5-11 Plats och tid Sammanträdesrum Höken, kl. 10.40-11.20 Beslutande Mailis Dahlberg (C), ordf. Lars Wessberg (M) Annicka H Blommé (M) Ingrid Ekstedt (FP) Anette Dahlgren (S), tj. ers. Ersättare - Övriga deltagare Marie Wiklund, kommunledningskontoret, Kristina Dahl, kommunledningskontoret Sekreterare... Anna Larsson Ordförande... Mailis Dahlberg (C) Justerande... Lars Wessberg (M) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott, 5-11 Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kansliet Datum för anslags nedtagande Underskrift...
2(14) Innehållsförteckning 5 Justering och fastställande av föredragningslista 3 6 Årsredovisning för 2013 4 7 Svar på revisionsrapport avseende granskning av intern kontroll i system och rutiner för materiella tillgångar 6 8 Svar på revisionsrapport avseende avtalsuppföljning 7 9 Uppföljning av granskningar gjorda 2010-2011 10 10 Stockholmsregionens Försäkring AB förslag till ändring i aktieägaravtal 12 11 Överförmyndarnämnden omförhandling av avtal 14
3(14) 5 Justering och fastställande av föredragningslista Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse Lars Wessberg (M) att justera protokollet senast den 12 mars 2014. att fastställa utskickad föredragningslista.
4(14) Dnr 30/2013.042 6 Årsredovisning för 2013 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta att godkänna årsredovisningen för år 2013 att uppdra till ekonomichefen att göra redaktionella förändringar och justeringar i årsredovisningen. Ärende Årsredovisningen är upprättad per den 31 december 2013. Vaxholm Smeden 3 AB ingår som helägt dotterbolag vilket innebär att också en koncernredovisning har upprättats. Resultatet för koncernen är +20,1 mkr och för staden +20,4 mkr. Årets resultat för staden är +9,5 mkr bättre jämfört med budget och +9,0 mkr bättre än föregående år. Nettokostnadernas andel av skatteintäkter och generella statsbidrag har ökat med 2,0 % och uppgår till 93%. Inom verksamheterna finns totalt en negativ avvikelse om -1,3 mkr jämfört med budget fördelad enligt följande: Kommunstyrelsen -1,1 mkr Planeringsutskottet +0,5 mkr Barn- och utbildningsnämnden +6,7 mkr Socialnämnden +0,3 mkr Stadsbyggnadsnämnden -0,2 mkr Teknik-, fritids- och kulturnämnden -7,5 mkr Kommunstyrelsens underskott är till största del att hänföra till ökade rekryteringsoch personalkostnader medan underskottet på Nämnden för teknik, fritid och kultur beror på ombyggnadsåtgärder i kommunhuset samt rivning av omsorgsvillorna. Överskottet inom Barn- och utbildningsnämnden relateras till ökade intäkter på grund av mottagande av barn/elever från andra kommuner, vakanser samt effektivare handläggning och uppföljning av särskilt stöd.
5(14) Forts 6 Finansiella poster visar ett överskott om +10,8 mkr beroende på återbetalning av AFA-premien för åren 2005 och 2006 samt lägre räntekostnader för lån än budgeterat. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Redovisade handlingar Årsredovisning för Vaxholms stad 2013 med bilagor Kopia på beslut till: Kommunstyrelsen 2014-03-20 Akt
6(14) Dnr 6/2014.007 7 Svar på revisionsrapport avseende granskning av intern kontroll i system och rutiner för materiella tillgångar Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunledningskontorets redovisning av utarbetandet av rutiner för att säkerställa intern kontroll och handhavande av materiella tillgångar. Ärende På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vaxholms stad har PWC genomfört en granskning av handhavande av materiella tillgångar. Granskningen visar att ansvarsfördelning och handhavanderutiner finns, men att de inte är dokumenterade. Kommunledningskontoret har under hösten 2013 tagit fram en investeringspolicy samt ett dokument för redovisningsrutiner. Arbetet med framtagande av ytterligare rutiner kommer att fortsätta under våren 2014. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Redovisade handlingar Tjänsteutlåtande Granskning av intern kontroll i system och rutiner för materiella tillgångar, 2014-02-13 Revisionsrapport avseende granskning av intern kontroll i system och rutiner avseende materiella tillgångar, oktober 2013 Kopia på beslut till Kommunstyrelsen 2014-03-20 Akt
7(14) Dnr 24/2013.007 8 Svar på revisionsrapport avseende avtalsuppföljning Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunledningskontorets redovisning av hur avtalsuppföljning sker. Ärende Avtalsregister Gällande stadens avtalsregister gjordes bedömningen under 2012 att samtliga nytecknade avtal alltid ska inregistreras i den gemensamma avtalsdatabasen. Övriga avtal som är tidigare daterade går dock att återfinna hos respektive förvaltning. Vid granskning av 151 leverantörer och tillhörande avtal, var merparten av avtalen daterade innan 2012. Av dessa återfanns ej avtal för fyra leverantörer. Vid kontakt med förvaltningarna (kommunledningskontoret och tekniska enheten) var man väl medveten om att dessa skulle upphandlas och hade för avsikt att upphandla i två av fallen. För övriga två leverantörer fanns ej längre något behov av deras tjänster. Totalvolymen för samtliga granskade leverantörer utgjorde ca 356 mkr. Av de fyra leverantörerna där avtal ej återfanns utgjorde dessa ca 0,6% av totalvolymen. Dessa fyra leverantörer och dess volym bör därför ses i sitt sammanhang av den totala granskningen. Målsättningen är dock att denna procentsats alltid ska vara 0%. Avtalsuppföljning I samtliga annonserade upphandlingar säkerställs numera att regelbunden avtalsuppföljning sker. Detta skrivs in som en klausul i avtalsvillkoren och det åläggs leverantören att kalla till dessa möten. Det åligger dock avtalsansvarig för respektive verksamhet att regelbundet arbeta med sina leverantörsrelationer. Detta behöver förbättras för samtliga förvaltningar och behöver lyftas upp för diskussion på ledningsgruppsnivå. Gällande avstämning av fakturerade priser mot avtalspriser säkerställs av ekonomioch upphandlingsenheten att aktuella, indexuppräknade priser återfinns i avtalsdatabasen. I en, sedan 2014, nyetablerad tjänst på upphandlingsenheten utgör avtalsuppföljning 75% av en heltidstjänst. Syftet är att hjälpa förvaltningarna att göra granskningar inom utvalda områden, där behov identifierats.
