FM centrum verksamhetsplan 2017 inklusive årsbudget

FM centrum verksamhetsplan 2017 inklusive årsbudget FM centrum Dnr. FC 2016-329

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Presentation av produktionsenheten... 3 Vision (och verksamhetsidé)... 8 Perspektivet Medborgare/Kund... 11 Perspektivet - Process... 17 Perspektivet - Medarbetare... 25 Perspektivet - Ekonomi... 30 Årsbudget... 34 Förslag till beslut... 36 www.regionostergotland.se 2

Presentation av produktionsenheten Region Östergötlands verksamheter är organiserade i ett 15-tal olika enheter. Fem av enheterna ansvarar för den specialiserade vården, som är länsövergripande. Den specialiserade vården ges vid de tre sjukhusen i Östergötland: Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och Lasarettet i Motala. Fyra av enheterna ansvarar för närsjukvården med cirka 40 vårdcentraler runt om i länet. Folktandvården har ett 40-tal kliniker för allmäntandvård, specialisttandvård och sjukhustandvård i Östergötland. Utöver de verksamheter som arbetar med vård finns fem stöd- och serviceenheter, som ger stöd åt och utvecklar regionens samlade verksamhet. Region Östergötland deltar också i ett antal samverkansorganisationer och är huvudman för Lunnevads folkhögskola och Naturbruksgymnasiet. www.regionostergotland.se 3

FM centrum (FC) är Region Östergötlands Facility Managementfunktion, det vill säga ska samordna servicefunktioner åt kärnverksamheten i hela länet, förvalta Region Östergötlands egendom och fastigheter så att de hålls i ett gott skick samt vara ett stöd i miljö- och säkerhetsarbetet inom regionen. Det handlar om att fastigheter, lokaler, servicetjänster, miljö och utrustning maximalt ska stödja Region Östergötlands verksamhet. Verksamhetsområde Fastighet Fastighet ansvarar bl. a för förvaltning och drift av regionens fastigheter så att de hålls i ett gott skick. Det gäller såväl egna som inhyrda fastigheter/lokaler. Fastighetsbeståndet uppgår till ca 632 000 kvadratmeter ägda fastigheter och närmare 91 000 kvadratmeter i inhyrda fastigheter. I detta ingår såväl underhåll som funktionalitet, liksom eventuella förändringar av lokalerna. Att säkerställa att den dagliga driften av fastigheterna sker på rätt sätt och att fel åtgärdas inom rimlig tid hanteras också inom verksamhetsområdet. Fastighetsförvaltarna har ett tydligt fastighetsägaransvar och ska både stödja vårdverksamheten för att deras lokalbehov ska optimeras och att regionens fastigheter behåller sitt värde och funktion över tid. Flyttkoordinering är, och kommer, att vara en viktig del av Fastighets uppdrag framöver. De stora strategiska byggprojekten på våra sjukhus medför att det sker många omflyttningar som ska säkras i tid. Regionens konstsamling, konstinköp samt placering av konst hanteras inom Fastighet. Konstenhetens uppdrag och ansvar är att i samverkan med övriga enheter inom FM centrum, konstnärer samt andra externa involverade aktörer ta fram och placera den konstnärliga gestaltningen. Konstenheten eftersträvar att arbeta brett när det gäller nationell och internationell samtida konst med alla dess uttryck samt att placera konst av hög kvalitet. Konsten bör spegla mångfaldsfrågor där befolkningens och patienternas olikheter speglas. Enheten Teknik, Energi, Miljö och Säkerhet (TEMS) har ansvar för fastighetsdrift i de av regionen ägda fastigheterna samt ansvarar för strategisk utveckling av tekniska fastighetssystem, såsom ventilation, värme, el/telesystem och övervakningssystem. Ett av TEMS uppdrag är att säkerställa att tekniken i fastigheterna är robust, driftsäker och ekonomisk. Rätt teknik vid rätt tillfälle är viktigt för att nyttja resurserna på bästa vis, och en viktig del i TEMS arbete är att arbeta med utvecklingsfrågor för teknik och organisation runt tekniken. Enheten ansvarar även för övergripande energifrågor och strategier för att nå nationella och regionala mål inom energiområdet. Enheten samarbetar med andra landsting/regioner i PTS samarbetet (Program Teknisk Standard) för att hitta ny teknik och de bästa lösningarna samt lära av varandras erfarenheter. I enheten finns även FM centrums resurser för miljösamordning samt brandskydd. I verksamhetsområdet finns även enheten Teknisk dokumentation (TD) som hanterar olika typer av dokumentation, såsom: o o o Ritningar kravställer ritningsformat, reviderar och registrerar nya ritningar samt administrerar in-/utlämning av ritningar samt ansvarar för att aktuella ritningar alltid finns i regionens ritningshanteringssystem Hyperdoc. Teknisk dokumentation kravställer vilka drift och underhållsinstruktioner som ska levereras från ny- och ombyggnadsprojekt. Ansvarar även för att instruktionerna paketeras för säker tillgänglighet för regionens driftentreprenör. Utrymningsplaner - uppdaterar/reviderar och bistår verksamheterna att få utrymningsplaner på plats. www.regionostergotland.se 4

