Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013

2013:25 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013 Rapport till regeringen enligt IAF:s regleringsbrev för 2013 Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

Dnr: 2013/189 Regeringen Arbetsmarknadsdepartementet 103 33 STOCKHOLM Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september Rapport till regeringen enligt IAF:s regleringsbrev för 2013 Regeringen har i regleringsbrevet för 2013 gett Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) följande uppdrag: IAF ska följa och redovisa resultat avseende Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas arbete med att implementera de regeländringar som föreslås i propositionen Åtgärdsreglerna i arbetslöshetsförsäkringen m.m. (prop 2012/13:12) med ikraftträdandedatum den 1 september 2013. Uppdraget ska redovisas senast den 29 november 2013. Arbetsförmedlingen och Arbetslöshetskassornas Samorganisation (SO) har fått möjlighet att granska faktainnehållet i delar av rapporten. IAF har presenterat rapporten för Arbetsförmedlingen vid ett möte den 26 november 2013. Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har dessutom fått ta del av rapporten inför publiceringen. Beslut i detta ärende har fattats av Gunilla Wandemo, t.f. generaldirektör, som också har varit beställare för uppdraget. Rapporten har utarbetats inom IAF av utredarna Jenny Gustafsson, uppdragsledare, Joakim Blomgren och Linda Nokkoudenmäki, granskningsenheten. I arbetet har även verksjuristen Carina Karlsson och utredarna Annika Sandström Johansson och Marika Holmqvist deltagit. Styrgruppen för uppdraget har utgjorts av Jessica Idbrant, chef för analysenheten, Ulf Staffansson, t.f. chef för rättsenheten, Lorraine Davidsson och Catarina Fredriksson, t.f. chefer för granskningsenheten. Katrineholm den 28 november 2013 Gunilla Wandemo T.f. generaldirektör Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Box 210 641 22 Katrineholm www.iaf.se 2 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 1 Inledning... 7 1.1 Uppdraget... 7 1.2 Uppdragets genomförande... 7 1.3 Avgränsningar... 8 1.4 Disposition... 8 2 Regelförändringarna den 1 september... 10 3 Arbetsförmedlingens implementering av regelförändringarna... 15 3.1 Arbetsförmedlingens implementeringsprocess... 15 3.2 Handlingsplanen och aktivitetsrapporterna... 17 3.3 Underrättelser till arbetslöshetskassorna... 18 3.4 Övrig implementering av regelverket... 19 4 Arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna... 21 4.1 Arbetslöshetskassornas implementeringsprocess... 21 4.2 Åtgärdstrappor och underrättelser... 23 4.3 Omprövning av beslut... 24 4.4 Intygande och anmälningsskyldighet... 24 4.5 Övrig implementering av regelverket... 25 5 Tillämpningen av det nya regelverket i september 2013... 26 5.1 Arbetsförmedlingen... 26 5.2 Arbetslöshetskassorna... 27 5.3 Antal underrättelser under september... 28 6 IAF:s summering och slutsatser... 30 6.1 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas arbete med implementeringen av regelförändringarna... 30 6.2 Vissa svårigheter under september 2013... 30 6.3 Det fortsatta arbetet efter september 2013... 31 Käll- och litteraturförteckning... 32 Bilaga 1... 33 Bilaga 2... 35 Bilaga 3... 43 Bilaga 4... 45 Bilaga 5... 47 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 3

Sammanfattning Den 1 september 2013 förändrades vissa av reglerna i arbetslöshetsförsäkringen. Regelförändringarna gäller främst åtgärder som arbetslöshetskassorna kan besluta om när en arbetssökande orsakar sin arbetslöshet, missköter sitt arbetssökande eller förlänger sin tid i arbetslöshet, men även andra delar av arbetslöshetsförsäkringen berörs. IAF:s uppdrag och genomförande Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har i regleringsbrevet för 2013 fått i uppdrag att följa och redovisa resultat avseende Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna. I denna rapport redovisar IAF vad Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har uppgett att de har gjort inför regelförändringarna och även hur de har uppgett att det har gått att tillämpa regelverket från den 1 till den 26 september 2013. IAF har vid tre tillfällen begärt uppgifter från Arbetsförmedlingen och de 29 arbetslöshetskassorna. De svar som IAF har fått fram till i början av oktober ligger till grund för redovisningen i denna rapport. Vid den tidpunkten var bilden av hur Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna tillämpade regelverket inte fullständig och IAF har noterat att inlämningen av aktivitetsrapporter i oktober och underrättelser kopplade till aktivitetsrapporter inte har fungerat som avsett. Eftersom IAF ska redovisa uppdraget till regeringen senast den 29 november kan IAF emellertid inte inom ramen för detta uppdrag redovisa resultatet av regeltilllämpningen efter den 26 september. IAF följer dock utvecklingen löpande inom ramen för andra uppdrag. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna Arbetsförmedlingens implementeringsarbete har varit inriktat på framför allt tre områden: Förändra arbetet med underrättelser som Arbetsförmedlingen skickar till arbetslöshetskassan angående ersättningssökande Införandet av aktivitetsrapporter där de arbetssökande ska redovisa vilka aktiviteter de har genomfört för att ta sig ur sin arbetslöshet Utveckla nya IT-system för att hantera underrättelser och aktivitetsrapporter Arbetslöshetskassorna har riktat in implementeringsarbetet mot den förväntade ökningen av antalet underrättelser från Arbetsförmedlingen. Många arbetslöshetskassor har rekryterat handläggare för att kunna hantera den förväntade ökningen och anpassningar har gjorts i IT-systemen. 4 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

Både på Arbetsförmedlingen och på arbetslöshetskassorna har implementeringen i övrigt till stor del genomförts med information till sökande, utbildning och information till personalen samt uppdatering av handläggarstöd och interna rutiner. I sina svar till IAF har både Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna gett en bild av att implementeringsarbetet har gått planenligt. Arbetsförmedlingen och nästan alla 1 arbetslöshetskassor har uppgett att de skulle hinna med att genomföra de förändringar som krävdes för att kunna tillämpa det nya regelverket fullt ut från den 1 september. Denna bild har även framkommit på de möten som IAF har haft med Arbetsförmedlingen och Arbetslöshetskassornas Samorganisation (SO). Arbetsförmedlingen har inte gjort någon riskanalys för kontrolluppdraget efter regelförändringarna. Några arbetslöshetskassor har gjort riskanalyser och dessa visade bland annat att det fanns en risk i att det var svårt att förutse hur många underrättelser som skulle komma in efter regelförändringarna. Svårigheter i tillämpningen under september 2013 När det nya regelverket började tillämpas den 1 september uppstod vissa svårigheter. Under september 2013 skickade Arbetsförmedlingen 28 657 underrättelser. Samma månad året innan skickades 293 underrättelser. 2 Ökningen var betydligt större än den prognos som gjordes inför regelförändringarna. Arbetsförmedlingen har till IAF den 8 oktober 2013 uppgett att implementeringen har fortlöpt enligt plan. Arbetsförmedlingen hade, en månad efter det att regelförändringarna trädde ikraft, inte identifierat några oförutsedda problem eller svårigheter när det gällde tillämpningen av regelverket. Arbetsförmedlingen har emellertid också uppgett att de har skickat felaktig information till cirka 8 000 arbetssökande om datum för när aktivitetsrapporten ska lämnas in. Arbetsförmedlingen hade inte för avsikt att skicka underrättelser för dessa personer vid utebliven aktivitetsrapport i oktober. Arbetsförmedlingen har skickat många felaktiga underrättelser under september, på grund av inkörningsproblem. I övrigt bedömde Arbetsförmedlingen att hanteringen av underrättelser efter regelförändringarna är mer rättssäker och enhetlig samtidigt som processen är enklare än tidigare. 1 Två arbetslöshetskassor uttryckte sig mer försiktigt. En menade att det var svårt att förbereda fullt ut eftersom det var oklart hur teknikstödet skulle se ut och en annan menade att det blir en utmaning att säkerställa en enhetlig tillämpning av reglerna på de områden där rättspraxis saknas. Ingen arbetslöshetskassa har dock flaggat för att de inte skulle hinna med det arbete som krävdes. 2 Begreppet underrättelse har utvidgats. Tidigare gällde underrättelser endast ifrågasatt ersättningsrätt för den enskilde. Efter den 1 september 2013 används underrättelser även när Arbetsförmedlingen informerar arbetslöshetskassan om de arbetssökande har meddelat att de inte står till arbetsmarknadens förfogande, eller att de åter står till förfogande. Alla typer av underrättelser innebär en administration och IAF skiljer inte på dem i rapporten. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 5

