STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Chefs- och ledarskapspolicy Antaget av Kommunstyrelsen 2006-03-08, 32
Kommunledningskontoret 1 (4) Maria Lejerstedt 2007-09-04 maria.lejerstedt@stromstad.se Dnr: tele 0526-192 08 CHEFSPOLICY Genom en chefspolicy vill Strömstads kommun ge uttryck för krav och förväntningar på kommunens ledande chefer. Chefspolicyn är en viljeförklaring som levandegörs genom att dess innehåll avspeglas i det dagliga ledarskapet i kommunen. Därför är chefspolicyn en utgångspunkt för kontinuerlig avstämning mellan chef och uppdragsgivare, en grund vid chefsrekrytering, chefsutveckling och chefsavveckling. Chefspolicyn gäller alla chefer i Strömstads kommun. Befattningen chef förutsätter att man har personalansvar. Visioner för Strömstad kommun Varje chef i Strömstads kommun ska själv och genom sina medarbetare arbeta i enlighet med kommunens visioner som beslutades av Kommunfullmäktige 2001. Övergripande vision Strömstad har en balanserad och långsiktigt hållbar utveckling, där livskvalité, miljö- och kulturvärden stärks. Övergripande mål: Ökat medborgarengagemang. Förbättrad folkhälsa. Effektiv ekonomisk och ekologisk hushållning. Offensivt samhällsbyggande. Chefsuppdraget i Strömstads kommun Chefskapet är en formell tillsättning i kommunen en befattning. Generellt för alla chefer är att man alltid företräder arbetsgivaren och därmed har kravet på sig att vara en god förebild för de anställda. Samtidigt innebär chefskapet att företräda anställda och verksamheten i organisationen. Chefen ska följa de administrativa rutiner, styr- och policydokument som utvecklats för hela kommunen t ex verksamhetsutveckling, styrning och uppföljning (VUS), benchmarking, strategier för personal- och arbetsmiljöarbete mm. Om chefen ska vara specialist eller generalist påverkas av var i organisationen han/hon finns. Arbetsledare och verksamhetschefer måste ha mer specialistkompetens än förvaltningschefer och kommunchef. Chefens uppgift är att leda verksamheten Strömstads kommun 0526-190 00 (växel) Besöksadress: Kommunledningskontoret 0526-191 10 (fax) N. Bergsgatan 21 ks@stromstad.se Org nr: 212000-1405
2 (4) mot satta mål vilket kräver strategisk kompetens. Kravet på strategisk kompetens och helhetssyn är större för förvaltningschefer och kommunchef. Ledarskapet är något som måste förvärvas genom förtroende och mandat från underställd personal. Ledarskapet handlar om styrning, inflytande och påverkan. Chefen måste kunna anpassa ledarskapet till verksamheten och vilken utvecklingsfas den och de underställda är i, situationsanpassat ledarskap. Som chef/ledare måste man skapa ett förtroende för att bli accepterad som ledare både uppåt (närmaste chef och politiker) och neråt (medarbetare) i organisationen. Det får inte uppstå ett chefsvakuum, dvs. att chefen formellt är chef men utan acceptans från sina medarbetare och/eller sin chef/sina politiker. Uppdraget kräver att tid avsätts för ledarskap, utveckling, uppföljning, utvärdering och styrning. I chefskapet ingår ansvar för verksamhet, personal och ekonomi. Verksamhetsansvaret omfattar att planera, leda och styra utvecklings- och kvalitetsarbetet. Att ansvara för att verksamheten utformas och utvecklas i enlighet med politiska visioner och mål och medel samt att detta sker i dialog med medarbetare, brukare, närstående och allmänhet. Verksamheten skall präglas av helhetssyn, servicekultur, respekt och professionalitet. Ansvara för att det i verksamheten finns effektiva verksamhetsprocesser, arbetssätt och metoder ex. att samverkan sker i alla led. I ansvaret ingår även att ha en god omvärldsbevakning samt att delta i aktuell benchmarking. Det är särskilt viktigt att beakta arbetsmiljö-, jämställdhets- och miljöaspekterna i verksamheten. Personalansvaret innebär att anställa, lönesätta och skapa förutsättningar för medarbetarnas utveckling. Personalpolitiska program och strategier är vägledande i personalarbetet. Ett viktigt ansvar för chefen är att ta tillvara personalens professionalism och genom forum för dialog göra dem delaktiga i utvecklingen av verksamheten. Individuella medarbetar- och lönesamtal skall genomföras. I personalansvaret ingår även effektiv personalplanering samtidigt som tid för reflektion och stöd samt vid behov handledning medges. Ekonomiskt ansvar innebär att verksamheten skall bedrivas utifrån god ekonomisk hushållning. Chefen har ansvar för budget, uppföljning och analys för sin verksamhet. Chefen skall i enlighet med gällande rutiner lämna prognoser för verksamheten samt vidtaga erforderliga åtgärder vi eventuella avvikelser. Chefer på alla nivåer Chefen är ansvarig för den verksamhet han/hon är satt att leda när det gäller ekonomi, personal och verksamhet. Chefen är också ansvarig för att ta del av ledningsarbetet på nästa nivå i organisationen utifrån en helhetssyn. Chefen ska genom delaktighet och lyhördhet ha förmåga att få alla medarbetare att med engagemang uppfylla politiska mål. Chefens uppgift är att som ledare underlätta och skapa förutsättningar för en lärande organisation.
