NÄTUPPLAGA Kallelse/Föredragningslista Kallelse till sammanträde kl 09.00 i Förbundskansliet
2 OMRÖSTNINGAR LEDAMÖTER Pelle Lundgren (C) ordförande Från/ Närv JA NEJ JA NEJ JA NEJ Leif Olsson (C), 1:e vice ordförande Jörgen Persson (S), 2:e vice ordförande Thomas Andersson (S) Jimmy Eriksson (MP) Lars Carlsson (M) Anton Waara (S) Elisabeth Andersson (C) Maria Jacobsson (S) Kicki Fredriksson (S)
3 Stefan Nilsson (A) Niklas Daoson (S) ersättare Ingela Rönnestrand (M) ersättare Cathrine Blomqvist (S) ersättare Marie Olofsson (S) ersättare Angelika Lindahl (MP) ersättare Pär Löfstrand (FP) ersättare Karl-Göran Eriksson (KD) ersättare Per-Olov Olsson (FP) ersättare Katarina Rosberg (S) ersättare Katarina Sahlin (S) ersättare Birgitta Engberg (C) ersättare
4 Ärenden Sid Införande av nytt informations- och kommunikationssystem 5 Jubileum och invigning av gymnasiebyn 10 Sammanträdestider 2015 11 Bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL) 13 Upphandling av måltidsverksamhet till Bräcke 17 Meddelanden 2014 19
5 Linda Lignell Dnr 100-2014 Jämtlands Gymnasieförbund Införande av nytt informations- och kommunikationssystem Idag använder Jämtlands Gymnasieförbund det länsgemensamma kommunikationssystemet Zonline (FirstClass) som tillhandahålls av Regionförbundet Jämtlands län och som också används av länets övriga kommunala skolor. FirstClass är föråldrat och systemet ska avvecklas under 2015. Förbundets inriktning är att ha ett system som medger pedagogisk utveckling och samtidigt underlättar medarbetarnas administrativa arbetsuppgifter. För att åstadkomma detta måste systemmiljön renodlas. Förbundet behöver ett informations- och kommunikationssystem som ger en säker lagring i enlighet med kraven i personuppgiftslagen. Systemet ska samtidigt ligga i framkant vad gäller möjligheter till intern och extern kommunikation, samt dokumenthantering. Det är också angeläget att få en enhetlig dokumentstandard för att slippa kompabilitetsproblem mellan olika program och versioner av program. Förbundet bedömer att Microsoft Office 365 bäst uppfyller dessa krav. Underlag för beslut Förbundskansliets tjänstemannaförslag 2014-10-29 Förslag till beslut 1. Jämtlands Gymnasieförbund inför Microsoft Office 365 som nytt informations- och kommunikationssystem 2. Resurser för ändamålet ska avsättas i budget för 2015.
6 Bakgrund Sedan 1995 har skolor och förskolor i länets kommuner använt Zonline (FirstClass) som verktyg och länsgemensam plattform för hantering av e-post, kalendrar, kontakter och som konferenssystem. Eftersom systemet har blivit föråldrat har Regionförbundet Jämtlands län bestämt att FirstClass ska avvecklas under 2015. Istället kommer de att erbjuda länets kommunala skolor att gå över till Google Apps for Education (GAFE). Datainspektionen har underkänt andra kommuners avtal gällande GAFE, och ger rådet att utifrån personuppgiftslagen (PUL) iaktta försiktighet. Även om det så småningom kan komma att finnas prejudikat där Datainspektionen godkänner avtal mellan en kommun och Google, kommer det högst sannolikt vara under förutsättning att ingen känslig information hanteras i systemet. För Jämtlands Gymnasieförbund skulle det innebära att GAFE behöver kompletteras med ytterligare ett kommunikationssystem för all övrig korrespondens och informationslagring. Till skillnad från övriga kommuner i Jämtlands län har Jämtlands Gymnasieförbund hittills endast haft ett kommunikationssystem. Följande schematiska jämförelse visar hur förbundets systemmiljö skulle se ut med ett införande av GAFE samt Office 365:
