PROTOKOLL FÖRT VID CLUMBER SPANIELKLUBBENS STYRELSEMÖTE 3/ 2014 LÖRDAGEN DEN 29 MARS, SÖNDAGEN DEN 30 MARS I STORVRETA Närvarande: Charlott Lundberg, Anna Liss-Daniels, Kristina Lindström, Lena Andreasson, Ing-Marie Stolt, Inger Widerfjell, Lotta Olsson, Marie Löfqvist (endast lördag) Meddelat förhinder: Sandra Axelsson 1. Ordförande Charlott Lundberg hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Att jämte ordförande justera dagens protokoll valdes Inger Widerfjell. 3. Dagordningen genomgicks och godkändes. 4. Föregående protokoll gicks igenom. Se bilaga: Uppdragslista. Protokollet läggs till handlingarna. 5. Rapporter Ordförande: Inget att rapportera. Sekreterare: Klubben tillstyrker Kerstin Henrikssons ansökan om utökat rasregister. Ing- Marie skickar in svar till SSRK. Beslutar att ordförande, Charlott deltar på SSRK:s funktionärsträff. Kassör:.En budgetuppföljning kommer efter den 31/3. Beslutar att Anna och Ing-Marie skickar ut en påminnelse om medlemsavgiften för 2014. Jaktansvarig: Lena redogör för en remiss om jaktprovsdomare. Beslutar att bifalla med kommentaren att vi önskar att domare är med på t ex Clumbermästerskapet för att se hur vår ras arbetar. Viltspåransvarig: Stina har skickat in klubbens anmälan för att delta på Swedish Game Fair på Tullgarn den 29-31/5. Deltagande klubbar får låna tält gratis, men hyra bord. De som hjälper till i montern får gratis parkering och inträde till mässan. Det behövs hjälp i montern alla dagar. Klubbens viltspårmästerskap sker på torsdagen. Stina har bokat mark och ordnat med domare. Domarna kommer från Dreverklubben men allt går igenom SSRK/Ö. Sista anmälningsdag är 30/4. Avelskommittén: Lotta meddelar att avelsdelen på funktionärsträffen är inställd. Den kommer att ske senare. Eva sköter lathunden, Annika är kontaktperson för den. På avelskommitténs möte den 27/3 beslutades att inte starta med några nya projekt. Kommittén kommer att arbeta med förbättra kontakten med uppfödarna. En viktig fråga är hur man ska få ut snabb info. Ska det ske genom mailutskick eller genom Facebook? Alla uppfödare som finns med på hemsidan blir automatiskt med på en utskickslista. Även andra kan anmäla om de vill ha dessa utskick. Avelskommittén kommer att skriva vilka regler som ska gälla. RAS är klart för att skickas ut till uppfödarna. Utställningsansvarig: Inget att rapportera. 1/4
6. Presentation, mål för klubben 2014, medlemmarnas behov: Vi går laget runt och berättar om vad vi särskilt brinner för. Diskuterar om hur vi ska fånga upp nya clumberägare. Både uppfödare och styrelsen har en viktig uppgift här. Målet är att få fler uppfödare att engagera sina valpköpare. Det är mycket viktigt att det finns ett samarbete mellan uppfödarna. Det är också viktigt med enkäter så att man kan få sakliga svar, inte personliga åsikter. Klubben ska verka för att skapa och bevara en positiv anda och få ut rätt info om rasen. Styrelsen bör vara goda ambassadörer för rasen. Förslag om att göra en enkät om vad medlemmarna vill ha för aktiviteter. Club Show ska vara en rasmönstring. Det ska inte vara prestigefyllt. 7. Styrelsemöten: Beslutar att vi har möte den första måndagen varannan månad med början den 5/5. Telefonmöten ska vara tidsbegränsade, kl. 19.00-21.00. Sista helgen i mars varje år ska ett fysiskt möte hållas. Det är önskvärt att ha ännu ett fysiskt möte per år. Vi måste få bättre maildisciplin. Maila endast hela styrelsen när det är sådant som gäller alla. Skicka inte vidare med fel rubrik. Svara på mail som kommer, oavsett om du har någon kommentar eller inte. 8. Årskalender: Charlott har påbörjat ett arbete med en årskalender. Hon tar hjälp av Sandra med denna. Kalendern ska ligga under en flik på hemsidan som endast styrelsen har tillgång till. 9. Arbetsfördelning, kommittéer: Vi diskuterar arbetsfördelning och kommittéer. Charlott ansvarar för utbildning/info. Där ingår Klumpisen och Hemsidan. Stina är ansvarig för aktivitetsombuden. Alla som önskar kan ta in externa resurser i sin grupp. Det åligger varje ansvarig att ha ett helhetsgrepp. När Stina gjort klart sammanställningen av arbetsbeskrivningarna kan vi se vilka arbetsuppgifter som inte har någon ansvarig. 