBUDGET) - KOMMUNFULLMÄKTIGE... 8 RESULTATMÅL (4 ÅR) - KOMMUNSTYRELSEN... 8 STRATEGIER - KOMMUNSTYRELSEN... 9 VERKSAMHETSPLAN (1-4 ÅR) - FÖRVALTNINGEN... 9 VÄRDEGRUND... 9 ARBETSSÄTTET - LEAN... 9 A. ORGANISATION UPPDRAG/ANSVAR... 10 A1. POLITIK... 10 KOMMUNFULLMÄKTIGE... 10 KOMMUNFULLMÄKTIGES ORDFÖRANDE/PRESIDIUM... 10 ANSVAR OCH ROLL:... 10 BEREDNINGEN FÖR TILLVÄXT OCH SAMHÄLLSBYGGNAD RESPEKTIVE BEREDNINGEN FÖR OMSORG OCH LÄRANDE... 11 BEREDNINGARNAS ORDFÖRANDE... 11 ANSVAR OCH ROLL:... 11 KOMMUNSTYRELSEN... 11 KOMMUNSTYRELSENS ORDFÖRANDE... 12 ANSVAR OCH ROLL:... 12 LEDNINGSUTSKOTTET... 12 OMSORGS- OCH UTBILDNINGSUTSKOTTET... 12 INDIVIDUTSKOTTET... 12 UTSKOTTSORDFÖRANDE... 13 ANSVAR OCH ROLL:... 13 TILLSYNS- OCH TILLSTÅNDSNÄMNDEN... 13 NÄMNDSORDFÖRANDE... 13 ANSVAR OCH ROLL:... 13 VALNÄMND... 13 Storgatan 4 280 60 Broby Växel: 044-775 60 00 Fax: 044-775 62 90 Plusgiro: 8 46 00-6 Bankgiro: 265-9399 kommun@ostragoinge.se www.ostragoinge.se
REVISION... 13 ÖVERFÖRMYNDARE... 13 A2. FÖRVALTNING... 14 KOMMUNCHEF... 14 STRATEGISK PLANERING OCH UTVECKLING (SPU)... 14 GÖINGE DIREKT... 14 LEDNINGSSTÖD OCH SERVICE... 15 SAMHÄLLSBYGGNAD... 15 PRODUKTION... 15 KOMMUNALA BOLAG... 16 B. STYRDOKUMENT... 17 BENÄMNING AV STYRDOKUMENT... 17 B1. KOMMUNFULLMÄKTIGE... 17 B2. KOMMUNSTYRELSE/NÄMND... 18 B3. FÖRVALTNING... 18 C. MÅL- OCH RESULTATPLAN (ÅRS- OCH FLERÅRSBUDGET)... 19 D. VERKSAMHETSPLAN MED MÅL/INTERNBUDGET... 19 E. ÅRSPLANERING AKTIVITETER UNDER ÅRET... 19 F. ARBETSSÄTT LEAN... 19 G. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING... 20 UPPFÖLJNING... 20 UTVÄRDERING... 20 DE FYRA PERSPEKTIVEN... 20 ÖVERGRIPANDE MODELL FÖR UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV KOMMUNENS VERKSAMHETER... 21 H. INTERN KONTROLL... 22 I. STÖDSYSTEM... 22 2
Styr och ledningssystem för Östra Göinge kommun Inledning Här presenteras Östra Göinge kommuns övergripande modell för styrning och ledning. Den består av ett flertal komponenter som alla är viktiga för att åstadkomma en utveckling i riktning mot visionens framtidsbild och för att uppfylla de mål som kommunfullmäktige i övrigt bestämmer inom ramen för kommunens del av det offentliga välfärdsuppdraget. Modellen i korthet Modellen skapar en tydlig struktur av mål på olika nivåer som knyter samman den politiska viljeinriktningen på fullmäktigenivå med den dagliga verksamheten i förvaltningen. För att uppnå detta är det viktigt att styrmodellens begrepp är väl kända och tydligt definierade. Alla skall känna till vad fokusområden och inriktningar på fullmäktigenivå är för något, liksom att de mål som kommunstyrelsen fastställer kallas resultatmål i Östra Göinge kommuns styrmodell. Vad dokument heter och skall innehålla och vem som skall fastställa dokument av olika typer är också en del av styrmodellen som måste finnas på plats för att skapa tydlighet. Vårt arbetssätt är lean. Var passar det in i den helhet som är vår styrmodell, vad är innebörden av lean och vilka är de yttre ramarna för arbetssättet? Dessa är ytterligare frågor som måste besvaras och beskrivas i modellen. Organisationens struktur, liksom ansvar och befogenheter på olika nivåer i densamma, är viktigt att klara ut och beskriva för att åstadkomma en bra styrning. Värdegrunden är en nyckelfaktor för att uppnå önskade resultat. Mål, organisation, begreppsapparat, och dokumentstruktur kan vara hur tydligt definierade och genomarbetade som helst men är inte till någon nytta om de människor som verkar i organisationen inte har en attityd som bidrar till förbättringar eller delar med sig av sina erfarenheter. Uppföljning och utvärdering är nödvändiga moment för att veta hur väl man lyckas med att uppnå fastställda mål. Resultaten härav måste också återföras till beslutande nivå för att det skall vara möjligt att korrigera om man inte är på rätt väg; kanske krävs omdisponering av resurser eller andra omprioriteringar. Hur denna process skall gå till och hur olika aktiviteter inom dess ram infaller i tiden är en central del av styrmodellen. Styrmodellen bygger på tanken att det finns två perspektiv som måste hanteras samtidigt. Vi kallar dem rättighetsperspektivet och tillväxtperspektivet. Rättighetsperspektivet innebär att kommunen har en grundläggande och ofta lagstadgad skyldighet att tillhandahålla en god basservice av hög kvalité inom flera tunga och för människors liv helt avgörande välfärdssektorer. Därför är plattformen i styrmodellen viktig men det är också viktigt att kommunfullmäktige när det behövs kan lyfta fram och fastställa ambitionsnivån inom angelägna välfärdsområden genom särskilda programdokument. Tillväxtperspektivet innebär att kommunen långsiktigt måste arbeta för att skapa goda förutsättningar för en positiv utveckling av platsen Östra Göinge så att vi får fler invånare och arbetstillfällen och ett större skatteunderlag och därmed större resurser att klara väl- 3