Fastighets anvarsområde sträcker sig över hela Östergötlands län. Verksamhetsområde Byggprojekt Byggprojekt hanterar byggprojekt samt skylt och inredning regionsövergripande. Verksamheten är kvalitets- och miljöcertifierat enligt ISO 9001:2008 och ISO 14001:2004. Inom Byggprojekt arbetar projektchefer, projektledare, byggledare, funktionsplanerare, verksamhetsutvecklare, skyltansvariga, inredare, projektkoordinator och projektadministratörer samt investeringscontroller. Byggprojekten är av skiftande art, som till exempel lokalprojekt, teknikprojekt och energiprojekt samt rena nyproduktionsprojekt. Kunderna är Region Östergötlands verksamheter samt externa hyresgäster såsom Linköpings Universitets verksamhet. Det pågår ca 350 byggprojekt där de största utmaningarna är nybyggnation för psykiatri och habilitering samt omfattande ombyggnadsprojekt på Universitetssjukhuset, projekt Vision 2020 på Vrinnevisjukhuset, nybyggnation för Rättspsykiatriska Regionkliniken (RPR) i Vadstena, ett antal ombyggnadsprojekt åt Linköpings Universitet samt planering av ny vårdbyggnad i Finspång. Kopplat till flertalet byggprojekt genomförs stora flyttprojekt där både skyltansvariga och inredare deltar. Byggprojekts uppdrag o Genomföra förstudier på uppdrag av FM centrums fastighetsförvaltare i syfte att statusinventera och utreda möjliga handlingsalternativ utifrån verksamhets- och fastighets- samt teknikbehov samt utreda orsaker och lösningar vid problem med ex lukt, klimat och ljud. o o o o o Genomföra bygg- och teknikprojekt på uppdrag av FM centrums fastighetsförvaltare i syfte att underhålla och utveckla fastighetsbeståndet. Det görs genom om-, till- och nybyggnad samt långsiktigt underhåll utifrån både kund och ägarkrav. Verksamhetsutveckling i samverkan med de stora ny- och ombyggnadsprojekten. Gruppen initierar, faciliterar och driver utvecklingsarbete, både av övergripande karaktär och i samverkan med vårdenheterna. Funktionsplanering både som stöd för kunden i sin beskrivning av behov av lokalförändring samt att tillsammans med kunden i byggprojekt ta fram ett lokalprogram som uppfyller de identifierade behoven. Skyltuppdrag innebär att säkerställa att all skyltning (från sjuksköterskans namnskylt till hänvisnings- och fasadskyltar) ger tydlig information, är enhetlig, pålitlig och kostnadseffektiv. Estetisk miljöutformning och inredningsplanering säkerställer att de offentliga lokalerna fungerar på ett bra sätt för både patienter, personal och besökande, d v s människor med olika förutsättningar, smak och bakgrund. Verksamhetsområde Service & Logistik Region Östergötland har valt att upphandla vissa servicetjänster såsom måltider, vaktmästeri, städ, transporter, avfall, tvätt, post/paket samt resor/konferens från externa leverantörer. Syftet är att fokusera på kärnverksamheten hälso- och sjukvård och låta serviceföretagen ombesörja de servicetjänster verksamheten har behov av. www.regionostergotland.se 5

Uppdraget är att avlasta vårdverksamheten och bevaka att tjänsteleveransen genomförs med relevant kvalitet och effektivitet. Serviceområdesansvariga och sakkunniga fungerar som en länk mellan vårdverksamheten och leverantörerna och jobbar kontinuerligt med en dialog med bägge parter, i syfte att utveckla och förbättra servicetjänsterna. Inom verksamhetsområdet hanteras även Material i Vården (MiV, f d VårdNära Service) och tjänster kring detta. FIXA som är FM centrums kundtjänst tar hand om alla ärenden som rör tjänster som finns under FM centrums tak hit kan man ringa med såväl frågor som klagomål eller synpunkter. Likaså om man har idéer eller förslag som rör våra tjänster. FIXA fungerar som ett stöd för alla medarbetare i regionen. Verksamhetsområde Miljö och Säkerhet Region Östergötland Miljö och Säkerhet arbetar fram strategier för att stärka Region Östergötlands miljö och säkerhet så att verksamheten blir robust och långsiktigt hållbar. Detta gäller för regionens samtliga verksamheter, såväl vårdverksamheter som stödverksamheter Inriktningen för miljöarbetet är målen klimatneutral och giftfri verksamhet inom Region Östergötland. Miljö och säkerhet ansvarar även för att driva implementeringen av ett ledningssystem inom regionen. År 2020 ska det finnas ett gemensamt certifierat miljöledningssystem inom Region Östergötland. Inriktningen för säkerhetsarbetet är att alla verksamheter inom regionen ska vara robusta och säkra. För att säkerställa det ska alla verksamheter ha genomfört och arbeta med kontinuitetsplanering. Andra delar inom det regionövergripande säkerhetsarbetet är RHcheck och det systematiska säkerhetsarbetet. Verksamhetens uppdrag består inom alla ovan nämnda områden av tre funktioner: o o o Strategfunktion: Det strategiska arbetet har en gemensam inriktning för miljö och säkerhetsarbetet inom Region Östergötland. Det består av lag- och omvärdsbevakning hur andra verksamheter, regioner och landsting bedriver sitt miljö- och säkerhetsarbete och analys av den egna regionens positioner inom miljö och säkerhet. Strategisk planering, utveckling och samordning av förebyggande arbete, utveckling och framtagande av metoder, rutiner, utbildningar och verktyg som implementeras i regionen för att miljö- och säkerhetsarbetet ska ge bästa effekt med minsta möjliga arbetsbelastning för vårdverksamheterna. Vara remissinstans i miljö- och säkerhetsfrågor och vara mottagare av relevanta nationella uppdrag. Stöd- och servicefunktion: Agera metodstöd, sakkunnig, arbeta med kunskapshöjande åtgärder och vara rådgivande i miljö- och säkerhetsfrågor till chefer. Controllerfunktion: Utöva en intern controllerfunktion inom Region Östergötlands vårdverksamheter såväl som stödverksamheter för att följa upp att uppdrag, riktlinjer och lagstadgade krav uppfylls. Stödfunktioner Ekonomi är en stödfunktion och hanterar FM centrums hela ekonomi. Detta innefattar budget- och resultatuppföljningsarbete per organisationsenhet och i projekt, investeringsplanering för regionens fastighetsinvesteringar och uppföljning av regionens mediaförbrukning. Inom ekonomienheten hanteras all hyresadministration. Detta innebär samtlig hantering av interna som externa hyreskontrakt och aktivering och hyressättning av projekt. www.regionostergotland.se 6

HR-funktionen inom FM centrum omfattar områdena; arbetsgivarfrågor, chefs- och ledarskap, hälsofrämjande arbetsplats och kompetensförsörjning. FM-projekt är ett projektkontor för våra s.k. FM-projekt. Dessa projekt har externt fokus och kräver särskild styrning. Projekten följer regionens projektmodell. Inom Utvecklingsstöd finns gemensamma resurser för FM centrum. Uppdraget är att stödja FM centrums organisation inom kvalitet, IT, verksamhetsutveckling, centrumgemensamma strategiska frågor inom miljö och avtal samt viss administration, allt i syfte att utveckla FM centrum. FM CENTRUM Susanna Roback EKONOMI Ingela Rozman HR Lotta Karlsson STAB & UTVECKLINGSSTÖD FM-PROJEKT Charlotta Jonegård Verksamhetsutvecklare, Kvalitetssamordnare, IT-samordnare, Ledningssekreterare, Miljöstrateg, Avtalsstrateg VERKSAMHETSOMRÅDE BYGGPROJEKT Stefan Fredriksson VERKSAMHETSOMRÅDE FASTIGHET Reine Sundell VERKSAMHETSOMRÅDE SERVICE & LOGISTIK Charlotta Jonegård VERKSAMHETSOMRÅDE MILJÖ OCH SÄKERHET REGION ÖSTERGÖTLAND Mats Persson Projekt- och byggledare Förvaltning Mikael Nordbakken Serviceenheten Charlotta Jonegård Miljö Inredning/skylt TEMS Teknik, Energi, Miljö och Säkerhet Lina Hallberg FIXA Eva Roos Grefberg Säkerhet Verksamhetsutveckling/ Funktionsplanering Teknisk dokumentation Anette Sjöberg Verksamhetsstöd Konst Atte Öhrnell www.regionostergotland.se 7

