Ansökan till VINNOVA Diarienummer 2013-02734 Avsänd av sökande 2013-06-03 15:39 Utlysning Upphandling av innovation 2013 OM ANSÖKAN Är ansökan en fortsättning på tidigare projekt, ange diarienummer i fältet nedan. 0 / 20 tecken Projekttitel * Projekttitel på engelska * Förkommersiell upphandling av centraler för åte ranvändning Start av projekt för vilket bidrag sökes * (ÅÅÅÅ-MM-DD) 53 / 100 tecken Pre-commercial public procurement of communi ty re-use centers Slut av projekt för vilket bidrag sökes * (ÅÅÅÅ-MM-DD) 55 / 100 tecken 2013-06-04 2013-11-30 Svensk projektsammanfattning *
Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt ska verka för att genomföra en förkommersiell upphandling av ett nytt system för återanvändnings- /återbrukscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC). Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar, där syftet är att utveckla såväl beställarkompetens som förståelse för innovativa processer och därigenom stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. Målet är att bidra till utveckling av en marknadsbaserad lösning på hur återanvändningsgraden kan öka för hushållsavfall som kommunerna har ansvar för och som idag lämnas in på traditionella ÅVC. Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är låg. Såväl de miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Projektet förväntas genomföras i fyra faser. 1) Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering 2) Inbjudan och undersökning av lösningar 3) Pilotanläggningar 4) Underlag för kommersiell upphandling Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. Förstudien förväntas vara färdig hösten 2013. Inbjudan och undersökning av lösningar förväntas genomföras mellan november 2013 och mars 2014. Utveckling, testkörning och utvärdering av pilotanläggningar förväntas pågå från våren 2014 till 2016. Föreliggande projektbeskrivning är ett första steg mot ett genomförande av en förkommersiell upphandling av centraler för återanvändning och ska fungera som beslutsunderlag för SAMSA:s styrelse och andra intressenter. Engelsk projektsammanfattning * 1433 / 1500 tecken
At a meeting in SAMSA in April 30, 2013, it was decided to jointly within SAMSA promote a precommercial procurement of a new system for re-use that can replace or complement the community recycling centers in use today. The project should be seen as a development project for SAMSA s members, which aims to develop both purchasers competence and understanding of innovative processes, to stimulate R & D and growth in the cleantech industry. The objective of the project is to contribute actively to the development of a market-based solution on how recycling rate can increase significantly for the material that today is disposed on traditional recycling centers. The need for new solutions is extensive as the re-use rate is low with the current system. Both the environmental and economic benefits are great if re-use can increase. The project is expected to be implemented in four phases. 1) Feasibility study - a deeper problem- and needs formulation 2) Invitation and exploration of solutions 3) Pilot Plants 4) Basis for commercial public procurement Each phase is evaluated and the project can be stopped if the desired results are not achieved. It is in the nature of the process that there is a risk of failure. The feasibility study is expected to be completed in autumn 2013. Invitation and investigation of recieved solutions is expected to be carried out between November 2013 and March 2014. Development, test execution and evaluation of the pilot plant is expected to last from spring 2014 to 2016. This project description is a first step towards the implementation of a pre-commercial procurement of centers for re-use and will serve as decision support for SAMSA s Board of Directors and other stakeholders. Mål för projektet * Målet är att aktivt bidra till utveckling av en marknadsbaserad lösning på hur återanvändningsgraden kan öka för hushållsavfall som lämnas in på traditionella ÅVC. 1447 / 1500 tecken Kontakt med VINNOVA (välj namn) Johan Lundström 140 / 150 tecken Sekretess Finns uppgifter om affärs- och driftsförhållanden som skulle kunna leda till skada om de offentliggörs Nej
KLASSIFICERING Klassificering av Behovsområde * (3 val, 1 nivå) Du har valt: 07 Miljö 10 Transporter 02 Boende Klassificering av forskningsområde * (3 val, 3 nivåer) Du har valt: 5.9.01 Tvärvetenskapliga studier (tex Freds- och konfliktforskning och studier om ett hållbart samhälle) 1.5.02 Miljövetenskap (sociala aspekter under 507) 5.6.02 Studier av offentlig förvaltning Klassificering produktområde * (3 val, 4 nivåer) Du har valt: 38.21 Tjänster avseende behandling och bortskaffande av icke-farligt avfall 38.11 Icke-farligt avfall; insamlingstjänster avseende icke-farligt avfall 38.32 Återvinningstjänster avseende källsorterat material; returråvara
BIDRAGSMOTTAGARE Organisation * SYDSKÅNES AVFALLSAKTIEBOLAG, SYSAV Organisationsnummer * 556187-0410 Adress Spillepengsgatan 13 Postnummer * 202 13 Postort * MALMÖ Telefon * 040-635 18 00 Kommun * Malmö Land Sverige Arbetsplats * SYDSKÅNES AVFALLSAKTIEBOLAG, SYSAV Adress Spillepengsgatan 13 Postnummer * 202 13 Postort MALMÖ Kommun * Malmö Webbplats www.sysav.se Telefon 040-635 18 00 Land Sverige
BIDRAGSMOTTAGARENS FIRMATECKNARE/PREFEKT Organisation * Förnamn * SYDSKÅNES AVFALLSAKTIEBOLAG, SYSAV Håkan Organisationsnummer * Efternamn * 556187-0410 Rylander Arbetsplats * E-post * SYDSKÅNES AVFALLSAKTIEBOLAG, SYSAV hakan.rylander@sysav.se Adress Direkttelefon Spillepengsgatan 13 040-6351801 Postnummer * Mobil 202 13 Postort * Kön * MALMÖ Man Telefon * Födelseår (ÅÅÅÅ) * 040-635 18 00 1945 Kommun * Malmö Land Sverige
BIDRAGSMOTTAGARENS PROJEKTLEDARE Organisation * Förnamn * Rhetikfabriken AB Stefan Organisationsnummer * Efternamn * 556798-7861 Persson Arbetsplats * E-post * Rhetikfabriken stefan.persson@rhefab.se Adress Direkttelefon Klostergatan 1 0762-057638 Postnummer * Mobil 211 47 0762-057638 Postort * Kön * Malmö Man Telefon * Födelseår (ÅÅÅÅ) * 0762-05 76 38 1973 Kommun * Malmö Land Sverige
PLANERAD TOTAL PROJEKTFINANSIERING På denna sida redovisas det totala projektets finansiering fördelat på sökt bidrag från VINNOVA, egna insatser och insatser från andra organisationer. 2013 Summa Sökt bidrag från VINNOVA Pengar 750 000 = 750 000 Egna insatser Bidragsmottagarens egna insatser Pengar 0 = 0 Annat 0 = 0 1) Läs först information om projektpartner/finansiär längst ner på sidan. Projektpartner / finansiär Total finansiering av projektet 750 000 = 750 000 Varav pengar 750 000 = 750 000 Varav annat 0 = 0 1) Om du i projektet har en projektpartner/finansiär som är med och bidrar med pengar eller annat (natura omsatt i pengar) anger du det ovan. Minst ett fält (pengar eller annat) måste fyllas i. För att lägga till en projektpartner/finansiär klicka först på knappen "Lägg till" och därefter på knappen "Ange projektpartner/finansiär". Ange belopp i något av fälten "Pengar" eller "Annat". Du kan ta bort hela raden genom att klicka på papperskorgen till höger om raden. En rad måste innehålla både projektpartner/finansiär och belopp annars går det inte att skicka in ansökan.