7 Med Office 365 skulle förbundet få all funktionalitet samlad i ett och samma system, medan man skulle behöva fyra olika system vid ett införande av GAFE (se de gulmarkerade rutorna). Förbundets ambition är att underlätta för lärare och övrig personal i deras administrativa arbetsuppgifter. Det är angeläget att renodla systemmiljön så mycket som möjligt för användarna. Därför behövs fortsatt ett informationsoch kommunikationssystem som kan hantera såväl våra pedagogiska som administrativa behov. Det nya informations- och kommunikationssystemet ska också kunna kompletteras med ytterligare delar för exempelvis intern kommunikation och dokumenthantering. Dessutom är det viktigt att kunna renodla dokumentstandarderna inom förbundet för att slippa de kompabilitetsproblem som finns
8 när dokument skickas mellan användare som arbetar i olika versioner och typer av Office-paket. För att säkerställa att vi uppfyller kraven för personuppgiftslagen behöver förbundet ett system som ger möjlighet att bestämma var informationen ska lagras i molnet eller på egna servrar. Användarna ska inte behöva tänka på var de lagrar data. Det verktyg som bäst uppfyller krav är i dagsläget Microsoft Office 365. Office 365 köps som en tjänst med en årlig licenskostnad som baseras på antal anställda. Eftersom det är en tjänst snarare än en produkt ingår alltid den senaste versionen av systemet hos alla användare. Licensiering tillåter även att Office 365 kan installeras på fem enheter per användare - exempelvis jobbdator, surfplatta, telefon och hemdator. Kostnader för Microsoft Office 365 En kostnadsuppskattning för ett införande av Office 365 har gjorts nedan. En mer exakt kostnad kan fås när upphandling av licensinköp och konsulthjälp är genomförd. KOSTNADER OFFICE 365 2015 2016 Årlig licenskostnad Office 365, elev*: 10 000 kr 10 000 kr Årlig licenskostnad Office 365, personal*: 300 000 kr 300 000 kr Implementationskostnad Office 365, konsulttjänster: 100 000 kr Utbildning Office 365, konsulttjänster: 100 000 kr Summa: 510 000 kr 310 000 kr * inkluderar senaste MS Office-programmen på alla skolans datorer inkl. Home Uselicens vilket tillåter installation på upp till fem enheter per användare. Den ökade årliga kostnaden jämfört med idag måste sättas i relation till att Office 365 också ger en kraftigt förbättrad funktionalitet jämfört med idag, exempelvis nya pedagogiska möjligheter där elever och lärare kan arbeta med samma dokument på flera enheter samtidigt, så kallad sameditering.
9 Kostnader för Google Apps for Education KOSTNADER GAFE 2015 2016 Årlig licenskostnad GAFE, elev: 0 kr 0 kr Årlig licenskostnad GAFE, personal: 0 kr 0 kr Implementationskostnad GAFE, konsulttjänster: 100 000 kr Utbildning GAFE, konsulttjänster: 100 000 kr Årlig licenskostnad, administrativt e-postsystem, personal: 90 000 kr 90 000 kr Årlig driftskostnad, administrativt e-postsystem: 180 000 kr 180 000 kr Implementationskostnad, administrativt e-postsystem: 100 000 kr Licenskostnad MS Office, personal: 215 000 kr Summa: 785 000 kr 270 000 kr I denna beräkning utgår vi från att ytterligare ett e-postsystem måste införas för att hantera den administrativa kommunikationen. Siffrorna för det administrativa e-postsystemet baseras på de kostnader som Östersunds kommun idag har för sitt administrativa e-postsystem och därtill egen drift av systemet. Övervägande Förbundets sammanfattade bedömning är att Office 365 kommer ger den mest an-vändarvänliga lösningen och en förbättrad funktionalitet som motiverar de ökade årli-ga kostnaderna. FÖRBUNDSKANSLIET Mikael Cederberg Förbundschef Linda Lignell IT-samordnare Utdrag till medlemskommunerna, Regionförbundet Jämtlands län, rektorer