Arbetslöshetskassorna har svarat på IAF:s tredje begäran mellan den 27 september och den 9 oktober och har då generellt uppgett att den egna tillämpningen av det nya regelverket har fungerat bra. De hade dock upplevt en del svårigheter när det gällde inkomna underrättelser, som ofta saknade underlag från Arbetsförmedlingen. Arbetslöshetskassorna har också upplevt svårigheter med att få kompletterande information från Arbetsförmedlingen. IAF:s summering och slutsatser IAF kan konstatera att den bild som Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har förmedlat om implementeringsarbetet har varit positiv under hela tiden fram till att det nya regelverket trädde i kraft. Trots det uppstod under september 2013 vissa problem med tillämpningen av regelverket och under oktober fungerade inte hanteringen av aktivitetsrapporter och underrättelser som avsett. IAF kan därmed konstatera att det finns svårigheter som Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna måste komma till rätta med i tillämpningen av det nya regelverket. Om arbetslöshetskassorna inte får in det underlag som de behöver från Arbetsförmedlingen för att kunna fatta beslut efter en underrättelse finns det en risk för ökade handläggningstider. Om handläggningen inte fungerar som avsett finns också en ökad risk för felaktiga utbetalningar. IAF konstaterar också att regelverkets krav om att arbetssökande ska lämna in en aktivitetsrapport en gång i månaden inte efterlevdes fullt ut under oktober månad avseende de sökande som fick felaktig information från Arbetsförmedlingen. Även om IAF inom ramen för detta uppdrag inte kan redovisa resultatet av regeltillämpningen efter den 26 september, fortsätter IAF att löpande följa utvecklingen. 6 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

1 Inledning Den 27 september 2012 överlämnade regeringen en proposition till riksdagen med förslag på omfattande regelförändringar inom arbetslöshetsförsäkringen. 3 Propositionen antogs av riksdagen den 13 mars 2013 och regelförändringarna trädde i kraft den 1 september 2013. Arbetsförmedlingen och de 29 arbetslöshetskassorna har under året arbetat med att genomföra förändringar för att det nya regelverket skulle kunna tillämpas från och med den 1 september 2013. 1.1 Uppdraget Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har i regleringsbrevet för 2013 fått följande uppdrag av regeringen: IAF ska följa och redovisa resultat avseende Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas arbete med att implementera de regeländringar som föreslås i propositionen Åtgärdsreglerna i arbetslöshetsförsäkringen m.m. (prop 2012/13:12) med ikraftträdandedatum den 1 september 2013. Uppdraget ska redovisas senast den 29 november 2013. 1.2 Uppdragets genomförande IAF har följt hur Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har arbetat med att införa regelförändringarna i respektive verksamhet. I denna rapport redovisar IAF resultatet av implementeringsarbetet, det vill säga vad Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har uppgett att de har gjort inför regelförändringarna och även hur de har uppgett att det har gått att tillämpa regelverket mellan den 1 och den 26 september 2013. Rapporten bygger på den information som Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har lämnat till IAF. Vid totalt tre tillfällen under uppdraget har IAF begärt uppgifter, två gånger om implementeringsarbetet och en gång om tillämpningen av det nya regelverket under september. Den 15 mars begärde IAF att få en skriftlig beskrivning av på vilket sätt Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna planerade att implementera regelförändringarna i organisationen samt en tidsplan och eventuell riskanalys för arbetet med implementeringen. Sista svarsdatum var den 2 april. Se bilaga 1. 3 Regeringens proposition 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 7

Den 14 juni begärde IAF att få in uppgifter från arbetslöshetskassorna och den 18 juni från Arbetsförmedlingen. IAF begärde då svar på ett omfattande frågeformulär med 36 frågor till arbetslöshetskassorna och 45 till Arbetsförmedlingen. Frågorna var baserade på de delar av regelverket som omfattades av regelförändringarna och de syftade till att ge svar på hur implementeringen hade genomförts. Sista svarsdatum var den 30 augusti. Se bilaga 2. Den 26 september begärde IAF att få en lägesrapport om hur det hade gått med tillämpningen av det nya regelverket den första tiden efter att förändringarna hade trätt i kraft. Sista svarsdatum var den 8 oktober. Se bilaga 3. Alla arbetslöshetskassor och Arbetsförmedlingen svarade på samtliga IAF:s begäranden. IAF har även deltagit i flera möten med bland andra Arbetsförmedlingen och Arbetslöshetskassornas samorganisation (SO), där implementeringen har diskuterats, både med anledning av det här regeringsuppdraget och inom ramen för IAF:s övriga verksamhet. Se bilaga 4 för mer information om hur IAF har följt implementeringsarbetet under 2013. Under hela uppdraget har IAF dessutom bevakat Arbetsförmedlingens och SO:s webbplatser och intranät. 1.3 Avgränsningar Rapporten fokuserar på hur Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna har arbetat med implementeringen inför regelförändringarna och resultatet av det arbetet till och med september 2013. IAF ska redovisa uppdraget till regeringen senast den 29 november 2013. Som framkommer ovan har IAF skickat en begäran om uppgifter till Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna den 26 september. För att kunna färdigställa rapporten inom utsatt tid har IAF inom ramen för detta uppdrag inte haft möjlighet att följa arbetet med regelförändringarna efter den 26 september. IAF kan alltså inte i denna rapport redovisa resultatet av regeltillämpningen efter detta datum. IAF följer den fortsatta utvecklingen inom ramen för andra uppdrag. 1.4 Disposition Kapitel 2 beskriver kortfattat de regelförändringar som trädde i kraft inom arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013. Utgångspunkten för beskrivningen är regeringens proposition Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. (2012/13:12). I kapitel 3 och 4 redovisas resultatet av Arbetsförmedlingens respektive arbetslöshetskassornas arbete med implementeringen. Kapitel 5 innehåller en kortfattad beskrivning av hur det har gått för Arbetsförmedlingen och 8 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

arbetslöshetskassorna att tillämpa det nya regelverket under september 2013. I kapitlet redovisas även antalet underrättelser som Arbetsförmedlingen har skickat till arbetslöshetskassorna under september 2013 och under samma månad 2012. IAF:s summering och slutsatser presenteras i kapitel 6. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 9

