Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv
Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv tar Lerums kommunarkiv utan kostnad emot arkiv från såväl större organisationer som små föreningar, stiftelser och enskilda personer verksamma inom kommunens gränser. Förutsättningen är att arkivet kan hållas tillgängligt för bl.a. hembygdsforskning. Kommunarkivet kan ge stöd och hjälp när det gäller att ordna och förteckna arkivet. Förvaringen av arkivet sker i godkända arkivlokaler, skyddat från brand, fukt och obehörig åtkomst. Vad är ett arkiv? Man brukar definiera arkiv som det bestånd av handlingar som efter hand växer fram hos en arkivbildare till följd av dennes verksamhet. Dels sådana handlingar som har tillkommit (upprättats, skapats) hos, dels sådana handlingar som har kommit in till arkivbildaren. Med arkivbildare avses en organisation, en myndighet, ett företag, en förening eller en enskild person som utövar en verksamhet vilken i en eller annan form efterlämnar handlingar och uppgifter från denna. Det är viktigt att komma ihåg att varje arkivbildares handlingar skall hållas samman som en enhet - ett arkiv - och att handlingarna från olika arkivbildare inom en organisation inte får blandas samman. Föreligger risk för sammanblandning bör man också på t.ex. pärmar och kartonger inte bara ange innehåll och tid, utan också namnet på arkivbildaren. I arkivlokalen skall handlingarna ställas upp var för sig. Med handlingar avses alla former av informationsbärare oberoende av det fysiska underlaget: dokument (tryckta, maskinskrivna, handskrivna, stencilerade, kopierade) på papper, digitalt lagrad information (på hårddiskar, disketter, magnetband, CD-ROM), mikrofilm, fotografier, filmer och videoband, ljudband, ritningar, affischer, märken osv. Inte heller fanor och föremål får glömmas bort i detta sammanhang. Vem tar arkivansvaret? Eftersom arkiveringen ingår i de administrativa rutinerna har organisationens ledning samma ansvar för arkivverksamheten som för annan administration, vid sidan av de krav som ställs genom stadgar och lagar. Riktlinjer för arkivverksamheten bör fastställas genom styrelsebeslut. I varje organisations ledning/styrelse bör det finnas någon som är ansvarig för arkivering och gallring. 2
Varför ska man arkivera? Föreningar verksamma inom Lerums kommuns geografiska gränser bildar arkiv som är av stort värde som källmaterial för exempelvis hembygdsforskning. Forskningens intressen skiftar från tid till annan och beroende på forskningsinriktning. Det går således inte att utan vidare förutsätta att de egna handlingarna saknar betydelse. Att lämna arkivmaterial till kommunarkivet är därmed viktigt för den framtida forskningen, men det är dessutom praktiskt. Det är utrymmesbesparande för organisationer att själva slippa lagerhålla äldre handlingar som det endast finns sporadiska behov av att återsöka. För många små föreningar, i synnerhet för dem som saknar en egen lokal, är det också en stor fördel att deras arkiv sammanförs till en gemensam plats i stället för att gamla handlingar långtidsförvaras hos olika funktionärer (protokoll hos sekreteraren, kassaböcker hos kassören etc.). Effektivitet i arbetet I den dagliga verksamheten måste man veta var de olika handlingar finns som innehåller den information man söker. Har man ordning på sitt arkiv med förteckning och register underlättar man arbetet så att återsökningen går snabbt och smidigt. Lagenliga skyldigheter Vissa handlingar, t.ex. sådana som rör ekonomin, är man skyldig enligt stadgar och lagstiftning att bevara och ha tillgängliga under en viss fastställd tid. Hos statliga och kommunala myndigheter gäller den s.k. offentlighetsprincipen. Den ligger till grund för vad som där ska bevaras och hållas tillgängligt för allmänheten. Historiskt ansvar För att vi idag och i framtiden ska kunna förstå hur en organisation och samhället i stort har utvecklats är det viktigt att arkiven vårdas och bevaras för historisk och annan forskning. För det är i arkiven som det historiska skeendet lever kvar och avspeglas och blir till en del av vårt kulturarv. 3
Hur ska man arkivera? Arkivering innebär att man tar ställning till vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. De handlingar som förekommer i den dagliga verksamheten bör redan från början förvaras och läggas i en sådan ordning att arkiveringen underlättas. Det är viktigt att man i möjligaste mån bibehåller den ordning som skapats under verksamheten. Sådana handlingar som inte redan ligger i någon slags ordning förs samman och att man för dem skapar ordning genom att t.ex. lägga dem kronologiskt, alfabetiskt eller efter ämne. 4