FÖRDELNING AV BIDRAGET Ange beloppen i hela kronor, ex. mata in 1 000 000 om ni söker 1 miljon kronor. VINNOVA kan acceptera att hela eller delar av det beviljade bidraget transfereras från bidragsmottagaren till en eller flera sekundära bidragsmottagare. Speciella regler och skyldigheter gäller för detta. 2013 Summa Sökt bidrag från VINNOVA 750 000 = 750 000 Fördelat på Bidragsmottagaren Pengar 750 000 = 750 000 Sekundär bidragsmottagare Återstår 0 = 0
DETALJERAD FÖRDELNING AV BIDRAG SOM SÖKS FRÅN VINNOVA Ange beloppen i hela kronor, ex. mata in 1 000 000 om ni söker 1 miljon kronor. 2013 Summa Sökt bidrag från VINNOVA 750 000 = 750 000 Löner 250 000 = 250 000 Tjänster 410 000 = 410 000 Utrustning 0 = 0 Material 0 = 0 Immaterialrätt 0 = 0 Indirekta kostn. 1) 0 = 0 Resor 20 000 = 20 000 Övrigt 2) 70 000 = 70 000 Återstår att fördela 0 = 0 Indirekta kostnader, procent 1) 0% 0% 1) Gäller ENDAST för universitet och högskolor. Notera att i VINNOVAs uträkning av procentpåslag för indirekta kostnader ingår även "direkta lokalkostnader" enligt SUHF-modellens definition. 2) Specificeras i bilaga 1.
BILAGOR, UPPLADDNING AV FILER Obligatoriska bilagor Obs! När du laddar upp Pdf eller wordfiler är det viktigt att de inte är låsta eller lösenordsskyddade. Kravet på olåsta filer beror på att ansökan och alla uppladdade bilagor automatiskt slås ihop till ett dokument. Detta fungerar inte då låsta filer laddas upp. Bilaga 1. Projektbeskrivning (max 10 sidor, om inte annat anges i utlysningsinformationen) Projektbeskrivning.pdf Bilaga 2. CV (nyckelpersonernas CVn, max 3 sidor totalt, om inte annat anges i utlysningsinformationen) CV.pdf Övriga bilagor
KLARMARKERA När Du klarmarkerat Din ansökan överförs den till VINNOVA och diarieförs som en inkommen handling. Inga ändringar kan ske i en klarmarkerad ansökan. Eventuella rättningar eller förändringar i ansökan får Du diskutera med VINNOVAs handläggare. Efter sista ansökningstidpunkt får inga kompletteringar göras av ansökan såvida inte VINNOVA har begärt det. En mottagningsbekräftelse på Din ansökan kommer att skickas via e-post till Dig som står för användarkontot, projektledare, firmatecknare (prefekt eller motsvarande). INSÄNT AV Förnamn Håkan Efternamn Rylander E-postadress hakan.rylander@sysav.se Universitet/Högskola/Institut/Företag etc Företag Adress Box 503 44 Postnummer 20213 Postort Malmö Organisationsnummer 556187-0410 Telefon 040-6351801 Fax 040-6351810 Webbplats www.sysav.se
Förkommersiell upphandling av centraler för återanvändning projektbeskrivning Pre-commercial public procurement of community re-use centers project description SAMSA - samarbete skånskt avfall -
Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Abstract...4 Bakgrund...5 Om förkommersiell upphandling...5 Syfte...6 Mål...6 Behov och förväntad nytta...7 Genomförandeplan...8 1. Förstudie...8 2. Inbjudan och undersökning av lösningar...8 3. Pilotanläggningar...8 4. Underlag för kommersiell upphandling...9 Tids- och aktivitetsplan...9 Resursplan...9 Kommunikationsplan...9 Budget...10 Projektorganisation...10 Kontaktuppgifter...12 2
Sammanfattning Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt inom SAMSA ska verka för att genomföra en förkommersiell upphandling av ett nytt system för återanvändnings-/återbrukscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC). Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar, där syftet är att utveckla såväl beställarkompetens som förståelse för innovativa processer och därigenom stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. Det konkreta målet med projektet är att aktivt bidra till utveckling av en marknadsbaserad konkret lösning på hur återanvändningsgraden kan öka väsentligt för det hushållsavfall som kommunerna har ett ansvar för och som idag lämnas in på traditionella ÅVC. Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är mycket låg, samtidigt som vi måste arbeta oss upp i avfallshierarkin om vi ska skapa ett hållbarare samhälle. Såväl de miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Projektet förväntas genomföras i fyra faser, där den tredje fasen är den klart mest omfattande i såväl tid som i ekonomiska resurser. Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering Utmaningen förtydligas och formuleras i ett förfrågningsunderlag Inbjudan och undersökning av lösningar Inkomna förslag med störst potential ges stöd för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag Pilotanläggningar Två till tre av de mest lovande lösningarna ges möjlighet att utveckla och testköra en fullskalig modell. Underlag för kommersiell upphandling Upphandlingsunderlag för att genomföra offentlig upphandling för kommersiellt införande av lösningar tas fram. Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. Förstudien förväntas vara färdig hösten 2013. Inbjudan och undersökning av lösningar förväntas genomföras mellan november 2013 och mars 2014. Utveckling, testkörning och utvärdering av pilotanläggningar förväntas pågå från våren 2014 till 2016. Föreliggande projektbeskrivning är ett första steg mot ett genomförande av en förkommersiell upphandling av centraler för återanvändning och ska fungera som beslutsunderlag för SAMSA:s styrelse och andra intressenter. 3
