1 Plats och tid Kindla, kommunhuset, kl. 9.00-15.00 ande Övriga deltagande Bengt Storbacka (S), ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C), vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Helena Randefelt, sekreterare Christer Lenke, kommunchef 1-16 Gunilla Sandgren, ekonomichef 1-16 Linnea Hedkvist, folkhälsostrateg 7-9 Peter Björklund, folkhälsoteamet 7-9 Linda Sköldebrink, folkhälsoteamet 7-9 Louise Auer, kostchef 10 Malin Sjöberg, kommunstrateg 17 Daniel Andersson, ersättare som inte tjänstgör 1-16 Linda Andersson, ersättare som inte tjänstgör 1-16 Christina Pettersson (C), ersättare som inte tjänstgör Göran Gustavsson (-),ersättare som inte tjänstgör 1-16 Utses att justera Susanne Karlsson (C) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justeringens plats och tid Kanslienheten, tisdag 8 mars 2016 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-17 Helena Randefelt Ordförande Bengt Storbacka Justerare... Susanne Karlsson ANSLAG BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Utskottet för stöd och strategi 2016-02-29 Kanslienheten Anslaget tas ned Underskrift...
2 Ärendeförteckning 1/2015 Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 kommunledningskontor 2/2015 Uppföljning av internkontroll för kommunledningskontoret 2015 3/2015 Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015 4/2015 Medfinansiering av Bergslagsakademin steg 2 5/2015 Rapport integrationsstrateg 6/2015 Rapport integrationskoordinator 7/2015 Barnkonventionen i beslutsfattande 8/2015 Verksamhetsrapportering 2015 i enlighet med avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete i norra Örebro län 9/2015 Verksamhetsplan för Folkhälsoteamet i Norra Örebro län 10/2015 Information från kostenheten 11/2015 Rapport miljöstrateg 12/2015 Rapport IT-strateg 13/2015 Rapport arkivverksamheten 14/2015 Val av arkivansvarig för kommunledningskontorets verksamhetsområde 15/2015 Rapport kommunal ledningsplats 16/2015 Meddelanden 17/2015 Revidering av utvecklingsstrategin
3 USS 1 Dnr. 2016/80 Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 kommunledningskontor Utskottet för stöd och strategi godkänner verksamhetsberättelsen för kommunledningskontoret 2015 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret överlämnade den 22 februari 2016 verksamhetsberättelse för kommunledningskontoret för år 2015. I samband med att den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft den 1 januari, centraliserades all nämndadministration till kanslienheten. En utökad arkivsamverkan har genomförts med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs och Hällefors kommun, men planen på gemensamma arkivlokaler har bordlagts. Den politiska verksamheten gör ett överskott mot budget på 0,6 mnkr vilket bland annat beror på extra anslag till valnämnden för extra val som aldrig utlystes. Kansliverksamheten gör ett överskott på 0,8 mnkr vilket till största delen beror på att nya arkivlokaler inte byggts som planerat. Ett för måltidsenheten mycket viktigt beslut har fattats för att bygga ett nytt produktionskök. Det är nödvändigt för att kunna komma tillrätta med de livsmedelskrav och arbetsmiljökrav som ställs på verksamhetens enheter. En kostnadsbudgetering har genomförts och rutiner för en tillfredsställande uppföljning och avstämning har tagits fram. Måltidsenheten har under 2015 genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämning har skett kontinuerligt samt vid årsskiftet. Måltidsenhetens utfall visar ett underskott på 0,1 mnkr vilket har sin förklaring i Café Milan, vars verksamhet får anses ha lagts för lågt. Servrarna för kommunens IT-system har bytts ut, byte av all nät- och säkerhetsutrustning har påbörjas och det har införts ny telefoni. Arbetet med bredband på landsbygden intensifierades och slutdatumet för Lindesbergs stadsnät har flyttats fram till sommaren 2016. Lindesbergs kommun har fortfarande ett driftansvar mot de privatpersoner, företag och bostadsrättsföreningar som tecknade aval med Lindesbergs