2 Regelförändringarna den 1 september Den 1 september 2013 trädde det nya regelverket inom arbetslöshetsförsäkringen i kraft. Regelverket innebär förändringar i tre lagar: lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF), lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor (LAK) och i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Dessa förändringar har även fått följdändringar i förordningar och föreskrifter. 4 I detta kapitel beskrivs regelförändringarna kortfattat, som en bakgrund till det implementeringsarbete som behandlas i kapitel 3 och 4. De allmänna villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning har förändrats De allmänna villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning i 9 ALF har förändrats på så sätt att de efter ändringen innehåller krav av grundläggande karaktär, som den arbetssökande kan uppfylla från sin första arbetslösa dag. Kraven är att den som begär ersättning ska vara arbetsför och oförhindrad att arbeta minst tre timmar om dagen och i genomsnitt 17 timmar i veckan, anmäld på Arbetsförmedlingen som arbetssökande och även i övrigt stå till arbetsmarknadens förfogande. Villkoren om att vara aktivt arbetssökande, att medverka till att upprätta en individuell handlingsplan och att vara beredd att anta ett lämpligt arbete ingick tidigare i de allmänna villkoren. Dessa villkor har nu flyttats till 43-43 b ALF och utgör grunder för åtgärd om de inte uppfylls. Avanmälan till arbetslöshetskassan har ersatts med en underrättelse I situationer där arbetssökande tidigare uteblev från ett besök eller inte tog en överenskommen kontakt med Arbetsförmedlingen, skulle Arbetsförmedlingen omedelbart informera arbetslöshetskassan genom en avanmälan. Ersättningen stoppades då automatiskt och var stoppad till dess att den sökande besökte Arbetsförmedlingen och blev anmäld till arbetslöshetskassan igen. Denna avanmälan avskaffades i samband med regelförändringarna. Efter den 1 september ska Arbetsförmedlingen i stället skicka en underrättelse till arbetslöshetskassan när en sökande inte kommer på ett bokat besök eller inte tar en överenskommen kontakt. 5 Arbetslöshetskassan ska i sin tur utreda och fatta beslut om en eventuell åtgärd. 4 Förordning (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring, förordning (1997:836) om arbetslöshetskassor, förordning (2000:628) om arbetsmarknadspolitiska verksamheten, förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, Arbetsförmedlingens föreskrifter (AFFS 2013:2) om aktivitetsrapport, anvisning till arbete och underrättelser till arbetslöshetskassan. 5 16 förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten 10 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

Före den 1 september avanmälde Arbetsförmedlingen de arbetssökande även i situationer då de meddelade Arbetsförmedlingen att de inte stod till arbetsmarknadens förfogande, till exempel vid sjukdom eller semester. Arbetsförmedlingen har valt att avskaffa även denna sorts avanmälan, och i stället informera arbetslöshetskassorna via underrättelser. Underrättelser ett utvidgat begrepp Före den 1 september 2013 gällde Arbetsförmedlingens underrättelser till arbetslöshetskassorna ifrågasatt ersättningsrätt för den enskilde. Efter den 1 september skickar Arbetsförmedlingen underrättelser även i andra situationer. I denna rapport använder IAF begreppet underrättelse för Underrättelse vid ifrågasatt ersättningsrätt Underrättelse om att den enskilde har meddelat Arbetsförmedlingen att han eller hon inte står till arbetsmarknadens förfogande under en period Underrättelse om att den enskilde har meddelat Arbetsförmedlingen att han eller hon åter står till arbetsmarknadens förfogande Nedsättning av dagpenning har avskaffats Åtgärden nedsättning av dagpenning avskaffades i samband med regelförändringarna och de åtgärder som nu finns är varning respektive avstängning från ersättning i ett på förhand bestämt antal dagar (43-43 b ALF). Aktivitetsrapporter har införts Alla arbetssökande som begär arbetslöshetersättning, ska från den 1 september lämna en aktivitetsrapport till Arbetsförmedlingen en gång i månaden med en redogörelse för vilka aktiviteter som han eller hon har utfört för att lösa sin arbetslöshet. Aktivitetsrapporten ska utgå från den arbetssökandes individuella handlingsplan och ska lämnas till Arbetsförmedlingen senast två veckor efter utgången av den period som rapporten avser. 6 Om den sökande inte lämnar in sin aktivitetsrapport ska Arbetsförmedlingen skicka en underrättelse till arbetslöshetskassan. 7 De nya åtgärdstrapporna En stor del av regelförändringarna gäller åtgärderna i arbetslöshetsförsäkringen. Tidigare fanns det två grupper av åtgärdsgrunder som kunde leda till att arbets- 6 6 a förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten 7 16 förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 11

löshetskassan fattade beslut om en åtgärd när ersättningssökande handlade på ett sätt som inte stämde överens med villkoren i försäkringen. Dels när de sökande förlängde sin tid i arbetslöshet, dels när de orsakade sin arbetslöshet. Med regelförändringarna kompletterades dessa grupper med en tredje grupp när de sökande missköter sitt arbetssökande. För var och en av dessa grupper av åtgärdsgrunder har det införts en trappa där upprepad misskötsel successivt leder till kraftigare åtgärder. Arbetsförmedlingen ska skicka en underrättelse till arbetslöshetskassan när en grund för åtgärd uppstår. Arbetslöshetskassan utreder och fattar därefter beslut om en åtgärd. Åtgärderna är varning (finns enbart inom åtgärdstrappan misskötsel av arbetssökandet) och avstängning från ersättning i ett förutbestämt antal dagar. Arbetslöshetskassan ska i vissa fall bedöma om det finns ett godtagbart skäl eller en giltig anledning för den arbetssökandes agerande. Bestämmelserna i sin helhet finns i bilaga 5. Utökade möjligheter att hålla inne arbetslöshetsersättningen I och med det nya regelverket har arbetslöshetskassorna fått utökade möjligheter att hålla inne ersättning till en sökande enligt 66 ALF. Utökningen gäller situationer då det finns sannolika skäl att anta att en sökande inte uppfyller de allmänna villkoren för rätt till ersättning enligt 9 ALF, eller inte har rätt till ersättning för att han eller hon har avvisat en anvisning till Jobbgarantin för ungdomar enligt 11 ALF. Redan före regelförändringarna hade arbetslöshetskassorna möjlighet att hålla inne ersättning om det var sannolikt att den sökande skulle stängas av eller frånkännas rätten till ersättning. Ersättningen får hållas inne till dess att arbetslöshetskassan slutligt prövat den sökandes rätt till ersättning och med högst det belopp som kan komma i fråga i det slutliga beslutet. Intygande- och anmälningsskyldighet Före den 1 september 2013 fanns ingen lagstadgad skyldighet för de ersättningssökande att lämna uppgifter till arbetslöshetskassan på heder och samvete. Från och med den 1 september ska emellertid de uppgifter som lämnas till arbetslöshetskassorna för bedömning av rätt till ersättning lämnas på heder och samvete. Av det nya regelverket framgår också att de sökande ska anmäla ändrade förhållanden som har betydelse för rätten till ersättning. Anmälan ska göras till arbetslöshetskassan senast 14 dagar efter att den sökande har fått kännedom om uppgifterna. 8 I och med att uppgifterna ska lämnas på heder och samvete kan straffbestämmelsen om osann eller vårdslös försäkran i brotts- 8 47-47 b lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring 12 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