Abstract At a meeting in SAMSA in April 30, 2013, it was decided to jointly within SAMSA promote a precommercial procurement of a new system for re-use that can replace or complement the community recycling centers in use today. The project should be seen as a development project for SAMSA's members, which aims to develop both purchasers competence and understanding of innovative processes, to stimulate R & D and growth in the cleantech industry. The specific objective of the project is to contribute actively to the development of a market-based concrete solution on how recycling rate can increase significantly for the material that today is disposed on traditional recycling centers. The need for new solutions is extensive as the re-use rate is very low with the current system. We must work our way up the waste hierarchy if we are to create a true sustainable society. Both the environmental and economic benefits are great if re-use can increase. The project is expected to be implemented in four phases. The third phase is by far the most time consuming and requires most financial resources. Feasibility study - a deeper problem- and needs formulation The challenge is clarified and is formulated in a tender document Invitation and exploration of solutions Proposals received with the greatest potential are given support to develop a more elaborated solution proposal Pilot Plants Two to three of the most promising solutions are given the opportunity to develop and test a full-scale model. Basis for commercial public procurement Preparation for public procurement of solutions on commercial basis is to be made. Each phase is evaluated and the project can be stopped if the desired results are not achieved. It is in the nature of the process that there is a risk of failure. The feasibility study is expected to be completed in autumn 2013. Invitation and investigation of recieved solutions is expected to be carried out between November 2013 and March 2014. Development, test execution and evaluation of the pilot plant is expected to last from spring 2014 to 2016. This project description is a first step towards the implementation of a pre-commercial procurement of centers for re-use and will serve as decision support for SAMSA's Board of Directors and other stakeholders. 4
Bakgrund SAMSA är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter. SAMSA står för samarbete - skånskt avfall. SAMSA arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Medlemmarna ansvarar för insamlingen av ca 14 procent av det svenska hushållsavfallet. Inom SAMSA har en framtidsgrupp fått i uppgift att öka intresset hos leverantörer genom att utveckla rollen som beställare. En del i arbetet är att utveckla kompetensen inom innovationsupphandlingar. Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt inom SAMSA ska verka för att genomföra förkommersiell upphandling av nytt system för återanvändningscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC) där bland annat skrymmande och farligt hushållsavfall som kommunerna har ansvar för samlas in. Beslutet ligger i linje med de krav många av medlemmarnas ägare ställer att de aktivt ska klättra i avfallshierarkin och arbeta för avfallsminimering. Det finns också en önskan att utveckla beställarkompetensen och därigenom stimulera marknaden. NSR:s styrelse har exempelvis givit vd ansvar att "utveckla relationen med marknadens aktörer i syfte att kunna genomföra funktionsupphandlingar i framtiden" 1. Rhetikfabriken AB, har fått i uppdrag att ta fram denna första projektbeskrivning. Beskrivningen har fungerat som beslutsunderlag åt SAMSA samt som beskrivande underlag för VINNOVA som medfinansiär och andra intressenter. Projekt VINNOVA väljer att finanisiera ska genomföras i samverkan mellan upphandlande myndigheter och VINNOVA för att skapa gemensamt lärande om upphandling av innovation i Sverige. VINNOVA går således in som part i projektet och tar aktiv del i det. Om förkommersiell upphandling Förkommersiell upphandling är en del av det bredare begreppet innovationsupphandling. Tanken är att man som beställare påverkar marknaden genom att på olika sätt stimulera innovation och skapa efterfrågan på nya, bättre tjänster och produkter, vilket gagnar såväl beställaren som leverantören. Den nationella innovationsstrategin från 2012 definierar innovationsupphandling som: Upphandling som främjar utveckling och införande av nya lösningar, innovationer. Innovationsupphandling innefattar dels upphandling som sker på ett sådant att den inte utesluter nya lösningar, så kallad innovationsvänlig upphandling, dels upphandling av innovation, det vill säga upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. 2 Innovationsvänliga upphandlingar är ofta synonyma med funktionsupphandlingar, där man som upphandlare fokuserar på den funktion man har behov av och lämnar det öppet för anbudslämnaren att ange hur funktionen bäst ska tillgodoses. En förkommersiell upphandling är en mer renodlad form av upphandling av innovation. Beställaren tar aktiv del i en innovationsprocess med målet att hjälpa marknaden att ta fram lösningar som uppfyller behov hos beställaren som inte kan uppfyllas med befintliga lösningar på marknaden. EU:s upphandlingsdirektiv medger undantag för FoU-tjänster, vilket innebär att LOU inte gäller vid en förkommersiell upphandling. Det innebär bland annat att det inte finns möjlighet till överprövning. Grundprinciperna i upphandlingsdirektivet gäller dock; icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande. Normalt tillfaller eventuella rättigheter och patent leverantören, medan beställaren får användarlicens. Detta regleras i förfrågningsunderlag och i separata avtal under processens gång. 1 Styrelseprotokoll 4/12, NSR AB 2012-04-27 2 http://www.vinnova.se/sv/innovationsupphandling/ (20130327) 5
Syfte Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar. Syftet med projektet är att: ge medlemmarna möjlighet att arbeta sig upp i avfallshierarkin och avfallsminimera genom att aktivt bidra med utveckling av marknadsbaserade, effektiva lösningar som saknas idag och som kan köpas in efter projektet. utveckla beställarkompetensen hos medlemmarna för att skapa hållbarare affärer för såväl beställare som leverantörer. stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen genom att efterfråga och aktivt bidra till utveckling av innovation i upphandlingar. driva på en allmän utveckling inom branschen genom att tänka nytt och sprida goda exempel. Mål Målet med projektet är: att genom förkommersiell upphandling aktivt delta i utvecklingen av ny alternativt kompletterande lösning för att kraftigt öka återanvändningsgraden av det material som idag lämnas till traditionella ÅVC. stimulera den egna branschen genom att utveckla rollen som beställare. öka medvetenheten hos såväl privatpersoner som företag omkring avfallshierarkin och vikten av att vi tar oss upp i hierarkin. att deltagande leverantörer vidareutvecklar eget FoU-arbete under processen. att vinnande företag utvecklar en ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbar tjänst eller produkt som kan implementeras i SAMSA-medlemmarnas organisation och spridas till andra som har ansvar för ÅVC eller liknande centraler idag, såväl nationellt och internationellt. 6