Arkivbildningsplan Samtliga i en organisation förekommande handlingar eller dokument kan beskrivas i en arkivbildningsplan. Den är en inventering och en översikt av alla de handlingar som är aktuella i verksamheten. Likartade handlingar som uppkommit i stor mängd bildar serier. Dessa serier brukar delas in följande ordning (enligt allmänna arkivschemat): A B C D E F G H J K L Ö Protokoll Arkivexemplar av utgående handlingar Diarier Register och liggare Inkomna handlingar och korrespondens Handlingar ordnade efter ämne Räkenskaper Statistik Kartor och ritningar Fotografier, film och ljud Pressklipp och trycksaker Övriga handlingar I en arkivbildningsplan anges bl.a. vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Arkivbildningsplanen innehåller också uppgifter om: Handlingarnas typ vilka handlingar som ska bevaras eller gallras och när gallring ska ske serierubriker för handlingar som ska bevaras var handlingarna finns och när de ska överflyttas till när- och mellanarkiv och till slutförvaring Observera! Vid inventering av vilka handlingar som förekommer i verksamheten gäller det att vara uppmärksam på att det kan förekomma olika arkivbildare. Varje arkivbildare skall ha sitt eget arkiv och sin egen arkivbildningsplan. 5
Bevarande och Gallring Det är viktigt att redan innan en handling framställts se till att man använder sig av sådant skrivmateriel som är lämplig med tanke på arkivbeständigheten. Arkivbildningsplanen kan fungera som ett stöd i att urskilja vilka typer av handlingar där särskild omtanke är motiverad. Med gallring menas att man avlägsnar och förstör handlingar eller uppgifter i ett arkiv. Det bör ske enligt fastställda regler och rutiner. I arkivbildningsplanen ska även gallringsbara handlingar tas upp, men de behöver inte tas ut i pappersform om de lagras digitalt och inte ska bevaras. När gallringsfristen är uppnådd bör handlingen kastas eller förstöras. Syftet med att gallra information är att urskilja viktig information (som bevaras) från mindre viktig information (som gallras). Gallringen begränsar arkivets storlek och minskar kostnaderna för hanteringen. Arkivet blir härigenom mer lättskött och sökmöjligheter förenklas. För pappershandlingar som ska bevaras för framtiden bör arkivbeständigt papper Svenskt arkiv, 80 eller 100 g användas, för t.ex. protokoll, berättelser, diarier, register och andra viktigare handlingar som inte trycks. Det finns även ett relativt hållbart papper, s.k. åldringsbeständigt papper. Annan skrivmateriel som pennor, färgband och toner till skrivare och kopiatorer uppfyller de krav som är nödvändiga om de är märkta med Svenskt arkiv. Varning! Se upp för sådant papper som bl.a. tidigare användes i faxapparater, kvittoskrivare och för bläckstråleskrivare. De uppfyller inte kraven på arkivbeständighet och informationen riskerar att försvinna på sikt. Förekommer sådana handlingar är det lämpligt att kopiera dem på åldringsbeständigt papper. Digitalt lagrad information som kan liknas vid vanliga pappersbaserade handlingar (skrivelser, brev, enkla register, etc.) och är av sådant värde att den bör arkiveras ska skrivas ut på arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Den digitala handlingen kan därefter bibehållas så länge den har sin aktualitet och så länge återsökning av information för verksamheten väsentligt underlättas. 6
Vad ska bevaras och vad kan gallras? Handlingarna som sparas ska belysa hela verksamheten, men all information behöver inte bevaras. Följande handlingar i ett föreningsarkiv bör bevaras och arkiveras: Protokoll och handlingar till protokoll Årsredovisningar och verksamhetsrapporter Budget och verksamhetsplaner Stadgar och grunddokument Räkenskaper (Huvudböcker, kassaböcker och dagböcker, verifikationer före 1952) Medlemsförteckningar och register Styrelsens korrespondens Dokumentation av verksamhet och projekt Ämnesordnade handlingar (avtal, handlingar rörande anställningar och fastigheter) Fotografier och teckningar Fanor, standarer, klubbnålar, logotyper, mm. Tidningsurklipp Trycksaker (egenproducerade) Följande handlingar i ett föreningsarkiv kan gallras före inlämning: Trycksaker som ej är egenproducerade Månads- och kvartalsrapporter då årsrapporter finns Dubbletter och ej ifyllda formulär Verifikationer (efter 1952) Kontoutdrag 7
