Sollentuna kommun Revisorerna 2013-03-07 Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun Revisoremas redogörelse för 2012 Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, fastställt revisionsreglemente samt god revisionssed. Revisorerna som är sju till antalet har haft ett tiotal sammanträden under året. Kommunens revisorer är; Rolf Hagstedt (ordförande), Hans Redtzer (vice ordförande), Pia Franzén, Kerstin Myrehed, Curt Berglund, Ove Nilsson och Nils-Åke Borgström. Revisorerna biträds av PwC. Revisorernas uppdrag enligt kommunallagen är att årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed granska all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. I uppdraget ingår också att som lekmannarevisorer, på samma sätt som gäller för den kommunala förvaltningen, granska den verksamhet som bedrivs i det företag som ägs av kommunen. Revisorerna ska pröva om verksamhetens sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. De samlade revisionsinsatserna består av såväl verksamhetsrevision som redovisningsrevision. Verksamhetsrevision syftar till att bedöma om nämndernas verksamhet är ändamålsenlig och om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen bedöms genom såväl verksamhets- som redovisningsrevisionsinsatser. Bedömningen av om räkenskaperna är rättvisande sker inom ramen för redovisningsrevisionen. Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar samt övriga aktiviteter som genomförts under året. Granskning av Årsredovisning 2012 Nedan sammanfattas i punktform våra väsentligaste iakttagelser med anledning av granskningen av årsredovisningen för 2012: Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Sollentuna kommun redovasar ett resultat för året på 82,7 mnkr. Resultatet exklusive realisationsvinster är på 59,3 mnkr och är 29,5 mnkr bättre än budget. Kommunen har därmed klarat balanskravet. Kommunkoncernens resultat uppgår till 319,7 mnkr (264 mnkr).
Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god. Kommunstyrelsen gör ingen samlad bedömning av måluppfyllelsen för verksamheten. Av de 29 målen är 16 stycken uppfyllda, vilket ger en uppfyllandegrad på 55 procent. Vår bedömning är att måluppfyllelsen är svag. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Vi vill fästa uppmärksamhet på följande: Totalt redovisar nämnder och styrelser en negativ avvikelse mot budgeten på 34,5 mnkr. De största negativa avvikelserna visar Trafik- och fastighetsnämnden, Socialnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden. Tidigare påpekanden om att noter till kassaflödesanalysen endast fmns för vissa poster står kvar. Då vald metod är svår att följa bör ytterligare förklaring i noter komplettera analysen. I samband med granskningen har vi noterat vissa avvikelser vad gäller tillläggsupplysningar. Dessa finns närmare beskrivna i avsnitt 3.2.5. Avvikelserna bör hanteras till kommande bokslut. Kommunen har ännu ingen samlad dokumentation över redovisningssystemet där alla delar ingår. Ett sådant arbete har påbörjats men inte färdigställts. Granskning av Ansvarsutövande Enligt kommunallagen ska revisorerna granska all verksamhet årligen. Avsikten är att bedöma om styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar fullgjort sin uppgift. Revisorerna ska bedöma "om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig." Syftet med den övergripande granskningen av ansvarsutövandet var att besvara följande revisionsfråga: Har verksamheten som bedrivs inom styrelser och nämnder skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt? Granskningen bygger på en genomgång av respektive nämnds verksamhetsberättelse och protokoll för 2012 och de uppdrag som fullmäktige riktat till nämnderna vid sitt sammanträde i november 2011. Granskningens resultat har inte sakgranskats utan utgör revisorernas interna material och som en utgångspunkt för diskussion om och bedömning av ansvarsutövandet. Vår bedömning är att samtliga styrelser/nämnder, utifrån denna granskning, har fullgjort sitt ansvar i enlighet med uppdraget från fullmäktige.