Behov och förväntad nytta I avfallshierarkin som anger prioriteringsordning för hur avfall ska hanteras har vi i Sverige varit tidiga med att i princip lämna det lägsta trappsteget, kvittblivning genom deponering. Energi- och materialåtervinning är väl utvecklade. Vi har också tagit steg mot att öka återanvändning/återbruk av material, för att på så sätt förlänga livslängden på produkter. Men utvecklingen går långsamt, mycket på grund av att återanvändning/återbruk kräver nya sätt att tänka och nya metoder. Här handlar det inte i första hand om att ta hand om avfall, utan om att effektivt sortera ut så mycket material som möjligt innan det blir avfall. Det finns i dagsläget omkring 600 återvinningscentraler i landet. Dessa får omkring 20 miljoner besök varje år. Ca 30 procent av allt hushållsavfall samlas in via ÅVC. Återanvändningen av det material som kommer in är närmast obefintlig. Något annat är inte att förvänta, eftersom ÅVC i grunden är utformade som avfallsmottagningsanläggningar. Det finns enstaka exempel på kommuner som har utvecklat nya koncept, ofta benämnda Kretsloppsparker. Alelyckan i Göteborg är sannolikt den park som har lyckats bäst med att höja andelen återanvänt material genom att införa olika typer av för-stationer med ideella organisationer som Myrorna och Stadsmissionen som ber besökarna om att lämna in allt som går att återanvända. Modellen har inneburit att mängden grovavfall till ÅVC har minskat med fem procent. 3 Alelyckan och andra Kretsloppsparker visar att det går att höja återanvändningsgraden. Men anläggningarna är dyra. Alelycken innebar en investering på ca 40 miljoner kronor och är personalintensiv, då konceptet kräver hög bemanning. En Kretsloppspark enligt Alelyckanmodellen kräver också mycket yta samtidigt som loppisar och olika former av återbruk kräver hög tillgänglighet. Det kan vara svårt att anpassa både till tätbebyggt och mer glesbebyggt område. Fem procents minskning av mängden grovavfall innebär miljövinster. Men för att skapa ett ekologiskt hållbart samhälle, måste avfallsproduktionen minimeras mer, återanvändningen öka betydligt och återvinningen effektiviseras ytterligare. Visionen är att det i framtiden inte ska finnas något avfall. Avfall ska istället ses som råvaror i olika stadier av förädling. Det bör finnas en stor utvecklingspotential genom nya, innovativa och flexibla lösningar som kan ersätta eller komplettera ÅVC. Men det kräver ett nytt tänk där avfallshierarkin tydligare får styra och återanvändning/återbruk får stå i centrum i utformandet av anläggningar. Framtidens besökare/kunder kommer också att kräva en annan tillgänglighet och service än den som erbjuds på en traditionell ÅVC. Frågor omkring lokalisering, mobilitet och flexibilitet kommer att vara viktiga för att framtidssäkra systemet. Samtidigt kräver de kommunala avfallsverksamheternas ägare kostnadseffektiva lösningar. Lösningen måste vara ekonomiskt hållbar. Utmaningen är stor. Den som kan utveckla en effektiv helhetslösning bidrar inte bara till stora miljövinster och effektivare användande av kommunala medel. Det kommer med största sannolikhet att finnas en stor nationell och internationell efterfrågan på lösningen, då behovet är likartat inom hela Sverige och i en stor mängd andra länder. Bara SAMSA:s medlemmar driver närmare 100 ÅVC. Om det fanns en effektiv helhetslösning på marknaden skulle många av dessa gradvist kunna ersättas genom kommersiell upphandling. Medlemmarna i SAMSA tar årligen emot ett stort antal internationella delegationer som är intresserade av svenska miljötekniklösningar. Med en testprocess genom förkommersiell upphandling och en testad referensanläggning bör den vinnande leverantören ha mycket goda förutsättningar för expansion. 3 Förebygga avfall med kretsloppsparker - Analys av miljöpåverkan, IVL Svenska Miljöinstitutet, B1958, 2011 7
Genomförandeplan Genomförandet planeras att genomföras i fyra faser där den tredje fasen är den klart mest omfattande i såväl tid som i ekonomiska resurser. Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. 1. Förstudie I den första fasen genomförs en fördjupad problem- och behovsformulering. Detta kväver såväl fördjupad intern som extern kartläggning. Förstudien ska omfatta nedanstående delar som till viss del överlappar varandra: a) Fördjupad behovsanalys där SAMSA:s medlemmars behov av nya lösningar konkretiseras. Behovsanalysen omfattar förslagsvis en gemensam nulägesanalys, workshops och inspirationsaktiviteter såsom innovationsspel för att öppna tankarna och förståelsen för innovationsprocessen. b) Omvärldsanalys där befintliga marknadslösningar, trendspaning och andra källor för inspiration identifieras och analyseras. Det är viktigt att detta görs öppet och omfattar mer än den traditionella branschen. c) Behovsverifiering som kan omfatta Request for information (RFI) och öppna dialogmöten med potentiella leverantörer och andra intressenter. d) Möjlighetsanalys som omfattar en sammanställning och analys av a) - c) ett besvarande på frågan om förkommersiell upphandling är ett lämpligt verktyg för att få fram lösningar som möter utmaningarna eller om det finns lämpligare verktyg e) Genomförandeplanering - Förutsatt att möjlighetsanalysen visar att det är lämpligt att gå vidare, tas en fördjupad genomförandeplan fram för de kommande faserna i upphandlingen. Det innebär att problem- och behovsformuleringen blir omformulerad till ett förfrågningsunderlag som på ett tydligt sätt beskriver den utmaning som beställaren söker lösning på, juridiska och immateriella förutsättningar och andra nödvändiga detaljer. Genomförandeplanen omfattar även utvecklad kommunikationsplan och budget för kommande faser. Förstudien kan också leda fram till att det visar sig lämpligt att dela upp utmaningen i flera delar. Det är då styrgruppens uppgift att avgöra om processen ska begränsas till en mindre utmaning eller om flera processer ska drivas parallellt. 