Finanspolicy för Falköpings kommun
Innehållsförteckning Övergripande mål för finansverksamheten 3 Finansförvaltningens organisation 3 Kommunfullmäktige 3 Kommunstyrelsen 3 Ekonomichefen 4 Redovisningschefen 4 Upplåning 4 Leasing 6 Beslut 6 Likviditet 6 Placering 7 Beslut 8 Borgen 9 Beslut 9 Intern kontroll 9 Rapportering 10 Dokumenttyp Policy Antagen av Kommunfullmäktige 2014-12-15 Dokumentansvarig Ekonomichefen 2
Finanspolicyn omfattar den verksamhet som bedrivs inom Falköpings kommun. Delegation från kommunfullmäktige framgår av kommunstyrelsens reglemente. Delegation från kommunstyrelsen framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Rätten att företräda kommunen och underteckna handlingar framgår dels av kommunstyrelsens reglemente, dels av särskilda beslut. Dessa handlingar biläggs finanspolicyn. Övergripande mål för finansverksamheten Med beaktande av de riskbegränsningar som anges i finanspolicyn är målsättningen att uppnå bästa möjliga finansnetto. Inom ramen för kommunallagens bestämmelser och denna policy ska på lång sikt kommunens och dess företags upplåning ske till så låg kostnad som möjligt och de egna medlen placeras så att god avkastning erhålls. Kommunens och dess företags finansverksamhet ska drivas så att den medverkar till att säkerställa betalningsförmågan på kort och lång sikt. Finansverksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Finansverksamheten ska medverka till att kapitalanskaffning och kapitalanvändning i kommunen och dess företag blir effektiv. Finanspolicyn inkluderar de föreskrifter om medelsförvaltningen som enligt kommunallagen 8 kap 3 a avser kommunens pensionsmedel. Finansförvaltningens organisation Kommunfullmäktige Beslutar om frågor av principiell beskaffenhet såsom övergripande riktlinjer och policy för kommunen. Beslutar om ramar för upp- och utlåning, placeringar, borgen samt övriga finansiella mål. Kommunstyrelsen Ansvarar för medelsförvaltningen. Verkställer kommunfullmäktiges beslut. Inom ramen för fullmäktiges delegation beslutar styrelsen om upplåning, placering av kommunens medel, utlåning, externa förvaltningsuppdrag, borgen samt förvaltning av andra organisationers medel (t.ex. stiftelser). 3
Ekonomichefen Inom ramen för kommunstyrelsens delegation beslutar ekonomichefen om omsättning och lösen av kommunens lån samt om upptagande av lån. Ekonomichefen beslutar om placering av likvida medel samt de fall då leasingavtal ska tecknas. Inom kommunens låneram kan ekonomichefen besluta att i stället för extern leasing låna upp beloppet och ersätta det externa leasingförhållandet med ett internleasingavtal. Ekonomichefen beslutar om tillfällig utlåning på högst ett (1) år till kommunens helägda dotterbolag och stiftelser upp till 10 miljoner kronor. Redovisningschefen Ansvarar operativt för finansverksamheten inom kommunen. Ansvarar för att den finansiella förvaltningen och att riskhanteringen följer anvisningarna i finanspolicyn. Ansvarar för att utarbeta förslag till uppdatering av finanspolicy. Ansvarar för att berörda personer inom ekonomiavdelningen har erforderlig kompetens. Ska bistå de kommunala bolagen och de av kommunen förvaltade stiftelserna i deras arbete med finansiella frågor. Ansvarar för rapportering till kommunstyrelsen i enlighet med denna policy. Upplåning Upplåning får genomföras för långfristiga finansieringar och för att trygga kommunens kortfristiga betalningsberedskap. Kommunens upplåning ska ske med beaktande av kommunens likviditetssituation, den egna investeringstakten och penningmarknadsläget. Upplåningen ska ske till lägsta möjliga kostnad, till betryggande säkerhet och utan spekulativa inslag. Genom att sprida kreditförfallen i låneportföljen jämnt över tiden minimeras refinansieringsrisken (risken att upplåning inte kan ske eller endast kan ske med väsentligt ökade kostnader). 4