Granskning av Intern kontroll - system och rutiner för materiella anläggningstillgångar Är Kommunstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? Efter genomförd granskning bedömde vi att den interna kontrollen avseende redovisningen av anläggningstillgångar inte var tillräcldig. För att stärka den interna kontrollen rekommenderade vi Kommunstyrelsen att: Göra en fullständig genomgång och jämförelse avseende de fastigheter som finns registrerade på kommunens organisationsnummer i Lantmäteriverkets fastighetsregister gentemot de fastigheter som finns i kommunens anläggningsregister. Det är viktigt att klart identifiera varje enskild fastighet, dvs "bena upp" anläggningsregistret så att t ex inga klumpvärden finns. Samma beteckning på respektive fastighet ska finnas både i kommunens anläggningsregister och i Lantmäteriverkets fastighetsregister. Eventuella differenser som kan förekomma måste åtgärdas. Lägga in de fordon som finns på kommunens fordonsförteckning i anläggningsregistret. Totalt rör det sig om åtta olika typer av fordon. Tillse att löpande genomgångar/inventeringar görs över de inventarier som finns inom respektive förvaltning för att säkerställa att det finns substans i det som redovisas i anläggningsregistret, d v s att tillgångarna är balansgilla. Det är sju-åtta år sedan en genomgång/kontroll av detta skedde centralt från kommunens sida. Komplettera de skriftliga riktlinjer/rutinbeskrivningar som finns så att dessa blir mer utförliga, främst avseende regler och rutiner som ska gälla vid t ex utrangeringar, försäljningar, nedskrivningar etc. Det bör även framgå hur inventering av anläggningstillgångar ska ske och med vilken periodicitet samt i övrigt vilka kontroller som ska ske av substansen i anläggningsregistret. Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande under januari 2013. Granskning av Leverantörsregister Är den interna kontrollen vad gäller kommunens leverantörsregister tillräcklig? Efter genomförd granskning var vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen gällande kommunens leverantörsregister i huvudsak är tillräcklig. Efter genomförd granskning rekommenderade vi Kommunstyrelsen att:
Upprätta fullständiga styrdokument med regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut av leverantörer. Upprätta en rutin för att kontrollera bankgiro- och plusgironummer mer konsekvent. Urvalsmässigt genomföra löpande kontroller av befintliga leverantörer. Detta är särskilt angeläget då endast ca 5 000 st leverantörer av de totalt ca 20 000 st leverantörer som fmns i leverantörsregistret varit aktuella under 2012. Säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas vid upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret. Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande under december 2012. Granskning av Styrningen av resultatenheter Ar Kommunstyrelsens och nämndernas principer för styrning av s.k. resultatenheter ändamålsenlig? Utifrån granskningen gjorde vi bedömningen att principerna för styrning av kommunens resultatenheter inte i alla delar är ändamålsenlig. Vi lämnade följande rekommendationer för att förbättra principerna för styrningen: Att avsnittet kring resultatenheter i styrdokumentet "Regler för styrning och uppföljning av ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun" utvecklas. Att tydliga tillämpningsanvisningar tas fram rörande hanteringen i samband med årsbokslut och hur eventuella justeringar för felaktigheter ska göras. Att redovisningen av resultatenheter i ekonomisystemet kompletteras med verksamhetskod, för att, exempelvis, kunna följa om buffertar som upparbetats inom förskoleverksamhet förbrukas/nyttjas inom grundskoleverksamhet och omvänt. Att styrdokumentet "ekonomi- och verksamhetsstyrning - resultatenheter", vilket är från 2002, uppdateras. Vid uppdatering föreslås också att dokumentet går ut på remiss för att fånga in de eventuella frågeställningar rörande tillämpningen som har uppstått under de år sedan dokumentet skrevs samt för att identifiera problematik som är förvaltningsspecifik. Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande samt till Barnoch ungdomsnämnden, Socialnämnden, Vård- och omsorgsnämnden och Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för kännedom under oktober 2012. 4