10.Club Show 2014 och 2015: Marie beställer rosetter till Club Show, Viltspårmästerskapet och Clumbermästerskapet. Tio st stugor är reserverade på Vilsta. De hålls för klubbens räkning till den 14/7. Vi går igenom bufféförslagen och bestämmer oss för den amerikanska buffén á 250 kr. Marie hör om vi kan byta ut något i förslaget och få kaffe och kaka i stället. Magnussons sponsrar utställningen. Ansvarsområden Club Show: Kontakt med domaren: Lotta Ordna 2 st ringsekreterare: Lotta Bestyrelse: Lotta, Inger, Charlott Priser: alla Prisbord: Lotta Iordningställande av utställningsplatsen: Anders, Ulf, Inger Katalog: Marie Lunch+ kaffekorg till domare och ringsekreterare: Charlott Fotografering: Lotta kontaktar Gunilla H-B Reportage till Klumpisen, Apportören, Hundsport: Marie, Inger Annons+ anmälningsblankett Klumpisen, hemsidan: Marie Lydnaden: Inger kollar med Tine ang domare, skrivare, tävlingsledare 2/4
Checklistan: Inger och Marie kollar att allt är ok. Beslutar att Club Show 2015 hålls fred-lörd 15-16/5 i Gränna: Marie kollar med domaren, Bertil Lundgren om han kan döma lördagen den 16/5. Beslut att kritiker från Club Show alltid ska publiceras i Klumpisen nr 3 11.Hemsidan: innehåll, struktur, arbetssätt: Varje ansvarig tar hand om sin del och reviderar den. Hemsidan är en punkt som bör tas upp vid varje styrelsemöte. Ing-Marie gör en lista och skickar till Lotta L vem som äger de olika flikarna. Klubbinfo/kontakt: Charlott Avel/hälsa: Lotta Valpar: Lotta Om rasen: Charlott Utställning: Inger, Marie Jakt: Lena Viltspår: Stina Uppfödare: Lotta Aktuellt, öppningssidan: Charlott Charlott kontaktar Lotta L om tidsplanen för akuta förändringar. Förändringarna bör ske inom två veckor. Bra om Charlott har en länk där hon ser hur arbetet fortskrider. 12.Nummer 2 Klumpisen, innehåll, vem skriver vad: Nummer 2 är ett avel/hälsanummer. Lotta tillfrågar Annika om hon kan skriva om Crufts. Charlott frågar Eva om hon kan skriva om amerikanska specialen. Elisabet Hentz har lovat att skriva om aktiviteterna som hölls vid årsmöteshelgen. Stina kontaktar två nya medlemmar, Katrin och Leif och hör om de kan skriva lite om sina hundar. Charlott och Sandra presenterar sig. Nummer 3 ska handla om Club Show, reportage och resultatlistor. I varje nummer bör varje kommitté skriva något från sitt område. Ing-Marie kontaktar Sandra och hör om hon kan ta ansvar för kommersiella annonser och julannons. 13.Sociala medier: Beslutar att Charlott meddelar Lotta L att vi ska ha en länk till SKK:s policy om sociala medier på hemsidan. I SKK:s policy rekommenderas att man inte deltar på chatsidor. Klubbens logga får endast användas av klubben på t ex hemsidan och i officiella dokument. Länk till hemsidan via sociala medier är ok. 14.Samvaron i klubben: Styrelsen bör vara goda förebilder för att skapa en god anda i klubben. Ett trevligt sätt att umgås på t ex utställningar är att bjuda in till en gemensam fikastund. Välkomstbrev skickas ut till alla nya klubbmedlemmar. 15.Internationella seminariet: Förslag på punkter som kan tas upp på det internationella seminariet i England: statistik, minskat antal valpar, öppenhet, delaktighet, promenader, deltagande på mässor, Stäringekonferensen, SRD Beslutar att Lotta och Annika representerar klubben på seminariet. 3/4
16.Övriga frågor: Kurser och träffar som någon varit med på ska redovisas i Klumpisen. För att få ut bilersättning för deltagande på årsmötet så måste det finnas en överenskommelse om detta. Stina går igenom gamla protokoll och kollar upp om alla beslut är åtgärdade. Från och med dagens protokoll gör Ing-Marie en lista över fattade beslut. En dokumentbank ska läggas upp på styrelsens sida på hemsidan. 17.Nästa styrelsemöte: Nästa möte blir ett telefonmöte måndagen den 5/5. 18. Mötet avslutas. Vid protokollet: 2014-03-29-30 Ing-Marie Stolt Justeras: Charlott Lundberg Inger Widerfjell 4/4