10 Madeleine Jonsson Dnr 86-2014 Jämtlands Gymnasieförbund Jubileum och invigning av gymnasiebyn Jämtlands gymnasieförbund bildades den 1 juli 2015. Nästa år, år 2015, firar således gymnasieförbundet 10-årsjubileum. Samma år flyttar stora delar av gymnasieförbundets utbildningar till den nya gymnasiebyn i centrum. Förslagsvis uppmärksammas detta med en jubileumsvecka vid höstterminsstarten 2015 med olika aktiviteter riktade till medarbetare, elever, politiker, medborgare, forna elever med flera. Aktiviteter kan till exempel vara öppet hus, konserter och mingel. En styrgrupp i form av ledningsgruppen bör påbörja arbetet med planering och förberedelser inför jubileet under höstterminen 2014. Direktionen, personal och elever ska ges möjlighet att bidra med idéer. Underlag för beslut Förbundskansliets tjänstemannaförslag 2014-10-20 Förslag till beslut Direktionen beslutar att i budget för 2015 avsätta 150 000 kr till jubileum och invigning. FÖRBUNDSKANSLIET Mikael Cederberg Förbundschef Utdrag till ledningsgruppen.
11 Ingela Carlsson Dnr 99-2014 Jämtlands Gymnasieförbund Sammanträdestider 2015 Förslag till sammanträdestider 2014 för direktionen i Jämtlands gymnasieförbund har tagits fram. I planeringen av direktionens sammanträdestider beaktas bland annat angivna datum för budget och årsredovisning i ägardirektiv och förbundsordning samt viktiga datum i antagnings- och tjänsteplaneringsprocessen. Hänsyn har också tagits till lov med mera. Underlag för beslut Förbundskansliets tjänstemannaförslag 2014-10-13 Förslag till beslut Följande sammanträdestider fastställs för direktionen i Jämtlands gymnasieförbund år 2015: 29-30 januari (tors-fre) Budgetskrivelse - Redovisning till ägarna (senast 31/1) 9 mars (mån) Reviderat Bokslut till ägarna (10/3) Antagning ht 2015 Beslut om organisation 2015/2016 17 april (fre) Friskoleansökningar 22 maj (fre) Delårsrapport och prognos till ägarna (ca 20/5) Justering av antagning till åk 1 ht 2015 efter omval Läsårstider 2016/2017 17 augusti (mån) Förbundsdag 25 september (fre) Delårsrapport och prognos samt delårsbokslut till ägarna (ca 20/9) Utbud 2016 6 november (fre) Sammanträdestider 2016 7 december (mån) Verksamhetsplan och budget med flerårsplan till ägarna (senast 30/11) Prislista för elevplatser, Bidrag till fristående skolor
12 FÖRBUNDSKANSLIET Mikael Cederberg Förbundschef Ingela Carlsson Förbundssekreterare Utdrag till direktionens ledamöter och ersättare samt revisorer mandatperioden 2015-2018 samt förbundssekreterare, förbundschef och biträdande förbundschef, ekonomichef, verksamhetsplanerare, personalstrateg och rektorer för vidare spridning till berörda, Regionförbundet Jämtlands län, kommunstyrelse i Bräcke, Ragunda, Krokom och Östersund
13 Dnr 123-2014 Sara Talling Jämtlands Gymnasieförbund Bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL) Sveriges kommun och landsting (SKL) har tagit fram förslag till nya bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda. Bestämmelserna är tänkta att kunna användas i kommuner, landsting och regioner från och med valen 2014. För att bestämmelserna ska bli giltiga krävs att de antas lokalt av respektive fullmäktige. Underlag för beslut Förbundskansliets tjänstemannaförslag 2014-10-10 Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF- KL) Förslag till beslut Direktionen för Jämtlands gymnasieförbund beslutar att anta bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL) och direktionen är i och med dessa bestämmelser sin egen pensionsmyndighet. Bakgrund Bestämmelserna är tänkta att tillämpas för förtroendevalda som väljs för första gången i samband med valen 2014 eller senare, och som i tidigare uppdrag inte har omfattats av pensionsbestämmelser för förtroendevalda (PBF). Inga övergångsbestämmelser finns. Utgångspunkten för de nya bestämmelserna är att flytta fokus från passiva insatser som visstidspension och avgångsersättning till aktiva omställningsinsat-