2. Inbjudan och undersökning av lösningar I den andra fasen bjuds intresserade in att lämna in förslag på lösningar. Ca 5 till 8 av de inkomna förslagen med störst potential ges ett begränsat finansiellt stöd och rådgivande stöd från projektgruppen för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag. Förfrågningsunderlaget som utarbetas i förstudien anger ramarna för fasens genomförande. 3. Pilotanläggningar Två till tre av de mest lovande lösningarna ges möjlighet att utveckla en fullskalig modell och testköra denna i olika miljöer, exempelvis i storstadsmiljö och i landsbygdsmiljö. Pilotanläggningarna körs i nära samarbete med projektgruppen och SAMSA-medlemmarnas övriga experter inom ÅVC. Såväl process som resultat utvärderas. Förfrågningsunderlaget som utarbetas i förstudien anger ramarna för fasens genomförande. 8
4. Underlag för kommersiell upphandling På bakgrund av utvärdering av pilotanläggningarna tas nytt upphandlingsunderlag fram som stöd till SAMSA:s medlemmar som i nästa fas vill genomföra offentlig upphandling för kommersiellt införande. Tids- och aktivitetsplan Mars - april 2013 Maj oktober 2013 November 2013 mars 2014 April 2014 april 2016 maj 2016 september 2016 Projektbeskrivning Förstudie Inbjudan och undersökning av lösningar Pilotanläggningar Underlag för kommersiell upphandling Resursplan I en inledande fas har medel sats av för en första projektbeskrivning samt genomförandet av en förstudie enligt budget. SAMSA beslutar i vilken mån medel ska sättas av för de följande faserna. Styrgruppen förser SAMSAs övriga medlemmar med nödvändigt underlag i dialog med VINNOVA. Upphandlare Då SAMSA inte är upphandlande enhet, går SYSAV in som upphandlande enhet: Sydskånes Avfalls AB (SYSAV) - org. nr. 556187-0410 Referens: VD Håkan Rylander Kostnader och ansvar för förstudie fördelas enligt beslut vid SAMSA-mötet 2013-04-30. Kostnadsoch ansvarsfördelning för senare faser avgörs efterhand som faserna tydliggörs. Kommunikationsplan Kommunikationsplan omfattar i detta skede enbart förstudien. Stora delar av den kommer att kunna återanvändas i kommunikationsplan för kommande faser. Syfte Syftet med kommunikation i förstudiefasen är att sprida kunskap om projektet och inleda dialog med intressenter som kan ge input till analys och vidare planering. Mål Det övergripande målet för kommunikationen är att den på ett avgörande sätt ska bidra till att kvalitetssäkra de olika faserna i förstudien och skapa en tydlig förståelse för utmaningens karraktär och processens ramar och mål, både internt och externt. Målgrupper och kanaler Internt är målgruppen primärt ledning och personal som direkt berörs. Sekundär målgrupp är organisationernas ägare (kommunerna i form av bolagsstyrelse, nämnd, etc.) samt övrig personal. Dessa nås genom befintliga nätverk och interna kommunikationsnätverk. Externt är målgruppen primärt potentiella leverantörer, men också beslutsfattare och andra intressenter. Potentiella leverantörer som redan är aktiva på avfallsmarknaden nås genom befintliga nätverk, branschorganisationer och kommunikation i fackpress. Kanaler för att nå andra potentiella leverantörer och andra intressenter kan bland annat vara VINNOVAs kommunikationskanaler, 9
ägarkommunernas näringslivsavdelningars kommunikationskanaler och dagspress. Budget Under förstudien läggs budget för senare faser. Men för att få en uppfattning om projektets omfattning ges nedan en grov uppskattning av kommande faser. Beloppen kan variera mycket beroende på förstudien och utfallet av tidigare faser. En grov uppskattning pekar på att fas 2: Inbjudan och undersökning av lösningar kommer att omfatta finansiellt stöd till utvalda leverantörer på omkring en miljon kronor samt mindre omfattande extent konsultstöd i inbjudan och utvärdering och rådgivningstöd från projektgruppen. I nuläget är det mycket svårt att uppskatta omfattningen av fas 3: Pilotanläggningar då de inte går att förutspå vilken typ av lösningsförslag som väljs ut. En nybyggnation av en traditionell ÅVC normalt kostar 10-30 miljoner beroende på storlek och utformning. Man får dock förvänta att pilotanläggningarna innebär lägre investeringskostnader än nybyggnation av ÅVC. Processen kan avbrytas efter varje fas om utfallet inte blir det önskade. Då det rör sig om ett FoUprojekt gäller inte vanliga upphandlingsregler. Förstudie Kostnadsfördelning för genomförande av förstudie. Budgeten baseras på att projektgruppen är aktiv och att respektive medlemsorganisation står för deras deltagares investerade tid alternativt att VINNOVA finaniserar personalkostnader. Projektledaren har huvudansvar för genomförande av hela förstudien med stöd av projektgrupp samt anlitad extern expertis. Kostnadsposter Kostnad Intern workshop med aktiviteter 30000 resor/studiebesök 20000 Dialogmöte 30000 Övrigt 10000 Summa: 90000 Externa konsulttjänster: Projektledare 270000 Request for information (RFI) / enkätstudie 70000 Marknadsanalys 50000 Juridisk rådgivning 20000 Summa: 410000 Uppskattade personalkostnader (projektgrupp) 250000 Totalkostnad: 750000 Projektledare anlitas externt och förväntas lägga ca 500 timmar på projektet. Projektgruppen består av sex personer och kompletteras eventuellt med en mer. Gruppen förväntas lägga totalt ca 80 arbetstimmar per person fördelat på sex månader, vilket totalt ger ca 500 timmar. Projektorganisation Projektorganisationen består av en styrgrupp bestående av SAMSAs framtidsgrupp, en 10
projektledare samt en projektgrupp bestående av ansvarig personal från SAMSA-medlemmar, kompletterade av personer med spetskunskap inom efterfrågade områden. Styrgrupp Håkan Rylander, vd Sysav Dan Valdemarsson, vd Nårab Kim Olsson, vd NSR Göran Sternsén, vd VMAB Projektledare Stefan Persson, Rhetikfabriken AB Projektgrupp Carina Eklund, avdelningschef Återvinning, Sysav Dolores Öhman, Chef för insamling och avfallsplanering, Hässleholms Miljö AB Björn Jacobsson, affärsutvecklare NSR Fredrik Holmer, Avfallsingenjör, Renhållningen Kristianstad Anna Wilhelmsson Göthe, Driftchef, Lunds Renhållningsverk Conny Olander, Programansvarig Destination, Stiftelsen svensk industridesign, SVID 11
