Lednings- och organisationsstrategi

Transkript

1 Lednings- och organisationsstrategi En verksamhet i toppklass för våra medborgare Antagen av ledningsgruppen i Götene kommun

2 Innehåll Sid 1. Syfte 4 2. Rollfördelning 4 3. Medarbetarskapet 5 4. Organisation 5 5. Chefs- och ledarrollen i Götene kommun 7 6. Chefsuppdraget i Götene kommun 8 7. Kommunens ledningsgrupp Kort versionen 11 2

3 För att nå målet förväntas du som anställd i Götene kommun att alltid ha Götene kommuns/kommunmedborgarens bästa i åtanke bemöta kommunmedborgarna med respekt och värdighet underlätta för kommunmedborgarna att framföra sina åsikter och visa att du lyssnar och bryr dig om vars och ens uppfattning vara ambassadör respektera alla människors lika värde samt bidra till ett öppet och tillåtande klimat tro på egen och andra människors förmåga till förändring och utveckling samverka i alla led och ha en öppenhet inför att arbeta gränsöverskridande vara ärlig, engagerad och aktiv aktivt medverka i arbetet med kvalitets- och verksamhetsförbättringar vara väl förtrogen med ditt uppdrag och ta ett gemensamt ansvar för att verksamhetens mål uppnås verkar för en god ekonomisk hushållning medverka till att ge/skapa tydlig och lättillgänglig information visa miljömedvetenhet visa vilja till att skaffa nya kunskaper och erfarenheter 3

4 1. Syfte Lednings- och organisationsstrategi är kommunens samlade dokument för att lägga en gemensam grund för alla som arbetar i Götene kommun. Strategin beskriver att: Gemensamt förhållningssätt, ansvarsfördelning, samverkan och medskaparanda är nödvändiga inslag för att nå de beslutade politiska målen. I en verksamhet av kommunens omfattning måste det vara klargjort hur ansvar och befogenheter är fördelade, d v s vem som beslutar om vad och vem som ansvarar för vad. Det finns olika nivåer, olika roller samt olika form av professionalism. Denna lednings- och organisationsstrategi gäller för kommunens samtliga sektorer och förvaltningar liksom för de helägda kommunala bolagen. 2. Rollfördelning För att kunna utföra ett bra arbete måste alla i en organisation vara medvetna om de olika intressenternas och aktörernas roller och bevekelsegrunder. Detta tillsammans med vad som ska åstadkommas lägger grunden för hur organisationen byggs upp. Medborgarna går till val vart fjärde år och uttrycker där sin önskan om vilken inriktning den kommunala utvecklingen och verksamheten ska ha. Resultatet blir de företrädare som under mandatperioden bildar kommunfullmäktige. Dessa väljer i sin tur partiföreträdare till facknämnder och kommunstyrelse. Brukaren/kunden möter den kommunala verksamhet som man har behov/önskemål om vid varje tillfälle. De förtroendevalda har flera roller Som företrädare för medborgaren tar man beslut i frågor som gäller medborgarna som grupp, ej som individer annat än vid myndighetsutövning enligt speciallagstiftning. Man beslutar om mål, kvalité, inriktning och omfattning på verksamheten. Detta innebär också att man beslutar om resursfördelningen till de olika verksamheterna. Som arbetsgivare anger man riktlinjer och uppdrag, samt styr förvaltningen/- verksamheten så att man fullföljer det som är politiskt beslutat. I arbetsgivarrollen har den förtroendevalde ingen operativ roll, d v s är ej chef över verksamheten. Att vara arbetsgivare innebär att ge verksamheten ansvar och mandat att utföra uppdraget utifrån sin professionella kompetens. Rollen som beslutsfattare finns reglerad i kommunallagen och i princip beslutar de förtroendevalda i alla frågor som ej är delegerade till anställda. Rollen som anställd är entydig. Man har åtagit sig det uppdrag man fått av den politiska organisationen. Inom denna ram agerar man utifrån den professionalism man har vilket innebär att politiska åsikter på uppdraget inte ligger inom ramen för att vara anställd. Att vara anställd inom en politisk styrd organisation innebär att man skall vara så flexibel att man kan förändra riktning i förhållande till de ändringar som kan ske i den politiska inriktningen vilket innebär ett ansvar att sätta sig 4