14 ser för att underlätta för förtroendevalda att kunna gå vidare i sin yrkeskarriär eller hitta annan försörjning efter avslutat förtroendeuppdrag. Förutom regler kring omställningsinsatser och omställningsersättning så omfattar bestämmelserna även regler kring ålderspension. Pensionsbestämmelserna omfattar alla förtroendevalda oavsett omfattning och innebär bland annat att det är helt avgiftsbestämt och bygger på livsinkomstprincipen. Den pensionsgrundande inkomsten utgörs av de kontanta ersättningar (arvoden mm) som utbetalas till förtroendevalda. Omställningsstöd För att underlätta övergången till arbetslivet kan förtroendevald som haft ett uppdrag om minst 40 procent få ett tidsbegränsat ekonomiskt omställningsstöd. Stödet kan betalas ut i maximalt tre års tid och till en nivå av 85 % av årsarvodet år ett och två och 60 % år tre. Hur länge stödet betalas ut beror på uppdragets längd. Stödet samordnas med andra inkomster år två och tre. För att få rätt till omställningsstöd krävs en skriftlig ansökan till kommunens pensionsmyndighet. Stödet förutsätter också att den förtroendevalde aktivt verkar för att hitta annan försörjning. Detta ska styrkas via skriftlig rapportering till gymnasieförbundet var 12:e månad under pågående omställningstid. Förtroendevald som har fyllt 61 år kan få förlängt ekonomisk omställningsstöd för ytterligare ett år i taget till och med kalendermånaden innan personen fyller 65 år. För detta krävs att den förtroendevalde haft uppdrag på minst 40 % under åtta års tid och att den förtroendevalde tidigare fått ekonomiskt omställningsstöd. Aktiva omställningsinsatser Förtroendevald som haft sitt uppdrag i minst fyra år och till minst 40 % kan få ta del av aktiva omställningsinsatser i likhet med övriga arbetsmarknaden. Aktiva omställningsinsatser utgår från den förtroendevaldes enskilda förutsättningar vilket gör att omställningsinsatsernas omfattning, innehåll och kostnadsram skiljer sig åt mellan olika individer. Samma praxis som på ar-
15 betsmarknaden i övrigt ska tillämpas och kostnadstaket för aktiva omställningsinsatser föreslås ligga på cirka 25 tkr. Omställningsstödet samordnas om den förtroendevalde kommit från annat kommunalt, landstings eller regionalt uppdrag före eller efter uppdragstiden i gymnasieförbundet. Ålderspension Pensionsbestämmelserna omfattar alla förtroendevalda oavsett omfattning. Förmånerna i bestämmelserna motsvarar i stora delar de som återfinns i det nya pensionsavtalet för anställda (AKAP-KL). Pensionen är helt avgiftsbestämd och intjänandet bygger på livsinkomstprincipen. Den pensionsgrundande inkomsten utgörs av de kontanta ersättningar (arvoden och annat) som betalas ut till de förtroendevalda. I den pensionsgrundande inkomsten ingår inte ersättning som betalas ut för förlorad arbetsinkomst, semesterförmån eller traktamente/kostnadsersättning. För förtroendevald med uppdrag omfattande minst 40 % ingår i den pensionsgrundanden inkomsten också det avdrag/bortfall som förtroendevald fått från sitt arvode vid ledighet med sjukpenning, graviditetspenning, föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning samt om han eller hon är ledig enligt föräldraledighetslagen. Pensionsavgiften är 4,5 % på inkomster upp till 7,5 inkomstbasbelopp och 30 % på inkomster över det. Avsättningen sker kalenderårsvis senast den 31 mars. Pensionsavgiften kan inte betalas till en tjänstepensionsförsäkring på grund av inkomstskattelagen. Utbetalning av ålderspension kan göras tidigast från den tidpunkt då allmän pension kan utbetalas. Ansökan ska göras skriftligt. Värdet kan utbetalas som engångsbelopp om pensionsbehållningen är högst 150 % av inkomstbasbeloppet. I pensionsbestämmelserna finns ett obligatorisk efterlevandeskydd.
