Revisorernas redogörelse för 2014

Transkript

1 Sollentuna kommun Revisorerna Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun Revisorernas redogörelse för 2014 Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, fastställt revisionsreglemente samt god revisionssed. Revisorerna som är sju till antalet har haft ett tiotal sammanträden under året. Kommunens revisorer är; Rolf Hagstedt (ordförande), Hans Redtzer (vice ordförande), Pia Franzén, Kerstin Myrehed, Curt Berglund, Ove Nilsson och Nils-Åke Borgström. Revisorerna biträds av sakkunniga från PwC. Revisorernas uppdrag enligt kommunallagen är att årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed granska all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. I uppdraget ingår också att som lekmannarevisorer, på samma sätt som gäller för den kommunala förvaltningen, granska den verksamhet som bedrivs i de företag som ägs av kommunen. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. De samlade revisionsinsatserna består av såväl verksamhetsrevision som redovisningsrevision. Verksamhetsrevision syftar till att bedöma om nämndernas verksamhet är ändamålsenlig och om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen bedöms genom såväl verksamhets- som redovisningsrevisionsinsatser. Bedömningen av om räkenskaperna är rättvisande sker inom ramen för redovisningsrevisionen. Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar samt övriga aktiviteter som genomförts under året. Granskning av Årsredovisning 2014 Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. 1

2 Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god. I årsredovisningen görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget Avstämningen visar att samtliga tre finansiella mål samt balanskravet har uppnåtts. Vi bedömer verksamhetsmålens uppfyllelse som god. I sammanfattningen till årsredovisningen görs en övergripande summering av måluppfyllelsen. Knappt 90 % av åtagandena på nämndnivå anges vara uppfyllda och bedömningen av kommunens nuläge utifrån beskrivningen av de långsiktiga kommunövergripande målen uppges indikera att kommunen i hög grad arbetar i linje med beskrivningarna till målen. Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt är upprättad enligt lag, normer och i övrigt god redovisningssed och att räkenskaperna är rättvisande. Vi kan dock inte uttala oss om substansen i anläggningsredovisningen på grund av bristande rapporter och övrigt underlag. Vi bedömer dock att de eventuella fel som härrör sig från anläggningsredovisningen samt att kommunen inte har anpassat sig till kravet på komponentavskrivning inte är materiellt. Vi förutsätter att bristerna åtgärdas och att tilllämpning av komponentavskrivning påbörjas under 2015 Översiktlig granskning av delårsbokslut Syftet med den översiktliga granskningen var att ge revisorerna underlag för att kunna bedöma om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som Kommunfullmäktige beslutat. Vår bedömning lämnades till Kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlades. Resultatet för perioden var positivt med 139 mnkr exklusive realisationsvinster. Prognosen för helåret pekade mot ett resultat på 47 mnkr exklusive realisationsvinster. Bedömningen i delårsrapporten var att balanskravet skulle komma att uppfyllas. Revisorerna bedömde att: - Det hade inte framkommit några omständigheter som tydde på att kommunens delårsrapport var upprättad i strid med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. - Det prognostiserade resultatet var delvis förenligt med de finansiella målen som fullmäktige beslutat i budget Detta eftersom två av tre finansiella mål bedömdes bli uppnådda. Den översiktliga granskningen visade på att kommunallagens balanskrav uppfylldes. - Den översiktliga granskningen hade inte visat något som tydde på att måluppfyllelsen avseende verksamheten skulle vara oförenlig med de av fullmäktige fastställda målen i budget Dock fanns avvikelser i nämndernas arbete med och rapportering av åtaganden. Detta innebar att vi inte kunde uttala oss om måluppfyllelsen för huruvida kommunfullmäktiges fastställda mål bedömdes bli infriade vid årets slut eller inte. 2

