1(26) Plats och tid Ansätten i kommunhuset i Krokom, tisdagen den 30 augusti 2016 kl 8.30 Beslutande Ledamöter Karin Wallén (C), ordförande Jannike Hillding (M), 1:e vice ordförande Niklas Rhodin (S), 2:e vice ordförande Karin Jonsson (C) tjg ers för Mia Bixo Svedberg, (C) Karl Enarsson (M) tjg ers för Stina Kimselius (M) Kjell Sundholm (KD) Jenny Palin (S) Jörgen Blom (V) Dmitar Savic (MP) Monica Dahlén (S) Katarina Rosberg (S) Viveca Asproth (S) Övriga närvarande Justerare Birgitta Lundgren, barn- och utbildningschef Kristina Söderlund, nämndsekreterare Lena Stener Thörnlund, kvalitetscontroller 79-80, 82-83 Elisabeth Englund, verksamhetschef förskola fritidshem 77 Sanna Palomaa, verksamhetschef skola 76 Eva Fresk, bibliotekschef 73 Katarina Rosberg Justeringens plats och tid Kommunhuset i Krokom 5 september 2016, kl. 13.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 71-88 Kristina Söderlund Ordförande Justerare Karin Wallén Katarina Rosberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/styrelse Datum då anslaget sätts upp 2016-09-06 Sista dag för överklagan 2016-09-27 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset i Krokom, barn- och utbildningsförvaltningen Underskrift Kristina Söderlund
2(26) Ärendelista Bun 71 Dnr 2016-000005 Godkännande/förändringar av barn- och utbildningsnämndens ärendelista 2016... 3 Bun 72 Dnr 2016-000020 Barnkonventionen 2016... 4 Bun 73 Dnr 2016-000103 Begäran om ökat medieanslag till Krokoms bibliotek... 5 Bun 74 Dnr 2016-000001 Informationer 2016... 7 Bun 75 Dnr 2016-000105 Information om sjukfrånvaro, personal... 8 Bun 76 Dnr 2016-000062 Huvudmannaplan studie- och yrkesvägledning... 9 Bun 77 Dnr 2016-000107 Lokalbehov Nälden och Rödön... 10 Bun 78 Dnr 2016-000068 Samråd - Fördjupad översiktsplan över Åsbygden... 11 Bun 79 Dnr 2016-000106 Delårsrapport 2016... 12 Bun 80 Dnr 2016-000015 Internkontroll 2016... 14 Bun 81 Dnr 2016-000130 Ansökan om tilläggsanslag lokal för förskolechefer, modersmål och elevhälsa... 15 Bun 82 Dnr 2015-000234 Motion- Mät skolelevers sjukfrånvaro... 17 Bun 83 Dnr 2016-000132 Detaljbudget 2017... 18 Bun 84 Dnr 2016-000084 Revisionsrapport "Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden och "... 19 Bun 85 Dnr 2016-000003 Elevärenden 2016... 22 Bun 86 Dnr 2016-000002 Delegationsbeslut 2016... 23 Bun 87 Dnr 2016-000014 Tillbud 2016... 24 Bun 88 Dnr 2016-000004 Meddelanden 2016... 25
3(26) Bun 71 Dnr 2016-000005 Godkännande/förändringar av barn- och utbildningsnämndens ärendelista 2016 s beslut godkänner ärendelistan.
4(26) Bun 72 Dnr 2016-000020 Barnkonventionen 2016 diskuterar punkt tretton i Barnkonventionen. Varje barn har rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter.