16 Tillämpningsanvisningar till bestämmelserna kan komma att behöva utarbetas. FÖRBUNDSKANSLIET Mikael Cederberg Förbundschef Sara Talling Personalstrateg Utdrag till ledamöter och ersättare i direktionen.
17 Ingela Carlsson Dnr 126-2014 Jämtlands Gymnasieförbund Upphandling av måltidsverksamhet till Bräcke Efter en upphandling av måltidsverksamhet i Bräcke våren 2010 köper Jämtlands Gymnasium Bräcke lunchservering, frukost och caféverksamhet av Hotel Jämtkrogen AB. I augusti 2015 löper avtalet med Hotell Jämtkrogen ut och en ny upphandling ska genomföras. Ett förfrågningsunderlag ska gå ut i början av 2015 så att en leverantör kan påbörja verksamheten i samband med höstterminens start i augusti 2015. Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Gällande måltidspolicy ska finnas med som villkor i förfrågningsunderlag. Måltidspolicyn för Jämtlands Gymnasieförbund fungerar som ett övergripande styrdokument och gäller all måltidsverksamhet. Den ska också fungera som underlag i utarbetande av kvalitetskriterier som villkoras vid upphandling av verksamhet där måltidsverksamhet ingår i entreprenader eller när måltidsverksamheten i sig upphandlas. Underlag för beslut Förbundskansliets tjänstemannaförslag 2014-10-15 Måltidspolicy för Jämtlands Gymnasium, 2013-02-07 Förslag till beslut 1. Jämtlands Gymnasieförbund genomför upphandling av måltidsverksamhet i Bräcke att gälla från augusti 2015. 2. Upphandlingen sker enligt fastställd måltidspolicy för Jämtlands Gymnasium. 3. Ordförande fastställer förfrågningsunderlag i samråd med förbundschef.
18 FÖRBUNDSKANSLIET Mikael Cederberg Förbundschef Ingela Carlsson Förbundssekreterare Utdrag till Upphandlingskontoret, biträdande förbundschef, områdeschef och rektorer på rektorsområde Jämtland Vux. Tjänstemannaförslaget ska skickas med beslutet.
19 Ingela Carlsson Jämtlands Gymnasieförbund Dnr 1-2014 Meddelanden 2014 Förbundskommitté - Protokoll, 2014-09-02 Krokoms kommun - Ägardirektiv Jämtlands Gymnasieförbund 2015, 2014-10-01 (Dnr 77-2014) Länsstyrelsen Jämtlands län - Remiss regional strategi för alkohol, narkotika, dopings- och tobaksarbetet i Jämtlands län 2015-2020, 2014-10-01 (Dnr 128-2014) Områdeskommitté - Protokoll, 2014-05-28 - Protokoll, 2014-10-14 (Dnr 38-2014) Revisorerna i Jämtlands Gymnasieförbund - Revisionsrapport: Uppföljning av genomförda granskningar, 2014-09-24 (Dnr 98-2014) Skolinspektionen - Beslut avseende ansökan från Fjällbyns Gymnasieskola i Funäsdalen om godkännande som huvudman för gymnasieskola i Härjedalen, 2014-09-10 (Dnr 31-2014)
20 Skolverket - Beslut gällande stadsbidrag för kompetensutveckling för lärare i yrkesämnen hösten 2014, 2014-10-20 (Dnr 91-2014) Östersunds kommun - Kommunfullmäktiges protokoll 142 Medborgarförslag bort med margarinet i förskolor och skolor, 2014-09-25 (Dnr 215-2013) Utdrag till förbundssekreterare