färdsuppdraget. Fokusområdena markerar vilka områden kommunen valt ut som strategiska för åtgärder inom ramen för tillväxtperspektivet. Krav på modellen De krav som varit vägledande för uppdraget att ta fram ett styr- och ledningssystem för Östra Göinge kommun kan sammanfattas enligt nedan: - Styrsystemet skall vara välkänt och dokumenterat och bygga på en väl känd värdegrund - Övergripande mål och strategier skall vara kända och bilda utgångspunkt för verksamhetens mål och bedömningar av vad som skall göras och hur det skall göras. - Mätbara mål och styrmått skall finnas på alla nivåer. - Det skall finnas tydligt samband mellan finansiella mål och verksamhetsmål. - Det skall finnas en god rapporterings- och uppföljningsstruktur - Det skall finnas en röd tråd från övergripande mål och strategier till medarbetarmål och individuella handlingsplaner - Kopplas till ett utbyggt informations- och kommunikationssystem. Arbetsgruppen Arbetet att ta fram detta underlag har skett i en projektgrupp bestående av: Bertil Ängquist, Strategisk planering och utveckling Tomas Carvonen, Strategisk planering och utveckling Anne-Krestin Palmgren, Ledningsstöd och service Kerstin Wanstadius, Ledningsstöd och service Elisabet Olsson, Ledningsstöd och service Mikael Torberntsson, Ledningsstöd och service 4
Övergripande modell för styrning och ledning I detta avsnitt beskrivs den övergripande modellen för ledning och styrning i Östra Göinge kommun. Inledningsvis ägnas uppmärksamhet åt några frågeställningar som under arbetet med att ta fram denna modell varit föremål för särskild diskussion. Därefter beskrivs modellens huvudkomponenter ganska kortfattat i punktform. Några viktiga utgångspunkter Utgångspunkten för modellen är att det finns två perspektiv som måste hanteras för att kommunen skall klara sitt uppdrag. Det ena perspektivet handlar om kommunens del av det offentliga och lagstadgade välfärdsuppdraget att tillhandahålla en god basservice av hög kvalitet bland annat i form av förskola, skola, vård och omsorg. Detta kallar vi för rättighetsperspektivet, eftersom det handlar om att uppfylla vad den enskilde medborgaren har rätt att kräva eller att förvänta sig när det gäller utbud och kvalité i kommunens tjänster. Det andra perspektivet innebär att kommunen långsiktigt också måste arbeta för att skapa goda förutsättningar för en positiv utveckling av platsen Östra Göinge. Detta kallar vi för ett tillväxtperspektiv. Detta perspektiv är i en bemärkelse mer utåtriktat än rättighetsperspektivet eftersom åtgärder ofta kräver samverkan eller stöd från andra aktörer som råder över strategiska resurser eller som har ett intresse som sammanfaller med kommunens. Tillväxtperspektivet syftar till att skapa långsiktiga positiva samhällseffekter som resulterar i en balanserad och stabil tillväxt av invånare, arbetstillfällen och skatteunderlag. Det kan handla om att öka tillgängligheten till kommunens byar genom bättre infrastruktur och allmänna kommunikationer eller om att skapa trygga och trevliga boendemiljöer i samverkan med bostadsföretag eller andra aktörer på bostadsmarknaden. Både rättighets- och tillväxtperspektivet är viktigt för att uppnå kommunens vision. Detta kommer till uttryck i fokusområdena och i plattformen. I plattformen uttrycks grundläggande och viktiga krav på kommunens verksamhet; stabil ekonomisk hushållning, god livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling, social trygghet, kommunal service med god kvalité och starkt medborgarinflytande. Detta är vad medborgarna har rätt att förvänta sig av kommunens verksamhet men också grundläggande krav (därav benämningen plattform) som måste vara uppfyllda för att kommunen skall kunna locka till sig inflyttare och vara intressant vid företagsetableringar. En kommunal service med god kvalité är alltså en förutsättning för tillväxt. Kan inte kommunen tillhandahålla detta är den inte intressant som inflyttnings- eller etableringsort. Tillväxtarbetet baseras på ett strategiskt val av fyra fokusområden som särskilt viktiga för att uppnå kommunen vision. Dessa kan skifta över tid men när detta skrivs är fokusområdena kommunikationer, boende, arbete och företagande samt utbildning. Åtgärder inom ramen för fokusområdena har betydelse för möjligheten att på lång sikt upprätthålla en god kommunal service inom ramen för rättighetsperspektivet. Ett ökat antal invånare genererar större skatteunderlag och därmed ökad handlingsfrihet för kommunen och mer resurser för att klara välfärdsuppdraget, i stället för minskande resurser och mindre möjlighet att klara uppdraget, vilket blir effekten om tillväxten uteblir. 5