3 Granskning av nämndernas ansvarsutövande, 2014 Enligt kommunallagen ska revisorerna granska all verksamhet årligen. Avsikten är att bedöma om styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar fullgjort sin uppgift. Revisorerna ska bedöma om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Syftet med den övergripande granskningen av ansvarsutövandet var att besvara följande revisionsfråga: Har verksamheten som bedrivs inom styrelser och nämnder skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt? Granskningen bygger på en genomgång av respektive nämnds verksamhetsberättelse och protokoll för 2014 och de uppdrag som fullmäktige riktat till nämnderna. Granskningens resultat har inte sakgranskats utan utgör revisorernas interna material och som en utgångspunkt för diskussion om och bedömning av ansvarsutövandet. Vår bedömning är att samtliga styrelser/nämnder, utifrån denna granskning, har fullgjort sitt ansvar i enlighet med uppdraget från fullmäktige. Granskning av ersättningar och arvoden till förtroendevalda Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende hanteringen av ersättningar och arvoden till förtroendevalda tillräcklig? Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen var att kommunstyrelsens interna kontroll för att säkerställa korrekt utbetalning av arvoden och ersättningar till förtroendevalda inte i alla delar var tillräcklig. Följande låg till grund för vår bedömning: Kommunfullmäktige har fastställt bestämmelser för ersättning till förtroendevalda som utifrån vår granskning tillämpas och efterlevs i kommunen. Vi har inte identifierat några nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av ersättningar och arvoden. Det finns en generell kontroll inom den administrativa avdelningen. Verifiering har skett av närvarorapportering, årsarvoden, ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt övriga ersättningar. Vi har noterat några mindre felaktigheter gällande närvarorapportering. Vi har också noterat två felaktigheter gällande ersättning för förlorad arbetsinkomst. Verifiering har också skett av att attesterad ersättning skett av behörig person. Vi kan konstatera att hälften av stickproven inte går att verifiera. Detta beror på att attestlistor med namnteckningsprov inte har kunnat erhållas från varje nämnd. Blankett/ansökan för ersättning anger inte namn på atte- 3

4 stant, det finns endast en underskrift. Vi anser att namn på blankett/ansökan bör finnas för att kunna verifiera att rätt person har attesterat ersättningarna. Vi kan dock konstatera att samtliga stickprov är attesterade. Kommunstyrelsen har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av intern kontroll avseende tilldelning och uppföljning av behörigheter i ekonomisystemet Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig när det gäller tilldelning och uppföljning av tilldelade behörigheter i ekonomisystemet? Vår sammanfattande bedömning utifrån resultatet av granskningen var att den interna kontrollen avseende tilldelning och uppföljning av behörigheter i ekonomisystemet inte var tillräcklig. Följande bedömningar av granskningens kontrollmål låg till grund för vår sammanfattande bedömning och svaret på revisionsfrågan: Det finns en aktuell attesträttsförteckning avseende attest av ekonomiska transaktioner. Delvis uppfyllt. Det finns fungerande rutiner för tilldelning och uppföljning av behörigheter i IT-system. Rutinerna omfattar såväl attestbehörighet som behörighetsnivå i IT-system. Rutinen är dokumenterad. Ej uppfyllt. Det finns fungerande rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året (exempelvis medarbetare som slutar, är lediga eller tillfälliga förändringar av behörighet). Delvis uppfyllt. Användarnas behörighetsnivå i IT-system är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Kontrollmålet kunde inte bedömas eftersom det framkom att behörighetsnivåer i systemet är fler än vad som framgår av behörighetsblankett Kommunstyrelsen har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av samverkan mellan kommun och landsting vid in- och utskrivning inom den slutna hälso- och sjukvården uppföljning av tidigare genomförd granskning. Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga: Vilka åtgärder har Vård- och omsorgsnämnden vidtagit efter den tidigare genomförda granskningen? Utöver uppföljningen bestämdes att granskningen även skulle belysa följande områden: 1. Överlämningsprocessen i samband med utskrivning. 4