balken 9 tillämpas. Även bidragsbrottlagen (2007:612) kan tillämpas eftersom skyldigheten att anmäla ändrade förhållanden blir lagstadgad. 10 Möjligheterna till uteslutning och frånkännande har utökats Åtgärderna att utesluta en medlem ur en arbetslöshetskassa enligt 37 LAK och att frånkänna en person rätten till arbetslöshetsersättning enligt den då gällande 66 ALF har sedan tidigare tillämpats av arbetslöshetskassorna när en ersättningssökande har lämnat oriktiga eller vilseledande uppgifter, som har betydelse för hans eller hennes rätt till medlemskap eller ersättning. Från och med den 1 september 2013 kan dessa åtgärder även tillämpas när en person har låtit bli att anmäla ändrade förhållanden av betydelse för ersättningsrätten. 11 Tidigare har det inte varit reglerat från vilken tidpunkt som en uteslutning eller ett frånkännande ska gälla, men från den 1 september ska ett sådant beslut gälla från och med den dag då arbetslöshetskassan inledde utredningen av det förhållande som ligger till grund för beslutet. 12 Omfattningen av ett frånkännande skulle enligt tidigare regler avse minst 130 dagar. Nu gäller att det ska avse minst 45 dagar och högst 195 dagar. Det har också tillkommit regler om vilken arbetslöshetskassa som ska fatta beslut om frånkännande när en person har utträtt ur en arbetslöshetskassa. 13 Återbetalning av statsbidrag Arbetslöshetskassornas återkravshantering består dels av återkrav gentemot den enskilde, dels arbetslöshetskassans återbetalning av statsbidrag till staten. De förändringar som har gjorts i regelverket kring detta har syftat till att göra det tydligare i vilka situationer som arbetslöshetskassan ska betala tillbaka statsbidrag. 14 Fler personuppgifter får lagras i en arbetsmarknadspolitisk databas Samtliga känsliga personuppgifter, som nämns i 13 i personuppgiftslagen (uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter om hälsa och sexual- 9 15 kap 10 BrB 10 Prop. 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. s. 46 11 46 ALF och 37 LAK 12 46 b ALF och 37 b LAK 13 46-46 a ALF 14 94-94 c lag (1997:239) om arbetslöshetskassor Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 13

liv) får efter den 1 september 2013 behandlas i en arbetsmarknadspolitisk databas om de har lämnats i ett ärende. 15 15 9 lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. 14 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

3 Arbetsförmedlingens implementering av regelförändringarna Arbetsförmedlingen har ett uppdrag att kontrollera att arbetssökande som begär ersättning från arbetslöshetsförsäkringen uppfyller de allmänna villkoren i försäkringen. Uppdraget innebär även att informera arbetslöshetskassan när en sökande inte bedöms uppfylla de allmänna villkoren och vid situationer då den sökandes rätt till arbetslöshetsersättning kan påverkas. De regelförändringar som Arbetsförmedlingen anser påverkar och förändrar arbetet med kontrollfunktionen är i korthet följande: De allmänna villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning har förändrats. En aktivitetsrapport som ska lämnas in en gång per månad av arbetssökande som begär arbetslöshetsersättning har införts. Avanmälan vid uteblivna besök och kontakter har ersatts med en underrättelse till arbetslöshetskassan. Underrättelse till arbetslöshetskassan har införts även vid uteblivna besök och kontakter med kompletterande aktörer samt vid utebliven aktivitetsrapport. Arbetsförmedlingen har fått utökade möjligheter att behandla känsliga personuppgifter i en arbetsmarknadspolitisk databas. 16 IAF har vid två tillfällen begärt att få uppgifter från Arbetsförmedlingen om deras implementeringsarbete (se bilaga 1 och 2) 17. IAF har ställt frågor som rör samtliga förändringar i regelverket och Arbetsförmedlingens svar sammanfattas i detta kapitel. Om inget annat anges så är det Arbetsförmedlingens svar på IAF:s frågor som ligger till grund för redogörelsen i det här kapitlet. 3.1 Arbetsförmedlingens implementeringsprocess Arbetsförmedlingen startade under hösten 2012 projektet Reformer i arbetslöshetsförsäkringen, för att arbeta med implementeringen av regelförändringarna. Projektet hade i uppdrag att inför den 1 september 2013 utveckla nya IT-system, säkerställa anpassningar i Arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem AIS och andra befintliga IT-system samt ta fram underlag för informations- och kommunikationsinsatser och för beslut i Arbetsförmedlingens styrelse och ledning. 16 Arbetsförmedlingens Återrapportering 2013 Ökad sökaktivitet genom tydligare krav och ökad uppföljning. 2013-06-14 17 En tredje begäran, om tillämpningen efter den 1 september, har skickats till Arbetsförmedlingen efter att regelförändringarna trädde ikraft. Svaren på den begäran sammanfattas i kapitel 6. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 15

Genomförandet av kommunikations- och implementeringsinsatserna har emellertid skett utanför projektet i den ordinarie linjeorganisationen. Där har även arbetet med Arbetsförmedlingens föreskrifter och handläggarstöd skett. Arbetet med dessa påbörjades i mars 2013, och Arbetsförmedlingen uppgav i augusti att de handläggarstöd som berörs av regelförändringarna hade uppdaterats och skulle publiceras den 1 september. Föreskrifterna om aktivitetsrapporter, underrättelser och anvisningar till lämpligt arbete har trätt i kraft den 1 november 2013. Arbetsförmedlingen har enligt den information som har lämnats till IAF bedömt att de kommer att kunna leva upp till regelverkets krav fullt ut från och med att de nya reglerna träder i kraft. Vid de möten som IAF har haft med representanter från Arbetsförmedlingen har samma bild förmedlats. 3.1.1 Information och utbildning av Arbetsförmedlingens personal För att implementera regelförändringarna internt inom organisationen har Arbetsförmedlingen under våren 2013 utbildat cirka 500 resurspersoner. Dessa fungerar som ett stöd för andra arbetsförmedlare när det gäller frågor om arbetslöshetsförsäkringen. Resurspersonerna har i sin tur vidareutbildat sina kollegor på arbetsförmedlingskontoren med hjälp av ett stödmaterial, som Arbetsförmedlingen har tagit fram. Ett utbildningsmaterial har också lagts ut på Arbetsförmedlingens intranät tillsammans med en webbutbildning för alla arbetsförmedlare samt utbildningsfilmer. Innehållet i utbildningarna har varit regelförändringarna och de nya IT-system som har utvecklats. Personalen på Arbetsförmedlingen Rådgivning, som bistår arbetsförmedlare med råd kring tolkning och tillämpning av regelverket, har fått en anpassad utbildning. Cheferna har fått information om regelförändringarna från huvudkontoret på chefsmöten under våren. 3.1.2 Information till de arbetssökande Arbetsförmedlingen har informerat de arbetssökande om regelförändringarna och införandet av aktivitetsrapporterna på Arbetsförmedlingens webbplats och i brev till alla sökande som begär arbetslöshetsersättning. Information har exponerats på arbetsförmedlingskontoren och har även lämnats ut till de sökande som skrev in sig på Arbetsförmedlingen under juli och augusti. Muntlig information har lämnats till nyinskrivna arbetssökande under augusti. Informationsmaterialet om arbetslöshetsersättning till de sökande uppdaterades i samband med att regelförändringarna trädde i kraft. Arbetsförmedlingen har uppgett att de informerar om villkoren generellt i arbetslöshetsförsäkringen när en person, som har för avsikt att ansöka om arbetslöshetsersättning, anmäler sig som arbetssökande. Arbetsförmedlingen har dock också uppgett att det är arbetslöshetskassorna som har huvudansvaret för att ge detaljerad information om arbetslöshetsförsäkringen i det enskilda ärendet. 16 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