5 in i bevekelsegrunderna för de politiska besluten och skapa en egen förståelse för dessa. Kan man inte detta så är risken stor att man inte genomför det som är politiskt beslutat. Kommunen vill bygga vidare på förhållningssättet att om man som anställd har synpunkter så för man det först inåt i organisationen 3. Medarbetarskapet Grunden i medarbetarskapet är ansvar, etik, mod och ärlighet. Som arbetsgivare förväntar sig Götene kommun att Du som anställd deltar i utvecklingen av ditt eget och din verksamhets arbete samt att du främjar mötet med brukare/kunder. Götene kommun vill på bästa sätt ta till vara på just din kompetens och använda den för att stödja mötet med kommunens brukare/kunder. Vi strävar efter att vara en tydlig arbetsgivare, där du som anställd ska ha en god kunskap om hur ditt arbete påverkar vår gemensamma kommunala uppgift. Därför kan du som medarbetare i Götene kommun förvänta dig att du är med och påverkar ditt eget arbete och verksamhetens arbete och utveckling via medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar att du får framföra dina åsikter om verksamheten att du har tillgång till den information som behövs för att utföra ditt arbete på ett bra sätt att du har en chef som är tydlig i sitt ledarskap att du behandlas med respekt av chefer och kolleger att du har tillgång till förebyggande företagshälsovård att din lön sätts i dialog av din närmaste chef att du är med och tar ansvar för din och andras arbetsmiljö att din arbetsmiljö är säker och trygg. Facklig samverkan Facklig samverkan sker på tre nivåer Enhet: Samverkansgrupp. Frågor som rör enheten Sektor: Samverkansgrupp. Frågor som rör sektor/budgetenhet Förvaltning: Central samverkan. Frågor som rör förvaltning 4. Organisation Politiska beslut i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och facknämnder kring mål, ramar och inriktning ska hanteras och efterlevas utifrån sin anda och sitt syfte samt i ett bäst för Götene-perspektiv. Det yttersta syftet med organisationens arbete är att främja mötet med medborgaren/brukaren/kunden i dennes utnyttjande av kommunal service Synsättet måste genomsyra hela organisationen och ta sin utgångspunkt där. Detta innebär att ansvar och befogenheter ligger så nära kunden som möjligt och möjliggör för den personal som har kontakten med brukare att också kunna fatta beslut i löpande verksamhetsfrågor. Organisationens viktigaste funktion är att arbeta gentemot brukare. För att stödja detta arbete, skapa förutsättningar för utveckling samt att se till att arbetet bedrivs inom de ramar som ägarna (d.v.s. brukaren som medborgare) angett krävs olika stödfunktioner. 5