4 Stadsnät. En plan för migrering till Telia finns och hela arbetet kommer att vara slutfört till sommaren 2016. Det medför dock obudgeterade kostnader och det är anledningen till underskottet i IT- och teleenhetens budget på 1,6 mnkr. Ekonomienheten har fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys och uppföljningsmodulen i ekonomisystemet. Ekonomienheten inklusive bilpoolen redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Prissättningen på bilarna, både verksamhetsanknutna och bokningsbara ligger på rätt nivå. Samma pris kommer att gälla 2016. Övrig verksamhet redovisar ett underskott, det består av ej utfördelade försäkringar och avgifter till kommunförbund mfl. Lönebildningen har utvecklats ytterligare och ny lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner är genomförd som ett led i att säkerställa könsneutral lön. Ökad personalomsättning för chefer innebär att mer arbete behövs för att ge dels introduktion men också kontinuerligt stöd i chefsledet. Medarbetarenkät genomfördes för tredje året och vidare arbete inom respektive förvaltning ska ske inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Regionhälsan är ny leverantör av företagshälsovård och Lindesbergs kommun är därmed en del av Gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Ytterligare ett resultat av utökad samverkan är att personalenheten från och med oktober 2015 ansvarar för att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi AB. Det redovisas ett överskott för personal- och löneenheten. För kostnader kopplade till egen verksamhet såsom personalomkostnader och löner, är utfallet i stort som budgeterat. Utfall gällande facklig verksamhet visar på negativ avvikelse i förhållande till budget vilket inte är något unikt för året. Personalbefrämjande åtgärder redovisar ett överskott. Detta förklaras av att kommande budgetminskning för 2016 redan är genomförd. Ökade kostnader för rehabilitering kan konstateras, vilket är kopplat till ökade sjukskrivningar inom kommunens verksamheter. Kommunchefens anslag för kommunutvecklande verksamhet utgörs av kostnader för projekten utredning av samhällsbyggnadsorganisation för kommunerna i norra Örebro län och Lindesjön runt. Kommunledningskontoret redovisar ett totalt ett ekonomiskt underskott på 0,4 mnkr. Meddelas för kännedom: Ekonomienheten
5 USS 2 Dnr. 2016/76 Uppföljning av internkontroll för kommunledningskontoret 2015 Uppföljningen av internkontroll för kommunledningskontoret år 2015 överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret överlämnade den 19 februari 2016 uppföljningsrapport av internkontroll för kommunledningskontoret 2015. Intern kontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Intern kontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls, genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m Kommunledningskontoret har genomfört kontrollmoment enligt antagen internkontrollplan för år 2015 med några undantag. Ett kontrollmoment som inte kontrollerats är svarstider till växeln, då det tekniskt inte gått att genomföra under 2015. Ett annat undantag är de kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Pwc har gjort en revisionsgranskning av upphandlingsverksamheten, där den interna kontrollen av hur riktlinjer och avtal följs granskats. Meddelas för kännedom: Ekonomienheten
6 USS 3 Dnr. 2015/25 Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015 Utskottet för stöd och strategi föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015 godkänns. Lindesbergs kommun ingår i det finska förvaltningsområdet sedan januari 2012. Detta innebär att finskspråkiga har särskilda lagstadgade rättigheter i kommunen enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). Kommunens åtaganden enligt denna lag godtogs i samband med beslutet om att ansöka om att bli finskt förvaltningsområde. Implementeringen av lagen är ett långsiktigt arbete påbörjades 2012 och kommunstyrelsen antog den 25 februari 2015 60 Verksamhetsplan 2015-2016 för finskt förvaltningsområde. Samordnaren för finskt förvaltningsområde har sammanställt de aktiviteter som gjorts under året i en verksamhetsberättelse som inkom den 9 februari 2016.