Kontaktuppgifter uppdaterad 2013-05-21 Projektledare Stefan Persson, Rhetikfabriken Rhetikfabriken AB Klostergatan 1 211 47 Malmö stefan.persson@rhefab.se 0762-057638 Projektgrupp Carina Eklund, avdelningschef Återvinning, Sysav Dolores Öhman, Chef för insamling och avfallsplanering, Hässleholms Miljö AB Björn Jacobsson, affärsutvecklare NSR Fredrik Holmer, Avfallsingenjör, Renhållningen Kristianstad Anna Wilhelmsson Göthe, Driftchef, Lunds Renhållningsverk Conny Olander, Programansvarig Destination, Stiftelsen svensk industridesign, SVID Carina.Eklund@sysav.se 040 635 2655 dolores.ohman@hassleholm.se 0451-26 82 71 Bjorn.Jacobsson@nsr.se 042-400 13 12 fredrik.holmer@kristianstad.se 0733-13 58 50 Anna.Wilhelmsson.Gothe@lund.se 046 35 53 96 conny.olander@svid.se 08-406 84 47 / 070-295 51 09 Styrgrupp Håkan Rylander, vd Sysav Dan Valdemarsson, vd Nårab Kim Olsson, vd NSR Göran Sternsén, vd VMAB Hakan.Rylander@sysav.se 040-6351801 dan.waldemarson@narab.se 0435-29654 / 070-5472499 Kim.Olsson@nsr.se 042-4001310 goran.sternsen@vmab.se 0454-593 63 Upphandlande enhet Sydskånes Avfalls AB (SYSAV) org. nr. 556187-0410 Postadress Box 50344, 202 13 Malmö Besöksadress Spillepengsgatan 13, Malmö Referens: VD Håkan Rylander Hakan.Rylander@sysav.se 040-6351801 12
Förkommersiell upphandling av centraler för återanvändning projektbeskrivning Pre-commercial public procurement of community re-use centers project description SAMSA - samarbete skånskt avfall -
Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Abstract...4 Bakgrund...5 Om förkommersiell upphandling...5 Syfte...6 Mål...6 Behov och förväntad nytta...7 Genomförandeplan...8 1. Förstudie...8 2. Inbjudan och undersökning av lösningar...8 3. Pilotanläggningar...8 4. Underlag för kommersiell upphandling...9 Tids- och aktivitetsplan...9 Resursplan...9 Kommunikationsplan...9 Budget...10 Projektorganisation...10 Kontaktuppgifter...12 2
Sammanfattning Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt inom SAMSA ska verka för att genomföra en förkommersiell upphandling av ett nytt system för återanvändnings-/återbrukscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC). Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar, där syftet är att utveckla såväl beställarkompetens som förståelse för innovativa processer och därigenom stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. Det konkreta målet med projektet är att aktivt bidra till utveckling av en marknadsbaserad konkret lösning på hur återanvändningsgraden kan öka väsentligt för det hushållsavfall som kommunerna har ett ansvar för och som idag lämnas in på traditionella ÅVC. Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är mycket låg, samtidigt som vi måste arbeta oss upp i avfallshierarkin om vi ska skapa ett hållbarare samhälle. Såväl de miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Projektet förväntas genomföras i fyra faser, där den tredje fasen är den klart mest omfattande i såväl tid som i ekonomiska resurser. Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering Utmaningen förtydligas och formuleras i ett förfrågningsunderlag Inbjudan och undersökning av lösningar Inkomna förslag med störst potential ges stöd för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag Pilotanläggningar Två till tre av de mest lovande lösningarna ges möjlighet att utveckla och testköra en fullskalig modell. Underlag för kommersiell upphandling Upphandlingsunderlag för att genomföra offentlig upphandling för kommersiellt införande av lösningar tas fram. Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. Förstudien förväntas vara färdig hösten 2013. Inbjudan och undersökning av lösningar förväntas genomföras mellan november 2013 och mars 2014. Utveckling, testkörning och utvärdering av pilotanläggningar förväntas pågå från våren 2014 till 2016. Föreliggande projektbeskrivning är ett första steg mot ett genomförande av en förkommersiell upphandling av centraler för återanvändning och ska fungera som beslutsunderlag för SAMSA:s styrelse och andra intressenter. 3
Abstract At a meeting in SAMSA in April 30, 2013, it was decided to jointly within SAMSA promote a precommercial procurement of a new system for re-use that can replace or complement the community recycling centers in use today. The project should be seen as a development project for SAMSA's members, which aims to develop both purchasers competence and understanding of innovative processes, to stimulate R & D and growth in the cleantech industry. The specific objective of the project is to contribute actively to the development of a market-based concrete solution on how recycling rate can increase significantly for the material that today is disposed on traditional recycling centers. The need for new solutions is extensive as the re-use rate is very low with the current system. We must work our way up the waste hierarchy if we are to create a true sustainable society. Both the environmental and economic benefits are great if re-use can increase. The project is expected to be implemented in four phases. The third phase is by far the most time consuming and requires most financial resources. Feasibility study - a deeper problem- and needs formulation The challenge is clarified and is formulated in a tender document Invitation and exploration of solutions Proposals received with the greatest potential are given support to develop a more elaborated solution proposal Pilot Plants Two to three of the most promising solutions are given the opportunity to develop and test a full-scale model. Basis for commercial public procurement Preparation for public procurement of solutions on commercial basis is to be made. Each phase is evaluated and the project can be stopped if the desired results are not achieved. It is in the nature of the process that there is a risk of failure. The feasibility study is expected to be completed in autumn 2013. Invitation and investigation of recieved solutions is expected to be carried out between November 2013 and March 2014. Development, test execution and evaluation of the pilot plant is expected to last from spring 2014 to 2016. This project description is a first step towards the implementation of a pre-commercial procurement of centers for re-use and will serve as decision support for SAMSA's Board of Directors and other stakeholders. 4