Granskning av Delårsbokslut 2012-08-31 Syftet med den översiktliga granskningen var att ge revisorerna underlag för att kunna bedöma om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som Kommunfullmäktige beslutat. Vår bedömning lämnade till Kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlades. Resultatet för perioden var 201 mnkr (inkl. realisationsvinster 204 mnkr), vilket var 64 mnkr bättre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekade mot ett resultat om 86 mnkr, exkl. realisationsvinster. Största positiva avvikelsen berodde på ökade skatteintäkter. Kommunstyrelsens bedömning i delårsrapporten var att balanskravet skulle komina att uppfyllas. Av rapporten framgick att nämnderna prognostiserade en avvikelse mot budget på -38,7 mnkr. Stora avvikelser fanns inom Kommunstyrelsen, Rudbeckskolan, Socialnämnden, Vård- och omsorgsnämnden samt SOLOM. Utifrån vår översiktliga granskning gjorde vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: Att delårsrapportens, i allt väsentligt, var upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Detta mot bakgrund av att det inte framkommit några omständigheter som skulle tyda på så inte var fallet. Att det prognostiserade resultat är förenligt med de finansiella målen som fullmäktige fastställt i budget 2012. Att måluppfyllelsen avseende verksamheten delvis är förenlig med de av fullmäktige fastställda målen i budget 2012. Av de 29 målen beräknas 2/3 uppfyllas vid årets slut. Granskning av Uppföljningen av kvaliteten i särskilt boende Har Vård- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och uppföljning avseende kvaliteten inom särskilda boenden? Vår sammanfattande bedömning var att nämnden i stort har en ändamålsenlig styrning och uppföljning avseende kvaliteten inom särskilda boenden. Den sammanfattande bedömningen baserades på följande granskningsiakttagelser och bedömningar avseende granskningens kontrollmål: Nämnden/förvaltningen har konkretiserat fullmäktiges övergripande mål och fastställt tydliga mål för kvaliteten i särskilda boenden.
Vård- och omsorgsnämnden har, i allt väsentligt, konkretiserat fullmäktiges övergripande mål och fastställt tydliga mål för kvaliteten i särskilt boende. Nämnden har genom avtal tagit vara på sin rätt till uppföljning av och insyn i utförarnas verksamhet. Kommunfullmäktige har formulerat ett övergripande mål för Vård- och omsorgsnämnden med fokus på kvalitet utifrån nämndens vision och övergripande politiska målsättning. Till det övergripande målet har nämnden kopplat fem mätbara indikatorer. Indikatorerna uppfyller i stort sett kraven för vad man kallar ett SMART mål, dvs. specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt. Det ställs dessutom krav på att nämndens mål ska vara styrande för utförarnas verksamhet och att utföraren ska verka för att uppfylla nämndens vision. Det finns en ändamålsenlig struktur för uppföljning av uppställda och avtalade mål och krav. Nämnden har, i stort, en struktur för uppföljning av uppställda och avtalade mål och krav. Nämnden har en plan för hur kontroll och uppföljning av avtal, verksamhet och kvalitet för att säkerställa att kommunen erhåller det resultat som förväntas utifrån avtal, uppdrag och beviljade insatser inom särskilt boende. Avtalsuppföljningen sker tre månader efter utförarens uppstart och när nämnden ska fatta beslut om avtalsförlängningar samt i årliga temauppföljningar. Uppföljningen omfattar alla utförare, såväl dem i kommunens egen utförarorganisation som i enskilt kontrakterade privata utförare enligt LOU. Resultat och analys av årets kvalitetsuppföljning sammanställs i nämndens årskvalitetsredovisning. Nämnden fattar dock inte något aktivt beslut med anledning av rapporteringen av denna. För att nämndens styrning ska bli tydligare rekommenderar vi nämnden att fatta mer aktiva beslut avseende kvalitetsredovisningen eftersom nämndens