5(26) Bun 73 Dnr 2016-000103 Begäran om ökat medieanslag till Krokoms bibliotek s beslut 1. beslutar att biblioteket finansierar ökat medianslag inom egen budget för 2016 för att möta behovet av olika typer av media och göra biblioteken mer tillgängliga. 2. Att förvaltningen inför detaljbudgetarbetet 2017 beaktar möjligheten att öka medianslaget med 100 000 kr/år. Bakgrund Krokoms bibliotek arbetar ständigt med bibliotekslagen framför ögonen. Krokoms kommuns biblioteksplan 2015-2019 (antagen i KF 2015-12-09) är skriven för att uppfylla lagkraven i den nya bibliotekslagen från 2014. Både i bibliotekslagen och kommunens biblioteksplan 2015-19, finns ett förstärkt fokus på prioriterade målgrupper. De prioriterade målgrupperna är 1. Människor med andra språk 2. Samiska språket. 3. Människor med funktionshinder. 1. Krokoms bibliotek har tidigare förlitat sig på depositioner av böcker på andra språk från Internationella biblioteket i Stockholm. Trycket på IB har dock blivit så stort att de inte kan tillgodose alla kommuner med böcker längre. Därför måste Krokom bygga upp ett eget bestånd med böcker på t.ex. arabiska, persiska, tigrinja och somaliska för att uppfylla kraven i bibliotekslagen och för att ge våra nyanlända god biblioteksservice. Den målgruppen efterfrågar också lätt-läst svenska för att snabbt lära sig det nya språket. Likaså körkortböcker är mycket efterfrågat. 2. Kraven att biblioteket ska tillhandahålla samiska litteratur och önskemål om inköp, har ökat sedan kommunen blev Samiskt förvaltningsområd. Kommunen har också ett RI mål att värna det samiska språket och kulturen. Detta medför att biblioteket måste öka inköpen av samisk litteratur. Detta har
6(26) Bun 73 (forts.) Dnr 2016-000103 Begäran om ökat medieanslag till Krokoms bibliotek gjort att biblioteket måste finna nya inköpskanaler för samisk litteratur från Norge, vilket fördyrar inköpen. 3. Människor med funktionshinder är en bred grupp med många olika behov. Det medför att biblioteket köper in medier av olika slag för att tillgodose många olika behov t.ex. Storstils-böcker, talböcker, lätt-lästa-böcker och Bok med CD. Alla dessa tre målgrupper finns på samtliga 7 enheter som ingår i bibliotekets verksamhet. Vilket gör att inköp måste ske på de flesta ställen. Dessutom kan tilläggas att personalen på Krokoms bibliotek har som mål att bli Årets bibliotek 2017. Vi tror att vi har goda chanser att vinna, med det nya biblioteket i Magneten och med de höga besöks- och utlåningssiffror som varit under det första halvåret. Därför vill vi också satsa och bli ett BRA bibliotek för ALLA och framför allt arbeta med dessa tre prioriterade målgrupper. För att bli Årets bibliotek behöver biblioteket hjälp! Det är vi tillsammans, bibliotekspersonal, politik och besökare på Magneten som måste hjälps åt för att göra Krokoms bibliotek till en plats där man vill vara och känner sig välkommen! Och om vi lyckas med det tror jag vi har goda chanser att bli Årets biblotek 2017. Underlag för beslut Krokoms biblioteksplan 2015-2019 Tjänsteutlåtande 2016-07-01, bibliotekschef Kopia till Eva Fresk, bibliotekschef
7(26) Bun 74 Dnr 2016-000001 Informationer 2016 Birgitta Lundgren, barn-och utbildningschef informerar om: Rekryteringsprocessen av behörig personal och skolledare inför skolstart höstterminen 2016. Lärarlönelyftet Krokoms kommun kommer att dela ut tillägget till lärare, specialpedagoger, rektorer samt 10 % mot förskola, fritidspedagoger och förskolechefer. Tillägget kommer att vara 2 500 kronor och gäller från 1/7 2016. Skolskjutsfrågan En första analys av skolskjutsorganisationen läsåret 2016/2017 är att kostnaderna för växelvis boende har ökat.
8(26) Bun 75 Dnr 2016-000105 Information om sjukfrånvaro, personal har tagit del av informationen kring sjukfrånvaro.