3.2 Handlingsplanen och aktivitetsrapporterna En stor förändring i regelverket är att de arbetssökande en gång i månaden i en aktivitetsrapport ska redogöra för vilka aktiviteter som de har genomfört för att ta sig ur sin arbetslöshet. För Arbetsförmedlingens del gäller det att kontrollera att aktivitetsrapporten har lämnats in i tid och att granska innehållet för att bedöma om personen är aktivt arbetssökande. En aktivitetsrapport ska enligt regelverket lämnas in senast två veckor efter utgången av den period som den avser. 18 Arbetsförmedlingen har byggt sitt IT-system så att aktivitetsrapporten kan lämnas in mellan den 1 och den 14 i varje månad. Det får till följd att en period i praktiken blir en kalendermånad och att alla arbetssökande ska lämna in sin aktivitetsrapport under de första två veckorna i varje månad. Det innebär också att samtliga underrättelser som Arbetsförmedlingen skickar till arbetslöshetskassorna på grund av att de arbetssökande inte har lämnat in en aktivitetsrapport i tid, skickas samma datum varje månad. Utgångspunkten för den sökandes redovisning i aktivitetsrapporten och för Arbetsförmedlingens granskning av den, är den sökandes individuella handlingsplan. Därför har även arbetet med handlingsplanerna påverkats av regelförändringarna. I den individuella handlingsplanen ska Arbetsförmedlingen sedan tidigare ange den arbetssökandes skyldigheter och planerade aktiviteter. I och med regelförändringarna ska även inriktningen på arbetssökandet anges. 19 3.2.1 Den individuella handlingsplanen I samband med regelförändringarna har Arbetsförmedlingen reviderat både handläggarstödet för den individuella handlingsplanen och flera interna metodbeskrivningar. Arbetsförmedlingen har uppgett att de i utbildningsmaterialet om regelförändringarna har betonat vikten av att upprätta handlingsplaner som är tydliga och konkreta och som innehåller tidsatta aktiviteter som är möjliga att följa upp. Arbetsförmedlingen har inte genomfört några förändringar avseende IT-systemet för handlingsplanerna, men diskussioner pågår internt om att i framtiden integrera handlingsplanen och aktivitetsrapporten. 3.2.2 Aktivitetsrapporterna För hanteringen av aktivitetsrapporterna har Arbetsförmedlingen utvecklat ett nytt IT-system, så att de arbetssökande ska kunna lämna in sin aktivitetsrapport via Arbetsförmedlingens webbplats. I IT-systemet finns en handläggardel, där arbetsförmedlarna kan se inkomna aktivitetsrapporter, om de är granskade, om de 18 6 a förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten 19 6 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 17

innehåller fritext samt om de sökande har markerat att de inte har något att rapportera. För att säkerställa att aktivitetsrapporter granskas skyndsamt, i enlighet med 6 a förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, har Arbetsförmedlingen betonat detta i utbildningarna om regelförändringarna. Arbetsförmedlingen har definierat att skyndsamt normalt innebär inom två veckor från det att aktivitetsrapporten har kommit in. Arbetsförmedlarna får en påminnelse om aktivitetsrapporten inte har granskats inom tio dagar. Det finns enligt Arbetsförmedlingen även möjligheter för de arbetssökande att lämna in aktivitetsrapporten skriftligt på en särskild pappersblankett eller muntligt till en arbetsförmedlare vid ett besök. Arbetsförmedlarna ska i båda dessa fall registrera i IT-systemet att aktivitetsrapporten har kommit in. När det gäller de muntliga aktivitetsrapporterna ska det även dokumenteras i en daganteckning i AIS. 3.3 Underrättelser till arbetslöshetskassorna Arbetsförmedlingen har bedömt att antalet underrättelser kommer att öka i och med regelförändringarna, eftersom det är fler händelser än tidigare som ligger till grund för en underrättelse 20 till arbetslöshetskassan. För att underlätta hanteringen av underrättelser efter regelförändringarna har Arbetsförmedlingen därför utvecklat ett nytt IT-system som möjliggör en digital hantering. Underrättelserna skickas via IT-systemet till arbetslöshetskassorna. Vissa situationer leder till en automatisk underrättelse, till exempel när en arbetssökande inte har lämnat in sin aktivitetsrapport i tid och när en arbetssökande har uteblivit från ett bokat besök eller inte har tagit en överenskommen kontakt. Besöket eller kontakten måste då ha varit registrerad i ett särskilt fält i AIS, för att den automatiska funktionen ska aktiveras. En handläggare har möjlighet att under påföljande arbetsdag stoppa en sådan automatisk underrättelse, och detta måste i så fall motiveras med en orsak. Om en arbetssökande uteblir från ett bokat besök hos eller inte tar en överenskommen kontakt med en kompletterande aktör, ska den kompletterande aktören informera Arbetsförmedlingen genom en avvikelserapport. En sådan avvikelserapport gör att IT-systemet automatiskt skapar ett förslag till en underrättelse. Arbetsförmedlaren får då en signal om detta i IT-systemet och ska ta ställning till om underrättelsen ska skickas till arbetslöshetskassan. 20 Arbetsförmedlingen benämner underrättelse som meddelande i svaren till IAF. IAF väljer att använda underrättelse som begrepp eftersom det är det som förekommer i prop. 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. och i förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. 18 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

Arbetsförmedlingen har uppgett att de i normalfallet inte kommer att ha kontakt med de sökande innan de skickar en underrättelse till en arbetslöshetskassa. Arbetsförmedlingen ska alltid ta ställning till om en underrättelse ska skickas eller inte, men har uppgett att det är arbetslöshetskassorna som gör bedömningen av om godtagbara skäl finns. Arbetsförmedlingen har uppgett att de har uppdaterat de berörda handläggarstöden bland annat med information om att en underrättelse ska skickas skyndsamt. Arbetsförmedlingen har också bedömt att kraven på dokumentation inte har förändrats i och med att avanmälan till arbetslöshetskassan har ersatts med en underrättelse, se kapitel 2. 3.4 Övrig implementering av regelverket Inför regelförändringarna har Arbetsförmedlingen inte gjort någon riskanalys för verksamheten inom kontrollfunktionen, eftersom de har bedömt att kontrollen av de arbetssökande kommer att öka och att en specifik riskanalys för kontrolluppdraget därför inte är nödvändig. Arbetsförmedlingen har även bedömt att den sammantagna arbetsbelastningen inte kommer att öka efter den 1 september och har inte gjort några rekryteringar inför regelförändringarna. De har inte heller gjort någon organisationsförändring. 3.4.1 Återbetalning av statsbidrag Arbetsförmedlingen har uppgett att de inte har förändrat sina rutiner av hanteringen av statsbidrag efter regelförändringarna, men att de har för avsikt att se över om formuleringen i 8 Arbetsförmedlingens föreskrift (AFFS 2010:5) om handläggningen av statsbidrag till arbetslöshetskassor behöver tydliggöras. 3.4.2 Arbetsförmedlingens registerlag Införandet av en webbaserad aktivitetsrapport har medfört svårigheter för Arbetsförmedlingen att kontrollera vilka uppgifter den arbetssökande lämnar eftersom aktivitetsrapporten innehåller ett fritextfält. Arbetsförmedlingen har därför fått utökade möjligheter att behandla känsliga personuppgifter i en arbetsmarknadspolitisk databas. 21 För att säkerställa skyddet för den enskildes personliga integritet efter att denna ändring har trätt i kraft har Arbetsförmedlingen uppgett att: De nya systemstöden följer det regelverk för integritetsskydd som fastställts inom 21 Prop. 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. s. 79 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 19