Slutsatsen av ovanstående resonemang är att det finns ett ömsesidigt beroende och samspel mellan tillväxt- och rättighetsperspektiven. Det är värt att notera att ett av nuvarande fyra fokusområdena har samma benämning som ett av de mest grundläggande kommunala välfärduppdragen, nämligen utbildning. Den bakomliggande orsaken är att utbildning och kunskap är framgångsfaktorer både för enskilda individer och för samhället i stort. Den enskilde har en grundläggande rätt till en god utbildning som grund för sin försörjning och framtida utveckling samtidigt som tillväxt av arbetstillfällen i dag sker inom näringar som ställer höga krav på utbildnings- och kunskapsnivå. Därför är utbildning för närvarande också ett av fokusområdena i visionen. Inom det breda fält av välfärdstjänster som kommunen tillhandahåller - inom ramen för välfärdsuppdraget eller rättighetsperspektivet - finns det områden där det av olika skäl från tid till annan finns anledning att särskilt förtydliga vad man vill uppnå. Dessa kallas i vår styrmodell för programområden. För dessa programområden liksom för fokusområdena - tar kommunfullmäktige fram särskilda inriktningar på 8-10 års sikt. Det finns ett flertal områden inom vilka staten ställer krav på att kommunerna skall ha särskilda övergripande planer eller policys. Dessa är ofta sektorsprogram och som har styrande effekt för en eller flera av kommunens verksamheter. Två exempel på övergripande sådana dokument är översiktsplan och bostadsförsörjningsprogram. 6
Bild: Styr- och ledningssystem för Östra Göinge kommun KF Vision 15-20 år U A R B E T S S Ä T V Ä R D E G R U N Fokusområden Inriktningar Tillväxt 8 10 år P l a t t f o r m Programområden Inriktningar verksamheter 8-10 år Mål- och resultatplan (Års- och flerårsbudget) 4 år Övergripand eplaner Policys P P F Ö L J N I N G / U T V Ä T D KS/N Resultatmål 4 år R D - E L E Strategier VAD HUR VEM NÄR R I N A N FÖRV Verksamhetsplan Verksamhetsmål/ Internbudget 1 4 år G 7
Beskrivning av innehåll och begrepp Modellen består av ett flertal komponenter som alla är viktiga för att åstadkomma en utveckling i riktning mot visionens framtidsbild och för att uppfylla de mål som kommunfullmäktige i övrigt bestämmer inom ramen för kommunens del av det offentliga välfärdsuppdraget. Nedan beskrivs och definieras de olika delarna och de centrala begreppen i modellen kortfattat i punktform. Vision (15 20 år) - Kommunfullmäktige Visionen beskriver ett framtida tillstånd som man vill uppnå. Den behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. Plattform - Kommunfullmäktige Anger övergripande förutsättningar och krav för kommunens utveckling. I plattformen uttrycks grundläggande och viktiga krav på kommunens verksamhet; stabil ekonomisk hushållning, god livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling, social trygghet, kommunal service med god kvalité och starkt medborgarinflytande. Inriktningar (8-10 år) - Kommunfullmäktige Inriktningar är en förlängning av visionen och uttrycker önskvärd utveckling inom de huvudområden som är prioriterade för den kommunala politiken. Inriktningarna ska utgå från de politiska värderingar som styr Östra Göinge och vara övergripande formulerade. De bereds av majoriteten i kommunfullmäktige och förankras i styrelse och nämnd samt i förvaltningsorganisationen. Inriktningarna kan härledas utifrån att vara tillväxtskapande (fokusområden) eller ange verksamhetsinriktning (programområden). Övergripande planer - Kommunfullmäktige Övergripande planer är styrande dokument som upprättas bland annat när lagstiftaren kräver det av kommunen. Övergripande planer är långsiktiga och styra hela eller delar av den kommunala verksamheten. Policys - Kommunfullmäktige Policys är grundprinciper för hur förvaltningen ska agera i en viss typ av ärenden. En policy kan också innehålla tydliga regler för hur något ska göras. Policys kan vara långsiktiga. Mål- och resultatplan (års- och flerårsbudget) - Kommunfullmäktige Mål- och resultatplanen utarbetas utifrån en tidsperiod omfattande 4 år (mandatperiod). Mål- och resultatplanen utvärderas årligen och då finns det möjlighet till revideringar. Resultatmål (4 år) - Kommunstyrelsen Resultatmålen är en konkretisering av fullmäktiges inriktningar och anger en mätbar nivå som ska uppnås. Mätning sker genom att ett eller flera mått kopplas till målet. Mätningarna ska kunna genomföras på ett enkelt och tillförlitligt sätt metoder som grundar sig på bedömningar bör undvikas. När det är lämpligt kan etablerade mått med fördel användas eftersom dessa möjliggör jämförelser med andra kommuner. Målen ska vara tidsbestämda och sträcka sig över en mandatperiod (4 år). För varje mål bör också en önskvärd målnivå fastställas om det inte framgår av målformuleringen. Med 8