Vision (och verksamhetsidé) Visionen för Region Östergötland beskriver det önskvärda tillstånd som vi vill uppnå för regionen. Ledorden pekar på viktiga fokusområden för oss och andra aktörer att arbeta med. Region Östergötland drivkraft för hållbar utveckling och livskvalitet Attraktivitet Handlingskraft Goda livsvillkor Varje människa bär på tankar och förhoppningar om framtiden om dagen i morgon, om barnens uppväxt, om stimulerande arbete och om det goda livet tillsammans med familj och vänner. Där det finns gott om utrymme att växa som individ och skapa egen livskvalitet där väljer människor att bo, arbeta och leva. Där skapas det hållbara samhället med gemensamma krafter. Huvuduppdraget för FM centrum är att genom sitt uppdrag stödja regionens vision. Regionens strategiska plan/3-årsbudget, finansplan, regionens mål- och uppföljningsdokument samt regionens styrprinciper, i synnerhet Styrprinciper för fastighetsförvaltning, utgör grunden för FM centrums uppdrag. FM centrum ska utifrån intentionerna i detta och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot regioninterna och externa avtalsparter. FM centrums uppdrag FM centrum har ett helhetsansvar för att regionens fastigheter behåller värde och funktion över tiden, tillhandahåller ändamålsenliga lokaler och värdeskapande servicetjänster samt stöd för miljö- och säkerhetsarbete i Region Östergötland. FM centrum frigör resurser för kärnverksamheten genom att leverera stödjande och effektiva tjänster. FM centrum har såväl ekonomiskt som innehållsmässigt ansvar för tjänsternas upphandling, förvaltning, uppföljning och utveckling. Fokus för FM centrum är patient- och verksamhetsnytta. FM centrums målbild FM centrums insatser ger tydlig nytta för patienter, verksamheter och regionen samt bidrar till hållbarhet över tid. FM centrums tjänster är ett integrerat stöd till kärnverksamheten och medverkar till sammanhängande flöden. FM centrum är en förebild och driver utvecklingen som en ledande aktör inom sina uppdrag. www.regionostergotland.se 8

FM centrums strategier Strategierna beskriver hur FM centrum som organisation tar beslut och väljer inriktning och de är en vägledning för medarbetare tillsammans med kund och samarbetspartner utveckla och fördjupa samarbetet avseende verksamheternas behov ta helhetsansvar för att regionens investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tid tjänster ska vara robusta och hållbara tjänster ska vara standardiserade genom högt ställda energi-, klimat-, och miljökrav uppnå regionens och nationella energi-, klimat-, och miljömål ekonomi såväl som miljöaspekter vägs in i alla beslut och uppdrag vara en professionell beställare som våra leverantörer väljer att leverera till i första hand som byggherre ta ett aktivt ansvar och utveckla byggbranschen för att trygga leveransen av byggprojekt upphandla och outsourca tjänster som andra aktörer än Region Östergötland kan genomföra med rätt kvalitet och högre effektivitet priset på tjänsterna ska vara transparenta och konkurrenskraftiga samt inkludera täckning för utveckling kommunikation ska ske på rätt nivå och i relevant omfattning arbeta processbaserat, med ständiga förbättringar, strukturerat och standardiserat säkerställa implementering, utveckling och uppföljning av levererade tjänster aktivt utöva omvärldsbevakning via nätverk, studiebesök, forum, litteratur och media www.regionostergotland.se 9

FM centrums värdegrund Värdegrunden beskriver hur FM centrum som organisation, och varje medarbetare, vill vara och uppfattas och sammanfattas enligt följande Våra ledord är: FÖREBILD - UTVECKLING - SAMVERKAN - ANSVAR Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt bemötande erbjuder vi en professionell service för våra kunder Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. Tillsammans med våra kunder, kollegor och samarbetspartners får vi vården enklare och regionen bättre. Vår verksamhet prioriteras så att kundfokus och ägaransvar alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. www.regionostergotland.se 10

Perspektivet Kund/Medborgare Perspektivet Kund/Medborgare beskriver de viktigaste målsättningarna för FM centrums verksamhet för att kunders behov ska tillgodoses på bästa sätt. Nuläge/bakgrund FM centrum arbetar utifrån vårdverksamhetens behov med att utforma och anpassa lokaler och tjänster som stödjer vårdverksamhetens uppdrag och framtida utmaningar utifrån patientperspektivet. Den stora om- och nybyggnation som nu pågår har inneburit en ökad fokusering och dialog för att tillgodose en god leverans av nya lokaler och dess tjänster. FM centrum tillhandahåller även stöd och verktyg för att integrera och hantera miljö- och säkerhetsarbete åt Region Östergötlands verksamhetsområden. FM centrum har sett ett ökat behov hos vårdverksamhet av avlastning från icke vårdrelaterade arbetsuppgifter. Utifrån identifierade behov arbetar FM centrum kontinuerligt med förbättrings- och utvecklingsarbete för att kunna vara en effektiv fungerande stödverksamhet med god verksamhetsförståelse. Som ett led i det arbetet har exempelvis FM centrums projektenhet påbörjat ett arbete för att samordna stödcentrumens funktionsleverans kring utrustning som idag bl. a ägs av vården. FM centrum genomför strukturerade kundnöjdhetsmätningar, så kallade Tempen mätningar, varje år. E-postenkät har under de senaste åren sänts ut under augusti-september och resultaten har sedan redovisats i september-oktober. Analys och uppföljning av resultaten sker i oktober-november. Resultatet visar att verksamheten generellt sett är nöjd med den service som erbjuds men ger också indikationer på vad som behöver utvecklas. Verksamhetsområde Byggprojekt säkerställer att kundens behov beaktas och arbetas in i byggprojektets handlingar genom att utgå från beställarens uppdragsbeskrivning, kundens dokumenterade behovsbeskrivning samt från standardiserade typrum framtagna i regionen. Typrummen säkerställer en godtagbar nivå avseende teknik, kvalitetet och uppfyllnad av myndighets- och lagkrav. Inom verksamhetsområde Fastighet har det under året bland annat fokuserats på att följa upp kundens upplevelse av fastighetsservice samt förväntade krav på återkoppling. De krav som finns i den nya driftentreprenaden samt den förändrade kundattityd som den nya ledningen inom driftentreprenören arbetat fram har idag påvisat en positiv upplevelse från respondenterna. Kunders upplevelse av hur och när återkoppling sker har dock inte nått de fastslagna mål som enheternas handlingsplaner satt upp. FIXA hanterar c:a 1350 kundärenden per vecka. Uppföljning sker kontinuerligt avseende ärendets art samt nya och avslutade ärenden. Under de senaste två åren har FIXA hanterat låsadministration och under 2016 har det genomförts en kunduppföljning som visar på en förbättrad kundnöjdhet från regionens vårdverksamheter. Verksamhetsområde Miljö och Säkerhet utvecklar kontinuerligt ett effektivt och kvalitetssäkrat stöd till chefer att hantera verksamhetens miljöpåverkan och kritiska beroenden. Kontinuitetshanteringen för regionens samhällsviktiga verksamheter är central ur ett patientsäkerhetsperspektiv. Under året har det varit fokus på att kvalitetssäkra verksamheternas kontinuitetshantering, bland annat genom övningar. www.regionostergotland.se 11