8(14) Forts. 8 Tillsammans med förvaltningschefer ska även processer och rutiner för verksamhetens avtalsuppföljning granskas. PWC rapporten beskriver bl.a. hur attestanter säkerställer att leverantörer fakturerar korrekta priser. Upphandlingsenheten har även uppmärksammat detta område som mycket viktigt och ett som behöver ses över. Detta kommer att tas upp på ledningsgruppsnivå för vidare diskussion. Sanktionsmöjligheter I samtliga avtal som upphandlats sedan början av 2012 finns mycket tydliga sanktionsmöjligheter, både i form av viten och skadestånd etc. Detta är ett område som ekonomi- och upphandlingsenheten tillsammans med stadens jurist, samt extern kompetens, arbetat mycket med. Exempel på detta är inom personlig assistans och daglig verksamhet enligt LSS. Av de av PWC granskade avtalen är det i synnerhet ett med Norlandia AB, där skrivningar kring sanktioner kan anses som otydliga (detta avtal är tecknat 2009). Samtliga avtal utom AV Syd AB är tecknade innan 2012. Inom Vaxholms stad finns det numera etablerade skrivningar/avtalsvillkor som används för att hantera olika former av sanktionsmöjligheter och även kompetens att utforma korrekta skrivningar beroende på upphandlingsform. Av rapporten framgår att det kan därför finnas ett behov av att förtydliga vissa sanktionsmöjligheter i syfte att minimera framtida oklarheter. Denna del är redan åtgärdad sedan början av 2012, enligt ovan sagda. Slutsats/kommentarer i rekommendationer givna av PWC: Säkerställa att tecknade avtal finns i stadens avtalsdatabas Samtliga avtal från 2012 och framåt finns i avtalsdatabasen Tendsign. Arbete pågår för närvarande med att lägga in samtliga avtal (av strategisk karaktär) som härrör sig från tidigare år. Detta beräknas bli klart under 2014. Säkerställa att inköp görs från upphandlade leverantörer Detta är säkerställt sedan 2012. Säkerställa att leverantörerna fakturerar avtalade priser samt att attestanterna har rätt förutsättningar att kontrollera detta Detta är ett område som behöver förbättras och stort fokus kommer att läggas på detta under 2014. Det är en fråga som behöver lyftas på ledningsgruppsnivå.
9(14) Forts. 8 Fortsätta arbetet med att utveckla avtalsuppföljning och tillse att rutiner och regler för en enhetlig uppföljning utarbetas Området behöver förbättras och rutiner behöver etableras på verksamhetsnivå, en fråga som behöver lyftas på ledningsgruppsnivå. Säkerställa att avtalen, inklusive sanktionsmöjligheterna, är av sådan kvalitet att framtida oklarheter kan undvikas. Detta är säkerställt sedan 2012. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Redovisade handlingar Revisionsrapport Granskning av avtalsuppföljning Vaxholms stad, september 2013 Kopia på beslut till: Kommunstyrelsen 2014-03-20 Akt
10(14) 9 Dnr 6/2013.007 Uppföljning av granskningar gjorda 2010-2011 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunledningskontorets svar på revisionsrapporten. Ärende Vaxholms stad förtroenderevision uppdrog åt PwC att genomföra uppföljningar på tidigare års gjorda revisioner. Granskningen avsåg sju stycken revisioner genomförda under åren 2010-2011. Revisionen granskade följande rapporter: Barn- och utbildningsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Kvalitetsuppföljning i särskilda boenden Likabehandling i skolan Finansiell hantering Offentlighet och sekretess Förekomst och upphandling av konsulttjänster Lönehantering Revisionen skriver i sina kommentarer att åtgärder har gjorts inom samtliga områden, om än i varierande utsträckning. Majoriteten av ändringarna har resulterat i faktiska förändringar i styrdokument, rutiner och/eller verksamhet. Förvaltningen har under senare år prioriterat att jobba med att utforma styrdokument och rutiner inom sina olika verksamhetsområden, både inom de granskade områdena men framförallt mer generellt över verksamhetsområdena. Denna uppföljningsgranskning visar glädjande nog på att det går att utläsa ett resultat av detta arbete. Nya organisationsformer har också kommit på plats i de centrala staberna i förvaltningarna vilket i sin tur bidrar till naturliga översyner av arbetsrutiner och styrdokument. Enligt rapporten behöver vissa åtgärder fortsatt implementeras vilket i sig bekräftar att en översyn av styrdokument är ett kontinuerligt arbete, där det aldrig finns en slutpunkt. Fortsatt fokus kommer därför också att krävas. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande.