Bakgrund SAMSA är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter. SAMSA står för samarbete - skånskt avfall. SAMSA arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Medlemmarna ansvarar för insamlingen av ca 14 procent av det svenska hushållsavfallet. Inom SAMSA har en framtidsgrupp fått i uppgift att öka intresset hos leverantörer genom att utveckla rollen som beställare. En del i arbetet är att utveckla kompetensen inom innovationsupphandlingar. Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt inom SAMSA ska verka för att genomföra förkommersiell upphandling av nytt system för återanvändningscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC) där bland annat skrymmande och farligt hushållsavfall som kommunerna har ansvar för samlas in. Beslutet ligger i linje med de krav många av medlemmarnas ägare ställer att de aktivt ska klättra i avfallshierarkin och arbeta för avfallsminimering. Det finns också en önskan att utveckla beställarkompetensen och därigenom stimulera marknaden. NSR:s styrelse har exempelvis givit vd ansvar att "utveckla relationen med marknadens aktörer i syfte att kunna genomföra funktionsupphandlingar i framtiden" 1. Rhetikfabriken AB, har fått i uppdrag att ta fram denna första projektbeskrivning. Beskrivningen har fungerat som beslutsunderlag åt SAMSA samt som beskrivande underlag för VINNOVA som medfinansiär och andra intressenter. Projekt VINNOVA väljer att finanisiera ska genomföras i samverkan mellan upphandlande myndigheter och VINNOVA för att skapa gemensamt lärande om upphandling av innovation i Sverige. VINNOVA går således in som part i projektet och tar aktiv del i det. Om förkommersiell upphandling Förkommersiell upphandling är en del av det bredare begreppet innovationsupphandling. Tanken är att man som beställare påverkar marknaden genom att på olika sätt stimulera innovation och skapa efterfrågan på nya, bättre tjänster och produkter, vilket gagnar såväl beställaren som leverantören. Den nationella innovationsstrategin från 2012 definierar innovationsupphandling som: Upphandling som främjar utveckling och införande av nya lösningar, innovationer. Innovationsupphandling innefattar dels upphandling som sker på ett sådant att den inte utesluter nya lösningar, så kallad innovationsvänlig upphandling, dels upphandling av innovation, det vill säga upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. 2 Innovationsvänliga upphandlingar är ofta synonyma med funktionsupphandlingar, där man som upphandlare fokuserar på den funktion man har behov av och lämnar det öppet för anbudslämnaren att ange hur funktionen bäst ska tillgodoses. En förkommersiell upphandling är en mer renodlad form av upphandling av innovation. Beställaren tar aktiv del i en innovationsprocess med målet att hjälpa marknaden att ta fram lösningar som uppfyller behov hos beställaren som inte kan uppfyllas med befintliga lösningar på marknaden. EU:s upphandlingsdirektiv medger undantag för FoU-tjänster, vilket innebär att LOU inte gäller vid en förkommersiell upphandling. Det innebär bland annat att det inte finns möjlighet till överprövning. Grundprinciperna i upphandlingsdirektivet gäller dock; icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande. Normalt tillfaller eventuella rättigheter och patent leverantören, medan beställaren får användarlicens. Detta regleras i förfrågningsunderlag och i separata avtal under processens gång. 1 Styrelseprotokoll 4/12, NSR AB 2012-04-27 2 http://www.vinnova.se/sv/innovationsupphandling/ (20130327) 5
Syfte Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar. Syftet med projektet är att: ge medlemmarna möjlighet att arbeta sig upp i avfallshierarkin och avfallsminimera genom att aktivt bidra med utveckling av marknadsbaserade, effektiva lösningar som saknas idag och som kan köpas in efter projektet. utveckla beställarkompetensen hos medlemmarna för att skapa hållbarare affärer för såväl beställare som leverantörer. stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen genom att efterfråga och aktivt bidra till utveckling av innovation i upphandlingar. driva på en allmän utveckling inom branschen genom att tänka nytt och sprida goda exempel. Mål Målet med projektet är: att genom förkommersiell upphandling aktivt delta i utvecklingen av ny alternativt kompletterande lösning för att kraftigt öka återanvändningsgraden av det material som idag lämnas till traditionella ÅVC. stimulera den egna branschen genom att utveckla rollen som beställare. öka medvetenheten hos såväl privatpersoner som företag omkring avfallshierarkin och vikten av att vi tar oss upp i hierarkin. att deltagande leverantörer vidareutvecklar eget FoU-arbete under processen. att vinnande företag utvecklar en ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbar tjänst eller produkt som kan implementeras i SAMSA-medlemmarnas organisation och spridas till andra som har ansvar för ÅVC eller liknande centraler idag, såväl nationellt och internationellt. 6