Den genomsnittliga räntebindningstiden i låneportföljen bör vara mellan 1 5 år. Låneportföljens andel med rörlig ränta får uppgå till högst 70% Räntebindningstiden för varje enskilt lån får inte överstiga 10 år. Avvikelser från dessa tider och intervall rapporteras till kommunstyrelsen. Lån i utländsk valuta får inte tas upp. Upplåning får ske genom: Lån från kommunens helägda företag Kommuninvest i Sverige AB (publ) Europeiska Investeringsbanken (EIB) Europeiska Utvecklingsbanken (CEB) Nordiska Investeringsbanken (NIB) Svensk bank eller svenskt kreditmarknadsbolag Utländsk bank om upplåning sker med tillämpning av svensk lag och svensk lånedokumentation Upplåning som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst (arbitrageaffär) är inte tillåtet. Detta får dock inte förhindra att upplåning sker vid en tidpunkt som bedöms vara lämplig för senare finansiering. Derivatinstrument får endast användas under förutsättning att det finns en underliggande position som ska räntesäkras t.ex. ett underliggande lån. För att hantera ränterisker är följande derivat tillåtna: Ränteswap (avtal om byte av räntebetalningar från rörlig till fast räntesats eller tvärt om) Ränteoption (t.ex. räntegolv och räntetak) Räntetermin (t.ex. FRA, Future Rate Agreement) Utställande av option får endast göras i kombination med köpt option s.k. collar eller korridor och endast under förutsättning att underliggande värde för den utställda optionen uppgår till högst det underliggande värdet för den köpta optionen. 5
Ramavtal om ränteswapar måste upprättas med några olika motparter innan swapaffär får genomföras. Kommunstyrelsen ska godkänna de motparter som avtal får slutas med. Externa swapar får endast ske med motparter som har lägst rating AA- (Standard & Poor s) eller Aa3 (Moody s) avseende löptid 1 år eller längre. För swapar med kortare löptid än 1 år tillåts motparter med rating lägst A-1 (Standard & Poor s) eller P-1 (Moody s). Undantag kan medges för följande svenska motparter: SEB Swedbank Nordea Svenska Handelsbanken Vid upptagande av lån eller användning av derivatinstrument ska anbud infordras på affärsmässiga grunder. Leasing Leasingfinansiering betraktas som upplåning och ingår i det rambeslut om upplåning som fattas av kommunfullmäktige. Ekonomichefen beslutar inom ramen för upplåning om leasingfinansiering. Leasingfinansiering kan användas om den totala leasingavgiften är lägre än kostnaden för traditionell finansiering, eller om det ur t.ex. servicesynpunkt kan anses fördelaktigt trots en högre kostnad. Ekonomichefen kan också besluta att, inom kommunens låneram, låna upp beloppet som leasingaffären avser och i stället erbjuda intern leasing. Beslut Beslut om upplåning är en fråga av principiell beskaffenhet och förbehållen kommunfullmäktige. I samband med beslut om budget fattar kommunfullmäktige beslut om ram för den långfristiga upplåningen. Likviditet Tillgängliga medel, avtalade kreditlöften samt upptagande av kortfristiga krediter (kredittid upp till 1 år) ska hållas på en sådan nivå att en tillfredsställande betalningsberedskap upprätthålls. För att kunna säkerställa en god betalningsberedskap ska Falköpings kommun vid varje tidpunkt ha 140 miljoner kronor tillgängligt i likvida medel. 6
Likvida medel definieras som: Kassa, plusgiro, bank Outnyttjade, kontrakterade checkräkningskrediter Placerade medel som kan frigöras inom två bankdagar För att tillfredsställande betalningsberedskap ska uppnås ska likviditetsplanering ske. Likviditetsplaneringen ska Ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt Vara underlag för beslut om placering av likvida medel samt upplåning Överskottslikviditet ska i första hand användas för att återbetala utestående krediter. Överskottslikviditet kan utlånas till de helägda dotterbolagen. Se vidare under avsnitt 5, Placering, angående godkända motparter m.m.vid placering av likvida medel. Redovisningschefen ansvarar för att likviditetsplanering sker. Ekonomichefen beslutar om, inom delegation från kommunstyrelsen, om tillfällig utlåning på högst 1 år till kommunens helägda dotterbolag och stiftelser upp till 10 miljoner kronor. Placering Vid placering av kommunens medel ska sådana placeringsformer väljas att bästa möjliga förräntning uppnås utan att kraven på lågt risktagande åsidosätts. Kommunfullmäktige beslutade 2005, 96, att avsätta 7 miljoner kr/år för att hantera kommande ökning av pensionsutbetalningar (År 2005 avsattets 14 miljoner). Där denna policy hänvisar till pensionsmedel avses dessa medel. Placeringar i utländsk valuta är inte tillåtna om inte värdesäkring sker i svenska kronor. Förvärv och avyttring av värdepapper får ske genom svenska banker, genom Kommuninvest i Sverige AB (publ) och genom fondkommissionärer som är godkända av Finansinspektionen. 7