Gallringsbart räkenskapsmaterial (främst verifikationer och en del andra mindre betydelsefulla räkenskapshandlingar) gallras hos organisationen före leverans. En ändring i bokföringslagen, som trädde i kraft 1 januari 2011, innebär att räkenskaper kan gallras efter 7 år (tidigare 10 år). Det är inte bara räkenskaper som kan gallras. Även andra handlingar som är mindre betydelsefulla i förståelsen av verksamheten kan också gallras. Det är dock viktigt att bevara handlingar som rör den centrala verksamheten och som kan förklara och beskriva verksamhetens aktiviteter. Vad som är centralt och betydelsefullt skiftar naturligtvis från en organisationstyp till en annan. Vid sidan av detta bör även administrativa styrdokument och liknande bevaras, som ger ramarna för verksamheten. Korrespondens brukar sällan gallras om den inte är rutinartad (t.ex. reklampost och dylikt). Den centrala nivån i organisationen skall spara sina utgående cirkulär medan avdelningar, distrikt, klubbar kan gallra dem eftersom de ju sprids i massupplagor över landet. Vid osäkerhet är det bättre att spara handlingar och överlåta gallringsöverväganden på kommunarkivet vid leverans, som vid behov tar kontakt med arkivbildaren och överlägger om handlingens betydelse. Det är en stor fördel om organisationen utarbetar en arkivbildningsplan, som omfattar samtliga handlingar som framställs, och som reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vad som ska gallras. 8
Hur ska arkivet levereras? Leveranser (accessioner) till kommunarkivet sker efter överenskommelse med kommunarkivarien. Arkivet bör vara i god ordning när det levereras. Handlingar som ska gallras ska inte medfölja leveransen. Vid leverans övergår arkivet i kommunens ägo och dokumentationen blir därigenom allmän handling och kan tillhandahållas för bl. a. hembygdsforskning. Kommunen kan inte avhända sig mottaget arkivmaterial utan beslut i kommunfullmäktige. Om arkivbildaren har särskilda förbehåll när det gäller tillgängligheten av materialet måste detta förtydligas i leveransöverenskommelsen. Kommunarkivet bistår föreningar och enskilda med upprättande av arkivförteckning om inte arkivbildaren själv förtecknat sitt arkiv. Accessioner lämnas direkt i kommunens reception Kom In efter överenskommelse med kommunarkivarien. Arkivmaterial som lämnas till kommunarkivet fogas ihop med tidigare inlämnat material om sådant finns. 9
Att förbereda arkivet för leverans 1. Material rensas från sådant som skadar papperet (t.ex. gem, plastmappar, postit-lappar, gummisnoddar), samt från dubbletter av olika slag. I detta sammanhang bör man undvika en olycklig tendens att under beteckningen arkivexemplar spara hela upplagor. Endast ett exemplar av varje trycksak som organisationen framställer skall sparas i arkivet. Övrigt är restupplaga och bör redan i organisationens arkivlokaler skiljas från arkivexemplaret. 2. Packa handlingarna i arkivboxar. Kommunarkivet kan ge upplysningar om varifrån bra arkivboxar kan beställas. Fyll arkivkartongerna så att vi slipper en onödig förvaring av luft. Dessutom sjunker handlingarna i halvfulla volymer ihop och kan skadas. 3. Upprätta en packningslista / inventeringslista! Där ska stå vilken typ av handling som packats i vilken volym (eller åtminstone flyttlåda). 5. Kommunarkivet gör i ordning en reversal, det vill säga ett mottagningsbevis för accessionen. Denna fylls i av arkivarien som tar emot leveransen, eventuellt tillsammans med den som lämnar in arkivet. Som förening, företag eller privatperson är ni alltid välkomna att vända er till Lerums kommunarkiv för att få hjälp och stöd i arkivfrågor och om det är aktuellt för just er verksamhet att leverera arkiv! Kontaktuppgifter kommunarkivet Telefonnummer: 0302-52 11 16 E-post: kommunarkivet@lerum.se 10
Några praktiska tips vid arkivering - sammanfattning - För att viktiga handlingar ska kunna bevaras så länge som möjligt ska man använda sig av arkivbeständigt papper, Svenskt arkiv och arkivbeständigt skrivmateriel. - Ha som rutin att datera handlingarna. När handlingarna ordnas bör de göras i kronologisk tidsföljd med det äldsta överst och att bilagorna följer efter varje huvudhandling. - När handlingarna arkivläggs måste gem, plastfickor, plastflikar, tejp och annat som kan skada papperet tas bort. För att åtskilja handlingar i arkivkartongen använder man i stället pappersomslag, s.k. aktomslag. - Vid ordnings- och förteckningsarbetet finns det ofta sådana handlingar som kan gallras eller rensas, t.ex. dubbletter, kladdar, kopior utan anteckningar, trycksaker, förutom ett exemplar som ska arkiveras. Generellt kan man utgå ifrån att endast ett exemplar av varje handling ska bevaras. - När det gäller räkenskaperna så anger bokföringslagen och skattelagstiftningen vad som gäller och efter gallringsfristen, som generellt kan sättas till sju år, kan gallring ske då verifikationerna mist sin aktualitet. - Markera gärna de volymer som ska gallras med årtalet då gallringen ska ske och placera dem så att det blir lätt att utföra gallringsarbetet. - Varje arkivbildare ska ha en egen förteckning, dvs en beskrivning av innehållet i arkivet. I ett förord berättar man kort om organisationens historia: viktigare datum och organisationsförändringar, namnbyten och annat som rör verksamhet. - När handlingarna förtecknas anger man för varje serie arkivbildarens namn, seriens signum och rubrik, volymens ordningsnummer, vilken tid handlingarna i volymen omfattar. - Etikettera volymerna! Använd samma beteckning som på förteckningen. 11