7 USS 4 Dnr. 2016/59 Medfinansiering av Bergslagsakademin steg 2 Utskottet för stöd och strategi beslutar att delta i Bergslagsakademin steg 2 samt bidra med medfinansiering om 10 000 kronor i kontanter och 10 000 kronor i form av arbetstid. Finansiering sker inom ramen för kommunchefens anslag för kommunutvecklande insatser. Intresseföreningen Bergslaget inkom den 15 februari 2016 med en ansökan om 10 000 kronor i kontanter och 10 000 kronor i form av arbetstid för att medfinansiera det fortsatta arbetet med att bygga upp en Bergslagsakademi. Bergslagsakademin är ett initiativ från kommunstyrelseordförandena i Skinnskatteberg, Norberg, Fagersta, Avesta, Smedjebacken och Hedemora kommun. Man såg ett behov av att tydliggöra Bergslagen som en spännande och kunskapsintensiv utvecklingsregion och ville därför starta upp en tankesmedja med arbetsnamnet Bergslagsakademin. Målet med Bergslagsakademin är att stimulera till samtal och samverkan, aktiviteter för kompetensutveckling, nytänkande och som en arena där nya idéer kan testas och kreativa möten kan hållas. Siktet är inställt på att ta ett samlat strategiskt grepp kring framtidsfrågorna för Intresseföreningen Bergslagets medlemmar. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att Utskottet för stöd och strategi ska besluta att delta i Bergslagsakademin steg 2 samt bidra med medfinansiering om 10 000 kronor i kontanter och 10 000 kronor i form av arbetstid. Finansiering sker inom ramen för kommunchefens anslag för kommunutvecklande insatser. Susanne Karlsson (C) föreslår bifall till Bengt Storbackas (S) förslag. Meddelas för åtgärd: Kanslienheten Meddelas för kännedom: Intresseföreningen Bergslaget Ekonomienheten Kommunchef
8 USS 5 Rapport integrationsstrateg Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om rekrytering av integrationsstrateg. Det är en ledigförklarad tjänst som nu ska tillsättas. Tjänsten ska finnas till förvaltningsledningarnas förfogande; barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen och tillväxtförvaltningen. Integrationsstrategen ska planera för ett bra arbete med det reguljära flyktingmottagande och samordna det planerade arbetet. Tjänsten innebär även att vara kommunens representant i det regionala arbetet och mot Länsstyrelsen, Arbetsförmedlingen och Migrationsverket. Det var 25 personer som sökte tjänsten, rekryteringsgruppen valda att gå vidare med två personer, varav en tackade nej. Den andra personen ska intervjuas igen av en bredare grupp.
9 USS 6 Rapport integrationskoordinator Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om rekrytering av integrationskoordinator. Det är en nyskapad tjänst som ska arbeta extern med att kanalisera vardagen för personer som bor på asylboenden i kommunen. En likadan tjänst har skapats i Ljusnarsbergs kommun, och dessa tjänster kommer att samarbeta med varandra. En styrgrupp kommer starta under våren, och tjänsten samfinansieras med Ljusnarsbergs kommun och Region Örebro län.
10 USS 7 Dnr. 2016/97 Barnkonventionen i beslutsfattande Utskottet för stöd och strategi föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att utarbeta förslag till modell och arbetssätt för ett aktivt arbete med implementering av barnkonventionen och den ungdomspolitiska strategin. Folkhälsoteamet kommer att leda arbetet. Förslag till modell och arbetssätt redovisas vid utskottet för stöd och strategis sammanträde den 22 augusti 2016. Linnea Hedkvist och Peter Björklund från Folkhälsoteamet informerar utskottet om barnkonventionen i beslutsfattande. Barnkonventionen innehåller bestämmelser om mänskliga rättigheter för barn. Sveriges regering ratificerade barnkonventionen 1990 vilket innebär att staten ska följa innehållet i konventionen samt att det är ett juridiskt bindande avtal för staten. Ett land som antagit barnkonventionen kan inte hänvisa till nationell lag för att inte följa konventionen (traktatskonventionen). Alla offentliga verksamheter ansvar för att barns rättigheter efterlevs göra konventionen allmänt känd bland barn och vuxna. Barns behov och förutsättningar är föränderliga över tid, därför är det viktigt att ha aktuell och ny kunskap om barns levnadsvillkor och livsstil såsom barnfamiljers ekonomi, barns fysiska och psykiska hälsa, tillgång till kultur, skolresultat, utsatta barns situation med mera. För att ge barnet förutsättningar att uttrycka sina åsikter krävs det att ansvariga har kunskap om hur denna rättighet ska förverkligas i den egna verksamheten, politiken, socialtjänst, förskolan/skolan, samhällsplaneringen m fl. Med utgångspunkt från barns bästa krävs samverkan och uppföljning mellan verksamheter och till politiken. För att barnets rättigheter ska kunna tillgodoses behöver barn ha kunskap om sina rättigheter och vad de innebär i praktiken medborgare, patient, konsument, elev, anhörig etc. Viktiga förutsättningar för barnkonventionen i beslutsfattande: i fullmäktige Tvärpolitiskt förankrat Tydligt formulerade mål
11 Förankring Samordningsansvar Arbetsgrupp Aktiviteter på olika nivåer Krav på uppföljning till politiken I Lindesbergs kommun finns ett beslut från 1999 om tillämpning av barnkonventionen vilket behöver uppdateras. 2014 togs beslut om en ungdomspolitisk strategi, vilken behöver implementeras och arbetas mer aktivt med. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram implementeringsnycklar för barnkonventinen i beslutsfattande. Det finns en strategiskt placerad funktion som har till uppgift att driva barnrättsfrågan i hela organisationen Det finns en instans dit varje barn som upplever sig ha fått sina rättigheter kränkta kan vända sig Det finns strukturer för att inhämta barns synpunkter inför beslut som rör barn på en generell nivå Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att Utskottet för stöd och strategi ska föreslå kommunstyrelsen besluta: Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att utarbeta förslag till modell och arbetssätt för ett aktivt arbete med implementering av barnkonventionen och den ungdomspolitiska strategin. Folkhälsoteamet kommer att leda arbetet. Förslag till modell och arbetssätt redovisas vid utskottet för stöd och strategis sammanträde den 22 augusti 2016.