5 2. Kommunens beredskap och flexibilitet och tillgång på korttidsplatser för tillfällig vård eller för avlastning. I uppföljningen framkom att de tidigare konstaterade bristerna kvarstod när det gäller följande: Primärvårdens övertagande av det fortsatta medicinska ansvaret samt primärvårdens medverkan i samband med vårdplaneringarna. Tillgodoseendet av medicintekniska hjälpmedel i samband med den enskildes återgång till sitt eget boende i samband med utskrivningen från sjukhus. I uppföljningen framfördes att det finns ett fortsatt utvecklingsbehov: Den regionala överenskommelsen och samverkansavtalet behöver bli föremål för en lokal nedbrytning eller konkretisering av nämnden. Det kan även vara lämpligt att lokala rutiner och riktlinjer för vårdplanerings-processen utvecklas. Framför allt för säkerställande av den enskildes fortsatta omvårdnadsbehov och de insatser som genomförs med stöd av SoL Beträffande de övriga frågeställningarna som skulle belysas gjorde vi följande bedömningar: Det lokala regelverket, innehållande rutiner, riktlinjer och metodstöd, för vårdplaneringsprocessen är idag otillräckligt utvecklat inom förvaltningen. Tydligast framkommer detta då det gäller de fortsatta insatserna till enskilda som efter en sjukhusvistelse återgår till sitt egna boende och där insatser från såväl kommunen som primärvården behöver genomföras. De rutiner och riktlinjer som är fastställda och som närmast gäller de särskilda boendeformerna och säkerställande av ansvar för insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen bedöms som tillräckliga. Dessa rutiner och riktlinjer är dessutom föremål för en strukturerad och regelbunden uppföljning. Bland annat i den Patientsäkerhetsberättelse som nämnden årligen lämnar. Då vårdplaneringsprocessen mera som regel sker under stark tidspress, samt att de enskilda som berörs i flertalet fall befinner sig i en mycket utsatt situation, finns det risk för att den enskildes möjlighet till delaktighet och medverkan i utformningen av den fortsatta vården inte blir tillräckligt beaktad eller tillgodosedd. Kommunens beredskap och flexibilitet och tillgång på korttidsplatser för tillfällig vård eller för avlastning. Kommunen har ett stort antal platser vid korttidsboenden. Både platsernas volym och flexibilitet bedöms som tillräckliga respektive tillfredsställande. Volymmässigt överstiger antalet platser i kommunen vad som finns i andra jämförbra kommuner. Den aktuella kösituationen är inom förvaltningen föremål för en närmare analys för att bedöma om situationen är tillfällig eller om det finns en trend om ett ökande behov. 5

6 Vård- och omsorgsnämnden har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning elektroniska arkiv Syftet med granskningen var att bedöma om det långsiktiga bevarandet av arkivet beaktas i kommunens utvecklingsarbete mot bakgrund av den snabba teknikutvecklingen inom IT-området. Efter genomförd granskning är vår bedömning att arkivenheten i stora delar har en ändamålsenlig plan som ger förutsättningar för att arkivlagens bestämmelser om arkivbeständighet kommer att uppnås i kommunens kommande e-arkiv. Följade låg till grund för vår bedömning: Det finns ingen fastställd strategi gällande e-arkiv. Kommunstyrelsen har dock förutsättningar att skapa en strategi med utgångspunkt i resultaten från de förstudier som genomförts. Under förutsättning att förstudiernas resultat beaktas finns det förutsättningar för att strategin blir både tekniskt och ekonomiskt ändamålsenlig. Under förutsättning att en strategi skapas och fastställs är vår bedömning att förutsättningar skapats för att den skulle följa arkivlagens regelverk. Kommunstyrelsen har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av styrning och ledning av hemtjänstverksamheten. Granskningen syfte har varit att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer vård- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten? Sammantaget visade granskningen att Vård- och omsorgsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten. Följande bedömningar utgjorde underlag för den sammantagna bedömningen och svaret på revisionsfrågan: Vi bedömde att en struktur fanns för att utifrån fullmäktiges mål få styrkedjan att hålla ihop till verksamhetsnivån. Vi ville dock lyfta fram vikten av att en tydlig koppling åstadkoms mellan de mål som formuleras och den uppföljning och rapportering som görs så att den röda tråden blir synlig. Det fanns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare. Det fanns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samt en fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen. Det skedde även en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet. Dokumenterade rutinbeskrivningar fanns för biståndsbedömningsprocessen, vilket är bra. Vi såg det positivt som att beställningarna är enhetligt utformade och att samtliga granskade beslut är tidsbestämda. Detta är av stor vikt 6

