Bilaga till Överenskommelse om samverkan före, under och efter samhällsstörningar i SORSELE MALÅ STORUMAN NORSJÖ VILHELMINA LYCKSELE DOROTEA SKELLEFTEÅ ÅSELE ROBERTSFORS VINDELN BJURHOLM VÄNNÄS NORDMALING UMEÅ
före, under och efter samhällsstörningar i
Bilaga till Överenskommelse om samverkan före, under och efter samhällsstörningar i
Innehåll 1. Inledning...7 2. Samverkan före samhällsstörning... 8 2.2.1 Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor... 8 2.2.2 Regionala samordningsgruppen för krisberedskap och skydd mot olyckor... 8 2.2.3 Arbetsgrupper... 9 2.3 Veckovisa samverkanskonferenser... 11 3. Samverkan under samhällsstörning...12 3.1 Tjänsteman i beredskap/inriktning-och samordningskontakt...12 3.2 Övergripande arbetsgång...12 3.2.1 Regionalt bedömningsmöte...12 3.2.2 Regional samverkanskonferens (Inriktnings- och samordningsfunktion)...13 3.2.3 Regional kriskommunikationskonferens...14 3.2.4 Stöd till inriktnings- och samordningsfunktionen (ISF-stöd)...14 3.3 Samlad lägesbild...15 3.4 Användning av WIS...16 5
1. Inledning Detta dokument förtydligar rutiner och arbetsformer för samverkan i länet före, under och efter en samhällsstörning. Dokumentet är en bilaga till Överenskommelse om samverkan. Länsstyrelsen ansvarar för att bilagan ses över årligen av den regionala samordningsgruppen för krisberedskap och skydd mot olyckor. Dokumentet ska vara levande och den regionala samordningsgruppen har därför mandat att inom ramen för vad som anges i överenskommelsen löpande justera dokumentet vid behov. Dokumentet ska särskilt ses över efter en regional samverkansövning samt efter en samhällsstörning som har krävt regional samverkan. 7
2. Samverkan före samhällsstörning 2.2.1 Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor Regionala rådet fungerar som ett forum för förankring av strategiska frågor inom krisberedskap och skydd mot olyckor. Rådet sammanträder minst 1 gång per år under ledning av landshövdingen. Regionala rådet arbetar med: gemensamma samverkansformer av strategisk betydelse att ta beslut om gemensamma projekt att ta beslut om regionala samverkansövningar övergripande styrning och uppföljning av arbetet i den regionala samordningsgruppen Representanter i regionala rådet: Länsstyrelsen: Landshövdingen (ordförande), beredskapsdirektör (sekreterare), kommunikationschef Kommunerna: Två kommunchefer (roterande representation) Försvarsmakten: Chef Militärregion Nord Polismyndigheten Region Nord: Polisområdeschef Västerbotten Landstinget: Landstingsdirektör/Biträdande hälso- och sjukvårdsdirektör Kustbevakningen: Stationschef Sjöfartsverket, Bottenvikens Sjötrafikområde: Områdeschef Bottenviken Trafikverket Region Nord: Regionchef Sammankallande: Länsstyrelsen 2.2.2 Regionala samordningsgruppen för krisberedskap och skydd mot olyckor Den regionala samordningsgruppen samordnar och driver arbetet i länet utifrån riskhanteringsprocessen. Gruppen ansvarar för att tillsätta och övergripande styra arbetsgrupper för specifika sakfrågor och fungerar som en länk mellan dessa och regionala rådet. Samordningsgruppen sammanträder minst två gånger per år under ledning av Länsstyrelsen. 8
Representanter i regionala samordningsgruppen: Länsstyrelsen: Beredskapsdirektör (ordförande), NN (sekreterare) Kommunerna: Två representanter för kommunal räddningstjänst (roterande representation/region Västerbottens representanter) och två beredskapssamordnare (roterande representation) Kriskommunikationsrepresentant (1 från respektive aktör: Länsstyrelsen, kommun, övrig aktör) s landsting: Beredskapssamordnare Polismyndigheten Region Nord: Polisområdeschef Västerbotten/Chef operativa enheten Sjöfartsverket, Bottenvikens Sjötrafikområde: (SAR-samordnare Bottenviken) Kustbevakningen: Stationschef Försvarsmakten, Militärregion Nord: Samverkansofficer MRN SOS Alarm: Platschef Luleå Sveriges Radio Västerbotten: Kanalchef SR P4 Swedavia Trafikverket: Regional säkerhetschef Svenska Kyrkan: samordnare krisledning Sammankallande: Länsstyrelsen Representanterna ansvarar för att förankra förslag och frågor inför möten, samt sprida information efteråt inom den egna organisationen/organisationerna. Länsstyrelsen ansvarar för att sprida information från möten till deltagare som omfattas av överenskommelsen men som inte deltar i den regionala samordningsgruppen. 2.2.3 Arbetsgrupper För att gemensamt kunna driva och utveckla kompetens i sakfrågor finns ett antal arbetsgrupper. Tillfälliga eller nya arbetsgrupper kan vid behov tillsättas av den regionala samordningsgruppen. Arbetsgrupperna ska göra en årlig planering som följs upp av samordningsgruppen och regionala rådet. Övning/utbildning Syfte/uppdrag: Arbetsgruppen har en samordnande roll och ska identifiera behov av, och hålla en länsgemensam plan för, tvärsektoriella övningar och utbildningar. Gruppen ska ha kompetens att kunna vara ett stöd för övriga grupper avseende planering och utvärdering av övningar. Arbetsgruppen ansvarar för att regionala samverkanskurser (RSK) genomförs. 9