EKI-programmet. Dessa regler är förankrade både med regeringen och med Datainspektionen. 22 3.4.3 Information att använda för uppföljning Enligt Arbetsförmedlingen kommer information som registreras i IT-systemen för underrättelser och aktivitetsrapporter att föras över till Arbetsförmedlingens Datalager. Denna information som bland annat kan bestå av uppgifter om uteblivna aktivitetsrapporter, sökta jobb och om de sökande inte har något att rapportera, kan användas för uppföljning och sammanställning. Även information om underrättelser som har skapats och skickats respektive inte skickats kan tas fram. Formerna för redovisning av uppdraget inom kontrollfunktionen utifrån data från Datalagret är inte beslutade, enligt Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen har även uppgett att de ser över indikatorerna för att följa kontrollen av arbetssökande som begär ersättning och att de tar hänsyn till regelförändringarna i det arbetet. 22 Arbetsförmedlingens svar till IAF daterat 30 augusti 2013. EKI (Effektiv kundintegritet) är en förkortning för ett projekt inom Arbetsförmedlingen. 20 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

4 Arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna Arbetslöshetskassorna har i uppdrag att administrera arbetslöshetsförsäkringen, vilket innebär att de utreder, beslutar om och betalar ut arbetslöshetsersättning till arbetssökande. IAF har vid två tillfällen begärt att få uppgifter från arbetslöshetskassorna om deras implementeringsarbete 23 (se bilaga 1 och 2). Samtliga arbetslöshetskassor har svarat på IAF:s frågor om förändringarna i regelverket. I detta kapitel sammanfattas arbetslöshetskassornas svar. Om inget annat anges så är det svaren som arbetslöshetskassorna lämnat till IAF som ligger till grund för redogörelsen. 4.1 Arbetslöshetskassornas implementeringsprocess För att implementera regelförändringarna i verksamheten har arbetslöshetskassorna bland annat arbetat med organisationsförändringar, informationsinsatser och rekrytering. Enligt 88 LAK ska arbetslöshetskassorna samverka med varandra i frågor som rör administration, service, information, utbildning och utveckling av arbetslöshetskassornas verksamhet. Samverkan sker i stor utsträckning genom Arbetslöshetskassornas samorganisation (SO), som är arbetslöshetskassornas intresse- och serviceorganisation. När det gäller implementeringen av regelförändringarna har SO arbetat med utbildning, IT-system, handläggarstöd, information till personal på arbetslöshetskassorna och information till bland andra ersättningssökande. SO har bistått arbetslöshetskassorna med svar på IAF:s frågor inom dessa områden. Tjugosju arbetslöshetskassor bedömde i augusti att de skulle kunna leva upp till regelverkets krav från och med den 1 september. Två arbetslöshetskassor uttryckte sig mer försiktigt. En menade att det var svårt att förbereda fullt ut eftersom det var oklart hur teknikstödet skulle se ut. En annan menade att det blir en utmaning att säkerställa en enhetlig tillämpning av reglerna på de områden där rättspraxis saknas. Ingen arbetslöshetskassa har dock flaggat för att de inte skulle hinna med det arbete som krävdes. Vid de möten som IAF har haft med representanter för SO har det inte heller framkommit något som säger att implementeringen inte har fungerat hos arbetslöshetskassorna. 23 En tredje begäran har skickats till arbetslöshetskassorna efter att regelförändringarna trädde i kraft. Svaren på den begäran sammanfattas i kapitel 5. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 21

4.1.1 SO:s arbete med implementeringen på uppdrag av arbetslöshetskassorna SO håller vanligtvis två grundutbildningar om året för nyanställda handläggare på arbetslöshetskassorna, men har 2013 avsatt mer resurser för detta och planerat in grundutbildningar vid sex olika tillfällen. Det finns även en utbildning speciellt för de handläggare som arbetar med underrättelser från Arbetsförmedlingen. SO har dessutom erbjudit en temadag om regelförändringarna för handläggarna på arbetslöshetskassorna. Även i övrigt uppger SO att de har hållit arbetslöshetskassorna uppdaterade om regelförändringarna och deras konsekvenser genom olika möten och genom cirkulär och försäkringsmeddelanden. Handläggarstödet för hanteringen av underrättelser skulle uppdateras i samband med regelförändringarna och SO planerade även att ta fram ett nytt handläggarstöd om avstängningar. När IAF hade kontakt med SO i september var handläggarstöden ännu inte klara, och beräknades eventuellt vara klara i november eller december. SO har tagit fram ett informationsmaterial som arbetslöshetskassorna har kunnat använda för att informera de ersättningssökande om regelförändringarna. Informationen har bestått av ett informationsblad som kunde bifogas med utbetalningsavierna, en broschyr och information som kunde publiceras på webbplatsen. Innehållet har stämts av med Arbetsförmedlingen. SO har även anpassat arbetslöshetskassornas IT-system 24 efter regelförändringarna. Bland annat kommer IT-systemet att lämna förslag till beslut enligt den information som finns i underrättelserna från Arbetsförmedlingen, till exempel förslag till avstängning och datum för när avstängningen ska gälla. SO och Arbetsförmedlingen har samarbetat även när det gäller anpassningarna av IT-systemet, och kommer att fortsätta samarbeta för att kunna hantera digitala underrättelser fullt ut. 4.1.2 Information och utbildning av arbetslöshetskassornas personal Samtliga arbetslöshetskassor har uppgett att personalen har fått utbildning om regelförändringarna. De flesta arbetslöshetskassorna har uppgett att de har använt SO:s utbildningar och temadagar om det nya regelverket. Vissa arbetslöshetskassor har uppgett att de även har genomfört egna utbildningar och informationsinsatser om delar av regelförändringarna för sin personal. De rutiner för handläggning som arbetslöshetskassans handläggare använder har reviderats eller kommer att revideras i enlighet med det nya regelverket. Många av arbetslöshetskassorna har också ändrat sina mallar för exempelvis beslut och kommunicering. 24 Ärendehanteringssystemet ÄGA, utbetalningssystemet OAS och den statistik som förs över till IAF:s databas A-stat. 22 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