6 Organisationsstrukturen i Götene kommun ska vara platt, vilket innebär att inom varje facknämnds/sektors ansvarsområde ska i princip endast två organisationsnivåer finnas, nämnd/sektorsledning och ansvarsenhet. Beroende på verksamhetens art, storlek och behov av ledningsstöd kan funktioner för t.ex. samordning, utveckling och projekt skapas. Dessa kan vara av permanent eller tillfällig natur. Utgångspunkter i utformandet av organisationen har varit att förstärka helhetssynen, utgå från vad som är bäst för kommunen som helhet. Utgångspunkterna vid formandet av organisationen har varit en organisation, en förvaltning, en budget, all personal är anställd i kommunen och att kommundirektören är chef över hela organisationen. Samverkansvisionen nedan är beslutad av kommunfullmäktige. Den har lett till och kan leda till nya former av organisation. Samverkansvision Götene kommun Vi samverkar för att utnyttja resurser och kompetens effektivt, minska sårbarhet och minst bibehålla nuvarande kvalitet samt för att kunna behålla de nära och de strategiska besluten i Götene. Samverkansperspektivet ska prövas i ALLA beslut. Vi ska söka samverkan inom alla områden. I första hand ser vi administration och annan överbyggnad, teknisk service, miljö, IFO samt specialistfunktioner inom alla områden. Samverkansstrategin är att det sker i följande nivåer: o Inom egen kommun o GöLiSka o Skaraborgssamverkan o Region o Sverige Samverkan kan finnas i olika former såsom utbyte, köp av tjänst, gemensam organisation/nämnd mm. Alla former av samverkan uppmuntras. Arbetsformer / Organisationstänkande Utifrån organisationen ska det enkelt och snabbt kunna skapas olika grupperingar för att utföra dagliga och framtida uppdrag. Deltagarna i grupperna ha ett tydligt mandat att kunna arbeta och ta beslut så hanteringen blir smidig. För var och en måste det ändå vara tydligt vem som är deras närmaste chef. Det kan röra sig om Processer. Denna arbetsform beskriver ett ständigt återkommande flöde. Vi utgår ifrån att aktiviteter hänger samman, vad som görs på ett ställe ger konsekvenser på annat. Processer betonar för vem-fokuset och medarbetares engagemang. Projekt. Där man under avgränsad tid och ett tydligt formulerat uppdrag arbetar tillsammans i en projektgrupp med att exempelvis ta fram förslag, genomföra ett uppdrag eller pröva nya arbetsformer. Team. Teamen består av tvärprofessionella, kompetenta, självgående och flexibla medarbetare. De kan återfinnas i en rad olika skepnader exempelvis utvecklingsteam, ledningsteam mm. Teamen leder till ett större gemensamt ansvar. Nätverk. En väg att med hjälp av andra öka sin egen kompetens. 6

7 För dig! All vår verksamhet syftar till att stödja de behov som våra kunder har. Som stöd för det arbetet har formulerats sex punkter som vi betecknat För-dig-perspektivet Stärker din Förmåga! Tror på Öppenhet! Respekterar Dig! Din Delaktighet är viktig! Sätter Individen i centrum! Skapar Glädje! 5. Chefs- och ledarrollen i Götene kommun Det finns ingenting i en organisation som sammantaget är så avgörande för utveckling, effektivitet, trivsel, engagemang och arbetstillfredsställelse som chefs- och ledarskapet. Lednings- och styrningsförmågan är nyckelfaktorer i en framgångsrik organisation. Det är viktigt att ledaren skapar mötesplatser för medarbetarna där diskussion och utveckling kan ske för den personliga och för den verksamhetsmässiga utvecklingen. Det finns en skillnad mellan chefskap och ledarskap. Chef blir man utsedd till och det bygger på att man tilldelas mål, ansvar och befogenheter samt resurser. Med detta som stöd kan man utöva sitt chefskap. Ledarskap förtjänas genom erkänsla från uppdragsgivare och medarbetarna. Den bygger på inre förutsättningar och är en förmåga som är mycket individuell. Det är en viktig chefs-/ledaruppgift att ta tillvara personalens professionalism och låta dem finnas med i utvecklingen av organisationen. Chefskap att veta vart vi ska. Ledarskap att få medarbetare att vilja följa med dit Samordning att få enheten att stämma in i organisationen. Kompetensutveckling att utveckla professionellt kunnande hos alla. Situationsanpassat ledarskap Situationsanpassat ledarskap bygger på Blanchard och Hersyes forskning. De beskrev ledarstilen i termer av mängden vägledning och den support ledaren ger sina anställda. Begrepp som används är instruerande, säljande, deltagande och delegerande. Ett situationsanpassat ledarskap innebär att en ledare måste använda olika ledarstilar beroende på situationen och medarbetarens utvecklingsnivå för det givna uppdraget. Beroende på de anställdas kompetenser inom deras uppgiftsområde och deras engagemang för uppgiften bör en ledares ledarstil variera. I det situationsanpassade ledarskapet innebär det att du som ledare ska anpassa ledarstilen mot en och samma individ utifrån skilda situationer. Genom att ledaren anpassar sin ledarstil så den stämmer med medarbetarens utvecklingsnivå, blir arbete gjort, relationer byggs och ökar medarbetarens möjlighet att förändra sin utvecklingsnivå. Vid användandet av situationsanpassat ledarskap är det väsentligt att följa tre steg: 1. Identifiera den speciella uppgiften, jobbet eller aktiviteten som skall utföras. 2. Utvärdera kompetensnivån/förmågan hos medarbetaren för denna speciella uppgift. 3. Välj själv passande ledarskap för att möta medarbetarens behov. 7