styrning återspeglas genom de beslut som fattas. Kvalitetsuppföljningen omfattar såväl kommunens egenregiverksamhet som externa utförare. Kvalitetsuppföljningen avseende särskilt boende omfattar i allt väsentligt, såväl kommunens egenregiverksamhet som externa utförare. Granskningen överlämnades till Vård- och omsorgsnämnden för yttrande samt till Kommunstyrelsen för kännedom under november 2012. Granskning av Ramavtal Ar kommunens upphandlings verksamhet ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris samt är kommunens upphandlingsoch inköpsverksamhet ändamålsenligt organiserad? Vår sammanfattande bedömning gällande Kommunstyrelsens upphandlingsverksamhet var att den i huvudsak är ändamålsenligt organiserad och underlättar och bidrar till verksamheternas användning av ramavtal. Det fmns tydliga och uppdaterade regler kring upphandling med tillhörande tillämpningsanvisningar samt en pedagogisk avtalsdatabas på kommunens intranät. Dock ifrågasatte vi att kommunen har rabattavtal med ej upphandlade lev erantörer i avtalsdatabasen. Vidare gjorde vi bedömningen att kommunen skulle kunna utveckla den löpande uppföljningen av ramavtal.
Vår sammanfattande bedömning gällande Kommunstyrelsens och nämndernas organisation av inköpare var att den inte är ändamålsenlig. I granskningen har vi iakttagit att kommunen saknar regler för vem/vilka som får göra avrop på ramavtal samt att det saknas en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt. Vi gjorde bedömningen att detta utgör en risk för att inköp görs utanför kommunens ramavtal, något som även förtydligas av resultatet av registeranalysen. Dessutom saknas ett strukturerat arbete med att utbilda medarbetare inom inköp och avrop mot ramavtal. Vår sammanfattande bedömning gällande om upphandlingsverksamheten är ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris var att den inte kan bedömas vara ändamålsenlig. Avseende inköp från ramavtalsleverantörer är kommunens andel endast 12 procent beloppsmässigt under den granskade perioden, vilket vi bedömer vara lågt. Vidare gjorde vi bedömningen att kommunen har förhållandevis få ramavtalskategorier, har flertalet ramavtalsleverantörer där de ackumulerade inköpen understiger direktupphandlingsgränsen samt har flera ramavtalsleverantörer där inga inköp gjorts under granskningsperioden. I granskningen har vi noterat att inköp över direktupphandlingsgränsen gjorts från leverantörer där kommunen enbart har rabattavtal, något som strider mot LOU. Efter genomförd granskning rekommenderade vi kommunen att: Utveckla den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna, samt att dokumentera detta. Se över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropssätt i kommunen, samt se till att dessa erhåller adekvat utbildning. Göra en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa återfinns i kommunens avtalsdatabas. Alla inköp följs upp årligen för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster. Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande under januari 2013. Lekmannarevision Revisorerna har under 2012 genomfört s.k. lekmannarevision i kommunens bolag. Lekmannarevisionens inriktning har varit samordning och samarbete mellan kommunen och de kommunala bolagen. Granskningsrapporter har upprättats för samtliga bolag. Dessutom har en gemensam rapport upprättats.
Dialog och kontakter med nämnder och kommunstyrelse m m Revisorerna har löpande följt samtliga nämnders verksamhet genom läsning av protokoll och handlingar. Granskning har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands-Väsby samt den gemensamma Överförmyndarnämnden för samma kommuner. Revisorerna har haft möten med Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Miljö- och byggnadsnämnden, Plan- och exploateringsutskottet, Socialnämnden, Kommunfullmäktiges presidium samt Kommunstyrelsen under året. I november 2012 var revisorerna i Sollentuna värdar för en s.k. nätverksträff för kommun- och landstingsrevisorer i Stockliolms län. Under 2012 har även en förstudie gjorts avseende s.k. "Våld i nära relationer". 8