Service- och logistik avlastar vårdverksamheten genom att erbjuda effektiva servicetjänster till rätt kvalitet. Aktiv uppföljning för relevanta och effektiva funktions- och serviceleveranser sker med utgångspunkt från vårdverksamhetens/patientens behov. I arbetet tillämpas U3-modellen. Modellen beskrivs i dess helhet under perspektivet Process. Strategiska mål och framgångsfaktorer Strategiskt mål 1: Framgångfaktorer: Strategiskt mål 2: Framgångsfaktor: Strategiskt mål 3: Framgångsfaktor: Delaktiga och nöjda patienter och verksamheter Bra dialog och samverkan Relevanta och effektiva tjänster Förutsättningar för jämlik hälso- och sjukvård Standardisering av lösningar Förutsättningar för trygg och ändamålsenlig vård Vårdhygieniskt godkända och patientsäkra tjänster Insatsområden De särskilda insatsområdena som valts att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Genom dialog och samverkan öka fokusering på verksamhetens/patientens behov och kundnöjdhet Avlastning av vårdverksamhetens arbetsuppgifter som är icke vårdrelaterade Standardiserade lösningar och likvärdig nivå En trygg och ändamålsenlig vård med säker och sjukdomsförebyggande insatser Delaktiga och nöjda patienter och verksamheter Bra dialog och samverkan FM centrum har ett uppdrag från Regiondirektören att samtliga stödcentrum ska jobba mer tillsammans mot vården. Att leverera en lokal med all den service verksamheten har behov av och förväntar sig kräver en tydlig samverkan mellan både verksamhetsområden inom FM centrum men även mellan stödcentrumen. Att följa upp kundens upplevelse av levererad lokal efter 3-6 månader är ett sätt att få återkoppling om lokalens utformning stödjer vårdens arbetsflöde, får rätt stöd från flyttkoordinatorer och vad FM centrum ska ta med sig inför kommande ombyggnationer m.m. Under 2017 fortsätter uppföljningen till kunder som flyttat in i nya alternativt ombyggda lokaler. Det påbörjas också ett arbete för att strukturera den s.k. eftermarknaden och därmed få mer nöjda kunder. Detta arbete sker, med början på US, genom en utpekad projektledare med direkt ansvar att ta hand om uppkomna ärenden vid projektavslut. Resursen ska även finnas under hela 2017 för att därefter utvärdera funktionen. Ett arbete som ökar FM centrums förtroende hos kunden är att ständigt fokusera på utlovad återkoppling. En kontinuerlig uppföljning som tydliggör slöserier och i förlängningen medför ett likartat arbetssätt i vardagen inom hela verksamheten är ett sätt att nå målet med nöjda www.regionostergotland.se 12

patienter och verksamheter. Detta insatsområde ska under 2017 kunna både utvecklas i rätt riktning samt följas upp på ett mer kvalitetssäkert sätt. FM centrum har för fastighetsdrift och service- och logistiktjänster, under de senaste åren skickat Tempen. En enkät, via e-post, till regionens verksamheter. Vid utvärdering av enkäten har framkommit att det går att utveckla formen för att erhålla patientens/verksamhetens synpunkter. Under 2017 kommer utveckling ske av hur mätningen av patientupplevelser och hur relevanta och effektiva tjänsterna är för vårdverksamheten. FM centrum fortsätter arbetet med att följa upp hur väl leverantörerna följer regionens avtal, men med nya framtagna nyckelindikatorer. Indikatorerna är framtagna utifrån identifierade behov hos såväl patient som vårdverksamhet. Inom miljöområdet fortsätter arbetet med att implementera ett gemensamt miljöledningssystem, ISO 14001, för Region Östergötland. Under 2017 ska arbetet utvecklas och systematiseras för att nå målen giftfri och klimatneutral verksamhet. Former tas fram för att stärka och utveckla utbildningar som riktar sig till hela regionen såsom Vårda miljön och utbildningstjänster inom hantering av avfall och kemiska produkter. Utöver det kommer en rad åtgärder genomföras för att antalet resor med bil ska minskas och att alternativ till bilen så långt som möjligt blir det naturliga valet. Underlaget till upphandlingen av regionens fordon kommer att arbetas fram under året. Inom säkerhetsområdet fortsätter arbetet att stödja verksamheterna i deras kontinuitetsarbete. Vidare är E-utbildningar som Hot och våld och Basutbildning i säkerhet efterfrågade tjänster inom säkerhetsområdet. FM centrum arbetar kontinuerligt med att leverera tjänster och leveranser med hög leveranssäkerhet med minsta möjliga påverkan/störning av pågående verksamhet. För att säkra att FM centrum lämnar relevanta och effektiva tjänster och leveranser är det en förutsättning att ha kunskap om hur nöjd vårdverksamheten/ patienterna och samarbetspartnerna är med leveransen. Det säkerställs genom bra dialog och samverkan med verksamheter och samarbetspartner. Kommunikationen med olika grupper behöver ses som en helhet och som en förutsättning för att kunna fullfölja centrumets uppdrag. FM centrum arbetar med kommunikation både genom planerat och händelsestyrt arbete. Genom planerat arbete får FM centrum en helhetsbild, tar fram strategier och handlingsplaner som leder till att tjänsternas effektivitet och relevans säkras över tid. Exempel på planerade forum och dialog som FM centrum har/deltar i är: Dokumenterad behovsbeskrivning utifrån kunddialog som finns med i byggprojektens underlag Fastighetsråd (forum för dialog avseende verksamhetens behov av kommande investeringar) Uppföljning med verksamheten av nya och ombyggda lokaler Uppföljning av patientupplevelse avseende patientmåltider som intas på vårdavdelning. Ren service(forum med Vårdhygien där tjänsterna säkras på ett vårdhygieniskt sätt) Textilkommittéer (forumen representeras av vårdavdelningar, mottagning/primärvård och operationsenheter) www.regionostergotland.se 13