8 Ett strategiskt och professionellt ledarskap i Götene kommun har uppdraget och medborgarna i fokus samspelar med förtroendevalda och har tilltro till det politiska uppdraget levandegör visionen och förmedlar framtidsbilder skapar stolthet kring välfärdsuppdraget utvecklar medarbetarskapet är resultatorienterat har helhetssyn och överblick skapar ett klimat som kan möta krav på förändring och utveckling samverkar är autentiskt För att du som chef och ledare ska kunna uppnå det goda situationsanpassade ledarskapet är det viktigt att du får: befogenheter och resurser från din närmaste chef och/eller från nämnd genom delegationsordningen. delta aktivt i och har inflytande på hur verksamheten ska planeras och utvecklas inom din sektor/enhet. ett aktivt stöd från din chef i form av löpande dialog, utvecklingssamtal och information utrymme till reflektion tillsammans med kollegor och ev. externa nätverk möjlighet till professionell handledning. en långsiktig kompetensutvecklingsplan tillgång till en stab med specialistkunskaper sektor/enhet som i storlek är anpassad till ett medarbetarantal som tar hänsyn till verksamhetens art och karaktär. 6. Chefsuppdraget i Götene kommun Grunden i chefsuppdraget är ansvar, etik, mod och ärlighet. Ledarskapet ska vara lösningsfokuserat och situationsanpassat. Generellt för alla chefer är att man alltid företräder arbetsgivaren och därigenom också har kravet på sig att alltid vara en god förebild för de anställda i alla avseenden. Samtidigt innebär det också att ta tillvara och representera personalen i den egna organisationen. Som chef har man alltid underställd personal. I organisationen kan tre ledningsnivåer identifieras: enhetschef, sektorschef och kommundirektör. Varje ledningsnivå innehåller generella delar, kommunen som helhet, och specifika delar, riktade mot den egna organisationen och arbetsplatsen. Nedan följer en beskrivning av de olika nivåerna. Uppdraget kräver att tid avsätts för ledarskap, utveckling, uppföljning, utvärdering och styrning. I chefskapet ingår att formulera mål och kommunicera dessa så att alla anställda får möjlighet och kunskap om hur de ska bidra till den kommungemensamma måluppfyllelsen. På varje chefsnivå ligger ansvaret för ekonomi, personal och verksamhet. I ekonomiansvaret ingår bl.a. ansvar för budget, uppföljning och analys, lämna prognoser samt vidta åtgärder vid avvikelser. 8

