1(4) Handläggare Sara Catoni 08-686 19 37 sara.catoni@sll.se Trafiknämnden 2016-04-19, punkt 9 Direktupphandling av förlängning av avtal för IT-drift och Support (DIT09) Ärendebeskrivning Ärendet avser beslut att genomföra förlängning av nuvarande avtal för IT-drift och support (DIT09) Befintligt avtal (DIT09) för IT-drift och Support löper efter förlängning enligt option, ut 2017-12-31. Avtalsstart av beslutat nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) är beräknad till 2019-01-01 varpå följer en planerad överlämningsperiod till eventuell ny leverantör på 12 månader varför en förlängning av nuvarande avtal behöver genomföras för perioden 2018-01-01 2019-12-31. Beslutsunderlag Tidplan för projektet DIT17 IT-drift och Support bifogas. Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås med stöd av och inom ramen för nämndens förvaltningsuppdrag avseende AB Storstockholms Lokaltrafik besluta att uppdra till förvaltningschefen att att genomföra upphandling av förlängning av avtalet för IT-drift och Support (DIT09) och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att genomföra förlängningen samt teckna förlängningsavtal. förvalta avtalet, varvid ändringar och tillägg till avtalet som ryms inom fastställd budget ska fattas i enlighet med gällande beslutsordning.
2(4) Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Befintligt avtal (DIT09) för IT-drift och Support löper efter utlösande av den sista optionen, ut 2017-12-31. Ett upphandlingsprojekt som syftar till ett nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) har startats. Avtalsstart av beslutat nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) är beräknad till 2019-01-01 varpå följer en planerad överlämningsperiod till eventuell ny leverantör på 12 månader varför en förlängning av nuvarande avtal behöver genomföras för perioden 2018-01-01 2019-12-31 för att säkerställa obruten leverans genom parallellitet i avtalen under överlämnandeperioden. Bakgrund Trafiknämnden beslutade den 12 mars 2015 att godkänna förstudien inför upphandling av IT-drift och IT-underhåll, DIT17 och IT UH2017 (TN 2014-0452) och dess affärsinriktningar med förslag till beslut om genomförande av upphandling avseende IT-drift och Support samt Drift och underhåll för tekniska anläggningar avseende tele-, transmission och IT-styrd utrustning i fält och i SL:s anläggningar, samt uppdra åt trafikförvaltningens förvaltningschef att återkomma till trafiknämnden med förslag till beslut om genomförande av upphandlingar enligt ovan. Vid uppstart av projektet stod det tidigt klart att en programstudierapport var nödvändig för att utreda och detaljera förutsättningarna för den kommande upphandlingen. Programstudien har pågått sedan juni 2015 och godkändes av TN först den 23 februari 2016. Eftersom framtagande av en programstudie inte låg i planen från början har tiden som stod till förfogande för kravinsamling etc. blivit väsentligt kortare än vad som bedöms nödvändigt för den här typen av komplext och omfattande avtal. Dessutom har den detaljplanering av upphandlingsprojektet som nyligen genomförts gett vid handen att insamling och bearbetning av krav på grund av omfattningen tar ca 9 månader, betydligt längre tid än vad som ursprungligen planerats. Därutöver behöver projektet ta höjd för att ha både befintligt avtal DIT09 och det nya avtalet parallellt gällande under den initiala övertagande/överlämnande-perioden (s.k. transition). Dessa omständigheter har sammantaget lett till projektets bedömning att befintligt avtal DIT09 behöver förlängas med två år. Därutöver finns ett behov att till nuvarande avtal lägga till villkor som rör befintlig leverantörs skyldigheter vid överlämning till ny leverantör. Denna typ