Deltar i forum för verksamhetschefer Dialog med patientorganisationer Genom händelsestyrt arbete hjälper och avlastar FM centrum vårdverksamheterna när behovet uppstår, tjänsternas effektivitet och relevans säkerställs i vardagen. I bygg- och flyttprojekt genomförs löpande kundnöjdhetsmöten/avstämningar med berörd kund, oftast i samband med annat verksamhetsmöte inom både bygg- och flyttprojekt. Kundnöjdheten anges med trafikljussignaler i lägesrapporten för aktuellt byggprojekt månadsvis. Relevanta och effektiva tjänster Utifrån behov av avlastning från icke vårdrelaterade arbetsuppgifter hos vårdverksamheten, ser FM centrum ett behov av att erbjuda tjänster som frigör tid i vården. FM centrum arbetar kontinuerligt med utveckling av de tjänster som vårdverksamheten kan avropa från serviceleverantör istället för att de utförs av vårdspersonal. Nedan följer exempel på områden där FM centrum kommer att utveckla tjänster: Patientfrukost som tillagas i våra centralkök Hantera patientkök på avdelning MiV(Material i Vården)-tjänst Ankomstregistrering vid centralreception och själbetjäningsterminaler Förutsättningar för jämlik hälso- och sjukvård Genom standardiserade lösningar och likvärdiga tjänster erbjuds patienter jämlik hälso- och sjukvård. Som exempel på standardiserade lösningar kan nämnas; Överföra larm, ex. inbrott- och överfallslarm, från vårdverksamheten till FM centrum. Det långsiktiga målet är att FM centrum övertar både funktions- och tillsynsansvaret för larmen och därmed frigörs tid för vårdverksamheter. Utvecklingen fortsättar i centralreceptionerna med självbetjäningsterminaler och e- frikortsystem. Dessa finns införda i huvudblocket på US och på ViN. FM centrum arbetar vidare med utveckling och implementering i fler verksamheter, Digitala klädskåp har införts i ett centralt omklädningsrum på US. Lösningen fyller funktionskraven och är regionens standard för effektiv distribution av personaltextilier i större omklädningsrum. Förutsättningar för trygg och ändamålsenlig vård FM centrum bevakar att patienten får en säker vård genom att arbeta utifrån standardiserade typrum och uppnå vårdhygieniska krav. Genom att följa upp hygienobservationer och Insta/Dansk Standard ger de bästa förutsättningarna för en ren sjukhusmiljö. www.regionostergotland.se 14

Nyckelindikatorer Medborgare/Kund Strategiskt mål: Delaktiga och nöjda patienter och verksamheter nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 01 Bra dialog och samverkan 02 Bra dialog och samverkan 03 Bra dialog och samverkan 04 Relevanta och effektiva tjänster 05 Relevanta och effektiva tjänster 06 Relevanta och effektiva tjänster 07 Relevanta och effektiva tjänster 08 Relevanta och effektiva tjänster 09 Relevanta och effektiva tjänster 10 Relevanta och effektiva tjänster Återkoppla fastighetsrelaterade FIXAärenden Kundnöjdhet avseende samverkan i byggprojekt Effektivt och kvalitetssäkrat stöd till chefer i verksamheten Andel verksamheter som köper MiV-tjänst vid våra sjukhus i regionen (material i vården, hantering av förråd för förbrukningsmaterial). Jämförelsetal är antal enheter vid sjukhusen i regionen som köper bastjänsten för inre logistik. Uppföljning av nya alt. ombyggda lokaler efter 3-6 månader Andel VA som köper frukost från centralkök i regionen Andel VA som köper kökstjänst i regionen. Med kökstjänst avses service att hantera patientkök på avdelning. Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Patientmåltider Genomsnittlig kötid per patient som går till en centralreception i regionen mätt från det att man tar en kölapp till dess att betjäningen påbörja Antal avvikelser i Synergi avseende Service- och Logistiktjänster, mätt per år Ingångsvärde Ny indikator 0 % röd 1 % gul Ny indikator Mål 2017 Mål 2019 Källa 3 dagar 3 dagar Protokoll enhetsmöte Konst och Förvaltning 0 % röd 3 % gul 75 tillfällen 0 % röd 3 % gul 150 tillfällen Lägesrapport Antura Statistik inom MSR 34 % 40 % 45 % Uppföljnings rapporter 15 15 genomförda uppföljningar 15 genomförda uppföljningar Fastighetsförv altningsmöten 43 % 48 % 59 % Uppföljnings rapporter 16 avdelning ar av totalt 93 i hela Region Östergötla nd 21 % 32 % Uppföljnings rapporter Period DÅ04 DÅ04 DÅ04 71 % 80 % 85 % Tempen - < 2 min < 2 min Uppföljnings rapporter 175 st avvikelser /år 150 st avvikels er/år 110 st avvikels er/år DÅ04 www.regionostergotland.se 15

Strategiskt mål: Förutsättningar för jämlik hälso- och sjukvård nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 11 Standardisering av lösningar 12 Standardisering av lösningar Antal larm överförda från vården till FM centrum Andel kundunika lösningar inom inre logistik i jämförelse med bastjänster/standardtjäns ter. Mätt i fakturerat belopp på ackumulerat för året. Ingångs- Mål Mål värde 2017 2019 Källa 75 % 90 % 100 % Handlingsplan TEMS 8 % 7 % 5 % Uppföljnings rapporter Strategiskt mål: Förutsättningar för trygg och ändamålsenlig vård nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 13 Vårdhygieniskt godkända och patientsäkra tjänster 14 Vårdhygieniskt godkända och patientsäkra tjänster 15 Vårdhygieniskt godkända och patientsäkra tjänster Andel godkända vårdlokaler enligt Insta/DS Procent enligt avtal för Insta (nordisk standard och okulär besiktning) och DS (Dansk Standard) Andel godkända hygienobservationer. % av antal genomförda enligt avtal. RFP framtaget i PTS i 80 % av lokalprojekten Ingångsvärde Ca 90 % i dagsläget Mål 2017 Mål 2019 Källa 95 % 95 % Uppföljnings rapporter - 80 % 80 % Uppföljnings rapporter Period DÅ04 Period DÅ04 DÅ04-80 % 100 % Antura DÅ04 www.regionostergotland.se 16

