Sala Sparbank Valberedningspolicy
1Dokumentnamn Valberedningspolicy Ägare Sparbanksstämman Datum för fastställelse 20160413 Sidan 1 Innehåll 1. Externa regelverk... 2 1.1.. Finansinspektionen... 2 1.2. B. EBA... 2 2. Interna regelverk... 2 2.1. Sala Sparbank... 2 3. Allmänt... 2 4. Sammansättning... 2 5. Uppgift... 2 5.1. Tillsättning styrelseledamot... 2 5.2. Tillsättning huvudman... 3 6. Möten och arbetsformer... 4 7. Övrigt... 4
2Dokumentnamn Valberedningspolicy Ägare Sparbanksstämman Datum för fastställelse 20160413 Sidan 2 1. Externa regelverk 1.1.. Finansinspektionen FFFS 2009:3 Ägar- och Ledningsprövning 1.2. EBA GL44 EBA:s riktlinjer för intern styrning 2. Interna regelverk 2.1. Sala Sparbank Reglemente för Sala Sparbank fastställt den 23 april 2014 3. Allmänt Enligt reglementet för Sala Sparbank skall det finnas en valberedning. Valberedningen skall bereda sparbankstämmans beslut i tillsättning av huvudmän och styrelseledamöter samt arvoden. Ledamöterna i valberedningen skall besitta erfarenhet, kunskap och ha ett gemensamt brett kontaktnät i bankens verksamhetsområde. 4. Sammansättning Enligt bankens reglemente skall valberedningen bestå av sex personer som väljs av ordinarie stämma för en period om två år. Varje år skall företas val av tre ledamöter. I valberedningen skall finnas en ordförande. 5. Uppgift Valberedningen skall bereda stämmans beslut i tillsättningsfrågor och arvodering av huvudmän, styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter. 5.1. Tillsättning styrelseledamot Valberedningen skall verka för en skarp lekmannastyrelse med bred kompetens, hög finansiell kompetens och med vilja till lärande. Det är av yttersta vikt att valberedningens underlag för förslagen till styrelseledamöter baseras på vid var tid tillämpliga regler utfärdade av relevanta myndigheter och att föreslagna styrelseledamöter därför på
3Dokumentnamn Valberedningspolicy Ägare Sparbanksstämman Datum för fastställelse 20160413 Sidan 3 goda grunder får antas uppfylla de krav på insikt, erfarenhet och lämplighet som uppställs för att delta i ledningen av Sparbanken. Årligen skall valberedningen av styrelsens ordförande ta del av den utvärdering som görs av styrelsens arbete. Valberedningen skall på grundval av utvärdering, sparbankens framtid och kommande regelverk bedöma i vilken grad Sparbankens styrelse uppfyller de krav som förväntas på Sparbanken och dess styrelse. Valberedningen skall beakta kandidatens arbetslivserfarenhet, uppdrag utanför sparbanken, dennes oberoende gentemot sparbanken och bankens större kunder. Valberedningen ska lämna åtminstone följande information om de föreslagna styrelseledamöterna: ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, uppdrag inom Sparbanken och andra uppdrag av väsentlig betydelse, vid omval, det år ledamoten invaldes i styrelsen, samt övriga uppgifter som får antas vara av betydelse för sparbanksstämman vid bedömningen av den föreslagna styrelseledamotens kompetens och lämplighet. Vid nominering av styrelseledamot skall eftersträvas jämn könsfördelning, åldersfördelning och mångfald. Vidare bör eftersträvas vid nominering att bankens geografiska verksamhetsområde blir representerad i styrelse. För att få en styrelse som verkar i tiden skall valberedningen beakta ledamöternas sammanlagda mandatperiod vid omval. Valberedningen ska på sparbanksstämman presentera och motivera sina förslag. Valberedningen bör härvid lämna en särskild motivering om ingen förändring av styrelsen föreslås. De år då val av revisor för Sparbanken ska äga rum ska valberedningen lämna förslag till revisor och arvodering av denne. Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter för ny period 5.2. Tillsättning huvudman Vid val av huvudman är det av vikt att få en jämn ålderfördelning, och att huvudmannen är en bra representant för insättarna i Sala sparbank och att huvudmannen besitter den kompetens som krävs för fullföljande av uppdraget. Vid omval av huvudman, skall valberedningen ta del av huvudmannens tidigare närvaro på stämma, seminarium och andra sammankomster som huvudmannen har blivit kallad till. Vid nominering av huvudman skall eftersträvas jämn könsfördelning, åldersfördelning och mångfald. Vid nominering av huvudman skall bankens geografiska verksamhetsområde vara väl representerat i huvudmannakåren. För att få en huvudmannakår som verkar i tiden skall valberedningen beakta ledamöternas sammanlagda mandatperiod vid omval.
4Dokumentnamn Valberedningspolicy Ägare Sparbanksstämman Datum för fastställelse 20160413 Sidan 4 6. Möten och arbetsformer Konstituerande möte ska hållas inom tre veckor från den dag valberedningen valdes. Vid detta möte utser valberedningen en ordförande. Valberedningen avgör själva med hänsyn till uppdragets natur i vilken omfattning valberedningen skall träffas. Protokoll över valberedningens sammanträden skall upprättas. Justering av protokoll görs av valberedningens ordförande samt av mötet utsedd ledamot Valberedningen är beslutsför om fler än hälften av Ledamöterna är närvarande. Beslut i ett ärende får dock inte fattas om inte samtliga Ledamöter har erbjudits tillfälle att delta i ärendets behandling. Vid höstens sammankomst för huvudmännen skall valberedningen informera huvudmännen om arbetet inför kommande stämma, På likartat sätt skall valberedningen på stämman informera om hur arbetet i valberedningen har bedrivits inför den stundande stämman. 7. Övrigt Arvodet till valberedningen ordförande och till övriga ledamöter fastställs av stämman. Valberedningens ledamöter undertecknar den för Sala Sparbank gällande sekretessförbindelse