9(26) Bun 76 Dnr 2016-000062 Huvudmannaplan studie- och yrkesvägledning s beslut antar ändringar i huvudmannaplanen för studie och yrkesvägledning. Bakgrund Sanna Palomaa, verksamhetschef skola redovisar komplettering i huvudmannaplanen enligt nämnden beslut 2016-06-07 65. Huvudmannaplanen har kompletterats med ett stycke om externa relationer och deras framtida behov. Underlag för beslut Huvudmannaplan studie-och yrkesvägledning Kopia till Sanna Palomaa, verksamhetschef skola
10(26) Bun 77 Dnr 2016-000107 Lokalbehov Nälden och Rödön s beslut 1. begär tilläggsanslag på tre miljoner kronor för inköp och etablering av en enavdelnings förskolemodul, inklusive utemiljö. Pådockningsbar till två avdelningar samt att markarbeten för två moduler genomförs. 2. En långsiktig plan för att tillgodose behovet av platser inom förskola och skola för Rödö-bygden. Beslutet ska ingå som en del i den övergripande lokalutredning som gemensamt tags fram av Samhällsbyggnadsförvaltningen och Barn- och Utbildningsförvaltningen. Bakgrund Rödö-bygden står inför ett antal privata exploateringar av tomtamark med nybyggnation av villor. Sannolikt kommer ett stort antal barn att berika bygden. Till detta sker också ett generationsskifte i befintliga bostadshus där de nyinflyttade ofta är barnfamiljer. Underlag för beslut Tjänsteutlåtande 2016-08-17, verksamhetschef förskola fritidshem Skolstruktur Rödön 2016-07-14, skrivelse, verksamhetschef förskola fritidshem Kopia till Kommunstyrelsen Elisabeth Englund, verksamhetschef förskola fritidshem
11(26) Bun 78 Dnr 2016-000068 Samråd - Fördjupad översiktsplan över Åsbygden s beslut godkänner yttrande från förvaltningschef och ordförande. Bakgrund Barn- och utbildningsförvaltningen yttrar sig på översiktplanen över Åsbygden med att en korrigering kan göras under 1.6.11 eftersom utbyggnation av Ås och Sånghusvallens skola för att möta etapp 4 i Sånghusvallen blir färdigställda under året. Ås skola rymmer därmed drygt 500 elever och Sånghusvallen drygt 200 elever. Underlag för beslut Yttrande gällande översiktplan över Åsbygden, 2016-08-11 Fördjupad översiktplan över Åsbygden Kopia till Samhällsbyggnadsförvaltningen
12(26) Bun 79 Dnr 2016-000106 Delårsrapport 2016 s beslut 1. antar delårsrapport för 2016. 2. Inför årsbokslut 2016 verka för ökad måluppfyllelse. 3. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att i årsbokslutet göra en djupare analys samt återkomma med åtgärder för att minska sjuktalen. Bakgrund Delårsrapporten ska förutom delårsbokslut, helårsprognos och ekonomisk analys innehålla en kvalitetsuppföljning av kommunens RI-mål, nämndens mål och en uppföljning av nämndernas arbete med att nå kommunens övergripande mål. Dessutom ska första halvåret i korthet redovisas. Underlag för beslut s delårsrapport 2016. Förslag som läggs på mötet Karin Wallén (C), föreslår tillägg i beslut att inför årsbokslut 2016 verka för ökad måluppfyllelse. Jörgen Blom (V), föreslår ytterligare tillägg i beslut att barn- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att göra en djupare analys samt återkomma med åtgärder för att minska sjuktalen. Redovisas i årsbokslutet. Beslutsgång Det finns ett grundförslag därtill finns två tilläggsförslag. Ordförande frågar på grundförslaget och finner att barn- och utbildningsnämnden bifaller. Ordförande frågar på tilläggsförslagen och finner att barn- och utbildningsnämnden bifaller tilläggen.
13(26) Bun 79 (forts.) Dnr 2016-000106 Delårsrapport 2016 Kopia till Kommunstyrelsen Björn Torbjörnsson, ekonomichef Birgitta Lundgren, förvaltningschef Lena Stener Thörnlund, kvalitetscontroller Eva Bromée, verksamhetschef elevhälsa Eva Fresk, verksamhetschef bibliotek Elisabeth Englund, verksamhetschef förskola fritidshem Sanna Palomaa, verksamhetschef skola Stefan Konradsson, verksamhetschef kulturskola
14(26) Bun 80 Dnr 2016-000015 Internkontroll 2016 s beslut 1. antar uppföljning av internkontrollplan halvår 2016. Bakgrund Internkontrollen syftar till att säkerställa att de av fullmäktige och barn- och utbildningsnämndens fastställda mål uppfylls och att viktiga processer kvalitetssäkras. Detta innefattar: efterlevnad av fattade beslut, tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, mm. ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten upprätthållande av förtroende för politiker och tjänstemän Underlag för beslut Uppföljning av internkontrollplan halvår 2016 Tjänsteutlåtande, daterat 2016-08-15, kvalitetscontroller Kopia till Lena Stener Thörnlund, kvalitetscontroller
15(26) Bun 81 Dnr 2016-000130 Ansökan om tilläggsanslag lokal för förskolechefer, modersmål och elevhälsa s beslut beslutar att lyfta in behov av lokaler för barn och utbildningsnämndens verksamheter i den lokalutredning som pågår i Krokoms kommun. Bakgrund Under våren 2016 har en omorganisation av skolledarorganisationen inom kommunen genomförts. Förskolecheferna är nu renodlade förskolechefer och kommer att arbeta tätt tillsammans med att leda verksamheten inom förskolan. Av bifogat underlag framgår de samordningsvinster som vi ser. Främst är det avseende kvalitet och likvärdighet men även arbetsmiljö för den personal som berörs. Älvgläntan, lokalen för elevhälsan och enheten för språk och integration, lämnas. Underlag för beslut Tjänsteutlåtande, daterat 2016-08-16, verksamhetschef förskola och fritidshem Förslag som läggs på mötet Karin Wallén (C), lämnar förslag på beslut att lyfta behov av lokaler för barn och utbildningsnämndens verksamheter i den lokalutredning som pågår i Krokoms kommun. Beslutsgång Det finns ett förslag på beslut att lyfta behov av lokaler för barn och utbildningsnämndens verksamheter i den lokalutredning som pågår i Krokoms kommun. Ordförande frågar på förslaget och finner att barn- och utbildningsnämnden bifaller.