4.1.3 Information till ersättningssökande och medlemmar Arbetslöshetskassorna har informerat ersättningssökande och sina medlemmar om regelförändringarna genom sina webbplatser, fackförbundens tidningar, i informationsblad tillsammans med utbetalningsavierna och i informationsbrev till medlemmarna. 4.2 Åtgärdstrappor och underrättelser Arbetslöshetskassorna förväntade sig en ökning av antalet underrättelser 25 i samband med regelförändringarna. Flertalet arbetslöshetskassor uppgav också att de hade rekryterat eller skulle rekrytera ersättningshandläggare för att möta ökningen och för att inte handläggnings- och genomströmningstiderna 26 skulle öka. Ett fåtal arbetslöshetskassor ansåg sig ha utrymme för en ökning av antalet underrättelser med nuvarande personalstyrka. Majoriteten av arbetslöshetskassorna bedömde att genomströmningstiderna för ärenden inte skulle komma att öka. Två arbetslöshetskassor bedömde att genomströmningstiderna skulle komma att minska medan fyra arbetslöshetskassor ansåg att det var svårt att bedöma hur genomströmningstiden kommer att påverkas. Vissa arbetslöshetskassor uppgav att de hade genomfört eller planerade att genomföra organisationsförändringar avseende hur de hanterar underrättelser. Dessa arbetslöshetskassor uppgav att man går ifrån att en grupp eller en enskild handläggare hanterar underrättelserna till att alla ersättningshandläggare ska hantera dem. Majoriteten av arbetslöshetskassorna kommer att hantera alla underrättelser i en handläggargrupp oavsett vilken grund de utgår från. En mindre andel av arbetslöshetskassorna har valt att dela upp underrättelserna med hänsyn till vilken typ av åtgärdsgrund det handlar om. Exempelvis så kommer en arbetslöshetskassa att låta alla ersättningshandläggare handlägga underrättelser från åtgärdstrappan misskötsel av arbetssökande (43 ALF) medan underrättelser från åtgärdtrapporna förlänga tid i arbetslöshet och orsaka sin arbetslöshet (43 a-b ALF) lämnas till särskilda handläggare. För att minimera risken för felaktiga utbetalningar understryker flera arbetslöshetskassor att det är viktigt med en snabb hantering av underrättelserna. Detta eftersom utbetalningen av ersättning inte kommer att stoppas per automatik i 25 Vissa arbetslöshetskassor benämner underrättelse som meddelande i svaren till IAF. IAF väljer att använda underrättelse som begrepp eftersom det är det som förekommer i prop. 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. och i förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. 26 IAF har definierat genomströmningstid som att det avser antalet veckor från den första veckan då en person redovisar arbetslöshet på sitt kassakort, och är berättigad till arbetslöshetsersättning, till den vecka då ersättningen betalas ut. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 23

samband med underrättelser på det sätt som tidigare gjordes i samband med en avanmälan. 4.3 Omprövning av beslut I och med de nya åtgärdsreglerna kommer det, enligt vissa arbetslöshetskassor, att fattas fler beslut som ersättningstagaren kan begära omprövning av. Majoriteten av arbetslöshetskassorna trodde också att antalet omprövningsärenden därmed kommer att öka, vilket innebär att även antalet överklaganden till domstol kommer att öka. Denna konsekvens har även regeringen förutsett i budgetpropositionen för 2013, där Sveriges Domstolar fick ett utökat anslag för att hantera en förväntad ökning av antalet överklagade beslut. 27 Nästan alla arbetslöshetskassor ansåg att denna ökning av ärenden i dagsläget inte kräver några ändrade rutiner eller förberedelser mer än information och utbildning inom ramen för övriga regelförändringar. Två arbetslöshetskassor har uppgett att de har förstärkt personalstyrkan som hanterar omprövningar. 4.4 Intygande och anmälningsskyldighet Enligt det nya regelverket ska de sökande intyga på heder och samvete att de uppgifter som de lämnar är riktiga och fullständiga (sanningsförsäkran). De sökande ska dessutom anmäla ändrade förhållanden senast 14 dagar efter att de fått kännedom om förändringen. 28 Endast ett fåtal av arbetslöshetskassorna svarade på hur de förväntade sig att denna regelförändring kommer att påverka handläggningen. Svaren gav en delad bild. Vissa trodde att reglerna kommer att medföra mer administration och därmed längre handläggningstider, medan andra arbetslöshetskassor trodde att det kommer att bli mindre administration eftersom reglerna är tydliga och att det därför kan bli färre återkrav att hantera. Vissa arbetslöshetskassor planerade att upphöra med att ta emot muntliga kompletteringar till följd av regelförändringarna, medan en arbetslöshetskassa ansåg att det inte kommer att finnas några hinder för att ta emot muntliga kompletteringar. SO har uppdaterat informationen på blanketten Anmälan om arbetslöshet och på kassakorten med en sanningsförsäkran. SO har dessutom uppgett att en sanningsförsäkran har införts i Internetkassan både vid signering av anmälan om arbetslöshet och vid signering av kassakorten. Drygt hälften av arbetslöshetskassorna antog att antalet polisanmälningar enligt bidragsbrottslagen skulle komma att öka med anledning av regelförändringarna. 27 Prop. 2012/13:1 utgiftsområde 14 Arbetsmarknad och arbetsliv. 28 47-47 b lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring 24 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

Vissa arbetslöshetskassor underströk att det hittills har gjorts få polisanmälningar, och att en ökning därför ändå skulle innebära ett lågt antal. 4.5 Övrig implementering av regelverket En tredjedel av arbetslöshetskassorna har uppgett att de har gjort riskanalyser inför regelförändringarna och några av dem har skickat in riskanalysen till IAF. En risk som lyftes fram av vissa arbetslöshetskassor, i riskanalyser eller på annat sätt, var att man inte visste hur stort antal underrättelser som skulle komma in efter regelförändringen. 4.5.1 De allmänna villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning Vissa av arbetslöshetskassorna ansåg att förändringarna i de allmänna villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning i 9 ALF (se kapitel 2) förtydligar och förenklar deras beslutsfattande medan andra trodde att de nya villkoren kommer att medföra mer administration och utredning. Nästan en tredjedel av arbetslöshetskassorna trodde att handläggningen och verksamheten inte kommer att påverkas nämnvärt med anledning av ändringen i de allmänna villkoren. 4.5.2 Återbetalning av statsbidrag De flesta arbetslöshetskassorna har uppgett att de inte har gjort någon förändring med anledning av den regelförändring som gäller återbetalning av statsbidrag. De har rutiner för återbetalning av statsbidrag sedan tidigare och dessa gäller fortfarande. Vissa arbetslöshetskassor har uppgett att de har utbildat och informerat berörd personal om ändringarna. 4.5.3 Innehållande av ersättning samt uteslutning och frånkännande När det gäller regelförändringarna om uteslutning och frånkännande respektive de utökade möjligheterna att hålla inne ersättning för en sökande, har implementeringen huvudsakligen skett på samma vis som övriga regelförändringar. Arbetslöshetskassorna har uppdaterat sina brevmallar, genomfört informationsinsatser, uppdaterat sina rutinbeskrivningar, genomfört utbildningar och informerat berörd personal och arbetslöshetskassans styrelse. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 25