7 för rättssäkerheten i handläggningen. Enligt riktlinjerna ska genomförandeplaner skickas in, men vid granskning av akter hos myndigheten saknades aktuella genomförandeplaner för 14 av 15 akter. Vi såg en risk med att genomförandeplaner inte samlas in från utförarna, då det kan skicka signaler om att det är ett ej prioriterat område. Beträffande bedömning av om ersättning ska betalas ut eller inte vid tillfälliga avvikelser från beställningen uppfattade vi att behov fanns att säkerställa att biståndsbedömarna gör samma bedömning.. Baserat på de intervjuer som genomfördes bedömde vi att det fanns en tydlig rollfördelning mellan den politiska nivån och förvaltningen/verksamheten. Kommunikationen och samverkansytorna mellan beställaren/myndigheten bedömde vi dock kan utvecklas. Flera av utförarna efterlyste en tätare dialog om verksamhetens innehåll med beställaren. Nämndens åtaganden följs upp och bedöms i årsredovisningen och kontoret rapporterar kring olika områden under året. Uppföljning av beviljad tid i förhållande till utförd tid görs regelbundet. Kontakter tas med utförare för förklaringar till oväntade avvikelser. Vår bedömning var att detta fungerade bra och bidrog till en förtroendefull relation mellan beställare och utförare. Vård och omsorgsnämnden har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av styrning och uppföljning av avtal Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsen och vård- och omsorgsnämndens interna kontroll tillräcklig kring styr- ning och uppföljning av ingångna avtal? Vår sammanfattande bedömning utifrån resultatet av granskningen var att den interna kontrollen kring styrning och uppföljning av ingångna avtal i huvudsak är tillräcklig. Följande bedömningar av granskningens kontrollmål låg till grund för vår sammanfattande bedömning och svaret på revisionsfrågan: Att ansvar och organisation i huvudsak tydliggörs i relevanta styrdokument. Nämndernas ansvar för uppföljning framgår av kommunens upphandlingspolicy. Att avtalen inom vård- och omsorgsnämnden hade undertecknats korrekt och att det framgick av vid tillfället rådande delegationsordning vem som kan fatta beslut samt teckna avtal. Att avtalen inom kommunstyrelsen hade undertecknats korrekt, men att befogenheten att teckna avtal inte framgick med önskvärd tydlighet av delegationsordningen. Detta har tydliggjorts i en skrivelse daterad , 28. Vi kunde notera att avtalens innehåll skiljde sig åt mellan de granskade avtalen. Detta kan till del förklaras av att avtalen utformats utefter de specifika krav som ställs på upphandlingen. Granskningen visade att avtalsuppföljning sker i varierande utsträckning. Uppföljningen gjordes i flera fall inte enligt vad som regleras i avtalet. Vi 7

8 bedömde således att avtalsuppföljningen inte genomfördes på ett effektivt och strukturerat sätt. Vård och omsorgsnämnden och Kommunstyrelsen har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av tillförlitlighet i genomförande av val. Granskningen syfte har varit att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer valnämnden att genomförandet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt? Vår sammanfattande bedömning är att valnämnden genomfört valet till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige på ett i huvudsak ändamålsenligt och tillförlitligt sätt. Vi hade i granskningen inte funnit några avvikelser från föreskriven ordning som skulle kunna bli prövningsbart utifrån vallagens bestämmelser om överklagande av val. Det fanns goda exempel på hög servicegrad gentemot de röstberättigade samt dokumentation av planering och genomförande. Vi noterade dock ett antal förbättringsområden och lämnade följande rekommendationer: Det är mycket positivt att nämnden tagit fram en delegationsordning för att avlasta valnämnden och effektivisera valkansliets arbete. Vi rekommenderar dock att delegationsordningen kompletteras med fler rutinmässiga beslutstyper. Rutin för återrapportering av delegationsbeslut måste också säkerställas. Valdistriktens storlek måste ses över inför nästkommande val. Trots förändringar i valdistriktens geografiska indelning inför 2014 hade ett valdistrikt drygt röstberättigade. Vår rekommendation är att förvaringsutrymmena ses över när det gäller förvaring av förtidsröster, brevröster och valsedlar. Vi bedömer att detta inte förvarats på ett fullt ut ändamålsenligt sätt. Inför kommande val måste valnämnden förlänga öppettiderna för förtidsröstning på valdagen. Enligt då gällande lagstiftning måste en röstningslokal ha öppet samma tider som vallokalerna på valdagen. Vi bedömer det som mycket positivt att valnämnden möjliggjort utlämning av röstlängden på valdagens morgon. Detta säkerställer trygg förvaring av röstlängd och kontroll över att samtliga ordförande är i tjänst. Vid årets val kunde röstlängden även hämtas ut på lördagen. Vi rekommenderar att utlämning endast genomförs på valdagens morgon. Vid utlämning av röstlängd uppmärksammades att trycket i en röstlängd förskjutits så mycket att det inte kunde avgöras vilken röstande som hade rösträtt i vilka val. Vi rekommenderar att valkansliet, så fort röstlängderna anländer, kontrollerar samtliga röstlängder sida för sida. 8