Deltagare: Länsstyrelsen, beredskapsskapssamordnare, räddningstjänst, Polisen, Landstinget, Försvarsmakten Militärregion Nord. Sammankallande: Länsstyrelsen Samband Syfte/uppdrag: Arbetsgruppen ansvarar för att utveckla och stärka regionens förmåga att upprätthålla samband via exempelvis signalskydd, WIS och Rakel samt för att ta fram användarstöd för bland annat WIS. Deltagare: Länsstyrelsen, beredskapssamordnare, räddningstjänst, Landstinget, Polisen, Försvarsmakten Militärregion Nord. Representanter för el- och vattenbolag deltar som adjungerande vid behov. Sammankallande: Länsstyrelsen Kriskommunikation Syfte/uppdrag: Arbetsgruppen ansvarar för att utveckla och stärka regionens förmåga inom kriskommunikation och för att samordna kriskommunikationen under en samhällsstörning enligt samverkansrutiner för kriskommunikatörer i. Deltagare: Kriskommunikatörer i länet, motsvarande det regionala kriskommunikationsnätverket i Västerbotten. Sammankallande: Länsstyrelsen Regional samverkansfunktion för farliga ämnen (RSF CBRNE) Syfte/uppdrag: Arbetsgruppen arbetar med frågor kring farliga ämnen (CBRNE) samt kunskapshöjande åtgärder, utbildningar och övningar inom området. Deltagare: Länsstyrelsen, räddningstjänst, Landstinget, Polisen. Sammankallande: Länsstyrelsen Älvgrupper Syfte: Arbetsgruppen ska arbeta med att gemensamt minska risker för översvämning och olyckor samt öka förmågan att hantera händelser kopplade till länets älvar. Deltagare: Länsstyrelsen, kommuner, dammägare, Polisen, Landstinget, Försvarsmakten Militärregion nord, Vattenregleringsföretag, SMHI. Sammankallande: Länsstyrelsen 10
Bild 1. Struktur för samverkan före samhällsstörning i 2.3 Veckovisa samverkanskonferenser Varje vecka genomför Länsstyrelsen samverkansmöten på regional nivå via telefon, Rakel eller i form av webbmöte (till exempel Lync eller Skype). Inbjudan till veckovisa samverkanskonferenser skickas ut av Länsstyrelsen till aktörernas inriktnings- och samordningskontakt (TiB eller motsvarande). Varje aktörs representant i veckovisa samverkansmöten ansvarar för att återkoppla relevant information eller tagna beslut till egen organisation. Samtliga deltagare förväntas lyfta frågor eller lägesrapporteringar för sitt aktörsspecifika eller geografiska områdesansvar som är relevanta ur ett samverkansperspektiv eller som övriga aktörer kan gagnas av att känna till. Deltagare är utsedda funktioner hos kommuner, Polisen, Landstinget, Trafikverket, Försvarsmakten Militärregion Nord och SOS Alarm. 11
3. Samverkan under samhällsstörning 3.1 Inriktnings- och samordningskontakt/tjänsteman i beredskap (TiB) Varje aktör ska ha en inriktnings- och samordningskontakt som utgör vägen in till sin organisation 24 timmar om dygnet, för att öka tillgängligheten och underlätta samverkan. Det är den primära kontaktvägen in i organisationen för att tidigt kunna agera och initiera åtgärder. Inriktnings- och samordningskontakten tar emot och förmedlar larm eller annan information vid en inträffad eller förväntad samhällsstörning. Den ser till att rätt mottagare nås inom den egna organisationen, samt upprätthåller kontakt med andra aktörer. Kontakten kan utgöras av aktörens TiB-funktion eller motsvarande. De enskilda aktörerna avgör vilka eventuella ytterligare uppgifter och mandat kontaktfunktionen har. 3.2 Övergripande arbetsgång 3.2.1 Regionalt bedömningsmöte Vid en befarad eller inträffad samhällsstörning, eller annan händelse som kan föranleda behov av samordning inom länet kan Länsstyrelsen kalla aktörers inriktnings- och samordningskontakter till ett regionalt bedömningsmöte. Syftet med denna initiala kontakt är att så tidigt som möjligt bedöma behovet av samordning kring en händelse, om det finns behov av att gå vidare med regional samverkanskonferens och vilka ytterligare aktörer som eventuellt