3(4) av villkor saknas i befintligt avtal, vilket potentiellt kan innebära problem med att få tillbaka information som SL äger samt att få avlämnande leverantör att aktivt samarbeta med den nye leverantören under överlämningsfasen. För ITUH2010 har beslutats att ingen förlängning av avtal kommer att genomföras. Ett årslångt avrop på förvaltningens befintliga ramavtal för Tele-, radio- och IT-underhåll kommer istället att göras för att täcka behovet till dess nytt avtal, ITUH2017, är upphandlat. Projektet bedömer att detta är den mest fördelaktiga hanteringen av situationen rent upphandlingsrättsligt men också tidsmässigt för projektet. Överväganden I syfte att uppnå målet hög kvalitet i det nya avtalet arbetar upphandlingsprojektet med grundlig kravställning både avseende nuläge, önskat läge, såväl som att utreda och kravställa var en ökning av funktionell leverans kan uppnås. En förflyttning till ökat funktionellt åtagande från leverantören var en av rekommendationerna i förstudien. Vidare har en omvärldsbevakning genomförts, som indikerar en rimlig period för övertagande av eventuell ny leverantör om 12 månader. Upphandlingsprojektet planerar i enlighet med detta. Upphandlingsprojektet skulle kunna göra en viss tidsvinst genom att kravställa endast på nuläge och en kortare överlämningsperiod. Detta bedöms dock leda till sämre kvalitet i det nya avtalet, varför en förlängning om två år förordas. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Uppskattad kostnad för förlängningen är 200Mnkr. Detta utgör ingen merkostnad då ett nytt Driftsavtal för perioden förväntas betinga minst motsvarande kostnad. Upphandlingsstrategi Upphandlingen föreslås genomföras som en direktupphandling av förlängning av nuvarande avtal. Förlängningstiden föreslås vara två (2) år med möjlighet till uppsägning av enskilda tjänster i takt med att överlämning till eventuell ny leverantör sker. Sociala konsekvenser Förlängningen kommer följa kraven i riktlinjerna rörande Tillgänglighet för barn, äldre och personer med funktionsnedsättning samt Social hållbarhet.
4(4) Konsekvenser för miljön Förlängningen kommer följa kraven i riktlinjerna rörande miljö avseende miljöledning, miljöplaner, miljökrav på fordon, arbetsmaskiner och arbetsredskap, hantering av kemiska produkter, hantering av avfall och miljöredovisning, detta i enlighet med SLL:s miljöpolicy. Riskbedömning Under programstudien har en riskanalys genomförts bland annat med syfte att identifiera risker som är kopplade till befintligt avtals längd. De risker som främst lyfts fram är: Att nuvarande leverantör inte önskar förlänga avtalet den önskade perioden. Denna risk bedöms inte ha stor sannolikhet då nuvarande leverantör förväntas ha stort intresse i att lämna anbud. En svag förhandlingssituation gentemot nuvarande leverantör kan resultera i ökade priser och att TF inte uppnår de önskade villkoren. Denna risk hanteras genom att förhandlingen avseende förlängningen startas så snart som möjligt för att kunna ske samtidigt som diskussioner om att lösa ut förlängningsoptionen för 2017 vilket ger en större affär för leverantören vid förhandlingstillfället. Beslut Härmed beslutas i enlighet med ovanstående. Caroline Ottosson Förvaltningschef Sara Catoni Avdelningschef