Placering av kommunens likvida medel samt pensionsmedel får ske enligt följande: A. Räntebärande värdepapper utställda av svenska staten, svensk kommun/ landsting eller garanterade av staten/kommun/landsting. Maximal löptid 1 år för likvida medel och 20 år för pensionsmedel. Andel 100 %. B. Räntebärande värdepapper utställda av svenska banker och kreditmarknadsbolag. Maximal löptid 10 år. Andel maximalt 50 %. C. På bankkonto i svensk bank. Obegränsad löptid. D. Utlåning till av kommunen helägda företag. Obegränsad löptid. För pensionsmedel får dessutom placering ske i: E. Aktier (maximal andel 75 procent). Kapitalgaranterade produkter, företagsobligationer och aktieindexobligationer (maximal andel 50 procent med begränsad löptid på 10 år). Placeringar i aktier får endast ske på OMX, large cap, etiska och miljömässiga hänsyn skall beaktas. Av etiska skäl ska placeringar undvikas i företag som har sin huvudsakliga verksamhet, produktion eller försäljning inom t ex krigsmaterial samt tobaks- och alkoholvaror. Vidare ska placeringar inte göras i företag som tillåter barnarbete i arbetsstyrkan, ej följer internationella lagar och diskriminerar individer p g a kön, ras eller religion. Kontroll av detta ska ske utifrån en rimlig arbetsinsats. Beslut Kommunfullmäktige beslutar om övergripande förändringar av motparter, förändringar av löptider per motpart/instrument samt förändring av andelar. 8
Borgen Kommunal borgen lämnas normalt endast till företag ingående i kommunkoncernen. I undantagsfall kan borgen beviljas för andra låntagare. När beslutet att medge kommunal borgen har vunnit laga kraft, får underskrift av handlingar ske. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är försäkrad. Därför ska alla borgensåtaganden för investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att låntagaren ska hålla alla objekt försäkrade under hela den tid som borgen ska gälla. Beslut om borgensåtagande preskriberas efter 10 år, vilket innebär att borgensbeslutet inte får vara äldre än 10 år när lånet tas upp eller omsätts. I kommunens årsredovisning ska en riskbedömning av borgensåtagandena redovisas. Beslut Beslut om borgen anses som en fråga av principiell beskaffenhet varför beslutanderätten är förbehållen kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutar om en årlig borgensram till de kommunägda företagen. I övriga fall beslutar kommunfullmäktige om borgen för varje enskilt objekt. Intern kontroll För att uppnå en god intern kontroll ska minst två personer ha insikt i varje affärshändelse. Det innebär att den som gör ett affärsavslut inte också ska bokföra och kontrollera affären. Kommunkassören (ekonomen med ansvar för kassan) utför internkontrollen i finansarbetet. Avier och avräkningsnotor avseende finansiella transaktioner sänds direkt till kommunkassören. Redovisningschefen, som genomför affärsavslut, överlämnar omedelbart dokumentation av affären till kommunkassören. Samtliga finansiella transaktioner ska omedelbart bokföras. Kommunkassören kontrollerar att affären är i överensstämmelse med finanspolicyn. Kommunkassören ska omedelbart rapportera till kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma. 9
Rapportering Redovisningschefen rapporterar till kommunstyrelsen i samband med delårs- och årsbokslut fattade beslut enligt denna policy. Rapporten ska även innehålla låneoch placeringsportföljens storlek och sammansättning samt likviditetssituationen. Årligen, i samband med årsbokslutet, ska en uppföljning av de åtgärder som vidtagits inom ramen för finanspolicyn lämnas till kommunfullmäktige. 10