bör bjudas in till samverkanskonferens. Mötet bör initieras enligt principen hellre en gång för mycket än en gång för lite. Alla länets aktörer kan begära ett regionalt bedömningsmöte. Detta görs då genom att kontakta Länsstyrelsens TiB som skickar kallelsen till övriga aktörer. Inför ett regionalt bedömningsmöte förväntas deltagarna att i möjligaste mån ha gjort en initial bedömning av hur händelsen har påverkat egen verksamhet eller geografiskt område för att utifrån det kunna bedöma behov av vidare åtgärder. Syftet med denna initiala kontakt är att så tidigt som möjligt bedöma behovet av samordning kring en händelse och om det finns behov av att gå vidare med regional samverkanskonferens. 12
Bedömningsnivåer för fortsatta åtgärder: 1. Det finns inget behov av samordning. Beslut om att inga fortsatta åtgärder tas. 2. Situationen är svårbedömd och det finns behov av att bevaka händelseutvecklingen. Beslut tas om tidpunkt för ytterligare ett regionalt bedömningsmöte. 3. Det finns ett behov av samordning. Beslut fattas om att Länsstyrelsen kallar till regional samverkanskonferens, det vill säga att starta upp en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) 1 för händelsen. Eventuellt sammankalla ISF-stödet. 2 3.2.2 Regional samverkanskonferens (Inriktnings- och samordningsfunktion, ISF) Om deltagare vid regionalt bedömningsmöte bedömer att det föreligger ett behov av ytterligare informationsutbyte eller samordning kallar Länsstyrelsen till en samverkanskonferens. Samverkanskonferensen kan ske via telefon, Rakel, webbmöte och/eller fysiskt möte. Samverkanskonferensen syftar till att genom informationsutbyte och gemensamma analyser åstadkomma nödvändig inriktning och samordning av insatser för att tillgodose samhällets samlade behov vid en samhällsstörning. Specifikt syfte och mål med samverkanskonferensen kan variera beroende på typ av händelse eller när under ett skeende mötet hålls. Samverkan är frivillig, i den mening att det alltid är den enskilda organisationen som måste fatta beslut om att i den egna organisationen driva igenom överenskommelser från samverkanskonferensen. Till samverkanskonferensen kallar Länsstyrelsen de aktörer som bedöms vara viktiga för att hantera den aktuella samhällsstörningen. Det är upp till respektive aktör att utifrån syftet med mötet avgöra vem eller vilka som ska delta. Det är viktigt att deltagarna har det handlingsutrymme som behövs för att kunna träffa överenskommelser om inriktning och samordning för att hantera händelsen. Under samverkanskonferensen bedöms behovet av att genomföra ett regionalt kriskommunikationsmöte för att särskilt hantera informations- och kommunikationsfrågor. Kommunikatörer från de olika aktörerna ska därför alltid bjudas in till konferenserna. 1 För mer information om vad inriktning och samordningsfunktion innebär, se Gemensamma grunder för samverkan och ledning, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, 2014, s 79 2 För mer information om ISF-stöd, se Gemensamma grunder, s 81 13
3.2.3 Regionalt kriskommunikationsmöte Vid behov av att särskilt hantera informations- och kommunikationsfrågor under en händelse ska regionalt kriskommunikationsmöte genomföras. Behovet kan lyftas under en regional samverkanskonferens eller initieras av berörd kriskommunikatör. Länsstyrelsen kallar till mötet och i första hand är det Länsstyrelsens kommunikationschef som är ordförande. Syftet med de regionala kriskommunikationsmötena är främst att samordna budskap, att skapa en samlad lägesbild av informationsbehovet och att vid behov fördela kriskommunikationsarbetet mellan aktörerna. Samverkan inom det regionala kriskommunikationsnätverket sker i övrigt i enlighet med Samverkansrutiner för kriskommunikatörer i. 3 3.2.4 Stöd till inriktnings- och samordningsfunktionen (ISF-stöd) Om det finns ett behov av fördjupad kunskap och stöd för att hantera en samhällsstörning, kan Länsstyrelsen sammankalla ett stöd till inriktnings- och samordningsfunktionen. Det kan ske på eget initiativ eller efter önskemål från någon kommun eller annan aktör. ISF-stödet utgörs i grunden av de aktörer som ingår i den regionala samordningsgruppen för krisberedskap och skydd mot olyckor. Sammansättningen och omfattningen av stödet vid en samhällsstörning avgörs av händelsens karaktär. Vid behov kan stödet breddas med ytterligare kompetens från andra aktörer. Stödet kan samlokaliseras med länsstyrelsens