9 I granskningsrapporten gjordes bedömningen att det är positivt att Valnämnden fastställt principer för rekrytering av röstmottagare och att dessa också bedöms vara ändamålsenliga. Valnämnden har lämnat svar till revisorerna med anledning av granskningen. Granskning av målstyrning och målkedjan inom Kulturoch fritidsnämnden Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga: Är Kultur- och fritidsnämndens målstyrning av sin verksamhet ändamålsenlig genom en tydlig styrkedja från fullmäktige till första linjens chefer? Efter genomförd granskning gjorde vi den samlade bedömningen att nämnden delvis har en ändamålsenlig målstyrning av sin verksamhet. För att uppnå en ändamålsenlig målstyrning behöver mått och indikatorer utvecklas liksom former och innehåll i återrapporteringen till Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige. Den sammanfattande bedömningen baserades på bedömningar avseende granskningens kontrollmål, vilka redovisas nedan: Vår bedömning var att kommunstyrelsen inför de olika stegen i planeringsoch budgetarbetet utfärdat tydliga och informativa direktiv som nämnderna har haft att förhålla sig till. Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan följer de direktiv som utfärdats. Vår bedömning var att de övergripande målen och åtagandena för nämnden kvitteras i god ordning av nämnden genom fastställande av nämndens verksamhetsplan, samt att mål och åtaganden är tydliga i verksamhetsplanen. Nämnden beslutade inte om handlingsplaner eller konkreta aktiviteter för sin verksamhet, utan överlåter detta till förvaltningen. I den granskade nämnden fanns en ordning där aktiviteter och handlingsplaner följs på ordförandeberedningar innan nämnd. Ett utvecklingsområde som framkom under granskningen rörde mått och mätetal kopplat till såväl nämndövergripande mål som till nämndens åtaganden. Vår bedömning var att handlingsplaner och aktiviteter är väl förankrade i första linjen, och inför 2015 stärktes förankringen genom att enhetschefer och förvaltningsledning mer aktivt utarbetade handlingsplanerna. Genom återrapportering per april, delår och årsredovisning får nämnden information från första linjen om hur arbetet går/gått under året med nämndens åtaganden. Genom ordförandeberedningar sker en återrapportering även gällande handlingsplaner och aktiviteter. I återrapporteringen avseende år 2014 har kultur- och fritidsnämnden inte följt styrreglerna, i och med att nämnden inte i sin delårsrapport lämnade en förklaring till hur förutsättningarna att klara sina åtaganden såg ut. Jämfört med övriga nämnder saknades utöver färgmarkeringar även skriftliga kom- 9

10 mentarer till respektive åtagande. Dessa brister i nämndens delårsrapportering bedömer vi vara en engångsföreteelse hänförliga till ett byte av tjänsteman i en nyckelfunktion vad gäller nämndens uppföljning. Kultur- och fritidsnämnden har ombetts lämna svar senast den 10 april Lekmannarevision Revisorerna har under 2013 genomfört s.k. lekmannarevision i kommunens bolag. Lekmannarevisionens inriktning har varit följande: AB Sollentunahem, Granskning av former för de kommunala bolagens kontakter med kunder, medborgare och andra intressenter Sollentuna Energi AB, Granskning av former för de kommunala bolagens kontakter med kunder, medborgare och andra intressenter AB SOLOM, Granskning av bisysslor. Granskningsrapporter har upprättats för bolagen. Dialog och kontakter med nämnder och kommunstyrelse m m Revisorerna har löpande följt samtliga nämnders verksamhet genom läsning av protokoll och handlingar. Granskning har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands-Väsby. Revisorerna har haft möten med Kommunstyrelsen, Kommunstyrelsens Miljöutskott, Miljö- och byggnadsnämnden, Kultur-och fritidsnämnden samt Rösjöstyrelsen. Därutöver har revisorerna träffat Kommunfullmäktiges presidium två gånger under året. 10