Perspektivet - Process Perspektivet Process beskriver de viktigaste målsättningarna för FM centrums arbetsprocesser för att målen i kundperspektivet ska kunna uppfyllas. Nuläge/bakgrund Processperspektivet beskriver hur resurserna inom FM centrum nyttjas effektivt med hjälp av utveckling och ständiga förbättringar som skall bidra till goda resultat och effektiva processer. Det är av största vikt att alla medarbetare upplever och förstår att de har två uppdrag; operativt arbete och utveckling av arbetet. Som stöd för medarbetare och verksamhet har centrumet ett ledningssystem där större delen av centrumets processer är beskrivna med processkartor samt stödjande och styrande dokumentation. Under 2016 har ett arbete påbörjats för att förenkla ledningssystemet, arbetet beräknas fortsätta en bit in under 2017. Målet med förenklingen är bl.a. att täcka in alla processer i centrumet, vara en ingång till styrande dokument i Dokumenta samt ge en tydlig och lättöverskådlig överblick. För att ytterligare säkerställa det systematiska arbetet i kvalitet- och miljöarbetet har centrumet tagit ett beslut att hela verksamheten ska certifieras enligt kraven i standarderna ISO ISO 9001:2015 (kvalitet) och 14001:2015 (miljö). En ny gemensam policy för miljö och kvalitet har fastställts i centrumet, en uppdatering av miljöutredning har gjorts och betydande miljöaspekter för hela verksamheten har tagits fram. Det pågår även ett parallellt arbete med att miljöcertifiera hela regionens miljöarbete. Det sker en tät dialog med den parallella processen i syfte att ligga i linje med det arbetet och ta del av de resultat som kommer fram. Det systematiska förbättringsarbetet sker genom input från intern avvikelsehantering, Synergi, inkomna ärenden till kundtjänsten FIXA och kundkontakter. Utgångspunkten i förbättringsarbetet är kundens perspektiv och att förbättra flöden i processerna. Förbättringsarbetet genomsyras av LEAN och ISO och därigenom: Förbättras ständigt kvaliteten på centrumets leveranser Blir arbetet effektivare Skapas engagemang och delaktighet hos medarbetare Under många år framöver kommer det ske omfattande ut- och inflyttningar i samband med Framtidens US, Vision 2020, Rättspsykiatrin i Vadstena och Finspångs vårdcentrums färdigställande. Under 2015-2016 har ett utvecklingsprojekt, Ö-flytt, genomförts för att säkra att resurser och processer finns för de strategiska byggprojektens slutfas hos FM centrum, UC och CMIT. Projektet och fortsatt utvecklingsansvar har överlämnats till linjen. Under 2016 har framskrivningsprocessen inkl. uppdragsbeskrivning utvecklats med förenklingar och information som ytterligare stödjer gränssnittet mellan Fastighetsförvaltningen, Byggprojekt och Ekonomienheten. Fastighetsrådet har startat och är ett stort stöd i processen. www.regionostergotland.se 17

För att genomföra den stora mängden byggprojekt i regionen krävs stora mängder resurser. FM centrum arbetar ständigt för att förenkla och underlätta hanteringen att driva byggprojekt och säkerställa att resurser används på mest effektivt sätt för att säkra regionens behov av om- och nybyggnationer. U3 modellen (uppföljning, utveckling, upphandling/uppdragsdefinition) har under flera år använts inom service- och logistiktjänster för uppföljning av relevanta och effektiva funktions- och serviceleveranser med utgångspunkt från vårdverksamhetens/patientens behov. Arbetet genomförs enligt en strategi som utgår från kund/patientnytta och förutsätter rätt kompetenser i samverkan (avtal- och affärskompetens tillsammans med tjänste- eller funktionsspecialist). U3-modellen beskrivs överskådligt enligt: Uppföljning Av leverans och avtal. Förutsätter uppföljning gentemot brukare, chefer och samarbetspartner. Utveckling Av funktion och avtal. Förutsätter dialog med brukare, chefer, samarbetspartners och omvärldsbevakning. Strategi som utgår från patientens/vårdens behov Uppdragsdefinition/ Upphandling Skriftligt och kontinuerligt tydliggörande av uppdrag gen om upphandling eller uppdragsdefinition. Processer avseende: Uppföljning av avtal och leverans Guldpartner Hantering av inkommande ärenden (FIXA och Synergi) Tempen Avrop Upphandling Uppdragsdefinition Prisinformation inför verksamheternas budgetarbete Implementering och uppföljning av MiV-förråd Implementering av självbetjäningsterminaler Flödesbaserat arbetssätt Dessutom: Strategi för verksamhetsområdet Service och Logistik, FM centrum Struktur för kommunikation med vårdverksamheterna, patienter och samarbetspartners Beskrivning av organisation och rollfördelning Befattningsbeskrivningar och kompetensprofiler Struktur för ledning, rapportering uppföljning Centrumet har på uppdrag av Regiondirektören och ägarberedningen tagit fram förslag på ny policy och strategi för måltider. Med måltider avses måltider och koster som erbjuds patienter som vårdas på avdelning inom regionen. Efter beslut av dessa dokument kommer FM centrum realisera de delar som ingår i centrumets ansvar. Konkret innebär det ett tydligare ägarskap för måltidens olika delar, tydligare roll för FM centrum att vara ett stöd för vården och patienterna och en tydlig målsättning i Måltidstjänsterna. FM centrum deltar aktivt i nationella nätverk i syfte att lära och att lära ut, t. ex genom miljö- och säkerhets nätverk, PTS Forum (Program Teknisk Standard), servicenätverk samt fastighetsnätverk inom förvaltning och ekonomi. Genom deltagande i nätverk kan Region Östergötland påverka och bidra till utvecklingen inom centrumets verksamhetsområden. Region Östergötland anses vara banbrytande och en god referens för andra regioner och landsting. Miljö och Säkerhet arbetar systematiskt med att utveckla kunskap om miljö- och säkerhetsfrågor såväl inom den egna verksamheten som i regionen. Det sker på två sätt, dels genom att bygga upp en strukturerad och kontinuerlig omvärldsanalys och evidensbaserad praktik, dels att arbeta upp en lärande organisation. Ledorden är största möjliga verksamhetsnytta, samverkan och leverans. Arbetet sker genom dialog med chefer i verksamheten, nätverk och hospitering. www.regionostergotland.se 18