5 Tillämpningen av det nya regelverket i september 2013 Regelförändringarna trädde i kraft den 1 september 2013. IAF begärde att få uppgifter från Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna den 26 september för att få en uppfattning om hur det hade gått med tillämpningen av regelverket (se bilaga 3). Vid det tillfället var bilden av hur Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna tillämpade regelverket inte fullständig. Sista datum för att lämna in de första aktivitetsrapporterna hade till exempel ännu inte passerats. IAF har noterat att inlämningen av aktivitetsrapporter i oktober och underrättelser kopplade till aktivitetsrapporter inte har fungerat som avsett. Eftersom IAF ska redovisa uppdraget till regeringen senast den 29 november kan IAF emellertid inte inom ramen för detta uppdrag redovisa resultatet av regeltillämpningen efter den 26 september. IAF följer dock utvecklingen löpande inom ramen för andra uppdrag. I detta kapitel sammanfattas de svar från Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna som IAF fick i början av oktober. 5.1 Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen har i sitt svar till IAF daterat den 8 oktober 2013 uppgett att implementeringen har gått enligt plan. En månad efter det att regelförändringarna trädde i kraft hade Arbetsförmedlingen inte identifierat några oförutsedda problem eller svårigheter när det gäller tillämpningen av regelverket. De angav dock vissa inkörningsproblem kopplade till underrättelserna, till exempel att arbetsförmedlare har skickat manuella underrättelser till arbetslöshetskassan i ärenden där det redan har skickats automatiska underrättelser. Detta har medfört att arbetslöshetskassorna har varit tvungna att hantera dubbletter av underrättelserna. Arbetsförmedlingen har informerat arbetsförmedlarna om problemet via intranätet och genom resurspersonerna på förmedlingskontoren. Förekomsten av dubbletter ska enligt Arbetsförmedlingen därefter ha minskat. Arbetsförmedlingen har även uppgett att underrättelser har skickats för sökande som inte befann sig i sökandekategorier där arbetslöshetsersättning kan sökas. Det kan till exempel gälla sökande som är inskriva i arbetsmarknadspolitiska program. Detta berodde på ett fel i IT-systemet och ska enligt Arbetsförmedlingen ha åtgärdats i september. I övrigt bedömde Arbetsförmedlingen att hanteringen av underrättelser efter regelförändringarna är mer rättssäker och enhetlig samtidigt som processen är enklare än tidigare. Arbetsförmedlingen lyfte i sitt svar fram att det har angetts ett felaktigt inlämningsdatum av aktivitetsrapport för cirka 8 000 arbetssökande. Enligt informationen till de sökande skulle aktivitetsrapporten för september lämnas in 26 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF

den 1-14 november, det vill säga en månad för sent. Arbetsförmedlingen har den 4 oktober åtgärdat problemet och den 8 oktober skickades ett meddelande till dem som hade fått fel information. Arbetsförmedlingen har uppgett att de inte kommer att skicka en underrättelse vid utebliven aktivitetsrapport för de sökande som har fått den felaktiga informationen. Arbetsförmedlingen har också uppgett att det finns en oro på arbetsförmedlingskontoren för att administrationen av aktivitetsrapporterna ska ta mycket av arbetsförmedlarnas tid i anspråk, och att arbetsförmedlarna upplever att de har ett stort ansvar när det gäller registreringar, bedömningar och kontroll. Dessutom ska den individuella handlingsplanen revideras och vara av god kvalitet, och arbetsförmedlarna ska ha tätare uppföljningskontakter med de arbetssökande. 5.2 Arbetslöshetskassorna Samtliga arbetslöshetskassor besvarade IAF:s frågor och svaren kom in mellan den 27 september och den 9 oktober. Arbetslöshetskassorna har generellt uppgett att den egna tillämpningen av det nya regelverket har fungerat bra men har uppmärksammat en del svårigheter när det gäller inkomna underrättelser. Många arbetslöshetskassor har uppgett att antalet underrättelser har överstigit de prognoser som gjordes inför regelförändringen. För vissa arbetslöshetskassor har det stora inflödet inneburit att de har organiserat om hanteringen av underrättelserna. Fler handläggare än planerat har fått ansvar för att hantera dessa. Nästan alla arbetslöshetskassor uppgav att underrättelserna saknar underlag i form av handlingsplan, daganteckningar etc. Det kan då vara svårt att utläsa på vilket sätt den sökande har brutit mot regelverket, det vill säga orsaken till underrättelsen. Det har även varit svårt att få kompletterande information från Arbetsförmedlingen på grund av att kontaktuppgifterna till den arbetsförmedlare som hade skickat underrättelsen inte följde med. Det har fått till följd att arbetslöshetskassans handläggare har fått vänta länge i telefonkö till Arbetsförmedlingens växel och Arbetsförmedlingen Kundtjänst. Vissa arbetslöshetskassor har även uppgett att Arbetsförmedlingen inte har lämnat ut uppgifter med hänvisning till sekretess. Vissa arbetslöshetskassor har upplevt att kunskapsnivån om regelverket är låg hos handläggarna på Arbetsförmedlingen. De flesta arbetslöshetskassorna har fått underrättelser för personer som inte begär arbetslöshetsersättning. Detta problem har även Arbetsförmedlingen uppmärksammat, se kapitel 5.1. Enligt många arbetslöshetskassor har det varit vanligt att automatiska underrättelser har skickats i ärenden där arbetsförmedlaren inte har registrerat i AIS att den arbetssökande har besökt eller tagit kontakt med Arbetsförmedlingen, trots att den sökande har gjort det i enlighet med planeringen. Arbetsförmedlingen har då ofta skickat en ny underrättelse för att korrigera den felaktiga. Detta innebär onödig administration för arbetslöshetskassorna. Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF 27

I andra ärenden har samma underrättelse kommit in till arbetslöshetskassorna två gånger. Det har alltså skickats en automatisk underrättelse, och handläggaren på Arbetsförmedlingen har även skickat en manuell underrättelse, en dubblett. Även Arbetsförmedlingen har uppmärksammat detta problem och problemet ska enligt Arbetsförmedlingen ha minskat, se kapitel 5.1. Flera arbetslöshetskassor har i svaren pekat på svårigheterna i handläggningen som inträffar på grund av att avanmälan har tagits bort. Problemen uppstår när underrättelserna kommer in före kassakorten. Personen har inte ansökt om ersättning för den period som underrättelsen gäller och arbetslöshetskassan behöver då bevaka att kassakortet kommer in, eftersom beslutet kan fattas först därefter. Många arbetslöshetskassor pekade också på svårigheter då arbetssökande själva meddelar Arbetsförmedlingen att de inte står till arbetsmarknadens förfogande under en period. Det kan handla om arbete, sjukdom, semester, föräldraledighet etc. Tidigare avanmälde Arbetsförmedlingen den arbetssökande i dessa situationer och ersättningen stoppades omedelbart. Efter den 1 september ska en underrättelse skickas och arbetslöshetskassan måste bevaka att ersättning inte betalas ut om ett kassakort skulle komma in för dagar då den sökande inte står till arbetsmarknadens förfogande. Det finns enligt vissa arbetslöshetskassor en risk för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning i dessa situationer. 5.3 Antal underrättelser under september IAF har sammanställt antalet underrättelser som Arbetsförmedlingen skickade till arbetslöshetskassorna i september 2013 och jämfört dessa siffror med antalet för september 2012. 29 Som nämns i kapitel 2 har begreppet underrättelse utvidgats efter den 1 september 2013. Underrättelserna i september 2012 gällde endast ifrågasatt ersättningsrätt för den enskilde. Antalet underrättelser i september 2013 innefattar även dem som Arbetsförmedlingen skickar för att informera arbetslöshetskassan när de ersättningssökande har meddelat att de inte står till arbetsmarknadens förfogande, eller att de åter står till förfogande. Alla typer av underrättelser innebär en administration och IAF skiljer inte på dem i redovisningen. 29 Uppgifterna om antalet underrättelser för september 2012 har hämtats från IAF:s databas Underrättelsedatabasen och för september 2013 från Arbetsförmedlingen. 28 Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassornas implementering av regelförändringarna i arbetslöshetsförsäkringen den 1 september 2013, IAF