11(14) Forts. 9 Redovisade handlingar Revisionsrapport Uppföljning av granskningar gjorda 2010-2011, november 2013 Kopia på beslut till Kommunstyrelsen 2014-03-20 Akt
12(14) 10 Dnr 167/2011.106 Stockholmsregionens Försäkring AB förslag till ändring i aktieägaravtal Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att lämna förvaltningens yttrande som sitt eget till Stockholmsregionens Försäkring AB. Ärende Vaxholms stad är delägare i aktiebolaget Stockholmsregionens Försäkring AB (SRF) tillsammans med 19 andra kommuner inom Stockholms län. Bolaget bildades 2008. De kommuner som bildat bolaget är också bolagets exklusiva kunder. SRF har tillstånd att bedriva alla för kommunerna aktuella former av skadeförsäkring inkl. återförsäkring. SRF:s syfte är att i samarbete med kommunerna samordna upphandling och förvaltning av samlade försäkringslösningar på ett rationellt och kostnadseffektivt sätt samt vara ett aktivt verktyg och ett stöd för kommunal riskhantering med målet att på ett optimalt sätt minska skador, förluster och störningar och att skapa effektiva, trygga och säkra kommuner. Bolaget ska också tillföra kommunerna ökad kompetens inom försäkringsområdet och vara en resurs inom riskhantering, skadeförebyggande och försäkring. Ägarkommunerna har träffat ett aktieägaravtal som bland annat reglerar hur försäkringspremierna beräknas. SRF har nu tagit initiativ till ändringar i aktieägaravtalet som dels innebär mindre redaktionella ändringar och dels en förändring av modellen för premiefördelning. Förändringarna syftar att ge SRF bättre möjligheter att ta hänsyn till fler faktorer än bara skaderesultatet vid beräkning av respektive kommuns försäkringspremie. SRF anger att det totala premiebehovet inom kollektivet inte kommer påverkas som sådant, eftersom det är en avspegling av det totala skadeutfallet. SRF anger däremot att en mer nyanserad premiefördelning kan leda till att kommunerna i större utsträckning prioriterar riskhanteringsinsatser där detta behövs, vilket i sig kan leda till ett förbättrat utfall och därmed lägre premiekostnad för alla över tid. Vidare föreslås mindre redaktionella ändringar i aktieägaravtalet. Förvaltningen är positiv till grundtanken i förslaget, att modellen för premiefördelning ska vidareutvecklas för att på ett mera nyanserat sätt ta hänsyn till respektive deltagande kommuns förutsättningar. De föreslagna ändringarna i aktieägaravtalet avstyrks dock i sin nuvarande form eftersom det saknas en analys avseende hur premiefördelningen rent faktiskt kommer att påverkas relaterat till den nya
13(14) Forts. 10 modellen (stadens kostnader 2012-2014 framgår av figur 1). I övrigt föranleder förslaget ingen kommentar. År Kommun och olycksfallsförsäkring Motorfordonsförsäkring 2014 1 000 448 Ej klar 2013 876 299 32 443 2012 978 794 53 137 Figur 1 Yrkande Annicka Hörnsten Blommé (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Ordföranden finner bifall till Annicka Hörnsten Blommés (M) yrkande. Redovisade handlingar Yttrande, 2014-02-17 Kopia på beslut till Kommunstyrelsen 2014-03-20 Akt
14(14) Dnr 131/2011.106 11 Överförmyndarnämnden omförhandling av avtal Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att notera informationen till protokollet. Ärende Vaxholms stad och Värmdö kommun har en gemensam överförmyndarnämnd sedan den 1 januari 2011. Nämndens huvuduppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Värmdö kommun är värdkommun för nämnden och handläggarna är placerade där. Avtalsperioden löper ut den 31 december i år och kommunfullmäktige i Värmdö kommun har sagt upp avtalet till omförhandling. Av ärendebeskrivningen framgår att avsikten med uppsägningen är att se över villkoren och eventuellt föreslå ändringar, bland annat ifråga om modell för ersättningen som Värmdö kommun erhåller från Vaxholms stad. Förvaltningen arbetar nu för att se över stadens handlingsalternativ. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Redovisade handlingar Yttrande, 2014-02-17 Kopia på beslut till Akt