12 USS 8 Dnr. 2016/71 Verksamhetsrapportering 2015 i enlighet med avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete i norra Örebro län Utskottet för stöd och strategi föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Verksamhetsrapportering 2015 i enlighet med avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete i norra Örebro län godkänns. Lindesbergs kommun har tillsammans med Hällefors, Nora och Ljusnarsbergs kommun för perioden 2012-2016 slutit avtal med Region Örebro län om samverkan för lokalt folkhälsoarbete. Avtalet innebär bland annat att kommunerna åtar sig att aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet i arbetet för att främja befolkningens hälsa och motverka barnfattigdom, att prioritera insatser för att främja barns och ungdomars livsvillkor och levnadsvanor samt att verka för äldres hälsa med utgångspunkt i de fyra hörnpelarna för ett gott åldrande. Syftet med avtalet är att genom långsiktig samverkan mellan parterna främja en god och jämlik hälsa i befolkningen. Folkhälsostrateg Linnea Hedkvist inkom den 22 februari 2016 med verksamhetsrapport för folkhälsoavtal 2015.
13 USS 9 Dnr. 2016/70 Verksamhetsplan för Folkhälsoteamet i Norra Örebro län 2016 Utskottet för stöd och strategi godkänner verksamhetsplan för Folkhälsoteamet i Norra Örebro län 2016. Folkhälsostrateg Linnea Hedkvist inkom den 22 februari 2016 med förslag till verksamhetsplan för Folkhälsoteamet i Norra Örebro län 2016. Meddelas för åtgärd: Folkhälsoteamet
14 USS 10 Information från kostenheten Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kostchef Louise Auer informerar utskottet om situationen inom kostenheten. Lindeskolan är det mest akuta just nu, där ett föreläggande har kommit från Bergslagens miljö- och byggnämnd gällande Lindeskolans kök. Kostchefen överlämnade en sista åtgärdsplan den 26 februari, kostenheten har bland annat sett över rutiner och flöden. Dock är lokalens utformning starkt ifrågasatt. Lokalen är för trång och kan inte tillfredsställa separeringen mellan normalkost och specialkost. För mycket mat hanteras på för liten yta. Kostenheten har sett över de flöden som krockar, och hantverkarna färdigställer de sista åtgärderna den 29 februari. Den 1 mars kommer Bergslangens miljö- och byggnämnd på återbesök och kostchefen hoppas att åtgärderna ska vara tillräckliga för att föreläggandet ska strykas.
15 USS 11 Rapport miljöstrateg Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om anställande av miljöstrateg. Tanken är att Region Örebro län ska anställa och Nora kommun och Lindesbergs kommun ska samfinansiera tjänsten. Nora kommun har inte fattat beslut i ärendet i dagsläget, vilket innebär att processen står stilla för tillfället. Förhoppningsvis kan besked lämnas vid miljöberedningens sammanträde den 11 april 2016.
16 USS 12 Rapport IT-strateg Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om att ett förslag kommer att presenteras för utskottet den 25 april 2016. En IT-strateg kommer att anställas som en stabschef för IT. Under stabschefen/itstrategen kommer två eller tre enheter finnas. Strategen kommer att ingå i ledningsgruppen.