16(26) Bun 81(forts.) Dnr 2016-000130 Ansökan om tilläggsanslag lokal för förskolechefer, modersmål och elevhälsa Kopia till Elisabeth Englund, verksamhetschef förskola fritidshem Kommunstyrelsen
17(26) Bun 82 Dnr 2015-000234 Motion- Mät skolelevers sjukfrånvaro s beslut avslår motionen. Bakgrund har fått en motion inkommen (2015-12-17) med förslag att ett system för mätning av sjukfrånvaro och sjukstatistik hos elever på Krokoms kommuns skolor, liknande det för anställda, tas fram och används i Krokoms kommun. I systemet InfoMentor, som används för att registrera frånvaro för elever i Krokoms kommun, finns möjlighet att skapa en kategori med frånvarotypen sjuk. Registrering av elever med sjukfrånvaro står i kontrast till vad 18 Personuppgiftslag (1998:204) menar att känsliga uppgifter får användas till. Enbart genom att var och en av registrerade elevers vårdnadshavare har gett samtycke till ett specifikt användande av känsliga uppgifter, är detta enligt Personuppgiftslag (1998:204) möjligt. Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att besvara motionen med att inget system för mätning av sjukfrånvaro och sjukstatistik hos elever i Krokoms kommun upprättas. Underlag för beslut Motion Mät skolelevers sjukfrånvaro Tjänsteutlåtande, daterad 2016-08-22, handläggare/utredare Kopia till Kommunstyrelsen Markus Hagnestål, handläggare/utredare
18(26) Bun 83 Dnr 2016-000132 Detaljbudget 2017 arbetar med målen för 2017.
19(26) Bun 84 Dnr 2016-000084 Revisionsrapport "Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden och Barn- och utbildningsnämnden" s beslut godkänner svar på revisionsrapport. Bakgrund På uppdrag av de företroendevalda revisorerna har Deloitte granskat samhällsbyggnadsnämnden och barn- och utbildningsnämndens rutiner är tillfredsställande gällande att följa upp om fattade politiska beslut verkställs inom respektive förvaltning. Utifrån den övergripande granskningen bedöms att granskade nämnder verkställer fattade politiska beslut, men att rutinerna sammantaget behöver förbättras och dokumenteras. Kommunstyrelsen är inte anmodad att yttra sig på revisionsrapporten. Ansvarig tjänsteman bedömer ändå att ett yttrande är motiverat då revisionens rekommendationer till stor del avser kommunövergripande förbättringsområden. Kommunkansliet, under ledning av kanslichefen på uppdrag av kommundirektören har ansvaret för att samtliga ärenden som styrelser och nämnder ska behandla är tillfredsställande beredda och utredda samt förenliga med gällande lagar och föreskrifter. De förtroendevalda ska kunna ha tillit till att underlagen innehåller den information som behövs för att kunna fatta ett rättssäkert beslut. Både den politiska majoriteten och minoriteten ska veta att underlagen till besluten i ärendena till styrelsen är sakliga och opartiska. Kommundirektören samt förvaltningscheferna ska ansvara för verkställigheten av beslutade ärenden. Även detta ska förstås genomföras i enlighet med gällande lagar och föreskrifter, t.ex. att besluten är fattade med stöd av delegationsordningar så att de är möjliga att överklaga.