3 (4) Chefen är ansvarig för att politikerna bistås med objektivt faktaunderlag, sakkunskap, alternativ och konsekvensbeskrivningar inför politiska ställningstaganden. Chefen ska se till att verksamheten och all personal ständigt förbättras och utvecklas mot kommunens visioner och prioriterade mål. Chefen ska också medvetandegöra, förtydliga och skapa accept för målen. Chefen ska aktivt arbeta med verksamhetsutveckling, styrning och uppföljning med utgångspunkt från fyra perspektiv; medborgare/samhällsutveckling, ekonomi, process/arbetssätt och medarbetare/lärande. Chefen skall genom sitt ledarskap skapa förutsättningar för medarbetarnas utveckling bl.a. genom att kontinuerligt ge feedback dvs. ge positiv och konstruktiv kritik. Chefen skall även vara lyhörd och öppen för att ta emot konstruktiv kritik. Arbetet innebär ansvarstagande, självständighet och egna initiativ. Förvaltningschefers specifika uppdrag För förvaltningschefen gäller naturligtvis ovanstående krav men också: Förvaltningschefen är ytterst ansvarig för förvaltningens verksamhet, ekonomi och personal inför sin nämnd och kommunstyrelsen. Förvaltningschefen tar aktiv del i det kommungemensamma ledningsarbetet på uppdrag av kommunstyrelsen och kommunchefen. Han/hon ska verka för en helhetssyn. Förvaltningschefen är normgivande i sin organisation och har ett ansvar för att skapa ett öppet och tillåtande klimat som ger förutsättningar för kreativitet och utveckling. Förvaltningschefen har ett ansvar för att tillförsäkra resurser för erforderlig kompetensutveckling samt vid behov stöd till anställda t.ex. i form av handledning, mentorskap osv. I sitt stöd till nämnden har förvaltningschefen ansvar för att ligga steget före och svara för omvärldsbevakningar, göra strategiska bedömningar, ta erforderliga initiativ som underlag för nämndens ställningstaganden. Förvaltningschefen ska leda och utveckla verksamheten i enlighet med beslutade visioner, prioriterade mål, riktlinjer samt avsatta resurser. Förvaltningschefen har ansvar för att beslut verkställs så att avsedda resultat nås. Förvaltningschefen ska verka för ett förtroendefullt förhållande mellan den politiska ledningen och förvaltningen. Förvaltningschefen ska ta till sig och utveckla politiska beslut. Det är väsenligt att chefen följer den politiska inriktningen/majoriteten inför sina beslut. Det skapar förtroende.
4 (4) Kommunchefens specifika uppdrag För kommunchefen gäller ovanstående krav med följande förtydliganden: Kommunchefen ska vara den samlande kraften och samla förvaltningsorganisationen. Kommunchefen ska verka för en helhetssyn på hela den kommunala verksamheten. Kommunchefen ska skapa ett förtroendefullt förhållande till både politiker och förvaltningschefer. Kommunchefen ska ha förmåga att förädla politiska beslut så att de kan föras ut i organisationen. Kommunchefen ska tillsammans med en ledningsgrupp leda förvaltningsorganisationen mot gemensamma mål. Det är också kommunchefens uppgift att se till att politiska beslut verkställs. Kommunchefen ska fungera som en länk mellan den politiska organisationen och verksamheten. Kommunchefen måste därför ha god kännedom om hela förvaltningsorganisationen och Strömstads kommun. De egenskaper som ställs specifikt på en kommunchef är att samla organisationen och vara samarbetande ha förtroende både hos politiker och förvaltningschefer arbeta strategiskt och leda utvecklingsarbetet med hänsyn till omvärldsfaktorer förädla och föra ut politiska beslut skapa externa kontaktytor arbeta processinriktat och skapa en helhetssyn