9 Personalansvaret innebär bl.a. anställa och entlediga direkt underställd personal, sätta lön, genomföra medarbetarsamtal, utarbeta utvecklingsplaner samt ha en ha en god kort och långsiktig personal planering. Verksamhetsansvaret omfattar att planera, leda och styra utvecklings- och kvalitetsarbetet, beskriva verksamhetens innehåll och omfattning inom ramen för helheten, utforma mål och grundläggande värderingar, ansvara för verksamhetens processer, arbetssätt och metoder, följa upp resultat såväl ur verksamhets- som individsynpunkt samt att informera allmänhet, brukare, närstående m.fl. om verksamheten. Det ingår också att ha en god omvärldsbevakning. Särskilt viktigt att beakta är arbetsmiljö-, jämställdhets- och miljöaspekterna i verksamheten. Enhetschefens specifika uppdrag För enhetschefen blir det strategiska arbetet inriktat på enhetens utveckling för att styra de enskilda organisatoriska enheterna mot de kommungemensamma målen. Enhetschefer arbetar nära den operativa verksamheten och får därmed ägna mera tid åt direkt personalledning. Enhetscheferna ska också ha en beredskap för att enskilt eller i grupp medverka i olika projekt som kan aktualiseras inom sektorn och/eller kommunen. I första hand kan detta gälla olika utvecklingsprojekt och syftar till att utnyttja den kompetens som finns i kommunens organisation. Sektorschefens specifika uppdrag Sektorschefen har ett stort ansvar för att arbeta med strategiska frågor både i sin sektor men också övergripande för kommunen. Utveckling av sektorns och kommunens verksamhet bedrivs genom att inhämta kunskaper från omvärlden samt uppföljning av nuvarande verksamhet. I dialog med politiken är sektorschefens ansvar att lägga professionella aspekter på kommunens och verksamheternas utveckling. Ansvara för att implementera de planer och riktlinjer som gäller övergripande i kommunen. Utformar tillsammans med enhetschefer och nämnd sektorspecifika planer och riktlinjer samt bidrar till att implementera dessa. Den direkta personalledningen sker mot respektive sektors ledningsgrupp. Sektorschefen ingår i kommunens ledningsgrupp och har där ett ansvar för att kommunen som helhet fungerar och utvecklas. Kommundirektörens specifika uppdrag Kommundirektören är kommunens ledande tjänsteman och därmed chef över den enda förvaltningen. Den har ett övergripande ansvar på tjänstemannanivå för ekonomi-, personalsamordnings- och utvecklingsfrågor. Den har ett ansvar för att tillskapa grupper för speciella kommunövergripande och utvecklingsinriktade uppgifter och samordning av frågor rörande kommunens bolag i förhållande till kommunen som koncern. Kommundirektören är chef för kommunens sektorschefer och ordförande i ledningsgrupp. Kommundirektören lyder direkt under kommunstyrelsens ordförande. 9

10 7. Kommunens ledningsgrupp Ledningsgruppen är kommunens tjänstamannaorganisationsstyrelse. Ledningsgruppens ordförande är kommundirektören. Den består av sektorscheferna, personalstrateg och ekonomichef. I ledningsgruppens uppdrag ingår att ha en helhetssyn av vad som händer i kommunen för att kunna ta beslut ur ett Götene kommun-perspektiv. För att klara detta krävs att vid vissa frågor använda sig av kommunens sakkunniga. Vid behov kan adjungeras specialistkompetens liksom att de verkställande direktörerna för kommunens helägda bolag kan knytas till gruppen. Ledningsgruppens uppdrag är att styra, leda och utveckla organisationen i ett kommunövergripande perspektiv utifrån de politiska målen och vara aktivt delaktiga i samhällsutvecklingen. Gruppen har ett övergripande ansvar för att en enhetlig tillämpning av fastställda kommunövergripande planer/riktlinjer sker i alla verksamheter. Ansvarar även för att samordning över sektorsgränser så att bästa möjliga resursutnyttjande sker. På särskilda uppdrag från kommunstyrelsen kan gruppen ansvara för beredning av kommunövergripande frågor. Ledningsgruppen lägger årligen ett tjänstemannaförslag för kommande års budget. Gruppen har ansvar för att bereda de budgetuppföljningar som sker under året och ge förslag till åtgärder vid avvikelser. De viktigaste uppdragen för ledningsgruppen att arbeta med är Framtidsfrågor strategiska frågor inom värdegrund, ekonomi, personal Målarbete Kvalitet, effektivitet, samverkan Verksamhetens resultat utifrån uppställda mål Arbetsorganisation som stödjer arbetet. Gruppens och medlemmarnas utveckling. Chefsgruppens utveckling. Rollfördelning politiker tjänstemän. Sektorns och enhetens ledningsgrupp Även på sektors- och enhetsnivå är det viktigt att det finns ledningsgrupper i olika former för att styra, leda och utveckla verksamheten utifrån de mål som satts upp. Förutsättningarna är olika och måste därför formas utifrån de behov som varje sektor/enhet har. 10

11 8. Kort versionen Lednings-och organisationsstrategin är ett dokument som ska styra oss i vardagen. För att påminna om detta finns ett kort som sammanfattar strategin med några få ord och lyfter fram för dig-perspektivet. Detta kort ska delas ut till alla medarbetare i Götene kommun. 11