krisorganisation och ingå som en del i denna. ISF-stödets uppgifter är att bistå med information, kunskap, analys, expertis eller på annat lämpligt sätt stödja samverkanskonferenserna i att åstadkomma samordning och inriktning. Stödet ska kunna formulera förslag på hur samordning och prioritering av insatser ska ske för att nå ett så bra resultat som möjligt för helheten. Utgångspunkten för ISF-stödets arbete är att anlägga ett regionalt helhetsperspektiv, som kompletterar olika organisationers sektors- och verksamhetsperspektiv. Centrala uppgifter för stödet är också att upprätthålla relationer med relevanta aktörer på lokal, regional och nationell nivå för att analysera och vid behov inhämta information. ISF-stödets arbetssätt ska följa helhetsmetoden som är en analysmetod för att bedöma behov, resurser, effekter och åtgärder vid samhällsstörningar. Metoden beskrivs i boken Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. 3 Samverkansrutiner för kriskommunikatörer i, Länsstyrelsen, dnr 5264-2014 14
Deltagarna i samordningsgruppen ska vara väl utbildade och övade för att kunna agera som ISF-stöd under samhällsstörning. Utbildning och övning ges i första hand i samband med ordinarie möten för den regionala samordningsgruppen. 3.3 Samlad lägesbild Under en samhällsstörning har Länsstyrelsen ansvar för att, vid behov, sammanställa en samlad regional lägesbild. Samtliga aktörer ansvarar för att bidra till den samlade lägesbilden med aktörsspecifika lägesbilder. Vid behov av en samlad lägesbild kommer Länsstyrelsen att skicka begäran om aktörsspecifik lägesbild till berörda aktörer tillsammans med en kallelse till en samverkanskonferens. En mall för vilka frågor som ska besvaras i/med hjälp av lägesbilden skickas tillsammans med begäran. Beroende på vad syftet med den samlade lägesbilen är kan både frågorna som ska besvaras och själva mallen variera. Det kan även finnas tillfällen då det inte är möjligt/lämpligt att i förväg begära in aktörsspecifika lägesbilder, till exempel inför en förvarningskonferens vid vädervarning eller om samverkanskonferensen behöver genomföras med väldigt kort varsel. Respektive aktör sammanställer sin egen aktörsspecifika lägesbild och delger i första hand denna i WIS för att samtliga inblandade aktörer snabbt ska kunna ta del av informationen. Länsstyrelsen meddelar vilken händelse i WIS som aktörsspecifika lägesrapporter ska läggas upp i. I andra hand kan lägesbilden skickas via e-post till Länsstyrelsen. Aktörsspecifika lägesbilder skickas till Länsstyrelsen som sammanställer en första samlad lägesbild Samverkansmöte och framtagande av fördjupad samlad lägesbild Återrapportering och återkoppling Länsstyrelsen gör en första analys och sammanställning av de viktigaste aspekterna i de olika lägesbilderna. Sammanställningen av de aktörsspecifika lägesbilderna utgör en första samlad lägesbild som i möjligaste mån ska göras tillgänglig i WIS för de andra aktörerna innan samverkanskonferensen. 15
Samverkanskonferensen inleds med att Länsstyrelsen presenterar den samlade lägesbilden och övriga aktörer får chans att komplettera denna med ytterligare information eller korrigera om något har missuppfattats. Under konferensen skapar aktörerna tillsammans en fördjupad samlad lägesbild som utgör stöd både för aktörsgemensamt agerande och för de enskilda aktörernas agerande. Den samlade lägesbilden delges till berörda efter samverkanskonferensen. Länsstyrelsen ansvarar för att hålla samman arbetet med att ständigt förbättra processen med framtagande av lägesbild. 3.4 Användning av WIS WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. Samtliga aktörer som omfattas av överenskommelsen i använder WIS som system för spridning och delning av information. När särskild händelse finns upprättad används den händelsen för informationsspridning och inbjudningar till samverkanskonferenser. Vid initial samverkanskonferens för händelsen meddelar Länsstyrelsen vilken händelse som används. Samtliga aktörer har minst en WIS-administratör som kan stödja egen personal i WIS-användningen. Länsstyrelsen kan även ge support och genomföra utbildningar i WIS. För frågor som rör aktörens användande av WIS kontaktas MSB:s WIS-support. 4 4 Kontakt till MSBs WIS-support, tel: 010-240 4300, e-post:wis@msb.se 16
Länsstyrelsen Västerbotten Storgatan 71 B, 901 86 Umeå www.lansstyrelsen.se/vasterbotten vasterbotten@lansstyrelsen.se 010-225 40 00