målnivå menas den exakta nivån på det som ska uppnås. Om ett resultatmål har uppnåtts före periodens slut kan målnivån revideras och/eller resurser omprioriteras. Strategier - Kommunstyrelsen Strategier är ett redskap som beskriver hur resultatmålen ska uppnås och avser att ge svar på frågorna vad, hur, vem och när vid mer komplexa målområden. Verksamhetsplan (1-4 år) - Förvaltningen Kommunchefen (förvaltningschefen) upprättar inför varje år, i dialog med styrelse/nämnd, en verksamhetsplan. Resultatmål och strategier utgör utgångspunkten vid upprättandet av verksamhetsplan. I verksamhetsplanen anges verksamhetsmål och mått för förvaltningen, i syfte att uppfylla politiskt antagna mål och det uppdrag som förvaltningen har enligt lagar och förordningar. I verksamhetsplanen kopplas förvaltningens internbudget till verksamhetsmålen. Värdegrund Kommunens gemensamma värdegrund är en mycket viktig del av styrmodellen. Den handlar om hur vi som individer agerar och bidrar till kommunens utveckling och till det resultat som medborgarna har rätt att förvänta sig. Värdegrunden handlar om attityder och beteenden, tänkande och grundläggande principer för vårt agerande, uppträdande, bemötande och lärande. Värdegrunden har koppling till plattformen genom att vårt agerande som anställda i kommunen påverkar medborgarnas upplevda kvalitet i mötet med kommunen. Den har också en direkt koppling till arbetssättet lean, eftersom en lärande attityd och viljan till öppenhet och till att bidra, är en förutsättning för ständiga förbättringar. Arbetssättet - Lean Arbetssättet Lean är en viktig del av styrmodellen. Lean är ett redskap för att eliminera slöseri genom ständiga förbättringar. 9
A. Organisation uppdrag/ansvar För att styrningen skall fungera måste ansvarsfördelningen mellan olika delar av organisationen vara tydlig och känd. Det gäller såväl mellan politik och förvaltning som mellan olika organ inom den politiska organisationen och mellan olika organ inom förvaltningsorganisationen. A1. Politik Nuvarande politiska organisation infördes i mars/april 2009 som. Syftet var bland annat att tydliggöra kommunfullmäktiges roll som ansvarigt för den långsiktiga politiska viljeinriktningen. Nedan redogörs för ansvar och roller i den politiska organisationen. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige (KF) är kommunens högsta beslutande organ. Ledamöterna i KF representerar medborgarna utifrån den fördelning som de politiska partierna fått i allmänna val. KF:s sammanträden är offentliga. Den politiska debatten om framtid och utveckling sker ytterst i KF. KF beslutar om kommunens övergripande vision och inriktningsmål samt bestämmer inriktningen av kommunens verksamhet utöver vad som följer av gällande lagstiftning. KF beslutar om kommunens ekonomi genom att fastställa en Mål och resultatplan (Års- och flerårsbudget) där de behov som finns värderas och prioriteras. KF fastställer även skattesats, taxor och avgifter. KF beslutar om kommunens politiska organisation samt ledningssystem. KF har två fasta beredningar, beredningen för tillväxt och samhällsbyggnad och beredningen för omsorg och lärande. Beredningarnas uppdrag är att med utgångspunkt i kommunens vision ta fram förslag till den långsiktiga politiska viljeinriktningen. Beredningarnas förslag redovisas och dokumenteras i form av programhandlingar. Beredningarna kan också på uppdrag av fullmäktiges presidium ta fram andra långsiktigt styrande dokument i form av övergripande planer och policys och ge förslag till inriktningsmål för olika programområden. KF:s presidium ger uppdragen till beredningarna genom uppdragshandlingar. KF kan vid behov tillsätta tillfälliga beredningar. Kommunfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen, främst: Vision, plattform, långsiktiga inriktningar för fokus- och programområden. Mål- och resultatplan (budget), skatt och andra viktiga ekonomiska frågor Nämndsorganisation. Val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar Val av revisorer Årsredovisning och ansvarsfrihet Fastställer ägardirektiv för de kommunala bolagen Kommunfullmäktiges ordförande/presidium Ansvar och roll: Stärka fullmäktiges politiska roll. Besluta vilka ärenden som fullmäktige skall behandlas vid sammanträde (ordföranden). Följa upp att KF:s beslut verkställs Ge uppdrag till och utveckla bra former för dialogen med beredningarna. 10