20(26) Bun 84 (forts.) Dnr 2016-000084 Revisionsrapport "Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden och Barn- och utbildningsnämnden" Med detta som utgångspunkt behöver arbetet utifrån sekreterarfunktionerna bidra till att den dagliga beredningen av ärenden på ett mer konkret sätt utvecklas och effektiviseras. Sekreterargruppen i Krokoms kommun har sedan ett antal år samverkat runt för samordning och effektivisering och konkreta exempel på utveckling är framtagande av en kontorshandbok som reglerar kommunens arbete för att nå enhetlighet i hanteringen från inkommen/upprättad handling till arkivering. Kommunens handläggare har erbjudits och genomgått en utbildning i Klarspråk för att utveckla sitt skrivande till att ge lättillgängliga/lättlästa kommunala texter. Kommunen kommer att under hösten 2016 utbilda handläggare i systemet Handläggarstöd, som är direkt kopplat till vårt diarie. All beredning av ärenden kommer att ske systemet. Införandet av Handläggarstöd kommer att ytterligare bidra till en enhetlighet och kvalitetssäkring av ärendehanteringen i kommunen. De rekommendationer som revisionsrapporten anger är i stor omfattning påbörjade och kommer att fortsättningsvis vara vägledande i den fortsatta utvecklingen för en enhetlig ärendehandläggning i Krokoms kommun. Underlag för beslut Tjänsteutlåtande, daterat 2016-06-22, kanslichef Svar från Barn och utbildningsnämnden Svar från Samhällbyggnadsnämnden Revisionsrapport Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden och Förslag som läggs på mötet Jörgen Blom (V) yttrar sig och önskar att ärendebevakningslistan kompletteras med information om hur många gånger ärenden varit uppe i nämnd och presidium.
21(26) Bun 84 (forts.) Dnr 2016-000084 Revisionsrapport "Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden och Barn- och utbildningsnämnden" Kopia till Revisorerna Kommunstyrelsen för kännedom
22(26) Bun 85 Dnr 2016-000003 Elevärenden 2016 tar del av fem anmälningar om kränkande behandling och fem åtgärder i samband med kränkande behandling som inkommit till nämnden, samt två klagomålsärenden med diarienummer BUN 16/097 samt BUN 16/099.
23(26) Bun 86 Dnr 2016-000002 Delegationsbeslut 2016 tar del av delegationsbeslut som redovisas enligt sammanställning nedan. Delegationsbeslut 30 augusti 2016 1. Delegationslista 2016-08-15 Uppsägning/återtagande av plats inom kommunal barnomsorg Delegat Buc (Birgitta Lundgren) 2. Delegationslista 2016-08-15 Utökad tid på förskolan 3. Ordförandebeslut Nytt nyckeltal för fritidshem (dnr BUN 16/101) Ny skolledarorganisation (dnr BUN 16/100) R (Barbara Winqvist Staaf) Fskc (Camilla Backman) Ordf (Karin Wallén)
24(26) Bun 87 Dnr 2016-000014 Tillbud 2016 tar del av de tillbud som inkommit senaste halvåret.
25(26) Bun 88 Dnr 2016-000004 Meddelanden 2016 Skolverket/Skolinspektionen Skolverket Statsbidrag för skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare under bidragsåret 2015/2016 Skolverket Statsbidrag för personalförstärkningar inom elevhälsan för år 2015 Skolinspektionen Kopior på bedömda nationella prov, Nyhedens skola (dnr BUN 16/102) Skolinspektionen Kopior på bedömda nationella prov, Ås skola 4-9 (dnr BUN 16/102) Skolinspektionen Kopior på bedömda nationella prov, Änge skola (dnr BUN 16/102) Skolinspektionen Kopior på bedömda nationella prov, Cederbergskolan (dnr BUN 16/102) Skolinspektionen Anmälan om skolsituation för en grundskolelev i Krokoms kommun (dnr BUN 16/104) Skolinspektionen Uppföljning av kvalitetsgranskning av kommunernas tillsyn av fristående förskolor i Krokoms kommun (dnr BUN 15/092) Nämnder/styrelser/presidier i egna kommunen Ks 114 Lokalbehov Änge (dnr BUN 16/080) Kf 57 Tilläggsanslag för utökning av 2,0 skolledartjänster Kf 48 Rambudget 2017, plan 2018-2019 (dnr BUN 16/042) Sameskolstyrelsen SC 16/16 Beslut om tilldelning av resurs för integrerad samisk undervisning läsåret 2016/2017 Krokoms kommun (dnr BUN 16/090) Förvaltningsrätten Förvaltningsrätten i Stockholm Dom (dnr BUN 15/037) Förvaltningsrätten i Härnösand Dom (dnr BUN 15/219)
26(26) Bun 88 (forts.) Dnr 2016-000004 Meddelanden 2016 JGY 26 Läsårstider 2018-2019 Övrigt Svar på anmälan om skolsituation för en grundskoleelev i Krokoms kommun (dnr BUN 16/104) Migrationsverket Ärende om ersättning för utbildning (dnr BUN 16/024) Migrationsverket Ärende om ersättning för utbildning (dnr BUN 16/026) Migrationsverket Ärende om ersättning för utbildning (dnr BUN 16/025)