17 USS 13 Rapport arkivverksamheten Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Just nu pågår rekrytering av en ny arkivarie istället för en arkivassistent till arkivverksamheten, för att höja kompetensen. Gällande arkivlokalerna så har förutsättningarna ändrats efter beslutet om att inte flytta arkivverksamheten till Stripa. Vid nästa lokalresursgrupp kommer frågan att lyftas. Mer kostnadseffektiva lösningar måste ses över.
18 USS 14 Dnr. 2016/99 Val av arkivansvarig för kommunledningskontorets verksamhetsområde Kanslichef Ida Frödén utses till arkivansvarig för kommunledningskontorets verksamhetsområde. Förvaltningens förslag är att kanslichef Ida Frödén ska utses till arkivansvarig för kommunledningskontorets verksamhetsområde. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att kanslichef Ida Frödén ska utses till arkivansvarig för kommunledningskontorets verksamhetsområde. Meddelas för kännedom: Kanslichef
19 USS 15 Rapport kommunal ledningsplats Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om att konferensrum/krisrum Näset är åtgärdat och 2 Mnkr för åtgärderna går att eftersöka från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) efter besiktning. Projektering av påbyggnad för elförsörjning kommer starta hos Fastigheter i Linde AB. Arbete med datasäkerhet pågår.
20 USS 16 Meddelanden Meddelanden enligt bifogad förteckning läggs till handlingarna.
21 USS 17 Dnr. 2015/280 Revidering av utvecklingsstrategin Utskottet för stöd och strategi uppdrar till kommunstrategen att till kommunstyrelsens sammanträde den 22 mars 2016 sammanställa utskottets svar på remissynpunkterna samt utskottets förslag till målvärden. Tillsammans med föreslagna målvärden överlämnar utskottet för stöd och strategi förslaget till ny Utvecklingsstrategi 2017-2019, vision 2025 till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Kommunfullmäktige antog år 2013 utvecklingsstrategi för åren 2014-2016. Strategin är indelad i sex målområden med sammanlagt 15 inriktningsmål. Med anledning av att utvecklingsstrategin upphör att gälla efter år 2016 behöver en revidering göras. Syftet med projektet är att se över nu gällande inriktningsmål och indikatorer. Inriktningsmålen ska utvärderas genom mätbara indikatorer. Projektet ska leverera ett förslag till utvecklingsstrategi med högst 15 inriktningsmål. En utgångspunkt är att antalet mål inte ska öka, eftersom en effektiv resultatstyrning förutsätter få mål. Kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi är styrgrupp i arbetet och den kommunövergripande analysgruppen med tjänstemän från olika förvaltningar är arbetsgrupp. Kommunchefens ledningsgrupp är referensgrupp. Förslag till ny utvecklingsstrategi ska lämnas till kommunstyrelsen för antagande senast i mars 2016 och kommunfullmäktige i april 2016. Den nu gällande utvecklingsstrategin remitterades till samtliga politiska partier för synpunkter till den 15 september 2015. Efter att arbetsgruppen sammanställt ett förslag med utgångspunkt från remissvaren hölls ett dialogcafé med styrgruppen, samt samtliga nämndordförande och gruppledare i kommunfullmäktige. Utifrån synpunkterna på dialogcaféet tog arbetsgruppen fram ett nytt förslag som godkändes av styrgruppen och remitterades till samtliga nämnder och Linde Stadshus AB för synpunkter. Den nya förslaget innehåller 10 inriktningsmål. Innan förslaget överlämnas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande ska styrgruppen ta ställning till inkomna remissvar och föreslå målvärden på indikatorerna. Kommunstrategen överlämnade en sammanställning av nämndernas och Linde Stadshus ABs synpunkter den 22 februari 2016.
22 Vid utskottet för stöd och strategis sammanträde den 29 februari 2016 valda utskottet att bemöta inkomna remissvar samt tog fram förslag till målvärden. Ledamöternas förslag till beslut Susanne Karlsson (C) föreslår att utskottet för stöd och strategi ska uppdra till kommunstrategen att till kommunstyrelsens sammanträde den 22 mars 2016 sammanställa utskottets svar på remissynpunkterna samt utskottets förslag till målvärden. Tillsammans med föreslagna målvärden överlämnar utskottet för stöd och strategi förslaget till ny Utvecklingsstrategi 2017-2019, vision 2025 till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Meddelas för åtgärd: Kommunstrateg