Följa beredningarnas arbete Identifiera långsiktiga (strategiska) frågor. Föra kommunikationen med nämnd och KS. Föra politiken närmare medborgarna. Tillse att kommunfullmäktige tar fram inriktningar med utgångspunkt i visionen. Utveckla presidiets arbetsformer. Samordna de politiska beslutsorganens arbete Se till att den politiska organisationen utvärderas i anslutning till ny mandatperiod Ansvara för att KF arbetar med frågor utifrån sitt uppdrag enligt styr- och ledningssystemet. Beredningen för tillväxt och samhällsbyggnad respektive beredningen för omsorg och lärande Beredningarna är fullmäktiges organ för beredning av framtidsfrågor och skall utforma den långsiktiga politiska viljeinriktningen. Beredningarna får sina uppdrag av kommunfullmäktige (presidiet) Kommunfullmäktiges presidium samråder med ordförande och vice ordförande I beredningarna kring uppdragens innehåll, arbetsformer, tidplaner och ekonomiska frågor. Beredningarnas huvuduppgifter är att: I programhandlingar ge förslag på utformningen av den övergripande långsiktiga politiska viljeinriktningen Utveckla kontaktytor kring programområden, framför allt fördjupa dialogen med medborgarna samt med andra aktörer såsom kommuner, organisationer och föreningar. Beredningarna har inget verksamhetsansvar eller löpande förvaltningsansvar. Beredningarnas ordförande Ansvar och roll: Verkställa uppdrag från kommunfullmäktiges presidium. Hålla en löpande dialog med KF:s presidium om innehåll i uppdrag och arbetet med uppdrag. Se till att uppdrag rapporteras till fullmäktige. Organisera det praktiska arbetet i beredningen. Ha kontakt med tjänstemännen. Tillse att det sker medborgarkontakter i arbetet med uppdrag för att öka medborgarinflytandet under beredningen av olika sakfrågor. Känna av vilka frågor som är aktuella och ta initiativ till uppdrag och väcka frågor. Ansvara för att beredningarna arbetar med frågor utifrån sina uppdrag enligt styroch ledningssystemet. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen (KS) är kommunens ledande politiska organ för verkställighet. KS har under kommunfullmäktige ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning och leder och samordnar planering och uppföljning av kommunens verksamhet och ekonomi. KS bereder eller yttrar sig i de ärenden som beslutas av KF. I kommunstyrelsens funktion ingår att övervaka att KF:s beslut verkställs samt att kommunens verksamhet hanteras rationellt. Detta innebär att kommunstyrelsen skall ha uppsikt över Tillsyns- och tillståndsnämndens verksamhet. 11
Inom KS finns tre utskott. Utskotten är beredande organ för kommunstyrelsen, men har också genom delegation en ganska omfattande beslutanderätt i vissa frågor. I kommunstyrelsens uppgifter ingår att: Övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt. Se till att uppföljning sker till fullmäktige om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret innefattande även den verksamhet som bedrivs i gemensamma nämnder Ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen Tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunstyrelsens ordförande Ansvar och roll: Se till att KS utifrån KF:s beslut ger anvisningar, strategier och riktlinjer för genomförandet på förvaltningsnivån Bestämma dagordningen till KS. Samordna arbetet i KS och dess utskott och med förvaltningens ledningsgrupp. Ansvara för beredningen av frågor inför beslut i KS. Se till att hålla fokus på 1 4 års sikt, jämfört med KF:s fokus som har längre tidsperspektiv (5 15 år) Föra löpande dialog med KF:s presidium. Ansvara för att KS arbetar med frågor utifrån sitt uppdrag enligt styr- och ledningssystemet. Ordföranden i kommunstyrelsen har behörighet att fatta beslut på styrelsens vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas. Ledningsutskottet Ledningsutskottet är ett beredande organ för kommunstyrelsen Kan i vissa kommunövergripande frågor på delegation besluta i frågor inom områdena personal, ekonomi, mark och fastigheter. Omsorgs- och utbildningsutskottet Omsorgs- och utbildningsutskottet är ett beredande organ för kommunstyrelsen. Har viss beslutanderätt, genom delegation, inom områdena vård, omsorg, funktionshinder, psykiatri, utbildning och kultur och fritid. Individutskottet Beslutar i myndighetsutövning gentemot enskild person utifrån speciallagstiftning inom socialtjänst och utbildning 12
Utskottsordförande Ansvar och roll: Ansvara för de delegerade uppdragen, den verksamhet som KS överlämnat till utskottet att driva. Vara en del av KS ledning med ett helhetsansvar. Kommunicera horisontellt med övriga utskottsordföranden. Kommunicera med KS avseende ärenden som är på väg uppåt i beslutsapparaten så att de är kända när KS skall besluta. Löpande avstämningar i god tid i utskott (över partigränser) och uppåt i KS. Ansvara för att utskotten arbetar med frågor utifrån sina uppdrag enligt styr- och ledningssystemet. Tillsyns- och tillståndsnämnden Tillsyns- och tillståndsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet och vissa uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet. För att undvika jäv beslutar nämnden i ärenden där kommunen (KS) kan vara part till exempel som sökande av bygglov. Nämnden har tillsyn enligt miljö- och hälsoskyddsområdet bland annat över kommunens verksamheter. Nämnden fullgör vidare de uppgifter som fullmäktige i övrigt ålagt den. Nämndsordförande Ansvar och roll: Ansvara för de delegerade uppdragen, den verksamhet som KF överlämnat till nämnden att driva. Kommunicera med kommunstyrelsen och dess organ Kommunicera med KS avseende ärenden som är på väg uppåt i beslutsapparaten så att de är kända när KS skall besluta. Ansvara för att nämnden arbetar med frågor utifrån sina uppdrag enligt styr- och ledningssystemet. Valnämnd Ansvar för allmänna val till riksdag, region, kommun och EU samt i förekommande fall folkomröstningar Revision Granskar fullmäktigeberedningarna, kommunstyrelsens, tillstånds- och tillsynsnämndens verksamheter och förvaltningens verkställighet liksom verksamhet som kommunen ansvarar för genom gemensamma nämnder med annan eller andra kommuner. De kommunala bolagen granskas också genom funktionen som lekmannarevisorer Överförmyndare Enligt föräldrabalken ska det finnas en överförmyndarnämnd i varje kommun. Om det inte finns en nämnd skall en särskild överförmyndare utses. Överförmyndaren - som är förtroendevald - ska se till att förmyndare, gode män och förvaltare sköter sina sysslor. 13
A2. Förvaltning Nuvarande förvaltningsorganisation infördes i mars/april 2009. Syftet var bland annat att underlätta tvärsektoriellt samarbete över tidigare förvaltningsgränser och att skapa en smidig och enkel kontaktyta för medborgarna vid kontakter med kommunen. Det finns endast en förvaltning med kommunchefen som förvaltningschef. Kommunchef Kommunchefen är kommunens ledande tjänsteman och ansvarar för att de politiska besluten verkställs i enlighet med de intentioner som besluten grundas på. Kommunchefens roll innebär följande: Är kommunförvaltningens chef och därmed en brygga mellan politiken och förvaltningen. Vara strateg inom förvaltningsorganisationen, Löpande dialog med KSO och KF:s presidium och beredningarnas ordförande. Ansvara för att förvaltningen arbetar med frågor utifrån sina uppdrag enligt styroch ledningssystemet. Leda förvaltningen/verksamheten. Skapa horisontell kommunikation i förvaltningsorganisationen. Återkoppling och information till KS. Utveckla förvaltningen/verksamheten så att den kan klara att verkställa de beslut som fattas utifrån t.ex. Visionen. Externa kontakter med myndigheter, näringsliv, organisationer etc. Verka för en gemensam värdegrund. Skapa förutsättningar för det nya arbetssättet. Strategisk planering och utveckling (SPU) Strategisk planering och utveckling är en stabsfunktion knuten direkt till kommunchefen och är kommunchefens resurs för arbetet med långsiktiga utvecklingsfrågor. Uppdragen har ofta koppling till visionens fokusområden. Arbetsfältet innefattar: Frågor av långsiktig strategisk karaktär Omvärldsbevakning och analys Kommunikation och infrastruktur Stöd till fullmäktigeberedningarna Utveckling av övergripande modeller för styrning Samordning av långsiktiga sektorsövergripande planeringsfrågor Projektledning Göinge Direkt Uppdraget för Göinge Direkt är att förenkla medborgarnas kontakter med kommunen genom att ge bättre tillgänglighet till kommunens verksamheter. Göinge Direkt har således ansvaret för funktioner som medborgare, företagare och andra har mycket kontakt med utifrån konceptet En väg in förenklad kontakt. Göinge direkt ansvarar för att kunderna får råd, vägledning, svar eller beslut i frågor och ärenden. I avdelningen skall finnas kunskap och kompetens för att informera om och i hög omfattning direkt kunna ge den service som kunden behöver. 14
Ledningsstöd och service Ledningsstöd och Service uppdrag är att ge internt stöd till verksamheterna i Produktion, till Göinge Direkt samt Strategisk Planering och Utveckling. Arbetsfältet innefattar: Personalfrågor IT Ekonomi Utvecklingsstöd och ärendehantering Administrativt stöd Lean utveckling Verksamhetsutveckling Samhällsbyggnad Samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar för fysisk planering och allt arbete med planfrågor ända från översiktsplan till bygglov. Avdelningen ansvarar även för tillsyn inom miljöområdet liksom mer övergripande miljöfrågor samt för beställarfunktion avseende gata, park. Arbetsfältet innefattar: Fysisk planering Miljötillsyn Övergripande miljöfrågor, klimat och ekologi Bygglov Bostadsanpassning Beställarfunktion Gata och park Strategisk lokalsamordning Kommunens ansvar för renhållning Trafikfrågor MBK/GIS Produktion Största delen av kommunens verksamheter har förts till ett sammanhållet verksamhetsområde, Produktion, som innehåller: Utbildning (förskola och skola, skolbarnsomsorg, gymnasieskola, vuxenutbildning och uppdragsutbildning) Musikskola Individ- och familjeomsorg Elevhälsa Vård- och omsorgsverksamheten (särskilt boende, hemtjänst, sjukvård, handikappomsorg m.m.) Drift av kommunala fastigheter inkl fritidsanläggningar Räddningstjänst Kost Lokalvård Fastighetsunderhåll Gata/park, utförare Vatten- och avlopp 15