ID Aktivitetsl % Procent fysiskt färdigt klart Aktivitet Arbete Varaktighet Start Slut Resurser Föregående aktiviteter 1 0% 0% HUVUDTIDPLAN TG (Toolgate) 0 tim 986 dagar fr 15 03 13 må 19 02 04 9 0% 7% MILSTOLPAR OCH AKTIVITETER 24 767 tim 932 dagar? fr 15 11 20 må 19 07 29 10 0% 100% Fas 10, Beslut att starta projektanalys, TG0 0 tim 39 dagar? fr 15 11 20 fr 16 01 15 15 0% 62% Fas 20, färdigställa och godkännande av 44 tim 79 dagar? fr 15 11 20 to 16 03 10 35 0% 0% P Fas 30, Genomförande, t di t TG2 h aktiviteter 576 tim 117 dagar? må 16 02 22 fr 16 09 09 42 0% 19% Fas 30, Genomförande, generella 1 424 tim 89 dagar? on 15 12 02 fr 16 04 08 59 0% 7% Fas j 30, kt Genomförande, kti it t avtal DIT17 17 775 tim 924 dagar? on 15 12 02 må 19 07 29 60 0% 77% 1. Analys 376 tim 56 dagar? on 15 12 02 to 16 02 18 65 0% 21% 2. Planering 1 647 tim 170,5 dagar må 15 12 14 fr 16 09 16 160 160 0% 0% 3. Upphandling 15 752 tim 650 dagar on 16 03 16 må 18 10 22 65 251 161 0% 0% Kravmassage 0 tim 4 månader fr 16 09 16 må 17 01 09 168AA 162 0% 0% Ta fram avtal 8 008 tim 195 dagar on 16 03 16 må 17 01 23 169AS 16 dagar;173as 169 0% 0% Framtagning preliminärt FFU 640 tim 20 dagar må 17 01 02 fr 17 01 27 162AS 16 d176as 20 dagar;186 172 0% 0% Granskning i beställargrupp och 0 tim 4 veckor må 17 01 30 fr 17 02 24 171 173 0% 0% Juridisk t avtalsgranskning 8 tim 2 dagar må 17 01 23 ti 17 01 24 162AS 1 da 176 0% 0% Leverantsörskvalificering 480 tim 30 dagar må 17 01 02 fr 17 02 10 169AS 20 d191as+2 dagar 186 0% 0% Faställande av preliminärt FFU 176 tim 11 dagar må 17 01 30 må 17 02 13 169 191 0% 0% Utskick av preliminärt FFU 0 tim 0 dagar ti 17 02 14 ti 17 02 14 176AS+2 da194as 1 dag 194 0% 0% Tidsfrist prel.ffu 592 tim 37 dagar ti 17 02 14 on 17 04 05 191AS 1 da196 196 0% 0% Hantering av remissvar från 352 tim 22 dagar to 17 04 06 fr 17 05 05 194 200 200 0% 0% Framtagning li i ä t FFU slutgiltigt FFU 640 tim 40 dagar må 17 05 08 fr 17 06 30 196 204 204 0% 0% Granskning i beställargrupp och 160 tim 8,8 veckor må 17 07 03 to 17 08 31 200 205AS+1 dag 205 0% 0% Juridisk t avtalsgranskning 8 tim 1 dag må 17 09 04 må 17 09 04 204AS+1 da208 208 0% 0% Fastställa Slutgiltigt FFU (Frysdatum 288 tim 18 dagar ti 17 09 05 to 17 09 28 205 213 213 0% 0% 2) Utskick av slutgiltigt FFU 16 tim 1 dag fr 17 09 29 fr 17 09 29 208 215AS 1 dag 215 0% 0% Anbudsfrist 1 104 tim 69 dagar fr 17 09 29 on 18 01 03 213AS 1 da217 217 0% 0% Anbudsöppnande 16 tim 1 dag to 18 01 04 to 18 01 04 Jonna Enerskog;Bon215 218 218 0% 0% Utvärdering av anbudssvar 480 tim 30 dagar fr 18 01 05 to 18 02 15 217 224 224 0% 0% Förhandling 1 280 tim 80 dagar fr 18 02 16 to 18 06 07 218 232 232 0% 0% Juridisk avtalsgranskning 8 tim 1 dag fr 18 06 08 fr 18 06 08 224 235 235 0% 0% Tilldelningsbeslut 280 tim 20 dagar må 18 06 11 fr 18 07 06 232 240 240 0% 0% Avtalsspärr 160 tim 10 dagar må 18 07 09 fr 18 07 20 235 242 242 0% 0% Ev. överprövning 960 tim 12 veckor må 18 07 23 fr 18 10 12 Jonna Enerskog;Bon240 243 243 0% 0% Avtalstecknande 80 tim 5 dagar må 18 10 15 fr 18 10 19 242 245 245 0% 0% Överlämning 0 tim 0 dagar fr 18 10 19 fr 18 10 19 243 247 247 0% 0% Upphandlingsavslut 16 tim 1 dag må 18 10 22 må 18 10 22 245 251 0% 0% 4. Genomförande, Realiseringprojekt 0 tim 200 dagar ti 18 10 23 må 19 07 29 160 262 262 0% 0% 5. Avslut 0 tim 0 dagar må 19 07 29 må 19 07 29 251 264 0% 5% Fas 30, Genomförande ITUH2017 4 948 tim 823 dagar? on 15 12 02 fr 19 03 08 Sida 1 Efterföljande aktiviteter halvåretförsta halvåretförsta halvåretförsta halvåretförsta halvåretförst Kv 3 2015 Kv 1 201Kv 3 2016 Kv 1 201Kv 3 2017 Kv 1 201Kv 3 2018 Kv 1 201Kv 3 2019 Kv 1 2 jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan a 02 14 Jonna Enerskog;Bonnie Simms Jonna Enerskog;Bonn 10 19 07 29