FM centrum ska verka som en förebild inom energi- och miljöområdet vilket återspeglas i såväl byggprojekt, fastighetsdrift, miljöanpassade val av tjänster och produkter samt stöd till regionens verksamheter. Förslag på energi- och miljöåtgärder sker i det årliga långsiktigt planerade underhållsarbetet för fastigheterna inför att budgeten planeras och fastslås. Under 2016 har centrumet tagit fram en energistrategi för Region Östergötland. Strategin godkändes av Regiondirektören och ligger nu till grund för FM centrums fortsatta energiarbete. FM centrum har det övergripande ansvaret för energianvändning i regionen, vilket innebär att målet på 20% energibesparing till 2020 ska uppnås. Eftersom en betydande del av energianvändningen finns inom områden där FM centrum inte har direkt kontroll sker samarbete med CMIT, CHV och UC för att nå målet. För att säkerställa att miljö- och hälsomässigt hållbara produkter byggs in i regionens fastigheter ställer FM centrum krav på materialval i byggproduktionen samt i förvaltningen av fastigheterna. Byggmaterial och produkter som byggs in ska vara bedömda utifrån SundaHus miljödatas kriterier för produktbedömning. Det finns fyra nivåer: A, B, C och D. A och B klassade produkter är produkter som är bra ur miljö- och hälsosynpunkt C klassade produkter är de produkter som är mindre bra ur miljö- och hälsosynpunkt D produkter är produkter där man saknar information för att kunna göra en bedömning. Region Östergötland strävar efter att använda så få produkter som möjligt som inte är klassade som A eller B. Trenden jämfört med tidigare år är nedåtgående. Under 2016 har SundaHus på uppdrag av FM centrum utfört en genomgång av registrerade produkter för att identifiera inom vilka områden som det ofta väljs C och D klassade produkter. Denna genomgång kommer ligga till grund för fortsatt arbete under 2017. Ett arbete som påbörjades under 2015 och fortsatt 2016 är att se över befintliga hyresavtal vid externa inhyrningar för att se vilka villkor som är avtalade samt vilka förutsättningar det finns som styr mot en fastighet som är både energisnålare och miljövänliga. För att minska klimatpåverkan från medicinska gaser har arbete påbörjats för installation av lustgasdestruktion på förlossningsavdelningen på US. Vid upphandling av servicetjänster har FM centrum ställt långtgående krav under 2016 främst för att främja fossilfria bränslen i transporter och därmed bidra till en klimatneutral region. Strategiska mål och framgångsfaktorer Strategiskt mål 1: Framgångfaktorer: Strategiskt mål 2: Framgångsfaktor: Effektiv verksamhet Systematisk uppföljning och analys av verksamheten, dess kvalitet och resultat Organisationsöverskridande samarbete Bra dialog och samverkan Säker verksamhet Säkerställa kontinuitetshantering inom vårt uppdrag www.regionostergotland.se 19

Strategiskt mål 3: Framgångsfaktor: Strategiskt mål 4: Framgångsfaktorer: Aktiv utvecklingsverksamhet Benchmarking Klimatneutral och giftfri verksamhet Systematiskt miljöarbete i varje verksamhet Upphandlingar som stödjer hållbarhetsarbetet God hushållning med energi och naturresurser Giftiga ämnen ska systematiskt fasas ut Insatsområden De särskilda insatsområdena som valts att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Förenklad visualisering av ledningssystem Certifiering av verksamheten enligt ISO 9001:2015 och 14001:2015 Säkra investeringsprocessen Implementera U3 modellen inom flera tjänster Miljö-, energi- och klimatarbete inom FM centrums verksamhet Effektiv verksamhet Systematisk uppföljning och analys av verksamheten, dess kvalitet och resultat Inom kvalitet och övriga processer kommer insatser ske framförallt mot att nå ett gemensamt certifikat mot ISO 9001:2015 och 14001:2015 för hela FM centrum. Det finns behov att i större utsträckning sträva mot gemensamma arbetssätt för alla verksamhetsområden inom centrumet, för att nå en bättre kundleverans. Under 2017 kommer FM centrums ledningssystem att förenklas. Förenklingen syftar till att visualisera och tydliggöra verksamhetens alla processer och delar, öka förståelsen och därmed öka möjligheten till samverkan och dialog. En tätare och tydligare form för internrevisioner och ledningens genomgång har införts och kommer stärkas ytterligare under 2017 genom att föra in tidpunkter då hela verksamheten granskas och följs upp samtidigt. För att säkra investeringsprocessens ytterligare genomförs ett arbete för att tydligare koppla ihop verksamheternas behov, förvaltarnas granskning mot styrprinciper, förvaltarnas länsövergripande värdering, Fastighetsrådets förslag på prioritering, Regiondirektörens/Regionsstyrelsens godkännande samt Regionstyrelsens beslut. U3-modellen för service- och logistiktjänster har varit framgångsrik och arbete pågår och kommer att fortsätta med att implementera modellen även inom teknik- och fastighetstjänster. Organisationsöverskridande samarbete Pilotprojektet Stödfunktioner fortsätter under 2017. Pilotprojektet leds av FM centrum och syftar till att testa och utvärdera tidigare framtaget förslag på modell och struktur för en effektiv och sammanhållen leverans från stödcentrumen. www.regionostergotland.se 20

Efter varje byggprojekts färdigställande ska lokalerna överlåtas till verksamheten. Denna överlåtelse har varit otydlig internt i centrumet och gentemot samarbetspartners. Den omfattar flera moment som t.ex. säkerställande av driftsystem, inflyttning, brandsäkerhetsarbete och hantering av brister. En process kommer att etableras för att säkerställa att överlåtelsen från byggprojekt till fastighetsförvaltning sker på ett standardiserat och säkerställt sätt. Bra dialog och samverkan I syfte att ge rätt förutsättningar för byggprojektens leverans kommer en länsövergripande standard för kundernas behovsbeskrivningar vid lokalförändringar tas fram. Det är viktigt att verksamheterna ges stöd och ledning inför planering av nya lokaler och identifiera verksamhetens faktiska behov. Detta kommer att göras genom att efterfråga bl a verksamhetens olika flöden för att undvika korsande flöden, nyttjandegrad av ex vis mottagningsrum, samnyttjande av lokaler mellan olika verksamheter samt efterfråga underlag för att stödja verksamhetens kontinuitetsplanering. Säker verksamhet En förstudie har genomförts på nödvatten. Förstudien slår fast att genom flaskvatten säkra vårdens behov av nödvatten på sjukhusen. Under 2017 kommer lokalanpassningar ske för att skapa förråd för flaskvatten. En process kommer tas fram för att säkra hur och av vem nödvatten ska distribueras vid nödläge. Framtagen FAQ (fråga/svar) kommer att vidareutvecklas och kompletteras för att beskriva flera servicetjänsters leveranser vid avbrott. Aktiv utvecklingsverksamhet Under 2017 kommer FM centrum vidareutveckla och förbättra tjänster för bl a hantering av avfall och posthanteringsprocessen. För delar inom materialhanteringsprocessen som FM centrum och UC ansvarar för kommer ett delprojekt inom Mera Flyt att startas som ytterligare förbättrar och säkrar materialleveranser till vården. Ett intensivt arbete kommer att ske för att verkställa Regionstyrelsens beslut att avgiftsbelägga personalparkeringar. Arbetet kommer att omfatta fastighetsanpassningar, ev upphandlingar, driftsättning och kommunikation och förutsätter ett nära samarbete med Ledningsstaben, HR-funktion och CMIT. För att avgöra hur väl centrumets processer och verksamhet fungerar i jämförelse med motsvarande verksamheter och andra regioner och landsting tar centrumet del av branschutvecklingen i seminarier, konferenser, studiebesök och nätverksträffar. Klimatneutral och giftfri verksamhet Systematiskt miljöarbete i varje verksamhet För att höja kunskapen inom miljöområdet på FM centrum fortsätter miljöinformation att vara en del av introduktionsdagarna för nyanställda. Som ett led i det strategiska arbetet kring miljö och långsiktigt hållbar utveckling deltar FM centrum i samarbetsprojekt med andra landsting/regioner, kommuner, regional utveckling, Energikontoret samt andra aktörer inom fastighetsbranschen. Det är ett viktigt samarbete med hänsyn till Region Östergötlands ambition att vara en föregångare i regionen. www.regionostergotland.se 21