Kommunala bolag I kommunallagen finns regler om helägda kommunala bolag. Fullmäktige skall i de fall en kommunal verksamhet drivs i bolagsform: Fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten (bolagsordningen). Varje år fastställa generella och särskilda ägardirektiv inför bolagsstämmorna. Utse samtliga styrelseledamöter. Se till att fullmäktige får yttra sig innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Fullmäktige ska utse minst en lekmannarevisor, hämtad ur kommunrevisionen, i aktiebolag där kommunen innehar minst 50 % av samtliga aktier. Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över de kommunala bolagen. Mellan bolagsstämmorna har KS rollen som koncernstyrelse. 16
B. Styrdokument En överskådlig och tydligt definierad dokumentstruktur är en viktig del av styrmodellen. Det skall vara allmänt känt på vilken nivå i organisationen som styrande dokument av olika karaktär skall fastställas. Benämning av styrdokument Beroende på vilket område kommunen önskar styra kan beslut tas i antingen kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnd eller internt av förvaltningen. I enlighet med kommunallagen ska fullmäktige besluta om principiellt viktiga frågor. Styrdokument är oftast principiellt viktiga. I vissa frågor finns dock möjlighet för exempelvis kommunstyrelsen eller nämnd att besluta om styrdokument, om frågan rör sig om något som lämpligast beslutas av dem. På samma sätt finns styrdokument som endast har en verkställande och processinriktad karaktär och som därför inte behöver beslutas politiskt. Nedan redovisas vilka styrande dokument som fastställs på olika nivåer i den kommunala organisationen. B1. Kommunfullmäktige Arbetsordning Reglementen Bolagsordningar Ägardirektiv Taxor och avgifter Vision Plattform Fokusområden inriktningar Programområden inriktningar Övergripande planer Mål- och resultatplan (Års- och flerårsbudget) Policyer Kommunfullmäktiges arbetsordning innehåller föreskrifter om fullmäktiges egen verksamhet - för deras sammanträden och handläggning av ärenden. Reglementen är föreskrifter som rör nämndernas uppdrag, verksamhet och arbetsformer. Kan också användas för vissa typer av övergripande samverkansorgan mellan kommun och externa parter, där fullmäktige utser alla eller delar av ledamöterna. Övergripande planer är styrande dokument som upprättas bland annat när lagstiftaren kräver det av kommunen. Planer är långsiktiga och styr hela eller delar av den kommunala verksamheten. Policys är grundprinciper för hur förvaltningen ska agera i en viss typ av ärenden. En policy kan också innehålla tydliga regler för hur något ska göras. Policys kan vara långsiktiga. Kommunfullmäktige beslutar också om taxor och avgifter, ger ägardirektiv och fastställer bolagsordningar. 17
B2. Kommunstyrelse/nämnd Delegationer Riktlinjer Anvisningar Strategier Riktlinjer och Strategier beslutas av kommunstyrelsen. Strategier beskriver hur övergripande mål ska uppnås. Riktlinjer används här som en beskrivning på regler. Riktlinjer kan också inrättas på lång sikt. Genom delegation kan kommunstyrelsen/nämnd överlåta rätten att besluta inom ett avgränsat område till utskott, förtroendevald eller anställd i kommunen. B3. Förvaltning Verksamhetsplaner Regler Rutiner Kommunchefen (förvaltningschefen) upprättar inför varje år, i dialog med styrelse/nämnd, en verksamhetsplan. Regler och rutiner beslutas på förvaltningsnivå. Övergripande rutiner beskriver i hög grad arbetsprocesser och inte principiella frågor. De tas fram för att tydliggöra hur vissa arbetsuppgifter ska utföras för att uppgifterna ska göras konsekvent och med kontinuitet. Utöver Övergripande rutiner kan Lokala rutiner på en arbetsplats beskriva aktuella arbetsprocesser. Lokala rutiner fastställs av närmaste chef. 18
C. Mål- och resultatplan (Års- och flerårsbudget) Mål- och resultatplanen anger den politiska styrningen inför kommande år. Utgångspunkt för planen är mandatperioden. I den finns styrningen i form av kommunfullmäktiges vision, plattform och inriktningar kompletterade med kommunstyrelsens resultatmål och strategier. I mål- och resultatplanen finns också resurser som fördelas med utgångspunkt i de fastställda målen (års- och flerårsbudget). D. Verksamhetsplan med mål/internbudget Utifrån mål- och resultatplanen utarbetas en verksamhetsplan för förvaltningen. I verksamhetsplanen bryts kommunstyrelsens resultatmål och strategier ner till konkreta verksamhetsmål, som utgör grunden för fördelningen av resurser (internbudgeten) och utformas utifrån de uppdrag och verksamhetsmål som här är fastställda. E. Årsplanering aktiviteter under året För att få en bra styrning krävs att processerna för framtagning av mål- och resultatplan och uppföljning/utvärdering noga planläggs så att såväl politik som förvaltning får möjlighet att utifrån sina förutsättningar aktivt kunna delta. En generell modell för årsplanering bör således utarbetas för dessa processer. Genom denna planering ges möjligheter att skapa och förtydliga kopplingarna mellan mål- och resultatplan och uppföljning. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära förändringar i den kommande mål- och resultatplanen. Det är viktigt att både politiker och tjänstemän tar till sig information från uppföljningen och inte upprättar kommande mål- och resultatplan enbart utifrån den föregående. F. Arbetssätt Lean Lean är ett arbetssätt som genom ständiga förbättringar och eliminering av slöseri frigör resurser till värdeskapande aktiviteter, d.v.s. till att utveckla innehållet i de tjänster vi tillhandahåller inom ramen för välfärdsuppdraget. Lean handlar mycket om helhetstänkande, om att hitta det optimala flödet i tjänsteproduktionen. Ramarna för arbetssättet är det kommunala uppdraget; vilka tjänster som skall tillhandahållas och vilken kvalité dessa skall ha, vilket kan härledas ur den politiska viljeinriktningen/ambitionsnivån och därmed ytterst ur folkviljan. 19
G. Uppföljning och utvärdering Uppföljning Uppföljningen mäter graden av måluppfyllelse samt resultatåtgång. Utvalda mått utgör stöd i bedömningen av detta och indikerar om verksamheten utvecklas i önskad inriktning. Utvärdering Utvärderingen analyserar resultaten och hur målen uppnåtts. Detta ger underlag för kommande förbättringar och planering. Utvärdering av kommunens verksamheter sker en gång per år i samband med årsredovisningen. De fyra perspektiven Den kommunala verksamhetens kvalitet och utveckling förutsätter balans mellan mål och resurser. Det innebär att målen måste mätas ur flera perspektiv Östra Göinge kommun arbetar utifrån följande perspektiv: Medborgare Förbättringar Medarbetare Ekonomi Tillsammans skapar dessa fyra en helhetsbild över verksamheten, vilket i sin tur ger en stabil grund för utveckling och förbättring. Kommunens mål ska baseras på, och mätas ur de fyra perspektiven. Medborgare hur kommuninvånarna och andra intressenter ser på oss utifrån ett externt perspektiv. Hur vi uppfyller behov och önskemål, att vi gör rätt saker. Perspektivet är en viktig utgångspunkt för att nå visionen. Bra upplevd kvalité i den kommunala verksamheten stärker kommuninnevånarnas stolthet. Förbättringar hur vi arbetar med förbättringar utifrån vad som sker i omvärlden och inom verksamheterna. Hur vi rustar inför framtiden. Effektiva arbetssätt, processer och verktyg leder till att medarbetare och kompetens ägnas åt rätt saker, för utveckling av verksamhetens tillgänglighet, kvalitet och effektivitet. Östra Göinge kommun arbetar kontinuerligt med att förbättra dessa processer. Medarbetare kommunen i rollen som arbetsgivare, hur vi är som arbetsgivare och arbetsplats, på vilket sätt vi bedriver våra verksamheter, belysning ur verksamhetsperspektiv. För att klara uppdraget gentemot medborgarna, krävs engagerade och motiverade medarbetare. Östra Göinge kommun måste vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare, för att säkerställa den framtida kompetensförsörjningen. Ekonomi hur vi uppfyller kraven på god hushållning, hur vi uppfyller kraven på en sund och uthållig ekonomi. Modellen utgår från att resurserna fördelas efter mål och uppdrag. 20
Övergripande modell för uppföljning och utvärdering av kommunens verksamheter 21
H. Intern kontroll Intern kontroll är en process där såväl den politiska som förvaltningsledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna nå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommunfullmäktiges beslut verkställs. Intern kontroll handlar om styrning och dess effektivitet. Styrning utövas i olika processer såsom planering, samordning/genomförande och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Dessa processer består i sin tur av en mängd delprocesser. Intern kontroll innebär ytters att säkerställa att dessa fungerar på ett sätt som ger förutsättningar för ändamålsenlig verksamhet. Det är viktigt att påpeka att intern kontroll inte är en isolerad händelse i sig utan en integrerad del av organisationen och förekommande processer. Detta innebär att inom alla områden som ingår i kommunens styr- och ledningssystem återfinns också den interna kontrollen. Kommunfullmäktige beslutar om ett reglemente för intern kontroll Kommunstyrelsen har det övergripande och det yttersta ansvaret för att det finns en god intern kontroll inom kommunen och ska fastställa en kommungemensam arbetsmodell för tillsyn och uppföljning av den interna kontrollen. I. Stödsystem För att underlätta det praktiska arbetet inom ramen för styr- och ledningssystemet behövs ett it-baserat beslutsstödsystem, som tillhandahåller en sammanhållen relevant information till olika beslutsnivåer inom kommunen. 22