Behov och förväntad nytta I avfallshierarkin som anger prioriteringsordning för hur avfall ska hanteras har vi i Sverige varit tidiga med att i princip lämna det lägsta trappsteget, kvittblivning genom deponering. Energi- och materialåtervinning är väl utvecklade. Vi har också tagit steg mot att öka återanvändning/återbruk av material, för att på så sätt förlänga livslängden på produkter. Men utvecklingen går långsamt, mycket på grund av att återanvändning/återbruk kräver nya sätt att tänka och nya metoder. Här handlar det inte i första hand om att ta hand om avfall, utan om att effektivt sortera ut så mycket material som möjligt innan det blir avfall. Det finns i dagsläget omkring 600 återvinningscentraler i landet. Dessa får omkring 20 miljoner besök varje år. Ca 30 procent av allt hushållsavfall samlas in via ÅVC. Återanvändningen av det material som kommer in är närmast obefintlig. Något annat är inte att förvänta, eftersom ÅVC i grunden är utformade som avfallsmottagningsanläggningar. Det finns enstaka exempel på kommuner som har utvecklat nya koncept, ofta benämnda Kretsloppsparker. Alelyckan i Göteborg är sannolikt den park som har lyckats bäst med att höja andelen återanvänt material genom att införa olika typer av för-stationer med ideella organisationer som Myrorna och Stadsmissionen som ber besökarna om att lämna in allt som går att återanvända. Modellen har inneburit att mängden grovavfall till ÅVC har minskat med fem procent. 3 Alelyckan och andra Kretsloppsparker visar att det går att höja återanvändningsgraden. Men anläggningarna är dyra. Alelycken innebar en investering på ca 40 miljoner kronor och är personalintensiv, då konceptet kräver hög bemanning. En Kretsloppspark enligt Alelyckanmodellen kräver också mycket yta samtidigt som loppisar och olika former av återbruk kräver hög tillgänglighet. Det kan vara svårt att anpassa både till tätbebyggt och mer glesbebyggt område. Fem procents minskning av mängden grovavfall innebär miljövinster. Men för att skapa ett ekologiskt hållbart samhälle, måste avfallsproduktionen minimeras mer, återanvändningen öka betydligt och återvinningen effektiviseras ytterligare. Visionen är att det i framtiden inte ska finnas något avfall. Avfall ska istället ses som råvaror i olika stadier av förädling. Det bör finnas en stor utvecklingspotential genom nya, innovativa och flexibla lösningar som kan ersätta eller komplettera ÅVC. Men det kräver ett nytt tänk där avfallshierarkin tydligare får styra och återanvändning/återbruk får stå i centrum i utformandet av anläggningar. Framtidens besökare/kunder kommer också att kräva en annan tillgänglighet och service än den som erbjuds på en traditionell ÅVC. Frågor omkring lokalisering, mobilitet och flexibilitet kommer att vara viktiga för att framtidssäkra systemet. Samtidigt kräver de kommunala avfallsverksamheternas ägare kostnadseffektiva lösningar. Lösningen måste vara ekonomiskt hållbar. Utmaningen är stor. Den som kan utveckla en effektiv helhetslösning bidrar inte bara till stora miljövinster och effektivare användande av kommunala medel. Det kommer med största sannolikhet att finnas en stor nationell och internationell efterfrågan på lösningen, då behovet är likartat inom hela Sverige och i en stor mängd andra länder. Bara SAMSA:s medlemmar driver närmare 100 ÅVC. Om det fanns en effektiv helhetslösning på marknaden skulle många av dessa gradvist kunna ersättas genom kommersiell upphandling. Medlemmarna i SAMSA tar årligen emot ett stort antal internationella delegationer som är intresserade av svenska miljötekniklösningar. Med en testprocess genom förkommersiell upphandling och en testad referensanläggning bör den vinnande leverantören ha mycket goda förutsättningar för expansion. 3 Förebygga avfall med kretsloppsparker - Analys av miljöpåverkan, IVL Svenska Miljöinstitutet, B1958, 2011 7
Genomförandeplan Genomförandet planeras att genomföras i fyra faser där den tredje fasen är den klart mest omfattande i såväl tid som i ekonomiska resurser. Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. 1. Förstudie I den första fasen genomförs en fördjupad problem- och behovsformulering. Detta kväver såväl fördjupad intern som extern kartläggning. Förstudien ska omfatta nedanstående delar som till viss del överlappar varandra: a) Fördjupad behovsanalys där SAMSA:s medlemmars behov av nya lösningar konkretiseras. Behovsanalysen omfattar förslagsvis en gemensam nulägesanalys, workshops och inspirationsaktiviteter såsom innovationsspel för att öppna tankarna och förståelsen för innovationsprocessen. b) Omvärldsanalys där befintliga marknadslösningar, trendspaning och andra källor för inspiration identifieras och analyseras. Det är viktigt att detta görs öppet och omfattar mer än den traditionella branschen. c) Behovsverifiering som kan omfatta Request for information (RFI) och öppna dialogmöten med potentiella leverantörer och andra intressenter. d) Möjlighetsanalys som omfattar en sammanställning och analys av a) - c) ett besvarande på frågan om förkommersiell upphandling är ett lämpligt verktyg för att få fram lösningar som möter utmaningarna eller om det finns lämpligare verktyg e) Genomförandeplanering - Förutsatt att möjlighetsanalysen visar att det är lämpligt att gå vidare, tas en fördjupad genomförandeplan fram för de kommande faserna i upphandlingen. Det innebär att problem- och behovsformuleringen blir omformulerad till ett förfrågningsunderlag som på ett tydligt sätt beskriver den utmaning som beställaren söker lösning på, juridiska och immateriella förutsättningar och andra nödvändiga detaljer. Genomförandeplanen omfattar även utvecklad kommunikationsplan och budget för kommande faser. Förstudien kan också leda fram till att det visar sig lämpligt att dela upp utmaningen i flera delar. Det är då styrgruppens uppgift att avgöra om processen ska begränsas till en mindre utmaning eller om flera processer ska drivas parallellt. 2. Inbjudan och undersökning av lösningar I den andra fasen bjuds intresserade in att lämna in förslag på lösningar. Ca 5 till 8 av de inkomna förslagen med störst potential ges ett begränsat finansiellt stöd och rådgivande stöd från projektgruppen för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag. Förfrågningsunderlaget som utarbetas i förstudien anger ramarna för fasens genomförande. 3. Pilotanläggningar Två till tre av de mest lovande lösningarna ges möjlighet att utveckla en fullskalig modell och testköra denna i olika miljöer, exempelvis i storstadsmiljö och i landsbygdsmiljö. Pilotanläggningarna körs i nära samarbete med projektgruppen och SAMSA-medlemmarnas övriga experter inom ÅVC. Såväl process som resultat utvärderas. Förfrågningsunderlaget som utarbetas i förstudien anger ramarna för fasens genomförande. 8