Upphandlingar som stödjer hållbarhetsarbetet Att ställa miljökrav i upphandling är ett betydelsefullt verktyg som ska bidra till minskad miljö-, energi- och klimatpåverkan. För att säkerställa att regionens strategiska mål nås kommer centrumet under 2017 fortsätta att ställa krav i samband med upphandlingar av produkter och tjänster. En fortsatt viktig del under 2017 är att följa upp ställda miljö-, energi och klimatkrav i avtal med entreprenörer inom de miljömässigt mest prioriterade avtalen. Arbetet kommer fortsätta för att nå långsiktigt hållbara byggnader. Genom samarbete med SundaHus kommer utbildning av projektörer och entreprenörer att ske. Utbildningen kommer att omfatta grundläggande miljökunskap, registrering av material och hur Sunda Hus kan användas för val av byggmaterial. Särskilda miljöinsatser kommer också att göras till samma målgrupp utifrån den utredning som gjordes för att identifiera vilka tunga C- produktområden som förekommer i byggprojekt. Tillsammans med SundaHus kommer utvecklingen att fortsätta för att hitta en enkel metod att använda verktyget i driftskedet av regionens fastigheter. God hushållning med energi och naturresurser Under 2017 kommer installation av laddstolpar att ske på parkeringar som ett led till en klimatneutral region. Ett sätt att driva utveckling är att påverka andra aktörer inom fastighetsbranschen. Detta innebär bl.a. att identifiera och arbeta inom områden med nya kravställanden. Genom påtryckningar i samband med externa inhyrningar kommer FM centrum sträva efter att presumtiva fastighetsägare, likt regionen, har högt ställda energi- och miljömål. Det arbete som har påbörjats med Gröna hyresavtal, som ger möjlighet att skapa en god affär och samtidigt bidra till en bättre miljö, kommer fortsätta under 2017. Miljöbyggnad är ett certifieringssystem för miljömässigt hållbara byggnader som baseras på svenska bygg- och myndighetsregler samt svensk byggpraxis. På Sweden Green Building Councils hemsida www.sgbc.se går det att läsa mer om vad Miljöbyggnad är. Miljöbyggnad är en kvalitetssäkring av projekt och i förlängningen även för projektens kunder. Med certifieringssystemet Miljöbyggnad säkerställs att lokaler är energieffektiva, har bra inomhusmiljö och att byggnadsmaterial är miljöbedömda. Krav som inte hanteras av Miljöbyggnad säkerställs via miljö- och energiriktlinje. FM centrum kommer fortsätta arbetet för hållbart byggande genom att nybyggnationer i regionen ska certifieras enligt Miljöbyggnad nivå silver som minimikrav. Energikravet gällande specifik energianvändning ska uppnå nivån i Miljöbyggnad nivå guld. Även större om- och tillbyggnationer ska utredas om dessa ska certifieras utifrån kraven i Miljöbyggnad nivå silver. Vid byggnation och rivning uppstår bygg- och rivningsavfall. För att skapa en bra resurshantering ställs långtgående krav på sortering av avfallet vid byggarbetsplatsen. Avfallet ska hanteras enligt Sveriges byggindustriers riktlinjer Resurs- och avfallshantering vid byggande och rivning. Riktlinjerna är ett verktyg för att uppfylla kraven i lagstiftningen inom området och att möta förväntningarna från samhället på branschens material- och avfallshantering. Uppföljning av hanteringen följs upp vid miljöronder och revisioner. Energistrategin för Region Östergötland kommer att ligga till grund för det fortsatta energiarbetet närmaste åren. Strategin pekar på vilka insatser som bedöms nödvändiga för att uppnå regionens långsiktiga energimål. Fokus under 2017 är att realisera de www.regionostergotland.se 22

handlingsplaner som Energistrategin resulterade i. Handlingsplanerna omfattar aktiviteter inom bygg, fastighetsdrift, upphandlingar och inte minst att driva utveckling inom energiområdet. Arbetet med att nå regionens strategiska mål, en klimatneutral och giftfri verksamhet fortsätter under 2017 med åtgärder inom många områden. Exempel på energi- och miljöuppdrag som skall utföras under 2017 är att installera ytterligare en solcellsanläggning på lämplig fastighet samt fortsatt arbete med lustgasdestruktionsanläggningen på US och ViN. Under 2017 kommer FM centrum påbörja införande av källsortering av matavfall i regionens egna ägda fastigheter där så är möjligt, matavfallet kommer att behandlas och bli till biogas. Nyckelindikatorer Process Strategiskt mål: Effektiv verksamhet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 16 Systematisk uppföljning och analys 17 Systematisk uppföljning och analys 18 Systematisk uppföljning och analys 19 Organisationsöverskridande samarbete 20 Bra dialog och samverkan Nytt etablerat ledningssystem för alla delar inom FM centrum Införande av kvalitetsledningssystem på hela FM centrum Projektgenomgång av pågående projekt Etablerad driftsättningsprocess mellan byggprojekt och fastighetsförvaltning Behovsbeskrivning finns 80 % av lokalprojekten Strategiskt mål: Säker verksamhet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 21 Säkerställa kontinuitetshanteri ng inom vårt uppdrag (Obligatorisk MUD44) Andelen samhällsviktiga verksamhetsenheter som har kontinuitetsplanering för sitt arbete/uppdrag (FIXA) Ingångsvärde Delar av verksamhet finns i befintligt ledningssy stem Hela centrum ej certifierat Mål 2017 Infört Certifier ade enligt ISO 9001: 2015 Mål 2019 Fler likvärdiga arbetssätt inom centrumet Källa Publicerat på intern webb Period DÅ04 - Certifikat DÅ04 90 % 100 % 100 % G: Uppföljnin g av projekt - Infört Effektivar e driftsättni ngsproces s Publicerad i ledningssy stem - 80 % 100 % Antura DÅ04 Ingångsvärde Ny indikator från MUD 2017 Mål 2017 Mål 2019 Källa 100 % 100 % PE redovisning Period www.regionostergotland.se 23